Principios y conceptos de organización

Niveles organizacionales. Elementos funcionales. División organizacional. Procesos administrativos

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Unidad 1

1. Principios y conceptos de Organización

CONCEPTOS Y DEFINICIONES.

La organización es un proceso encaminado a obtener un fin. Fin que fue previamente definido por medio de la planeación. Organizar consiste en efectuar una serie de actividades humanas, y después coordinarlas de tal forma que el conjunto de las mismas actúe como una sola, para lograr un propósito común.

La organización es un producto humano y como tal, nunca sería perfecta, pero sí perfectible, es decir, susceptible de perfeccionarse. Toda organización debe de estar encaminada a un fin. Organizar por organizar no tiene sentido. La palabra organización proviene del griego Organon que significa instrumento. De hecho la organización nos da idea de instrumento.

Una definición de organización, de acuerdo con el tema, es: la estructuración técnica de las relaciones que deben existir entre las funciones, niveles y actividades de los elementos humanos y materiales de un organismo social, con el fin de lograr la máxima eficiencia en la realización de planes y objetivos.

Todo organismo, para que pueda existir como tal, necesita de los siguientes elementos:

  • Partes diversas entre sí: ningún organismo se forma de partes idénticas.

  • Unidad funcional: estas partes diversas tienen un mismo fin.

  • Coordinación: para lograr ese mismo fin necesitan complementarse entre sí, no importa que sus funciones sean diversas.

Como la planeación, la organización es una actividad preejecutiva. Mediante ella, por sí misma no se logra materialmente el objetivo, sino que pone en orden los esfuerzos y se formula el armazón adecuado y la posición relativa de las actividades necesarias y dispone quién debe desempeñarlas. Si los recursos necesarios para trabajar están diseminados, la organización los reunirá ordenadamente.

La organización ayuda a suministrar los medios para que los administradores desempeñen sus puestos. Las actividades que se planean, ejecutan y controlan, necesitan integrarse para que estas funciones administrativas puedan llevarse a cabo. Sin organización, los administradores sencillamente no podrán ejercer su función.

Organizar es la función de crear o proporcionar las condiciones y relaciones básicas que son requisito previo para la ejecución efectiva y económica del plan. Organizar incluye, por consiguiente, proveer y proporcionar por anticipado los factores básicos y las fuerzas potenciales, como están especificados en el plan.

Organizar trae por resultado una estructura formal que debe considerarse como marco que encierra e integra las diversas funciones de acuerdo con el modelo determinado por los dirigentes el cual sugiere orden, arreglo lógico y relación armónica. Los lineamientos generales de la organización en una empresa los suministra esa estructura, la cual proporciona el marco dentro del cual la gente puede trabajar motivada y eficientemente. La estructura de organización es creada, mantenida y adaptada por los dirigentes.

Se piensa en la organización como:

  • La identificación y clasificación de las actividades requeridas

  • El agrupamiento de las actividades necesarias para lograr objetivos.

  • La asignación de cada agrupamiento a un administrador con la autoridad necesaria para supervisarlo (delegación).

  • Las medidas para coordinar horizontalmente (en el mismo nivel organizacional o en uno similar) y verticalmente, o sea, en la estructura organizacional.

  • La estructura organizacional se debe diseñar de tal manera que aclare quien tiene que hacer determinadas tareas y quien es el responsable de ciertos resultados, lo cual elimina los obstáculos al desempeño ocasionados por la confusión y la incertidumbre de la asignación y proporciona redes de toma de decisiones y de comunicaciones que reflejen y respalden los objetivos de la empresa.

    El término organización implica una estructura intencional y formalizada de papeles o puestos. En primer lugar, como ya esta implícito en la definición de la naturaleza y el contenido de los papeles organizacionales, las personas que trabajan juntas deben desempeñar ciertos papeles. En segundo lugar los papeles que cumplan las personas deben diseñarse racionalmente para asegurar que se realicen actividades requeridas y que éstas se adecuen entre sí de modo que se pueda trabajar grupalmente en forma interrumpida, con eficiencia y eficacia.

