Principios de contabilidad general

Contaduria. Efectivos. Caja china. Conciliación bancaria. Letras de cambio. Operaciones mercantiles. Giros al cobro. Descuentos. Provisiones. Inventario. Inversiones. Bonos. Acciones. Intereses

  • Enviado por: Atonn
  • Idioma: castellano
  • País: Venezuela Venezuela
  • 112 páginas
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Introducción.

El presente trabajo corresponde a un resumen de los puntos más resaltantes de los diferentes rubros que integran el Activo, en donde se tomo información de libros y/o trabajos presentados en otras Universidades por profesores, partiendo con un concepto de lo que es la Contabilidad y desarrollando siete capítulos (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Efectivo, Efectos por Cobrar, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones y Propiedad, Planta y Equipo) que son de gran interés y que conforman los aspectos más relevantes del contenido del programa de Contabilidad II.

La contabilidad es de uso generalizado, y a través de técnicas específicas, y por medio de los informes y los Estados Financieros, provee información a diversos usuarios interesados en ella: Administradores, Particulares, Accionistas, Instituciones Financieras, Acreedores, Entes Públicos, Inversionistas, Empleados, etc. Por tanto, se constituye en un instrumento indispensable para la toma de decisiones y en una base de información financiera pertinente para la planificación y control de las operaciones, para las estadísticas y las proyecciones económicas. En esta unidad se desarrolla una definición de contabilidad general que comprende las fases o etapas del proceso contable.

Es por demás reconocido el carácter histórico de la contabilidad, pues por su intermedio se registra y documenta parte de la actividad económica, integrando el pasado con el presente y constituyéndose en fuente de información para pronósticos financieros y económicos o futuro. Ello significa que el registro contable no es otra cosa, que documentar el producto del análisis de los fenómenos económico observados bajo diferentes ópticas, principalmente la financiera, pero también tomando en consideración aspectos cualitativos, tanto en lo jurídico y lo social como de conocimientos y aplicaciones matemáticas y de otras disciplinas, todas relacionadas entre sí. Este enfoque justifica con creces, la moderna calificación o utilización del termino Contabilidad Integral.

Toda la información financiera que afecta el patrimonio de una organización y que es sujeta de registro contable, conduce a que se elaboren estados financieros: el balance general, el estado de ganancias o pérdidas, el estado de movimiento del patrimonio y el estado de flujo de efectivo, y los mismos deben elaborarse basados en los Principios de Contabilidad de Aceptación General.

Las consideraciones antes planteadas, permite entender como algo natural, la existencia de numerosos y variados criterios en cuanto a opiniones y propuestas de parte de los contadores sobre los procedimientos y métodos a utilizar en el ejercicio profesional de la contaduría, por lo tanto se recomienda complementar esta lectura con otros textos, de manera de poder soportar adecuadamente los criterios o conclusiones que nos formemos.

TEMA NO. 1

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

Concepto de Contabilidad.

La contabilidad financiera es definida por algunos autores como una ciencia que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

Por lo tanto esto implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie de requisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades que mantienen vigente su utilidad.

La contabilidad está obligada a registrar las operaciones financieras que afectan el patrimonio de la empresa. Este proceso sistemático conduce a la elaboración de los estados financieros como una síntesis de todo el proceso de registro correspondiente a un período.

Los estados financieros dejarán de ser cifras muertas, en la medida en que dichos estados puedan ser comparados con los estados financieros de años anteriores de la propia empresa y con otras empresas similares, tanto en tamaño como en características. Estas comparaciones tendrán sentido solo si los estados financieros tienen bases comunes de elaboración, ya que de no existir esta comparación sería inútil y cada contador elaboraría los estados financieros a su criterio, y la calidad, relevancia y pertinencia de los mismos quedarían disminuidas a la mínima expresión.

Las características fundamentales que debe tener la información contable son: Utilidad y Confiabilidad. Además, la información contable tiene otras características: La Provisionalidad.

La Utilidad: como característica de la información contable, es la cualidad de adecuarse al propósito del usuario, por lo tanto la misma está en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

Contenido informativo: 1.1 Significado de la información

  • La revelación de la información.

  • La veracidad.

  • La comparabilidad.

  • La Confiabilidad: es la característica de la información contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ella.

    Otras características de la información contable serían:

  • La Estabilidad del Sistema: indica que su operación no cambia en el tiempo y que la información que produce ha sido obtenida aplicando las mismas reglas para la captación de los datos, su cuantificación y presentación.

  • La Objetividad del Proceso: implica que las reglas del sistema no han sido deliberadamente distorsionadas y que la información representa la realidad de acuerdo con dichas reglas.

  • La Verificabilidad: toda operación del sistema permite aplicar pruebas para comprobar la información producida, ya que son explícita sus reglas de operación: captación selectiva de datos, transformación, arreglo y combinación de los datos, clasificación y presentación de la información.

  • La Provisionalidad de la Información Contable: significa que no presenta hechas acabados ni totalmente terminados. La necesidad de tomar decisiones obliga a hacer cortes en la vida de la empresa para presentar los resultados de operación y la situación financiera y sus cambios incluyendo eventos cuyos efectos no terminan a la fecha de los estados financieros.

  • En cada país, la profesión de contaduría pública, debe ir desarrollando una serie de reglas, normas y acuerdos que puedan ser usados de manera obligatoria por los contadores de un determinado país. Estos conceptos básicos están dirigidos al registro, a la cuantificación de las operaciones y a la presentación de los estados financieros.

    Todo lo mencionado, es lo que conforman los principios de contabilidad de un país en particular. No se trata de leyes de una nación, sino de acuerdos, que una vez que la práctica y tomando en cuenta condiciones legales, económicas y contables lo convierten de aceptación general, se hacen de obligatorio cumplimiento y en nuestro caso Venezuela, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) velará por su estricta aplicación por parte de los contadores públicos.

    Naturaleza de los Principios.

    Los cambios más violentos que se están produciendo en el mundo entero involucran a la economía, a las finanzas y a los tributos, entre otros, los cuales en este ambiente de globalización, de agrupación de países en mercados comunes, de internacionalización de las bolsas de valores, la información financiera producto de compilación de las transacciones mediante la contabilidad, cumple un papel significativo por cuanto es y será la base para la toma de decisiones de alto nivel. Al mismo tiempo, la determinación de costos, márgenes de rentabilidad y precios de ventas tienen que ser el producto de una contabilidad que refleje las finanzas de una entidad, como la base para el establecimiento de una adecuada estrategia de competencia.

    El conocimiento contable ha evolucionado mucho y actualmente cuando los errores son muy costosos y donde hay que ser firme para poder presupuestar en ambiente de competitividad, las miradas y los esfuerzos se centran hacia un departamento de contabilidad de personal calificado, con instrumentos óptimos de informática que permitan la preparación de estados financieros y de información que permitan la preparación de estados financieros y de información numérica confiable.

    La contabilidad está sustentada en una serie de Principios, los cuales sirven para uniformar criterios en materia de valuación y exposición de los hechos o fenómenos patrimoniales y su interpretación.

    Podemos decir entonces que los Principios de Contabilidad de Aceptación General (PCGA) son un conjunto de normas sancionadas por especialistas de esta ciencia y se refiere, a la manera de registrar las operaciones en los libros y presentarse el resultado de esas operaciones en los estados financieros.

    El Instituto Americano de Contadores Públicos titulado (AICPA) y el Instituto Mexicano de Contadores Públicos han realizado una valiosa labor divulgativa sobre principios contables.

    Hay que tener claro que los PCGA no son leyes y por lo tanto no deben prescribir procedimientos o métodos de practicas rígidas. Los procedimientos de contabilidad (métodos de que se vale la misma para lograr sus fines, conjunto de técnicas que se emplean para la presentación de los hechos patrimoniales, formas o modos de registrar, anotar u clasificar las transacciones de la empresa). Por eso se puede decir, que hay principios de contabilidad generalmente aceptados y no procedimientos, ya que estos constituyen simplemente modo de operar.

    Los principios contables pueden ser diferentes entre un país y otro, de acuerdo a las condiciones de cada nación. No será igual en un país de alta inflación a uno de baja; será diferente en un país que regula intensamente a las empresas a uno de baja regulación; sin embargo, nos encontramos que muchos países tienen principios que son iguales o semejantes.

    La aplicabilidad de los principios contables, se basa en establecer supuestos básicos que son de aceptación general y de aplicación inicial para cualquier estado financiero que sean presentados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, la validez de estos principios se apoya en su simplicidad, claridad y generalidad para reflejar las prácticas corrientes y proporcionar orientación para la conducta moral de los profesionales en ejercicio y para el desarrollo continuo de la profesión.

    Entre las principales razones por las cuales surgen los PCGA esta referida al entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser comparadas con otras. A fin de cumplir con esta comparabilidad y que la misma sea válida, los estados financieros deben seguir ciertas reglas básicas en su preparación y elaboración; Es decir, esto se debe a la necesidad de informar con mayor claridad y transparencia la situación financiera mediante el Balance General y los resultados de las operaciones a través del Estado de Ganancias y Pérdidas de una entidad.

    Los datos contables son Útiles y convienen a los propios empresarios y a otras personas que estén interesadas en conocer la marcha y situación de una empresa, por lo que en síntesis diremos:

  • La información financiera la debe conocer la administración y los resultados de sus operaciones para tomar decisiones y planificar actividades (homogeneizar la información financiera e uniformar los criterios contables a problemas específicos).

  • Otorgantes de crédito para determinar: Las utilidades del solicitante, su capacidad de pago y su grado de responsabilidad.

  • Accionista para conocer: productividad de la inversión, incremento o reducción de aportes y ampliación de la empresa.

  • El Estado para: ISLR, Concejos Municipales (impuestos municipales, patentes, etc.), INCE (aportes), Ley del Trabajo, Seguro Social, Ministerio del Trabajo.

  • Organizaciones Laborales, Sindicatos y otros: participación de los trabajadores en las utilidades, niveles mínimos de remuneración, utilidades convencionales, indemnización a los trabajadores.

  • Hipótesis Fundamentales o Supuestos Básicos.

    Supuestos Básicos según la Publicación Técnica No. 3 (emitida en el mes de septiembre de 1974):

    La práctica contable en Venezuela ha establecido una serie de supuestos o normas básicas en donde la siguiente cita estableció una serie de normas que serían de guía para la ejecución de los procesos contables en Venezuela:

    “... denominaremos normas básicas de los supuestos fundamentales conceptos básicos o postulados (como los identifican algunas instituciones profesionales), que tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el objetivo básico de ser útil para la toma de decisiones...”

    Dentro de la clasificación que establece la Publicación Técnica No. 3, se consideran que solo cuatro (04) constituyen las hipótesis fundamentales. Cabe destacar que hay autores que consideren a algunos de ellos como principios:

    1) Unidad Operativa o Entidad: La contabilidad considera a la empresa como una unidad operativa individualizada, asiendo abstracción de la realidad jurídica que puede ser vinculada íntimamente con otras empresas del mismo propietario e inclusive de su propio dueño. Debemos concebir a la empresa como una unidad separada de sus dueños o inversionistas y los estados financieros deben ser elaborados de acuerdo únicamente a los resultados de las operaciones de dicha empresa. Por lo tanto, las ganancias y/o pérdidas para la empresa significan cambios en los activos de la empresa y no cambios en los bienes del dueño. Las utilidades acumuladas pertenecen a la empresa hasta tanto esta no sea repartida a los dueños y/o accionistas a través de retiros o pagos de dividendos.

    Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La actividad económica se puede identificar como una unidad particular responsable. Las actividades de la empresa se pueden separar y diferenciar de sus propietarios y de cualquier otra empresa. De no haber una manera coherente de separar todos los eventos económicos que tienen lugar, no existiriría una base para la contabilidad.

    El concepto de Entidad no es necesariamente un concepto de entidad legal. Una matriz y sus subsidiarias son entidades legales separadas, pero la fusión para fines contables y la información financiera no constituye una violación de este principio.

  • Continuidad o Empresa en Marcha: Los principios aplicados en la contabilidad están basados en que la empresa continuará su actividad indefinidamente. Este supuesto puede verse afectado por condiciones internas relacionadas con la administración del negocio (mala gerencia, deterioro de la tecnología, pérdidas recurrentes en los últimos ejercicios) y las externas con las condiciones económicas, las cuales pueden determinar que una empresa no sea rentable hasta el punto de verse en la obligación de cerrar (imposiciones de tipo gubernamental, cambios bruscos en las condiciones del mercado, cambios en la composición accionaría que obligue a la empresa a reducir sus operaciones). En este caso, estos mismos principios no serían aplicables ya que la empresa esta en liquidación y daría lugar a una información financiera inadecuada.

  • Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La empresa tendrá una larga vida. A pesar de fracasos, las compañías presentan un índice de continuidad bastante alto y la adopción del supuesto de continuidad ha resultado útil para fines contables.

    Las políticas de depreciación y amortización solo son justificadas y apropiadas si se supone cierta permanencia de la empresa. El supuesto de empresa en marcha sólo deja de serlo cuando la liquidación parece ser eminente.

  • Período Fiscal o Ejercicio Económico: La utilidad o pérdida de una inversión de una empresa comercial se determina con exactitud cuando tal empresa deja de existir. Por razones legales y otras, se requiere hacer cortes cada cierto tiempo, para producir la información financiera requerida para conocer resultados parciales y que nos permita tomar correctivos, cambiar las políticas, establecer planes de inversión, otros. Estos cortes pueden ser mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y donde se producen los estados financieros.

  • Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La manera más precisa de medir los resultados de las actividades de una empresa sería medirlos en el momento de su eventual liquidación. Sin embargo, la empresa, el gobierno, los inversionistas y otros usuarios no pueden esperar indefinidamente por esa información.

    Este proceso simplemente implica que las actividades económicas de una empresa se dividen en períodos artificiales; los más comunes son el mensual, trimestral y el anual.

  • Estabilidad Monetaria: La contabilidad parte del supuesto que el valor del poder adquisitivo de la moneda permanezca invariable. A fines contables se presume que la unidad monetaria tiene un poder adquisitivo inalterable, que el valor adquisitivo de la moneda no varía. A pesar de que esta hipótesis de la estabilidad monetaria es contraria a los hechos, evidentemente se trata de una presunción, es decir, de un supuesto ya que la realidad de los hechos es diferente, y más aun en períodos inflacionarios como el actual.

  • El dinero es el común denominador de la contabilidad de las actividades económicas y que la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. Se reflejan los cambios registrados en el capital y en los intercambios de bienes y servicios. La contabilidad tiene que ver con todas aquellas operaciones y eventos que puedan ser medidos en términos de bolívares. La ventaja del uso del dinero, es que muchos hechos heterogéneos que ocurren en un negocio pueden ser expresados en términos de dinero.

    Como establece Kyeso y Weygandt en su libro de contabilidad intermedia: “la unidad monetaria es pertinente, simple, universal, disponible, comprensible y útil”.

    Otros problemas que presenta la unidad monetaria como base para la presentación de las operaciones son que: a) los informes financieros nunca registrarán hechos importantes que ocurren en la empresa, los cuales son de calidad y contribuyen a los ingresos o a las pérdidas, pero los cuales no se pueden cuantificar en bolívares porque no se ha pagado por ellos y b) el bolívar cambia su valor a través del tiempo debido a la inflación, es decir, pierde fuerza y por ello no se puede decir que los bolívares de ayer son iguales a los de hoy, por la depreciación que sufren en períodos de inflación.

    Este supuesto de estabilidad monetaria, es el principal sustento del Principio del Costo Histórico, ya que suponemos que todos los bolívares son iguales a través del tiempo. Sin embargo, al haber inflación entre un año y otro, los bolívares no son iguales y por lo tanto no se pudieran sumar los costos de diferentes años y fechas. En conclusión, la inflación o no-estabilidad de la moneda, trae como consecuencia la reexpresión de los Estados Financieros (aplicación de la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10, “Normas para la elaboración de los Estados Financieros ajustados por efectos de la inflación”) convirtiendo todos los bolívares a una base constante, de modo tal que se puedan sumar, ya que serían bolívares del mismo valor.

    Los otros Principios clasificados en esta PT No. 3 son los siguientes:

    • Realización.

    • Dualidad Económica.

    • Revelación Suficiente.

    • Importancia Relativa.

    • Énfasis en el Aspecto Económico.

    • Prudencia.

    • Uniformidad en la aplicación de las Políticas de Contabilidad.

    Supuestos Básicos según la Declaración de Principios de Contabilidad No. Cero “0”:

    En el mes de abril de 1997, el comité permanente de Principios de contabilidad de la FCCPV emitió la declaración de Principios de Contabilidad No. 0, denominada Normas Básicas y Principios de Contabilidad de Aceptación General que sustituyó a la Publicación Técnica No. 3, la cual en el fondo estructuró en un nuevo cuerpo normativo, la Teoría Contable Básica.

    En su párrafo 24 de la DPC “0” establece lo siguiente: “los Principios de Contabilidad de Aceptación General son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la contaduría pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptadas en forma general y aprobados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela auscultados a través de su comité permanente de Principios de Contabilidad”

    La definición de la DPC “0” es más amplia y normativa que la establecida en la PT-3 pero coinciden ambas al otorgarle a los principios la atribución de ser emitidos por un cuerpo colegiado de la profesión contable.

    En su párrafo 25 de la DPC “0” establece lo siguiente: “ es abundante la cantidad de términos en la literatura contable para denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran dichos principios, por lo cual la expresión principios de contabilidad generalmente aceptados comprende lo que en forma más precisa se ha definido como:

  • Postulados o Principios básicos que constituyen el fundamento para la formulación de los principios generales.

  • Principios Generales, elaborados en base a los postulados los cuales tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el objetivo de ser útil para la toma de decisiones económicas; y

  • Principios aplicados a los estados financieros y las partidas o conceptos específicos, es decir, la especificación individual y concreta de los estados financieros y de las partidas específicas que lo integran.

  • Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia. La equidad está vinculada con el objetivo final de los estados contables. Los interesados en los estados financieros son muchos y muy variados y en ocasiones sus intereses son encontrados. La información debe ser lo más justa posible y los intereses de todas las partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente, los estados financieros deben estar libres de toda influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona o grupo determinado alguno con detrimento de otros. En cuanto a la pertinencia, exige que la información contable tenga que referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar o a los resultados que desea producir. En consecuencia es necesario concretar el tipo específico de información requerido en los procesos de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros en función a los intereses específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad (comercial, industrial, de servicios, financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.)

    Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

  • Supuestos derivados del ambiente económico: entidad, énfasis en el aspecto económico, cuantificación y unidad de medida.

  • Principios que establecen la base para cuantificar las operaciones de la entidad y los eventos económicos que la afectan: valor histórico, dualidad económica, negocio en marcha, realización contable, período contable.

  • Principios aplicables a los estados financieros: Objetividad, importancia relativa, comparabilidad, revelación suficiente y prudencia.

  • Como observamos los principios nombrados en la PT-3, los cuales no establecen ningún orden de importancia, son clasificados en forma diferente al compararlos con la D.P.C. No. 0.

    La práctica independiente del contador público en Venezuela está constituida principalmente por la función de Auditoria Externa, la cual fue iniciada por las firmas de contadores públicos extranjeras cuando las operadoras petroleras requerían los servicios de revisión de los estados financieros por contadores públicos independientes.

    Criterios para la Aplicación supletoria de otros pronunciamientos.

    De acuerdo con lo establecido en la DPC No. “0” en sus párrafos No. 47 al No. 50 para aplicar los P.C.G.A existe una jerarquía establecida en la D.P.C. No. 0:

    “Párrafo 47: Para la aplicación práctica de los principios de contabilidad de aceptación general, la profesión en Venezuela debe guiarse en primer lugar por los publicados por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela. Para estos efectos se entiende por principios publicados por la federación los por ellos emitidos y auscultados a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad, “Declaraciones de Principios de Contabilidad DPC” o “Publicaciones Técnicas - PT”.

    Párrafo 48: Si algún aspecto no es tratado por los principios mencionados en el párrafo anterior, en segundo lugar y de manera supletoria, los contadores públicos venezolanos deberán guiarse por las normas internacionales de contabilidad (NIC) emitidas como definitivas por el comité internacional de principios de contabilidad (International Accounting Standars Committee - IASC).

    Párrafo 49: Ante circunstancias no previstas por los organismos mencionados, las supletoriedad se dará en tercer lugar, con los principios de contabilidad aceptados en México emitidos y publicados por el instituto mexicano de contadores públicos (IMCP) a través de sus Boletines y circulares.

    Párrafo 50: En cuarto lugar y de acuerdo con el mismo criterio de supletoriedad, se aplicarán los pronunciamientos contables de la Financial Accounting Standars Board - FASB conocido como FAS y, finalmente, por los pronunciamientos contables emitidos en países latinoamericanos con situaciones económicas similares a Venezuela”.

    De la cita anterior, se deduce que la jerarquía para la aplicación de los PCGA en Venezuela es la siguiente:

    • DPC o PT emitidos en Venezuela.

    • Normas Internacionales de Contabilidad.

    • Principios de Contabilidad emitidos en México por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

    • Pronunciamientos Contables de la FASB.

    • PCGA de países Latinoamericanos con situaciones económicas similares a la de Venezuela.

    Debilidades observadas en la DPC “0”.

    En la D.P.C. No. 0, se pueden observar algunas debilidades que dificultan su aplicación y que requieren un mayor trabajo de elaboración por parte del Comité de Principios de la Federación.

    Por una parte, cualquier principio o norma que se emita en un país, debe tener una fecha de vigencia; en este caso la D.P.C. No. 0 no tiene ese requisito básico. Entendemos que ella fue elaborada después de catorce declaraciones y se colocó el No. 0, para que sirviera de base a las otras.

    Por otro lado establece que en caso de discrepancias entre la D.P.C. No. 0 y otras Declaraciones de Principios de Contabilidad (D.P.C.), se le da preponderancia a los boletines preexistentes sobre la general No. 0.

    Por último la D.P.C. No. 0 es similar a la mexicana, lo cual no es malo per sé, pero debió esperarse tener una mayor elaboración, lo cual se debe lograr consultando a los que trabajan la profesión, a los consultores y a los académicos que han investigado en el área.

    Principios de Contabilidad de Aceptación General.

  • Objetividad: Es la norma que exige procurar documentación completa que respalde toda operación realizada, sobre todo comprobante originados fuera de la empresa. Ejemplo: en el caso de una compra, debemos tener facturas, orden de compra, nota de recepción.

  • De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 42: Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparación y presentación de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros.

  • Conservatismo o Prudencia: El principio dice no anticipar utilidades, pero si prever cualquier perdida posible. Este principio es aplicable cuando intervienen factores de estimación y hay ausencia o restricción de la objetividad. Por ejemplo:

  • __ 1 __

    Cuentas por Cobrar XXX

    Ventas XXX

    __ 2 __

    Perdida en Cuentas Incobrables XXX

    Provisión para Cuentas Incobrables XXX

    De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 46: Las incertidumbres inevitables circundan muchas de las transacciones y eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creación de reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos o sobreestimación de pasivos o gastos.

  • Consistencia o Comparabilidad: Consiste en la revisión sistemática de los hechos de elaboración que se hayan adoptados. La inconsistencia destruye la comparabilidad, es decir, no pueden ser comparados los estados financieros de distintos períodos, debido a que se producen cambios de los resultados por el hecho de haber variado el método de estimación. Hay que destacar que pueden hacerse cambios cuando estos sean realmente necesarios siempre y cuando se tenga presente que este hecho debe mencionarse e igualmente se indique su efecto en los estados financieros.

  • De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 44: Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en operación de una entidad en períodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las políticas contables sean aplicables consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejores políticas contables, consecuentemente cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la información que se presente, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información.

  • Asociación de Ingresos con su respectivo Gasto o Realización Contable: Consiste en registrar las operaciones en el ejercicio que se realizaron, debe tenerse presente la asociación de ingresos y gastos, es decir, que en el ejercicio que se realiza el ingreso también debe contabilizarse el gasto correspondiente. También hay que tener presente al momento del cierre hacer un análisis de todas las cuentas de tal forma que se efectúen los ajustes necesarios y se obtengan los resultados más exactos posibles.

