Proceso administrativo

Funciones. Administración. Ciencia administrativa. Plan. Organización. Influencia. Control. Ventajas. Liderazgo. Motivación

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Proceso Administrativo

Es la coordinación de todos los recursos humanos y materiales para el logro de objetivos.

Se integra por cuatro funciones básicas, las cuales son:

  • Planeación

  • Implica la elección de las tareas que deben ser ejecutadas para alcanzar las meras organizacionales, esbozando la forma en la que dichas tareas deben ser realizadas, e indicando el momento en el que se deben ejecutar. Lo que interesa a los administradores es el éxito organizacional en el futuro cercano así como el éxito en el futuro distante.

  • Organización

  • Se concibe como la asignación de tareas desarrolladas durante la planeación a diversos individuos o grupos dentro de la empresa. Esta función crea los mecanismos para poner los planes en acción. Las tareas están diseñadas de tal forma que el rendimiento individual contribuya al éxito de los departamentos, el cual contribuirá al éxito general de la organización.

  • Influencia

  • También conocida como liderazgo o motivación, y se relaciona principalmente con las personas dentro de las organizaciones. El propósito final de la influencia es incrementar la productividad.

  • Control

  • Es en la cual los administradores:

  • reúnen informaciones que miden el desempeño actual dentro de la organización

  • comparan el desempeño

  • y determinan si la organización debe de ser modificada para satisfacer los estándares de preestablecidas.

  • Los administradores reúnen continuamente información, hacen sus comparaciones, a fin de encontrar nuevas formas de mejorar la producción a través de modificaciones organizacionales.

    PLANEACIÓN

    • Ventajas y desventajas potenciales

    Una de sus ventajas es que ayuda a estudiar a los administradores a estar orientados hacia el futuro. Estos se ven más forzados a ver más allá de sus problemas normales o cotidianos para proyectar lo que sucederá en el futuro. Una segunda ventaja es la coordinación de las decisiones. Una tercera ventaja es que pone de relieve los objetivos organizacionales.

    Sin embargo, la planeación no es bien ejecutada, puede tener varias desventajas. Por ejemplo:

    Un programa de planeacion demasiado largo, demandara más tiempo de los administradores; los administradores deben de tener un equilibrio entre el tiempo de plantación y el tiempo que pasan en sus demás funciones.

    • Primicia de la planeación

    La planeación es la función que debe de ser ejecutada primeramente, pues las demás funciones están interrelacionadas y dependen de la planeación.

    • Planeación estratégica

    Es la planeacion a largo plazo que enfoca a la organizazacion como un todo. El largo plazo se define usualmente como un periodo que se extiende de 3 a 5 hacia el futuro. Por tanto, los administradores están tratando de determinar lo que la organización debe hacer para tener éxito en un punto situado en el periodo establecido.

    • Planeación táctica

    Consiste en formular planeas a corto plazo que pongan de relieve las operaciones actuales de las diversas partes de la organización. El corto plazo de define como el periodo de tiempo de 0 meses a 1 año en el futuro.

    • Pasos del proceso de planeación

    El proceso de planeación incluye 6 pasos principales:

  • Formación de objetivos organizacionales

  • Se necesita un claro planteamiento de los objetivos de la organización para que empiece la planeación, puesto que se centra en la forma en que el sistema administrativo alcanzara las metas.

  • Alternativas para alcanzar objetivos

  • Una vez que los objetivos organizacionales han sido planeados, los administradores deben de hacer una lista de todas las alternativas que estén disponibles para alcanzar esos objetivos.

  • Desarrollo de premisas

  • Es la factibilidad de usar cualquier alternativa para el alcance de objetivos organizacionales, en las cuales se basa la alternativa.

  • Elección de la mejor alternativa

  • Se basa en un proceso de eliminación de premisas, si una alternativa es errónea, se descarta.

  • Desarrollo de planes

  • Después que la alternativa ha sido elegida, los administradores empiezan a desarrollar sus planes en la realidad. Los planes a largo y a corto plazo, se desarrollan en este momento.

  • Puesta en marcha

  • Una vez que los planes han sido desarrollados, se encuentran listos para ser puestos en marcha. Los planes deben de proporcionar a la organización instrucciones para las actividades a corto y largo plazo.

