Procedimientos de adquisiciones

Recursos materiales. Padrón de proveedores. Normas y políticas

  • Enviado por: Chakal
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  • País: México México
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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES

OBJETIVO.

Realizar gestiones para proporcionar los recursos materiales a las determinados departamentos y sucursales de la organización de acuerdo al presupuesto de esta misma.

FUNCIONES.

1.- Tramitar las gestiones de adquisición de bienes de los departamentos incluidos las sucursales de las organización.

2.- Supervisar que se proporcionen los bienes solicitados, recepcionando, cotizando y verificando la disponibilidad del presupuesto.

3.- Elaborar ordenes para la dotación inmediata del proveedor hacia los departamentos, del material que esta ultima lo solicite.

4.- Supervisar la elaboración de la relación de facturas de proveedores que proporcionan los bienes y turnarlas a el departamento de finanzas para su pago respectivo.

5.- Analizar e instrumentar las bases y los lineamientos que imperarán en los concursos de los proveedores.

6..- Elaborar el registro del padrón de proveedores de la organización con sus requisitos legales.

7.- Controlar y reportar la disponibilidad del presupuesto.

8.- Supervisar el avance de los programas encomendados al departamento.

9.- Acordar con el gerente los asuntos que se generen en la esfera de su competencia.

10.- Coordinar y supervisar al personal a su cargo, distribuyendo cargas de trabajo y evaluando su funcionamiento.

11.- Realizar las actividades que le sean encomendadas por el gerente o subgerente en la esfera de su competencia.

12.- Realizar los cambios y mejores y demás medios tendientes a incrementar la productividad, eficiencia y eficacia del departamento a su cargo.

13.- Proponer candidatos para la contratación, capacitación desarrollo, promoción y adscripción del personal a su cargo.

ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES

Tramitar las gestiones de Adquisición de Recursos Materiales

Los departamentos y sucursales de la organización.

OBJETIVO.

Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales sus respectivos requerimientos materiales.

NORMAS Y POLÍTICAS.

1.- Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos, y tienen por objeto establecer los lineamientos de carácter general que deberán seguirse en relación a las adquisiciones de recursos materiales.

2.- Para efecto de las siguientes normas y políticas se entiende por:

RECURSOS MATERIALES: Todos aquellos bienes considerados como medios o instrumentos para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos y sucursales, ya sean instrumentales o de consumo, tales como, material de papeleria, muebles de oficina, etc.

ADQUISICIÓN DIRECTA: Gestionar los trámites con un proveedor en específico para obtener los recursos materiales que servirán para el desarrollo de las actividades que realizan los departamentos de las organización.

3.- El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar los tramites de adquisición de recursos materiales para los departamentos de la organización.

4.- Toda petición de recursos materiales será responsabilidad de los gerentes de cada departamento, proporcionando al departamento de adquisiciones un listado trimestral de necesidades, así también se solicitará mediante un oficio.

5.- Se podrá adquirir en forma directa cuando el monto de lo que se pretende comprar sea hasta $15,000 más I.V.A., cuando exceda estas cifras se realizará por invitación a cuando menos tres proveedores.

6.- Cuando la adquisición sea de bienes muebles e inmuebles se efectuará únicamente con la debida autorización del gerente de la organización.

7.- Cuando el bien sea adquirido se mandará la factura al departamento de finanzas para el efecto de pago a si como tambien una copia para el departamento de adquisiciones para el efecto de control patrimonial de la organización.

8.- La adquisición de recursos materiales se realizará a traves del formato “Orden de Compra” (001) en original y copia, anexando la autorización del presupuesto (002) en original y copia.

ADQUISICIONES

RESPONSABLE

FORMATOS

DISTRIBUCIÓN

Recibe oficio de solicitud y relación de necesidades.

Registra los datos de la solicitud en la libreta para efecto de control, y se archiva.

Consulta y analiza el padrón de proveedores para efectos de compra.

Envía relación de necesidades para cotizar.

Recibe, analiza y cotiza la relación de necesidades.

Envía Cotización.

Recibe y analiza cotización.

Verifica la disponibilidad del presupuesto

SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora oficio notificando al depto. solicitante.

SI EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal.

Recaba firma de autorización del jefe del depto. de adquisiciones, en el ejercicio presupuestal y en la orden de compra.

Envía orden de compra y ejercicio presupuestal.

Recibe y autoriza ejercicio presupuestal y turna.

Recibe y envía documentos

Recibe documentos (orden de compra y ejercicio presupuestal).

Turna orden de compra.

Recibe orden de compra y elabora factura.

Turna documentos.

Recibe factura y orden de compra.

Distribuye documentos según afectación presupuestal.

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Proveedor.

Proveedor.

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de finanzas.

Departamento de adquisiciones

Departamento solicitante.

Departamento solicitante.

Proveedor.

Proveedor

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Oficio. relación de necesidades.

Oficio.

Relación de necesidades.

Relación de necesidades.

Cotización.

Cotización.

Oficio.

001.

002.

001.

002.

001.

002.

002.

001.

002.

001.

002.

001.

001.

factura

001.

Factura

Original.

Original.

Original Expediente de Adquisiciones.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original y copia

Original y copia

Original y copia

Original y copia

Original y copia

Original y copia y copia-departamento.

Original.

Original

Original

Original

Original

ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES.

Tramitar las gestiones de adquisición de recursos materiales de los departamentos y sucursales de la organización.

OBJETIVO.

Proporcionar a los diversos departamentos y sucursales de la organización, sus respectivos requerimientos materiales; con el proceso de invitación a cuando menos tres proveedores analizar la mejor oferta y calidad, de esta manera comprar al mejor postor.

NORMAS Y POLÍTICAS

1.- Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los departamentos y sucursales, y tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter general con relación a la adquisición de recursos materiales por invitación a cuando menos tres proveedores.

2.- Para efectos las siguientes normas y políticas se entiende por:

INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES:

Adquisición donde se invita por escrito a por lo menos tres proveedores para que exponga su oferta y calidad y se adquiera el bien al mejor postor.

3.- El departamento de adquisiciones, tendrá la facultad de realizar la adquisición de recursos materiales para los departamentos y sucursales de la organización.

4.- Será responsabilidad de cada jefe de departamento, solicitar sus necesidades de recursos materiales a través de un oficio.

5.- Se adquirirá por invitación a cuando menos tres proveedores cuando el monto de lo que se pretende comprar sea de $20,000 hasta $60,000 mas I.V.A. .

6.- La adquisición de bienes mueble e inmuebles se afectará con la debida autorización del gerente.

7.- Una vez adquiridos los productos se envía la factura al departamento de finanzas para su respectivo pago.

8.- La adquisición de recursos materiales se realizará a través del formato de “Orden de pago” (001) en original y copia, anexando el formato de “Autorización de ejercicio presupuestal” (002), en original y copia.

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

FORMATOS

DISTRIBUCIÓN

Recibe y turna solicitud de necesidades por parte de los departamentos y sucursales.

Recibe y analiza solicitud y procede a la invitación a cuando menos tres proveedores.

Verifica el padrón de proveedores para efectos de compra.

Elabora y envía invitación a cuando menos tres proveedores y archiva copia.

Recibe y analiza invitación.

Elabora y envía cotización.

Recibe, analiza cotización y archiva.

Elige al mejor postor para la adquisición.

Verifica la disponibilidad del presupuesto.

SI NO EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora oficio notificando al departamento solicitante.

SI EXISTE DISPONIBILIDAD PRESUPUESTAL:

Elabora orden de compra y ejercicio presupuestal.

Recaba la firma del gerente y del jefe del depto. de finanzas.

Envía ejercicio presupuestal.

Recibe, autoriza y turna ejercicio presupuestal.

Recibe y envía documentos.

Recibe orden de compra y adquiere lo solicitado con el proveedor, entregando la orden.

Recibe orden de compra y envía la factura.

Recibe la factura y orden de compra y archiva.

Envía documentos al depto. de finanzas.

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Proveedor

Proveedor

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de finanzas y gerencia

Departamento de adquisiciones

Departamento solicitante.

Proveedor

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Oficio.

Oficio.

Oficio.

Oficio.

Cotización

Cotización

Oficio.

001.

002.

001.

002.

002.

002.

001.

002.

001.

001.

001.

factura

002.

factura

001.

Original

Original.

Original- expediente de adquisiciones.

Original.

Original.

Original-Expediente de adquisiciones.