  • De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 40: La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos monetarios, las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideren realizadas para fines contables: a) las transacciones de la entidad con otros entes económicos. b) las transformaciones internas que modifiquen la estructura de los recursos o de fuentes o, c) los eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

  • Exposición Clara y Precisa o Revelación Suficiente: La presentación de los estados financieros debe formularse teniendo como norma que los datos ordenados se exponen en forma completa y amplía facilitando una buena información al lector y deben estar ausentes de toda intención que pueda envolver propósitos engañosos. Todo contador debe tener presente:

  • No omitir hechos importantes conocidos por él.

  • Dejar de informar sobre hechos importantes, declarados erróneamente.

  • Prestar atención hacia cualquier desviación importante de los PCGA.

  • De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 45: La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén suficientemente fundadas.

  • Materialidad e Importancia Relativa: La información que aparece en los estados financieros debe mostrar los aspectos importantes de la entidad, susceptibles de ser cuantificados en términos monetarios. Aquí se plantea que cuando las cantidades involucradas en el registro o en la presentación de una operación no son importantes, el contador puede tomar cursos de registros o valuaciones distintas a las que nos aconsejarían otros principios y las prácticas y normas de uso común en contabilidad.

  • El principio de importancia relativa o de la materialidad, nos permite delimitar en el caso de corregir errores de años anteriores. Cuando se detectan errores cometidos en otros ejercicios, las normas contables nos obligan a corregir la utilidad de años anteriores afectada por el error. Esto quiere decir, la cuenta “Capital” en una firma individual a través de la cuenta transitoria “Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores” o la cuenta de “Utilidades no Distribuidas” en una Sociedad Anónima (S.A.) Debemos ser cuidadoso del uso de esta cuenta, ya que en una compañía las utilidades de cada año, afectan al impuesto, las utilidades y otros aspectos lo que complica la corrección de años anteriores. En este sentido, la materialidad nos aconseja cuando usar la cuenta Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores (si es importante la cantidad involucrada) o cuando obviar que es un error de años anteriores y llevarlo a los gastos de este ejercicio.

    De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 43: La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando en ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros.

  • Principio del Costo o Valor Histórico:

  • De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 37: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerará que no ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método mixto), los resultados netos del período deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca.

    El costo es la base de valuación de los activos y gastos, por lo que está determinado por el precio que se paga por él. A continuación mencionaremos en que forma se debe contabilizar los mismos, de acuerdo a las condiciones de la compra:

  • En el caso de una compra al contado, el costo del bien adquirido será la suma pagada por él (la cantidad de dinero involucrado en la transacción).

  • Cuando se compra un activo con descuento o bonificación, el costo por el cual se registra, es el costo neto pagado, es decir, el precio bruto menos el descuento. El bien solo se podrá registrar a su precio bruto cuando transcurra algún lapso de tiempo entre la adquisición y el descuento.

  • Cuando se adquiere un activo fijo tangible, su costo está representado por todos los pagos efectuados para su adquisición, así como los gastos de traslado e instalación, es decir, todos los costos necesarios para poner en uso dicho activo.

  • En el caso del Terreno, el costo incluye: Precio de compra + costos por cerrar la operación (escritura de la propiedad, honorarios al abogado y cuotas de registro) + costos para poner el terreno en condiciones de servicio (nivelación, relleno, desagüe y limpieza) + gravámenes de la propiedad + mejoras cuya duración sea indefinida ( sistema de drenaje, pavimentación, otros).

    En el caso de un Edificio, el costo serían todos los desembolsos relacionados con la compra o construcción (materiales, mano de obra, gastos indirectos) + honorarios abogado + honorarios arquitecto + permiso para la construcción.

    En el caso de Maquinarias y Equipos, el costo será todos los gastos en que se incurre hasta que este en condiciones optimas para funcionar.

  • Cuando una empresa realiza sus propias construcciones, el costo de esta, lo representan las erogaciones. En los casos de empresas de utilidad pública, que tengan tarifas fijas reguladas por el estado, se incluyen los intereses como parte del costo, de lo contrario deben excluirse del costo los intereses financieros pagados durante la construcción.

  • La DPC No. 9 “Capitalización de los Costos por Intereses” establece en su párrafo No. 6: “ el costo histórico para la adquisición de un activo incluye los costos necesariamente incurridos, para llevarlo a la condición y ubicación necesarias para su uso propuesto. Si un activo requiere un período de tiempo para efectuar las actividades necesarias para llevarlo a esa condición y ubicación, los costos por intereses incurridos durante ese período, como resultado de desembolsos efectuados para el activo, son parte del costo histórico de la adquisición del activo.” Como por ejemplo, en la construcción de un edificio los intereses por el financiamiento solo forman parte del costo hasta que se obtenga el permiso de habitabilidad.

  • En el caso de operaciones a crédito, en las cuales generalmente existen intereses involucrados en la transacción, la base de valuación deberá ser el precio de contado equivalente del activo que se adquieran los intereses se consideran gastos financieros y no parte del costo.

  • Cuando se adquieren varios activos a un precio global, el costo de cada uno se determina, prorrateando el monto total o precio global pagado (PG), entre los activos adquiridos, tomando como base el precio relativo al mercado (PM) de cada uno.

  • Costo A1 = PG * PM1

    Sumatoria PM

  • Cuando e adquiere un bien en condiciones de gangas, el costo que se le asigna es el precio de gangas pagado.

  • Cuando se adquieren Bonos y Acciones, el costo de los mismos será:

  • Bonos: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje - intereses acumulados por cobrar a la fecha de compra, si los hubiere, ya que estos se van a recuperar en la primera oportunidad de cobro después de la compra.

    Acciones: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje - dividendos acumulados por cobrar, ya que estos se recuperan en la fecha determinada por la empresa después de la compra.

  • Cuando se recibe un activo por donación o descubrimiento, existen dos alternativas para su contabilización:

  • i.1) Registrarlo por una cantidad simbólica de Bs. 1 0 100 cuando la cantidad no sea importante.

    i.2) Registrarlo a su valor de mercado, cuando la donación sea por una cantidad importante. En este caso se registrará un cargo a la cuenta de activo y un crédito a la cuenta de Capital (firma individual) o a la cuenta Superávit por Donación (sociedad). Lo importante que no se registre en una cuenta de ingreso, hasta que el mismo no sea realizado.

  • En el caso de permutas de mercancías o cualquier otro activo por bienes distintos al dinero, el costo del bien que entra se determinará:

  • j.1) Si se conoce el precio de mercado del bien que entra, este será el valor que se tomará como costo del activo que entra.

    j.2) Si se conoce el precio de mercado del bien que sale, este será el valor que se tomará como costo del activo que entra.

    PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

    j.3) En caso de que conozca el precio de mercado del bien que se recibe o del bien entregado, es preferible tomar costo del activo que entra el precio de mercado del bien que sale o bien entregado.

    PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

    j.4) Cuando no se conoce ningún precio de mercado, deberá tomarse como valor de costo del bien que se recibe, el valor en libros del bien entregado.

    PM del bien que entra: Valor según libros del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

    Notas a los Estados Financieros.

    Los Estados Financieros deben estar presentados de acuerdo a principios y reglas de uso general, que permitan que los usuarios y lectores puedan tener decisiones adecuadas y, además, hacer comparaciones con otros años y con otras empresas.

    En las notas a los estados financieros el contador deberá aclarar todo aquello que impacta a una cuenta y que ello por sí solo no puede aclarar el lector o usuario normal de los estados financieros.

    Aspectos tales como métodos de valuación, cambios en políticas, aplicaciones de normas o leyes, cambios conocidos después de elaborar los estados financieros tales como paridad dólar - bolívar, son algunos ejemplos de aspectos a aclarar en la nota del pie a los estados financieros.

    La declaración de principios de contabilidad No. 6 (DPC 6) de uso obligatorio en Venezuela, se establece en el punto No. 1 de la introducción: “ la presentación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados incluye la revelación adecuada sobre cuestiones importantes. Estas cuestiones se refieren a la forma, disposición y contenido de los estados financieros y de sus notas anexas, incluyendo, por ejemplo, la terminología empleada, la cantidad de detalles suministrados, la clasificación de las partidas en los estados financieros y las bases de las cantidades presentadas. Un auditor independiente considera su un asunto debe revelarse a la luz de las circunstancias y hechos de las cuales él tiene conocimiento al momento”

    La declaración de principios de contabilidad No. “0” (DPC 0) en su párrafo 18 establece: Los estados financieros forman parte del proceso de presentar información financiera y constituyen el medio principal para comunicarla a las partes que se encuentran fuera de la entidad.....

    El objetivo de los estados financieros sé suministrar información acerca de la situación financiera de una entidad económica a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones y los movimientos de su efectivo por los períodos en esta fecha entonces terminados.

    Los estados financieros obligatorios son: El Balance General, el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Perdidas, El Estado de Flujo del Efectivo y Movimientos de las Cuentas del Patrimonio.

    El Balance General está compuesto por: Los Activos, Pasivos, Capital y las Cuentas de Orden.

    El Activo está representado por todos los bienes, derechos y gastos diferidos que posee la empresa para una fecha determinada. En general, los activos son recursos económicos aplicados por una empresa y de los cuales se espera, generar beneficios en futuras operaciones.

    El Activo Circulante, está compuesto por todas las cuentas que representen bienes o derechos que se van a convertir en dinero o se van a consumir en el próximo ciclo normal de operaciones o en un año, el que sea mayor de los dos.

    Se entiende por ciclo normal de operaciones, el tiempo promedio que tarda la empresa en comprar la mercancía, venderla, pagar la mercancía y cobrar la mercancía vendida. El mismo por ejemplo puede ser de 18 meses, que es mayor a un año y este será el límite para definir los activos que integran el circulante.

    Dentro de la clasificación del activo circulante se encuentra: Caja chica, caja, bancos, inversiones temporales, efectos por cobrar, cuentas por cobrar, inventarios de mercancía y pre-pagados.

    El Activo a Largo Plazo incluye todos los bienes y derechos que se van a convertir en dinero en un plazo superior al próximo ciclo normal de operaciones; dentro de esta clasificación tenemos: Hipotecas por cobrar, inversiones en bonos, efectos por cobrar, otros.

    El Activo Fijo son los bienes y derechos que se utilizan en las operaciones normales del negocio y que no hay la intención de vender y los cuales van a contribuir a producir beneficios en varios períodos contables. El activo se desglosa en Activo Fijo Tangible (Propiedad, Planta y Equipo) e Intangible.

    Los activos fijos tangibles son bienes para utilizar en las operaciones normales de la empresa, las cuales tienen presencia física y no hay intención de venderlos.

    Los activos fijos intangibles son derechos que posee la empresa de carácter legal, económico o contractual. Se caracterizan por no tener presencia física.

    El Pasivo está representado por todas las obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones o un año, el más largo de los dos.

    El Capital lo constituye la porción de los activos que corresponde a los dueños. El capital es una porción diferencias ya que refleja el aporte de los propietarios después de deducir el pasivo.

    Definición de Términos.

    Valor Histórico: Es el costo o valor del registro contable de un bien y se determina mediante la aplicación del principio del costo o valor histórico original.

    Precios Constante: Es el costo de un bien expresado en moneda constante, es decir, en moneda de igual poder adquisitivo medido por un índice general de precios; El mismo es un indicador que relaciona las cantidades nominales de efectivo necesarios para adquirir una misma canasta de bienes y servicios representativos de la economía nacional. Son los costos reexpresados por valores proporcionales al índice general de precios.

    Costos Corrientes: Es el valor actual de un bien en un momento determinado, el cual puede ser el importe equivalente a su precio de mercado o valor de realización (no tiene nada que ver con la inflación y con el índice general de precios).

    Partidas Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que no se protegen de la inflación, pues disminuyen su poder adquisitivo en forma inversamente proporcional al aumento de este indicador; el valor histórico de las mismas está conformado por un valor fijo y nominal que no cambia por efectos de este flagelo. Ejemplo: efectivo, cuentas por cobrar, ciertos prepagados como retenciones de ISLR, todos los pasivos exceptuando los créditos diferidos originados por ganancias no realizadas.

    Partidas no Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que se protegen de la inflación, pues un aumento de este indicador generalmente implica un aumento en el costo de los mismos. Ejemplo: inventario; propiedades, planta y equipos; cargos diferidos y otros activos, todas las partidas del patrimonio y todo el estados de ganancias y pérdidas, excepto el ISLR.

    Reexpresar: Es expresar una partida en moneda constante para fines comparativos (las partidas del ejercicio anterior sé reexpresan para compararlos con las partidas del ejercicio actual, asegurándose que todos los componentes de los estados financieros de ambos períodos estén expresados a moneda de igual valor o de igual poder adquisitivo). De esta manera podemos concluir que las partidas monetarias del ejercicio anterior, sólo puedan reexpresarse a la moneda de cierre de un período actual para facilitar la comparación con las monetarias de este último período.

    Ajustar: Consiste en ajustar las partidas no monetarias por efecto de la inflación y de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10 (DPC-10) “Normas para la Elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación”. Las partidas no monetarias del ejercicio anterior han sido ajustadas de acuerdo con la inflación existente a la fecha de cierre de dichos ejercicios; Sin embargo, estos valores deben reexpresarse a moneda de cierre del ejercicio actual para efectos comparativos con las partidas monetarias de este último período.

    DPC - 0

    PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

    Postulados o 1- Equidad

    Principios 2- Pertinencia

    Básicos

    Supuestos 1- Entidad

    derivados 2- Énfasis en el aspecto económico

    del ambiente 3- Cuantificación

    económico 4- Unidad a la medida

    Principios

    Generales Principios para 1- Valor histórico

    cuantificar las 2- Dualidad económica

    operaciones 3- Negocio en marcha

    4- Realización contable

    5- Período contable

    Principios 1- Objetividad

    aplicables a 2- Importancia relativa

    los estados 3- Comparabilidad

    financieros 4- Revelación suficiente

    5- Prudencia

    TEMA NO. 2

    EFECTIVO. CONCEPTO. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO. PARTIDAS QUE NO SON EFECTIVO. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO. CAJA CHICA. REGISTRO CONTABLE DE LA CAJA CHICA. CONCILIACIÓN BANCARIA.

    Concepto de Efectivo.

    Según Kieso y Weygandt: El dinero en efectivo, que es el más liquido de los activos, es el medio estándar de cambio y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Generalmente se clasifica como activo circulante. Para clasificarlo como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas.

    El efectivo se compone de moneda, divisas y fondos disponibles en depósitos bancarios. Los instrumentos negociables como los giros postales, cheques, certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios también se consideran efectivo. Las cuentas de ahorros generalmente se clasifican también como efectivo, aunque el banco tiene el derecho legal de exigir una notificación antes de efectuar un retiro. Dado este privilegio se ejecuta en muy pocos casos, las cuentas bancarias se consideran efectivo.

    Los fondos del mercado monetario, los certificados de ahorro del mercado monetario, certificados de depósitos (CD) y otros tipos similares de depósitos y documentos a corto plazo que dan a los pequeños inversionistas la oportunidad de obtener mayores tasas de interés se clasifican generalmente como inversiones temporales y no como efectivo....

    El efectivo consiste en partidas que generalmente se aceptan como medios de cambio y que se tienen disponibles para efectuar pagos de cualquier naturaleza: Por ejemplo, el efectivo incluye monedas, billetes, cheques, giros bancarios, los montos disponibles en cuentas corrientes y de ahorro, cupones por intereses vencidos aún no cobrados, los montos depositados en Fondos de Activos Líquidos, etc. La moneda extranjera se puede considerar efectivo si existe libertad para su uso. Para su presentación debe convertirse a su equivalente en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance.

    El efectivo representa un bien propiedad de una empresa. En la práctica, desde el punto de vista contable está representado por: Caja Chica, Caja, Banco y las Inversiones en Moneda Extranjera.

    El Boletín C-1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define el efectivo de la siguiente manera: El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o su equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados”.

    Partidas que no se consideran Efectivo.

  • Vales de Caja: No se considera efectivo, ya que no está bajo el control de la empresa y no puede ser utilizado. En un arqueo debe presentarse como Cuentas a cobrar funcionarios y empleados.

  • 2) Estampillas fiscales o postales: No es una forma común de pago y no se considera efectivo. En un arqueo deben presentarse como Existencias de estampillas o Timbres fiscales.

  • Depósitos a plazo fijo: No deben ser considerados efectivo en la sección del Activo circulante de un Balance General, pues posiblemente representen a fondos que no se encuentran disponibles para su inmediata utilización. Pueden ser considerados en la sección del Activo circulante (sí su plazo está entre un ciclo normal de operaciones), pero separado del efectivo.

  • Depósitos para fines específicos: Son montos de dinero que pueden disponerse total o parcialmente en condiciones especiales o para fines predeterminados: por tanto, ese dinero no debe ser considerado como partida en efectivo. Su presentación en el Balance depende del uso que se le vaya a dar (ejemplo: fondos específicos dentro del activo circulante).

  • Depósitos en bancos cerrados o intervenidos: Deben presentarse en el Activo como no circulante y a su valor calculado de liquidación.

  • Depósitos en bancos extranjeros: No se consideran efectivo, cuando exista alguna restricción para su retiro. Si no existe restricción para su retiro, puede considerarse efectivo y se le da una conversión al tipo de cambio vigente.

  • Cheque con fecha adelantada: No se consideran efectivo, ya que es un dinero que no puede ser depositado, por lo tanto, no se considera disponible. En caso de cierre debe presentarse como una cuenta por cobrar.

  • Manejo y control del Efectivo.

    Según Kieso y Weygandt: La administración y control del efectivo presenta problemas especiales, no solo porque entra en muchas transacciones, sino también por las siguientes razones:

  • El efectivo es el único activo que se puede convertir inmediatamente en otro activo: Es fácil de ocultar y transportar y es casi universalmente deseado. Por tanto, la correcta contabilización de las transacciones con efectivo exige que se establezcan controles para cerciorarse de que el efectivo de la empresa no sea indebidamente usado para fines personales por alguien de la empresa o relacionado con ella.

  • Se debe controlar cuidadosamente la cantidad de efectivo de una empresa para que nunca esté disponible en cantidad excesivo ni insuficiente: Debe hacerlo siempre en una cantidad adecuada que no limite los recursos de la compañía. Como es el medio de intercambio, se necesita para pagar todos los bienes de activos y servicios que la empresa compra y para cumplir con todas sus obligaciones al vencimiento. Por tanto, el desembolso de efectivo ocurre todos los días y debe tenerse a la mano un fondo suficiente para satisfacer estas necesidades. Por otra parte, el efectivo como tal no es un activo productivo, no produce utilidades. De aquí que no es deseable tener a la mano una cantidad de efectivo mayor de la que se necesita para satisfacer las necesidades cotidianas con un margen razonable para emergencias. El efectivo adicional al que se necesita se debe invertir, ya sea en valores que reditúen o en otros activos que produzca.

  • Las transacciones con efectivo deben tener controles necesarios para impedir que se realicen operaciones no autorizadas y auque se tengan los equipos más perfeccionados, los errores pueden ocurrir y ocurren. Por lo tanto la gerencia debe proporcionar la información necesaria para administrarlo por medio de transacciones especiales o préstamos o inversiones.

    Reglas de Valuación.

    El Boletín C-1 señala, en relación con las reglas de valuación lo siguiente: “El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros”. Cuando se habla de metales preciosos amonedados y moneda extranjera se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros, esto se traduce que a la fecha de preparación del balance se hará la valuación correspondiente y como consecuencia se registrará el asiento de ajuste resultante.

    El Boletín C-1, también señala: “Los renglones de efectivo e inversiones temporales, deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separado en el activo circulante o no circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un año o su destino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos a largo plazo, se presentarán fuera del activo circulante.

    Las restricciones a que se refiere al párrafo anterior deben revelarse en las notas a los estados financieros.

    Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

    En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo.

    Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o de inversiones en valores en la misma institución, siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

    Deben revelarse l existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporales denominados en moneda extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente a moneda nacional.

    En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de valuación seguidas en su caso, el efecto de los hechos posteriores que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del efectivo e inversiones temporales entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.

    Control interno del Efectivo.

    El control interno es una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, obtener una buena información contable y lograr una mayor eficacia en las operaciones del negocio. Los procedimientos de control interno varían de una empresa a otra, pero generalmente lo fundamental es la segregación de funciones, para evitar errores y poder establecer responsabilidades.

    Por tal motivo diremos que para un control interno adecuado:

  • Deben fijarse responsabilidades.

  • La contabilidad y las operaciones deben estar separadas. Un empleado no debe ocupar un puesto en el cual tenga control de la contabilidad y control de las operaciones que originen asientos de la contabilidad.

  • Se debe comprobar la exactitud de las operaciones de contabilidad y verificar que se lleven en forma exacta.

  • Ninguna persona individualmente debe tener completamente a su cargo una transacción comercial.

  • Debe escogerse y entrenarse cuidadosamente al personal.

  • 6) Si es posible el personal debe ser rotado; además, que el personal debe tomar vacaciones (principalmente los que tienen cargos de confianza).

    7) Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar por escrito.

  • Los empleados deben tener pólizas de fianzas.

  • Debe hacerse uso de las cuentas control en la mayor amplitud posible.

  • En cuanto al efectivo:

  • Los depósitos deben hacerse el mismo día o al día siguiente en forma intacta, es decir, no deberían efectuarse desembolsos utilizando los ingresos recibidos y no depositados.

  • Todos los pagos deben realizarse mediante cheques, a excepción de los pagos menores autorizados por caja chica.

  • Todos los cheques deben ser prenumerados en forma consecutiva, igualmente los comprobantes de ingresos (facturas de ventas al contado, recibo de cobro, etc.).

  • Los pagos de cheques deben estar respaldados por su justificante.

  • Es conveniente que los cheques sean firmados por más de una persona (firmas conjuntas).

  • Debe controlarse la secuencia de los cheques prenumerados.

  • La conciliación bancaria, la debe realizar un funcionario distinto al cajero.

  • La recepción del efectivo debe estar separada de la función de pago.

  • El cajero, el tenedor de libros y el auxiliar de contabilidad, deben ser personas distintas.

  • Se deben inutilizar con un sello los comprobantes cancelados.

  • Hay que tener presenta que toda compañía tiene un registro del efectivo recibido y desembolsado y del saldo. Sin embargo, siendo muy numerosas las transacciones, se pueden cometer errores u omisiones en estos registros. Por tanto, es necesario comprobar periódicamente el saldo que arroja el libro mayor. El efectivo que está en la oficina (fondo fijo de caja chica, fondos de cambios o ingresos no depositados) se cuentan para comprobar su importe y con respecto al efectivo que está en los bancos, se comprueba por medio de las conciliaciones bancarias, es decir, una comparación entre los registros que proporcionan los bancos y el registro que tiene la compañía en el banco.

    Caja Chica.

    Casi todas las empresas necesitan efectuar pequeños pagos como son comidas de los trabajadores, servicios de taxis, compra de pequeños artículos de oficina y otros gastos menores. Uno de los métodos de ejercer un control razonable sobre estos pequeños desembolsos, los cuales no suelen cancelarse con cheques es a través de la creación de un fondo fijo de caja chica.

    Normalmente para la creación del fondo fijo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que se pudieran realizar en un período no menor de un mes, con base en este análisis se determina un monto razonable para la creación del fondo, se establecen las normas de funcionamiento entre las que mencionamos las más importantes:

  • Se designa una persona como custodio de la caja chica y se le entrega la cantidad de dinero determinada como fondo para hacer pagos chicos.

  • Se establece un monto límite o máximo de los pagos que van a efectuarse.

  • A medido que se hacen los desembolsos, el custodio de la caja chica obtiene recibos firmados por cada una de las personas a quienes pagan.

  • Los comprobantes de desembolsos deben ser prenumerados.

  • Todo pago debe estar acompañado por documentación que justifique el desembolso; así mismo en el comprobante del desembolso debe constar la firma de quien lo autorizó y de la persona que recibió el dinero.

  • Se debe establecer un mínimo de efectivo que pueda tener la Caja chica.

  • Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario:

    Caja Chica XXX

    Banco XXX

    (Creación del fondo fijo)

    Esta cuenta se denomina Fondo Fijo, porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:

    Aumento del fondo fijo:

    Caja Chica XXX

    Banco XXX

    Disminución del fondo fijo:

    Banco XXX

    Caja Chica XXX

    La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).

    Reembolso de Caja Chica.

    La reposición o reembolso de la Caja chica, consiste en lo siguiente: Cuando el cajero a efectuado pagos por un monto previamente establecido procede a recopilar los documentos y procede a entregárselo a la persona encargada de revisarlos y emitir el cheque de la reposición, de tal forma, de tener de nuevo el monto total disponible para los pagos.