    ORGANIZACIÓN

    • El proceso de organización

    Este proceso consta de 5 pasos los cuales son:

  • Reflexionar los planes y objetivos

  • Establecer las tareas

  • Dividir las principales tareas en subtareas

  • Asignar cursos y directrices para las subtareas

  • Evaluar la estrategia de organización implementada

    • El subsistema de organización

    Su principal objetivo es facilitar el logro de las meras del sistema administrativo general proporcionando un enfoque racional para el uso de los recursos organizacionales.

    • Estructura

    La estructura de la organización se representa principalmente por un organigrama. Tradicionalmente un organigrama se construye en forma de pirámide, donde los rangos más altos se ubican en la parte superior, mientras que los de mas bajo rango, se ubican en la parte inferior.

    Estructura formal es la relación que existe entre los recursos organizacionales tal como las definio la administración. Esta estructura, se representa principalmente por el organigrama.

    Estructura informal se define como los patrones de relaciones que se desarrollan debido al contacto informal de los miembros de la organización. La estructura informal evoluciona en forma natural y tiende a ser moldeada por normas individuales, valores o relaciones sociales.

    • Función

    Es el tipo de actividad que está siendo ejecutada. Las principales categorías en las cuales se dividen las funciones incluyen mercadotecnia, producción y finanzas. La estructura por funciones departamentaliza a los trabajadores y a otros recursos conforme a los tipos de actividades que estén siendo ejecutadas.

    • Producto

    La estructura organizacional que se basa principalmente en el producto departamentaliza los recursos conforme a los productos que estén siendo manufacturados. A medida que el sistema administrativo manufactura más y más productos se vuelve cada vez mas difícil coordinar las actividades entre dichos productos. Esta organización permite a los administradores agrupar en forma lógica los recursos necesarios para producir cada producto.

    • Territorio

    Departamentaliza conforme al lugar en el que se está haciendo el trabajo o conforme al área geográfica de mercado en la cual se centra el sistema administrativo. A medida que las áreas de mercado y las localidades de trabajo se expanden, el espacio físico entre diversos lugares puede hacer que la tarea administrativa se vuelva extremadamente compleja.

    • Clientes

    La estructura que se basa principalmente en el cliente establece departamentos en respuesta a los principales clientes del sistema administrativo. Esta estructura supone que los principales clientes pueden ser divididos e identificados en categorías lógicas.

    • Proceso de manufactura

    La estructura que se basa principalmente en el proceso de manufactura departamentaliza los elementos conforme a las principales fases del proceso usado para manufacturar los productos.

    INFLUENCIA

    Es el proceso que sigue para guiar las actividades de los miembros de la organización en direcciones apropiadas. Las direcciones apropiadas son aquellas que conducen al logro de los objetivos del sistema administrativo. La influencia implica el centrarse en los miembros de la organización y tratar con aspectos tales como la moral, arbitraje de conflictos y desarrollo de buenas relaciones de trabajo entre individuos.

    • Comunicación

    Es el proceso de compartir información con otros individuos. Puesto que la comunicación es una herramienta administrativa de uso común que a menudo se cita como la habilidad responsable del éxito de un administrador, es extremadamente importante que los candidatos a administradores estén familiarizados con la forma en que se comunican los administradores.

    • Comunicación interpersonal

    Para tener éxito en la comunicación interpersonal, los administradores deben entender la forma en que funciona la comunicación interpersonal; la relación entre la retroalimentación y la comunicación personal; la importancia de la comunicaron personal verbal comparada con la no verbal.

    • Comunicación interpersonal en las organizaciones

    Para ser comunicadores efectivos, los administradores no solamente deben entender solamente los conceptos de comunicación interpersonal más generales, sino que, también las características de la comunicación dentro de la organización.

    La comunicación organizacional empezó a recibir un estudio sistemático a partir de la segunda guerra mundial. Esta comunicación logró avances significativos en áreas tales como teoria matematica de la comunicación y teoria conductual de la comunicación.

    • Liderazgo

    Es el proceso de dirigir el comportamiento de otros hacia el logro de algún objetivo. Consiste en hacer que las cosas se realicen a través de las personas.

