TEMA 2. REQUISITOS DEL PUESTO Y DISEÑO DE LAS ORGANIZACIONES PARA LOGRAR LA PRODUCTIVIDAD DE LOS RRHH.

• Puesto: conjunto de actividades y deberes relacionados. Las obligaciones de un puesto deben:

• Constituirse por unidades naturales de trabajo similares y relacionadas.

• Ser distintas a las de otros puestos.

• Ser claras.

• Posición: son las diferentes obligaciones y responsabilidades a cargo de un solo empleado.

• Especificación del puesto: es un informe escrito acerca de los conocimientos, habilidades y aptitudes necesarias para realizar el trabajo, (educación, experiencia). Estas deben estar relacionadas con las obligaciones del puesto y es esencial para la realización de todas las funciones de la ARH (reclutamiento, selección, orientación, capacitación y desarrollo, evaluación del desempeño y administración de compensación).

• Descripción del puesto: informe que presenta las tareas, actividades y responsabilidades que conforman una posición en una organización.

Es un proceso mediante el cual se obtiene información acerca del puesto, al definir sus deberes, tareas o actividades de trabajo. Su objetivo es mejorar el desempeño y la productividad. También nos da datos para desarrollar la descripción y especificación del puesto.

Los analistas de RRHH son los responsables del programa de análisis, aunque suelen buscar la cooperación de los empleados y gerentes de los departamentos cuyos puestos analizan.

Además son los encargados en recopilar información del puesto de diferentes formas:

• Entrevistas: nos dará los requisitos del puesto.

• Cuestionarios

• Observación: directa que hace que la persona en el puesto de trabajo.

• Diarios: tareas del puesto de trabajo a lo largo del día.

Los datos recopilados en el análisis de puesto deben ser precisos:

• Incluir todo los hechos importantes.

• Diversificar las fuentes ante posibles informaciones sesgadas.

El Catalogo de puestos (DOT): es la agrupación de puestos en una estructura sistemática de clasificación, basándose en las interrelaciones entre las tareas y requisitos de los puestos. (Clasificación estructurada de los puestos).

Existen varios enfoques en el análisis de puestos:

• Datos, personas y cosas.

• Cuestionario de análisis de puestos: serie de preguntas que cubre 194 tareas y que, mediante una escala de 5 puntos, busca determinar el grado en el que distintas labores se involucran en el desempeño de un puesto en particular.

• Método del incidente critico: sistema mediante el cual se identifican las tareas fundamentales del puesto, es decir, los deberes y responsabilidades importantes del puesto que desempeña el empleado y que llevan al éxito en tal puesto.

Algunos enfoques novedosos que ayudan a adaptarse al cambio que es:

• Análisis estratégico de puestos: gerentes reestructuran los puestos en términos de las obligaciones y tareas, a fin de cumplir los requerimientos organizacionales del futuro.

• Enfoque basado en la competencia: se pone énfasis en las características de las personas con más éxito en el puesto y no en las obligaciones, tareas etc.….

• Descripción del puesto.

Es la definición escrita de un puesto y de los tipos de obligaciones que incluye.

• Son valiosas ! empleados

! Gerentes

• Partes ! nombre del puesto

! Definición del puesto

! Obligaciones o funciones esenciales del puesto

! Especificaciones del puesto

Al redactar una descripción deben respetarse unas reglas:

• Utilizar enunciados concisos, directos y sencillos.

• Comenzar las frases que describen las obligaciones del puesto con un verbo presente, cuyo sujeto implícito sea el empleado.

• Diseño del puesto.

Actividad que se deriva del análisis del puesto y que persigue la mejora a través de aspectos tecnológicos y humanos que procuran la eficiencia organizacional y la satisfacción laboral del empleado. El diseño de puestos es una combinación de 4 aspectos básicos:

• Objetivos organizacionales para cuya satisfacción se creó el puesto.

• Aspectos de ingeniería industrial:

Ingeniería Industrial: es la que se ocupa de analizar los métodos de trabajo y de establecer estándares de tiempo. Comprende:

• Estudios de ciclos de trabajo para determinar que elementos pueden modificarse, combinarse o eliminarse a fin de reducir el tiempo necesario para terminar el ciclo.

• Establecimiento de normas de tiempo

• Se suman los tiempos de cada elemento para determinar el tiempo total requerido

• Se ajusta el tiempo total según la habilidad y el esfuerzo del trabajador.

• Ergonomía: (ingeniería humana) enfoque interdisciplinario para el diseño de equipos y sistemas que puedan utilizarse fácil y eficientemente por las personas. Contribuye a mejorar la productividad, a disminuir costes y a reducir las lesiones de los trabajadores.

• Contribuciones de los empleados para mejorar el puesto o aumentas las decisiones operacionales:

El aumento de las aportaciones de los empleados para la toma de decisiones ofrece una serie de ventajas:

• Compromiso del empleado con las metas de la organización

• Toma de decisiones por consenso

• Fomento de un enfoque de equipo en las tareas.

Las técnicas que ayudan a mejorar las aportaciones de los empleados son:

• Otorgar poder de decisión

• Grupos de participación

• Equipos autónomos

• Enriquecimiento del puesto

• Cambios en las características del puesto.

• Ajustes de los horarios tradicionales de trabajo.

• SISTEMAS ASCENDENTES DE COMUNICACIÓN: herramientas para elevar el flujo de información de los empleados hacia los gerentes. Entre ellos destacamos:

• Sistemas de sugerencias: técnica que estimula y recompensa las aportaciones de los empleados en áreas como: métodos y procedimientos de trabajo, diseño de equipos, instrumentos de seguridad, cuestiones relacionadas con la eficiencia de la organización.

• Encuesta de actitudes: técnica utilizada para conocer los puntos de vista de empleados sobre sus supervisores, sus puestos, sus ingresos, sus condiciones de trabajo, etc.… a fin de tomar decisiones y poner en marcha cambios. Par que tenga éxito es necesario:

• apoyo firme de la dirección desde el principio.

• Confidencialidad de las respuestas.

• Participación del máximo número de empleados.

• Desarrollo de un plan de acción conjuntamente con los empleados.

• ENRIQUECIMIENTO DEL PUESTO: actividad que consiste en destacar una posición al agregarle tareas más importantes para hacer el trabajo más satisfactorio y motivador. Puede lograrse aumentando la autonomía y capacidad de respuesta de los empleados:

Según Herzberg, hay 5 factores para enriquecer los puestos:

• logro

• reconocimiento

• crecimiento

• responsabilidad

• desempeño de la totalidad del puesto.

Los programas de enriquecimiento del puesto presentan ciertas limitaciones:

• se ajustan mejor a algunos puestos y situaciones de trabajo que a otros.

• No son la solución a problemas como la insatisfacción por el sueldo, las prestaciones sociales o la seguridad en el empleo.

• Hay trabajadores que prefieren puestos rutinarios a puestos enriquecidos.

• CARACTERISTICAS DEL PUESTO DE HACKMAN Y OLDHAM: diseño de posiciones en una organización, que propone que los resultados de un empleado que alcanza los tres estados psicológicos son: mejor desempeño y motivación interna y menor absentismo y rotación.

Las 5 dimensiones fundamentales del puesto que producen los 3 estados psicológicos son:

• Variedad de habilidades: exigencia de realización de varias actividades que requieren el uso de otras tantas habilidades por parte del empleado.

• identidad de las tareas: implica la realización de un trabajo completo con resultado visible.

• Significado de la tarea: impacto del puesto en la vida o trabajo de otras personas.

• Autonomía: liberta, independencia y discreción del empleado para establecer el calendario de trabajo y determinar los procedimientos a utilizar.

• retroalimentación: reopción por el empleado de información clara y directa sobre la eficacia del desempeño.

Los 3 estados psicológicos que pueden experimentar un empleado son:

• importancia experimentada del trabajo realizado

• Responsabilidad experimentada por los resultados del trabajo.

• conocimiento de los resultados del trabajo efectuado.

Para que el modelo funcione se deben cumplir ciertas condiciones:

• que los empleados posean el deseo psicológico de tener puestos que impliquen autonomía, variedad, responsabilidad y reto.

• Empleados posen las habilidades y capacidades físicas o mentales, además de la educación necesaria para desempeñar el puesto.

• CESION DE AUTORIDAD A LOS EMPLEADOS.

También conocido como empoverment es la cesión de autoridad a los trabajadores para iniciar cambios, y por tanto, para incentivarlos a responsabilizarse de lo que hacen.

Para tener éxito es necesario propiciar las siguientes condiciones:

• Participación: mayor control del trabajo por parte del empleado.

• Innovación: estimular la exploración de trayectorias nuevas, asumiendo riesgos razonables.

• Acceso a la información: para facilitar la toma de decisiones.

• Responsabilidad: asumir los resultados de su comportamiento.

• Cultura organizacional: abierta y receptiva al cambio.

• GRUPOS PARA INTEGRAR A LOS EMPLEADOS.

Conjunto de 5 o 10 de empleados que realizan funciones similares o relacionadas y que se reúnen con regularidad para identificar, analizar y sugerir soluciones para problemas compartidos u ofrecer sugerencias para la mejora organizacional.

