Prueba por documentos

Derecho Civil español. Obligaciones y contratos. Documentos. Públicos. Privados. Probatorios. Regulación legal. Juicio. Autenticidad. Procedimiento. Valoración. Aportación. Presentación. Demanda

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Tema 25 (II) La Prueba por Documentos

25.1.1 Concepto y Clases de Documentos

  • Regulación Legal;

Hemos de destacar, que la L.E.Civ, derogó prácticamente, todos los preceptos del CCiv dedicados a la prueba, quedando tan sólo vigentes los preceptos relativos a la prueba documental, Art. 1216 a 1230 del CCiv, preceptos en los que fundamentalmente se aborda el concepto de documento público y documento privado.

La regulación legal de la prueba por documentos está básicamente recogida en la L.E.Civ, a pesar de lo cual se mantiene en vigor los preceptos del CCiv relativos al la prueba documental; Se mantiene la vigencia de estos preceptos, de acuerdo a la exposición de motivos de la L.E.Civ, debido a la raigambre y, sobre todo a la armonía que suponen los mismos.

Por otro lado, hemos de señalar, que cuando la L.E.Civ regula esta materia, no la regula en un solo capítulo o sección, sino que los regula en dos capítulos distintos: Capítulo III (De la presentación de documentos, dictámenes, informes y otros medios de prueba) y el Capitulo VI (Los medios de prueba y las presunciones) del Libro II de la L.E.Civ; esta sistemática dispersa, a la hora de regular la materia, resulta criticable, debido a que provoca remisiones constantes.

  • Concepto de Documento a efectos probatorios;

Los artículos 264, 265 y 266 de la L.E.Civ pertenecen al Capítulo III (De la presentación de documentos, dictámenes, informes y otros medios de prueba), capítulo, en el que el legislador, hace referencia por primera vez a la prueba documental, y al que debemos acudir para determinar el concepto de documento.

No todos los documentos contemplados en este artículo pueden ser calificados como prueba documental, muy por el contrario, sólo pueden ser calificados como prueba documental los documentos contemplados en el artículo 265, ordinal primero y tercero y que son:

  • Los documentos en que las partes funden su derecho a la tutela judicial que pretenden.

  • Las certificaciones y notas sobre cualesquiera asientos registrales o sobre el contenido de libros registro, actuaciones o expedientes de cualquier clase.

El Art. 264 de la L.E.Civ hace referencia a los documentos que deben acompañar a la demanda o en su caso a la contestación; estos documentos, son documentos procesales y no prueba documental; la razón por la que no se les considera prueba documental, es por que no se refieren a la pretensión del fondo, si no, que su fin es acreditar un requisito o presupuesto procesal.

Los documentos contemplados en el Art. 265 de la L.E.Civ, a excepción de los previstos en los ordinales primero y tercero, no se les considera prueba documental; la razón por la que no se les considera prueba documental, es por que son encuadrados dentro del concepto otros medios de prueba autónomos; se trata de medios de prueba diferenciados de la prueba documental; no son documentos a efectos probatorios, si no, otro medio de prueba.

Los dictámenes periciales en que las partes apoyen sus pretensiones, constituyen un medio de prueba diferenciado de la prueba documental, aunque su soporte sea un documento; se contemplan en le Art. 265.4 de la L.E.Civ.

Los informes, elaborados por profesionales de la investigación privada legalmente habilitados, sobre hechos relevantes en que las partes apoyen sus pretensiones, no constituyen prueba documental, por constituir otro medio probatorio, en concreto, es una modalidad de la prueba testifical.

Los documentos exigidos en casos especiales contemplados en el Art. 266 de la L.E.Civ, no son prueba documental, si no, que se trata de una relación de documentos, que se exigen como requisito documental, para poder admitir la demanda en determinados procedimientos especiales.

Así por ejemplo, en los procedimientos de alimentos, se debe acreditar la condición de hijo del demandado; lo mismo ocurre en los procesos sobre materia de sucesiones, en los que se debe acreditar la condición de heredero.

