Principios de organización

Administración. Ciencia administrativa. Fayol. Formas organizativas. Staff

  • Enviado por: Giancarlo Cannava Y Otros
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
  • 18 páginas

publicidad

INTRODUCCION

Actualmente la sociedad de la mayoría de los piases desarrollados es una sociedad de muchas organizaciones, donde la mayor parte de las obligaciones sociales es confiada a organizaciones, a diferencia de hace 80 años en donde las organizaciones eran pocas y pequeñas.

La organización ha estado bastante influenciada por sus concepciones antiguas, tal como la organización militar y la eclesiástica por lo que se ha desligado totalmente del pasado, abarcando el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo por lo tanto, estática y limitada.

Para tratar racionalmente la organización han sido abordados a través del tiempo en términos normativos y prescriptivos, en función de los intereses de la organización y con el único sentido de alcanzar su máxima eficiencia. Por lo que en síntesis, la estructura organizacional es un medio del cual se sirve una organización cualquiera para alcanzar eficientemente sus objetivos.

CONCEPTO DE ORGANIZACIÓN

Se concibe la organización como una estructura, para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo así, estática y limitada.

Para Mooney, considerado innovador de la teoría de la organización; esa es la forma de toda asociación humana para la realización de un fin común.

La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades especificas o funciones en un todo coordinado.

EVOLUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

Desde sus principios hasta nuestros días a través de los siglos, las normas administrativas y los principios de la organización pública se fueron transfiriendo de las instituciones de los estados hacia las instituciones de la naciente iglesia católica y para las organizaciones militares. Esa transferencia se hizo lenta, pero efectivamente, tal vez porque la unidad de propósitos y de objetivos, no siempre se encontraba en la acción política que se desarrollaba en los estados, generalmente movida por objetivos contradictorios de cada partido, dirigente o clase social.

James D. Mooney hizo una interesante investigación sobre la estructuración de la iglesia católica, mostrando su organización en el tiempo, su jerarquía de autoridad, su estado mayor y su coordinación funcional la iglesia tuvo una organización jerárquica tan simple y eficiente que su enorme organización mundial puede operar satisfactoriamente, bajo el mando de una sola cabeza

ejecutiva: el papa cuya autoridad coordinadora, según la iglesia católica, le fue delegada de forma inmediata por una autoridad divina superior.

De cualquier forma, la estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones que, ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la iglesia católica.

Las organizaciones militares de la época medieval tenían su núcleo central, en el principio de la unidad de mando por el cual cada subordinado sólo podía tener un superior.

La escala jerárquica, o sea, la escala de niveles de mando de acuerdo con el grado de autoridad y de responsabilidad correspondiente eran típicamente un aspecto de la organización militar utilizado en otras organizaciones.

Con el pasar de los tiempos, la gradual ampliación de la escala de mando trajo también una correspondiente ampliación del grado de autoridad delegada: a medida que el volumen de operaciones militares aumentaba, crecía también la necesidad de delegar autoridad en los niveles más bajos dentro de la organización militar.

El concepto de jerarquía dentro de la organización militar es probablemente tan antiguo como la guerra, pues la necesidad de un estado mayor siempre existió en el ejercito. Sin embargo, el estado mayor formal como un cuartel general solamente apareció en 1665.

La evolución del principio de asesoría y la formación de un estado mayor general tuvo su origen en el siglo XVIII en Rusia, con el emperador Federico II el grande (1712 - 1786), quien deseoso de aumentar la eficiencia de su ejercito, hizo algunas

innovaciones en la estructura de la organización militar. Con la ayuda del general Schynhorst fue creado un estado mayor (staff) para asesorar el mando (línea) militar.

Resalta Mooney que aun Napoleón, el general más autócrata de la historia militar, nunca dio una orden sin explicar su objetivo y verificar que se había comprendido correctamente, pues estaba convencido de que la obediencia ciega jamás lleva a la ejecución inteligente de cualquier cosa.