    Arqueo de Caja Chica.

    Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:

    Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.

    Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía. Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

    Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay que tomar en consideración:

  • Si no hubo faltantes ni sobrantes, el cheque se va a emitir por el total de los comprobantes.

  • Si el arqueo arroja un sobrante, el cheque a emitir debe ser igual al total de los comprobantes menos el sobrante.

  • Cuando el arqueo arroja un faltante, el cheque a emitir debe ser al total de los comprobantes más el faltante.

  • Hay que tener presente, que el custodio es responsable en todo momento del importe del fondo, ya sea del efectivo o de los comprobantes firmados, ya que estos últimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo para expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante usado para reembolso, debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o mutilado, de manera de prevenir que pueda ser usado para un segundo reembolso.

    Contabilización del cheque por reposición que fue emitido por error.

    Cuando el cheque fue emitido a un monto superior a la cantidad correcta, tendremos una diferencia que será llevada a una cuenta denominada Efectivo por Depositar, que será una cuenta de Activo Circulante, y deberá ir en el Balance General antes de la cuenta Banco. Esta cuenta es de carácter transitorio que será eliminada una vez ese excedente se deposite en el banco.

    Cuando el cheque es emitido por un monto inferior al correcto, tendremos una diferencia que será llevada a una cuenta denominada Gastos por Pagar o Gastos por Reembolsar o Efectivo por Reponer, que será una cuenta de pasivo circulante y tendrá un carácter transitorio. La misma será eliminada cuando se emita un nuevo cheque, para pagar al cajero por gastos que se dejaron de reembolsar.

    Bancos.

    El citado boletín C-1 señala: “El renglón del efectivo constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes de una entidad disponibles para su operación, tales como depósitos bancarios en cuentas de cheques”. Esta cuenta representa el efectivo propiedad de la empresa que se encuentra depositado a una fecha determinada en los bancos u otras entidades financieras. Se carga cuando se abre una cuenta, cuando se deposita, cuando el banco nos acredita el producto de una operación crediticia o el cobro de documentos, transferencias bancarias, y se abona cuando se cancelan cheques emitidos por la empresa, débitos que nos efectúe el banco por cobro de deudas, cheques devueltos, transferencias bancarias y cierre de cuentas bancarias.

    El saldo de bancos es de naturaleza deudora y representa el valor de efectivo propiedad de la empresa y depositado en las diferentes cuentas bancarias. Es una de las primeras cuentas del activo circulante.

    Conciliación Bancaria.

    Mensualmente, el banco proporciona a cada uno de sus clientes un estado de cuenta, para proceda a realizar la conciliación bancaria.

    La misma consiste en un método que se usa para verificar si los saldos de nuestros libros coinciden con los saldos del banco, ya que en la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta del banco al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante no coincide. En otras palabras, es una cédula que indica y explica en caso de que existan, todas las diferencias entre los registros de efectivo del banco y los de la compañía. Si las diferencias son resultados de transacciones que aún no se han registrado por el banco, se considera que los registros de la empresa son correctos. En caso contrario, será necesario analizarlos y ajustarlos (los de la empresa, los del banco o ambos).

    Estas diferencias pueden ser:

  • Cheques Pendientes: Cheque expedidos por el cuentahabiente que estarían abonados en nuestros libros pero no cargados por parte del banco (sino hasta el mes siguiente).

  • Depósitos en Tránsito: Estos depósitos aparecen cargados en nuestros libros porque son hechos a fin de mes y no abonados por parte del banco (sino hasta el mes siguiente).

  • Notas de Débito (N/D): Son cargos efectuados por parte del banco al depositante, por concepto de intereses, comisiones, efectos descontados devueltos, cheques recibidos de clientes y devueltos por el banco, etc. Va a disminuir nuestro efectivo. Ha sido cargada por parte del banco y no se ha abonado en nuestros libros (porque no se ha recibido).

  • Notas de Crédito (N/C): Son abonos efectuados por el banco correspondiente a descuentos de giros, pignoraciones, pagarés, etc. Van aumentar nuestro efectivo. Ha sido abonado por parte del banco y no cargada por nuestros libros (porque no se ha recibido).

  • Errores: Puede suceder tanto en libros como en el banco, ya que al realizar determinada operación (cheque, depósitos, etc.) se registra por una cantidad distinta a la correcta.

  • Cargos o Abonos Incorrectos: También puede suceder en nuestros libros como en los bancos. Podemos hacer cargos o abonos a otros bancos y los bancos a su vez puede hacer lo mismo con otros clientes.

  • Cualquier otra Diferencia.

  • La conciliación bancaria se puede realizar por diversos métodos. Entre ellos podemos señalar: Igualación de saldos o saldos correctos, saldos encontrados y conciliación contable.

    Procedimiento para efectuar la Conciliación Bancaria.

    Hay que tener presente que nuestra cuenta es para la Institución Bancaria un pasivo y por lo tanto de naturaleza acreedora. Por lo contrario en nuestra empresa la cuenta es de activo, y cada vez que se realiza un depósito se registra por el debe, aumentando el saldo y en consecuencia aumentando el activo Bancos. En el banco al registrar esta operación se efectúa un crédito y en consecuencia se produce un aumento del pasivo. En caso de que la empresa emita cheques, se registran abonos a la cuenta disminuyendo el activo Bancos. A su vez el banco registra esta operación disminuyendo el pasivo registrándolo mediante un cargo. Algunos pasos importantes al realizar la conciliación bancaria son los siguientes:

  • Verifique si no hay diferencias del mes pasado: si las hay serán incluidas en la conciliación del mes.

  • Se compara el mayor auxiliar correspondiente al Banco que se va a conciliar, con el estado de cuenta que nos envía el Banco. En este caso se procese así, comparando cantidades y conceptos:

  • La columna del debe del mayor auxiliar, se compara con la del haber del estado de cuenta bancario.

  • La columna del haber del mayor auxiliar, se compara con la del debe del estado de cuenta bancario.

  • La columna del haber del estado de cuenta bancario se compara con la del debe del mayor auxiliar.

  • La columna del debe del estado de cuenta bancario se compara con la del haber del mayor auxiliar.

  • Cuando tengamos la seguridad de que hemos encontrado todas las partidas que han originado la diferencia existente entre el saldo de la cuenta Banco en nuestros libros y el estado de cuenta bancario, procedemos a elaborar la conciliación.

  • Sobregiro Bancario.

    Un sobregiro bancario ocurre cuando los cargos efectuados por el banco en la Cuenta Corriente por concepto de Cheques Pagados y Notas de Débito son superiores al monto de los Depósitos y Notas de Créditos abonadas, es decir, que la empresa en ese momento no dispone dinero en el banco y al contrario le esta debiendo al banco el excedente pagado por él. En este caso la empresa tiene un saldo acreedor que constituye un Pasivo Circulante.

    Presentación en el Balance General.

  • Cuando una Empresa opera con una sola cuenta bancaria el Sobregiro se presenta en el Pasivo Circulante, como la primera partida del mismo.

  • Cuando tiene varias cuentas corrientes o bancarias, una o más con Sobregiro y unas o más con saldos disponibles, se presentaran las primeras en el Pasivo Circulante y las otras en el Activo Circulante.

  • Encubrimiento en Cadena.

    Consiste en el aplazamiento de una serie de asientos correspondientes al cobro de clientes, que realizar con cargo a Caja o Bancos y con crédito a Cuentas por Cobrar, lo cual resulta fácil si una misma persona realiza las funciones de cajero y a la vez trabaja en la contabilidad; Ejemplo:

    Cliente Abono Abono en libros

    A 30.000 30.000

    B 40.000 30.000+10.000

    C 30.000 30.000

    D 70.000 40.000

    Abonos distintos al efectivo.

    Consiste en apropiarse del dinero recibido por parte de los clientes y registrar en libros un abono por algún otro concepto distinto al del efectivo, tales como rebajas en ventas, devoluciones en venta, etc.

    Para que esta irregularidad no sea, debe existir una norma en la empresa de que todas estas operaciones que signifiquen abonos a los clientes que se lleven a una cuenta distinta al efectivo deben ir firmados por un superior.

    Asiento Correcto Asiento Incorrecto

    Banco xxx Bonificación en Vtas xxx

    Cuentas por Cobrar (xxx) Cuentas por Cobrar (xxx)

    Saldos de caja falseados.

    Puede ocurrir que una empresa deje abiertos sus libros unos cuantos días después del cierre, y registre dentro del ejercicio contable que cierra, abonos recibidos de los clientes en fechas posteriores; esto con la intención de reflejar una situación más favorable en el Balance General o en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

    Este procedimiento contable tiene el efecto de aumentar el efectivo. Se detecta a través de la conciliación bancaria. Los saldos falseados van a conciliarse en los libros con signos negativos.

    Aspectos Financieros del Efectivo.

    En toda empresa debe existir una relación de equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales de dinero. No es recomendable una cantidad inferior a las necesidades, pero tampoco lo es la costumbre de mantener cantidades exageradas de efectivo en Caja y Bancos superiores a las necesidades, a las exigencias reales.

    Cuando hay insuficiencia el negocio opera bajo constante presión de los acreedores, con frecuencia se verá precisado a aplazar el pago de los compromisos contraídos, tendrá que pagar intereses moratorios y por otra parte no podrá aprovechar las bonificaciones por compra de contado, ni los descuentos por pronto pago, todo lo cual le creará una reputación desfavorable en el mundo de los negocios.

    El exceso de fondos aunque no es tan perjudicial, es censurable de todos modos, es preferible invertir el exceso en inversiones productivas, en bienes sólidos y de fácil realización.

    Para evitar los dos extremos la administración debe hacer un estudio o análisis de las necesidades, un Presupuesto de Caja lo más exacto posible.

    Reglas de Presentación.

  • En México, en el Boletín C-1. (Efectivo e Inversiones Temporales).

  • Internacionalmente en la NIC No. 13 (Efectivo)

  • Los saldos de caja y bancos disponibles para operaciones regulares o inmediatas. Los saldos de caja y bancos cuyo uso inmediato esté sujeto a restricciones, sólo deberán incluirse como activo circulante cuando la duración de las restricciones esté limitada al término de una obligación que se haya clasificado como pasivo circulante, o cuando las restricciones expiren dentro del término de un año.

  • Internacionalmente en la NIC No. 25 (Inversiones Temporales)

  • TEMA No. 3

    LETRA DE CAMBIO PAGARE. DIFERENCIAS Y VENTAJAS. REGISTRO DE OPERACIONES MERCANTILES. RENOVACION DE GIROS. DESCUENTOS. GIROS AL COBRO. LIQUIDO DESCUENTO GIRO. EFECTOS EN LITIGIO.

    La mayor parte de las empresas, por no decir que todas ellas, realizan operaciones a crédito bien mediante una transacción pactada a un plazo determinado (30,60,90 días) o mediante ventas realizadas para ser cobradas a través de abonos parciales (mensuales, trimestrales, etc.). Cuando se efectúe este tipo de operaciones, en el primero de los casos la empresa puede tener dos modalidades: factura o documento por cobrar (giros), pero en el segundo de los casos es frecuente que esta operación se realice a través de la aceptación de giros por parte del cliente. Cuando la operación es realizada y el documento que representa la transacción es la aceptación de la facturas, estamos en presencia de una cuenta por cobrar. Cuando la operación es respaldada por la aceptación de un giro el tratamiento contable difiere y hablaremos de efectos por cobrar.

    Adicionalmente, también es considerado dentro del rubro Efectos por Cobrar las operaciones respaldadas por parajes, el cual es un documento utilizado en operaciones relacionadas con préstamos financieros.

    DOCUMENTOS DE CREDITO.

    Modo especial como se realizan una serie de operaciones comerciales, en las cuales un comerciante entrega un bien presente o actual a cambio de un bien futuro.

    Estas operaciones provienen por una venta de mercancía o prestación de un servicio a crédito o por un préstamo en efectivo concedido al deudor o cualquier otra transacción similar.

    LETRA DE CAMBIO.

    Definición.

    Es un título de crédito extendido en forma de carta abierta y con las formalidades legales, en virtud de la cual una persona ordena a otra pagar cierta cantidad a la orden de un tercero, en el lugar y tiempo convenido. Él termino de efectos por cobrar significa la promesa de pagar respaldada por un documento (giro o pagaré) en una fecha futura una cierta cantidad de dinero.

    Según Fernando Catacora, en su libro de Contabilidad “ La base para decisiones gerenciales” define a la letra de cambio o giro como un título de crédito negociable que tiene amplia utilización en las operaciones mercantiles, y por la cual una persona denominada girador o librador le ordena o manda a pagar a otra denominado girado o librado, un monto determinado, en una fecha conocida, a un tercero denominado tomador o beneficiario. El Código de Comercio de Venezuela adopta la denominación de letra de cambio para este tipo de documentos, pero en la práctica mercantil, también se conocen como giro. Para el aceptante de la operación representa un incremento de su pasivo y por lo tanto lo registra acreditando a la cuenta “Efectos por Pagar” y para el beneficiario el mismo documento representa un activo y lo registra cargando a efectos por cobrar.

    Según Robert Meigs y Walter Meigs, en su libro Contabilidad, La base para decisiones gerenciales, define el documento por cobrar como una promesa incondicional hecha por escrito, de pagar en una fecha futura una suma de dinero definida.

    Reglas de presentación.

    Según el Boletín C-3 del C.P.C., tanto los efectos como las cuentas por cobrar a clientes, considerando su disponibilidad pueden ser clasificadas como de exigencia a corto plazo y a largo plazo. Cuando los efectos por cobrar se consideran que se convertirán en efectivo, en un plazo no mayor de un año, posterior a la fecha del balance, su presentación dentro del Balance General, será dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de las cuentas por cobrar. Cuando la transacción este pactada para un lapso superior a un año o del ciclo normal de operaciones, deberán presentarse fuera del activo circulante.

    Reglas de Valuación.

    Al igual que las cuentas por cobrar, los efectos por cobrar deben ser valuados al valor pactado originalmente, no obstante el mismo boletín señala que atendiendo al principio de realización “el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de las partidas que lo integran”, esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.

    Registro Contable.

    El saldo del efecto por cobrar representa el valor nominal de los documentos por cobrar clientes, derivados de operaciones de crédito y es de naturaleza deudora.

    Se carga por

    Se acredita por

    1) El valor de los documentos que la entidad otorga por créditos a los clientes, sean por pagarés o letras de cambio y que se derivan de la venta de productos o la prestación de servicios.

  • El mayor valor derivado de los ajustes de las tasas de cambio de documentos con denominación en moneda extranjera.

  • El cobro de los documentos registrados en la cuenta.

  • El importe de los documentos considerados totalmente incobrables.

  • El menor valor derivado de los ajustes por las tasas de cambio de documentos con denominación en moneda extranjera.

  • Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes: Venta cobrable con un documento, descuento de efectos por cobrar y envío de efectos al cobro, las cuales serán analizadas posteriormente.

    Contablemente el registro de una venta cobrable es el siguiente:

    Efectos por Cobrar XXX

    Débito Fiscal - ICSVM XXX

    Ventas XXX

    Personas que intervienen en la Letra de Cambio.

    • Librador o Girador o Emisor: Es la persona que ordena hacer el pago.

    • El Girado o Librado o Pagador: Es la persona que debe pagar la letra al vencimiento.

    • El Beneficiario o Tomador: Es la persona a cuyo favor se extiende la letra de cambio y a cuya orden debe hacerse el pago.

    Contenido de la Letra de Cambio.

    La letra de cambio en su artículo 410 del Código de Comercio establece que debe contener los siguientes requisitos:

  • Debe mencionarse la denominación Letra de Cambio, pero si no se expresa ésta, tendrá valor si se redacta A la Orden de determinada persona.

  • La orden de pagar una suma, la cual debe ser en efectivo, aunque la Ley no lo exprese claramente.

  • El nombre del Librado.

  • Fecha y lugar de la emisión. Si no se indica, se considera el lugar de la emisión aquel designado al lado del nombre del Librador.

  • Fecha de Vencimiento (Art. 441 del Cod. De Comercio)

  • Lugar donde debe pagarse.

  • Nombre del Beneficiario.

  • La firma del que gira la letra (Librador).

  • Aceptación de la Letra de Cambio.

    Es el acto por el cual el Librado, se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento. La Letra de Cambio puede ser presentada a la aceptación por el Tenedor o cualquier otra persona, desde la fecha de la emisión hasta el vencimiento.

    La Letra de Cambio debe traer la palabra Acepto y firmado por el Librado.

    El Portador no está obligado a dejar la letra en manos del Librado, pues la letra contiene la prueba de la obligación y sería imprudente dejarla en manos del deudor.

    El Librado tiene el derecho de exigir que le presenten la letra al día siguiente, para verificar su deuda con el Librador.

    Si sé rehúsa la aceptación, puede el Librador ejercer acción legal contra todas las personas obligadas, a tal efecto recurrirá al protesto por falta de aceptación y lograr la cancelación antes de la fecha de vencimiento. (Artículos 429 al 437 del Código de Comercio).

    Endoso de la Letra de Cambio.

    Un documento de crédito cambia de dueño al pasar de unas manos a otras, antes de su pago o cancelación.

    Se puede definir el endoso, como el acto por el cual el Beneficiario legítimo de la Letra de Cambio ordena que el pago sea hecho a una persona diferente ( Artículos 419 al 421 del Código de Comercio).

    El endoso debe escribirse sobre la Letra de Cambio o sobre una letra adicional. El endoso es valido, aunque no se designe el Beneficiario o aunque el Endosante se limite a poner su firma al dorso de la letra o en una hoja adicional (endoso en blanco)

    En el endoso intervienen dos personas:

  • El Endosante: quien traspasa la propiedad del documento.

  • El Endosatario: quien es el nuevo Beneficiario o Tenedor.

  • Aval de la Letra de Cambio.

    Obligación escrita que toma un tercero en la forma cambiaría, de garantizar a su vencimiento el pago de una Letra de Cambio (Artículos 438 y439 del C. de Comercio). Se expreso por medio de la palabra Bueno por Aval y debe ir firmado por el avalista.

    Vencimiento.

    El vencimiento de una Letra de Cambio equivale a la llegada del momento en que ella debe ser pagado. La Letra de Cambio tiene los siguientes vencimientos (Artículos del 441 al 445 del C. de Comercio).

  • A día fijo: Cuando en la letra aparece el día exacto del vencimiento. Ejemplo: 06de junio del9xx.

  • A cierto plazo de la fecha: Su vencimiento se determina por la fecha de emisión. Ejemplo: a 60 días fecha.

  • A la vista: Es decir, la letra debe ser pagada a su presentación.

  • A cierto término vista: El vencimiento se determina por la fecha de aceptación o la del protesto.

  • Si la aceptación no ha sido fechada, a los efectos del Librado, se refuta como fecha el último día del plazo de la presentación legal. Ejemplo: 30 días a la vista.

    Del Pago.

    El pago de la Letra de Cambio consiste en la cancelación de la deuda a cargo del Librado o Aceptante. El pago debe hacerse con entrega del dinero o cheques y hasta con la emisión de una Letra de Cambio.(Ver artículo 446 al 450 del C. de Comercio).

    El Librado puede exigir, al pagar la Letra de Cambio, que le sea entregada cancelada por el Portador. El Portador no está obligado a recibir un pago parcial, En caso de un pago parcial, el Librado puede exigir que dicho pago se haga constar en la letra y que se le dé un recibo del mismo.

    Si el vencimiento de la letra coincide con un día feriado legal, no puede exigirse sino hasta dos días después laborables. (Artículos 446 al 450 del C. de Comercio).

    Protesto.

    Es el acto en que se deja constancia de la falta de aceptación y de la falta de pago de la Letra de Cambio (Ver artículo 452 del C. de Comercio). Cuando la letra de cambio no es cancelada o aceptada por el deudor, el titular del documento de crédito puede solicitar ante el Notario Público que se efectúe el protesto. El protesto por falta de pago debe ser sacado dentro de los dos (02) días hábiles siguientes al vencimiento del documento.

    El Notario Público deberá presentarse ante el deudor para ultimar su pago y proceder a levantar el Acta correspondiente. El protesto por falta de aceptación generalmente se hace el mismo día de su presentación, esto exime de la obligación de presentar la letra a su pago y de sacar el protesto por falta de pago. Un documento protestado en la fecha correspondiente permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de ellos, así como cobrar el documento, intereses y otros cobros legales.

    De la Prescripción.

    Todas las acciones derivadas de la Letra de Cambio contra el Aceptante, prescriben a los tres años contados desde la fecha de vencimiento.(Artículos 479 y 480 del C. de Comercio).

    Ventajas de la Letra de Cambio.

  • Mayor seguridad de cobro, ya que está respaldada legalmente

  • Evita los gastos y riesgos propios del transporte de dinero.

  • Sirve de instrumento de pago, y como tal, estimula el desarrollo de las transacciones mercantiles, a la vez que deja disponible la moneda circulante.

  • Como instrumento negociable, permite la obtención del dinero mediante el descuento.

  • ÉL PAGARE.

    Definición.

    Es un título de crédito que contiene una promesa de pago sometida a determinadas formalidades. Se llama también VALE DE ORDEN.

    Requisitos del Pagaré.

  • Que sea un documento a la orden.

  • Que intervengan los dos comerciantes: El Obligado y el Beneficiario.

  • Que aunque alguno o ambos de los que intervienen no sean comerciantes, para el Obligado sea un acto de comercio.

  • Contenido del Pagaré.

  • Fecha de emisión.

  • La cantidad que debe pagarse en letra y número.

  • Fecha de vencimiento

  • Nombre del Beneficiario

  • La expresión de sí la cantidad que el Emitente debe pagar fue recibida por él, o la debe pagar porque constituye un valor que le ha sido cargado en cuenta por el Beneficiario.

  • Diferencia entre la Letra de Cambio y el Pagaré.

  • El Pagaré esta representado por una promesa de pago y la Letra de Cambio es una orden de pago.

  • En cuanto a las personas que intervienen: En el Pagaré dos personas: El Obligado y el Beneficiario. En la Letra de Cambio tres personas: El Librador, el Librado y el Beneficiario.

  • El Pagaré para que sea mercantil, debe originarse entre comerciantes o por actos de comercio por parte del Obligado.

  • OPERACIONES CON LAS LETRAS DE CAMBIO.

  • Ventas a Crédito o Aceptación de Giros.

  • Cuando se efectúa una venta a crédito mediante aceptación de giros, puede acordarse de que el cliente pague intereses los cuales pueden ir incluidos o no en el monto del giro.

  • Intereses incluidos en el monto del giro.

  • 1.2) Intereses no incluidos en el monto del giro.

    Intereses Incluidos en el monto del giro:

    El 15 de diciembre se vende a crédito mercancías por Bs. 180.000, aceptando él cliente una letra que lleva incluidos intereses al 15% anual en 60 días.

    Intereses = Bs. 180.000*15% *60días/360 días = Bs. 4.500

    Asientos:

    15/12/ Efectos por Cobrar 184.500

    Ventas 180.000

    Intereses Diferidos por Devengar 4.500

    15/02/ Banco 184.500

    Intereses Diferidos por Devengar 4.500

    Interés Ganado 4.500

    Efectos por Cobrar 184.500

    Intereses no incluidos en el Giro:

    El 20 de mayo la empresa J.R.H, vende a crédito una mercancía por Bs. 300.000 al Sr. Sánchez, quien acepta el giro No. 1-1 con plazo de 3 meses, que devengan intereses al 15% anual cobrables al vencimiento del giro.

    Asientos:

    20/05/ Efectos a Cobrar 300.000

    Ventas 300.000

    (Por la venta de mercancía)

    20/08/ Banco 311.250

    Efectos por Cobrar 300.000

    Intereses Ganados 11.250

    (Cobro del giro No. 1.-1 e intereses)

    Intereses = Bs.300.000*15%*3/12 = Bs. 11.125

    2) Prestamos concedidos con aceptación de giros:

    Cuando se conceden prestamos respaldados por giros, los intereses pueden ser cobrados por adelantado o cobrados al vencimiento del giro.

    El 01 de febrero la empresa “L” concede un préstamo por Bs. 600.000 al Sr. León Martínez, quien acepta una letra a 60 días, cobrándosele por adelantado los intereses al 18% anual y entregándosele el neto con el cheque No. 14 del Banco Local.

    Intereses = Bs. 600.000 * 18%* 60días/360 días = Bs. 18.000.