En el caso de que no se acredite esta condición, no ocurre nada, ya que la acreditación de la relación no es el objeto del proceso, si no, tan sólo una base que exige el legislador, para que se pueda interponer la demanda.

Además de los supuestos examinados, existe una lista abierta, en la que podemos encontrar otros supuestos, como por ejemplo, las tercerías de dominio.

  • Clases de Documentos;

Según la clasificación tradicional de los documentos que constituyen medios de prueba, tanto la L.E.Civ como el CCiv distinguen entre documentos públicos y privados.

  • Documento Público

La L.E.Civ no nos ofrece una definición de documento público, si lo hace, el Art. 1216 del CCiv, según el cual: Son documentos públicos los autorizados por un Notario o empleado público competente, con las solemnidades requeridas por la ley.

Por su parte, la L.E.Civ, en su Art. 317, ofrece una relación de documentos públicos que constituyen prueba documental, que pretende ser exhaustiva y que son:

A efectos de prueba en el proceso, se consideran documentos públicos:

  • Las resoluciones y diligencias de actuaciones judiciales y los testimonios que de las mismas expidan los Secretarios Judiciales.

  • Los autorizados por notario con arreglo a derecho.

  • Los intervenidos por Corredores de Comercio Colegiados y las certificaciones de las operaciones en que hubiesen intervenido.

  • Las certificaciones que expidan los Registradores de la Propiedad y Mercantiles de los asientos registrales.

  • Los expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe en lo que se refiere al ejercicio de sus funciones.

  • Los que, con referencia a archivos y registros de órganos del Estado, de las Administraciones públicas o de otras entidades de Derecho público, sean expedidos por funcionarios facultados para dar fe de disposiciones y actuaciones de aquellos órganos, Administraciones o entidades.

La enumeración contemplada en este artículo, podía haber comenzado haciendo referencia a los documentos expedidos por funcionarios públicos legalmente facultados para dar fe, tal y como hace el CCiv,;lo que ocurre, es que el legislador pretendía llevar a cabo una regulación pormenorizada, pero más tarde temió no contemplar todos los supuestos, introduciendo entonces esta previsión general.

Documento Privado

A la inversa de lo que ocurre con el documento público, en el documento privado, es el CCiv el que no da definición alguna del mismo, tan sólo se limita a decir que tendrá el mismo valor que la escritura pública entre los que lo hubiesen suscrito y sus causahabientes. Art. 1225 del CCiv.

Según el Art. 324 de la L.E.Civ, son documentos privados los que no son públicos, o, dicho de otra manera, los que no están enumerados en el Art. 317 de la L.E.Civ.

Los documentos privados son imposibles de clasificar, pues no existe un criterio sistematizador para ello; la razón por la que no existe este criterio sistematizador, es por que no se exige ningún requisito de forma.

25.1.2 Requisitos para su Eficacia en Juicio. La Autenticidad

De la regulación legal contemplada tanto en la L.E.Civ como en el CCiv, podemos afirmar, que sólo tienen eficacia probatoria, aquellos documentos que sean auténticos, sean públicos o privados.

La ley no establece esta circunstancia de forma tan clara, pero se deduce de la lectura de su articulado.

La autenticidad del documento depende de la coincidencia absoluta entre el autor formal que expresa el propio documento y el genuino y verdadero autor material; esta premisa se aplica tanto para los documentos públicos, como para los documentos privados.

Para que le documento, público o privado pierda la eficacia que formalmente le concede la L.E.Civ y el CCiv, necesariamente y en primer lugar, debe ser impugnado en cuanto a su autenticidad. Si no es impugnado, el documento público siempre será eficaz de acuerdo a lo que establece el Art. 319 de la L.E.Civ, pues goza de presunción de veracidad, por provenir de un funcionario público, al que el Estado le ha asignado la labor de dar fe pública; aun así se puede impugnar.

Conviene decir que determinados documentos públicos en ningún caso pueden ser objeto de impugnación, o, dicho en términos de ley, en ningún caso se pueden someter a cotejo o comprobación, que es el mecanismo que sirve para determinar la autenticidad del documento una vez que es impugnado.