En el inicio del siglo XIX, Carl Von Clausewitz (1780 - 1831) consideró la disciplina como un requisito básico para una buena organización. Para él toda organización requiere un cuidadoso planeamiento en el cual las decisiones deben ser científicas y no simplemente intuitivas.

PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

  • División del trabajo: Es el principio de la especialización necesario para la eficiencia en la utilización de las personas. Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.

  • Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

  • Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

  • Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

  • Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

  • Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización. Toda orden pasa por todos los escalones intermedios hasta llegar al punto donde daba ser ejecutadas: es la cadena escalar o principio escalar.

  • Fases de la organización:

  • Fase pionera: es la fase inicial de la organización por sus fundadores o empresarios. Por ser todavía pequeña, sus procesos son fácilmente supervisable y controlables. Hay pocas tareas de rutina y un gran volumen de improvisaciones. Con los pocos procedimientos preestablecidos, la capacidad de la empresa para realizar innovaciones es muy elevada.

  • Fase de expansión: Es la fase en que la organización crece y expande sus actividades, intensifica sus operaciones y aumenta el número de sus participantes. La preocupación básica es el aprovechamiento de las oportunidades que surgen y la nivelación entre la producción de la organización y las necesidades ambientales.

  • Fase de reglamentación: Con el crecimiento de las actividades de la organización, ésta se ve obligada a establecer normas de coordinación entre los diversos departamentos o sectores que van surgiendo, como también a definir rutinas y procesos de trabajo.

  • Fase de burocratización: Con el desarrollo de las operaciones y de acuerdo con su dimensión, la organización comienza a necesitar una verdadera red de reglamentación burocrática. Para tratar toda las contingencias posibles relacionadas con las actividades de trabajo. Esa organización piramidal y monocratica presentan muy poca flexibilidad para los cambios y para la innovación.

  • Fase de flexibilidad: O sea, de readaptación a la flexibilidad, de reencuentro con la capacidad de innovación perdida a través de la introducción consciente de sistema organizacionales flexibles. El desarrollo organizacional es exactamente un esfuerzo de reflexibilidad.

  • La organización formal: Es la determinación de los estándares de interrelaciones entre los órganos o cargos, definidos lógicamente a través de las normas, directrices y reglamentos de la organización, para el logro de sus objetivos. Las estructura organizacional es un medio del cual se sirve una organización cualquiera para alcanzar eficientemente sus objetivos

    CARACTERISTICAS DE LA ORGANIZACIÓN FORMAL

  • División de trabajo: Para ser eficiente la producción se debe basar en la división de trabajo, que es nada más que la manera por lo cual un proceso complejo puede descomponerse en una serie de pequeñas tareas. El procedimiento de dividir el trabajo comenzó a ser practicado más intensamente con la llegada de la revolución industrial provocando un cambio radical en el concepto de producción, principalmente por la fabricación compacta de grandes cantidades a través del uso de las máquinas, en sustitución de la artesanía. La división de trabajo iniciada a nivel de los operarios, con la administración científica, fue alcanzando los diversos escalones más elevados de la organización con la teoría clásica.

  • Especialización: Como consecuencia de la división de trabajo, cada órgano o cargo pasa a tener funciones especificas y especializadas. La especialización del trabajo propuesta por la administración científica constituye una manera de incrementar la eficiencia es disminuir los costos de producción. Simplificando las tareas, atribuyéndole a cada puesto de trabajo tareas simples y respectiva que requieren poca experiencia del ejecutor y escasos conocimientos previos, se reducen los periodos de aprendizaje, se facilitan las sustituciones de unos individuos por otros, permite mejorar en los métodos de incentivación de trabajo y, dedicadamente, se aumenta el rendimiento de la producción. La separación del planteamiento y de la organización del trabajo, como también la separación del control y la ejecución, propuesta por Taylor, son corolarios de este principio.

