Reclutamiento, selección y contratación del personal

RRHH. Pruebas de selección. Adiestramiento del personal. Contratos de trabajo

  • Enviado por: Emilio
  • Idioma: castellano
  • País: El Salvador El Salvador
  • 27 páginas
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NUEVA CONCEPCION, CHALATENANGO

MISION

VISION

VALORES INSTITUCIONALES

ESTRUCTURA ORGANIZATIVA

I. OBJETIVOS

1. OBJETIVO GENERAL

Contar con un instrumento que permita servir de guía en la labor de reclutamiento, selección y contratación de personal en la empresa, evitando así la redundancia de procesos y la pérdida de tiempo al momento de ejercer dicha función.

2. OBJETIVOS ESPECIFICOS

  • Contar con un proceso en forma ordenada y confiable, que posea técnicas confiables para la selección y evaluación de personas potenciales a ser parte de la institución.

  • Cumplir con oportunidad las necesidades de personal de acuerdo a criterios preestablecidos por la administración de la empresa.

  • Contribuir a que la empresa posea personal altamente calificado, que llenen todas las expectativas del puesto en lo referente a experiencia, capacidad, habilidades y destrezas y que sean potencialmente empleados reales.

II. POLITICAS

  • Dotar a la empresa de recursos humanos con las capacidades y habilidades mejores del mercado.

  • La empresa tiene como política la no contratación de personas mayores de 27 años de edad, con el fin de mantener renovada la plantilla de personal. Se exceptúan de este punto las personas que serán destinadas a las áreas de dirección.

  • Las personas a ser contratadas por la empresa deberán gozar de buen prestigio moral y social, con una buena presentación y con una excelente conducta, con ética y honorabilidad reconocida.

  • Para ostentar a un cargo dentro de la empresa, los candidatos deberán poseer el título de bachiller como mínimo y con la especialidad acorde al puesto a desempeñar.

  • Obtener una mayor afluencia de candidatos mediante la utilización de medios internos y externos, que propicien la obtención de candidatos reales y potenciales, con el fin de crear un banco de datos de la empresa.

  • Poseer las solicitudes de empleo en el banco de datos de la empresa por un período de un año, con el fin de poseer actualizados los registros de posibles candidatos.

  • La empresa no contratará candidatos que posean un segundo grado de afinidad y un cuarto de consanguinidad con el personal existente, incluyendo los de dirección y así evitar conflictos de intereses.

  • Revisión de este manual por un período de un año.

  • III. NORMAS PARA EL FUNCIONAMIENTO DEL MANUAL

  • ADMINISTRACION DEL PROGRAMA

  • La Gerencia de Administración como responsable de la administración del programa, deberá velar por la buena aplicación de los procedimientos de este instrumento con el fin de dotar a la empresa del personal idóneo para cada puesto.

  • LOS ASPIRANTES A EMPLEADOS

  • Pueden ser aspirantes a empleados de la institución, todas aquellas personas que posean las cualidades a las que hace referencia el manual de descripción de puestos, que se sometan a todas las pruebas de evaluación y que cumplan con todos los requisitos establecidos por la empresa.

  • CONFIDENCIALIDAD

  • La información y documentos utilizados en el proceso de reclutamiento, selección y contratación de personal serán confidenciales. Así mismo las personas que los utilicen deberán guardar la confidencialidad del caso.

  • LAS PRUEBAS DE SELECCIÓN

  • Las pruebas de selección se diseñarán de acuerdo cada puesto dentro de la empresa, éstas deben ser administradas por personas capaces e idóneas y deben de realizarlas en buenas condiciones tanto físicas como ambientales.

  • LA ENTREGA DE SOLICITUDES DE EMPLEO

  • Las solicitudes de empleo podrán ser entregadas de forma directa o ser llenadas a través del sitio Web de la empresa.

  • REQUISITOS A EXIGIR A LOS ASPIRANTES.

  • presentación de exámenes médicos: pulmones y sangre.

  • Someterse a examen médico clínico general

  • Presentar los documentos que comprueben el nivel académico (diplomas y títulos)

  • Presentar dos recomendaciones de personas de reconocida trayectoria y honorables. Se excluye a familiares, profesores y vecinos del solicitante.

  • Someterse al proceso de reclutamiento, selección y contratación y obtener en las pruebas de selección un promedio igual o mayor al establecido.

  • AUTORIZACION EN LA CREACION DE NUEVOS PUESTOS DE TRABAJO

  • La gerencia general es quien autorizará las solicitudes de creación de nuevos puestos, adecuándose a las necesidades y estructura orgánica de la empresa.