Entre sus características se encuentran:

• se reúnen 4 o mas horas al mes.

• Son presididas por un director de grupo elegido entre sus intrigantes.

• El líder no tiene autoridad sino que simplemente dirige la discusión.

Entre sus exigencias se encuentran:

• todos deben recibir una amplia capacitación en identificación y análisis de problemas, además de en herramientas para la toma de decisiones.

• los gerentes deben expresar su reconocimiento al grupo cuando este plantea una recomendación, independiente de si se adopta o no.

• la dirección debe alimentar las ideas del grupo.

• EQUIPOS DE EMPLEADOS.

Técnica de contribución de los trabajadores en la cual se estructuras las funciones laborales para grupos en vez de para individuo, y los miembros del equipo se les informa sobre las cuestiones que se consideran exclusivas de la administración, tales como procedimientos para mejoras, desarrollo de servicios o productos y asignación individual de tareas.

Los tipos de equipos son:

• Equipos interdisciplinarios: es un grupo de especialistas en diferentes campos, que se forman para alcanzar un objetivo específico.

• Equipos por proyecto: grupo formado específicamente para diseñar un nuevo producto o servicio. La dirección elige a los miembros según su capacidad para contribuir al éxito, después se desintegra.

• Equipos autodirigidos: grupos de personas altamente cualificadas que realizan un conjunto de tareas interdependientes dentro de una unidad natural de trabajo. Los miembros del equipo utilizan la toma de decisiones por consenso para desempeñar las obligaciones del trabajo, resolver problemas o tratar con los clientes internos o externos.

• Equipos de fuerza: equipo promovido por la dirección para resolver de inmediato un problema importante. El grupo es responsable de desarrollar un plan a largo plazo par la solución de problemas que puede incluir un cargo para la instrumentación de la solución propuesta.

• Equipos para mejora del proceso: grupo compuesto por personas con experiencia y de distintos departamentos o funciones, que tienen la responsabilidad de mejorar la calidad, reducir pérdidas o elevar la productividad en los procesos que afectan a los departamentos o funciones incluidas.

Los equipos con éxito tienen las siguientes características:

• Compromiso con las metas y objetivos compartidos

• Toma de decisiones por consenso.

• Comunicación abierta y honesta.

• Liderazgo compartido.

• Clima de cooperación, colaboración, confianza y apoyo.

• Valoración de las personas por su diversidad.

• Reconocimiento y resolución positiva del conflicto.

• Expectativas exageradas.

• Sistemas de compensación que no valoren el trabajo en equipo.

• Falta de capacitación para el trabajo en equipo.

• Dificultad de adaptación a los nuevos repartos de poder.

• No tener en cuenta a los equipos al establecer las estrategias y tácticas organizacionales.

• AJUSTES EN LOS PROGRAMAS DE TRABAJO.

Apartarse de la semana tradicional en busca de mejorar la productividad y la moral organizacionales, al dar a los empleados mayor control sobre las horas en que trabajan.

• SEMANA REDUCIDA

Menos días laborales y más horas al día por necesidades de producción. Las ventajas son:

• más tiempo libre para los empleados.

• Moral y satisfacción más alta en el puesto, reducción del absentismo y facilitación del reclutamiento.

Entre sus desventajas:

• las leyes sobre las horas extraordinarias

• aumenta la tensión y cansancio entre los gerentes y empleados.

• HORARIO FLEXIBLE.

Es el sistema que permite a los empleados que permite a los empleados elegir su hora y entrada y salida, siempre que cumpla con un número de horas establecido por día o por semana.

Ventajas:

-reduce los retrasos y absentismo, empleado obtiene mayor satisfacción en el empleo, trabajador puede programar las horas, reducen las presiones de cumplir un horario rígido, Ayuda a los gerentes en el reclutamiento y retención del personal, mejora la fiabilidad, calidad y cantidad de trabajo que realizan los empleados.

Desventajas:

-no se adapta a algunos puestos, obstaculiza la comunicación del gerente con sus subordinados, puede obligar a los directivos a alargar su semana de trabajo si han de controlar a todo su personal.

• PUESTOS DE TRABAJO COMPARTIDOS.

Acuerdo por el que 2 empleados que trabajan por horas ocupan un puesto que de otro modo estaría a cargo de un solo empleado.

• TRABAJO A DISTANCIA.

Utilización de computadores, redes y otras herramientas de la tecnología de comunicación, tales como el fax, para realizar en casa trabajo que tradicionalmente se hacia en la empresa.

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