    Préstamo: Bs. 600.000

    Intereses ( 18.000)

    Neto 582.000

    Asientos:

    01/02/ Efectos por Cobrar 600.000

    Banco “L 582.000

    Intereses Diferidos por Devengar 18.000

    (Préstamo concedido al Sr. León)

    01/04/ Banco “L 600.000

    Intereses Diferidos por Devengar 18.000

    Intereses Ganados 18.000

    Efectos por Cobrar 600.000

    3) Aceptación de giros por prorroga en el cobro de una deuda:

    Algunas veces las cuentas por cobrar vencidas son sustituidas por giros que tienen un plazo de vencimiento mayor.

    El 04 de junio La Sra. Andrea León acepta el Giro No, 1-2 por Bs. 900.000, quien no pudo cancelar la Fact. No. 286 vencida en esa fecha. La Letra devenga intereses al 15% anual en 3 meses cobrables al vencimiento.

    Intereses = Bs. 900.000*15% *3meses/12meses = Bs. 33.750.

    Asientos:

    04/06/ Efectos por Cobrar 900.000

    Cuentas por Cobrar 900.00

    (Sustitución del la Fact. No. 286 por el Giro No. 1-2)

    04/09/ Bancos 933.750

    Efectos por Cobrar 900.000

    Intereses Ganados 33.750

    (Cobro del Giro)

    GIROS AL COBRO:

  • Definición

  • Son los giros o las letras que están en el banco para que este gestione su cobro. Algunas veces las empresas utilizan los servicios de cobranza que prestan los Bancos. Como las Instituciones Bancarias tienen sucursales y agencias en diferentes regiones del país y algunas empresas posiblemente reciban letras que son de lugares diferentes a donde ellas están ubicadas, proceden a utilizar al banco como cobrador y así le resulta más económico que utilizar cobradores.

  • Procedimiento

  • Se envía al Banco para que este gestione su cobro. Contablemente esto queda reflejado mediante un asiento de memorándum:

  • Giros al Cobro xxx

    Giros al Cobro Per-Contra xxx

    Estas cuentas se presentan al final del Activo y del Pasivo respectivamente.

  • Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros, puede presentarse dos situaciones:

  • b.1) Cuando el cliente paga: El Banco envía a la empresa una Nota de Crédito correspondiente al valor nominal del giro cobrado, menos la comisión de cobro. Cuando la empresa recibe la Nota de Crédito, procede a contabilizarla y al mismo tiempo debe reversar el asiento de memorándum.

    Banco (Neto) xxx

    Gastos de Cobranza xxx

    Efectos por Cobrar xxx

    Giros enviados al Cobro Per Contra xxx

    Giros enviados al Cobro xxx

    b.2) Cuando el Cliente no Paga: El Banco devuelve a la empresa el giro no cancelado al vencimiento, junto con una Nota de Débito por comisiones al cobro. Cuando esta llega a la empresa se procede a contabilizarla y al mismo tiempo sé reversa el asiento de memorándum.

    Gastos de Cobranza xxx

    Banco xxx

    Giros enviados al Cobro Per-Contra xxx

    Giros enviados al Cobro xxx

    DESCUENTO DE GIROS.

  • Definición.

  • Es la operación mediante el cual se endosan las letras a una Institución Financiera con la finalidad de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Las Instituciones Financieras al efectuar esta operación deducen o cobran intereses y cierta cantidad por la gestión de cobro.

    Las operaciones de descuento están garantizadas por dos personas:

  • El Librado o Girado (debe pagar al vencimiento de la Letra)

  • El Beneficiario.

  • Procedimiento.

  • Se solicita al Banco el descuento de los giros.

  • Pasado cierto tiempo, el Banco acepta la negociación y emite una Nota de Crédito; a partir de ese tiempo se calculan los intereses.

  • Se recibe la Nota de Crédito del Banco; En esta nota sé específica el total de los intereses de financiamiento, las comisiones bancarias y la contribución fiscal y el neto abonado en cuenta y se procede a contabilizarlo:

  • Banco xxx

    Intereses Pagados por Anticipado xxx

    Comisiones Bancarias xxx

    Contribución Fiscal xxx

    Efectos por Cobrar Descontado xxx

    Los Efectos por Cobrar Descontados, es una cuenta de Pasivo Contingente, la cual tendrá que cancelar la empresa sí el cliente no paga a la fecha de vencimiento. Se presenta en el Activo Circulante, disminuyendo los Efectos por Cobrar.

  • Cuando llega la fecha de vencimiento de los giros pueden presentarse dos situaciones:

  • d.1) Cuando el cliente paga: El Banco procede a enviar a la empresa un aviso de cobro, para que la empresa sepa que el cliente le pago al vencimiento. Además, puede ocurrir que el Banco nos cobre comisiones por las gestiones de cobro y para ello emite una Nota de Débito; Se procede a registrar los asientos necesarios:

    Asientos:

    Efectos por Cobrar Descontado xxx

    Efectos por Cobrar xxx

    Gastos de Cobranza xxx

    Banco xxx

    d.2) Cuando el cliente no paga: Aquí el Banco procederá a rebajar de inmediato mediante la emisión de una Nota de Débito, el valor nominal del giro y los intereses moratorios si fuese el caso, junto con esta Nota de Débito se envía el Giro.

    Efectos por Cobrar Descontado xxx

    Intereses de Mora u Otras Cuentas por Cobrar xxx

    Banco xxx

    SUSTITUCION O RENOVACION DE GIROS.

    Algunas veces ocurre que un cliente no puede cancelar un giro a la fecha de su vencimiento y solicita a la empresa que se le sustituya por otro con un plazo de vencimiento mayor. Si la empresa acepta, por lo general acostumbra a cobrar intereses sobre el nuevo plazo, así como también intereses de mora.

    Período de Renovación: Lapso comprendido entre la fecha en que se efectúa la renovación y la nueva fecha de vencimiento del giro. Este es el período sobre el que se calcularon los intereses por la renovación.

    Período de Mora: Es el lapso vencido a la fecha de la renovación, es decir, el lapso comprendido entre la fecha de vencimiento del giro a la fecha en que se hace la renovación.

    Una empresa tiene el giro No. 19, con un valor nominal de Bs. 600.0000 y fecha de vencimiento del 31 de marzo. El 15 de junio, se sustituye ese giro por el No. 20; se cobran intereses de mora al 12% anual en efectivo y se incluirá en el monto del nuevo giro. Los intereses de renovación son al 12% anuales y vence el 30 de septiembre.

    Intereses de Mora: 15/06

    30/03

    15/02 2.5 meses

    Intereses = Bs. 600.000*12%*2.5 meses/12 meses = Bs.15.000

    Intereses de Renovación 30/09

    15/06

    15/03 3.5 meses

    Intereses = Bs. 600.000*12%*3.5 meses / 12 meses = Bs. 21.000

    Asientos:

    15/06 Banco 15.000

    Efectos por Cobrar 621.000

    Efectos por Cobrar 600.000

    Intereses Diferidos por Devengar 21.000

    Intereses Ganados 15.000

    (Sustitución del giro No. 19 por el 20)

    30/09 Banco 621.000

    Intereses Diferidos por Devengar 21.000

    Intereses Ganados 21.000

    Efectos por Cobrar 621.000

    (Cobro del giro No. 20)

    Por lo general, los intereses del nuevo plazo, van incluidos en el monto del nuevo giro, hasta la nueva fecha de vencimiento. Los intereses de mora podrían ir incluidos en el monto del giro también, pero casi siempre se cobran en efectivo. Estos se calculan desde la fecha en que se venció el giro, hasta el momento en que se hace la renovación o sustitución.

    EFECTOS EN LITIGIO

  • Definición:

  • Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para que proceda a cobrarlos por vía judicial. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado, además, del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales se incurra, corriendo éstas por cuenta del librado, así como también cualquier otro gasto ocasionado por gestiones de cobranza de dicha letra.

    Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cuando vamos a cobrar, ni cuando. Esta es la razón por la que vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobrar en Litigio cargando, además, a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que como lo dije anteriormente constituirá el valor según libros del Efecto por Cobrar en Litigio, es decir, lo que debemos ganar al menos para no ganar ni perder.

    Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos, porque no sé tiene certeza en que momento y que monto puede hacerse efectivo.

  • Procedimiento.

  • El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione su cobro.

    Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento:

    Efectos en Litigio xxx

    Efectos por Cobrar xxx

    Los honorarios pagados al abogado por esa gestión también deben ser llevados a Efectos en Litigio, es decir, que él va a cargar con eso.

    Efectos en Litigio xxx

    Banco xxx

    Todos los gastos ocasionados por la no-cancelación del giro deben llevarse también a la cuenta Efectos en Litigio. Sí con anterioridad se habían registrado en una cuenta de gastos, deben ser traspasadas a efectos en litigio.

    Efectos en Litigio xxx

    Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx

    Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal + todos los gastos en que se incurrió), si se cobra de menos, la diferencia se carga a Pérdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de más, la diferencia se acredita a Utilidad en Efectos en Litigio.

    TEMA NO. 4

    CUENTAS POR COBRAR CLIENTES. PROVISION PARA CUENTAS DUDOSAS. METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION. ASIENTOS DE DIARIO. RECUPERACION DE UNA CUENTA DEL MISMO EJERCICIO O DE EJERCICIOS ANTERIORES.

    CUENTAS POR COBRAR.

    Son los derechos a favor de la compañía contra terceras personas, que pueden ser a corto o a largo plazo. Las cuentas a cobrar, se clasifican en el Balance General dentro del Activo Circulante, las que vencen en un año o en un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo) y fuera del circulante aquellas cuyo vencimiento es superior a un año o a un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo)

    En sentido genérico, el término Cuentas a Cobrar comprende todo lo que está por cobrar, cualquiera que sean las transacciones que les haya dado origen, siempre que no estén evidenciados por Pagarés, Letras y otros instrumentos similares.

    Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas por cobrar como los créditos que se otorgan a los clientes y otros deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para la presentación de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo). Cuando se espera cobrarlos en el término de un año o durante el ciclo normal de operaciones en curso, el que sea más largo se clasifican como cuentas y documentos por cobrar a corto plazo, los demás se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo. Después, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican en comerciales y en deudores diversos.

    Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes por mercancías vendidas y servicios prestados como parte de las operaciones normales del negocio. Son generalmente cobrables en un término de 30 a 60 días por medio de contra recibos y constituyen “cuentas abiertas” que resultan de créditos que se otorgan a corto plazo.

    Los tres problemas de contabilidad más importantes relacionados con la letra de cambio son los siguientes: Reconocimiento, Valoración y Disposición.

  • Reconocimiento:

  • En la mayoría de las transacciones con cuentas por cobrar, la cantidad que se reconoce es el precio por el número de artículos vendidos. El precio por el número de artículos vendidos es la cantidad que debe el deudor (al deudor se le denomina cliente) y generalmente la operación con algún tipo de documento comercial, muchas veces factura. Hay dos factores que pueden complicar la estimación del precio, a saber: 1) la disponibilidad de descuentos (descuentos comerciales y de pago al contado) y 2) el tiempo entre la venta y la fecha de vencimiento (elemento interés).

  • Valuación:

  • Habiendo registrado las cuentas por cobrar a su valor nominal (la cantidad adeudada), los contadores se enfrentan al problema de la presentación de sus estados financieros. La declaración de las cuentas por cobrar abarca 1) clasificación y 2) valoración en el estado de situación financiera.

    Como ya se ha dicho, la clasificación abarca la determinación del tiempo que cada cuenta por cobrar estará pendiente de pago: Las cuentas que son para cobrarse en el término de un año o durante un ciclo normal de operaciones, el que sea más largo, se clasifica como circulante, todas las demás se clasifican como a largo plazo.

    La valoración de las cuentas por cobrar en un poco más compleja; las que son a corto plazo se valoran y declaran a su valor neto de realización que es la cantidad que se espera recibir en efectivo, que no es necesariamente la cantidad a recibir legalmente. Para determinar el valor neto de realización se necesita hacer una estimación, tanto de las cuentas por cobrar incobrables, como de las devoluciones bonificaciones que se concederán.

    CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

  • Cuentas por cobrar clientes.

  • Préstamos a empleados.

  • Anticipos a vendedores.

  • Cuentas por cobrar directores, accionistas.

  • Cuentas por cobrar afiliadas.

  • Anticipo a proveedores.

  • Reclamaciones por cobrar.

  • Depósitos en garantía.

  • Ingresos acumulados por cobrar.

  • Cuentas varias (que surgen en un determinado momento).

  • CUENTAS POR COBRAR CLIENTES.

    Son los derechos que tiene la empresa contra terceros, originados por la prestación de un servicio, por la venta de mercancía, es decir, por las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar están respaldadas generalmente por facturas y con una copia de este documento se hacen los registros contables. El saldo de cuentas por cobrar que aparece en el mayor general, representa el total que todos los clientes adeudan a la empresa, de modo que este libro no muestra en ningún momento la cantidad por cobrar a cada cliente, por esta razón las empresas utilizan un mayor general de cuentas por cobrar, donde se les abre una cuenta a cada cliente y se lleva el registro de todas las operaciones que afecten a cada una de ellas.

    CUENTA INCOBRABLE.

    Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas incobrables: ... es una pérdida que requiere, mediante los asientos adecuados, registrar una disminución en las cuentas por cobrar del activo y la correspondiente disminución en las utilidades y en el capital social.

    El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de establecer el momento en que se registra la pérdida. Se usan dos procedimientos generales:

  • Método de cancelación directa: No se hace ningún asiento sino hasta establecer que una cuenta específica es definitivamente incobrable. Se registra entonces la pérdida con abono a cuentas por cobrar y cargo a cuentas incobrables.

  • Perdida cuentas incobrables XXX

    Cuentas por cobrar XXX

    Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable, se registra un cargo a una cuenta de gasto del período y en muchos casos no se toma en cuenta en que fecha se efectuó la venta; esto puede traer como consecuencia que en un ejercicio las utilidades sean mayores o la pérdida sea menor, ya que no se ha tenido precaución de efectuar una provisión para posibles pérdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio, sea perjudicado por un gasto que no le corresponde, lo que provocará una disminución en su utilidad o aumentará su pérdida.

    Este tipo de cancelaciones directa la utiliza las empresas cuyas ventas a crédito son muy pequeñas y cualquier perdida por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad.

    b) Método de provisión: Se hace una estimación de las cuentas incobrable esperadas correspondientes a las ventas a crédito o al total de las cuentas por cobrar. Esta estimación se registra como provisión, o reserva para cuentas incobrables y como reducción global en las cuentas por cobrar (por medio de un aumento en la provisión o reserva para cuentas incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta.

    La Provisión de Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar que son de dudoso cobro. Su saldo debe ser siempre acreedor, presentándose en el balance, como una deducción de las Cuentas por cobrar clientes.

    Nota: Si la provisión de cuentas incobrables en algún momento tiene saldo deudor, esa cuenta tendrá ese saldo momentáneamente, ya que habrá que hacer un ajuste, porque sino aparecería en el balance sumando en vez de restando.

    METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION.

    Existen varios métodos para estimar las cantidades no recuperables o de cobro dudoso, entre ellos tenemos:

  • Un % sobre las ventas a créditos o ventas netas.

  • Un % sobre las cuentas por cobrar.

  • Clasificación de las cuentas por antigüedad de saldas.

  • El asiento contable es el siguiente:

    Pérdidas cuentas incobrables XXX

    Provisión cuentas dudosas XXX

  • Un % sobre las ventas a créditos.

  • Consiste en aplicar un porcentaje (%) sobre el total de las ventas a créditos o ventas netas obteniendo este % sobre la base de las pérdidas reales de período anterior con relación a las ventas a créditos o ventas netas del mismo período.

    Él % calcula de la siguiente manera:

    PERDIDAS NETAS /VENTAS A CRÉDITO DEL EJERCICIO ANTERIOR

  • Un % sobre las cuentas por cobrar.

  • Por este método se calcula la provisión aplicando un porcentaje sobre el saldo de las cuentas por cobrar al cierre del período contable.

    Este método puede aplicarse de dos maneras:

    b.1) Un % arbitrario fijo.

    b.2) Un % sobre la base de las pérdidas reales en cuentas por cobrar del ejercicio anterior.

    b.1) Un % arbitrario: Consiste en determinar por experiencias anteriores y en forma arbitraria un % dado, el cual deberá aplicarse a las cuentas a cobrar a la fecha de cierre y se obtendrá así el monto que debe tener la provisión para el ejercicio siguiente.

    b.2) Un % de lo realmente perdido: Consiste en establecer una relación entre el saldo de cuentas por cobrar al cierre del ejercicio anterior y el monto de cuentas realmente perdidas durante el ejercicio actual.

    Cuentas por Cobrar 100%

    (saldo cierre ejercicio anterior)

    Monto realmente perdido X

    (correspondiente a esas cuentas)

  • Por antigüedad de saldo.

  • Esto es un análisis de las cuentas por cobrar para estimar que parte de ella no es recuperable. El procedimiento de clasificar las cuentas por antigüedad de saldo, consiste en agrupar los saldos de las cuentas individuales de los clientes por grupos de vencimientos y evaluar cada uno de ellos, mientras más antigua sea la cuenta, menos probabilidad hay de cobrarlas.

    Por eso se aplica el porcentaje de perdidas basado en las experiencias sobre los totales de cada grupo de vencimiento, para hacer el cálculo estimado del importe total en dinero que se perdería por cuentas incobrables. Este porcentaje será menor para las cuentas con menores días de vencimiento y mayor a medida que las cuentas se van haciendo más antigua.

    Método de cancelación cuando existe provisión para cuentas incobrables:

    La provisión para cuentas dudosas se utiliza para cancelar cuentas por cobrar originadas por ventas del ejercicio anterior. Para proceder a la cancelación se pueden dar tres casos:

  • Cuando el saldo de la provisión es suficiente:

  • Esto significa que el monto que sé esta perdiendo ya se había estimado de cobro dudoso. El asiento será:

    Provisión cuentas incobrables XXX

    Cuentas por cobrar XXX

  • Cuando el saldo de la provisión es insuficiente:

  • Esto significa que lo que se está perdiendo es superior a lo que se había estimado sobre cobro dudoso. El asiento será:

    Provisión cuentas incobrables XXX

    Cuentas por cobrar XXX

    La diferencia, producto de la subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión.

  • Método de cancelación cuando la provisión existente no corresponde a la cuenta perdida:

  • Cuando se están perdiendo o cerrando por incobrable facturas de años anteriores, a las cuales no se le había realizado una provisión, lo cual fue un error en la decisión tomada en esa oportunidad. El asiento será:

    Provisión cuentas incobrables XXX

    Cuentas por cobrar XXX

    Al igual que en el caso anterior, la diferencia producto de la subestimación en la provisión será corregida durante el ejercicio cuando se realice el ajuste a la provisión.

    Comentarios:

  • Cuando una factura se considera incobrable y fue originada en el ejercicio anterior y no existe provisión, ya que no se tiene como política crear estimaciones por este concepto, el ajuste se realiza de la siguiente forma:

  • Pérdida en cuentas incobrables XXX

    Cuentas por cobrar XXX

  • Los cargos efectuados a la cuenta Provisión representan pérdidas reales para la empresa, es decir, cuando se hace un cargo a esta cuenta desaparece la estimación y se le acredita a Cuentas a cobrar ya que definitivamente se perdió ese monto.

  • Cuando se recuperan facturas que se han considerado incobrables hay que considerar tres situaciones:

  • a) En el caso que la factura fue emitida en ejercicios anteriores, se cancele y recupere en el ejercicio en curso, se realiza un crédito a la cuenta Provisión; b) En el caso que la factura fue emitida durante el ejercicio, se cancele y recupere dentro del ejercicio, se realiza un crédito a la cuenta Pérdida; y c) Cuando la factura se consideró incobrable en ejercicios anteriores cargado a la provisión o a pérdida (según sea el caso) y las mismas son recuperadas en el ejercicio en curso, debido a que algunos de esos clientes para obtener nuevos créditos o buenas referencias proceden a cancelar las facturas respectivas, se procese a realizar un crédito a CUENTAS MALAS RECUPERADAS (cuenta de ingresos), si el monto de la factura no es material; En caso contrario, si el monto de la factura es material el crédito se realiza a la cuenta AJUSTES RESULTADOS EJERCICIOS ANTERIORES.

    DESCUENTO DE CUENTAS POR COBRAR.

    Es un contrato financiero y administrativo a través del cual una persona jurídica denominada (factor) (Banco, Institución Financiera) adquiere de su cliente (factorizado) los derechos de la propiedad de sus créditos derivados de las operaciones comerciales a corto plazo. También es conocido como Credic Factoring.

    La entidad bancaria o institución financiera la cual otorgará el crédito, para determinar el valor de las cuentas por cobrar del monto en bolívares, calcula el valor presente en el tiempo aplicando la tasa de interés vigente. En el contrato de factorización la entidad crediticia asume como un activo las cuentas por cobrar a corto plazo de una empresa tanto de bienes como de servicios.

    Los recaudos para el tratamiento de solicitud factoring son:

    El factor solicitará al cliente que posea una cuenta corriente en el banco, el registro mercantil en caso de ser persona jurídica y cédula de identidad en caso de ser una persona natural, actas de los accionistas indicando firmas autorizadas, estados financieros de los tres últimos años y balance de comprobación, flujo de caja actualizado, referencias bancarias, referencias comerciales y relación de clientes actuales y potenciales.

    El cliente anexará a la solicitud de los recaudos del deudor: el registro mercantil, actas de juntas con firmas autorizadas, estados financieros auditados de los tres últimos años, flujo de caja actualizado, referencias bancarias, referencias comerciales y clasificación de la SIEX (Superintendencia de Inversiones Extranjeras).

    TEMA NO. 5

    INVENTARIO

    INTRODUCCIÓN

    Inventario es un activo mantenido por la empresa con el propósito de futuras ventas o para la utilización en la producción y posterior venta. En el Boletín No. 43 de Investigación Contable se establece:

    El término inventario incluye bienes esperando ser vendidos (la mercancía de una empresa comercial o los productos terminados de una empresa manufacturera), bienes en el proceso de producción para la venta (inventario de productos en proceso) y bienes que se consumirán directa o indirectamente en la producción de artículos para la venta (materia prima y materiales indirectos)”.

    De acuerdo con el Boletín C-4 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos la partida de inventarios la constituyen “los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, como materia prima, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones"

    La Norma Internacional de Contabilidad No. 2 (NIC 2) define a los Inventarios como activos: a) poseídos para ser vendidos en el curso normal de la operación; b) en proceso de producción de cara a tal venta, o c) en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el proceso de producción, o en el suministro de servicios.

    Reglas de Valuación.

    Costo:

    Las reglas de valuación para inventarios es el costo de adquisición o producción en que se incurre al comprar o fabricar un artículo, lo que significa en principio, la suma de las erogaciones aplicables a la compra y los cargos que directamente o indirectamente se incurren para dar a un artículo su condición de uso o venta.

    De acuerdo con el principio del costo, la mejor base para registrar los inventarios es el precio pagado por ellos o el equivalente en dinero que se usa para adquirir la mercancía.

    La definición de costos de inventarios ha sido interpretada para incluir los siguientes costos: 1) Precio de la factura menos descuento en compras de contado; 2) Fletes y seguros correspondientes a la adquisición de la mercancía; 3) Gastos para importar la mercancía; 4) Impuestos y tarifas; 5) Bonificaciones, rebajas y descuentos, contribuyen por disminución a determinar el verdadero valor de la mercancía.

    Otros costos por ordenar, transportar, recibir, almacenar, deberá ser también incluidos en el costo de los inventarios. Sin embargo, debemos aclarar que en algunos casos hay cantidades no relevantes, que de acuerdo al principio de la importancia relativa, pudieran llevarse a gastos de operación, si se dificulta su imputación a los costos de los inventarios.

    La Norma Internacional de Contabilidad No. 2 (NIC 2) señala:

    Los inventarios deber ser medidos al costo o al valor neto realizable, según cual sea menor. El valor neto realizable, es el precio estimado de venta de un activo en el curso normal de operación, menos los costos estimados para terminar su producción y los necesarios para llevar a cabo la venta.

    El costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la adquisición y conversión de los mismos, así como otros costos en los que se ha incurrido para darles su condición y ubicación actuales.

    El costo de adquisición de los inventarios comprenderá el precio de compra, incluyendo aranceles de importación y otros impuestos (que no sean recuperables por la empresa de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y otros costos directamente atribuibles a la adquisición de las mercaderías, los materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras partidas similares se deducirán al determinar el costo de adquisición.

