Principios de contabilidad general

Introducción.

El presente trabajo corresponde a un resumen de los puntos más resaltantes de los diferentes rubros que integran el Activo, en donde se tomo información de libros y/o trabajos presentados en otras Universidades por profesores, partiendo con un concepto de lo que es la Contabilidad y desarrollando siete capítulos (Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados, Efectivo, Efectos por Cobrar, Cuentas por Cobrar, Inventarios, Inversiones y Propiedad, Planta y Equipo) que son de gran interés y que conforman los aspectos más relevantes del contenido del programa de Contabilidad II.

La contabilidad es de uso generalizado, y a través de técnicas específicas, y por medio de los informes y los Estados Financieros, provee información a diversos usuarios interesados en ella: Administradores, Particulares, Accionistas, Instituciones Financieras, Acreedores, Entes Públicos, Inversionistas, Empleados, etc. Por tanto, se constituye en un instrumento indispensable para la toma de decisiones y en una base de información financiera pertinente para la planificación y control de las operaciones, para las estadísticas y las proyecciones económicas. En esta unidad se desarrolla una definición de contabilidad general que comprende las fases o etapas del proceso contable.

Es por demás reconocido el carácter histórico de la contabilidad, pues por su intermedio se registra y documenta parte de la actividad económica, integrando el pasado con el presente y constituyéndose en fuente de información para pronósticos financieros y económicos o futuro. Ello significa que el registro contable no es otra cosa, que documentar el producto del análisis de los fenómenos económico observados bajo diferentes ópticas, principalmente la financiera, pero también tomando en consideración aspectos cualitativos, tanto en lo jurídico y lo social como de conocimientos y aplicaciones matemáticas y de otras disciplinas, todas relacionadas entre sí. Este enfoque justifica con creces, la moderna calificación o utilización del termino Contabilidad Integral.

Toda la información financiera que afecta el patrimonio de una organización y que es sujeta de registro contable, conduce a que se elaboren estados financieros: el balance general, el estado de ganancias o pérdidas, el estado de movimiento del patrimonio y el estado de flujo de efectivo, y los mismos deben elaborarse basados en los Principios de Contabilidad de Aceptación General.

Las consideraciones antes planteadas, permite entender como algo natural, la existencia de numerosos y variados criterios en cuanto a opiniones y propuestas de parte de los contadores sobre los procedimientos y métodos a utilizar en el ejercicio profesional de la contaduría, por lo tanto se recomienda complementar esta lectura con otros textos, de manera de poder soportar adecuadamente los criterios o conclusiones que nos formemos.

TEMA NO. 1

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS.

Concepto de Contabilidad.

La contabilidad financiera es definida por algunos autores como una ciencia que se utiliza para producir sistemática y estructuralmente información cuantitativa expresada en unidades monetarias de ciertos eventos económicos identificables y cuantificables que la afectan con el objeto de facilitar a los diversos interesados el tomar decisiones en relación con dicha entidad económica.

Por lo tanto esto implica que la información y el proceso de cuantificación deben cumplir con una serie de requisitos para que satisfaga adecuadamente las necesidades que mantienen vigente su utilidad.

La contabilidad está obligada a registrar las operaciones financieras que afectan el patrimonio de la empresa. Este proceso sistemático conduce a la elaboración de los estados financieros como una síntesis de todo el proceso de registro correspondiente a un período.

Los estados financieros dejarán de ser cifras muertas, en la medida en que dichos estados puedan ser comparados con los estados financieros de años anteriores de la propia empresa y con otras empresas similares, tanto en tamaño como en características. Estas comparaciones tendrán sentido solo si los estados financieros tienen bases comunes de elaboración, ya que de no existir esta comparación sería inútil y cada contador elaboraría los estados financieros a su criterio, y la calidad, relevancia y pertinencia de los mismos quedarían disminuidas a la mínima expresión.

Las características fundamentales que debe tener la información contable son: Utilidad y Confiabilidad. Además, la información contable tiene otras características: La Provisionalidad.

La Utilidad: como característica de la información contable, es la cualidad de adecuarse al propósito del usuario, por lo tanto la misma está en función de su contenido informativo y de su oportunidad.

Contenido informativo: 1.1 Significado de la información

La Confiabilidad: es la característica de la información contable por la que el usuario la acepta y utiliza para tomar decisiones basándose en ella.

Otras características de la información contable serían:

En cada país, la profesión de contaduría pública, debe ir desarrollando una serie de reglas, normas y acuerdos que puedan ser usados de manera obligatoria por los contadores de un determinado país. Estos conceptos básicos están dirigidos al registro, a la cuantificación de las operaciones y a la presentación de los estados financieros.

Todo lo mencionado, es lo que conforman los principios de contabilidad de un país en particular. No se trata de leyes de una nación, sino de acuerdos, que una vez que la práctica y tomando en cuenta condiciones legales, económicas y contables lo convierten de aceptación general, se hacen de obligatorio cumplimiento y en nuestro caso Venezuela, la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela (FCCPV) velará por su estricta aplicación por parte de los contadores públicos.

Naturaleza de los Principios.

Los cambios más violentos que se están produciendo en el mundo entero involucran a la economía, a las finanzas y a los tributos, entre otros, los cuales en este ambiente de globalización, de agrupación de países en mercados comunes, de internacionalización de las bolsas de valores, la información financiera producto de compilación de las transacciones mediante la contabilidad, cumple un papel significativo por cuanto es y será la base para la toma de decisiones de alto nivel. Al mismo tiempo, la determinación de costos, márgenes de rentabilidad y precios de ventas tienen que ser el producto de una contabilidad que refleje las finanzas de una entidad, como la base para el establecimiento de una adecuada estrategia de competencia.

El conocimiento contable ha evolucionado mucho y actualmente cuando los errores son muy costosos y donde hay que ser firme para poder presupuestar en ambiente de competitividad, las miradas y los esfuerzos se centran hacia un departamento de contabilidad de personal calificado, con instrumentos óptimos de informática que permitan la preparación de estados financieros y de información que permitan la preparación de estados financieros y de información numérica confiable.

La contabilidad está sustentada en una serie de Principios, los cuales sirven para uniformar criterios en materia de valuación y exposición de los hechos o fenómenos patrimoniales y su interpretación.

Podemos decir entonces que los Principios de Contabilidad de Aceptación General (PCGA) son un conjunto de normas sancionadas por especialistas de esta ciencia y se refiere, a la manera de registrar las operaciones en los libros y presentarse el resultado de esas operaciones en los estados financieros.

El Instituto Americano de Contadores Públicos titulado (AICPA) y el Instituto Mexicano de Contadores Públicos han realizado una valiosa labor divulgativa sobre principios contables.

Hay que tener claro que los PCGA no son leyes y por lo tanto no deben prescribir procedimientos o métodos de practicas rígidas. Los procedimientos de contabilidad (métodos de que se vale la misma para lograr sus fines, conjunto de técnicas que se emplean para la presentación de los hechos patrimoniales, formas o modos de registrar, anotar u clasificar las transacciones de la empresa). Por eso se puede decir, que hay principios de contabilidad generalmente aceptados y no procedimientos, ya que estos constituyen simplemente modo de operar.

Los principios contables pueden ser diferentes entre un país y otro, de acuerdo a las condiciones de cada nación. No será igual en un país de alta inflación a uno de baja; será diferente en un país que regula intensamente a las empresas a uno de baja regulación; sin embargo, nos encontramos que muchos países tienen principios que son iguales o semejantes.

La aplicabilidad de los principios contables, se basa en establecer supuestos básicos que son de aceptación general y de aplicación inicial para cualquier estado financiero que sean presentados de acuerdo a los principios de contabilidad generalmente aceptados, la validez de estos principios se apoya en su simplicidad, claridad y generalidad para reflejar las prácticas corrientes y proporcionar orientación para la conducta moral de los profesionales en ejercicio y para el desarrollo continuo de la profesión.

Entre las principales razones por las cuales surgen los PCGA esta referida al entendimiento básico que debe tener un usuario sobre las cifras que presenta una empresa para ser comparadas con otras. A fin de cumplir con esta comparabilidad y que la misma sea válida, los estados financieros deben seguir ciertas reglas básicas en su preparación y elaboración; Es decir, esto se debe a la necesidad de informar con mayor claridad y transparencia la situación financiera mediante el Balance General y los resultados de las operaciones a través del Estado de Ganancias y Pérdidas de una entidad.

Los datos contables son Útiles y convienen a los propios empresarios y a otras personas que estén interesadas en conocer la marcha y situación de una empresa, por lo que en síntesis diremos:

Hipótesis Fundamentales o Supuestos Básicos.

Supuestos Básicos según la Publicación Técnica No. 3 (emitida en el mes de septiembre de 1974):

La práctica contable en Venezuela ha establecido una serie de supuestos o normas básicas en donde la siguiente cita estableció una serie de normas que serían de guía para la ejecución de los procesos contables en Venezuela:

“... denominaremos normas básicas de los supuestos fundamentales conceptos básicos o postulados (como los identifican algunas instituciones profesionales), que tienden a que la información de la contabilidad financiera logre el objetivo básico de ser útil para la toma de decisiones...”