  • Jerarquía:Una de las consecuencias del principio de la división del trabajo es la intensa diversificación funcional dentro de la organización. Sin embargo una pluralidad de funciones desarticuladas entre si no forma una organización eficiente. Una estructura jerárquica, cuya misión es dirigir las operaciones de los niveles que le están subordinados. A medida que se sube en la escala jerárquica aumenta el volumen de autoridad del ocupante del cargo. Cuando mayor fuer el tamaño de la organización, mayor tiende a ser el número de los niveles jerárquicos de su estructura. La nivelación jerárquica representa fundamentalmente la especialización de la dirección o sea, la distribución del volumen de autoridad y responsabilidad en cada uno de los niveles.

  • Distribución de la autoridad y de la responsabilidad: Esta representa la distribución de la autoridad entre los diversos niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que está por encima de los demás niveles de la estructura. Cada nivel jerárquico que esta por encima de los demás niveles tiene mayor peso en las decisiones. La autoridad es el fundamento de la autoridad. La autoridad, es conceptualizada como un poder formal, o sea, una propiedad de una persona o de una institución, significando principalmente el derecho de dar órdenes. Fayol decía que la "autoridad es el derecho de dar órdenes y el poder de exigir obediencia” conceptualizándola, al mismo tiempo, como poder formal y poder legitimado. La autoridad formal es siempre un poder, una facultad, concedidos por la organización al individuo que ella ocupe una posición determinada con relación a los otros. La responsabilidad es uno de los términos más mal comprendidos de la literatura administrativa. Muchas veces el término responsabilidad es utilizado con el significado de deber, de actividad, de atribución. La responsabilidad proviene de la relación superior-subordinado y del hecho de que alguien tenga autoridad para exigir determinadas tareas a otras personas.

  • Racionalismo de la organización formal: Esta es una de sus características básicas en la organización. El principio básico de esta forma de concebir una organización es que, dentro de límites tolerables, sus miembros se comportaran racionalmente, esto es, de acuerdo con las normas lógicas de comportamiento prescritas para cada uno de ellos. La teoría clásica dio exagerado énfasis a la organización formal. Mientras que para Taylor y los seguidores de la administración científica, la organización se debe basar en una división de trabajo, y la consecuente especialización de operarios, para Fayol y los seguidores de la escuela anatómica la organización debe preservar su todo, su integridad global. Taylor abogaba por la organización funcional y superespecialización, mientras que Fayol defendía la organización lineal y centralizada. De cualquier forma, para los autores clásicos, como norma, toda organización se estructura con el fin de alcanzar sus objetivos, buscando con su estructura organizacional la minimización de los esfuerzos y la maximización del rendimiento. En otras palabras, el mayor lucro, a menor costo, dentro de un cierto estándar de calidad. La organización, por lo tanto, no es un fin, sino un medio para permitir a la empresa alcanzar adecuadamente determinados objetivos.

  • Organización lineal: Esta constituye la forma estructural más simple y más antigua. Tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos y en la organización eclesiástica de los tiempos medievales. Es una organización simple y de conformación piramidal donde cada jefe recibe y transmite todo lo que pasa en su área, toda vez que las líneas de comunicaciones son rígidamente establecida. Pues las funciones básicas o primarias de las organizaciones generalmente aparecen en primer lugar y pasan a constituir el fundamento de la organización.

    Características de la organización lineal:

  • Autoridad lineal o única: la principal características de la organización lineal es la autoridad única y absoluta del superior sobre sus subordinados. Es una autoridad basada en el nivel jerárquico y restringido a los subordinados. Así, cada subordinado se reporta única y exclusivamente a su superior y tiene sólo un jefe: recibe ordenes exclusivamente de él y reporta exclusivamente a él. La autoridad lineal es una autoridad de mando.

  • Líneas formales de comunicación: Todo órgano o cargo (con excepción de aquellos situados en la cúspide y de aquellos situados en la base del organigrama) posee dos terminales de comunicación: uno orientado hacia arriba que lo une exclusivamente al órgano o cargo superior, representando su responsabilidad, y otros orientados hacia abajo que lo une exclusivamente a los cargos directamente subordinados, representando su autoridad, cada superior centraliza las comunicaciones en línea ascendente de los subordinados.

