Registro y control de mercancías

Contabilidad. Negocios. Procedimiento analítico. Libro mayor. Procedimiento de inventarios perpetuos

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REGISTRO Y CONTROL DE LAS OPERACIONES DE MERCADOS

PROCEDIMIENTOS O MÉTODOS

En todo negocio, el registro de las operaciones de mercancías es uno de los más importantes, ya que de tal registro depende la exactitud de la utilidad o pérdida en ventas.

Para el registro de operaciones de mercancías, existen varios procedimientos, los cuales se deben establecer teniendo en cuenta los siguientes aspectos:

  • Capacidad económica del negocio.

  • Volumen de operaciones.

  • Claridad en el registro.

  • Información deseada.

  • Por tanto, el procedimiento que implante para el negocio, para el registro de las mercancías debe estar de acuerdo con los puntos anteriores. Los principales procedimientos que existen son los siguientes:

  • Procedimiento global o de mercancías generales.

  • Procedimiento analítico o pormenorizado.

  • Procedimiento de inventarios perpetuos o continuos.

  • A fin de facilitar el estudio de los distintos procedimientos que existen para el registro de las mercancías, es necesario conocer cada una de las operaciones que se pueden efectuar con dichas mercancías.

    Las operaciones que normalmente se pueden efectuar con las mercancías son las siguientes:

  • Compras.

  • Gastos de compra.

  • Devoluciones sobre compras.

  • Descuentos o rebajas sobre compras.

  • Ventas.

  • Devoluciones sobre ventas.

  • Descuentos o rebajas sobre ventas.

  • Además de las operaciones anteriores, también se debe considerar los inventarios inicial y final de mercancías, pues aunque no son operaciones propiamente, sino existencias de mercancías, son indispensables para poder determinar la utilidad o pérdida en ventas.

    PROCEDIMIENTO ANALÍTICO

    El procedimiento analítico o pormenorizado consiste en abrir una cuenta especial en el libro Mayor para cada uno de los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de Mercancías generales.

    Por tanto, en este procedimiento se establecen las siguientes cuentas:

    • Inventarios

    • Compras

    • Gastos de compra

    • Devoluciones sobre compras

    • Descuentos sobre compras

    • Ventas

    • Devoluciones sobre ventas

    • Descuentos sobre ventas

    Como podemos ver, los conceptos que forman el movimiento de la cuenta de Mercancías generales, al pasar a este procedimiento, se convierten en cuentas.

    Las cuentas que se abren para cada uno de los conceptos de mercancías se conocen con el nombre de cuentas auxiliares de mercancías, o como cuentas de mercancías simplemente.

    Movimiento y saldo de las cuentas de Mercancías generales. Cada una de las cuentas de Mercancías tiene su propio movimiento y saldo, los cuales detallamos a continuación.

    Esta cuenta, al principiar el ejercicio, se debe considerar como cuenta del Activo circulante, pues su saldo representa la existencia de mercancías, pero tan pronto como se empiezan a efectuar operaciones de compra y venta de mercancías, como su saldo ya no corresponde a la existencia, se debe considerar simplemente como cuenta de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras netas, para determinar la suma o total de mercancías.

    El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las compras de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

    El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el total de los gastos efectuados por las compras de mercancías. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe sumar al valor de las compras, para determinar las compras totales.

    El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de las mercancías devueltas a los proveedores. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales para determinar las compras netas.

    El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de los descuentos obtenidos sobre el precio de las mercancías compradas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las compras totales, para determinar las compras netas.

    El saldo de esta cuenta es acreedor y expresa el valor total de las ventas de mercancías efectuadas durante el ejercicio.

    El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de las mercancías devueltas por los clientes. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

    El saldo de esta cuenta es deudor y expresa el valor total de los descuentos concedidos sobre el precio de las mercancías vendidas. Al terminar el ejercicio, el saldo de esta cuenta se debe restar del valor de las ventas totales, para determinar las ventas netas.

    Ventajas del procedimiento analítico. Las principales ventajas del procedimiento analítico o pormenorizado son las siguientes:

  • En cualquier momento se puede conocer el valor del inventario inicial, el de las ventas, el de las compras, el de los gastos de compra, el de las devoluciones y descuentos sobre compras y sobre ventas, debido a que para que cada uno de estos conceptos se ha establecido una cuenta especial.

  • Se facilita la formación del Estado de pérdidas y ganancias, debido a que se conoce por separado el valor de cada uno de los conceptos con que se forma.

  • El registro de las operaciones de mercancías es más claro.

  • Desventajas del procedimiento analítico. Las principales desventajas del procedimiento analítico son las siguientes:

  • No se puede conocer, en un momento dado, el valor del inventario final de mercancías, puesto que no existe ninguna cuenta que controle las existencias.

  • No es factible descubrir si ha habido extravíos, robos o errores en el manejo de mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las mercancías que debiera haber, porque no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

  • Para conocer el valor del inventario final, es preciso hacer un recuento físico de las existencias, labor que a veces obliga a cerrar el negocio, principalmente cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

  • No se puede conocer rápidamente el costo de lo vendido ni la utilidad o la pérdida bruta, mientras no se conozca el valor del inventario final.

  • Ajustes para determinar la utilidad o pérdida bruta

    Cuando se lleva el procedimiento analítico o pormenorizado, para conocer la utilidad o pérdida bruta, se deben obtener, por medio de cargos y abonos, cada uno de los resultados de la primera parte del Estado de pérdidas y ganancias, de esta forma:

  • Para obtener las ventas netas se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el valor de las devoluciones y descuentos sobre ventas.