    La organización tiene tres objetivos, que pueden ser intercalados o ser independientes entre sí: el crecimiento, la estabilidad y la interacción. El último objetivo se refiere a las organizaciones que existen principalmente para proveer un medio para la asociación de sus miembros con otros.

    ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL

    Organización formal

    Organización formal significa casi siempre la estructura intencional de papeles en una empresa formalmente organizada. Sin embargo, describir una organización como “formal” no significa que hay algo inherentemente inflexible o indebidamente limitante en ella. Si el administrador organiza bien, la estructura debe proporcionar un ambiente en el que el desempeño individual, tanto actual como futuro, contribuya con la mayor eficacia a alcanzar las metas del grupo.

    La organización formal debe de ser flexible. En las organizaciones más formales debe darse cabida a la discrecionalidad para aprovechar los talentos creativos y reconocer las preferencias y capacidades individuales.

    Organización informal

    La organización informal se puede describir como una red de relaciones personales y sociales no establecidas ni requeridas por la organización formal pero que se producen espontáneamente a medida que las personas se asocian entre si.

    Las organizaciones informales podrían conceptuarse como redes de alianza o esferas de influencia, que existen aunque no se hayan tomado en cuenta en el organigrama formal.

    Dentro de la organización existe el influjo de las presiones informales, que esta integrada por pequeños grupos de amistad, proximidad, tipo de trabajo, similitud de objetivos, etc. Estas estructuras particulares suelen no coincidir con los agrupamientos que se han asignado de manera formal. La imposición de una estructura formal y de canales de comunicación formal puede alterar gravemente la productividad y la cooperación.

    DIVISIÓN ORGANIZACIONAL: EL DEPARTAMENTO

    Un aspecto importante de la organización es el establecimiento de departamentos. La palabra departamento indica un área, división o sucursal definida de una organización sobre la que un administrador tiene autoridad para el desempeño de actividades específicas.

    Un departamento, en el sentido más común del término, puede ser la división de producción, el departamento de ventas, la sucursal de la costa occidental, la sección de investigación de mercados, etc. También puede indicar relaciones jerárquicas.

    NIVELES ORGANIZACIONALES Y TRAMO DE ADMÓN.

    Si bien el propósito de organizar es otorgar eficiencia a la cooperación humana, la razón de los niveles de la organización se encuentra en las limitaciones del tramo de administración. En otras palabras, los niveles organizacionales existen porque hay un límite al número de personas que un administrador puede supervisar con eficacia, aunque este límite varía según diversas situaciones.

    Selección del tramo

    En toda la organización se debe decidir cuántos subordinados puede dirigir un superior. Los investigadores de administración saben que normalmente este número es de cuatro a ocho subordinados en los niveles más altos de la organización y de ocho a quince o más, en los niveles inferiores. Otros afirman que un administrador puede supervisar hasta veinte o treinta subordinados.

    El hecho de que compañías aparentemente bien administradas tienen, entre ellas y dentro de ellas, tramos muy variables indica que contar simplemente los números en las amplitudes existentes no es suficiente para establecer cuál debería ser la amplitud.

    Problemas con los niveles organizacionales

    Existe la tendencia de considerar a la organización y la departamentalización como fines en sí mismos y a medir la eficacia de las estructuras organizacionales en términos de claridad e integridad de los departamentos y de sus niveles. La división de las actividades en departamentos, su organización jerárquica y la creación de múltiples no son completamente deseables por sí mismos.

    En primer lugar los niveles son costosos. A medida que se aumenten, se dedica más y más esfuerzo y dinero a la admón., debido a la necesidad de los administradores adicionales, grupos de asesores para ayudarlos y la exigencia de coordinar las actividades departamentales, además de los costos de las instalaciones para el personal.

    En segundo lugar, los niveles departamentales complican la comunicación. Una empresa con muchos niveles tiene una mayor dificultad para comunicar los objetivos, planes y políticas en forma descendente a través de la estructura organizacional que aquella en la que el director general se comunica directamente con los empleados. A medida que la información desciende por la línea de mando se producen omisiones y malas interpretaciones. Los niveles también complican la comunicación desde la línea de fuego hasta los estratos superiores, lo cual es tan importante como la comunicación descendente.

