Proceso administrativo

Planificación estratégica. Objetivos. Políticas. Organización. Jerarquía. RRHH (Recursos Humanos). Reclutamiento. Selección. Organigrama. Integración. Dirección. Control

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  • País: México México
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PLANEACIÓN

MISIÓN

Ser una empresa comprometida a brindar un servicio de calidad, respeto y honestidad hacia nuestros clientes basándonos en un personal altamente capacitado para consolidarnos así, entre la comunidad chihuahuense, como la empresa líder en el ramo de servicios de clubes deportivos.

OBJETIVOS

  • Objetivos Individuales: Es el objetivo de una sola persona y es el de ascender.

  • Objetivos Colectivos: Sobresalir en los demás departamentos de la empresa.

  • Objetivos Generales: Satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes brindando un servicio de calidad.

  • Objetivos Particulares: Alcanzar la excelencia en las tareas asignadas.

  • Objetivos Básicos: Satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes brindando un servicio de calidad.

  • Objetivos Secundarios: Contar con buenas instalaciones y con un trato personalizado.

    Objetivos Colaterales: Mantenimiento Constante; subordinados capacitados y contentos.

  • Objetivos a corto plazo: Darnos a conocer como empresa nueva.

  • Objetivos a largo plazo: Consolidarnos como empresa líder en el ramo de clubes deportivos.

  • Objetivos Naturales: Prestar el mejor servicio del mercado.

  • Objetivos Arbitrarios: Que algún individuo entre con el fin de dañar las instalaciones.

    POLÍTICAS

    • Política de puertas abiertas: Mantener la libertad de plantear los problemas, dudas y/o sugerencias a cualquier nivel de la empresa.

    • Política de no discriminación: No se tolerará la discriminación contra ningún empleado o solicitante basada en considerar raza, sexo, religión, status social, etc.

    • Política de Puntualidad: El inicio de labores del club empezará a las 6:00am. Los empleados tendrán que presentarse a las 5:30am. Con un margen de 15 minutos de tolerancia después de la entrada.

    • Todos los empleados deberán presentarse debidamente uniformados.

    • Los empleados no recibirán regalos que excedan los $500 por parte de los clientes.

    • No se contratarán personas con antecedentes penales.

    • No se aceptará la entrada a ningún individuo (cliente o personal) que se encuentre en estado de intoxicación por la ingestión de bebidas alcohólicas, drogas, estimulantes o algún otro fármaco.

    REGLAS

    • El personal no podrá consumir ningún tipo de alimento o bebida dentro de su área especifica de trabajo

    • Portar el gafete de acreditación de empleado.

    • Asistir a laborar con buena presentación e higiene.

    • Recoger el material utilizado al terminar cada cesión.

    • No se permitirá el acceso al personal masculino que porte algún arete o arracada.

    PLANEACIÓN ESTRATEGICA

    • Insumos de la Organización:

    • Contamos con el edificio y el mobiliario adecuado

    • Requerimos de entrenadores capacitados.

    • Contamos con el capital suficiente

    • Requerimos tener constante capacitación a los empleados

    • Que el personal tenga habilidades para el trato con los clientes y entre ellos mismos.

      • Análisis de la Industria:

    Realizaremos una investigación de mercado con el fin de informarnos sobre que tan fuerte es la competencia a la que nos vamos a enfrentar. Con esto definiremos cual será el lugar adecuado para situar nuestra empresa y si éste cuenta con los requerimientos necesarios para ofrecer un buen servicio ( servicios básicos, buena ubicación dentro de la ciudad). Buscaremos atravez de la investigación el lugar mas adecuado para establecer el centro deportivo: lejos de la competencia, cerca de nuestros clientes).

    • Perfil Empresarial:

    “Para crecer, ofrecer el mejor servicio”

    Orientación de ejecutivos, valores y visión.

    Credo de VIP's Club

    • Creemos que VIP´s Club es socio de la gente.