  • Para obtener las compras totales se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de un cargo, el valor de los gastos de compra.

  • Para obtener las compras netas, se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de n abono, el valor de las devoluciones y descuentos sobre compras.

  • Para obtener la suma o total de mercancías, se debe sumar a la cuenta de Compras, por medio de n cargo, el valor del inventario inicial.

  • Para obtener el costo de lo vendido se debe restar de la cuenta de Compras, por medio de un abono, el valor del inventario final.

  • Para obtener la utilidad o pérdida bruta se debe restar de la cuenta de Ventas, por medio de un cargo, el valor del costo de lo vendido, que aparece como saldo en la cuenta de Compras.

  • Observaciones:

  • La cuenta de Ventas, como es acreedora, aumenta al abonarla y disminuye al cargarla.

  • La cuenta de Compras, como es deudora, aumenta al cargarla y disminuye al abonarla.

  • PROCEDIMIENTO DE INVENTARIOS PERPETUOS

    Cuando se lleva el procedimiento global o el analítico, no es posible obtener inmediatamente el costo de lo vendido ni la utilidad o pérdida bruta, ya que para ello es necesario conocer el valor de del inventario final de mercancías, el cual no aparece registrado en ninguna cuenta, sino que es preciso, para determinarlo, hacer un recuento físico de las mercancías existentes, labor que obliga a cerrar el negocio para poder llevarla a cabo, sobre todo cuando hay que medir, pesar o contar una gran variedad de artículos.

    Otro de los inconvenientes que tienen los procedimientos globales y analítico es que no se puede descubrir si ha habido extravíos, robos, o errores en el manejo de mercancías, ya que no es posible determinar con exactitud el valor de las que debiera hacer, debido a que no hay ninguna cuenta que controle las existencias.

    Con una solución a los inconvenientes anteriores, se ideó el procedimiento de inventarios perpetuos, el cual consiste en registrar las operaciones de mercancías de tal manera que se pueda conocer en cualquier momento el valor del inventario final, del costo de lo vendido y de la utilidad o de la pérdida bruta.

    Ventajas de este procedimiento. Las principales ventajas que tiene son las siguientes:

  • Se puede conocer en cualquier momento el valor del inventario final, sin necesidad de practicar inventarios físicos.

  • No es necesario cerrar el negocio para determinar el inventario final de mercancías, puesto que existe una cuenta que controla las existencias.

  • Se pueden descubrir los extravíos, robos o errores ocurridos durante el manejo de mercancías, puesto que se sabe con exactitud el valor del as mercancías que debiera haber.

  • Se puede conocer, en cualquier momento, el valor del costo de lo vendido.

  • Se puede conocer, en cualquier instante, el valor de la utilidad o pérdida bruta.

  • Debido a las ventajas anteriores, este procedimiento tiene el máximo de aplicación en la actualidad sobre todo en empresas importantes.

    Cuentas que se emplean en el procedimiento de inventarios perpetuos. Las cuentas que se emplean en este procedimiento, para registrar las operaciones de mercancías son las siguientes:

    • Almacén

    • Costo de ventas

    • Ventas

    Almacén. Esta cuenta es la del Activo circulante; se maneja exclusivamente a precio de costo; su saldo es deudor y expresa, en cualquier momento, la existencia de mercancías, o sea, el inventario final.

    Costo de ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de costo, su saldo es deudor y expresa el costo de lo vendido.

    Ventas. Es cuenta de mercancías; se maneja a precio de venta; su saldo es acreedor y expresa las ventas netas, sin embargo, al terminar el ejerció, cuando recibe el traspaso de costo de lo vendido, se convierte en cuenta de resultados, pues su saldo expresa la utilidad bruta si es acreedor o la pérdida bruta si es deudor.

    Por medio del movimiento de las cuentas anteriores se puede ver que las ventas y las devoluciones sobre ventas son las únicas operaciones de mercancías que se registran, tanto a precio de venta como a precio de costo.

    INVENTARIOS

    Se carga:

    Al principiar el ejercicio

    1. Del valor del inventario inicial de mercancías.

    COMPRAS

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las compras de mercancías efectuadas al contado o a crédito.

    GASTOS DE COMPRA

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de todos los gastos que originen las compras de mercancías.

    DEVOLUCIONES SOBRE COMPRAS

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del importe de las mercancías devueltas a los proveedores.

    DESCUENTOS SOBRE COMPRAS

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las bonificaciones obtenidas sobre el precio de las mercancías compradas.

    VENTAS

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las ventas de mercancías efectuadas al contado o a crédito.

    DEVOLUCIONES SOBRE VENTAS

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las mercancías devueltas por los clientes.

    DESCUENTOS SOBRE VENTAS

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las bonificaciones concedidas sobre el precio de las mercancías vendidas.

    ALMACEN

    Se carga:

    Al principiar el ejercicio

    1. Del valor del inventario inicial (a precio de costo).

    Durante el ejercicio

    2. Del valor de las compras (a precio de adquisición).

    3. Del valor de los gastos de compra.

    4. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las ventas (a precio de costo).

    2. Del valor de las devoluciones sobre compras.

    3. Del valor de los descuentos sobre compras.

    Saldo deudor: Inventario Final

    COSTO DE VENTAS

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las ventas (a precio de costo).

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

    Saldo deudor: Costo de lo vendido

    VENTAS

    Se carga:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las devoluciones sobre ventas (a precio de costo).

    2. Del valor de los descuentos sobre ventas.

    Se abona:

    Durante el ejercicio

    1. Del valor de las ventas (a precio de costo.

    Saldo acreedor: Ventas netas