Dentro de la clasificación que establece la Publicación Técnica No. 3, se consideran que solo cuatro (04) constituyen las hipótesis fundamentales. Cabe destacar que hay autores que consideren a algunos de ellos como principios:

1) Unidad Operativa o Entidad: La contabilidad considera a la empresa como una unidad operativa individualizada, asiendo abstracción de la realidad jurídica que puede ser vinculada íntimamente con otras empresas del mismo propietario e inclusive de su propio dueño. Debemos concebir a la empresa como una unidad separada de sus dueños o inversionistas y los estados financieros deben ser elaborados de acuerdo únicamente a los resultados de las operaciones de dicha empresa. Por lo tanto, las ganancias y/o pérdidas para la empresa significan cambios en los activos de la empresa y no cambios en los bienes del dueño. Las utilidades acumuladas pertenecen a la empresa hasta tanto esta no sea repartida a los dueños y/o accionistas a través de retiros o pagos de dividendos.

Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La actividad económica se puede identificar como una unidad particular responsable. Las actividades de la empresa se pueden separar y diferenciar de sus propietarios y de cualquier otra empresa. De no haber una manera coherente de separar todos los eventos económicos que tienen lugar, no existiriría una base para la contabilidad.

El concepto de Entidad no es necesariamente un concepto de entidad legal. Una matriz y sus subsidiarias son entidades legales separadas, pero la fusión para fines contables y la información financiera no constituye una violación de este principio.

Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La empresa tendrá una larga vida. A pesar de fracasos, las compañías presentan un índice de continuidad bastante alto y la adopción del supuesto de continuidad ha resultado útil para fines contables.

Las políticas de depreciación y amortización solo son justificadas y apropiadas si se supone cierta permanencia de la empresa. El supuesto de empresa en marcha sólo deja de serlo cuando la liquidación parece ser eminente.

Según kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia establece: La manera más precisa de medir los resultados de las actividades de una empresa sería medirlos en el momento de su eventual liquidación. Sin embargo, la empresa, el gobierno, los inversionistas y otros usuarios no pueden esperar indefinidamente por esa información.

Este proceso simplemente implica que las actividades económicas de una empresa se dividen en períodos artificiales; los más comunes son el mensual, trimestral y el anual.

El dinero es el común denominador de la contabilidad de las actividades económicas y que la unidad monetaria constituye una base adecuada para la medición y el análisis. Se reflejan los cambios registrados en el capital y en los intercambios de bienes y servicios. La contabilidad tiene que ver con todas aquellas operaciones y eventos que puedan ser medidos en términos de bolívares. La ventaja del uso del dinero, es que muchos hechos heterogéneos que ocurren en un negocio pueden ser expresados en términos de dinero.

Como establece Kyeso y Weygandt en su libro de contabilidad intermedia: “la unidad monetaria es pertinente, simple, universal, disponible, comprensible y útil”.

Otros problemas que presenta la unidad monetaria como base para la presentación de las operaciones son que: a) los informes financieros nunca registrarán hechos importantes que ocurren en la empresa, los cuales son de calidad y contribuyen a los ingresos o a las pérdidas, pero los cuales no se pueden cuantificar en bolívares porque no se ha pagado por ellos y b) el bolívar cambia su valor a través del tiempo debido a la inflación, es decir, pierde fuerza y por ello no se puede decir que los bolívares de ayer son iguales a los de hoy, por la depreciación que sufren en períodos de inflación.

Este supuesto de estabilidad monetaria, es el principal sustento del Principio del Costo Histórico, ya que suponemos que todos los bolívares son iguales a través del tiempo. Sin embargo, al haber inflación entre un año y otro, los bolívares no son iguales y por lo tanto no se pudieran sumar los costos de diferentes años y fechas. En conclusión, la inflación o no-estabilidad de la moneda, trae como consecuencia la reexpresión de los Estados Financieros (aplicación de la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10, “Normas para la elaboración de los Estados Financieros ajustados por efectos de la inflación”) convirtiendo todos los bolívares a una base constante, de modo tal que se puedan sumar, ya que serían bolívares del mismo valor.

Los otros Principios clasificados en esta PT No. 3 son los siguientes:

• Realización.

• Dualidad Económica.

• Revelación Suficiente.

• Importancia Relativa.

• Énfasis en el Aspecto Económico.

• Prudencia.

• Uniformidad en la aplicación de las Políticas de Contabilidad.

Supuestos Básicos según la Declaración de Principios de Contabilidad No. Cero “0”:

En el mes de abril de 1997, el comité permanente de Principios de contabilidad de la FCCPV emitió la declaración de Principios de Contabilidad No. 0, denominada Normas Básicas y Principios de Contabilidad de Aceptación General que sustituyó a la Publicación Técnica No. 3, la cual en el fondo estructuró en un nuevo cuerpo normativo, la Teoría Contable Básica.

En su párrafo 24 de la DPC “0” establece lo siguiente: “los Principios de Contabilidad de Aceptación General son un cuerpo de doctrinas asociadas con la contabilidad, que sirven de explicación de las actividades corrientes o actuales y como guía en la selección de convencionalismos o procedimientos aplicados por los profesionales de la contaduría pública en el ejercicio de las actividades que le son propias, en forma independiente de las entidades analizadas y que han sido aceptadas en forma general y aprobados por la Federación de Colegios de Contadores Públicos de Venezuela auscultados a través de su comité permanente de Principios de Contabilidad”

La definición de la DPC “0” es más amplia y normativa que la establecida en la PT-3 pero coinciden ambas al otorgarle a los principios la atribución de ser emitidos por un cuerpo colegiado de la profesión contable.

En su párrafo 25 de la DPC “0” establece lo siguiente: “ es abundante la cantidad de términos en la literatura contable para denominar los conceptos y las clases de los mismos que integran dichos principios, por lo cual la expresión principios de contabilidad generalmente aceptados comprende lo que en forma más precisa se ha definido como:

Los postulados o principios básicos son equidad y pertinencia. La equidad está vinculada con el objetivo final de los estados contables. Los interesados en los estados financieros son muchos y muy variados y en ocasiones sus intereses son encontrados. La información debe ser lo más justa posible y los intereses de todas las partes tomarse en cuenta en el apropiado equilibrio. Por consiguiente, los estados financieros deben estar libres de toda influencia o sesgo indebido y no deben prepararse para satisfacer a persona o grupo determinado alguno con detrimento de otros. En cuanto a la pertinencia, exige que la información contable tenga que referirse o estar útilmente asociada a las decisiones que tiene como propósito facilitar o a los resultados que desea producir. En consecuencia es necesario concretar el tipo específico de información requerido en los procesos de toma de decisiones por parte de los usuarios de los estados financieros en función a los intereses específicos de dichos usuarios y a la actividad económica de la entidad (comercial, industrial, de servicios, financiera, aseguradora, sin fines de lucro, etc.)

Los principios generales comprenden, en sustancia, tres categorías distintas:

Como observamos los principios nombrados en la PT-3, los cuales no establecen ningún orden de importancia, son clasificados en forma diferente al compararlos con la D.P.C. No. 0.

La práctica independiente del contador público en Venezuela está constituida principalmente por la función de Auditoria Externa, la cual fue iniciada por las firmas de contadores públicos extranjeras cuando las operadoras petroleras requerían los servicios de revisión de los estados financieros por contadores públicos independientes.

Criterios para la Aplicación supletoria de otros pronunciamientos.

De acuerdo con lo establecido en la DPC No. “0” en sus párrafos No. 47 al No. 50 para aplicar los P.C.G.A existe una jerarquía establecida en la D.P.C. No. 0:

“Párrafo 47: Para la aplicación práctica de los principios de contabilidad de aceptación general, la profesión en Venezuela debe guiarse en primer lugar por los publicados por la Federación de Contadores Públicos de Venezuela. Para estos efectos se entiende por principios publicados por la federación los por ellos emitidos y auscultados a través de su Comité Permanente de Principios de Contabilidad, “Declaraciones de Principios de Contabilidad DPC” o “Publicaciones Técnicas - PT”.

Párrafo 48: Si algún aspecto no es tratado por los principios mencionados en el párrafo anterior, en segundo lugar y de manera supletoria, los contadores públicos venezolanos deberán guiarse por las normas internacionales de contabilidad (NIC) emitidas como definitivas por el comité internacional de principios de contabilidad (International Accounting Standars Committee - IASC).

Párrafo 49: Ante circunstancias no previstas por los organismos mencionados, las supletoriedad se dará en tercer lugar, con los principios de contabilidad aceptados en México emitidos y publicados por el instituto mexicano de contadores públicos (IMCP) a través de sus Boletines y circulares.

Párrafo 50: En cuarto lugar y de acuerdo con el mismo criterio de supletoriedad, se aplicarán los pronunciamientos contables de la Financial Accounting Standars Board - FASB conocido como FAS y, finalmente, por los pronunciamientos contables emitidos en países latinoamericanos con situaciones económicas similares a Venezuela”.