    • Creemos en la capacidad de nuestros asociados.

    • Creemos que los clientes con los mas importantes

    • Creemos que los problemas son oportunidades de crecimiento

    • Creemos que como empresa lograremos todas nuestras metas atravez del arduo trabajo.

    Propósitos, objetivos principales e intención estratégica.

    Nuestro objetivo principal es satisfacer las necesidades de todos nuestros clientes brindando un servicio de calidad.

    Ambiente Externo.

    Somos una empresa competitiva pues contamos con las mejores instalaciones de la capital, quizás sin el prestigio de otras empresas de mayor tradición, pero con las instalaciones y personal adecuado para consolidarnos como la empresa líder.

    Ambiente Interno.

    Nosotros como empresa contaremos con grandes fortalezas internas, hemos adquirido el mobiliario mas moderno para ofrecer el gimnasio mas y mejor equipado.

    Trataremos de lograr una sana convivencia entre todos los asociados organizando torneos de varios deportes entre las mismas personas con el fin de obtener agradables convivencias entre las personas que visitan nuestra organización.

    Desarrollo de Estrategias Alternativas.

    • Seremos una empresa con estrategias diversificadas, ya que contamos con una serie de servicios y con personal capacitado para poder proporcionar: Enfermería, Guardería y varios deportes como son: Raquet, Tennis, Básquetbol, fútbol rápido, natación, aeróbicos, pesas, jazz, etc.

    • Mantendremos al personal en constante capacitación.

    • El gimnasio esta equipado acorde a las necesidades de todos nuestros clientes.

    • Daremos a los clientes promociones como por ejemplo: Si pagan la cuota a tiempo se les hará un descuento de un 15%.

    • Con la membresía gozarán de beneficios en algunas tiendas que se relacionan con esta empresa.

    Evaluación y elección de estrategias.

    Después de evaluar el mercado y revisar las propuestas de estrategias a seguir se seleccionan las mas adecuadas tomando en cuenta los riesgos como el costo que implico el lanzamiento de VIP´s Club, las oportunidades de éxito, porque hay que buscar el momento exacto para inaugurar por que hasta le mejor producto en un momento inadecuado puede lanzarnos al fracaso.

    Por ultimo debemos tomar en cuenta la reacción de la competencia, debemos tener un As bajo la manga para el momento que la competencia ya existente nos quiera derrotar:

    • Tener promociones

    • Planes anuales en membresías

    • Eventos socio-deportivos de altura

    Prueba de Congruencia y planeación de contingencias.

    Después de haber analizado y seleccionado las estrategias a seguir en nuestra empresa, éstas deben concordar con los valores y políticas que establecimos en la empresa, ya que en la empresa debe haber relación entre las cosas. “La empresa debe ser congruente en sus decisiones”.

    PROGRAMAS

    ACTIVIDAD DURACIÓN INICIO TERMINO

    Análisis de la Industria 4 semanas 21 enero 11 febrero

    Reunión con Inversionistas 1 semana 12 febrero 19 febrero

    (conseguir capital)

    Inicio de elaboración de

    acta constitutiva 1 día 21 febrero 22 febrero

    Constitución de la Sociedad 2 semanas 25 febrero 11 marzo

    Adquisición del local 1 semana 4 marzo 11 marzo

    Acondicionamiento del local 1 mes 18 marzo 18 abril

    Reclutamiento y selección

    de personal 2 semanas 22 abril 6 mayo

    Contratación de personal 1 semana 6 mayo 13 mayo

    Capacitación de Personal 1 semana 14 mayo 21 mayo

    Publicidad 2 semanas 13 mayo 27 mayo

    Inicio de labores 31 mayo

    PRESUSPUESTOS

    Adquisición del local $1,000,000

    Mantenimiento General $150,000

    Sueldo de asistentes de mantenimiento $27,000

    Mobiliario $800,000

    Compra de automóviles $115,000

    Jardinería $40,000

    Equipo de mantenimiento $20,000

    Gastos de publicidad $50,000

    Mobiliario de oficina $90,000

    Equipo de seguridad $180,000

    Papelería (oficina) $10,000

    Reclutamiento y Selección $1,000

    Capacitación personal $20,000

    Uniformes $19,000

    ESTRATEGIAS

    • Mantener al personal en constante capacitación.