  • Centralización de las decisiones: la organización lineal se caracteriza por su desdoblamiento y convergencia de la autoridad hacia la cúspide de la organización. Solo existe una autoridad máxima que centraliza toda las decisiones y el control de la organización.

  • Aspecto piramidal: generalmente la organización lineal presenta una conformación típicamente piramidal. A medida que se sube en la escala jerárquica disminuye el número de cargos y órganos. En cierta manera el resultado es que a medida que aumenta el nivel jerárquico, más aumenta la generalización y la centralización (visión global de la organización) y a medida que disminuye el nivel jerárquico más aumenta la especialización y la delimitación de las responsabilidades.

  • Organización funcional: Es el tipo de estructura organizacional que aplica el principio funcional o principio de la especialización de las funciones de cada tarea, las organizaciones, Mooney ya encontraba en organizaciones de la antigüedad el principio funcional responsable de la diferenciación entre los diversos tipos de actividades o funciones. El principio funcional separa, distingue y especializa: es él germen del staff. Mooney encontró los antecedentes históricos del staff en los jefes de la época de Homero, quienes aconsejaban a los antiguos reyes de Grecia, y también en el consejo de los sabios de los reyes anglosajones. A medida que el negocio crece y se desarrolla, las empresas crecen en el campo de la competición y de la producción en masa, aumenta considerablemente la necesidad de contar con órganos altamente especializados capaces de propiciar innovaciones rápidas y sustanciales. Esa flexibilidad indispensable para la organización competitiva e innovadora es uno de los principales puntos débiles de la estructura lineal.

    Características de la organización funcional:

  • Es una autoridad de conocimiento y se extiende a toda la organización. Ningún superior tiene la autoridad total sobre los subordinados, sino autoridad parcial y relativa, derivada de su especialidad. Eso representa la total negación del principio de la unidad de mando o supervisión única.

  • Líneas directas de comunicaciones: las comunicaciones entre los órganos o cargos existentes en la organización son efectuadas directamente, sin necesidad de intermediarios.

  • Descentralización de las decisiones: la organización funcional se caracteriza por la descentralización de las decisiones, o sea, por su desdoblamiento y distribución de las decisiones en los órganos o cargos más adecuados para su implementación.

  • Enfasis en la especialización: la organización funcional se basa en la prioridad de la especialización de todo los órganos o cargos, en todo sus niveles de la organización. Cada órgano o cargo contribuye con su especialidad para la organización. Las responsabilidades son delimitadas de acuerdo con las especializaciones.

  • Ventajas de la organización funcional:

  • Proporciona el máximo de especialización a los diversos órganos o cargos de la organización.

  • Permite la mejor supervisión técnica posible, con la especialización en todo los niveles, pues cada órgano o cargo se reporta a expertos en su campo de especialización.

  • Desarrolla comunicaciones directas sin intermediarios, más rápidas y menos sujetas a distorsiones de transmisión. Esta permite contacto directo entre los órganos o cargos interesados, sin necesidad de seguir estrictamente los canales formales e indirectos de comunicación.

  • Separa las funciones de planeación y de control de las funciones de ejecución. Hay una especialización del planeamiento y del control, como también de la ejecución, permitiendo plena concentración en cada actividad, sin necesidad de prestar atención a los demás.

  • Desventajas de la organización funcional:

  • Dispersión y consecuentemente pérdida de autoridad de mando: la sustitución de la autoridad funcional relativa y dividida trae como consecuencia una enorme dificultad a los órganos o cargos superiores para controlar el funcionamiento de los órganos o cargos inferiores

  • Subordinación múltiple: si la organización funcional trae problemas en cuanto a la distribución de autoridad trae igualmente problemas en cuanto a la limitación de las responsabilidades. Esto lleva a la pérdida de tiempo y algunas confusiones imprevisibles.