El Art. 322 de la L.E.Civ hace referencia a los casos de escrituras públicas antiguas que carezcan de protocolo o que éste haya desaparecido, y al de cualquier documento público que por su propia naturaleza carezca de original o registro; en estos supuestos, estos documentos hacen de prueba plena por si mismos y su autenticidad no puede ser objeto de impugnación.

Si el documento es privado y no se impugna, se entenderá que es autentico de acuerdo al Art. 426 de la L.E.Civ y que tiene la eficacia probatoria de un documento público, si no es impugnado por la parte a la que perjudica, es decir, para que el documento despliegue su eficacia probatoria, basta con que no haya sido impugnado en su autenticidad por la parte a la que perjudica o bien que se reconozca su autenticidad expresamente.

La impugnación de la autenticidad del documento, sea público o privado, es una carga del que se sienta perjudicado procesalmente por el documento presentado, ya que de lo contrario se obligaría a la otra parte a ir en contra de sus propios actos.

Hemos de señalar a este respecto, que la carga de la impugnación de la autenticidad, no conlleva, la carga de la prueba de la falta de autenticidad, dicho de otra manera, la impugnación, pone al aportante del documento, en la necesidad de llevar a cabo actos de comprobación o actos de prueba cuyo resultado debe ser la certeza sobre la autenticidad.

Si del resultado de las comprobaciones o de las pruebas se deduce que el documento no es auténtico, éste no produce eficacia alguna.

Si la autenticidad del documento privado queda incierta, se aplica lo dispuesto en el Art. 326.3, último inciso, de la L.E.Civ.

Para evitar que la impugnación de la autenticidad se utilice de forma inadecuada, o incluso de mala fe, el legislador establece en el Art. 320.3 de la L.E.Civ que las costas y los costes de las comprobaciones y de las pruebas realizadas serán de cargo del impugnante, si de la prueba se deduce a autenticidad.

El momento procesal en el que se lleva a cabo la impugnación de la autenticidad varia, dependiendo de que se trate del juicio ordinario, en cuyo caso, tendrá lugar en la fase de audiencia previa, o de que se trate de un juicio verbal, en cuyo caso tendrá lugar en la vista.

Excepcionalmente, puede suceder, que los documentos sean aportados, en un momento posterior a la presentación de la demanda; en este supuesto excepcional, las demás partes, podrán alegar en el juicio o en la vista la improcedencia de tomarlo en consideración, llegando incluso a lograr que no tenga eficacia probatoria.

Las comprobaciones sobre la autenticidad del documento público se hacen mediante cortejo de las copias, certificaciones o testimonios con los originales.

El cotejo o comprobación de los documentos públicos con sus originales se practicará por el Secretario Judicial.

Cuando se impugnare la autenticidad de un documento privado, el que lo haya presentado podrá pedir el cotejo pericial de letras o proponer cualquier otro medio de prueba que resulte útil y pertinente al efecto.

La parte que solicite el cotejo de letras designará el documento o documentos indubitados con que deba hacerse.

El cotejo lo realiza el perito calígrafo designado por el juez.

Se considerarán documentos indubitados (que no admite duda) a los efectos de cotejar las letras:

  • Los documentos que reconozcan como tales todas las partes a las que pueda afectar esta prueba pericial.

  • Las escrituras públicas y los que consten en los archivos públicos relativos al Documento Nacional de Identidad.

  • Los documentos privados cuya letra o firma haya sido reconocida en juicio por aquel a quien se atribuya la dudosa.

  • El escrito impugnado, en la parte en que reconozca la letra como suya aquel a quien perjudique.

El cotejo se realiza entre le documento indubitado, que son aquellos reconocidos expresamente por la parte a la que pueda perjudicar; debe de tratarse de un documento que no ofrezca ningún género de duda.

A falta de documento indubitado, la parte que aporte el documento impugnado podrá ser requerida, a instancia de la contraria, para que forme un cuerpo de escritura (que escriba algo con lo cual se pueda comparar), que le dictará el tribunal o el Secretario Judicial.