    • Tener un gimnasio equipado acorde a las necesidades de todos nuestros clientes.

    • Si pagan a tiempo las cuotas de mensualidad se les descontará un 15%.

    • Las personas que cuenten con la membresía gozarán de beneficios en algunas tiendas relacionadas con esta empresa.

    ORGANIZACIÓN

    ETAPAS DE LA ORGANIZACIÓN

    1.- División Del Trabajo:

  • - Llevar contabilidad de la empresa.

    • Presentar estados financieros mensualmente.

    • Hacer y evaluar presupuestos.

    • Repartir fondos.

    • Registrar los gastos

    • Llevar control detallado de gastos.

    • Paga impuestos.

    • - Análisis de mercado

      • Generar ideas acerca de la publicidad

      • Buscar presupuestos para contratos publicitarios

      • Compra de espacios en medios de comunicación (Radio, Televisión, periódicos, Internet, etc).

      • Crear promociones para el club.

      • - Reclutar al personal

        • Seleccionar al personal

        • Crear presupuesto

        • Recurrir a los medios para solicitar personal.

        • Capacitar al personal de manera general.

        • Capacitar al personal de acuerdo a sus funciones específicas.

        • Corre la nomina.

        • Hace recortes de personal.

        • Mantener una sana relación con los supervisores.

        • - Recibe y revisa los estados financieros.

          • Convoca asambleas al consejo de administración.

          • Supervisar las funciones generales.

          • Rinde cuentas a los accionistas.

          • Aprueba los presupuestos

          • Expide o retira acciones.

          • Decide sobre la aceptación de un nuevo socio.

          • - Tener control del equipo de trabajo.

            • Reportar fallas en cada área de trabajo.

            • Entrenar a grupos de acuerdo con su especialidad.

            • - Limpiar las áreas.

              • Cuidar as áreas verdes.

              • Llevar inventario de las herramientas de trabajo

              • Mantener limpia la alberca

              • Clorar el agua de la alberca.

              • Mantener limpio y en buenas condiciones las áreas deportivas (canchas).

              • 2.- Coordinación:

                Dentro del club permitiremos que los empleados se expresen por medio del buzón de sugerencias y por medio de éste sabremos sus opiniones acerca del club, si les parece bien la forma de trabajar de nuestra organización o también dándoles la oportunidad de que haya quejas con respecto al servicio, para así poder ofrecer mas la existencia de armonía entre los empleados, haciéndolos sentir parte de la organización. Motivándolos a aportar ideas nuevas para el beneficio tanto de la organización como de ellos mismos, llevaremos acabo capacitaciones para que tengamos una mejor respuesta de los empleados y así ofrecer un mejor servicio.

                3.- Jerarquización:

                4.- Departamentalización y descripción de Actividades:

                A continuación se presentan cada uno de los departamentos de la empresa con sus funciones especificas.

                FINANZAS.

                - Llevar contabilidad de la empresa.

                  • Presentar estados financieros mensualmente.

                  • Hacer y evaluar presupuestos.

                  • Repartir fondos.

                  • Registrar los gastos

                  • Llevar control detallado de gastos.

                  • Paga impuestos.

                MERCADOTECNIA

                - Análisis de mercado

                  • Generar ideas acerca de la publicidad

                  • Buscar presupuestos para contratos publicitarios

                  • Compra de espacios en medios de comunicación (Radio, Televisión, periódicos, Internet, etc).

                  • Crear promociones para el club.

                RECURSOS HUMANOS

                - Reclutar al personal

                  • Seleccionar al personal

                  • Crear presupuesto

                  • Recurrir a los medios para solicitar personal.