  • Tendencia a la competencia entre los especialistas: Como los diversos órganos o cargos son especializados en determinadas actividades, su tendencia es a imponer a la organización su punto de vista y su enfoque de problemas que generalmente aparecen

  • Tendencia a la tensión y a los conflictos dentro de la organización: La competencia, unida la perdida de visión de conjunto de la organización, puede llevar a la divergencia y a la multiplicidad de otros objetivos que pueden ser antagónicos, creando tensiones y conflictos entre los especialistas.

  • Confusión en cuanto a los objetivos: Como la subordinación se da ante varios especialistas al mismo tiempo, esto es, como la organización funcional exige la subordinación múltiple, no siempre el subordinado sabe exactamente a quien reportar un problema.

  • Organización línea "STAFF”:

    El tipo de organización lineal " staff ”es el resultado de las combinaciones de los tipos de organización lineal y funcional. Busca incrementar las ventajas de esos dos tipos de organizaciones y reducir las desventajas. Algunos autores le denominan organización de tipo jerárquico consultivo. En la organización línea "staff ” existe la característica de tipo lineal y de tipo funcional, reunidas para proporcionar un tipo organizacional más completo y complejo. En esta organización existen órganos de línea (órganos de ejecución) y de asesoría (órgano de apoyo y consultoría) manteniendo relaciones entre sí. Los órganos de línea se caracterizan por la autoridad lineal y el principio escalar, mientras que los órganos de "staff ” prestan asesoría y servicios especializados.

    Existen dos criterios para distinguir cuales son los órganos de línea y los de "staff ”:

  • Relación con los objetos de la organización

  • Tipo de autoridad

  • Funciones de una empresa Blake y Mouton parten del principio de cómo la empresa es un sistema complejo, debe analizarse globalmente y verificar cual su "Excellence gap” (discrepancia con relación a su patrón de excelencia)

  • El excellence gap: los dirigentes pueden identificar fácilmente los gaps entre lo que la empresa es y lo que debería ser, como también delinear implementos las acciones que hallan que la empresa mueva sus operaciones actuales en dirección de la excelencia. El excellence gap entre lo que la empresa es y lo que debería ser puede explicado por los siguientes aspectos:

  • Obtención de utilidades por medio de producto o servicios

  • Obtención de utilidad por medio de las personas

  • Sociedad en mutación

  • Rúbrica de la excelencia empresarial: Esta permite la evaluación de las 6 funciones de las empresas por 3 perspectivas a través de 4 orientaciones, para evaluar cada aspecto de comportamiento o desempeño de la organización. Las 6 funciones más importantes de la empresa son

    • Recursos humanos

    • Administración financiera

    • Operaciones(producción)

    • Marketing de la investigación y desarrollo

    • Empresa como un todo

    Cada una de las funciones contribuyen con algo para la empresa y la excelencia como un todo o contiene barreras que impiden que la empresa alcance un desempeño más alto

    Las 3 perspectivas son:

    • Eficiencia vigente: se refiere a la evaluación de cuan bien se están haciendo las cosas en el momento.

    • Flexibilidad: se refiere a la capacidad de la empresa para poder cambiar rápida, correcta y sólidamente para enfrentar los cambios imprevisibles que ocurren en el corto plazo indicado la fuerza de reserva, de sustentación y de solución de problemas.

    • Desarrollo: se refiere a la estrategia a largo plazo (2,5 o 10 años) que pueden aumentar la posibilidad de que la empresa alcance más adelante un crecimiento programado.

    Las 4 orientaciones son:

    • Acciones empresariales, clasificadas como internas (acciones incluidas por factores bajo control directo de la empresa.

    • Acciones externas

    • Acciones agresivas: (acciones que pretende incrementar el impulso para aumentar la capacidad de la empresa y alcanzar su estadio de excelencia

    • Acciones defensivas: (acciones que pretender disminuir la resistencia al avance.

  • El managerial grid: el administrador que trabaja en una empresa siempre esta orientado hacia dos asuntos:

    • La producción: Osea, los resultados de sus esfuerzos

    • Las personas, ósea, los jefes colegas o aquellos cuyo trabajo el dirige.