    La solicitud de creación de un puesto nuevo debe contener como mínimo los siguientes datos:

  • Titulo del puesto

  • Justificación de la creación del puesto

  • Descripción de las funciones del puesto

  • Requisitos a exigir a los candidatos a ocupar dicho puesto

  • Sueldo inicial propuesto

  • REDISTRIBUCION DE FUNCIONES

  • Al producirse una vacante, el jefe de la unidad donde se dio la vacante debe hacer un análisis completo, determinando si se debe contratar un nuevo empleado o si el puesto puede ser eliminado, redistribuyendo la carga de trabajo.

  • REQUERIMIENTO DE PERSONAL

  • Para este fin deberá utilizarse el formulario de requisición, contando con la aprobación de la gerencia general y enviándolo al departamento de recursos humanos para que proporcione los candidatos para cubrir dicho puesto.

  • PROPUESTA DE CANDIDATOS A LAS UNIDADES SOLICITANTES

  • El departamento de recursos humanos dispondrá de un periodo de 15 días hábiles para proponer candidatos al jefe de la unidad solicitante.

    Dichos días contarán después de autorizada la solicitud por la gerencia general

  • PERSONAL ELEGIBLE

  • Estos estarán constituidos por aquellas personas que obtengan un promedio igual o mayor al 70% del puntaje general.

  • ELECCION DEL NUEVO EMPLEADO

  • Esto estará a cargo del jefe de la unidad solicitante y lo seleccionará de los candidatos que le proponga el departamento de recursos humanos.

  • AUTORIZACION DE CONTROL

  • El gerente general de la empresa autorizará la contratación de personal, previa solicitud por escrito y en forma razonada de la unidad que posee la vacante

  • PERIODO DE PRUEBA

  • Todo empleado que ingresa a la empresa en carácter permanente deberá cumplir un periodo de prueba de 30 días, tal como lo establece el código de trabajo

  • INDUCCION

  • El nuevo empleado que ingrese a la empresa recibirá orientación y capacitación a través de la unidad donde ocupará el puesto para el cual fue contratado.

    La orientación comprenderá los aspectos siguientes:

  • Manual de bienvenida

  • Reglamento interno de trabajo

  • Aspectos generales de la empresa

  • Adiestramiento en el puesto

  • Estructura orgánica de la empresa

  • Servicios que vendemos

  • ADIESTRAMIENTO DEL NUEVO EMPLEADO

  • El jefe de la unidad interesada diseñará un programa de adiestramiento que se le proporcionará al nuevo empleado, después que el gerente general apruebe la requisición de un nuevo empleado.

    El programa de adiestramiento deberá contener los siguientes aspectos:

  • Contenido a desarrollar

  • Metodología a seguir

  • Nombre de las personas que darán el adiestramiento

  • Formas de control del grado de aprendizaje y de la forma en que se imparta el adiestramiento.

  • El departamento de recursos humanos supervisará periódicamente y sugerirá correcciones si fuera necesario a la forma en que se imparte el adiestramiento

  • EVALUACION DEL PERIODO DE PRUEBA

  • El jefe inmediato evaluará el desempeño y aprendizaje del nuevo empleado, utilizando para ello el formulario de evaluación de rendimiento.

    Los resultados se enviarán al departamento de recursos humanos cuatro días antes que finalice el periodo de prueba.

  • NOTIFICACION SOBRE EVALUACION Y CONTRATACION

  • La Gerencia de Administración hará de forma escrita la notificación de los resultados de las evaluaciones hechas durante el período de prueba y la determinación de la empresa respecto a la contratación o finalización del período de prueba y la no contratación.

  • No podrán trabajar dentro de la empresa los cónyuges de los empleados, ni podrán ingresar dentro de ella los familiares comprendidos dentro del cuarto grado de consanguinidad o segundo de afinidad.

  • Dentro del cuarto grado de consanguinidad quedan comprendidos los siguientes:

    Padres, hijos, hermanos, tíos, primos, abuelos, sobrinos y nietos.

    Dentro del segundo grado de afinidad quedan comprendidos: Suegros y cuñados.

  • SELECCIÓN Y CONTRATACION DE EMPLEDOS INTERINOS

  • Los empleados que trabajarán de forma interina serán seleccionados directamente por la Gerencia de Administración. La Gerencia General supervisará y autorizará las contrataciones respectivas.

  • EXAMENES PSICOLOGICOS E INVESTIGACION CONFIDENCIAL

  • La Gerencia General podrá ordenar la realización de exámenes Psicológicos e investigación confidencial en los casos que considere convenientes.

