Procedimientos

Son aquellos planes que señalan la secuencia cronológica mas eficiente para obtener los mejores resultados en cada función concreta de una empresa.

Los procedimientos son como “el seccionamiento” funcional de cada acto administrativo. La última división, en

opinión de muchos, se da en los “métodos”, que corresponden a unidades de acción de suyo indivisibles. Pero los métodos son ya mas bien de carácter técnico y no siempre administrativos; en cambio, el procedimiento formado de varios métodos que se articulan en una secuencia, si lo es.

Los procedimientos se dan en todos los niveles de una empresa, pero son lógicamente mas numerosos en los niveles de operación, a diferencia de las políticas, que se forman en los niveles altos.

Es característica de los procedimientos que en muchas ocasiones, pasen por distintos depto., que se hallen bajo distintas autoridades. Ello hace necesario que deban fijarse con mayor precisión.

Los procedimientos tienden a formar “rutinas” de actividades que de otra manera, requerirán estudio, discusión, etc., en cada caso; por ello permiten que el trabajo de administradores mas calificados puedan encomendarse a otros que lo sean menos.

REGLAS

Presupuestos

Es un plan de ingresos, de egresos o de ambos, de dinero, personal, artículos comprados, asuntos de ventas, o de cualquier otra entidad que el gerente crea que al determinar el futuro curso de acción ayudará en los esfuerzos administrativos.

Los presupuestos son planes, pero se usan tanto para controlar que muchos los consideran como un medio de control. El término presupuestar designa al control por medio del control. El término presupuesto viene primero; igual que en cualquier esfuerzo planeación-control, la planeación precede al control. Además un presupuesto se puede utilizar para autorizar gastos, porque un jefe de depto. puede gastar la cantidad presupuestada para cada renglón sin pedir autorización. En este sentidos el presupuesto se está practicando.

TIPOS DE PRESUPUESTO

Ejemplo de presupuesto de entrada de efectivo

Programas

Son aquellos planes en los que no sólo se fijan los objetivos y la secuencia de operaciones, sino principalmente el tiempo requerido para realizar cada una de las partes.

De acuerdo a su función pueden ser:

• generales. Cuando abarcan a toda la organización

• particulares. Cuando se refieren a un departamento en particular.

De acuerdo al tiempo pueden ser:

• a corto plazo. Son para un mes hasta un año

• a largo plazo. Son los que exceden de un año

REGLAS

GRAFICA DE GANTT

Ejemplo de diagrama de Gantt simplificado

El siguiente ejemplo simplificado muestra un diagrama de Gantt que se podría utilizar en un proyecto. Imaginemos que hay cuatro personas trabajando en un proyecto con los días de trabajo que se muestran a continuación. Por ejemplo, Juan está ocupado durante el período que acaba el 1 de enero, libre durante el período que termina el 1 de febrero y, a continuación, ocupado todo el tiempo hasta el 1 de mayo.

Figura 1. Datos de entrada de ejemplo de un diagrama de Gantt simplificado

El complemento ofrece una enorme flexibilidad, ya que deja la interpretación de los datos de la tabla al usuario. Por ejemplo, en la tabla anterior, los nombres de las personas podrían haber correspondido de manera similar a tareas individuales.

Del mismo modo, la interpretación de las fechas que aparecen en la parte superior del gráfico también puede ser modificada por el usuario del complemento. Cada columna representa un período que comienza o termina en la fecha especificada. Por último, las fechas pueden ser fechas, tal y como sucede en este ejemplo, o sencillamente un número que indique la cantidad de días, semanas, meses o años que han transcurrido desde el inicio del proyecto.

Diagrama de Gantt correspondiente a la información de la figura 1: