Procedimientos administrativos

ALMACENES FARMACEUTICOS

1. INTRODUCCION

Los almacenes de medicamentos mayoristas sirven de mediación entre laboratorios fabricantes (industria farmacéutica: las más importantes están en Alemania y EE.UU.) y las oficinas de farmacia legalmente autorizadas.

Los almacenes facilitan la distribución de especialidades farmacéuticas y de sustancias medicinales destinadas a constituir medicamentos, así como también se encargan de distribuir distintos productos parafarmacéuticos.

2. FUNCION PRINCIPAL DE LOS ALMACENES FARMACEUTICOS

La función principal de los almacenes farmacéuticos es el control de las existencias de productos farmacéuticos y parafarmacéuticos con el fin de facilitar una buena gestión de suministros para que en un determinado momento las oficinas de farmacia puedan disponer de los productos con la mayor brevedad posible.

3. DEFINICION DE STOK

El stock es el conjunto de artículos acumulados en espera de su utilización posterior, más o menos próxima, y que permite el suministro a los usuarios en la medida de sus necesidades, sin imponerles retrasos de la entrega de los proveedores.

Cuando este suministro no es posible se habla de “rotura de stock”.

4. CLASIFICACION DE LOS PRODUCTOS

Los productos almacenados, tanto en una oficina de farmacia como en un almacén farmacéutico, deben estar separados y debidamente clasificados.

La clasificación puede hacerse de distintas formas:

5. CONDICIONES AMBIENTALES: LUZ SOLAR, HUMEDAD Y TEMPERATURA

Los medicamentos necesitan unas condiciones ambientales especiales para su conservación. Los factores ambientales a tener en cuenta:

• Conservar a temperatura ambiente: 15 - 22º C

• Conservar en lugar seco y fresco: 8 - 15º C

* Conservar refrigerado: 2 - 8º C

• Conservar congelado: De -10 a -20º C

6. TIPOS DE ALMACENES DE DISTRIBUCION FARMACEUTICA

Desde que un producto farmacéutico es elaborado hasta que se pone en manos del paciente, dicho producto ha tenido que pasar necesariamente las siguientes etapas:

CLASIFICACIÓN DE LOS ALMACENES DE DISTRIBUCIÓN FARMACÉUTICA:

Almacenes de capital farmacéutico:

Son la mayoría, veremos 2 grupos:

Son almacenes de especialidades farmacéuticas cuyos propietarios son farmacéuticos, que generalmente constituyen una empresa de la que son dueños.

Son entidades farmacéuticas acogidas a la ley de cooperativas y sus socios se benefician del sistema cooperativo porque perciben una parte de los beneficios económicos producidos.

Almacenes de capital no farmacéutico:

Consorcios:

Son empresas de distribución farmacéutica que han sido constituidas por empresarios no farmacéuticos.

* Las cooperativas farmacéuticas son el tipo de almacén más difundido y numeroso, por ello nos vamos a centrar en este tipo.

7. OBJETIVOS DE LA SOCIEDAD COOPERATIVA

Una sociedad cooperativa es una empresa donde cada socio tiene un voto, y el capital de esta empresa es variable por los constantes ingresos y bajas de socios que se producen. El Presidente es una persona que participa en la cooperativa con el mismo capital que cualquier otro socio.

El objetivo principal de la sociedad cooperativa es aportar ventajas económicas, profesionales y sociales a los socios que pertenecen a dicha cooperativa y que serían difíciles de conseguir de manera individual.

8. ESQUEMA ORGANIZATIVO DE LA SOCIEDAD COOPERATIVA

El esquema organizativo cooperativo depende del volumen de ventas de la misma, así como el número de sucursales que tenga la cooperativa.

Vamos a ver el esquema básico que debería tener una empresa de alto volumen de ventas. Las cooperativas pequeñas, que suelen estar reducidas al ámbito provincial, no cuentan con una estructura organizativa tan compleja.

Esquema organizativo:

CARGOS PERSONALES:

• Transitorios:

• Presidente (votación de los socios)

• Consejo Rector (equipo que preside el Presidente)

• Profesionales:

• Gerente

• Director técnico

• Adjunto a la dirección técnica

DEPARTAMENTOS FUNCIONALES:

• Dpto. Administrativo

• Dpto. de proceso de datos

• Dpto. comercial

• Dpto. de comercio exterior

• Dpto. de comunicación

• Dpto. de personal

• Dpto. de recursos humanos

9. CARGOS PERSONALES

En general todas las cooperativas, grandes o pequeñas, disponen de estos cargos personales.