De la cita anterior, se deduce que la jerarquía para la aplicación de los PCGA en Venezuela es la siguiente:

• DPC o PT emitidos en Venezuela.

• Normas Internacionales de Contabilidad.

• Principios de Contabilidad emitidos en México por el Instituto Mexicano de Contadores Públicos.

• Pronunciamientos Contables de la FASB.

• PCGA de países Latinoamericanos con situaciones económicas similares a la de Venezuela.

Debilidades observadas en la DPC “0”.

En la D.P.C. No. 0, se pueden observar algunas debilidades que dificultan su aplicación y que requieren un mayor trabajo de elaboración por parte del Comité de Principios de la Federación.

Por una parte, cualquier principio o norma que se emita en un país, debe tener una fecha de vigencia; en este caso la D.P.C. No. 0 no tiene ese requisito básico. Entendemos que ella fue elaborada después de catorce declaraciones y se colocó el No. 0, para que sirviera de base a las otras.

Por otro lado establece que en caso de discrepancias entre la D.P.C. No. 0 y otras Declaraciones de Principios de Contabilidad (D.P.C.), se le da preponderancia a los boletines preexistentes sobre la general No. 0.

Por último la D.P.C. No. 0 es similar a la mexicana, lo cual no es malo per sé, pero debió esperarse tener una mayor elaboración, lo cual se debe lograr consultando a los que trabajan la profesión, a los consultores y a los académicos que han investigado en el área.

Principios de Contabilidad de Aceptación General.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 42: Las partidas o elementos incorporados en los estados financieros deben poseer un costo o valor que pueda ser medido con confiabilidad. En muchos casos el costo o valor deberá ser estimado; el uso de estimaciones razonables es una parte esencial en la preparación y presentación de estados financieros y no determina su confiabilidad. Sin embargo, cuando una estimación no pueda realizarse sobre las bases razonables, tal partida no debe reconocerse en la contabilidad y por ende en los estados financieros.

__ 1 __

Cuentas por Cobrar XXX

Ventas XXX

__ 2 __

Perdida en Cuentas Incobrables XXX

Provisión para Cuentas Incobrables XXX

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 46: Las incertidumbres inevitables circundan muchas de las transacciones y eventos económicos, lo cual obliga a reconocerlos mediante el ejercicio de la prudencia en la preparación de los estados financieros. Cuando se vaya a aplicar el juicio profesional para decidir en aquellos casos en que no haya bases para elegir entre alternativas propuestas, deberá optarse por la que menos optimismo refleje; pero observando en todo momento que la decisión sea equitativa para los usuarios de la información contable. Sin embargo, el ejercicio de la prudencia no justifica la creación de reservas secretas u ocultas o provisiones en exceso, ni realizar deliberadamente, subvaluación de activos o ingresos o sobreestimación de pasivos o gastos.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 44: Las decisiones económicas basadas en la información financiera requieren en la mayoría de los casos, la posibilidad de comparar la situación financiera y resultados en operación de una entidad en períodos diferentes de su vida y con otras entidades, por consiguiente, es necesario que las políticas contables sean aplicables consistente y uniformemente. La necesidad de comparabilidad no debe convertirse en un impedimento para la introducción de mejores políticas contables, consecuentemente cuando existan opciones más relevantes y confiables, la entidad debe cambiar la política usada y advertirlo claramente en la información que se presente, indicando, debidamente cuantificado, el efecto que dicho cambio produce en la información financiera. Lo mismo se aplica a la agrupación y presentación de la información.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 40: La contabilidad cuantifica, preferentemente en términos monetarios, las operaciones que una entidad efectúa con otros participantes en la actividad económica y ciertos eventos económicos que la afectan. Dichas operaciones y eventos económicos deben reconocerse oportunamente en el momento en que ocurran y registrarse en la contabilidad. A tal efecto se consideren realizadas para fines contables: a) las transacciones de la entidad con otros entes económicos. b) las transformaciones internas que modifiquen la estructura de los recursos o de fuentes o, c) los eventos económicos externos a la entidad o derivados de las operaciones de ésta, cuyo efecto puede cuantificarse razonablemente en términos monetarios.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 45: La información contable presentada en los estados financieros debe contener en forma clara y comprensible todo lo necesario para juzgar los resultados de operación y la situación financiera de la entidad; por lo mismo, es importante que la información suministrada contenga suficientes elementos de juicio y material básico para que las decisiones de los interesados estén suficientemente fundadas.

El principio de importancia relativa o de la materialidad, nos permite delimitar en el caso de corregir errores de años anteriores. Cuando se detectan errores cometidos en otros ejercicios, las normas contables nos obligan a corregir la utilidad de años anteriores afectada por el error. Esto quiere decir, la cuenta “Capital” en una firma individual a través de la cuenta transitoria “Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores” o la cuenta de “Utilidades no Distribuidas” en una Sociedad Anónima (S.A.) Debemos ser cuidadoso del uso de esta cuenta, ya que en una compañía las utilidades de cada año, afectan al impuesto, las utilidades y otros aspectos lo que complica la corrección de años anteriores. En este sentido, la materialidad nos aconseja cuando usar la cuenta Ajuste Resultados Ejercicios Anteriores (si es importante la cantidad involucrada) o cuando obviar que es un error de años anteriores y llevarlo a los gastos de este ejercicio.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 43: La información financiera únicamente concierne a la que es, en atención a su monto o naturaleza, suficientemente significativa como para afectar las evaluaciones y decisiones económicas. Una partida tiene importancia relativa cuando en ella, en su presentación, valuación, descripción o cualquiera de sus elementos, pudiera modificar la decisión de algunos de los usuarios de los estados financieros.

De acuerdo con la DPC “0” en su párrafo 37: Las transacciones y eventos económicos que la contabilidad cuantifica se registran según las cantidades de efectivo que se afecten o su equivalente o la estimación razonable que de ellos se haga al momento en que se consideren realizados contablemente. Estas cifras deberán ser modificadas en el caso de ocurrir eventos posteriores que las hagan perder su significado, aplicando los métodos de ajustes aceptados por los principios de contabilidad que en forma sistemática preserven la equidad y la objetividad de la información contable. Si se ajustan las cifras por cambios en el nivel general de precios (método NGP) y se aplican a todos los conceptos que integran los estados financieros, susceptibles de ser modificados, se considerará que no ha habido violación de este principio; si se ajustan las cifras de acuerdo con el método que combina los cambios en el nivel general de precios con los cambios en el nivel específico de precios (método mixto), los resultados netos del período deben coincidir con los del método NGP y sólo en este caso se considerará que no ha habido violación al principio del valor histórico original. Independientemente de la aplicación de uno u otro método, la situación debe quedar debidamente aclarada en la información que se produzca.

El costo es la base de valuación de los activos y gastos, por lo que está determinado por el precio que se paga por él. A continuación mencionaremos en que forma se debe contabilizar los mismos, de acuerdo a las condiciones de la compra:

En el caso del Terreno, el costo incluye: Precio de compra + costos por cerrar la operación (escritura de la propiedad, honorarios al abogado y cuotas de registro) + costos para poner el terreno en condiciones de servicio (nivelación, relleno, desagüe y limpieza) + gravámenes de la propiedad + mejoras cuya duración sea indefinida ( sistema de drenaje, pavimentación, otros).

En el caso de un Edificio, el costo serían todos los desembolsos relacionados con la compra o construcción (materiales, mano de obra, gastos indirectos) + honorarios abogado + honorarios arquitecto + permiso para la construcción.

En el caso de Maquinarias y Equipos, el costo será todos los gastos en que se incurre hasta que este en condiciones optimas para funcionar.

La DPC No. 9 “Capitalización de los Costos por Intereses” establece en su párrafo No. 6: “ el costo histórico para la adquisición de un activo incluye los costos necesariamente incurridos, para llevarlo a la condición y ubicación necesarias para su uso propuesto. Si un activo requiere un período de tiempo para efectuar las actividades necesarias para llevarlo a esa condición y ubicación, los costos por intereses incurridos durante ese período, como resultado de desembolsos efectuados para el activo, son parte del costo histórico de la adquisición del activo.” Como por ejemplo, en la construcción de un edificio los intereses por el financiamiento solo forman parte del costo hasta que se obtenga el permiso de habitabilidad.

Costo A1 = PG * PM1

Sumatoria PM

Bonos: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje - intereses acumulados por cobrar a la fecha de compra, si los hubiere, ya que estos se van a recuperar en la primera oportunidad de cobro después de la compra.