    • Motivación

    Es el estado interno de un individuo que lo hace comportarse en una forma que se asegure el logro de alguna meta. Explica por que las personas se comportan en la forma en la que lo hacen. Los administradores, deben entender el comportamiento de los miembros de la organización para influir en ellos y así poderlos conducir a la meta.

    • Administradores de grupos

    El estudio de los grupos es importante para los administradores, puesto que la componente común de las organizaciones son las personas y porque la técnica más común de para realizar actividades de trabajo es dividir a las personas en grupos. A continuación se enumeran algunas importancias del grupo:

  • Los grupos existen en todo tipo de organización.

  • Los grupos participan inevitablemente en todas las facetas de la existencia organizacional.

  • Los grupos pueden causar consecuencias deseables o indeseables dentro de la organización.

  • Entender los grupos puede ayudar a los administradores a elevar la probabilidad de que los grupos con los cuales trabajan generen consecuencias deseables dentro de la organización.

  • Grupos formales

    Es aquel que existe en la organización en virtud de un decreto administrativo para ejecutar tareas que facilitan el logro de los objetivos organizacionales.

    Grupos informales

    Este tipo de grupo, puede existir en la organización, pero se desarrollan de forma natural a medida que las personas interactúan entre sí. Estos grupos no son formalmente reconocidos en la administración.

    CONTROL

    Consiste en hacer que algo pase en la forma que se planeó que pasara. Tal como implica esta definición, la planeación y el control son virtualmente inseparables. De hecho, la planeación y el control son inseparables y los han denominado “los gemelos siameses de la administración”.

    • Control y accion de controlar

    Es sencillamente el proceso que siguen administradores para llegar al control, según Mockler, a accion de controlar puede definirse como:

    Un esfuerzo sistematico realizado por la administración de la empresa a fin de comparar el rendimiento con los estandares, planes y objetivos preestablecidos a fin de determinar si tal desempeño es acorde con estas normas y presumiblemente para tomar cualquier medida correctiva que se requiera para asegurarse de que los recursos humanos y los demás recursos de la organización están siendo usados en forma efectiva y eficiente posible en términos de logro de los objetivos de la empresa.”

    • Tipos de control

    Existen 3 tipos de control, los cuales son:

  • Precontrol

  • Control concurrente

  • Control retroalimentativo

  • Precontrol

    Es el que se realiza antes de que el trabajo sea ejecutado. Este tipo de control elimina desviaciones significativas en cuanto a los resultados deseados del trabajo antes de que ocurran. A este respecto, la administración crea politicas, procedimientos y reglas encaminados a eliminar el comportamiento que causará resultados de trabajos futuros de naturaleza indeseable.

    Control concurrente

    Se realiza a medida que el trabajo está siendo ejecutado. No solo se relaciona con el desempeño humano, sino tambien con las areas tales como el rendimiento del equipo o la apariencia de los departamentos.

    Control retroalimentativo

    El control que se centra en el desempeño organizacional pasado. Cuando se ejerce este tipo de control, los administradores están en realidad tratando de tomar una medida correctiva dentro de la organización contemplando la historia de la organización en el transcurso de un periodo especifico. Esta historia puede concentrarse en solo un factor, como los niveles de inventarios, o en las relaciones entre muchos factores, como la utilidad neta antes de impuestos, el volumen de ventas y los costos de comercialización.

    • Trabajo del contralor

    El contralor tiene como responsabilidad de asistir a los administradores de la linea en funcion de control reuniendo la información apropiada generando los resultados necesarios que reflejen esta información.

    • Poder

    Es la medida con la cual un individuo va a influir en los otros de forma tal que respondan a las órdenes emitidas.

    • Poder total de un administrador

    Está formado por dos diferentes tipos; el poder del puesto y el poder personal. El primero es el derivado del rango que tiene en el organigrama, el segundo es el que se deriva de las relaciones de un administrador con otros.

    • Barreras potenciales para el control exitoso

    No dar excesiva importancia al corto plazo

    Frustrar a través del control

    No descuidar las circunstancias atenuantes

    Mantener las actividades de control en perspectiva adecuada

    El control es un medio, no un fin

    • Forma para que el control tenga éxito

    El control debe ajustarse a la situación

    Uso de los controles para lograr muchos fines

    Actuar rápidamente con base en información

    Hacer que se entienda el control