Si el requerido se negase, el documento impugnado se considerará reconocido.

25.1.3 Procedimiento y Valoración

  • Procedimiento

Dentro de la práctica de la prueba documental podemos destacar:

  • Aportación de los Documentos. Tiempo y Forma.

  • Deber de exhibir documentos: Por las partes y por terceros, lo que supone una novedad respecto de la anterior L.E.Civ.

Tiempo;

Se deduce del Art. 265 de la Ley, que cualquier documento en el que el actor o el demandado funden su derecho, o la excepción, se ha de aportar con la demanda (tanto en el proceso ordinario como en el verbal) o en la contestación a la demanda (si el proceso es ordinaria) o en el acto de la vista cuando se trata de los documentos en los que se funda la excepción del demandado, si el proceso es verbal. Art. 265 de la L.E.Civ.

Lo que establece la ley es la carga de presentación de documentos en un momento determinado; el Art. 272 de la L.E.Civ, establece la imposibilidad de admitir cualquier documento que se presente fuera del momento establecido, debiendo el juez rechazar de oficio, o a instancia de parte, la citada aportación.

Contra la resolución que acuerde la inadmisión no cabrá recurso alguno, es decir, pasado el tiempo de presentación, precluye la posibilidad de presentar el documento, lo que no impide que las partes puedan intentar la excepción por otros medios probatorios.

Se trata de una carga procesal, que la ley refuerza, refiriéndose a ella en varios preceptos.

La razón por la que la ley exige que la carga de aportación de documentos haya de cumplirse con la presentación de la demanda o contestación, es para posibilitar, desde el principio, el juego limpio entre las partes dentro del proceso, de este modo, ambas partes saben desde le inicio del proceso cuales son las armas con las que cuenta el adversario y se posibilita el juego de la impugnación de la autenticidad.

La otro razón, que justifica esta exigencia por parte de la ley, está en la propia naturaleza de la prueba documental, pues se trata de una prueba preconstituida.

Excepciones;

El Art. 270 de la L.E.Civ, prevé dos supuestos en los excepcionalmente se pueden no presentar los documentos en le momento inicial del proceso:

  • Cuando los documentos son de fecha posterior a la demanda o a la contestación o, en su caso, a la audiencia previa al juicio, siempre que no se hubiesen podido obtener con anterioridad a dichos momentos procesales.

  • Tratarse de documentos anteriores a la demanda o contestación o, en su caso, a la audiencia previa al juicio, cuando la parte que los presente justifique no haber tenido antes conocimiento de su existencia.

  • No haber sido posible obtener con anterioridad los documentos, medios o instrumentos, por causas que no sean imputables a la parte.

Sólo en el juicio ordinario, existe la posibilidad de aportar nuevos documentos, como consecuencia de la posibilidad de llevar a cabo alegaciones complementarias por la parte en la fase de audiencia previa.

Estos documentos deben estar relacionados con el contenido de estas alegaciones complementarias.

No cabe esta posibilidad de aportar nuevos documentos en el juicio verbal, en el cual no existe fase de audiencia previa.

En lo que se refiere al documento privado, el Art. 269 de la L.E.Civ, establece que el documento se ha de presentar en original o mediante copia autenticada por el fedatario público competente.

Nada impide que el documento privado se presente por copia simple, en el supuesto de que no se tenga el original, produciendo los mismos efectos que este.

Igualmente, es posible la presentación del documento privado mediante copia reprográfica (reproducción de los documentos por distintos medios: fotografía, microfilme…, etc.), que tendrá eficacia probatoria siempre que no se impugne la exactitud de la reproducción, en cuyo caso se llevará a cabo el correspondiente cotejo.

Aportación mediante designación;

Sabemos que la ley exige que la aportación de documentos se cumpla en la presentación de la demanda o contestación, no obstante, la ley entiende que se cumple esta carga cuando no se tenga a disposición el documento, debiéndose entonces designar el archivo, protocolo, o el lugar donde se encuentren los originales, o el registro, libro o expediente del que se pretenda obtener la certificación que se propone aportar al proceso; es una especialidad dentro de la regla general acerca de la forma de aportación.