Acciones: Precio pagado + impuestos + gastos de corretaje - dividendos acumulados por cobrar, ya que estos se recuperan en la fecha determinada por la empresa después de la compra.

i.1) Registrarlo por una cantidad simbólica de Bs. 1 0 100 cuando la cantidad no sea importante.

i.2) Registrarlo a su valor de mercado, cuando la donación sea por una cantidad importante. En este caso se registrará un cargo a la cuenta de activo y un crédito a la cuenta de Capital (firma individual) o a la cuenta Superávit por Donación (sociedad). Lo importante que no se registre en una cuenta de ingreso, hasta que el mismo no sea realizado.

j.1) Si se conoce el precio de mercado del bien que entra, este será el valor que se tomará como costo del activo que entra.

j.2) Si se conoce el precio de mercado del bien que sale, este será el valor que se tomará como costo del activo que entra.

PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

j.3) En caso de que conozca el precio de mercado del bien que se recibe o del bien entregado, es preferible tomar costo del activo que entra el precio de mercado del bien que sale o bien entregado.

PM del bien que entra: PM del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

j.4) Cuando no se conoce ningún precio de mercado, deberá tomarse como valor de costo del bien que se recibe, el valor en libros del bien entregado.

PM del bien que entra: Valor según libros del bien que sale + Adicionales Entregados - Adicionales Recibidos.

Notas a los Estados Financieros.

Los Estados Financieros deben estar presentados de acuerdo a principios y reglas de uso general, que permitan que los usuarios y lectores puedan tener decisiones adecuadas y, además, hacer comparaciones con otros años y con otras empresas.

En las notas a los estados financieros el contador deberá aclarar todo aquello que impacta a una cuenta y que ello por sí solo no puede aclarar el lector o usuario normal de los estados financieros.

Aspectos tales como métodos de valuación, cambios en políticas, aplicaciones de normas o leyes, cambios conocidos después de elaborar los estados financieros tales como paridad dólar - bolívar, son algunos ejemplos de aspectos a aclarar en la nota del pie a los estados financieros.

La declaración de principios de contabilidad No. 6 (DPC 6) de uso obligatorio en Venezuela, se establece en el punto No. 1 de la introducción: “ la presentación de estados financieros de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados incluye la revelación adecuada sobre cuestiones importantes. Estas cuestiones se refieren a la forma, disposición y contenido de los estados financieros y de sus notas anexas, incluyendo, por ejemplo, la terminología empleada, la cantidad de detalles suministrados, la clasificación de las partidas en los estados financieros y las bases de las cantidades presentadas. Un auditor independiente considera su un asunto debe revelarse a la luz de las circunstancias y hechos de las cuales él tiene conocimiento al momento”

La declaración de principios de contabilidad No. “0” (DPC 0) en su párrafo 18 establece: Los estados financieros forman parte del proceso de presentar información financiera y constituyen el medio principal para comunicarla a las partes que se encuentran fuera de la entidad.....

El objetivo de los estados financieros sé suministrar información acerca de la situación financiera de una entidad económica a una fecha determinada y los resultados de sus operaciones y los movimientos de su efectivo por los períodos en esta fecha entonces terminados.

Los estados financieros obligatorios son: El Balance General, el Estado de Resultados o Estado de Ganancias y Perdidas, El Estado de Flujo del Efectivo y Movimientos de las Cuentas del Patrimonio.

El Balance General está compuesto por: Los Activos, Pasivos, Capital y las Cuentas de Orden.

El Activo está representado por todos los bienes, derechos y gastos diferidos que posee la empresa para una fecha determinada. En general, los activos son recursos económicos aplicados por una empresa y de los cuales se espera, generar beneficios en futuras operaciones.

El Activo Circulante, está compuesto por todas las cuentas que representen bienes o derechos que se van a convertir en dinero o se van a consumir en el próximo ciclo normal de operaciones o en un año, el que sea mayor de los dos.

Se entiende por ciclo normal de operaciones, el tiempo promedio que tarda la empresa en comprar la mercancía, venderla, pagar la mercancía y cobrar la mercancía vendida. El mismo por ejemplo puede ser de 18 meses, que es mayor a un año y este será el límite para definir los activos que integran el circulante.

Dentro de la clasificación del activo circulante se encuentra: Caja chica, caja, bancos, inversiones temporales, efectos por cobrar, cuentas por cobrar, inventarios de mercancía y pre-pagados.

El Activo a Largo Plazo incluye todos los bienes y derechos que se van a convertir en dinero en un plazo superior al próximo ciclo normal de operaciones; dentro de esta clasificación tenemos: Hipotecas por cobrar, inversiones en bonos, efectos por cobrar, otros.

El Activo Fijo son los bienes y derechos que se utilizan en las operaciones normales del negocio y que no hay la intención de vender y los cuales van a contribuir a producir beneficios en varios períodos contables. El activo se desglosa en Activo Fijo Tangible (Propiedad, Planta y Equipo) e Intangible.

Los activos fijos tangibles son bienes para utilizar en las operaciones normales de la empresa, las cuales tienen presencia física y no hay intención de venderlos.

Los activos fijos intangibles son derechos que posee la empresa de carácter legal, económico o contractual. Se caracterizan por no tener presencia física.

El Pasivo está representado por todas las obligaciones que la empresa debe cancelar en el próximo ciclo normal de operaciones o un año, el más largo de los dos.

El Capital lo constituye la porción de los activos que corresponde a los dueños. El capital es una porción diferencias ya que refleja el aporte de los propietarios después de deducir el pasivo.

Definición de Términos.

Valor Histórico: Es el costo o valor del registro contable de un bien y se determina mediante la aplicación del principio del costo o valor histórico original.

Precios Constante: Es el costo de un bien expresado en moneda constante, es decir, en moneda de igual poder adquisitivo medido por un índice general de precios; El mismo es un indicador que relaciona las cantidades nominales de efectivo necesarios para adquirir una misma canasta de bienes y servicios representativos de la economía nacional. Son los costos reexpresados por valores proporcionales al índice general de precios.

Costos Corrientes: Es el valor actual de un bien en un momento determinado, el cual puede ser el importe equivalente a su precio de mercado o valor de realización (no tiene nada que ver con la inflación y con el índice general de precios).

Partidas Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que no se protegen de la inflación, pues disminuyen su poder adquisitivo en forma inversamente proporcional al aumento de este indicador; el valor histórico de las mismas está conformado por un valor fijo y nominal que no cambia por efectos de este flagelo. Ejemplo: efectivo, cuentas por cobrar, ciertos prepagados como retenciones de ISLR, todos los pasivos exceptuando los créditos diferidos originados por ganancias no realizadas.

Partidas no Monetarias: Son aquellas partidas de los estados financieros que se protegen de la inflación, pues un aumento de este indicador generalmente implica un aumento en el costo de los mismos. Ejemplo: inventario; propiedades, planta y equipos; cargos diferidos y otros activos, todas las partidas del patrimonio y todo el estados de ganancias y pérdidas, excepto el ISLR.

Reexpresar: Es expresar una partida en moneda constante para fines comparativos (las partidas del ejercicio anterior sé reexpresan para compararlos con las partidas del ejercicio actual, asegurándose que todos los componentes de los estados financieros de ambos períodos estén expresados a moneda de igual valor o de igual poder adquisitivo). De esta manera podemos concluir que las partidas monetarias del ejercicio anterior, sólo puedan reexpresarse a la moneda de cierre de un período actual para facilitar la comparación con las monetarias de este último período.

Ajustar: Consiste en ajustar las partidas no monetarias por efecto de la inflación y de acuerdo con las disposiciones establecidas en la Declaración de Principios de Contabilidad No. 10 (DPC-10) “Normas para la Elaboración de los Estados Financieros Ajustados por Efectos de la Inflación”. Las partidas no monetarias del ejercicio anterior han sido ajustadas de acuerdo con la inflación existente a la fecha de cierre de dichos ejercicios; Sin embargo, estos valores deben reexpresarse a moneda de cierre del ejercicio actual para efectos comparativos con las partidas monetarias de este último período.

DPC - 0

PRINCIPIOS DE CONTABILIDAD GENERALMENTE ACEPTADOS

Postulados o 1- Equidad

Principios 2- Pertinencia

Básicos

Supuestos 1- Entidad

derivados 2- Énfasis en el aspecto económico

del ambiente 3- Cuantificación

económico 4- Unidad a la medida

Principios

Generales Principios para 1- Valor histórico

cuantificar las 2- Dualidad económica

operaciones 3- Negocio en marcha

4- Realización contable

5- Período contable

Principios 1- Objetividad

aplicables a 2- Importancia relativa

los estados 3- Comparabilidad

financieros 4- Revelación suficiente

5- Prudencia

TEMA NO. 2

EFECTIVO. CONCEPTO. ELEMENTOS QUE INTEGRAN EL EFECTIVO. PARTIDAS QUE NO SON EFECTIVO. CONTROL INTERNO DEL EFECTIVO. CAJA CHICA. REGISTRO CONTABLE DE LA CAJA CHICA. CONCILIACIÓN BANCARIA.

Concepto de Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: El dinero en efectivo, que es el más liquido de los activos, es el medio estándar de cambio y es la base para evaluar y contabilizar todo lo demás. Generalmente se clasifica como activo circulante. Para clasificarlo como efectivo, debe estar disponible de inmediato para el pago de obligaciones actuales y no estar restringido por limitaciones contractuales que limiten su uso en el pago de deudas.