Con respecto a los cargos transitorios el Presidente, según la Ley de cooperativas actual, es el representante legal de la sociedad y tiene, junto con el Consejo Rector, toda la responsabilidad de la misma.

En cuanto a los cargos profesionales:

• Gerente: Es el responsable de los negocios de la cooperativa, es decir, el que responde de que las cuentas salgan bien.

• Director técnico y adjunto a la dirección: las funciones de ambos cargos son:

10. DEPARTAMENTOS FUNCIONALES

No todas las cooperativas poseen todos los tipos de departamentos. Ello depende de si tienen alto volumen de ventas o no.

- Dpto. Administrativo:

Este dpto. se encarga de realizar la contabilidad diaria de la empresa, de tal manera que esto posibilite, en función del estado de cuentas de la cooperativa, la toma de decisiones apropiadas en cada situación por parte de la dirección.

- Dpto. de proceso de datos:

Al frente de este dpto. está normalmente un ingeniero de telecomunicaciones. A partir del nacimiento de la multiprogramación (ordenadores capaces de realizar varias tareas a la vez y de actualizar datos en el momento en el que se producen), de la aparición de las bases de datos y de la microinformación en general, se han desarrollado de forma importante todas las aplicaciones de las cooperativas: contabilidad, mensajes, proveedores, cooperadores, facturación, devoluciones y nóminas.

- Dpto. comercial:

Al principio de establecerse las cooperativas no existía este dpto. como tal, y el trato con el cliente recaía casi exclusivamente en empleados como telefonistas, repartidores que llevaban los medicamentos a las farmacias, etc. Tampoco existía una relación directa entre cliente y almacén proveedor y se realizaban las compras de un modo rutinario de acuerdo a las condiciones comerciales estandarizadas (normalizadas). Todos los laboratorios facturaban a 30 días fecha de las facturas, sin contemplar ningún tipo de bonificación o descuento. El marketing (técnica de venta de productos) en cualquiera de sus facetas ni se conocían en la práctica.

De ahí que se creara este dpto. y apareciera la figura del director comercial al frente del mismo, el cual cuenta con un equipo de farmacéuticos y visitadores especializados que han de cumplir las previsiones de ventas que se establecen a principios de año.

Los farmacéuticos que trabajan en este dpto. se dedican a la atención personalizada de los socios clientes con visitas periódicas y sistemáticas, mientras que los visitadores especializados llevan generalmente la línea de parafarmacia y se encargan de llevar a las farmacias asignadas las ofertas y recogen todo tipo de sugerencias.

- Dpto. de comercio exterior:

Este dpto. se encarga de todo lo relativo a la exportación e importación de productos farmacéuticos a países distintos del nuestro.

Está constituido por un grupo de personas que deben hablar distintos idiomas y que recibe una formación específica en cuanto a la legislación de otros países.

- Dpto. de comunicación:

Su función es establecer la comunicación y el seguimiento del personal de la cooperativa. Relacionarse con los restantes trabajadores para informarles, atender al comité de seguridad e higiene en el trabajo, etc., son otras de las funciones de este dpto.

- Dpto. de personal:

Alguna de las funciones que tienen asignada este dpto. son:

- Dpto. de recursos humanos (RR.HH.):

Entre sus funciones están:

* Las cooperativas pequeñas, la mayoría de las cuales son de carácter interprovincial, sólo disponen de los dptos. de administración y de proceso de datos, y a veces ambos están incluidos o englobados en uno sólo.

11. ORGANIZACIÓN FUNCIONAL DE LAS COOPERATIVAS

A) Antes de la aparición de los almacenes reguladores:

Una cooperativa farmacéutica con una implantación en el mercado mediana-alta puede tener de 6 a 8 almacenes sucursales distribuidos por distintas zonas, cada uno de los cuales tienen autonomía de funcionamiento en lo comercial, administrativo, gerencial, etc., aunque siempre depende de un director general y de un ordenador central.