    Esta función deberá ser coordinada por la Gerencia de Administración.



    4.2 DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO

    4.2.1 1ª. FASE: RECLUTAMIENTO

    Se inicia cuando surge una vacante en la empresa, debido a un traslado, ascenso, despido, renuncia, fallecimiento u otro, del empleado que anteriormente ocupaba dicho cargo. También puede surgir por la necesidad de crear un nuevo puesto o por cambios en la estructura de la organización.

    JEFE DEL DEPARTAMENTO O UNIDAD

  • Elabora en el formulario de Solicitud de empleado (Requerimiento de Personal), el requerimiento de una nueva persona para un determinado cargo. Este deberá ir firmado y sellado en original y copia para archivo.

  • GERENTE GENERAL

  • Analiza la solicitud de requerimiento y decide si es necesario la contratación de un nuevo empleado.

  • Si llega a la conclusión que la contratación no se justifica, solicita al Jefe de Unidad que hizo llegar la solicitud de empleado, que hago una distribución de las funciones entre los empleados de la unidad bajo su cargo.

  • Si la contratación de la nueva persona se justifica, firma de autorizado el original de requerimiento de personal.

  • Hace llegar a la Gerencia de Administración el requerimiento de personal por medio de su secretaria, para dar inicio al reclutamiento de candidatos a ocupar el puesto.

  • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Recibe el requerimiento y revisa para comprobar que ha sido bien elaborado y someterlo a los pasos siguientes del proceso.

  • Si detecta que posee observaciones y que hay correcciones que hacer lo devuelve al Jefe de la Unidad que solicita para que haga las respectivas correcciones. Si no las hay pasa al paso No. 08

  • JEFE DEL DEPARTAMENTO O UNIDAD

  • Recibe el requerimiento y corrige las observaciones enviando nuevamente el documento a la Gerencia de Administración.

  • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Adjunta copia de la descripción del cargo (Manual de Descripción de Puestos), con el objeto de proporcionar mayores elementos de juicio para justificar la contratación de la persona solicitada.

  • Traslada el requerimiento de personal a la Gerencia General la solicitud de empleado y la descripción del puesto, para que apruebe o rechace la contratación para cubrir la vacante.

  • GERENCIA GENERAL

  • Si la contratación se justifica firma el requerimiento de personal y lo regresa a la Gerencia de Administración.

  • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Acude al inventario de Recursos Humanos para buscar candidatos dentro de la compañía que reúnan los requisitos que la vacante requiere.

  • Si existen candidatos dentro de la Empresa, continua con el proceso de selección.

  • Si no existen candidatos dentro de la Empresa, determina el medio más viable y adecuado para reclutar candidatos.

  • Elabora el anuncio de la oferta de trabajo para reclutar los candidatos del Mercado de Trabajo, la cual deberá contener los datos mínimos siguientes:

  • Título del puesto

  • Requisitos del puesto

  • Prestaciones económicas y beneficios de la Empresa (Remuneración quincenal, semana laboral y otros que la empresa considere necesario que el candidato debe conocer.)

  • No. De teléfonos de la Empresa, correo electrónico y otros medios de comunicación.

  • Luego el medio por el cual hará el anuncio (periódico, radio, carteles y otros)

  • SECRETARIA DE GERENCIA

  • Atenderá las llamadas telefónicas de las personas interesadas en la vacante y los interrogará para saber si cumplen con algunos requisitos como edad, estado civil, estudios realizados y otro que la empresa considere necesario filtrar en ese momento.

  • Si el candidato que llama no cumple algunos de los requisitos establecidos los rechaza y da por finalizada la entrevista.

  • Si el candidato cumple con los requisitos, fija la fecha y hora para la entrevista preliminar. Anota en un “Control de Entrevistas Preliminares” los datos siguientes:

  • Día y hora de la entrevista

  • No. Correlativo de la llamada telefónica

  • Nombre del solicitante

  • Puesto que solicita (Si el anuncio ofrece dos o mas puestos).

  • Título obtenido

  • Experiencia.

  • Además les indica que deben presentar una fotografía para anexarla a la solicitud de empleo y que deben presentar su Hoja de Vida ese mismo día.

  • El día y hora señalados entrega a cada solicitante una “Solicitud de Empleo”, la cual llenará y entregará el mismo día.

  • Observa el aspecto físico de los candidatos y su presentación, selecciona a los que cumplen los requisitos mínimos de presentación y los señala en el “Control de Entrevistas Preliminares”.

  • Recibe las solicitudes de empleo de los candidatos e indica en que fecha serán nuevamente citados. (Sólo los que cumplen los requisitos para el cargo).