El efectivo se compone de moneda, divisas y fondos disponibles en depósitos bancarios. Los instrumentos negociables como los giros postales, cheques, certificados, cheques de caja, cheques personales y giros bancarios también se consideran efectivo. Las cuentas de ahorros generalmente se clasifican también como efectivo, aunque el banco tiene el derecho legal de exigir una notificación antes de efectuar un retiro. Dado este privilegio se ejecuta en muy pocos casos, las cuentas bancarias se consideran efectivo.

Los fondos del mercado monetario, los certificados de ahorro del mercado monetario, certificados de depósitos (CD) y otros tipos similares de depósitos y documentos a corto plazo que dan a los pequeños inversionistas la oportunidad de obtener mayores tasas de interés se clasifican generalmente como inversiones temporales y no como efectivo....

El efectivo consiste en partidas que generalmente se aceptan como medios de cambio y que se tienen disponibles para efectuar pagos de cualquier naturaleza: Por ejemplo, el efectivo incluye monedas, billetes, cheques, giros bancarios, los montos disponibles en cuentas corrientes y de ahorro, cupones por intereses vencidos aún no cobrados, los montos depositados en Fondos de Activos Líquidos, etc. La moneda extranjera se puede considerar efectivo si existe libertad para su uso. Para su presentación debe convertirse a su equivalente en moneda nacional a la tasa de cambio vigente para la fecha del balance.

El efectivo representa un bien propiedad de una empresa. En la práctica, desde el punto de vista contable está representado por: Caja Chica, Caja, Banco y las Inversiones en Moneda Extranjera.

El Boletín C-1 de la Comisión de Principios de Contabilidad del Instituto Mexicano de Contadores Públicos, define el efectivo de la siguiente manera: El renglón de efectivo debe estar constituido por moneda de curso legal o su equivalentes, propiedad de una entidad y disponibles para la operación, tales como: depósitos bancarios en cuentas de cheques, giros bancarios, telegráficos o postales, monedas extranjeras y metales preciosos amonedados”.

Partidas que no se consideran Efectivo.

2) Estampillas fiscales o postales: No es una forma común de pago y no se considera efectivo. En un arqueo deben presentarse como Existencias de estampillas o Timbres fiscales.

Manejo y control del Efectivo.

Según Kieso y Weygandt: La administración y control del efectivo presenta problemas especiales, no solo porque entra en muchas transacciones, sino también por las siguientes razones:

Las transacciones con efectivo deben tener controles necesarios para impedir que se realicen operaciones no autorizadas y auque se tengan los equipos más perfeccionados, los errores pueden ocurrir y ocurren. Por lo tanto la gerencia debe proporcionar la información necesaria para administrarlo por medio de transacciones especiales o préstamos o inversiones.

Reglas de Valuación.

El Boletín C-1 señala, en relación con las reglas de valuación lo siguiente: “El efectivo se valuará a su valor nominal. El representado por metales preciosos amonedados y moneda extranjera, se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros”. Cuando se habla de metales preciosos amonedados y moneda extranjera se valuará a la cotización aplicable a la fecha de los estados financieros, esto se traduce que a la fecha de preparación del balance se hará la valuación correspondiente y como consecuencia se registrará el asiento de ajuste resultante.

El Boletín C-1, también señala: “Los renglones de efectivo e inversiones temporales, deben mostrarse en el balance general como las primeras partidas del activo circulante, excepto cuando existan restricciones formales en cuanto a su disponibilidad o fin al que estén destinados, en cuyo caso se mostrarán por separado en el activo circulante o no circulante, según proceda. Si su disponibilidad es a plazo mayor de un año o su destino está relacionado con la adquisición de activos no circulantes o con la amortización de pasivos a largo plazo, se presentarán fuera del activo circulante.

Las restricciones a que se refiere al párrafo anterior deben revelarse en las notas a los estados financieros.

Los cheques librados con anterioridad a la fecha de los estados financieros, que estén pendientes de entrega a los beneficiarios, deben presentarse formando parte del renglón de efectivo.

En el caso de que contablemente exista sobregiro en algunas cuentas de cheques o inversiones temporales, deben compensarse con otros saldos deudores de la misma naturaleza y de disponibilidad inmediata, si después de esa compensación el sobregiro prevalece, el saldo debe presentarse como pasivo a corto plazo.

Los sobregiros reportados por las instituciones que integran el sistema financiero, deben mostrarse como un pasivo a corto plazo, aún cuando se mantengan otras cuentas de cheques o de inversiones en valores en la misma institución, siempre y cuando no se tengan convenios de compensación entre cuentas.

Deben revelarse l existencia de metales preciosos amonedados y el efectivo e inversiones temporales denominados en moneda extranjera, indicando su monto, la clase de moneda de que se trata, las cotizaciones utilizadas para su conversión y su equivalente a moneda nacional.

En las notas a los estados financieros deben indicarse las políticas de valuación seguidas en su caso, el efecto de los hechos posteriores que por su importancia modifiquen sustancialmente la valuación del efectivo e inversiones temporales entre la fecha de los estados financieros y la fecha en que estos son emitidos.

Control interno del Efectivo.

El control interno es una serie de métodos y medidas adoptadas en un negocio con el fin de salvaguardar sus activos, obtener una buena información contable y lograr una mayor eficacia en las operaciones del negocio. Los procedimientos de control interno varían de una empresa a otra, pero generalmente lo fundamental es la segregación de funciones, para evitar errores y poder establecer responsabilidades.

Por tal motivo diremos que para un control interno adecuado:

6) Si es posible el personal debe ser rotado; además, que el personal debe tomar vacaciones (principalmente los que tienen cargos de confianza).

7) Las instrucciones de operación para cada puesto deben estar por escrito.

En cuanto al efectivo:

Hay que tener presenta que toda compañía tiene un registro del efectivo recibido y desembolsado y del saldo. Sin embargo, siendo muy numerosas las transacciones, se pueden cometer errores u omisiones en estos registros. Por tanto, es necesario comprobar periódicamente el saldo que arroja el libro mayor. El efectivo que está en la oficina (fondo fijo de caja chica, fondos de cambios o ingresos no depositados) se cuentan para comprobar su importe y con respecto al efectivo que está en los bancos, se comprueba por medio de las conciliaciones bancarias, es decir, una comparación entre los registros que proporcionan los bancos y el registro que tiene la compañía en el banco.

Caja Chica.

Casi todas las empresas necesitan efectuar pequeños pagos como son comidas de los trabajadores, servicios de taxis, compra de pequeños artículos de oficina y otros gastos menores. Uno de los métodos de ejercer un control razonable sobre estos pequeños desembolsos, los cuales no suelen cancelarse con cheques es a través de la creación de un fondo fijo de caja chica.

Normalmente para la creación del fondo fijo de caja chica se hace un estudio de los pagos menores que se pudieran realizar en un período no menor de un mes, con base en este análisis se determina un monto razonable para la creación del fondo, se establecen las normas de funcionamiento entre las que mencionamos las más importantes:

Contablemente la creación del fondo fijo de caja chica puede quedar reflejada mediante el siguiente asiento de diario:

Caja Chica XXX

Banco XXX

(Creación del fondo fijo)

Esta cuenta se denomina Fondo Fijo, porque su saldo siempre permanecerá invariable, excepto cuando se presentan estas situaciones:

Aumento del fondo fijo:

Caja Chica XXX

Banco XXX

Disminución del fondo fijo:

Banco XXX

Caja Chica XXX

La Caja Chica se abona si el fondo resulta excesivo (disminuye) o cuando se decide eliminarla, por lo tanto el excedente debe depositarse en el banco. En caso contrario, se carga o debita cuando se decide un incremento porque el fondo resulta insuficiente (aumenta).

Reembolso de Caja Chica.

La reposición o reembolso de la Caja chica, consiste en lo siguiente: Cuando el cajero a efectuado pagos por un monto previamente establecido procede a recopilar los documentos y procede a entregárselo a la persona encargada de revisarlos y emitir el cheque de la reposición, de tal forma, de tener de nuevo el monto total disponible para los pagos.

Arqueo de Caja Chica.

Como una norma de control interno del efectivo, es recomendable practicar arqueo de caja por sorpresa, para verificar si el manejo del fondo fijo sé esta cumpliendo según las normas establecidas. Consiste en lo siguiente:

Hacer un conteo físico de lo que tiene la Caja chica, es decir, sumar los comprobantes y el efectivo para determinar si es igual al fondo fijo; se dice que hay un sobrante (considerado un ingreso) cuando el conteo físico resulta mayor al fondo establecido y hay un faltante (considerado un gasto), cuando ocurre lo contrario.