Original. Copia Expediente de adquisiciones.

Original y copia

Original y copia.

Original y copia

Original y copia.

Original y copia.

Copia-expediente de adquisiciones.

Original y copia.

Original y copia.

Original copia expediente de adquisiciones

Original

Original

Original.

REGISTRO EN EL PADRÓN DE PROVEEDORES

OBJETIVO

Mantener actualizado el padrón de proveedores, para consultarlo cuando se necesite adquirir bienes y servicios solicitados por alguna dependencia.

NORMAS Y POLÍTICAS

1.- Las presentes normas y políticas son de observancia obligatoria para los proveedores que desean suministrar bienes y servicios a la organización así como también a las sucursales, y tiene por objeto establecer los lineamientos de carácter general para inscribirse al padrón de proveedores.

2.- Para efecto de las siguientes normas y políticas se entenderá por:

PROVEEDORES: Son empresas o comercios que suministran bienes y servicios a otras empresas para el buen desempeño de las actividades.

PADRÓN DE PROVEEDORES: Relación nominal de las empresas y comercios que suministran bienes y servicios a nuestra empresa.

3.- El departamento de adquisiciones se encargará de registrar a los proveedores de bienes y servicios de los departamentos de la empresa a fin de integrar un padrón de proveedores clasificándolos por su actividad, capacidad técnica y ubicación de este padrón.

Solo se podrán celebrarse pedidos o contratos con los proveedores escritos en el padrón. El carácter de proveedor se adquiere con la oportuna inscripción en el departamento de adquisiciones de la organización.

4.- El departamento de adquisiciones deberá actualizar periódicamente el padrón de proveedores.

5.- Es responsabilidad de los interesados pertenecen al padrón de proveedores, cumplir con los procedimientos de llenado de los formatos, y cubrir con el pago correspondiente para inscribirse y acreditarse en dicho padrón.

6.- La cédula del proveedor seré firmada por el jefe del depto. de adquisiciones y en ausencia del antes mencionado será el gerente de la organización.

7.- Los datos generales del proveedor los obtiene el departamento de adquisiciones mediante el formato “padrón de proveedores con sus datos generales” (003).

8.- Para integrarse al padrón el interesado deberá presentarse en el departamento de adquisiciones los requisitos mencionados en el formato “trámites de solicitudes de registro al padrón de proveedores de la empresa “X”.(004), y pagar el derecho.

9.- La empresa “X” a través de su departamento de adquisiciones entrega al proveedor el formato “Cedula de registro en el padrón de proveedores de la empresa “X”, (005).

ACTIVIDADES

RESPONSABLE

FORMATOS

DISTRIBUCIÓN

Entrega formatos para datos de generales y orden de pago.

Recibe y llena los formatos y realiza el pago.

Cobra la orden de pago y entrega recibo oficial.

Recibe y entrega formatos y recibo del pago.

Recibe formatos y recibo.

Archiva copia de recibo oficial.

Elabora y entrega cedula de proveedor con los sellos de la empresa para su validación.

Recibe la cedula

Saca copia y captura la cedula en el sistema.

Departamento de adquisiciones

Proveedor

Departamento de finanzas.

Proveedor

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Departamento de adquisiciones

Proveedor

Departamento de adquisiciones

003.

004.

005.

003.

004.

005.

004.

004.

003.

recibo.

003.

004.

recibo.

Recibo.

005.

005.

005.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original.

Original

Original

Original y recibo

Original

Original

Original y copia.

Copia.

Original.

Original.

Original.

ÍNDICE

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS DE ADQUISICIONES

DEPARTAMENTO DE ADQUISICIONES.

OBJETIVO.

FUNCIONES.

ADQUISICIÓN DIRECTA DE RECURSOS MATERIALES.

OBJETIVO.

NORMAS Y POLÍTICAS.

PROCESO.

ADQUISICIÓN DE RECURSOS MATERIALES POR INVITACIÓN A CUANDO MENOS TRES PROVEEDORES.

OBJETIVO.

NORMAS Y POLÍTICAS.

PROCESO.

REGISTRO DEL PADRÓN DE PROVEEDORES.

OBJETIVOS.

NORMAS Y POLÍTICAS.

PROCESO.

DIAGRAMA DE FLUJO.