    Materia Prima y Materiales:

    Los importes aquí registrados deben referirse a los costos de adquisición de los diferentes artículos, más todos los gastos adicionales incurridos en colocarlos en el sitio para ser usados en el proceso de fabricación, tales como: Fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, etc. Por lo que se refiere a materiales, debemos entender artículos tales como: refacciones para mantenimiento, empaques o envases de mercancía, etc.

    Mercancía en Tránsito:

    La mercancía que siendo propiedad de la empresa, no está en nuestros almacenos o depósitos, deberá incluirse en la cuenta “Mercancía en Tránsito” para su control e información y es parte de los inventarios. Los gastos de compra y traslado son acumulable a los costos aquí registrados.

    Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia señala lo siguiente:

    “Los artículos que se compren libre a bordo proveedor, deben registrarse en una cuenta de tránsito para su control e información. Los gastos de compra y traslado son acumulables a los costos aquí registrados.”

    Desde luego, que al momento en que los artículos llegan al almacén, debemos hacer el traslado correspondiente a la cuenta de compras o de almacén, según se trabaje con los procedimientos analíticos o de inventarios perpetuos.

    MERCANCÍAS EN TRÁNSITO

    SE CARGA

    SE ABONA

    Al iniciarse el ejercicio:

  • Del importe de su saldo deudor que representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad que fueron adquiridas fuera de plaza, las cuales viajan por cuenta y riesgo de la entidad.

  • Durante el ejercicio:

  • Del importe del precio de costo de las compras de mercancías adquiridas fuera de plaza, libre a bordo proveedor, las cuales se encuentran viajando por cuenta y riesgo de la empresa (en tránsito)

  • Del importe de las primas de seguros contratadas contra riesgos y accidentes durante el trayecto de las mercancías.

  • Del importe de los fletes y acarreos.

  • En general del importe de todos los costos y gastos sobre compra, como permisos, derechos de importación e impuestos.

  • Durante el ejercicio:

  • Del importe de las transferencias a la cuenta de compras o almacén, al tener conocimiento de que las mercancías llegaron a las bodegas de la empresa.

  • Del importe de los ajustes, correcciones negociadas e inclusive por la cancelación de pedidos.

  • Al finalizar el ejercicio:

  • Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

  • Su saldo es deudor y representa el precio de costo de las mercancías propiedad de la entidad las cuales fueron adquiridas fuera de plaza, libre a bordo proveedor y que se encuentran viajando (transitando) bajo cuenta y riesgo de la empresa.

    Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de las cuentas por cobrar, formando parte de los inventarios.

    En relación con los costos incidentales (gastos de compra), es pertinente recordar que, aunque en teoría, deben formar parte del costo, en los casos en que no es práctico, deben ser considerados como gastos del periodo.

    “Los costos incidentales frecuentemente se omiten para los fines de valoración del inventario. Tal omisión es aceptada por los contadores si los costos incidentales son insignificantes en cuantía y si el efecto de su exclusión en los estados financieros es también de escasa importancia.”

    “En teoría, el costo de los bienes vendidos y el costo del inventario final deben incluir todos los cargos en los que se haya incurrido para transportar la mercancía hasta la ubicación y condiciones actuales. Estrictamente interpretada, la teoría contable requiere la aplicación de los costos de ordenamiento, recepción, inspección y almacenaje. En la práctica, muchos de estos costos no pueden identificarse ni seguirse. Por tanto, se tratan como gastos del periodo. El costo de aplicarlos excede al beneficio de una exactitud incremental proveniente de su inclusión dentro de los costos inventariables”.

    “Sin embargo, al valuar el inventario, la mayoría de las empresas no toman en consideración los costos incidentales relacionados con la adquisición de la mercancía. Valoran los inventarios exclusivamente sobre la base de sus precios de factura y consideran los costos incidentales de compra de los artículos como gastos del periodo en que surgieron.”

    Anticipo a Proveedores:

    Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia señala lo siguiente: “En ocasiones, por las características o la demanda de ciertos productos, los proveedores exigen a sus clientes anticipos a cuenta de sus pedidos. Las empresas que tengan que efectuar desembolsos por este concepto, deberán registrarlo dentro del capítulo general de inventarios en una cuenta específica, siempre y cuando se refieran al tipo de artículos que aquí se mencionan. Esta operación de anticipo también puede ser con el agente aduanal.”

    “Su saldo es deudor y representa los anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios.”

    “Se presenta en el balance general dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de las cuentas por cobrar, formando parte de los inventarios.”

    “Conviene aclarar que no hay que confundir los anticipos a proveedores, los cuales tienen un fin específico y determinado que son las futuras compras de mercancías o servicios (sustancia antes que forma), con los saldos deudores que pudieran tener las cuentas por pagar proveedores, por efecto de pagos en exceso, los cuales deberán se mostrados como un activo circulante y no como anticipos a proveedores.”

    ANTICIPO A PROVEEDORES

    SE CARGA

    SE ABONA

    Al iniciarse el ejercicio:

  • Del importe de su saldo deudor, que representa el importe de los anticipos efectuados a los proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios.

  • Durante el ejercicio:

  • Del importe de los nuevos anticipos efectuados a proveedores a cuenta de futuras compras de mercancías o servicios.

  • Durante el ejercicio:

  • Del importe de las amortizaciones (pagos) del anticipo al momento de efectuar la liquidación en pago de las mercancías o servicios.

  • Del importe de la devolución del anticipo por no haberse recibido la mercancía o servicio.

  • Al finalizar el ejercicio:

  • Del importe de su saldo para saldarla (para cierre de libros).

  • Mercancía en Consignación:

    Consignación es cuando una empresa entrega una mercancía (consignada) para que otra persona o empresa (consignatario) la venda por cuenta nuestra (consignador) pero sin traspasar la propiedad de la mercancía.

    Costo de Producción:

    Representa el importe de los distintos elementos del costo que sé originar un artículo disponible para su venta o para ser usados en un posterior proceso de fabricación.

    Partidas no cuantificables como Costos de Producción:

  • Capacidad de producción no utilizada. En ocasiones por diversas circunstancias, algunas empresas industriales operan a un grado inferior de su nivel normal de producción, o bien parte de sus instalaciones están ociosas, ocasionando con esto que ciertos gastos distorsionen el costo de producción. Como esta situación es difícil de precisar en la práctica, es necesario que en las empresas se recurra a la asesoría de técnicos, para cuantificar el importe que debe cargarse a los resultados. Entre los factores que pueden tomarse en cuenta están: la capacidad práctica de producción, los volúmenes de producción presupuesto y la producción real obtenida.

  • Castigos de inventarios. Obedecen a diversas circunstancias, entre las cuales se pueden citar: estimaciones para posibles artículos obsoletos o de lento movimiento.

  • Desperdicios anormales de materia prima. Es frecuente que en las empresas industriales, durante el período inicial de operaciones o cuando se inicia la fabricación de un nuevo producto, el consumo de materia prima se vea afectado, desfavorablemente por diversas causas, entre las que podemos citar: falta de ajuste de la maquinaria, inexperiencia en el manejo de la producción, etc., por lo que no es conveniente afectar el costo de producción.

  • Producción en Proceso:

    Por la naturaleza del proceso de fabricación y la necesidad de preparar información a ciertas fechas, contablemente debe efectuarse un corte de operaciones y por lo tanto, los artículos que aún no estén terminados se valuarán en proporción a los diferentes grados de avance que tengan cada uno de los elementos que formen su costo.

    Artículos Terminados:

    Este concepto comprende aquellos que se destinarán preferentemente a la venta dentro del curso normal de operaciones y el importe registrado equivaldrá al costo de producción tratándose de industrias y al de adquisición si se trata de comercios. Los artículos terminados entregados en consignación, deben formar parte del inventario al costo que les corresponda.

    Gerencia de Inventarios:

    Muchos consultores y especialistas coinciden que en el manejo del efectivo y del inventario se le va la vida de una empresa. Estas dos partidas de circulante y el manejo de los bienes que la constituyen, no solamente se requiere de un control interno adecuado, sino de una gerencia y un manejo con mucha eficiencia, para que efectivo e inventarios contribuyan de manera determinante al proceso de la empresa.

    La importancia que tiene el inventario en una empresa recae principalmente en que este bien es la principal fuente de ingreso para cualquier organización. No debemos olvidar que el inventario con el efectivo y los derechos, representan el capital de trabajo de la empresa.

    No solamente la gerencia debe manejar políticas, tener lo que la gente desea comprar, sino tener la mercancía en el sitio y tiempo adecuado, cuando los clientes lo necesitan. Adicionalmente, el gerente deberá tratar de minimizar el costo de inventarios, pero manteniendo la calidad. Por otro lado, el dinero invertido en inventarios debe ser controlado por el alto costo del mismo y los costos de almacenamiento.

    Las decisiones anteriores deben ir acompañadas de decisiones contables muy importantes; tale como qué flujo de costos usar en nuestra empresa, qué precios usar para valuar los inventarios, qué sistema usar para registrar los inventarios, cómo proteger los inventarios contra pérdidas.

    En este aspecto debe quedar claro que cualquier decisión equivocada en el manejo del inventario, es la diferencia entre ganar y perder.

    CONCEPTO DE INVENTARIO.

    Los inventarios comprenden las existencias en bienes tangibles, sean terminados, en proceso, o de materia prima, que pertenecen a la empresa, cuyo fin exclusivo es su venta o que habrán de ser utilizados para convertirlos directa o indirectamente destinados a su posterior venta en el curso normal de operaciones.

    En esta definición general se destacen tres condiciones esenciales:

  • Que sean propiedad de la empresa, adquiridas mediante la transferencia real de la propiedad y registrados al costo, independientemente de su ubicación, bien sea en la empresa, en tránsito, en consignación, es depósitos.

  • Que su destino final sea la oferta permanente a los clientes para su venta, con la finalidad de obtener ganancias.

  • En el curso normal de sus operaciones, en donde el inventario debe mantener una rotación constante.

  • SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS.

    Existen dos sistemas muy conocidos y utilizados para el registro de las operaciones relacionadas con el Inventario y el Costo de Venta o costo de la mercancía vendida; estos son:

  • Sistema de Inventario Periódico: Los saldos de la cuenta inventario permanecen sin cambios ya que las entradas se registran en la cuenta compras. Consiste fundamentalmente en contar y valorar las existencias de mercancías en una fecha determinada para su control y conocimiento. Se puede realizar trimestralmente, semestralmente o anualmente. Este sistema es usado generalmente en empresas pequeñas, teniendo como desventaja que no se puede conocer la cantidad del inventario sin antes efectuar una toma física. Además, este sistema tampoco permite conocer en una fecha cualquiera cual es el costo de venta del producto, pues para ello también se necesita de una toma física y el registro de los asientos de cierre de manera de poder determinar el costo de los productos vendidos.

  • Las características más importantes son:

  • Las cuentas utilizadas son compras, gastos de importación, fletes en compras, por los aumentos y descuentos, bonificaciones, descuentos y rebajas en compras, devoluciones en compras, por las disminuciones.

  • El monto de las ventas se lleva al día a precios de ventas, pero no así el costo de lo que se ha vendido. El costo es determinado al final del período contable y es necesario conocer el inventario inicial y el inventario final (a través de una toma física).

  • El manejo de las cuentas es el siguiente:

  • Registro de las compras:

  • Compras XXX

    Banco o Cuentas por Pagar XXX

  • Registro de las ventas:

  • Banco o Cuentas por Cobrar XXX

    Ventas XXX

  • Devoluciones en compras:

  • Banco o Cuentas por Pagar o Anticipo a Proveedores XXX

    Devoluciones en Compras XXX

  • Fletes en Compras y Gastos de Importación:

  • Fletes en Compra XXX

    Gastos de Importación XXX

    Banco XXX

    5) Rebajas, Bonificaciones o Descuentos en Compra:

    Cuentas por Pagar XXX

    Rebajas, Bonificaciones o Descuentos XXX

  • Devoluciones en Ventas:

  • Devoluciones en Ventas XXX

    Banco o Cuentas por Cobrar XXX

  • Asientos de Cierre:

  • Costo de Venta XXX

    Inventario Final XXX

    Devoluciones en Compra XXX

    Rebajas, Descuentos y Bonificaciones XXX

    Inventario Inicial XXX

    Compras XXX

    Fletes en Compras XXX

    Gastos de Importación XXX

    Ventas XXX

    Todos los demás ingresos XXX

    Costo de venta XXX

    Devoluciones en Ventas XXX

    Descuentos, Bonificaciones en Ventas XXX

    Ganancias y Perdidas XXX

    Ganancias y Perdidas XXX

    Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores XXX

    Cuenta Personal XXX

    Cuenta Capital XXX

    Nota: La cuenta de Ajustes Resultados Ejercicios Anteriores puede ser cargada o abonada.

  • Sistema de Inventario Continuo o Perpetuó: Consiste en el registro y control permanente, constante y sistemático de los artículos comprados o terminados, de los artículos vendidos, etc., es decir, el registro contable en la cuenta de inventario de todas las generaciones que signifiquen aumento o disminución de las existencias físicas, así como cualquier modificación en el costo unitario de las mismas.

  • Este sistema tiene las siguientes características:

    a) La cuenta de compras, gastos de importación y fletes en compras, no se utilizan, ya que se le cargan directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas cuentas que signifiquen incrementos en unidades y precios). En relación con cuentas llamadas devoluciones en compras, descuentos, rebajas y bonificaciones en compras tampoco se utilizan, ya que le abonamos directamente a la cuenta de inventario de mercancías (aquellas que significan disminuciones en unidades y precios).

  • El costo de venta se lleva en forma continua, ya que al momento de vender, se determina y registra este costo (cargándole a la cuenta) y su contrapartida es un crédito a la cuenta de inventarios de mercancías; No se necesita un conteo físico de las existencias para efectuar el asiento de cierre. Sin embargo, el conteo físico se realiza como una medida de control interno para comprobar la efectividad del sistema y en caso de ser necesario medidas correctivas, se realizan los ajustes correspondientes.

  • c) Las devoluciones en ventas, también afectan a la cuenta de inventario de mercancía, ya que al producirse esta, se va a cargar a la cuenta de inventario de mercancía el monto correspondiente de la devolución, con crédito a la cuenta de costo de ventas.

    En resumen:

    Compras

    Ventas

    Lo afecto en precio y en unidades.

    Devoluciones en Ventas

    Devoluciones en Compras

    Lo afecto en precio y en unidades.

    Gastos de Importación, Fletes en Compras

    Rebajas en Compras

    Lo afecta en precio

    Bonificaciones en Compras

    Descuentos en Compras

    Lo afecta en precio

    El manejo de las cuentas es el siguiente:

    1) Registro de las compras:

    Inventario de Mercancía XXX

    Banco o Cuentas por Pagar XXX

    2) Registro de las ventas:

    Banco o Cuentas por Cobrar XXX

    Costo de Ventas XXX

    Ventas XXX

    Inventario de Mercancía XXX

  • Fletes en compras y gastos de Importación:

  • Aumentan el costo unitario de la mercancía adquirida, siempre y cuando todas estén en existencia; sin embargo, si todas las unidades no están en existencia, solo podemos cargar a la cuenta de inventario la cuota parte del flete que afecte a las unidades que se encuentren en existencia para la fecha de registro y la diferencia al costo de venta.

    a) Si toda la mercancía está en existencia:

    Inventario XXX

    Banco XXX

  • Si toda la mercancía está vendida:

  • Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

    Banco XXX

    c) Si parte de la mercancía está en existencia:

    Inventario (unidades en existencia) XXX

    Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

    Banco XXX

    4) Rebajas, bonificaciones o descuentos en compras:

    Las Bonificaciones, Rebajas y Descuentos en compras, disminuyen el “costo unitario” de la mercancía adquirida. Si la mercancía se encuentra en existencia, acreditaremos al inventario la bonificación por las unidades del lote que esta percibiendo el beneficio; si una parte se ha vendido, acreditaremos al inventario solo la cuota parte correspondiente a las unidades que quedan en existencia y acreditaremos al costo de venta, por la cuota parte de las unidades de este lote que estén vendidas.

    Si todas las unidades están vendidas, la Bonificación, Rebaja o Descuento afectará totalmente al Costo de Ventas. Está disminución no se podrá observar en la tarjeta. Sin embargo, debemos tener presente que ante una “Devolución en Ventas”, si el lote puede ser identificado, estás unidades deben ser reincorporadas a la tarjeta a su costo modificado (costo original menos descuento, rebaja o bonificación).

    a) Si toda la mercancía está en existencia:

    Cuenta por pagar XXX

    Inventario XXX

  • Si toda la mercancía está vendida:

  • Cuentas por Pagar XXX

    Costo de Venta XXX

    c) Si parte de la mercancía está en existencia:

    Cuentas por Pagar XXX

    Costo de Venta (unidades vendidas) XXX

    Inventario (sobre unid. en existencia) XXX

    5) Devoluciones en compras:

    Cuando se devuelven al proveedor parte de las unidades compradas, estas disminuyen el número “tope” de unidades del lote original, denominándose en consecuencia “Lote neto”. Es importante que a la fecha de la devolución, deben analizarse las operaciones registradas relativas a esas unidades, para determinar el costo vigente con el proveedor y el costo vigente en nuestros libros (fletes, seguros, gastos de importación, rebajas, fletes, descuentos, rebajas y bonificaciones en compras), las cuales afectan al costo.

    Si la devolución está plenamente identificada, ya que nos indican a que lote de compra corresponde y se encuentran en la tarjeta, se desincorporan de él sin importar el método de valoración; Si los costos originales, han sufrido modificaciones las unidades serán desincorporadas al costo modificado, pero el registro correspondiente al pasivo (el cargo) se realizará tomando en cuenta el costo que reconoce el proveedor.

    También puede suceder, que la devolución esté plenamente identificada, pero por ventas anteriores el lote de mercancía ya no tiene unidades en existencia, se desincorporan dependiendo del método, por lo que se cargará al pasivo las unidades por el costo que reconoce el proveedor y se abonará a inventario por el valor que tiene la mercancía en la tarjeta; por lo tanto, la diferencia hay que cargarla o abonarla a la cuenta Costo de venta (cargarla cuando el costo de la mercancía es mayor y abonarla cuando es menor).

    Banco o Cuentas por Pagar o Anticipo a Proveedores XXX

    Costo de Ventas (sí hay diferencia) XXX

    Inventario de Mercancías XXX

    En el caso de que no se pueda identificar el lote, pues no nos indican a que lote de compra corresponde, las unidades serán desincorporadas de la tarjeta de acuerdo con el método de valoración y se cargará transitoriamente al pasivo o al efectivo o a una cuenta de anticipo al costo desincorporado, hasta que el mismo sea identificado.

    En las devoluciones también hay que tomar varias consideraciones cuando el costo se ha modificado:

    a) Cuando sé Compra Se Devuelve Se paga Flete

    El flete total se divide entre la compra neta, es decir, que las demás unidades absorben el flete de las unidades devueltas (aumenta el flete por unidad).

    b) Cuando sé Compra Se paga Flete Se Devuelve

    b.1)En el caso en que se haya realizado una venta de al menos una (1) unidad de ese lote, el asiento se puede cuadrar con costo de ventas:

    Cuentas por Pagar XXX

    Costo de Ventas (flete) XXX

    Inventario de Mercancías XXX

    b.2) Cuando de ese lote no se ha vendido ni una unidad, no se puede cargar la diferencia al Costo de Ventas, por lo que en este caso la compra neta absorbe el flete total y el asiento quedará de la siguiente forma:

    Cuentas por Pagar XXX

    Inventario de Mercancías XXX

    (costo en factura)

    Se sacan las unidades del Inventario de Mercancías al mismo valor que en factura y no al costo en tarjeta, de esta forma las unidades en existencia absorben el flete de las devueltas y aumenta así, el costo por unidad.

    c) Cuando se devuelven unidades que contablemente no quedan en existencia pero sí físicamente, estas se tomarán del primer lote que salga según el método.

    6) Devoluciones en Ventas:

    Cuando los clientes devuelven unidades que habían sido vendidas, se contabilizan dos asientos, uno por los valores respectivos de venta, y el otro por la incorporación de las unidades devueltas a la tarjeta y a las existencias del inventario. Así como se registras dos asientos por las ventas, de igual manera se registran dos asientos por las devoluciones en venta. Estas incrementan las unidades físicas y el costo total acumulado. En la tarjeta, las devoluciones se registran por la sección de “Salidas” entre paréntesis.

    Los asientos son los siguientes:

    a) A precio de venta:

    Devoluciones en Venta XXX

    Banco o Cuentas a Cobrar XXX

  • A precio de costo:

  • Para determinar el costo por el cual reincorporaremos a la tarjeta unidades que correspondan a devoluciones en venta, se deben tener presentes dos situaciones:

    b.1) Que la devolución este plenamente identificada, es decir, a que venta corresponde:

    b.1.1) Que en dicha venta solo haya intervenido “un lote”: en este caso serán reincorporadas a la tarjeta al costo por el cual fueron desincorporadas, tomando en consideración todas aquellas modificaciones, tales como rebajas, descuentos, bonificaciones y fletes que haya sufrido el lote y que “no” se puedan apreciar a través de la tarjeta.

    b.1.2) Que en dicha venta haya intervenido dos o más lotes, en este caso las unidades devueltas entran al orden inverso al cual salen, es decir, a través de una reconstrucción de lotes de la venta y debemos tener presente que serán reincorporados a la tarjeta tomando en cuenta las modificaciones en el costo unitario antes citadas.

    b.2) Que la venta no se pueda identificar:

    En este caso, las unidades devueltas se incorporaran en el primer lote que va a salir según el método, respetando que las unidades no deben sobrepasar del lote original.

    Inventario XXX

    Costo de Venta XXX

  • Asientos de Cierre:

  • Ventas XXX

    Todos los demás ingresos XXX

    Costo de venta XXX

    Devoluciones en Ventas XXX

    Descuentos, Bonificaciones en Ventas XXX

    Ganancias y Perdidas XXX

    Ganancias y Perdidas XXX

    Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores XXX

    Cuenta Personal XXX

    Cuenta Capital XXX

    CONCLUSIÓN SOBRE LOS DOS SISTEMAS.

  • Con el inventario periódico, nos contentaremos con llevar durante el ejercicio las ventas, sin tener nada que ver con el costo, el cual determinaremos en el momento de preparar los estados financieros.

  • Con el inventario continuo, llevaremos un control diario y acumulativo de las ventas. Pero también de las unidades en existencia con su costo unitario (saldo de inventario de mercancías) y un control del costo de lo vendido (saldo de costo de ventas). En este sistema, día a día afectaremos cada unidad esté en existencia o vendida, por cualquier operación que la aumente o disminuya. Por lo tanto, podemos saber en cualquier momento, cuanto se ha vendido, cual ha sido el costo de venta y cuanto nos queda en existencia, tanto en bolívares como en unidades, ya que a cada artículo se le asignará una tarjeta o auxiliar y la sumatoria de todos estos auxiliares será igual al saldo de la cuenta de Inventarios de Mercancías en el mayor general.

  • CONDICIONES DE COMPRA.

    Libre a bordo puerto de embarque (Free on Board - FOB)

    La compra sólo incluye el costo de los bienes y la transferencia de propiedad se realiza cuando el proveedor coloca los bienes en el medio de transporte, generalmente avión o barco, en el puerto de embarque. Los gastos de transporte son por cuenta del comprador. El registro contable se hace en el momento que se reciba la notificación que la mercancía es embarcada.

    Libre a bordo puerto de destino

    Esta condición es conocida como FOB puerto de destino, y significa que la propiedad será traspasada en el momento en que llegue al puerto de destino y se descargue la mercancía. El registro contable del inventario en tránsito debe ser hecho una vez que éste llegue al destino, por lo que a partir de este momento y hasta que ingresa en los almacenes, debe mantenerse en el rubro de los inventarios en tránsito.

    Costo, seguro y flete (Cost, Insurance and Freight - CIF)

    Esta condición de venta establece que el precio de venta incluye los tres elementos: costo, seguro y flete. La transferencia de propiedad ocurre en el momento en que la mercancía llega al puerto de destino y es desembarcada.

    FAS O LAC (free Along Side o Libre al Costado)

    Significa que el vendedor cubrirá los costos de entrega hasta colocar la mercancía al lado del transporte. Desde el punto de vista del traspaso de la propiedad y consecuente registro en los libros de la empresa, se considera mercancía en tránsito cuando se dé la condición de colocar la mercancía al lado del transporte convenido.