    Por último, muchos departamentos y niveles complican la planeación y el control. Un plan que en el más alto nivel puede ser definido y completo pierde coordinación y claridad a medida que se subdivide en los niveles inferiores. El control se hace más difícil conforme se añaden niveles y gerentes.

    PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

    El diseño de organizaciones implica fundamentalmente establecer la interrelación que presentan los principios de organización al desarrollo del nuevo sistema. La finalidad de estos principios ha sido guiar a los demás en la organización y en la forma de crear sistemas de organización óptimos.

    Las principales guías para el establecimiento de una correcta organización son:

  • La organización debe ser una expresión de los objetivos.

  • La especialización individual, el desarrollo de funciones particulares debe ser requeridas en lo posible.

  • La coordinación de personas y actividades y la unidad en el esfuerzo, son propósitos básicos de la organización.

  • La máxima autoridad debe descansar en ejecutivo, el jefe más alto con líneas claras de autoridad para cada uno dentro del grupo.

  • La definición de cada puesto, sus diferencias, autoridad, responsabilidad y relaciones, deben ser establecidas por escrito y puestas en conocimiento, de todos los miembros del grupo.

  • La responsabilidad del superior por lo que respecta a la actuación de sus subordinados, es absoluta.

  • La autoridad debe tener una responsabilidad correspondiente.

  • Por lo que respecta a la capacidad de control, ninguna persona debe supervisar más de cinco.

  • Es esencial que las distintas unidades de organización se mantengan en proporción a su autoridad y responsabilidad.

  • Toda organización exige una continuidad en su proceso y estudio y en nuevas técnicas o aplicaciones.

  • Oros principios o elementos que pueden ser tomados en consideración para el establecimiento de toda organización son:

    • Toda organización deberá establecerse con un objetivo previamente definido y claro, incluyendo las divisiones que sean básicas al mismo.

    • La responsabilidad siempre deberá ir acompañada por la autoridad correspondiente.

    • La delegación de la autoridad deberá ser descendiente para su actuación.

    • La división del trabajo adecuada evitará duplicidad de funciones.

    • Cada empleado deberá ser responsable ante una sola persona.

    • No deberán ser responsables ante una misma persona más empleados de la que ésta pueda supervisar eficazmente.

    • Las críticas a los subalternos, siempre que sea posible, deberán ser en privado.

    • Debe estructurarse una organización lo más sencilla posible.

    • Ningún jefe puede invadir la esfera de acción que no le corresponda, ni ser critico ni ayudante de otro a la vez.

    FUNCIONES

    El método más importante para dividir el trabajo y que todas las organizaciones lo utilizan es la división por funciones.

    Agrupar actividades relacionadas facilita la supervisión, porque disminuye la cantidad de conocimientos que el jefe de un departamento debe de dominar al fin de supervisar eficientemente.

    Cuando una empresa se inicia la estructura de la organización se basa en realidad en la respuesta a la pregunta: ¿qué funciones principales tendrá que llevar a cabo la empresa industrial? Estas serían por lo menos elaborar el producto, venderlo, e investigar los resultados.

    En las empresas de servicios es más rápido y la división sería: servicios al consumidor, ventas de servicios, y nuevamente controlar los resultados.

    INTRODUCCIÓN

    En esta unidad se verán los principios y conceptos de organización. Qué es organización, cuáles son los principios y elementos funcionales de la organización, así como las funciones y características de la organización.

    En la unidad 1 es una unidad básica por lo cual es importante establecer simplemente, como su nombre lo dice, las bases para entender la organización.

    CONCLUSIÓN

    En la unidad 1 se vio los conceptos esenciales que es una organización. Cual es la base en la cual las empresas deben enfocarse para llevar una correcta organización de la empresa y cómo lograr que sea más eficiente.

    OPINION

    Como tema de organización me gustó ya se ve otro de los procesos del ámbito administrativo el cual no había podido ver más específicamente.

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