                  • Capacitar al personal de manera general.

                  • Capacitar al personal de acuerdo a sus funciones específicas.

                  • Corre la nomina.

                  • Hace recortes de personal.

                  • Mantener una sana relación con los supervisores.

                GERENCIA

                - Recibe y revisa los estados financieros.

                  • Convoca asambleas al consejo de administración.

                  • Supervisar las funciones generales.

                  • Rinde cuentas a los accionistas.

                  • Aprueba los presupuestos

                  • Expide o retira acciones.

                  • Decide sobre la aceptación de un nuevo socio.

                TIPOS DE ORGANIZACIÓN

                • Organización Lineal - Funcional:

                En nuestra empresa se va a manejar la organización formal lineal funcional ya que aprovechamos las ventajas de ambas y desecharemos las desventajas.

                Manejaremos como lineal, la autoridad y responsabilidad que emanará de un solo jefe de departamento que a la vez estos tendrán solo un jefe. Y funcional por que vamos a tener entrenadores capacitados especializados en un área

                determinada de nuestro club.

                AUTORIDAD

                Autoridad de Línea:

                Manejaremos en nuestro club, una autoridad de línea, pues será superior- subordinado.

                Cada subordinado pertenecerá a un departamento, y este tendrá su encargado, existiendo un gerente general, que supervisará las actividades de sus gerentes de departamento.

                CENTRALIZACIÓN

                En VIP´s club seremos una empresa centralizada, todas las decisiones importantes y relevantes se tomarán en los altos niveles jerárquicos.

                Algunas decisiones serán:

                  • Aprobación de presupuestos.

                  • Cuidado de las finanzas, revisar los estados financieros.

                  • Fusión con otra empresa.

                  • Expedir o retirar acciones del mercado.

                  • Cambio de supervisor.

                  • Aceptación de un nuevo socio.

                TÉCNICAS DE ORGANIZACIÓN

                1.- Organigramas:

                2.- Diagrama de Procedimiento o de Flujo.

                Diagrama de un día de trabajo de un entrenador de basket ball

                INTEGRACIÓN

                TÉCNICAS DE RECURSOS HUMANOS

                1.- Reclutamiento:

                El proceso de reclutamiento que utilizaremos para tener a la persona precisa en el puesto mas indicado para su mejor desempeño dentro del puesto será empezando con la búsqueda del candidato adecuado por medio del recibimiento de solicitudes, eligiendo de ahí al nuevo empleado que ocupará la vacante y terminando cuando se reciben las mismas.

                Esta función es llevada acabo por el departamento de Recursos Humanos, encargado el gerente del mismo.

                Todo esto es con el fin primordial de llenar todos los puestos vacantes con un personal eficiente para un mejor desempeño en este inicio de labores ya que a mayor especialidad dará como resultado una mayor eficiencia.

                Métodos de Reclutamiento:

                Los principales métodos de reclutamiento que utilizaremos dentro de nuestra empresa:

              • Anuncios en la empresa: Este método será utilizado dentro del club ya que esta expuesto a todo tipo de persona que pueda interesarse en la vacante, ahorrándonos gran cantidad de tiempo, dinero y esfuerzo. Por medio de éste también nos evitaremos el ir a agencias de empleo y asociaciones profesionales. Este método es utilizado para el personal encargado de mantenimiento y servicios de poca relevancia.

              • Recomendaciones de los empleados de las empresas: Este método esta previsto para un futuro ya que en el inicio de labores no existe personal ocupando el puesto y que estos nos lleven a nuevos candidatos. Es un método importante pues los empleados recomendados tienen mas posibilidad de ser eficientes en las labores a realizar.

              • Instituciones Educativas: Creemos que este método es el de mayor importancia ya que se trataría con personas recién egresadas y sería moldeado de acuerdo a las necesidades del club, esperando la satisfacción del mismo llevándonos a la META deseada y al desarrollo individual de la persona.