Este tipo de funcionamiento implicaba la existencia en cada almacén sucursal de 2 dptos. De compra, uno de especialidades farmacéuticas y otro de parafarmacia, con sus jefes correspondientes. Las grandes distancias y la dificultad en la comunicación de alguna de las zonas donde estaban localizados dichos almacenes hacían que algunos pedidos tardaran en llegar al destino, lo cual provocaba la falta de stoks en determinados productos. Ello ocasionaba una falta de rotación, es decir, no se vendía y se volvía a reponer el producto y el nivel de servicio a las farmacias no superaba nunca el 80%, es decir, de cada 100 medicamentos que las farmacias pedían a las cooperativas éstas sólo suministraban 80.

Por otra parte los pedidos provenientes de los laboratorios fabricantes entraban en los almacenes sucursales con un goteo interminable, lo cual hacía necesario una organización ideal así como dedicar un gran número de personas a estas tareas en todos los almacenes. Además las facturas las gestionaba cada almacén sucursal y la gran cantidad de las mismas producía una gran complicación burocrática, obligando a dedicar muchas personas a labores administrativas en los almacenes.

La solución a todos estos problemas que ponían en peligro la eficacia de las cooperativas fue centralizar toda la actividad con el montaje de un almacén regulador.

B) Después de la aparición de almacenes reguladores:

A partir de aquí sólo quedan 2 dptos. De compra en la sede central de la cooperativa, uno de especialidades farmacéuticas y otro de parafarmacia, con sus respectivos jefes.Ambos están ubicados en este almacén regulador, y de esta manera el número de albaranes y de facturas ha disminuido y el coste también.

El nivel de servicio a las oficinas de farmacia se incrementó de forma espectacular, llegándose en algunos casos al 95% en la rotación de especialidades. Al mismo tiempo los stoks han disminuido.

Esquema del proceso de elaboración-distribución de medicamentos:

⌂

Industria farmacéutica

↓

*

Almacén regulador

↓ ↓ ↓

* * *

Almacenes sucursales

↓

Transporte a las oficinas de farmacia

↓

+

*

Oficinas de farmacia

12. RECAPITULACION

La recapitulación es la METODOLOGÍA de trabajo de las cooperativas farmacéuticas.

Podemos esquematizarla en 9 apartados:

1- Los laboratorios de productos farmacéuticos españoles producen la mayoría de las especialidades farmacéuticas que están en el mercado. El porcentaje pequeño de especialidades farmacéuticas que no elaboran dichos laboratorios son importados directamente del extranjero por las cooperativas.

2- Las cooperativas compran cada cierto tiempo a dichos laboratorios en función de sus necesidades y capacidad de almacenamiento, lo que compran son partidas (lotes) de productos farmacéuticos que son financiados por el laboratorio durante un mes generalmente (se pagan al mes siguiente).

3- Esas partidas de productos farmacéuticos van en primer lugar a los almacenes reguladores de las distintas cooperativas para ser organizados y, a su vez, distribuidos a los distintos almacenes sucursales donde son almacenados en condiciones óptimas de humedad y temperatura, a la vez que se establecen controles de caducidad y se conservan de forma especial los productos que lo requieren, como por ejemplo estupefacientes, vacunas, etc.

4- Es preciso mantener en estos almacenes existencias de todos los productos registrados en el país, tanto los que rotan como los que apenas tienen salida a lo largo del año, ya que son exigibles desde el punto de vista sanitario.

5- Las oficinas de farmacia establecen diariamente sus necesidades y elaboran sus pedidos a través de los medios establecidos a estas cooperativas. Se han de evitar al máximo las “faltas” en las cooperativas, que siempre obligan al socio a solicitar los servicios a la competencia (centros farmacéuticos o consorcios).

6- Una vez recibidos los pedidos de las distintas oficinas de farmacia en los almacenes se realizan los paquetes con los pedidos, y se montan en el vehículo de reparto. El servicio se completa con la entrega en las oficinas de farmacia de la mercancía y del correspondiente albarán, que se da “en mano” para evitar cualquier tipo de ruptura en la cadena del proceso.

7- En la oficina de farmacia se comprueba dicho albarán con el pedido recibido y se ve si se corresponde. (Esto se realiza con el albarán y el ordenador).

8- Las oficinas de farmacia proceden a conservar los productos farmacéuticos en condiciones idénticas a las que estaban en la cooperativa, así como a controlar las caducidades y las condiciones de conservación especial. Las cooperativas financian las compras de sus socios, bien de manera mensual o decenal (cada 10 días).

9- Finalmente el paciente adquiere el producto farmacéutico que necesita, con o sin receta (dependiendo del caso).

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