    Costo y flete (C & F)

    En este caso, el precio de venta está formado por el costo de la mercancía y el valor del flete para transportarla, es decir, la propiedad se traspasa en el puerto de destino.

    Contra reembolso (Cash on Delivery - COD)

    Significa que el comprador debe cancelar el bien en el momento de su entrega y a partir de allí, se considera traspasada la propiedad d del vendedor al comprador.

    Tomado de “Sistema y Procedimientos Contables” Fernando Catacora.

    Editorial Mc Graw-Hill. Año 1996. pp 272-273.

    MÉTODOS DE VALUACIÓN Y CONTROL DE INVENTARIO.

    La valuación de los inventarios y del costo de ventas puede resultar un proceso complejo, por cuanto al menos tres factores pueden influir en la decisión del cómo hacerlo de la manera más objetiva y pertinente. Entre otros se tienen: el tipo de artículos o partidas físicas que comprende el inventario, los costos que se involucran en el inventario y la manera en como el flujo de costos se va a transferir del inventario al costo de ventas. Otro elemento significativo a considerar es el estado de la economía en relación con la inflación, lo cual incide en los cambios de los costos de adquisición.

    Si todos los costos de las compras de un mismo tipo de artículo permanecen constantes (cero inflación), la manera como van a ser transferidos al Costo de Ventas es muy sencillo, pues será al precio constante.

    Pero lo normal, es que en el curso de un período contable, en cualquier economía, los artículos se compran a precios diferentes, probablemente con un crecimiento sostenido debido al efecto de la inflación, sin descartar que pudiera bajar en un momento dado.

    ¿Cómo podemos resolver esto?. Para ello, se deberá recurrir a la aplicación constante de un método de asignación de costos, basados en supuestos sistemáticos de flujos de inventario. Esto significa que debe decidirse sobre el cómo, a través de la contabilidad, los costos del inventario van a ser transferidos al costo de ventas, decisión básica por cuanto ello afectará la determinación de la utilidad del ejercicio. Se tendrá que decidir si transferir identificando el costo de cada unidad, o en el orden que se compraron, o de acuerdo a los costos de las últimas compras, o sacando promedio, etc. , decisión que en definitiva se corresponderá con el método de valoración seleccionado, y que por el Principio de la Comparabilidad (Consistencia), deberá ser aplicado año a año, salvo excepciones muy justificadas que permitan cambiar el método.

    Otro punto a considerar es que se trata de flujos de costos según el sistema de información contable, pero no se trata de un flujo físico real de las unidades en el almacén, en consecuencia, no se exige él supuesto que el flujo de costos coincida con el flujo físico o movimiento de las mercancías.

    Pero en cualquier caso, es importante señalar, que sea cual fuere el método escogido, las cantidades de las unidades físicas registradas en los mayores auxiliares del inventario, serán siempre iguales a las reportadas en el almacén.

    El monto de la cuenta “Inventario de Mercancías”, como el de “Costo de Ventas”, dependerá del método de valuación que se aplique. El saldo de “Inventario de Mercancía” corresponde al costo de unidades en existencia, resultante de la aplicación consistente del Método de Valuación escogido entre varias opciones, para lo cual debe tenerse en cuenta el tipo de empresa, la particularidad de sus actividades, si la economía es inflacionaria o no, así como la debida correspondencia con los principios de contabilidad, especialmente el Período Contable, la Asociación de Ingreso y Gasto, la Prudencia, etc., teniendo como objetivo principal, la determinación justa de la utilidad del ejercicio contable.

    Los métodos básicos de valuación del Inventario más conocidos son:

  • Identificación Específica o Costo Específico: Este método consiste en mantener en los registros contables los precios de adquisición de cada producto, o una serie especial de productos, identificados o asociados a su respectiva factura de compra, incorporándose las modificaciones por incrementos o ajustes de casa ítem o unidades en existencia en el inventario de mercancías. Para tales efectos, por cada tipo de productos, se lleva una tarjeta de control y los valores de costos que se manejan en ellas serán utilizados para los registros de salidas (ventas), para determinar el costo de venta y para valorar el inventario final...

  • Por lo general, se aplica en negocios de compra-venta, que manejan productos de fácil identificación, de valor unitario significativo, tales como venta de maquinarias, vehículos, obras de arte, etc., en los cuales es importante el control de los valores de cada producto o serie de producto.

  • PEPS: Primero que entra, primero que sale, conocido también como FIFO (First in First Out). Se basa en el supuesto de que las primeras adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vista contable, los registros de ventas o cualquier salida de unidades físicas deben realizarse por las unidades y sus respectivos valores de costos, que presenten los lotes registrados en primer término, continuando con la secuencia cronológica de las adquisiciones. Se resalta “desde del punto de vista contable”, por cuanto en el almacén y despacho por las ventas, se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes, independientemente del orden de las adquisiciones. Sin embargo, lo que sí debe coincidir entre la información contable y el manejo del almacén, es en cuanto al número de unidades en existencia pues debe ser el mismo.

  • Para tales efectos es necesario mantener un registro auxiliar (tarjeta Kardex) para cada tipo de producto, y registrar en orden estricto de adquisición (cronológico) todas las entradas, agrupando las unidades por lotes o capas de cada compra. En la misma tarjeta se lleva el registro por las salidas que se realicen.

    Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

    • El inventario final queda valuado a los precios más recientes, los más altos en caso de una economía inflacionaria, lo cual es beneficioso por representar los valores más cercanos a los precios de reposición actualizados en el mercado.

    • El costo de ventas se registra a los costos más antiguos, normalmente los más bajos.

    • La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de la utilidad neta, lo cual genera mayor pago en impuesto sobre la renta con incidencia en la liquidez. Así mismo, mayor disponibilidad en el monto de las utilidades disponibles para el reparto de dividendos, lo cual puede incidir en la descapitalización de la empresa.

    • No aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos y gastos y la correcta determinación de la utilidad del ejercicio.

    • La aplicación de este método es recomendado internacionalmente, sobre todo en aquellos países donde no exista hiperinflación.

    3) UEPS: Último que entra, primero que sale, conocido también como LIFO (Last in First Out). Se basa en el supuesto de que las últimas adquisiciones deben ser las primeras en salir, es decir, desde el punto de vista contable, los registros por ventas, o cualquier salida física de unidades, deben realizarse por los costos de los lotes registrados en último término, continuando en sentido contrario a la secuencia cronológica de adquisiciones. Se resalta “desde el punto de vista contable”, por cuanto en el almacén y despacho por las ventas, se realizan las salidas de acuerdo a los pedidos de los clientes, independientemente del orden de las adquisiciones. Lo que sí debe coincidir entre la información contable y el manejo del almacén, es en cuanto al número de unidades en existencia pues debe ser el mismo. Tal como se estudio en PEPS, para llevar el control del movimiento de las unidades y sus respectivos lotes se utiliza una tarjeta auxiliar (Kardex) para cada tipo de producto, en la cual se registra en orden cronológico y secuencial los lotes o capas por cada compra.

    Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

    • El inventario final en una economía inflacionaria, queda valuado a los precios más antiguos, los más bajos, lo cual acarrea que difieran significativamente de los precios de reposición actualizados en el mercado.

    • El costo de ventas se registra a los costos más recientes, normalmente los más altos.

    • La utilidad bruta del ejercicio queda sobrestimada, afectándose de igual manera la determinación de la utilidad neta.

    • Al utilizar este método se aplica razonablemente el principio de la debida asociación de ingresos y gastos, la correcta determinación de la utilidad del periodo y la prudencia.

    • La aplicación de este método es recomendado, sobre todo en aquellos países donde exista hiperinflación.

    • Cuando se utiliza el sistema de inventario periódico, los resultados son diferentes, a que si se utiliza el sistema de inventario continuo.

    4) Promedio: Simple y Ponderado (Periódico); Móvil (Continuo).

  • Promedio Simple (Inventario Periódico): Este método de valuación, de poco uso, se calcula sumando los precios unitarios de cada compra en un período determinado, por ejemplo un mes, y dividiéndola entre el número de adquisiciones.

  • Cuando hay gastos de compras, como fletes, acarreo, etc., deben incluirse en los costos de cada compra, y ajustar el costo unitario por estos incrementos.

  • Promedio Aritmético Ponderado (Inventario Periódico): Este método como el anterior descrito, es muy poco usado para la valuación de los inventarios. El costo unitario promedio - ponderado se calcula de la siguiente manera: en primer término se suman los montos de las facturas respectivas a cada compra realizada en un período determinado, incluyendo cualquier gasto posterior relacionado con esas compras. En segundo término, se suman también las unidades de cada una de esas compras. Y finalmente, se divide el primer resultado, como total de las adquisiciones, entre el segundo resultado que es el total de unidades adquiridas en el período tomado.

  • Promedio Móvil (Inventario Continuo): De acuerdo con este método, no se segregan las compras por lotes, sino que se acumulan, y por los movimientos de las mercancías, se mantiene un único costo unitario promedio, recalculándose cada vez que se incrementen las unidades físicas o valores de costos de las mercancías en existencias. El costo unitario promedio se calcula, dividiendo el costo total acumulado, entre las unidades físicas totales.

  • Cuando hay gastos directos relacionados con las compras, como fletes, acarreo, gastos de importación, seguros, etc. , cancelados después del registro de la compra, se tienen dos opciones: a) Si dicho monto se debita a la cuenta del “Inventario de Mercancía”, se incorpora en la tarjeta, en la sección de entradas en la columna de costo total y en la sección de “Saldos”, se acumula en la columna de costo total y sé recalcula el costo unitario promedio móvil, no afectando el número de unidades en existencia; b) Si dicho monto se debita al Costo de Venta, no afecta el costo unitario promedio en tarjeta.

    Algunas características de este método de valuación son las siguientes:

    • Es el más utilizado de los métodos que promedian los costos unitarios.

    • No maneja segregación de lotes, sino que presenta acumuladas las existencias.

    • Cada vez que se adquieren mercancías el costo unitario promedio móvil que representa la sección de “Saldos”, debe ser modificado.

    • Este método es aceptado internacionalmente.

    • El inventario final queda valuado a los costos promedios entre los más antiguos y los más recientes, y de igual manera el costo de venta.

    • Se dificulta la aplicación del costo por gastos directos relacionados con compras, si no se puede precisar si las unidades afectadas están en existencias o vendidas.

    • Es el más sencillo y económico en su aplicación.

    Otras formas de calcular el Costo de lo Vendido.

  • Cuando se establece un porcentaje fijo sobre el monto de la venta, ejemplo: la utilidad es del 10% sobre la venta. En este caso el costo de venta es del 90%.

  • Cuando s establece que el costo será igual a la utilidad bruta. En este caso el costo de venta es del 50% y la utilidad bruta es del 50%.

  • Cuando se establece que la utilidad bruta es un porcentaje sobre el costo, ejemplo la utilidad es del 20% sobre el costo. En este caso el costo de venta es del 100%.

  • Cuando la empresa siempre obtiene la misma utilidad, se obtiene la relación a través de una regla de tres, en donde la venta es del 100%. Al obtenerse el costo, por diferencia se calcula la utilidad.

  • Donaciones Recibidas.

    Las donaciones contablemente son tratadas tomando en cuenta dos consideraciones:

  • Si el monto de la misma es significativo, de acuerdo al Principio de Importancia Relativa, el asiento será:

  • Inventario de Mercancía XXX

    (precio de mercado)

    Capital o Superávit XXX

  • Sí el monto no es significativo, se debe realizar un asiento para registrar el ingreso de esas unidades al almacén, pero por una cantidad insignificante:

  • Inventario de Mercancías 1

    Caja o Bancos 1

    La utilidad se realizará en la medida en que las unidades se vendan.

    Donaciones Entregadas.

    Representa una erogación o gasto para la empresa. Las mismas se desincorporaran de la tarjeta, tomando en cuenta el método de valoración que sé este utilizando. Contablemente se cargará a la cuenta “Donaciones” y un crédito a “Inventario de Mercancía”.

    Aplicación del Principio del Costo o Precio de Mercado, el menor.

    Esta es una regla o principio particular que aplica generalmente a la mercancía y a las inversiones temporales. Se basa en que si por alguna razón el precio de mercado de un bien disminuye de precio por debajo de su costo, el inventario se debe ajustar para reflejar la pérdida.

    Esta regla está basada en los principios del conservatismo y en el apareamiento entre ingresos y gastos o correcta determinación de la utilidad.

    Al cierre del ejercicio o cuando se preparan los estados financieros, compararse el valor que presenta la cuenta de Inventario de Mercancía en el balance de comprobación con el valor de reposición obtenido en el mercado, y se determina cual de los dos es el que representa el monto más bajo o menor.

    Cuando el valor de reposición o mercado, es menor que el costo histórico original, debe registrarse una provisión de la siguiente manera:

    Pérdida por fluctuación en Precio de Mercado XXX

    o Ajuste de Inventario

    Provisión por Pérdida de Precio de Mercado XXX

    Javier Romero López en su libro de Contabilidad intermedia establece con relación a la modificación del precio de costo, el boletín C-4 señala que se aplicará el “Costo o valor de mercado, el que sea menor, excepto que: 1) el valor de mercado no debe exceder del valor de realización y que 2) el valor de mercado no debe ser menor que el valor neto de realización.”

  • El término mercado, debe entenderse como costo de reposición, ya sea por compra directa o producción. Puede obtenerse de las cotizaciones que aparecen en las publicaciones especializadas, si se trata de artículos o mercancías cotizadas en el mercado o bien, de cotizaciones y precios de facturas a los proveedores.

  • El valor de realización se obtiene del precio normal de ventas menos gastos directos de venta, tales como: impuestos, regalías y comisiones.

  • El valor neto de realización se obtiene del precio normal de venta menos gastos directos de venta y un porcentaje razonable de utilidad.

  • El objeto de ajustar el costo del inventario según los conceptos anteriores, es presentar razonablemente los resultados del ejercicio y, por tanto, cuando el costo de reposición es inferior al valor neto de realización, el ajuste debe hacerse precisamente a este último valor, con objeto de no registrar pérdidas en exceso a las que en operaciones normales se obtendrían.

    Inventarios Obsoletos o de Lento Movimiento.

    Javier Romero López en su libro de Contabilidad Intermedia, establece: Una de las principales funciones de la administración es mantener niveles adecuados de inventarios, de no ser así, puede ocasionarse disminuciones en los volúmenes de venta y pérdidas de clientes. Por otra parte, un exceso en los niveles de inventarios ocasione que se inmovilicen algunos flujos de efectivo.

    Por ello, es útil realizar estudios financieros adecuados que permitan a la dirección decidir sobre el tamaño de los inventarios, su rotación, la reserva de inventarios, el lote de compra más económico, las fechas de adquisición, etc.

    Independientemente de eso, hay ocasiones en que los inventarios en existencia posiblemente no puedan ser vendidos por diversas causas así, es necesario que la empresa reconozca esta situación en su forma financiera, teniendo presentes los principios de realización y período contable, que requieren por una parte que los ingresos se enfrenten con los costos y gastos del periodo, para ello se establecen estimaciones y provisiones no exactas, pero sí que permitan un adecuado enfrentamiento entre ingresos y costos.

    El Boletín C-4 del IMCP establece: “Por otra parte, cuando el deterioro, la obsolescencia y el lento movimiento y otras causas indiquen que el aprovechamiento o realización de los artículos que forman parte del inventario resultara inferior al valor registrado, deberá admitirse la diferencia como una pérdida del ejercicio.”

    El asiento que debemos correr es de cargo a los gastos de operaciones del periodo, subcuenta “Inventarios obsoletos o de lento movimiento”, con abono a una cuenta de valuación o complementaria de activos que denominamos “Provisión para inventarios obsoletos o de lento movimiento”, observemos que no abonamos directamente a la cuenta principal, pues no es una operación realmente realizada, sino una estimación.

    La cuenta “Estimación para inventarios obsoletos o de lento movimiento” se presentará en el balance general disminuyendo la cuenta de mayor almacén. Inventario de Mercancía.

    Toma física de Inventario.

    Es importante y necesario que las empresas, además de registrar y mantener sistemas y procedimientos adecuados para el registro de las operaciones relacionadas con el área de inventarios, se efectúen tomas físicas de la mercancía de la entidad, de manera que la misma se compare con los registros contables (mayores auxiliares). En caso de discrepancias, deberán hacer las investigaciones y aclaraciones pertinentes, y en su caso, se registren los ajustes que sean necesarios para que los estados financieros reflejen realmente la mercancía que se dispone.

    Esta actividad involucra cuatro (4) pasos importantes y es pertinente tomar en cuenta: Planificación, dirección, ejecución y valuación.

    Esta es una medida de control interno y la misma aplicada correctamente permitirá una adecuada salvaguarda de las existencia, además, de su control y registro.

    TEMA No. 6

    INVERSIONES

    CONCEPTO. PRINCIPALES TIPOS DE INVERSIONES. COMPARACION ENTRE BONOS Y ACCIONES. CONTABILIZACIÓN DE LOS TITULOS NEGOCIABLES. CALCULO Y CONTABILIZACIÓN DE LAS INVERSIONES: SIN INTERESES, CON INTERESES, CON PRIMA, CON DESCUENTO, COMPRADAS A UN PRECIO GLOBAL. PERMUTA.

    Concepto.

    Desde el punto de vista del consumidor, una inversión se refiere a la compra de bienes durables para el uso propio.

    Desde el punto de vista económico, se refiere a la compra de activos reales destinados a la producción de bienes o servicios con el propósito de maximizar, el valor del capital de los propietarios.

    Desde el punto de vista financiero, sugiere la compra de valores o bienes no utilizados ni en las operaciones normales de la empresa, ni para el uso del adquiriente y de los cuales solo se espera obtener un ingreso, ejemplo: Inversiones en Bonos, en Acciones, etc.

    Principales tipos de Inversión.

  • Bonos.

  • Acciones.

  • Cédulas Hipotecarias.

  • Letras del Tesoro.

  • Bonos.

    Son títulos de crédito emitidos por una entidad gubernamental, industrial o financiera, obteniéndose efectivo y comprometiéndose a pagar por ello una tasa fija de interés y en algunos casos una retribución adicional anual. El bono debe llevar impreso la siguiente información:

  • Fecha de emisión: Día, mes y año que salieron en circulación.

  • Fecha de vencimiento: Día, mes y año en que la entidad emisora pagará al portador del bono el valor nominal o el valor par.

  • El principal, el valor par o valor nominal: Es la cantidad sobre la cual se pagaran los intereses y el que pagará la entidad emisora al finalizar el plazo.

  • Plazo: Tiempo que va desde la fecha de emisión hasta la fecha de vencimiento.

  • Tipo de interés: Tasa o porcentaje de interés que pagará la entidad emisora sobre el valor nominal del Bono.

  • Período de cobro de intereses: Puede ser trimestral o semestral.

  • Cupones de cobro: Son ticket prenumerados, impresos que se anexan al título en los cuales se indica la fecha, el monto y lugar de cobro de los intereses.

  • Acciones.

    Las acciones son cuotas partes del capital social de la compañía. Cada accionista o inversionista recibe a cambio de su inversión, un número de acciones equivalentes a su participación e interés dentro de la empresa. Un titulo de acciones debe indicar:

  • Nombre y domicilio de la empresa.

  • Capital Social.

  • No. Del titulo o certificado.

  • Registro de comercio de la empresa: el número y lugar de la inscripción.

  • Clases de Acciones: Comunes y/o Preferentes.

  • Condiciones de la emisión.

  • Valor Nominal y de Suscripción.

  • Duración de la empresa.

  • Condiciones para venta y traspaso de acciones.

  • Los beneficios que ofrecen una inversión en acciones de capital, dependen de varios factores (tipo de compañía, tipo de acciones, condiciones económicas. Los beneficios más conocidos son:

    • Dividendos.

    • Ofrece posibilidades mayores de participar directamente en la administración.

    • Control de la empresa.

    Diferencia entre Bonos y Acciones.

    Acciones.

    Bonos.

    1)Representan la participación de capital social y conceden derechos.

    1)No dan derecho sobre la administración de la empresa.

    2)Sus valores en libros varían de acuerdo al desenvolvimiento de la empresa.

    2)El monto recuperable al vencimiento no varía y será el valor nominal.

    3)Generalmente se emiten sin plazo y sin vencimiento.

    3)Tienen plazo fijo y fecha de vencimiento determinada.

    4)Perciben dividendos cuando hay utilidades.

    4)Siempre perciben intereses.

    5)Se emiten sin garantía.

    5)Se emiten con garantía de bienes.

    6)Dan derecho sobre nuevas emisiones.

    6)No dan derecho sobre nuevas emisiones.

    Contabilización de las adquisiciones en Bonos.

    Las inversiones en bonos deben registrarse al costo en la fecha en que se adquieren, de esta manera el costo queda constituido por su valor nominal más otros gastos como corretaje, impuesto, etc. , es decir, a su valor de mercado, el cual viene a ser el producto de la evaluación hecha por la empresa emisora, del riesgo implicado del hecho de considerar la tasa de interés establecida.

    El importe de los intereses que se recibirán en los períodos de cobros lo fija la tasa de interés determinada sobre el valor nominal del bono, comparada con la tasa de rendimiento que prevalece en el mercado para ese tipo de valor. Estos varían de acuerdo al tipo de bono y el de la entidad emisora. Si la tasa de rendimiento se ajusta a los requerimientos del inversionista puede suceder:

  • Que acepte la negociación y los bonos serán adquiridos por éste a su valor nominal.

  • Si el inversionista no está conforme con el rendimiento que ofrece la tasa establecida, el bono se vende con DESCUENTO, de esta forma su rendimiento con la tasa de interés en el mercado.

  • Si por el contrario la tasa establecida es menor el inversionista deberá pagar una PRIMA.

  • Si se compra los bonos en fechas que coincidan con la fecha de emisión o con los períodos de cobros, su costo será igual al monto pagado sin que existan intereses acumulados.

    Cuando se adquieren bonos entre fechas de pago de intereses, el inversionista deberá pagar al tenedor de bonos el precio de mercado más los intereses acumulados desde la último fecha de pago de intereses hasta la fecha en que está efectuando la operación. Estos intereses serán reintegrados en el momento en que se produzca el primer pago de intereses y no forma parte del costo de la inversión.

    Cuando se adquieren varios bonos por un precio global, para determinar el costo de cada uno, se hará un reparto proporcional en base al precio de mercado de cada uno de los tipos de bonos. Si hay intereses acumulados para el momento de la operación estos tendrán que ser restados del precio global antes de hacer el reparto.

    Otra forma de adquirir bonos es mediante la permuta. Para ello existe la norma de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (Principio del Costo: Permuta) donde se explica los valores por lo cual se deben registrar dichos bonos:

  • Para las partidas que salen A SU VALOR EN LIBROS”.

  • “AL PRECIO DE MERCADO DEL BIEN QUE SALE”, cuando se conocen los dos precios de mercado (el PM del bien que entra y el PM del bien que sale).

  • AL PRECIO DE MERCADO DEL BIEN QUE SALE”, cuando solo se conoce este valor.

  • Si no se conoce el precio de mercado de ninguno, el costo para el bono será igual AL VALOR EN LIBROS DEL BIEN QUE ESTA SALIENDO”, por lo que no se produce ni utilidad ni perdida

  • Adquisición de Bonos con Prima.

    Al efectuarse una inversión en bonos con prima, significa que lo pagado por dicha inversión es superior a su valor nominal. Esta prima para el inversionista representa una disminución en la ganancia que se obtiene en los intereses. La misma debe amortizarse en el tiempo que permanecen los títulos en poder del comprador (desde la fecha de adquisición hasta la fecha de vencimiento que se indica en el bono).

    Hay dos formas de contabilizar dicha prima:

  • Registrando por separado el monto que corresponde a la prima, con cargo a la cuenta PRIMA SOBRE BONOS y cuando se efectúe el cobro de intereses se abonará a dicha cuenta la amortización correspondiente. Llegada la fecha de vencimiento está cuenta quedará en cero.

  • Se abona directamente a la cuenta de INVERSIÓN EN BONOS, de esta manera la cuenta en el mayor va disminuyendo a medida que se acerca a la fecha de vencimiento, al llegar a la fecha mencionada la cuenta mostrará un saldo igual al valor nominal total de la inversión.

  • Adquisición de Bonos con Descuento.

    Al efectuarse una inversión en bonos con descuento, el inversionista gana además del interés mensual, el descuento obtenido por haber adquirido los bonos por debajo de su valor nominal.