    CONCLUSIÓN

    Para finalizar este trabajo hemos notado que todos los seres humanos tienen que cooperar unos con otros, por sus limitaciones individuales, y deben conformar organizaciones que les permitan lograr algunos objetivos que el esfuerzo individual no podría alcanzar. Por lo tanto una organización es un sistema de actividades conscientemente coordinadas, formadas por dos ó más personas. También notamos que la cooperación entre ellas es esencial para la existencia de la organización. Una organización sólo existe cuando:

  • Hay personas capaces de comunicarse y que

  • están dispuestas actuar conjuntamente

  • para obtener un objetivo común.

  • BIBLIOGRAFIA

    CHIAVENATO, Idalberto ( Tercera Edición 1989). Editorial McGraw-Hill / Internamericana de México, S.A. Traducción de: La Segunda edición en portugués de Introducao a Teoría Geral Da' Administracao. Titulo Original: Introducción a la teoría general de la Administración.

    GILBERT, Daniel, SFREEMAN, Edward y STONER, James ( Cuarta edición 1996) Administración. Editorial Prentice Hall Hispanoamericana, S.A. México D.F. Titulo original: Administración.

    GUIAS DE ORGANIZACION

    REPUBLICA DE VENEZUELA

    MINISTERIO DE EDUCACION

    UNIVERSIDAD BICENTENARIA DE ARAGUA

    ADMINISTRACION II

    Grupo #3

    ORGANIZACIÓN

    Concepto de Organización:

    Se concibe la organización como una estructura, para Fayol, la organización abarca solamente el establecimiento de la estructura y de la forma, siendo así, estática y limitada.

    La técnica de la organización puede ser descrita como la técnica de correlacionar actividades especificas o funciones en un todo coordinado.

    EVOLUCIÓN DE LA ORGANIZACIÓN

    Desde sus principios hasta nuestros días a través de los siglos, las normas administrativas y los principios de la organización pública se fueron transfiriendo de las instituciones de los estados hacia las instituciones de la naciente iglesia católica y para las organizaciones militares.

    James D. Mooney hizo una interesante investigación sobre la estructuración de la iglesia católica, mostrando su organización en el tiempo, su jerarquía de autoridad, su estado mayor y su coordinación funcional la iglesia tuvo una organización jerárquica tan simple y eficiente que su enorme organización mundial puede operar satisfactoriamente, bajo el mando de una sola cabeza ejecutiva: el papa cuya autoridad coordinadora, según la iglesia católica, le fue delegada de forma inmediata por una autoridad divina superior.

    De cualquier forma, la estructura de la organización eclesiástica sirvió de modelo para muchas organizaciones que, ávidas de experiencias exitosas, pasaron a incorporar una infinidad de principios y normas administrativas utilizadas en la iglesia católica.

    La escala jerárquica, o sea, la escala de niveles de mando de acuerdo con el grado de autoridad y de responsabilidad correspondiente eran típicamente un aspecto de la organización militar utilizado en otras organizaciones.

    El concepto de jerarquía dentro de la organización militar es probablemente tan antiguo como la guerra, pues la necesidad de un estado mayor siempre existió en el ejercito. Con la ayuda del general Schynhorst fue creado un estado mayor (staff) para asesorar el mando (línea) militar.

    PRINCIPIOS DE LA ORGANIZACIÓN

  • División del trabajo: Consiste en la designación de tareas especificas a cada una de las partes de la organización.

  • Autoridad y Responsabilidad: La autoridad es el poder derivado de la posición ocupada por las personas y debe ser combinada con la inteligencia, experiencia y valor moral de la persona.

  • Unidad de Mando: Una persona debe recibir ordenes de sólo un único superior. Es el principio de la autoridad única.

  • Unidad de Dirección: Principio según el cual cada grupo de actividades que tienen un mismo objetivo, debe tener un solo jefe y un solo plan.

  • Centralización: Se refiere a la concentración de autoridad en la cima jerárquica de la organización.

  • Jerarquía o Cadena Escala: Debe hacer una línea de autoridad, del escalón mas alto al escalón más bajo de la organización.