Se usa una cuenta de sobrantes y faltantes cuando no hay manera de comprobar un movimiento debido a error (al dar un cambio o pagar de más en algún gasto, al extraviar de algún recibo, etc.). Sí hay faltante (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es menor que el fondo fijo), el faltante se carga a la cuenta Faltante de Caja Chica y en algunos casos a Cuentas por cobrar trabajadores, de tal manera que el cajero pague la diferencia y eso no construya un gasto para la compañía. Si sobra (es decir, si la suma de los comprobantes más el efectivo del fondo es mayor que el fondo fijo), el sobrante se acredita o abona a la cuenta de Sobrantes de Caja Chica.

Cuando se va a emitir el cheque para reembolsar el Fondo Fijo de Caja chica después de un arqueo, hay que tomar en consideración:

Hay que tener presente, que el custodio es responsable en todo momento del importe del fondo, ya sea del efectivo o de los comprobantes firmados, ya que estos últimos son la evidencia que requiere el funcionario respectivo para expedir un cheque de reembolso del fondo. Por lo tanto, todo comprobante usado para reembolso, debe indicar que fue cancelado ya sea con un sello o mutilado, de manera de prevenir que pueda ser usado para un segundo reembolso.

Contabilización del cheque por reposición que fue emitido por error.

Cuando el cheque fue emitido a un monto superior a la cantidad correcta, tendremos una diferencia que será llevada a una cuenta denominada Efectivo por Depositar, que será una cuenta de Activo Circulante, y deberá ir en el Balance General antes de la cuenta Banco. Esta cuenta es de carácter transitorio que será eliminada una vez ese excedente se deposite en el banco.

Cuando el cheque es emitido por un monto inferior al correcto, tendremos una diferencia que será llevada a una cuenta denominada Gastos por Pagar o Gastos por Reembolsar o Efectivo por Reponer, que será una cuenta de pasivo circulante y tendrá un carácter transitorio. La misma será eliminada cuando se emita un nuevo cheque, para pagar al cajero por gastos que se dejaron de reembolsar.

Bancos.

El citado boletín C-1 señala: “El renglón del efectivo constituido por moneda de curso legal o sus equivalentes de una entidad disponibles para su operación, tales como depósitos bancarios en cuentas de cheques”. Esta cuenta representa el efectivo propiedad de la empresa que se encuentra depositado a una fecha determinada en los bancos u otras entidades financieras. Se carga cuando se abre una cuenta, cuando se deposita, cuando el banco nos acredita el producto de una operación crediticia o el cobro de documentos, transferencias bancarias, y se abona cuando se cancelan cheques emitidos por la empresa, débitos que nos efectúe el banco por cobro de deudas, cheques devueltos, transferencias bancarias y cierre de cuentas bancarias.

El saldo de bancos es de naturaleza deudora y representa el valor de efectivo propiedad de la empresa y depositado en las diferentes cuentas bancarias. Es una de las primeras cuentas del activo circulante.

Conciliación Bancaria.

Mensualmente, el banco proporciona a cada uno de sus clientes un estado de cuenta, para proceda a realizar la conciliación bancaria.

La misma consiste en un método que se usa para verificar si los saldos de nuestros libros coinciden con los saldos del banco, ya que en la mayoría de los casos el saldo del estado de cuenta del banco al final de cada mes y el saldo que aparece en los libros del depositante no coincide. En otras palabras, es una cédula que indica y explica en caso de que existan, todas las diferencias entre los registros de efectivo del banco y los de la compañía. Si las diferencias son resultados de transacciones que aún no se han registrado por el banco, se considera que los registros de la empresa son correctos. En caso contrario, será necesario analizarlos y ajustarlos (los de la empresa, los del banco o ambos).

Estas diferencias pueden ser:

La conciliación bancaria se puede realizar por diversos métodos. Entre ellos podemos señalar: Igualación de saldos o saldos correctos, saldos encontrados y conciliación contable.

Procedimiento para efectuar la Conciliación Bancaria.

Hay que tener presente que nuestra cuenta es para la Institución Bancaria un pasivo y por lo tanto de naturaleza acreedora. Por lo contrario en nuestra empresa la cuenta es de activo, y cada vez que se realiza un depósito se registra por el debe, aumentando el saldo y en consecuencia aumentando el activo Bancos. En el banco al registrar esta operación se efectúa un crédito y en consecuencia se produce un aumento del pasivo. En caso de que la empresa emita cheques, se registran abonos a la cuenta disminuyendo el activo Bancos. A su vez el banco registra esta operación disminuyendo el pasivo registrándolo mediante un cargo. Algunos pasos importantes al realizar la conciliación bancaria son los siguientes:

Sobregiro Bancario.

Un sobregiro bancario ocurre cuando los cargos efectuados por el banco en la Cuenta Corriente por concepto de Cheques Pagados y Notas de Débito son superiores al monto de los Depósitos y Notas de Créditos abonadas, es decir, que la empresa en ese momento no dispone dinero en el banco y al contrario le esta debiendo al banco el excedente pagado por él. En este caso la empresa tiene un saldo acreedor que constituye un Pasivo Circulante.

Presentación en el Balance General.

Encubrimiento en Cadena.

Consiste en el aplazamiento de una serie de asientos correspondientes al cobro de clientes, que realizar con cargo a Caja o Bancos y con crédito a Cuentas por Cobrar, lo cual resulta fácil si una misma persona realiza las funciones de cajero y a la vez trabaja en la contabilidad; Ejemplo:

Cliente Abono Abono en libros

A 30.000 30.000

B 40.000 30.000+10.000

C 30.000 30.000

D 70.000 40.000

Abonos distintos al efectivo.

Consiste en apropiarse del dinero recibido por parte de los clientes y registrar en libros un abono por algún otro concepto distinto al del efectivo, tales como rebajas en ventas, devoluciones en venta, etc.

Para que esta irregularidad no sea, debe existir una norma en la empresa de que todas estas operaciones que signifiquen abonos a los clientes que se lleven a una cuenta distinta al efectivo deben ir firmados por un superior.

Asiento Correcto Asiento Incorrecto

Banco xxx Bonificación en Vtas xxx

Cuentas por Cobrar (xxx) Cuentas por Cobrar (xxx)

Saldos de caja falseados.

Puede ocurrir que una empresa deje abiertos sus libros unos cuantos días después del cierre, y registre dentro del ejercicio contable que cierra, abonos recibidos de los clientes en fechas posteriores; esto con la intención de reflejar una situación más favorable en el Balance General o en el Estado de Ganancias y Pérdidas.

Este procedimiento contable tiene el efecto de aumentar el efectivo. Se detecta a través de la conciliación bancaria. Los saldos falseados van a conciliarse en los libros con signos negativos.

Aspectos Financieros del Efectivo.

En toda empresa debe existir una relación de equilibrio entre el efectivo disponible y las necesidades normales de dinero. No es recomendable una cantidad inferior a las necesidades, pero tampoco lo es la costumbre de mantener cantidades exageradas de efectivo en Caja y Bancos superiores a las necesidades, a las exigencias reales.

Cuando hay insuficiencia el negocio opera bajo constante presión de los acreedores, con frecuencia se verá precisado a aplazar el pago de los compromisos contraídos, tendrá que pagar intereses moratorios y por otra parte no podrá aprovechar las bonificaciones por compra de contado, ni los descuentos por pronto pago, todo lo cual le creará una reputación desfavorable en el mundo de los negocios.

El exceso de fondos aunque no es tan perjudicial, es censurable de todos modos, es preferible invertir el exceso en inversiones productivas, en bienes sólidos y de fácil realización.

Para evitar los dos extremos la administración debe hacer un estudio o análisis de las necesidades, un Presupuesto de Caja lo más exacto posible.

Reglas de Presentación.

Los saldos de caja y bancos disponibles para operaciones regulares o inmediatas. Los saldos de caja y bancos cuyo uso inmediato esté sujeto a restricciones, sólo deberán incluirse como activo circulante cuando la duración de las restricciones esté limitada al término de una obligación que se haya clasificado como pasivo circulante, o cuando las restricciones expiren dentro del término de un año.

TEMA No. 3

LETRA DE CAMBIO PAGARE. DIFERENCIAS Y VENTAJAS. REGISTRO DE OPERACIONES MERCANTILES. RENOVACION DE GIROS. DESCUENTOS. GIROS AL COBRO. LIQUIDO DESCUENTO GIRO. EFECTOS EN LITIGIO.

La mayor parte de las empresas, por no decir que todas ellas, realizan operaciones a crédito bien mediante una transacción pactada a un plazo determinado (30,60,90 días) o mediante ventas realizadas para ser cobradas a través de abonos parciales (mensuales, trimestrales, etc.). Cuando se efectúe este tipo de operaciones, en el primero de los casos la empresa puede tener dos modalidades: factura o documento por cobrar (giros), pero en el segundo de los casos es frecuente que esta operación se realice a través de la aceptación de giros por parte del cliente. Cuando la operación es realizada y el documento que representa la transacción es la aceptación de la facturas, estamos en presencia de una cuenta por cobrar. Cuando la operación es respaldada por la aceptación de un giro el tratamiento contable difiere y hablaremos de efectos por cobrar.

Adicionalmente, también es considerado dentro del rubro Efectos por Cobrar las operaciones respaldadas por parajes, el cual es un documento utilizado en operaciones relacionadas con préstamos financieros.