    De igual manera que la prima hay dos formas de contabilizar el descuento: registrándolo por separado con un cargo a la cuenta DESCUENTO EN BONOS o bien cargándole a la cuenta INVERSIONES EN BONOS.

    Calculo para amortizar la Prima o el Descuento.

    Se pueden realizar los cálculos para amortizar una prima y/o un descuento entre dos métodos:

    Método deL Interés Efectivo: Consiste en calculare la TASA EFECTIVA de interés para el período que se amortiza. El ingreso por interés para cada período se determina multiplicando el VALOR EN LIBROS de los bonos al principio de cada período por la TASA EFECTIVA que rige para la emisión de bonos. El valor de la primo y/o descuento que debe amortizarse en cada período es la diferencia entre el INGRESO POR INTERESES así calculado y los INTERESES QUE DEBEN PAGARSE a los tenedores de bono durante el período.

    Método de Línea Recta: Se distribuye la prima o descuento en el lapso durante el cual se pretende estarán los bonos en poder del inversionista (fecha de compra - fecha de vencimiento). En el caso de la prima, esta amortización hace que el excedente pagado en la inversión vaya disminuyendo en montos iguales hasta quedar en cero una vez llegada la fecha de vencimiento; en el caso del descuento ocurre lo contrario ya que la misma va aumentando en montos iguales la inversión hasta quedar en cero una vez llegada la fecha de vencimiento.

    Este método tiene algunos inconvenientes por cuanto al amortizar la prima por montos iguales, la TASA DE RENDIMIENTO no es la misma año tras año; aunque los intereses cobrados son los mismos de un período a otro. EL VALOR EN LIBROS del bono estará ya disminuido en cantidad igual al importe de la prima amortizada. El método de LÍNEA RECTA produce un ingreso constante, pero da lugar a un rendimiento variable sobre el valor en libro de la inversión.

    La opinión de Donald Kieso: El método de línea recta es el más popular porque: 1)es fácil de aplicar; 2) evita el cálculo de la tasa de interés efectiva y 3) da lugar a una buena aproximación del interés efectivo ganado, a menos que la fecha de vencimiento este a distancia de muchos años o que la prima o el descuento sean excepcionalmente grande.

    La PRIMA O EL DESCUENTO se obtiene comparando el costo neto de la inversión con su valor nominal total. Si el costo neto es mayor resultará PRIMA y si es menor resultará DESCUENTO. Las mismas se distribuyen, según sea el caso entre el tiempo de permanencia de los bonos en poder del inversionista. Al comparar las fechas de vencimiento y compra se expresa el tiempo en meses. El monto conocido de la prima o el descuento se divide entre el número de meses lo que dará la cantidad correspondiente a dicha amortización.

    Procedimiento para el cálculo de la Inversión en Bonos.

  • Calcular el valor nominal: Se obtiene multiplicando el número de bonos por el valor nominal de cada uno.

  • Calcular los periodos de cobros de intereses: Se tome en cuenta la fecha de emisión de los bonos y a esta fecha se le agregan tantos meses como cobros haya en el año; puede ser mensual, bimensual, trimestral, semestral, etc.

  • Calcular el interés mensual: Se calcula multiplicando el valor nominal total por la tasa de interés anual y el resultado es dividido entre doce (12) meses.

  • Calcular los intereses acumulados por cobrar: Hay que tomar en cuenta la fecha de compra y se compara con la fecha del último cobro de intereses antes de la compra, esto da como resultado un número determinado de meses los cuales se multiplican por el monto que corresponde a los intereses mensuales.

  • Determinar el costo neto de la inversión: Este es el monto por el cual hay que registrar la inversión. Se obtienen restando del precio pagado por los bonos, los intereses acumulados por cobrar (sí existiesen).

  • Calcular la determinación de la Prima o del Descuento: Se obtiene comparando el costo neto de la inversión con su valor nominal.

  • Calculo para la amortización de la Prima o del Descuento

  • Calculo para determinar los Intereses Ganados: Cuando hay PRIMA, se determinará restándole al interés mensual la amortización de la prima y cuando hay DESCUENTO sumándole al interés mensual la amortización del descuento.

  • NIC 25.

    Las inversiones es un activo poseído por la empresa con la finalidad de incrementar su riqueza por medio de créditos producidos (tales como intereses- regalías- dividendos y otras rentas), para conseguir su revalorización o para la obtención de otros beneficios para la empresa inversora, tales como se derivan de las relaciones comerciales.

    No son inversiones los inventarios, tales como han sido definidos en NIC 2, Inventarios. Tampoco constituyen inversión los elementos de las propiedades, planta y equipo y como han sido definidos en la NIC 16, Propiedades, Planta y Equipo (distinto de las propiedades de inversión)

    Las Propiedades de Inversión: son aquellas puestas por terrenos o edificios que no están ocupados sustancialmente para uso o en operaciones de la empresa inversora, o bien de otra empresa del mismo grupo que la inversora.

    Valor razonable: es la cantidad por la cual puede ser intercambiado un activo entre un comprador y un vendedor debidamente informados, en una transacción libre.

    Valor de mercado: es el importe que se puede obtener por la venta de una inversión en un mercado activo.

    La naturaleza de la inversión puede ser la de un derecho de crédito, distinto de los créditos mercantiles a corto o largo plazo, representando una cantidad monetaria que se le debe al tenedor y que usualmente acumula intereses; alternativamente, la inversión puede suponer la participación en los resultados de una empresa, como es el caso de las participaciones en el capital. La mayoría de las inversiones representan derechos de índole financiera, pero también pueden ser tangibles: tal es el caso de las inversiones en terrenos o edificios, así como de las inversiones directas en oro, diamantes y otras mercancías fácilmente negociables.

    Clasificación de las Inversiones: De acuerdo con su clasificación toda empresa que distinga entre activos corrientes y a largo plazo en sus estados financieros, deberá presentar las inversiones a corto plazo entre los activos corrientes, y las inversiones a largo plazo entre los activos a largo plazo.

    Costo de las Inversiones: El costo de una inversión incluye los gastos de adquisición tales como: corretajes, honorarios, derechos y gastos bancarios.

    Si la inversión se adquiere, total o parcialmente mediante la emisión de acciones u otros títulos, el costo de adquisición está constituido por el valor razonable de los títulos emitidos, y no por su valor nominal. Si una inversión se adquiere total o parcialmente, mediante intercambio por otro activo, el costo de adquisición de la inversión se determina con referencia al valor razonable del activo entregado.

    Los intereses, derechos de patente, dividendos y rentas por cobrar, en relación con la inversión, se considerará por lo general ingresos constituyendo, por tanto, el rendimiento de tal inversión. Sin embargo, en algunas circunstancias, tales ingresos representan la recuperación del costo, y no forman parte del resultado. Por ejemplo, cuando en una inversión que produce intereses se han acumulado éstos hasta el momento de la adquisición y, por tanto, quedan incluidos en el precio de compra de título, los intereses recibidos tras la misma se distribuyen entre los períodos pre y post-adquisición, deduciendo del costo la porción que corresponde al período anterior a la compra.

    La diferencia entre el costo de adquisición y el valor de reembolso de las obligaciones y bonos (ya sea descuento o prima derivado del precio de adquisición), se amortiza por parte del inversor, normalmente, en el período que media entre el momento de la compra y el del vencimiento del título, de manera que se obtenga una tasa de rendimiento constante sobre la inversión durante el mismo. La porción del descuento o prima que se amortice se acredita o carga, respectivamente, a resultados como se tratara de un interés, y, se añade o resta al valor en libros del título. El valor en libros resultante se considera a partir de entonces como costo.

    DPC 15.

    Las inversiones se clasifican en atención a los tipos de inversión la intención del propietario de las mismas como sigue:

  • Tipos de Inversiones:

  • a)Deuda; b) Capital.

  • Según la intención del propietario de la inversión:

  • a) Inversiones negociables; b) Inversiones disponibles para la venta; c) Inversiones conservadas hasta su vencimiento y d) Inversiones permanentes.

    Los títulos valores, son las acciones de sociedades, las obligaciones y los demás títulos emitidos en masa que posean iguales características y otorguen los mismos derechos dentro de su clase. Se clasifican en títulos de deuda y títulos de capital.

    Los títulos de deuda, son títulos que representan una relación entre un acreedor y la entidad. Incluye las acciones preferentes que deben ser redimidas por la entidad emisora o que pueden ser redimidas a voluntad del inversionista. Pueden citarse como ejemplos: títulos de la deuda pública, bonos quirografarios, bonos convertibles, inversiones negociables, acciones preferentes redimibles y otros instrumentos de deuda respaldados por hipotecas, por activos y por otros bienes raíces. Se excluyen de los títulos de deuda, las cuentas a cobrar y pagar comerciales, las opciones y contratos a futuro, los contratos de arrendamiento y otros de naturaleza similar a los anteriores.

    Los títulos de capital, son títulos valores que representan propiedad de la entidad, ya sean en acciones comunes, preferentes no redimibles o de algún otro tipo, incluyendo el derecho a adquirir o vender una participación en la propiedad a precio fijo o determinable, tales como opciones de compra o venta, certificados y derechos sobre acciones.

    Inversiones negociables, son inversiones temporales, representadas por valores o instrumentos de inversión negociables, convertibles en efectivo en el corto plazo y tienen un mercado activo tal como las bolsas de valores, en el cual puede obtenerse un valor de mercado o algún indicador que permita calcular ese valor. Su valor razonable es fácilmente determinable y este valor se registra en el balance general.

    Inversiones disponibles para la venta, son las inversiones en títulos de deuda o de capital respecto de las cuales se tiene la intención de mantenerlas disponibles para la venta. Se clasifican en esta categoría aquellos títulos que no pueden incluirse como inversiones adquiridas para ser negociadas, inversiones a ser conservadas hasta su vencimiento o inversiones permanentes.

    Inversiones conservadas hasta su vencimiento, solamente se incluyen en esta categoría títulos de deuda cuando se tiene la intención de mantener la inversión en estos valores hasta su vencimiento.

    Inversiones permanentes, son aquellas inversiones en acciones o derechos en sociedades que se mantienen con el objeto de ejercer control o influencia significativa en la empresa en que se invierte según lo establecido en la Declaración de Principios de Contabilidad No. 7.

    Costo de la Inversión.

  • Adquisición por compras de un solo tipo de valor:

  • Costo de adquisición = Valor del título más otros gastos directos.

    Se adquiere un título negociable cuyo precio establecido es de Bs. 100.000. En la tramitación se pagan Bs. 5.000 de comisión y Bs. 1.000 de impuesto. Se pagan intereses causados a la fecha por Bs. 1.500.

    Costo de adquisición = 100.000+5.000+1.000 = Bs. 106.000

    Inversión en Títulos Negociables 106.000

    Intereses acumulados por Cobrar 1.500

    Banco 107.500

  • Adquisición por compras de varios tipos de valores:

  • Conocemos los P.M. de los títulos que adquirimos, se registra a precio global.

  • Inversión = Precio Global * P.M. Inversión

    Sumatoria de los P.M.

    Se adquirieron 10 Acciones a P.M. de Bs. 2.500 c/u y 100 Bonos a P.M. de Bs. 500 c/u. El precio global pagado fue de Bs. 80.000

    P.M. acciones = 80.000 * 25.000 = Bs. 26.666

    75.000

    Inversión en Títulos Negociables 53.334

    Inversión en Acciones 26.666

    Banco 80.000

  • Se conoce el P.M. de un bien, se registra a precio de mercado por diferencia.

  • Adquisición de valores por permuta por otros valores:

  • Los valores que se entregan (salen), se abonarán por su valor en libros a la fecha del cambio.

  • Los valores que se reciben (entran), se registrarán tomándose en consideración el conocimiento o no de sus precios de mercado:

  • b.1) A su P.M. si éste se conoce: Siempre y cuando conozcamos el P.M. de los títulos que recibimos este será el costo por el cuál lo registraremos en los libros.

    Se cambian 10 acciones cuyo valor en libros es de Bs. 18.000 c/u y tiene dividendos acumulados por cobrar de Bs. 30.000 por 20 bonos cuyo P.M. es del Bs. 8.000 con intereses acumulados por cobrar de Bs. 20.000.

    10 acciones * Bs. 18.000 = 180.000

    Dividendos acumulados 30.000

    Total entregado 210.000

    20 Bonos * Bs. 8.000 = 160.000

    Intereses acumulados 20.000

    Total recibido 180.000

    Perdida en Valores 30.000

    Inversión en Bonos 160.000

    Intereses acumulados por cobrar 20.000

    Perdida en valores 30.000

    Inversión en acciones 180.000

    Dividendos acumulados por cobrar 30.000

    b.2) Al P.M. de los valores que salen: Si solo conocemos el P.M. de los valores que salen, este será el monto por el cual registraremos los valores que recibimos.

    Se cambian 10 acciones cuyo valor en libros es de Bs. 18.000 c/u y un P.M. de Bs. 19.000 c/u; además, tiene dividendos acumulados por cobrar de Bs. 36.000 por 20 bonos con intereses acumulados por cobrar de Bs. 20.000.

    Inversión en Bonos = P.M. Acciones + Div. Acum. - Int. Acum.=

    Inversión en Bonos = 190.000 (10 * Bs. 19.000) + 36.000 - 20.000 =

    Inversión en Bonos = Bs. 206.000

    10 acciones * Bs. 18.000 = 180.000

    Dividendos acumulados 36.000

    Total entregado 216.000

    20 Bonos = 206.000

    Intereses acumulados 20.000

    Total recibido 226.000

    Ganancia en Valores 10.000

    Inversión en Bonos 206.000

    Intereses acumulados por cobrar 20.000

    Ganancia en valores 10.000

    Inversión en acciones 180.000

    Dividendos acumulados por cobrar 36.000

    b.3) Al valor en libros de los valores que salen: Si no conocemos ningún P.M., entonces tomaremos como base el monto del valor en libros de los títulos que recibimos en el cambio (No hay ganancias, ni perdidas).

    El 30/06/98 cambiamos10 acciones de la CIA. “X” cuyo valor en libros era de Bs.1.000.000, recibiendo 20 bonos de la empresa “Y”.

    Inversión en Bonos 1.000.000

    Inversión en Acciones 1.000.000

    Si a la fecha de la permuta existen intereses acumulados o dividendos causados de los valores que entran, éstos no deben incluirse en el costo de la inversión, sino segregarse en una cuenta aparte. Los cuales afectaran la ganancia o la perdida en el cambio y no deben incluirse en el costo debido a que los intereses o dividendos serán recuperables totalmente en la oportunidad de su cobro, por lo tanto no se consideran cantidades invertidas.

    Compra de Bonos sin intereses:

    No habrá intereses acumulados en las siguientes situaciones:

  • Que se compre en la misma fecha de emisión.

  • Que se compre en una fecha igual a la fecha de cobro de intereses.

  • Compra de Bonos con intereses:

    Cuando la fecha de compra no coincide ni compra no coincide ni con la fecha de emisión, ni con una de las fechas de cobro de intereses, habrá intereses causados acumulados pendientes por cobrar, los cuales deberán segregarse del costo de la inversión y registrarse en la cuenta “Intereses Acumulados por Cobrar”.

    Inversión en Bonos XXX

    Intereses Acumulados por Cobrar XXX

    Banco XXX

    Los intereses causados acumulados a la fecha de compra corresponden al tiempo transcurrido desde la fecha de cobro inmediatamente anterior hasta la fecha de compra.

    Cobro trimestral

    01/01/ 01/03/ 01/04/ 01/10/ 01/01/

    compro Intereses

    acumulados

    Antes de realizar la compra, estos intereses causados acumulados pertenecen a quien está vendiendo los Bonos, pues corresponden a intereses ganados durante el período en que los títulos eran sé su propiedad. Ahora bien, quién vende no puede reclamar el cobro de estos intereses causados a la entidad Emisora si para el momento de la transacción la fecha no coincide con una fecha de cobro de intereses, por lo tanto, le exige a quién le compra los bonos el pago de dichos intereses acumulados a la fecha.

    El comprador no pierde nada, pues está comprando el derecho de recuperarlos a la fecha de cobro de los intereses. Por esto el comprador registra en la cuenta de Intereses Acumulados por Cobrar, los montos que paga por los mismos a la fecha de la compra.

    Procedimiento para el Cálculo de intereses del asiento por la compra de Bonos entre fechas de cobro de intereses.

  • Se determinan las fechas de cobro.

  • Calcular el interés mensual que cobra la inversión.

  • Calcular los intereses acumulados por cobrar.

  • Calcular el costo de la inversión (el costo de la inversión es lo que se paga por la transacción sin incluir los intereses acumulados.

  • Cobro de los intereses.

    Cuando llega la fecha de cobro, el tenedor del bono cobra en la entidad emisora los intereses completos correspondientes a un período de cobro.

    Cada vez que se cobran intereses, si se ha registrado acumulación de intereses que se están cobrando, dichos intereses acumulados por cobrar deberán cerrarse.

    Banco XXX

    Intereses acumulados por cobrar XXX

    Si se han registrado por primera vez el cobro de intereses sobre unos bonos que se habían adquirido entre fechas de cobro y había intereses causados acumulados a la fecha de compra, el asiento será:

    Banco XXX

    Intereses acumulados por cobrar XXX

    Intereses ganados XXX

    Ejercicio para determinar la fecha de cobro de intereses y determinar los intereses acumulados por cobrar.

    El 1ero de agosto de 2002 se compraron 10 bonos en Bs. 204.000 con un valor nominal de Bs. 20.000 c/u. Intereses de los bonos al 12% anual, cobrable trimestralmente con vencimiento de 10 años. Fecha de emisión el 01/03/98. Cierre el 31/12 de cada año.

    a) Determine la fecha de cobro de los intereses.

    01/03/ 01/06/ 01/08/ 01/09/ 01/12/ 31/12

    Fecha de Fecha

    Adquisición. de cierre

    b) Determinación del interés acumulado.

    Hasta 01/08/02

    Desde 01/06/02

    2 meses

    Interés = 200.000 * 12% * 2 meses = Bs. 4.000 (mensual Bs. 2.000)

    1200

    Total Pagado Bs. 204.000

    Intereses 4.000

    Costo de la Inversión Bs. 200.000

  • Asientos:

  • 01/08/02 Inversión en Bonos 200.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 4.000

    Banco 204.000

    01/09/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 4.000

    Intereses Ganados 2.000

    01/12/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

    Intereses Ganados 6.000

    31/12/02 Intereses Acumulados por Cobrar 2.000

    Intereses Ganados 2.000

  • Vamos a suponer que los intereses estaban todos pendientes de cobro a la fecha de adquisición:

  • Tasa = 12%

    F. Adquisición = 01/06

    F. Emisión = 01/03

    3 meses

    Vence = en 10 años.

    V. Nominal = Bs. 20.000 c/u

    No. De Bonos = 10 Bonos.

    Precio Pagado = Bs. 200.000

    01/03/ 01/06/

    Fecha Fecha

    De emisión De adquisición

    Intereses = 200.000 * 12% * 3 meses = Bs. 6.000 trimestral / 2.000 mensual

    1200

    Precio Pagado Bs. 200.000

    Intereses Acumulados 6.000

    Costo de la Inversión Bs. 194.000

    01/06/02 Inversión en Bonos 194.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 6.000

    Banco 200.000

    01/09/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 6.000

    01/12/02 Banco (3 meses * Bs. 2.000) 6.000

    Intereses Ganados 6.000

    31/12/02 Intereses Acumulados por Cobrar 2.000

    Intereses Ganados 2.000

  • Vamos a suponer que la adquisición fue a fecha intermedia:

  • 01/03/ 01/05/ 01/06

    Fecha de Fecha

    adquisición. de cobro

    Interés mensual = Bs. 10.000

    Valor Nominal de los Bonos = Bs. 100.000

    01/05/02 Inversión en Bonos 100.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

    Banco 120.000

    01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

    Intereses Ganados 10.000

  • Vamos a suponer que todo el registro contable se contabiliza a intereses ganados y la fecha de cierre es el 01/06:

  • 01/03/ 01/05/ 01/06

    Fecha de Fecha

    adquisición. de cobro

    La materialidad es de Bs. 5.000

    01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

    Banco 120.000

    01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

    Intereses Ganados 30.000

    30/06/02 Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores 20.000

    Inversión en Bonos 20.000

    Adquisición de Bonos con Prima y/o con Descuento.

    Costo de la Inversión > Valor Nominal Total = PRIMA.

    Costo de la Inversión < Valor Nominal Total = DESCUENTO.

    Errores al contabilizar la Inversión.

  • Que se contabilicen los intereses acumulados por cobrar como parte de la inversión:

  • 01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

    Banco 120.000

    01/06/02 Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

    Inversión en Bonos 20.000

  • Que debamos corregir después de la fecha de cobro de intereses:

  • 01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

    Banco 120.000

    01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

    Intereses Ganados 30.000

    30/06/02 Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

    Inversión en Bonos 20.000

    30/06/02 Intereses Ganados 20.000

    Intereses Acumulados por Cobrar 20.000

  • Que la corrección se realice después del cierre:

  • 01/05/02 Inversión en Bonos 120.000

    Banco 120.000

    01/06/02 Banco (3 meses * Bs. 10.000) 30.000

    Intereses Ganados 30.000

    30/06/02 Intereses Ganados 20.000

    Inversión en Bonos 20.000

    Venta Parcial.

    Procedimiento:

  • Se hace un asiento de ajuste a la fecha de la venta.

  • Se determinan los saldos de las cuentas de inversión en Bonos e intereses acumulados por cobrar a la fecha (ya ajustada).

  • Se calcula la parte proporcional equivalente a los Bonos que se venden, de los saldos en las cuentas de Inversión e Intereses Acumulados por Cobrar.

  • Se compara el valor según libros de los bonos que se están vendiendo con el precio de venta o el valor obtenido por ellos y determinamos si hay utilidad o perdida en la operación.

  • Se modifican las cantidades mensuales correspondientes a: Intereses por Cobrar, Intereses Ganados, Descuentos y Primas, determinándose el monto correspondiente a los Bonos que quedaron en nuestro poder.

  • Mercado de Dinero.

    Los valores que conforman el mercado de capitales prestan un servicio a los inversionistas y prestamistas que tienen un período más allá de un año; mientras que otros inversionistas tienen excedentes de efectivo que desean utilizar durante períodos menores a veces de un día. Este Mercado de dinero está compuesto por muchos mercados individuales: Papeles del tesoro nacional, certificados de depósitos negociables. En cualquier caso todas las transacciones tienen vencimiento antes de un año y la mayoría son a 90 días o menos. En Venezuela tenemos como ejemplo las Cédulas Hipotecarias, las Mesas de Dinero, los Bonos Cero cupón y otras.

    Bonos Cero Cupón:

    Para controlar la liquidez monetaria el estado venezolano consideró que uno de los mecanismos de control era las operaciones de mercado abierto, dentro de los cuales se inscriben los Bonos Cero Cupón.

    En los bonos cero cupón no hay pagos periódicos de intereses y tampoco existen cupones de bonos.

    Los intereses se pagan de una vez a la fecha de vencimiento (91 días o 182 días) y en algunos casos se descuentan todos los intereses por anticipado, o sea, que se paga menos de lo que realmente es el valor nominal del bono pero a la fecha de vencimiento se recupera completo su valor nominal total.

    Cada vez que el Banco Central de Venezuela subasta Bonos Cero Cupón, retira de las manos del público un dinero sobrante que puede desatar movimientos inflacionarios. Hasta que no llegue la fecha de vencimiento, ese dinero no regresa a las manos de sus dueños originales y en consecuencia el circulante se restringe.

    Los Bonos Cero Cupón tienen altas tasas de interés pagadas por el Banco Central de Venezuela y en último termino para la Nación.

    Los beneficios del Bono Cero Cupón:

    • Reducción de la liquidez.

    • Mediante esta medida se ha logrado mantener cierto control del mercado cambiario.

    • Control de la inflación.

    • Aumento de la tasa de interés: obliga a los demás bancos o instituciones financieras a subir la tasa de interés.

    Las desventajas del Bono Cero Cupón:

    • Premia a los especuladores.

    • Debe usarse sólo como medida de emergencia.

    • El endeudamiento del Estado.

    Fondos Mutuales de Inversión y sus Sociedades Administradoras:

    Representa una alternativa eficiente y productiva para el inversionista que desea participar en el mercado de valores, para obtener las ventajas de los grandes inversionistas, aunque su capital sea pequeño o mediano.