Esta posibilidad de la designación no la tiene la parte cuando es posible obtener del archivo, del protocolo, del expediente o registro, copias fehacientes, no siendo suficiente para cumplir la carga la simple designación del lugar donde se hallen.

Deber de exhibir documentos: Por las Partes y por Terceros;

Este deber de exhibición de documentos, es más una obligación procesal, que una carga, en sentido estricto.

Este deber, es uno de los pocos deberes procesales que contempla la vigente L.E.Civ, y que no estaba previsto en la anterior ley.

Por las partes:

Junto a la carga de aportar los documentos, la L.E.Civ, establece, el deber para las partes, y para terceros, de exhibir los documentos que estén en su poder y se refieran al objeto del proceso o a la eficacia que puedan tener los distintos medios de prueba, y que sean solicitados por una de las partes por entender que son necesarios y pertinentes para la efectiva tutela de su derecho. Art. 328 y ss de la L.E.Civ.

La ley exige la perfecta identificación del documento cuya exhibición se pretende, lo que se llevará a cabo mediante la presentación de una copia del mismo; en el caso de que se carezca de copia, se permite que la identificación se haga mediante otros medios.

En el caso de negativa injustificada a exhibir el documento, el tribunal puede optar por:

  • formular requerimiento, mediante providencia, para que los documentos cuya exhibición se solicitó sean aportados al proceso, cuando así lo aconsejen las características de dichos documentos, las restantes pruebas aportadas, el contenido de las pretensiones formuladas por la parte solicitante y lo alegado para fundamentarías.

  • Puede atribuir valor probatorio a la copia simple si se dispone de ella, o a la versión sobre el contenido documental que realiza la parte.

Por terceros:

El deber de exhibir documentos por terceros, se basa, en que de lo contrario, sería fácil impedir el juego de la prueba documental, entregando el documento a otra persona, lo que constituiría un fraude de ley difícil de evitar.

En este deber de exhibir documentos por terceros se pueden entrecruzar derechos que pueden entrar en contraposición; de un lado, el derecho que tiene la parte a utilizar todos los medios probatorios que hagan efectivo su derecho a la tutela jurídica; de otro, el derecho del tercero a la intimidad, que puede ser violado si tuviera que exhibir sin más los documentos que son de su propiedad exclusiva; por esta razón se regula estrictamente. Art. 330 de la L.E.Civ, de acuerdo al cual sólo se requerirá a los terceros no litigantes la exhibición de documentos de su propiedad cuando, pedida por una de las partes, el tribunal entienda que su conocimiento resulta trascendente a los fines de dictar sentencia.

La ley exige oír al tercero antes de tomar ninguna decisión; es en este momento cuando el tercero puede hacer valer sus derechos constitucionales a denegar una prueba pedida por la parte, y será el juez el que haga una valoración sobre que derecho constitucional debe prevalecer en ese momento.

La decisión del juez es irrecurrible, sin perjuicio de que el tercero utilice el derecho de amparo constitucional para defenderse de la orden del órgano judicial.

Cuando el documento es propiedad de un órgano del estado, o de la administración, o de una empresa o entidad que trabaja para la administración o para el Estado, la exigencia de exhibir el documento es reforzada, de tal modo que, salvo que exista un deber legal de secreto o de reserva, está obligado a la exhibición del documento sin que quepa ningún tipo de alegación.

Valoración de la Prueba Documental;

Sólo producen eficacia probatoria plena, o lo que es lo mismo, eficacia tasada, los documentos, públicos o privados, que sean auténticos.

De acuerdo al Art. 319 de la L.E.Civ, los documentos públicos comprendidos en los números 1 a 6 del artículo 317 harán prueba plena del

  • Hecho, acto o estado de cosas que documenten.

  • De la fecha en que se produce esa documentación.

  • De la identidad de los fedatarios y demás personas que, en su caso, intervengan en ella.

Los documentos privados harán de prueba plena en los términos del Art. 319 de la L.E.Civ, siempre y cuando no sean impugnados por la parte a la que perjudiquen.