              • Otra ventaja de las instituciones educativas para el reclutamiento es que los egresados serán personas altamente calificado dando como resultado satisfacción en los clientes.

                2.- Selección:

                El proceso de selección que manejaremos dentro de nuestra empresa será muy completo ya que utilizaremos un amplio proceso para cada vacante.

                Cada uno de los aspirantes a ocupar el puesto debe cumplir con los requerimientos exigidos de la empresa.

                Esta fase implica una serie de pasos que añade complejidad a la decisión de contratar y que consume cierto tiempo.

                Proceso de Selección: Este proceso se inicia cuando la persona solicita un empleo y terminará cuando se toma la decisión de contratar a uno de los solicitantes.

                Pasos del proceso de selección:

              • Recepción preliminar de solicitudes: Es el recibimiento de las solicitudes que los interesados nos otorgarán.

              • Pruebas de Idoneidad: Manejaremos una prueba para cada vacante sea el exacto para el puesto requerido para así poder evaluarlo y saber si cumple con los requisitos que necesitaremos.

              • Entrevista de Selección: Dentro de este paso llevaremos acabo una serie de entrevistas para cada uno de los aspirantes para darnos cuenta quien es el indicado para ocupar la vacante. Al hacer la entrevista a las personas, se tiene que preguntar lo mas que se pueda acerca de su persona para que la entrevista sea mas amplia y tener mas información acerca de ésta.

              • Verificación de Datos y Referencias: Comprobaremos que datos tanto laborales como profesionales dados por los aspirantes sean verídicos o no.

              • Examen Médico: Este es un requisito básico para que nuestro club ya que vendemos imagen o sea proporcionamos servicio y éste debe ser el mas confiable y saludable en nuestro ramo empresarial.

              • Entrevista con el supervisor: Es esencial esta parte ya que es el encargado de tener buena relación tanto con empleados como con los administrativos ya que calificará al personal docente para mantener la disciplina y distribuir el trabajo.

              • Descripción realista del puesto: Se detallará con manuales y explicaciones acerca del puesto ocupado para un mejor desarrollo individual y empresarial.

              • Decisión de Contratar: Creemos que este es el punto mas importante porque aquí es donde se decide si se contrata o no. Se abre un expediente con todo lo referente al candidato que ocupará la vacante. Todo esto es con el fin de hacer una buena selección ya que ésta nos llevará al éxito de la organización.

              • 3. Inducción:

                El programa de Inducción lo encabezará el Lic. Rubén García que es el gerente de Recursos Humanos, junto con sus supervisores, quienes darán la bienvenida a los nuevos trabajadores.

                Ël se encargará de mostrar el organigrama para que el nuevo integrante conozca donde queda ubicado su puesto, de quien depende y quien será su jefe inmediato.

                Se les dará una pequeña platica de la formación de la empresa y del inicio de labores, se les mostrará las instalaciones y las estructuras de las mismas y pueda ubicar las diferentes áreas.

                Por medio de una pequeña conferencia les mostraremos las políticas y misión y reglas de la empresa. Le enseñaremos las normas de seguridad que manejaremos y la ubicación de la enfermería, extinguidores, salvavidas, etc.

                Les presentaremos también de manera muy general a los demás empleados de la empresa para que se vayan familiarizando.

                Por ultimo, les daremos a conocer sus deberes específicos, como la ubicación de su puesto de trabajo, las labores a su cargo y el objetivo principal de su puesto.

                DIRECCIÓN

                TIPOS DE COMUNICACIÓN

                En VIP´s Club estaremos abiertos a las críticas y a todos los tipos de comunicación. Nosotros manejaremos la comunicación formal para hacer llegar a los empleados, la información que nosotros creamos conveniente. Por supuesto también existirá la comunicación informal entre los subordinados.

                Utilizaremos la comunicación vertical para dar ordenes y recibir quejas y reportes, y la horizontal la manejaremos en los niveles semejantes para darles a conocer juntas, con memorandums circulares, etc.