    Al participar en un fondo mutual el inversionista aporta una cantidad determinada que se distribuye junto con los aportes de los demás accionistas permitiendo de esta manera comprar diferentes valores; es decir, permite adquirir instrumentos de cierta importancia y más rentables que generalmente por su elevado costo, estaría fuera del alcance de una empresa con medianos recursos.

    Cuando se invierte en un Fondo Mutual este permite diversificar el dinero en lugar de concentrarlo en una sola inversión; lo cual asegura el capital invertido, combinando inversiones altamente rentables con inversiones más conservadoras, lo que conduce a una disminución del riesgo. Este tipo de inversión se le conoce también como inversiones en participación.

    El Banco Mercantil, en su Portafolio Mercantil de Inversión define lo siguiente:

    Los Fondos Mutuales son vehículos de inversión que permiten la partición de pequeños y medianos inversionistas en los mercados de capitales, mediante la propiedad compartida de carteras de inversiones diversificadas y administradas por especialistas en inversiones.

    La Ley de Entidades de Inversión Colectiva define los Fondos Mutuales de Inversión como aquellas “...entidades de inversión colectiva que tengan por objeto la inversión en títulos valores con arreglo al principio de distribución de riesgos, sin que dichas inversiones representen una participación mayoritaria en el capital social de la sociedad en la cual se invierte, ni permitan su control económico o financiero.” (1)

    Cédulas Hipotecarias.

    Son valores emitidos por Bancos Hipotecarios, previa autorización de su junta directiva y de conformidad con la Ley General de Bancos y otros Institutos de Crédito, y la emisión está respaldada por una garantía hipotecaria global o especial.

    En el título se especifica el valor nominal de la cédula, su número correspondiente y la serie. Los intereses ganados están exonerados del pago de I.S.L.R y pueden ser cobrados mensualmente, abonados en cuentas de ahorro y ser utilizado para la compra de nuevas cédulas.

    Letras del Tesoro.

    Son títulos emitidos exclusivamente por el estado, cuando este necesita dinero por un período aproximado de un a dos años. Su emisión es autorizada mediante decreto ejecutivo y de acuerdo a la Ley de Crédito Público y su Reglamento.

    TEMA NO. 7

    CONCEPTO. MEJORAS DE ACTIVO FIJO. ADICIONES. REPARACIONES EXTRAORDINARIAS.

    Activo fijo- Concepto

    El término Activo Fijo ha sido usado durante años para agrupar aquellas cuentas que representan Inmuebles, Maquinarias y Equipos, sin embargo, en la actualidad este término está prácticamente desaparecido de los estados financieros y observamos que se utiliza el término Propiedad, Planta y Equipo.

    La NIC 16 establece lo siguiente:

    ... Son activos tangibles que: a) Tiene una empresa para usar en la producción o suministro de bienes y servicios para rentar a otros o para propósitos administrativos, y pueden incluir las partidas para mantenimiento o reparación de dichos activos; b) Han sido adquiridos o construidos con la intención de emplearlos sobre una base continua; c) No están destinados a la venta en el curso normal de operaciones...

    El Instituto Mexicano de Contadores Públicos en el Boletín C-6, establece:

    El costo de adquisición incluye el precio pagado por los bienes, sobre la base de efectivo o su equivalente, más todos los gastos necesarios para tener el activo en lugar y condiciones que permitan su funcionamiento, tales como los derechos y gastos de importación, fletes, seguros, gastos de instalación, etc. ... Los intereses devengados durante el período de construcción e instalación del activo pueden capitalizarse cargándose al costo del mismo, o llevarse a cuentas de resultados.

    La capitalización de los intereses es permitida en virtud de que el activo no produce ningún beneficio durante el período de construcción e instalación para cubrir los mismos. En otras palabras, este razonamiento está basado en el principio de obtener una relación más justa entre los costos y los gastos y los ingresos.

    La presentación de los activos fijos en el Balance General se localiza, después del activo circulante deduciendo del total de los activos fijos el importe total de la depreciación acumulada, la integración del activo fijo en inmuebles, maquinarias y equipo puede presentarse en el Balance General o en nota por separado.

    Clasificación.

    Los grupos de activo fijo al presentarse en los estados financieros se clasifican en:

  • Inversiones no sujetas a depreciación: En este grupo se encuentran los terrenos en virtud de que son inversiones que no sufren ningún demérito o desgaste y que por el contrario, su valor nominal aumenta con el transcurso del tiempo, debido principalmente a plusvalía y otros fenómenos económicos.

  • Inversiones sujetas a depreciación: Tales como edificios, maquinaria y equipo, muebles y enseres, herramientas pesada, vehículos, otros.

  • Las construcciones en proceso se presentan por separado de los edificios terminados y es conveniente se haga mención de la cifra a que ascenderán los proyectos en proceso. En caso de existir planes aprobados para dichas construcciones, debe indicarse el monto de las inversiones y de los compromisos adquiridos, así como el tiempo en que se planean llevar a cabo.

    En el caso de que los intereses por financiamiento, devengados durante el período de construcción e instalación del activo fijo, se hayan cargado al costo del mismo, el monto de dichos intereses capitalizados, deberá mencionarse a través de una nota a los estados financieros mientras subsista esta práctica.

    Reglas de Valuación.

    De acuerdo con lo señalado en el boletín C-6 y de acuerdo con los principios de contabilidad, “las inversiones en inmuebles, maquinaria y equipo deberán valuarse al costo de adquisición, al de construcción o, en su caso, a su valor equivalente.

    La NIC-16 establece: “El costo de una partida de propiedad, planta y equipo corresponde su precio de compra, incluyendo derechos de importación e impuestos sobre compras no reembolsables y cualesquier otros costos directamente atribuibles a poner el activo en las condiciones de trabajo necesarias para su uso; cualesquiera descuentos comerciales y rebajas, son deducidos al determinar el precio de compra. Ejemplo de costos directamente atribuibles son: a) Preparación del lugar; b) Entrega inicial y costos de manejo; c) Costos de instalación, tales como cimientos especiales para la plante; d) Honorarios a profesionales (arquitectos, ingenieros, etc.)”

    Estados Unidos, en la APB-16, expresa que: “Las propiedades, plante y equipo no deben revaluarse en una entidad para reflejar aumentos de valor de mercado o valores actuales que se encuentren arriba del costo de la entidad.”

    Por su parte, Canadá en la Sección 3060, dice: “La base de valuación de estos activos es el costo de adquisición erogado para dejar en condiciones de uso a los bienes...”

    Costos de construcción: El costo de construcción de inmuebles, planta y equipo está reglamentado por el IMCP en el boletín C-6 de la siguiente manera; “El costo de construcción incluye los costos directos e indirectos incurridos en la misma, tales como materiales, mano de obra, costos de planeación e ingeniería, gastos de supervisión y administración, impuestos y gastos originados por préstamos obtenidos específicamente para este fin, que se devenguen durante el período efectivo de la construcción. Dicho periodo termina cuando el bien está en condiciones de entrar en servicio, independientemente de la fecha en que sea traspasado a las cuentas del activo fijo en operación.”

    “El procedimiento práctico para la determinación del costo de construcción es el mismo que corresponde a la determinación del costo de mercancías manufacturadas para la venta. El costo directo de los materiales del trabajo deben ser identificados específicamente y aplicados a la construcción en proceso. Los costos indirectos o gastos generales pueden ser aplicados al costo de la construcción sobre bases adecuadas.”

    Desembolsos Capitalizables

    Son aquellos que tienen un valor significativo e importante. Además, benefician a la empresa durante varios ejercicios económicos, en forma de nuevos activos, desarrollo o mejora de los existentes.

    Ejemplo: (ampliaciones)

    El 30/06/02 sé amplio el edificio, a un costo de Bs. 300.000 y se canceló al contado. El edificio había sido adquirido el 30/06/99 por Bs. 2.400.000 con una V.U.P. de 15 años. La empresa cierre su ejercicio económico el 31/12 de cada año. Método de depreciación Línea Recta.

    MAYORES AUXILIARES

    Edificio

    Depreciación

    Acumulada

    Cargos

    Abonos

    Cargos

    Abonos

    2.400.000

    480.000

    300.000

    2.700.000

    Asiento Contable:

    Edificio 300.000

    Banco 300.000

    (asiento por la ampliación del edificio)

    Valor según libros del activo = 2.700.000 - 480.000 = Bs. 2.220.000

    Nueva tasa de depreciación = 2.220.000/12 = Bs. 185.000 anual

    Javier Romero López, en su libro de Contabilidad Intermedia establece lo siguiente sobre las Adaptaciones o Mejoras: Este es un aspecto muy importante que se debe tener en cuenta al efectuar los registros contables, pues los errores que podrían cometerse en la contabilización de las adaptaciones o mejoras, pueden sobrevaluar o subvaluar la utilidad del ejercicio corriente y de los posteriores.

    Frecuentemente se pueden confundir las adaptaciones o mejoras con las reparaciones o los gastos normales de mantenimiento o conservación, si bien es cierto cada uno de estas partidas tienen características diferentes, es conveniente mencionar a manera de generalidad que podemos distinguir dos grupos o tipos de desembolsos, aquellos que al incrementar el valor del activo benefician a ejercicio futuros, y se designan como desembolsos capitalizables, mismos que deben ser cargados al activo fijo y aquellos desembolsos que afectan tan sólo al ejercicio presente, los que se denominan desembolsos de operación, y deben ser cargados directamente a los resultados (gastos) del período.

    “En resumen, cualquier gasto relevante que va a beneficiar varios períodos contables es considerado desembolso de capital. Cualquier desembolso que beneficie únicamente el periodo corriente o que no sea relevante es tratado como un desembolso de operación.

    El registro de los desembolsos capitalizables no tiene un efecto inmediato en el ingreso, ya que la depreciación se reflejará como gastos en períodos contables futuros.

    Por su parte, los desembolsos de operación son registrados mediante cargos a los resultados del ejercicio, con lo que la utilidad neta del ejercicio registrará una disminución de inmediato.

    Por ello, si se comete un error de apreciación y registro de estos desembolsos, surgirían errores que modificarían las decisiones de la gerencia; por ejemplo, supóngase que equivocadamente se carga a los resultados de operación un desembolso capitalizable. Esto ocasionaría una reducción de los ingresos y de la utilidad resultante, si este error no se corrige oportunamente, en los ejercicios futuros el ingreso y la utilidad obtenidos se mostrarían sobrevaluados, ya que los gastos por depreciación no se cargan o enfrentan en esos períodos.

    El caso contrario: supóngase que los gastos de operación en lugar de ser cargados a los resultados del periodo son capitalizados incrementando el valor del activo, como resultado, la utilidad de subvaluará, acarreando sus efectos a los años posteriores.

    El Instituto Méxicano de Contadores Públicos en el boletín C-6 expresa que: “Las adaptaciones o mejoras de activos fijos son desembolsos que tienen el efecto de aumentar el valor de un activo existente, ya sea porque aumentan su capacidad de servicio, su eficiencia, prolongan su vida útil, o ayudan a reducir sus costos de operaciones futuras. Aquellos desembolsos que reúnan una o varias de las características anteriores representan adaptaciones o mejoras y consecuentemente deben cargarse al activo fijo. La diferencia esencial entre una adición al activo fijo y una adaptación o mejora es que la adición implica un aumento de cantidad, en tanto que la mejora aumenta sólo la calidad del activo.”

    “Es recomendable que el costo de las adaptaciones o mejoras se registre por separado del costo del activo original. Además de que en esta forma se cuenta con una mejor información, el costo de la adaptación o mejora puede estar sujeto a una tasa de depreciación diferente al que se aplica al costo del activo original”.

    “En algunos casos, al efectuar la adaptación o mejora es necesaria la sustitución de partes o piezas ya existentes. En estos casos, el costo de la pieza reemplazada así como la depreciación acumulada deben darse de baja de las cuentas correspondientes.”

    La NIC-16 reglamenta lo siguiente: “Con frecuencia es difícil determinar si las erogaciones subsecuentes relacionadas con la propiedad, planta y equipo representan mejoras que deben agregarse al valor en libros o reparaciones que deben cargarse a resultados. Únicamente se incluye en el valor en libros las erogaciones que aumentan los beneficios futuros del activo existente más allá de su estándar de funcionamiento previamente establecido.”

    “Ejemplos de estos beneficios futuros incluyen: a) una extensión en la vida útil del activo; b) un aumento en la capacidad; o c) una mejora sustancial en la calidad de producción o reducción en costos de operación previamente establecidos.”

    Mejoras.

    Las mejoras incrementan la eficiencia original del activo sin alargar la vida útil. En este caso estamos haciendo un cambio de un elemento ineficaz por un elemento eficaz o eficiente. Ejemplo: cambiamos un piso rústico por uno de cerámica, o un techo de láminas de Zinc por uno de platabanda.

    El procedimiento utilizado es el siguiente:

  • Si es necesario, se verifica la depreciación acumulada al cierre anterior.

  • Se deprecia el activo hasta la fecha de la mejora.

  • Se elimina del activo el costo de la parte reemplazada y su correspondiente depreciación acumulada.

  • Si la parte reemplazada puede venderse, disminuye la pérdida o se puede obtener una utilidad,

  • Se carga al activo el costo de la mejora.

  • Se determina el valor según libros del activo para depreciarlo en el tiempo de vida útil que le queda.

  • Hay que sacar siempre el valor de salvamento (antes de sacar el valor según libros)

  • Se calcula la nueva tasa de depreciación.

  • Ejemplos:

    1) En nuestra empresa se sustituye los pisos con un costo original del 20% del edificio. La parte nueva tiene un valor de Bs. 120.000 (No se recupera nada de la parte reemplazada). El edificio original tiene una vida útil probable de 15 años por el método de linea recta. Los saldos de las cuentas son los siguientes:

    MAYORES AUXILIARES

    Edificio

    Depreciación

    Acumulada

    Cargos

    Abonos

    Cargos

    Abonos

    300.000

    60.000

    14.000

    70.000 (3.5 años)

    120.000

    56.000

    360.000

    Parte reemplazada:

    Piso: (20% de 300.000)= Bs. 60.000

    Depreciación Acumulada: (20% de 70.000)= 14.000

    46.000

    Asiento Contable:

    Edificio 120.000

    Depreciación acumulada Edificio 14.000

    Perdida en mejora de Activo Fijo 46.000

    Edificio 60.000

    Banco 120.000

    (asiento por la mejora del edificio)

    Nuevo valor según libros:

    Edificio 360.000

    Depreciación Acumulada Edificio 56.000

    304.000

    Resto de la vida útil: 15 - 3.5 = 11.5 años.

    Nueva tasa de depreciación: 304.000/ 11.5 = 26.438,78 anual

  • Se tiene un edificio de un costo de Bs. 300.000 el cual fue adquirido el 01/09/99, con una vida útil de 10 años. Método de depreciación es de línea recta y la fecha de cierre es el 31/12 de cada año. El 01/07/02 se decide eliminar el techo el cual tenia un valor equivalente del 20% del Activo. El nuevo techo tiene un costo igual a Bs. 80.000.

  • Depreciación =Bs.300.000/10 años = Bs. 30.000/12 meses = Bs.2.500 mensual.

    F. cierre = 31/12/01

    F. compra = 01/09/99

    30/03/02 = 28 meses * Bs. 2.500 = Bs. 70.000

    F. cambio = 01/07/02

    F. cierre = 31/12/01

    --/06/-- = 6 meses * Bs. 2.500 = 15.000

    Asiento Contable:

    Depreciación Edificio 15.000

    Depreciación acumulada Edificio 15.000

    (asiento por la depreciación antes de la mejora)

    Edificio 80.000

    Bancos 80.000

    (asiento por la mejora)

    MAYORES AUXILIARES

    Edificio

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    300.000

    60.000

    70.000

    80.000

    17.000

    15.000

    320.000

    68.000

    100 % 20 %

    Edificio 300.000 60.000

    Depreciación Acumulada (85.000) (17.000)

    Desincorporación 43.000

    Recuperación 0

    Perdida 43.000

    Asiento Contable:

    Depreciación acumulada Edificio 17.000

    Perdida en Mejora Edificio 43.000

    Edificio 60.000

    (asiento por la desincorporación de la mejora)

    Vida útil transcurrida = F. cambio = 01/07/02

    F. compra = 01/09/99

    -/10/02 = 34 Meses.

    Vida útil del activo = 120 meses

    Vida útil transcurrida = 34 meses

    Resto de la vida útil 86 meses

    Nueva tasa de depreciación = 320.000 - 68.000 = Bs. 2.930,20 mensual

    86 meses

    Asiento Contable:

    Depreciación Edificio (2.930,20 * 6) 17.581,20

    Depreciación acumulada Edificio 17.581,20

    (asiento por la depreciación al cierre, desde el 01/07/01 al 31/12/01)

    Adiciones o Ampliaciones.

    Es cuando aumenta el volumen físico del activo, es decir, le agregamos algo que este no poseía. Ejemplo: A una camioneta le colocamos una cava o a un edificio le agregamos una nueva planta.

    El procedimiento utilizado es el siguiente:

  • Si es necesario se verifica la depreciación acumulada al último cierre.

  • Se deprecia el activo a la fecha de la adición.

  • Se le carga la adición al activo.

  • Para depreciar la adición hay que determinar una nueva tasa de depreciación en el resto de vida útil del activo (siempre y cuando el método lo permita).

  • Ejemplos:

    1) A un vehículo nuestro, cuyo costo fue de Bs. 100.000 le adicionamos una cava con un costo de Bs. 20.000. Se le había estimado al activo una vida útil de 4 años, sin valor residual y la depreciación acumulada por el método de línea recta era de Bs. 37.500.

    MAYORES AUXILIARES

    Vehículo

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    100.000

    37.500 (1.5 años)

    20.000

    120.000

  • Se le carga la adición al activo:

  • Asiento Contable:

    Vehículo 20.000

    Bancos 20.000

    (asiento por la adición)

  • Se deprecia el activo hasta el momento de la adición y luego se determina el valor según libros.

  • Tasa de depreciación = 4,0 años

    Parte depreciada = 1,5 años

    Parte no depreciada = 2,5 años

    Nueva tasa = Bs. 82.500 = Bs. 33.000 anual.

    2,5

  • A un vehículo cuyo costo de adquisición es de Bs. 50.000, adquirido el 01/08/01 con una vida útil de 5 años, se le incorpora una cava el 31/05/02 por Bs. 15.000. Método de depreciación: línea recta. Fecha de cierre, los 31/12 de cada año.

  • MAYORES AUXILIARES

    Vehículo

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    50.000

    4.166,67 (31/12/01)

    15.000

    4.166,67 (31/05/02)

    65.000

    8.333,34

    Depreciación = Bs. 50.000 = Bs. 10.000 / 12 meses = 833,33 mensual.

    5

    Asientos Contables:

    Depreciación Vehículo (833,33 * 5) 4.166,67

    Depreciación acumulada Vehículo 4.166,67

    (asiento por la depreciación a la fecha de la adición)

    Vehículo 15.000

    Bancos 15.000

    (asiento por la adición)

    Nueva tasa de depreciación = Vehículo (Bs. 50.000 + 15.000) =Bs.65.000, 00

    Depreciación acumulada = (8.333,34)

    56.666,66

    Tasa de depreciación = 60 meses

    Parte depreciada = (10 meses)

    Parte no depreciada = 50 meses

    Nueva tasa = Bs. 56.6666,67 = Bs. 1.133,33 mensual.

    50 meses

    Asiento Contable:

    Depreciación Vehículo (1.133,33 * 7) 7.933,31

    Depreciación acumulada Vehículo 7.933,31

    (asiento por la depreciación a la fecha de la adición)

    Reparaciones Extraordinarias.

    Son aquellas que por su cuantía se hace necesario capitalizar el monto de dicha reparación. La finalidad es alargar la vida del activo, más tiempo de lo estimado inicialmente. El costo de la reparación se carga a la depreciación acumulada del activo en cuestión, lo que provoca un aumento del valor según libros y consecuencialmente alargar su vida `útil.

    El procedimiento es el siguiente:

  • Si es necesario se verifica la depreciación al cierre anterior.

  • Se deprecia el activo hasta la fecha de la reparación.

  • La reparación extraordinaria se carga a la depreciación acumulada.

  • Se ubica en donde quedo la depreciación consumida y cuanto fue el ahorro en la vida útil del activo.

  • Ejemplos:

  • Partiendo de los siguientes años: Maquinaria 10 años y la depreciación acumulada 7 años, se realiza una reparación extraordinaria de Bs. 60.000. La maquinaria tiene un costo de Bs.200.000 y la depreciación acumulada Bs. 140.000.

  • MAYORES AUXILIARES

    Maquinaria

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    200.000

    140.000

    60.000

    80.000

    Asiento Contable:

    Depreciación Maquinaria 60.000

    Banco 60.000

    (asiento por la reparación extraordinaria)

    Depreciación anual = Bs. 200.000 = Bs. 20.000

    10.000

    Nuevos años = Bs. 80.000 / 20.000 = 4 años.

  • Se pagan Bs. 75.000 en reparaciones extraordinarias. Se deprecia por dígitos decrecientes, se ajusta la depreciación (sí es posible) para no alterar el método.

  • Maquinaria = Bs. 300.000 (4 años)

    Depreciación Acumulada = Bs. 195.000. (1año y 10 meses)

    MAYORES AUXILIARES

    Maquinaria

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    300.000

    195.000

    75.000

    120.000 (1 año)

    1er año = Bs. 120.000

    2do año = 90.000

    3er año = 60.000

    4to año = 30.000

    300.000

    Asiento Contable:

    Depreciación Maquinaria 75.000

    Banco 75.000

    (asiento por la reparación extraordinaria)

    Se adquiere un vehículo en Bs. 150.000 con una vida útil de 10 años; tiene una depreciación acumulada de Bs. 65.000, correspondiente a 5 años (Bs. 1250 mensual) El 01/07/02 se hace una reparación extraordinaria de Bs. 30.000. Fecha de cierre el 31/12 de cada año. Materialidad Bs. 5.000

    MAYORES AUXILIARES

    Vehículo

    Depreciación

    Acumulada

    Cargo

    Abono

    Cargo

    Abono

    150.000

    65.000

    10.000

    30.000

    7.500

    52.500

    Actualiza la depreciación acumulada (si no es correcta se ajusta, tomando en cuenta la materialidad.

    Depreciación = Bs. 1.250 * 60 meses = Bs. 75.000

    Depreciación registrada = 65.000

    Ajuste resultados ejercicios anteriores 10.000

    Asientos Contables:

    Ajuste resultado ejercicios anteriores 10.000

    Depreciación acumulada Maquinaria 10.000

    (asiento para ajustar la depreciación al cierre anterior)

    Depreciación Maquinaria 7.500

    Depreciación acumulada Maquinaria 7.500

    (asiento para ajustar la depreciación desde el 31/12/01 al 01/07/02)

    Depreciación acumulada Maquinaria 30.000

    Banco 30.000

    (asiento por la reparación extraordinaria)

    Posteriormente se ubica la depreciación para ver cuanto fue el ahorro y se deprecia al cierre del ejercicio.

    Bs. 52.500 / 1.250 (deprec. mensual) = 42 meses (consumidos)

    Depreciación Maquinaria 7.500

    Depreciación acumulada Maquinaria 7.500

    (asiento para ajustar la depreciación al cierre 31/12/02)

    Javier Romero López en su libro de Contabilidad Intermedia establece: El concepto de reparaciones, comúnmente designado como gastos de mantenimiento y conservación, los cuales tienen la finalidad de mantener al activo en condiciones normales de uso, por lo que este tipo de erogaciones no son capitalizadas; es decir, cargadas al activo, sino enviadas directamente a los resultados de operación, vía gasto.

    El Boletín C-6: “Las reparaciones ordinarias no son capitalizables ya que su efecto es el de conservar en condiciones normales de servicio y consecuentemente fueron consideradas implícitamente al estimar originalmente la vida útil del activo”.

    Bibliografía Recomendada.

    1) Catacora, F. “Contabilidad” La base para decisiones gerenciales.

    2) Declaración de Principios de Contabilidad No. “0” Normas básicas y principios de contabilidad de aceptación general.

  • Declaración de Principios de Contabilidad No. “6” Revelación de políticas contables.

  • Declaración de Estándares de Contabilidad Financiera (F.A.S.B)

  • Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

  • Kyeso y Weygandt, Contabilidad Intermedia.

  • Meigs & Meigs “Contabilidad” La base para decisiones gerenciales.

  • Romero López Javier, Contabilidad Intermedia.

  • ENTIDAD EMISORA

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