  • Archiva temporalmente las solicitudes de empleo, para posteriormente seleccionar las que aprobaron la evaluación visual de aspecto físico y apariencia en la presentación.

  • 4.2.2 2ª. FASE: SELECCIÓN

    Tomando como inicio las Solicitudes de Empleo recibidas en la fase de reclutamiento, y el objetivo fundamental es elegir a la persona mas capacitada de entre los candidatos. Para lograr este fin es necesario llevar a cabo una serie de procedimientos que se describen a continuación.

    GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Toma las solicitudes recibidas en la fase de reclutamiento y selecciona las que aprobaron el examen visual referente a aspecto físico y de apariencia, para lo cual consulta el libro de “Control de la Entrevista Preliminar”

  • Cita telefónicamente o por otro medio a los solicitantes seleccionados para aplicar las pruebas de conocimientos exigidas para el cargo.

  • El día y hora señalados les administra las pruebas de aptitudes para el cargo.

  • Recibe las pruebas y las califica y las que tienen una nota mayor o igual al 70% son seleccionadas, para ser citados a una nueva entrevista para selección.

  • El día y hora señalados efectúa la entrevista de selección, auxiliándose de una guía de entrevista.

  • Al finalizar la entrevista llena una hoja de “Evaluación de Entrevistas de Selección”, en ella anota los aspectos que a su juicio describen mejor a la persona entrevistada, luego la firma, anota la fecha y la calificación obtenida.

  • Si los resultados de la entrevista no son satisfactorios, procede al paso No. 09, si lo son pide dos referencias personales. Para este proceso dará una forma al solicitante para que la haga llegar a las personas que darán las referencias para que las llene y firme.

  • Cuando recibe las referencias verifica que la información contenida es veraz y satisfactoria.

  • Si los datos de las referencias no son satisfactorios, rechaza al solicitante y envía los documentos a la secretaria de la Gerencia General para que los archive.

  • De entre los candidatos crea “La Propuesta,” no menor de tres ni mayor de cinco candidatos y la “Autorización de Contratación de Personal”. Además anexa las solicitudes de empleo.

  • Envía la propuesta y la autorización al Jefe de Departamento o Unidad interesada en llenar el puesto para que elija de la propuesta quien ocupará el puesto.

  • JEFE DE DEPARTAMENTO O UNIDAD

  • Evalúa la propuesta para conocer los resultados de la selección y llevar a cabo una entrevista con los candidatos.

  • Si los candidatos son de la Empresa pasa al paso No. 16, caso contrario cita por medio de la Gerencia de Administración los candidatos que entrevistará.

  • Entrevista a los candidatos el día y hora señalados a cada uno de ellos, indicando en una “Hoja de Evaluación de Entrevista” los resultados y firma.

  • Si la entrevista no es satisfactoria rechaza al candidato y pasa al punto No.17 firmando antes la decisión de no contratar al candidato.

  • Si fuese satisfactoria la evaluación elige al candidato a contratar y complementa la autorización.

  • Devuelve la documentación a la Gerencia de Administración para que proceda según la decisión tomada.

  • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Revisa la documentación para saber de la decisión tomada por el Jefe de departamento o unidad interesada en cubrir el puesto.

  • Si todos los candidatos son rechazados prepara una nueva propuesta para el Jefe del Departamento o Unidad interesada, de entre los candidatos no incluidos en la primera propuesta y así hasta agotarlos si se repitiera la decisión de rechazo de todos los candidatos de la propuesta.

  • Si se agotaran todos los candidatos pasaría al inicio del proceso de reclutamiento.

  • Si es elegido algún candidato, firma la Autorización y anexa la documentación enviada por el Jefe de la Unidad interesada.

  • Envía la Información a la Gerencia General para que autorice la contratación.

  • GERENCIA GENERAL

  • Recibe la documentación y verifica que todos los requisitos se hayan cumplido.

  • Firma la “Autorización para Contratación de Personal” y la envía a la Gerencia de Administración e Información.

  • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

  • Recibe la documentación e inicia el proceso de ascenso o de contratación.

  • 4.2.3 3ª. FASE: CONTRATACION

    La 3ra. Fase del proceso es la contratación y es la última fase del proceso de incorporación de un nuevo empleado o de un ascenso.

    La referida fase consta de dos partes: La primera es seguir con las actividades de ascenso si se trata de un candidato interno, y las segunda si se trata de un candidato nuevo donde deberá hacerse las actividades de contratación.