DOCUMENTOS DE CREDITO.

Modo especial como se realizan una serie de operaciones comerciales, en las cuales un comerciante entrega un bien presente o actual a cambio de un bien futuro.

Estas operaciones provienen por una venta de mercancía o prestación de un servicio a crédito o por un préstamo en efectivo concedido al deudor o cualquier otra transacción similar.

LETRA DE CAMBIO.

Definición.

Es un título de crédito extendido en forma de carta abierta y con las formalidades legales, en virtud de la cual una persona ordena a otra pagar cierta cantidad a la orden de un tercero, en el lugar y tiempo convenido. Él termino de efectos por cobrar significa la promesa de pagar respaldada por un documento (giro o pagaré) en una fecha futura una cierta cantidad de dinero.

Según Fernando Catacora, en su libro de Contabilidad “ La base para decisiones gerenciales” define a la letra de cambio o giro como un título de crédito negociable que tiene amplia utilización en las operaciones mercantiles, y por la cual una persona denominada girador o librador le ordena o manda a pagar a otra denominado girado o librado, un monto determinado, en una fecha conocida, a un tercero denominado tomador o beneficiario. El Código de Comercio de Venezuela adopta la denominación de letra de cambio para este tipo de documentos, pero en la práctica mercantil, también se conocen como giro. Para el aceptante de la operación representa un incremento de su pasivo y por lo tanto lo registra acreditando a la cuenta “Efectos por Pagar” y para el beneficiario el mismo documento representa un activo y lo registra cargando a efectos por cobrar.

Según Robert Meigs y Walter Meigs, en su libro Contabilidad, La base para decisiones gerenciales, define el documento por cobrar como una promesa incondicional hecha por escrito, de pagar en una fecha futura una suma de dinero definida.

Reglas de presentación.

Según el Boletín C-3 del C.P.C., tanto los efectos como las cuentas por cobrar a clientes, considerando su disponibilidad pueden ser clasificadas como de exigencia a corto plazo y a largo plazo. Cuando los efectos por cobrar se consideran que se convertirán en efectivo, en un plazo no mayor de un año, posterior a la fecha del balance, su presentación dentro del Balance General, será dentro del grupo del activo circulante, inmediatamente después de las cuentas por cobrar. Cuando la transacción este pactada para un lapso superior a un año o del ciclo normal de operaciones, deberán presentarse fuera del activo circulante.

Reglas de Valuación.

Al igual que las cuentas por cobrar, los efectos por cobrar deben ser valuados al valor pactado originalmente, no obstante el mismo boletín señala que atendiendo al principio de realización “el valor pactado deberá modificarse para reflejar lo que en forma razonable se espera obtener en efectivo, especie, crédito o servicios de cada una de las partidas que lo integran”, esto requiere que se le de efecto a descuentos y bonificaciones por irrecuperabilidad o difícil cobro.

Registro Contable.

El saldo del efecto por cobrar representa el valor nominal de los documentos por cobrar clientes, derivados de operaciones de crédito y es de naturaleza deudora.

Con los efectos por cobrar pueden presentarse diferentes operaciones que son las siguientes: Venta cobrable con un documento, descuento de efectos por cobrar y envío de efectos al cobro, las cuales serán analizadas posteriormente.

Contablemente el registro de una venta cobrable es el siguiente:

Efectos por Cobrar XXX

Débito Fiscal - ICSVM XXX

Ventas XXX

Personas que intervienen en la Letra de Cambio.

• Librador o Girador o Emisor: Es la persona que ordena hacer el pago.

• El Girado o Librado o Pagador: Es la persona que debe pagar la letra al vencimiento.

• El Beneficiario o Tomador: Es la persona a cuyo favor se extiende la letra de cambio y a cuya orden debe hacerse el pago.

Contenido de la Letra de Cambio.

La letra de cambio en su artículo 410 del Código de Comercio establece que debe contener los siguientes requisitos:

Aceptación de la Letra de Cambio.

Es el acto por el cual el Librado, se compromete a pagar la letra de cambio a su vencimiento. La Letra de Cambio puede ser presentada a la aceptación por el Tenedor o cualquier otra persona, desde la fecha de la emisión hasta el vencimiento.

La Letra de Cambio debe traer la palabra Acepto y firmado por el Librado.

El Portador no está obligado a dejar la letra en manos del Librado, pues la letra contiene la prueba de la obligación y sería imprudente dejarla en manos del deudor.

El Librado tiene el derecho de exigir que le presenten la letra al día siguiente, para verificar su deuda con el Librador.

Si sé rehúsa la aceptación, puede el Librador ejercer acción legal contra todas las personas obligadas, a tal efecto recurrirá al protesto por falta de aceptación y lograr la cancelación antes de la fecha de vencimiento. (Artículos 429 al 437 del Código de Comercio).

Endoso de la Letra de Cambio.

Un documento de crédito cambia de dueño al pasar de unas manos a otras, antes de su pago o cancelación.

Se puede definir el endoso, como el acto por el cual el Beneficiario legítimo de la Letra de Cambio ordena que el pago sea hecho a una persona diferente ( Artículos 419 al 421 del Código de Comercio).

El endoso debe escribirse sobre la Letra de Cambio o sobre una letra adicional. El endoso es valido, aunque no se designe el Beneficiario o aunque el Endosante se limite a poner su firma al dorso de la letra o en una hoja adicional (endoso en blanco)

En el endoso intervienen dos personas:

Aval de la Letra de Cambio.

Obligación escrita que toma un tercero en la forma cambiaría, de garantizar a su vencimiento el pago de una Letra de Cambio (Artículos 438 y439 del C. de Comercio). Se expreso por medio de la palabra Bueno por Aval y debe ir firmado por el avalista.

Vencimiento.

El vencimiento de una Letra de Cambio equivale a la llegada del momento en que ella debe ser pagado. La Letra de Cambio tiene los siguientes vencimientos (Artículos del 441 al 445 del C. de Comercio).

Si la aceptación no ha sido fechada, a los efectos del Librado, se refuta como fecha el último día del plazo de la presentación legal. Ejemplo: 30 días a la vista.

Del Pago.

El pago de la Letra de Cambio consiste en la cancelación de la deuda a cargo del Librado o Aceptante. El pago debe hacerse con entrega del dinero o cheques y hasta con la emisión de una Letra de Cambio.(Ver artículo 446 al 450 del C. de Comercio).

El Librado puede exigir, al pagar la Letra de Cambio, que le sea entregada cancelada por el Portador. El Portador no está obligado a recibir un pago parcial, En caso de un pago parcial, el Librado puede exigir que dicho pago se haga constar en la letra y que se le dé un recibo del mismo.

Si el vencimiento de la letra coincide con un día feriado legal, no puede exigirse sino hasta dos días después laborables. (Artículos 446 al 450 del C. de Comercio).

Protesto.

Es el acto en que se deja constancia de la falta de aceptación y de la falta de pago de la Letra de Cambio (Ver artículo 452 del C. de Comercio). Cuando la letra de cambio no es cancelada o aceptada por el deudor, el titular del documento de crédito puede solicitar ante el Notario Público que se efectúe el protesto. El protesto por falta de pago debe ser sacado dentro de los dos (02) días hábiles siguientes al vencimiento del documento.

El Notario Público deberá presentarse ante el deudor para ultimar su pago y proceder a levantar el Acta correspondiente. El protesto por falta de aceptación generalmente se hace el mismo día de su presentación, esto exime de la obligación de presentar la letra a su pago y de sacar el protesto por falta de pago. Un documento protestado en la fecha correspondiente permite el embargo inmediato de los bienes del deudor, el remate de ellos, así como cobrar el documento, intereses y otros cobros legales.

De la Prescripción.

Todas las acciones derivadas de la Letra de Cambio contra el Aceptante, prescriben a los tres años contados desde la fecha de vencimiento.(Artículos 479 y 480 del C. de Comercio).

Ventajas de la Letra de Cambio.

ÉL PAGARE.

Definición.

Es un título de crédito que contiene una promesa de pago sometida a determinadas formalidades. Se llama también VALE DE ORDEN.

Requisitos del Pagaré.

Contenido del Pagaré.

Diferencia entre la Letra de Cambio y el Pagaré.

OPERACIONES CON LAS LETRAS DE CAMBIO.

Cuando se efectúa una venta a crédito mediante aceptación de giros, puede acordarse de que el cliente pague intereses los cuales pueden ir incluidos o no en el monto del giro.

1.2) Intereses no incluidos en el monto del giro.

Intereses Incluidos en el monto del giro:

El 15 de diciembre se vende a crédito mercancías por Bs. 180.000, aceptando él cliente una letra que lleva incluidos intereses al 15% anual en 60 días.