                SUPERVISIÓN

                Los supervisores estarán encargados de llevar una buena relación con los empleados ya que no solo les dan ordenes, informaciones o motivaciones sino también deben estar enterados de sus inquietudes, temores, deseos, etc.

                FUNCIONES DE LOS SUPERVISORES

                • Distribuir el trabajo

                • Calificar al personal.

                • Encaminar al grupo a la toma de decisiones

                • Recibir y tratar quejas.

                • Realizar informes y reportes.

                • Mantener la disciplina.

                • Trabajar coordinado con otros jefes.

                • Relacionarse con sus subordinados.

                • Checar puntualidad y asistencia del personal a su cargo.

                • Vigilar que los empleados cumplan satisfactoriamente con sus tareas.

                CONTROL

                TIPOS DE CONTROL

                Control de Mercado.

                Creemos que es necesario tener un control de mercado para así estar informados acerca de el mercado externo, acerca de la competencia y así nosotros saber si vamos bien en el desarrollo de nuestro trabajo en relación a la empresa y para poder corregir las cosas que no estén funcionando bien.

                Control Burocrático.

                Este tipo de control también es muy importante ya que éste se centra en la autoridad organizacional y depende de normas, procedimientos, políticas y estandarización de actividades para asegurar que mediante la autoridad, los empleados tengan un buen comportamiento y desempeñen de una manera eficiente sus labores.

                Control preventivo

                Buscaremos, en la medida de lo posible prevenir los problemas que se presenten en la empresa, para esto pondremos en funcionamiento programas de mantenimiento preventivo a todo el club, desde sus áreas verdes hasta las áreas deportivas, dedicando a ello un día a la semana.

                Crearemos un puesto entre los entrenadores al cual llamaremos relevo, éste se encargará de suplir a algún entrenador cuando, por cualquier motivo llegue a ausentarse.

                Tendremos en el almacén equipo de trabajo, desde herramientas hasta equipos de entrenamiento, con la finalidad de que si en algún momento se llega a descomponer un aparato se pueda reemplazar de manera inmediata.

                Control concurrente

                Tendremos varios supervisores estratégicamente distribuidos para que mantengan un control directo sobre las acciones de los empleados y puedan corregir sus acciones si así lo creen necesario.

                Control de retroalimentación

                Cada mes, en las juntas de la asamblea de administradores analizaremos los estados financieros para tomar decisiones en cuanto a lo que contabilidad de la empresa se refiere. De igual manera revisaremos los reportes de actividades para localizar de esta manera los puntos en los cuales no se logra el desempeño anteriormente fijado y buscar la manera de alcanzar la norma establecida.

                IMPORTANCIA DEL CONTROL

                El control es muy importante ya que los niveles superiores o gerentes pueden darse cuenta si las metas o propósitos que se establecieron como empresa se están cumpliendo o no y si no se están cumpliendo, averiguar porque para poder darle alguna solución al problema

                ANEXOS

                PLANO

                1.- VESTIDORES

                2.- BAÑOS

                GIMNASIO DE BASKET BALL

                ÁREA DE PESAS Y AEROBICOS

                CANCHAS DE RAQUET BALL

                VESTIDORES ENTRADA INFORMES Y OFICINAS

                PRIVADOS CAFETERÍA RECEPCIÓN

                LOGO

                'Proceso administrativo'

                'Proceso administrativo'

                REVISAR EL EQUIPO

                FIN

                CHECAR LA SALIDA

                REVISAR EL EQUIPO

                LLENAR REPORTE

                COMENZAR SESIONES

                NOTIFICAR A ALMACÉN

                EQUIPO COMPLETO?

                ALGÚN PROBLEMA?

                AVISAR A INTENDENCIA

                IR AL ÁREA DE TRABAJO

                REVISAR EL ÁREA

                VESTIRSE EL UNIFORME

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