    GERENCIA DE ADMINISTRACION

  • Observa si se trata de una contratación o de un ascenso para decidir que actividades seguir. Si se trata de un ascenso notifica al Jefe de la Unidad interesada la fecha del cambio del empleado ascendido, siguiendo los pasos de 1ª. Fase.

  • Si por el contrario se trata de un empleado nuevo pasa a la 2ª. Fase.

  • 1ª. Parte:

  • Elabora Carta de notificación de ascenso la cual es firmada por La Gerencia General.

  • Cita al empleado para el ascenso, le notifica la fecha del ascenso y las condiciones sobre las cuales se hará la promoción.

  • Entrega al empleado la notificación original del ascenso y archiva la copia.

  • Elabora en original y copias para los departamentos de la Empresa memorando para mantener informados a los empleados el nuevo puesto de trabajo del ascendido.

  • 2ª. Parte:

  • Si se trata de una nueva contratación se comunica al nuevo empleado la fecha de inicio de labores. Si la persona contratada tiene inconvenientes para presentarse en la fecha señalada se pide una fecha que no exceda los cinco días hábiles.

  • El día señalado para iniciar labores recibe al empleado e inicia la primera parte del Manual de Inducción.

  • Asigna número de control al nuevo empleado y elabora los documentos de la contratación.

  • Los documentos a elaborar son los siguientes:

    • Contrato Individual de Trabajo. Original y dos copias.

    • Solicitud de Seguro de Vida Colectivo.

    • Aviso de Inscripción al ISSS. (Si el nuevo empleado no está inscrito)

    • Tarjeta para marcar la entrada y salida de labores.

    • Firma los documentos y pide al nuevo empleado que firme los mismos.

    • Distribuye los documentos de la siguiente manera.

      • Contrato Individual de Trabajo

      • Original (Expediente)

        Copia (Ministerio de Trabajo)

          • Solicitud de Seguro Colectivo de Vida

        Original (Compañía de Seguros)

      • Al finalizar la charla de inducción envía al nuevo empleado con el Jefe inmediato para que continúe la charla de inducción.

      • JEFE DE DEPARTAMENTO O UNIDAD

      • Recibe al nuevo empleado y continúa con la 2da. Fase de inducción.

      • Terminada la segunda fase de inducción le proporciona un manual de descripción del Puesto, de Funciones y de Procedimientos, con el objetivo de llevar a cabo un adiestramiento sistemático.

      • Al finalizar cada una de las etapas de adiestramiento, proporciona al nuevo empleado un informe verbal del rendimiento observado.

      • (Por otra parte la Gerencia de Administración observa el rendimiento y proceso de adiestramiento al menos una vez por semana, sugiriendo medidas correctivas si fuese necesario)

      • Seis días hábiles antes de que venza el período de prueba recibe de la Gerencia de Administración e Información el formulario para la evaluación de rendimiento.

      • De acuerdo a lo observado en el mes de prueba, llena el formulario y lo envía a la Gerencia de Administración cuatro días antes de que finalice el mes de prueba para las observaciones y las recomendaciones para la toma de decisión de contratación o rechazo.

      • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

      • Revisa el informe y según las alternativas evaluadas le anota el puntaje que le corresponda.

      • Suma los puntos parciales y anota el total y asigna la calificación que le corresponde. Anota la fecha y firma para amparar los resultados y el puntaje y calificación obtenida durante el mes de prueba.

      • Elabora la notificación definitiva de contrato del empleado y la envía a la Gerencia General para que decida la acción final a tomar. Si es rechazo envía la Carta al Jefe de Departamento Solicitante.

      • GERENTE GENERAL

      • Analiza y firma el informe y la carta de notificación de la contratación definitiva y devuelve los documentos a la Gerencia de Administración e Información.

      • GERENCIA DE ADMINISTRACION E INFORMACION

      • Traslada al Jefe inmediato del empleado la carta y archiva en el expediente del empleado la copia de la evaluación y del informe.

      • JEFE DE DEPARTAMENTO O UNIDAD

      • Dos días antes de que finalice el mes de prueba si es contratación definitiva del empleado o el día que finaliza si hay rechazo, entrega la carta de notificación de la decisión tomada por la Empresa.

      • VIGENCIA

        El presente Manual entrará en vigencia en los 15 días hábiles después de su aprobación por la Junta Directiva de la Caja de Crédito de Nueva Concepción.

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        Caja

        Captación de Depósitos

        Colocación y Recuperación

        JEFE DE AGENCIA

        Contabilidad y Tesorería

        Información

        Administración de Recursos

        Agencias

        Captación de Depósitos

        Colocación y Recuperación

        Jefaturas

        Jefaturas

        Comités:

        Gerencia General

        Auditoria