Intereses = Bs. 180.000*15% *60días/360 días = Bs. 4.500

Asientos:

15/12/ Efectos por Cobrar 184.500

Ventas 180.000

Intereses Diferidos por Devengar 4.500

15/02/ Banco 184.500

Intereses Diferidos por Devengar 4.500

Interés Ganado 4.500

Efectos por Cobrar 184.500

Intereses no incluidos en el Giro:

El 20 de mayo la empresa J.R.H, vende a crédito una mercancía por Bs. 300.000 al Sr. Sánchez, quien acepta el giro No. 1-1 con plazo de 3 meses, que devengan intereses al 15% anual cobrables al vencimiento del giro.

Asientos:

20/05/ Efectos a Cobrar 300.000

Ventas 300.000

(Por la venta de mercancía)

20/08/ Banco 311.250

Efectos por Cobrar 300.000

Intereses Ganados 11.250

(Cobro del giro No. 1.-1 e intereses)

Intereses = Bs.300.000*15%*3/12 = Bs. 11.125

2) Prestamos concedidos con aceptación de giros:

Cuando se conceden prestamos respaldados por giros, los intereses pueden ser cobrados por adelantado o cobrados al vencimiento del giro.

El 01 de febrero la empresa “L” concede un préstamo por Bs. 600.000 al Sr. León Martínez, quien acepta una letra a 60 días, cobrándosele por adelantado los intereses al 18% anual y entregándosele el neto con el cheque No. 14 del Banco Local.

Intereses = Bs. 600.000 * 18%* 60días/360 días = Bs. 18.000.

Préstamo: Bs. 600.000

Intereses ( 18.000)

Neto 582.000

Asientos:

01/02/ Efectos por Cobrar 600.000

Banco “L 582.000

Intereses Diferidos por Devengar 18.000

(Préstamo concedido al Sr. León)

01/04/ Banco “L 600.000

Intereses Diferidos por Devengar 18.000

Intereses Ganados 18.000

Efectos por Cobrar 600.000

3) Aceptación de giros por prorroga en el cobro de una deuda:

Algunas veces las cuentas por cobrar vencidas son sustituidas por giros que tienen un plazo de vencimiento mayor.

El 04 de junio La Sra. Andrea León acepta el Giro No, 1-2 por Bs. 900.000, quien no pudo cancelar la Fact. No. 286 vencida en esa fecha. La Letra devenga intereses al 15% anual en 3 meses cobrables al vencimiento.

Intereses = Bs. 900.000*15% *3meses/12meses = Bs. 33.750.

Asientos:

04/06/ Efectos por Cobrar 900.000

Cuentas por Cobrar 900.00

(Sustitución del la Fact. No. 286 por el Giro No. 1-2)

04/09/ Bancos 933.750

Efectos por Cobrar 900.000

Intereses Ganados 33.750

(Cobro del Giro)

GIROS AL COBRO:

Son los giros o las letras que están en el banco para que este gestione su cobro. Algunas veces las empresas utilizan los servicios de cobranza que prestan los Bancos. Como las Instituciones Bancarias tienen sucursales y agencias en diferentes regiones del país y algunas empresas posiblemente reciban letras que son de lugares diferentes a donde ellas están ubicadas, proceden a utilizar al banco como cobrador y así le resulta más económico que utilizar cobradores.

Giros al Cobro xxx

Giros al Cobro Per-Contra xxx

Estas cuentas se presentan al final del Activo y del Pasivo respectivamente.

b.1) Cuando el cliente paga: El Banco envía a la empresa una Nota de Crédito correspondiente al valor nominal del giro cobrado, menos la comisión de cobro. Cuando la empresa recibe la Nota de Crédito, procede a contabilizarla y al mismo tiempo debe reversar el asiento de memorándum.

Banco (Neto) xxx

Gastos de Cobranza xxx

Efectos por Cobrar xxx

Giros enviados al Cobro Per Contra xxx

Giros enviados al Cobro xxx

b.2) Cuando el Cliente no Paga: El Banco devuelve a la empresa el giro no cancelado al vencimiento, junto con una Nota de Débito por comisiones al cobro. Cuando esta llega a la empresa se procede a contabilizarla y al mismo tiempo sé reversa el asiento de memorándum.

Gastos de Cobranza xxx

Banco xxx

Giros enviados al Cobro Per-Contra xxx

Giros enviados al Cobro xxx

DESCUENTO DE GIROS.

Es la operación mediante el cual se endosan las letras a una Institución Financiera con la finalidad de obtener su importe antes de la fecha de vencimiento. Las Instituciones Financieras al efectuar esta operación deducen o cobran intereses y cierta cantidad por la gestión de cobro.

Las operaciones de descuento están garantizadas por dos personas:

Banco xxx

Intereses Pagados por Anticipado xxx

Comisiones Bancarias xxx

Contribución Fiscal xxx

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Los Efectos por Cobrar Descontados, es una cuenta de Pasivo Contingente, la cual tendrá que cancelar la empresa sí el cliente no paga a la fecha de vencimiento. Se presenta en el Activo Circulante, disminuyendo los Efectos por Cobrar.

d.1) Cuando el cliente paga: El Banco procede a enviar a la empresa un aviso de cobro, para que la empresa sepa que el cliente le pago al vencimiento. Además, puede ocurrir que el Banco nos cobre comisiones por las gestiones de cobro y para ello emite una Nota de Débito; Se procede a registrar los asientos necesarios:

Asientos:

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Efectos por Cobrar xxx

Gastos de Cobranza xxx

Banco xxx

d.2) Cuando el cliente no paga: Aquí el Banco procederá a rebajar de inmediato mediante la emisión de una Nota de Débito, el valor nominal del giro y los intereses moratorios si fuese el caso, junto con esta Nota de Débito se envía el Giro.

Efectos por Cobrar Descontado xxx

Intereses de Mora u Otras Cuentas por Cobrar xxx

Banco xxx

SUSTITUCION O RENOVACION DE GIROS.

Algunas veces ocurre que un cliente no puede cancelar un giro a la fecha de su vencimiento y solicita a la empresa que se le sustituya por otro con un plazo de vencimiento mayor. Si la empresa acepta, por lo general acostumbra a cobrar intereses sobre el nuevo plazo, así como también intereses de mora.

Período de Renovación: Lapso comprendido entre la fecha en que se efectúa la renovación y la nueva fecha de vencimiento del giro. Este es el período sobre el que se calcularon los intereses por la renovación.

Período de Mora: Es el lapso vencido a la fecha de la renovación, es decir, el lapso comprendido entre la fecha de vencimiento del giro a la fecha en que se hace la renovación.

Una empresa tiene el giro No. 19, con un valor nominal de Bs. 600.0000 y fecha de vencimiento del 31 de marzo. El 15 de junio, se sustituye ese giro por el No. 20; se cobran intereses de mora al 12% anual en efectivo y se incluirá en el monto del nuevo giro. Los intereses de renovación son al 12% anuales y vence el 30 de septiembre.

Intereses de Mora: 15/06

30/03

15/02 2.5 meses

Intereses = Bs. 600.000*12%*2.5 meses/12 meses = Bs.15.000

Intereses de Renovación 30/09

15/06

15/03 3.5 meses

Intereses = Bs. 600.000*12%*3.5 meses / 12 meses = Bs. 21.000

Asientos:

15/06 Banco 15.000

Efectos por Cobrar 621.000

Efectos por Cobrar 600.000

Intereses Diferidos por Devengar 21.000

Intereses Ganados 15.000

(Sustitución del giro No. 19 por el 20)

30/09 Banco 621.000

Intereses Diferidos por Devengar 21.000

Intereses Ganados 21.000

Efectos por Cobrar 621.000

(Cobro del giro No. 20)

Por lo general, los intereses del nuevo plazo, van incluidos en el monto del nuevo giro, hasta la nueva fecha de vencimiento. Los intereses de mora podrían ir incluidos en el monto del giro también, pero casi siempre se cobran en efectivo. Estos se calculan desde la fecha en que se venció el giro, hasta el momento en que se hace la renovación o sustitución.

EFECTOS EN LITIGIO

Se trata de giros vencidos que por no poderlos cobrar directamente se los enviamos al abogado para que proceda a cobrarlos por vía judicial. El valor del efecto en litigio es lo que yo voy a intentar cobrar al librado, además, del valor nominal ya que la empresa queda facultada para recargar los gastos legales en las cuales se incurra, corriendo éstas por cuenta del librado, así como también cualquier otro gasto ocasionado por gestiones de cobranza de dicha letra.

Pero se nos van a presentar dos situaciones judiciales y es que no sabemos cuando vamos a cobrar, ni cuando. Esta es la razón por la que vamos a trasladar de la cuenta Efectos por Cobrar a la Cuenta Efectos por Cobrar en Litigio cargando, además, a esta cuenta los gastos judiciales y extrajudiciales en que incurrimos que como lo dije anteriormente constituirá el valor según libros del Efecto por Cobrar en Litigio, es decir, lo que debemos ganar al menos para no ganar ni perder.

Los Efectos en Litigios se clasifican en el rubro de Otros Activos, porque no sé tiene certeza en que momento y que monto puede hacerse efectivo.

El giro que no ha sido cobrado en su vencimiento puede ser entregado a un abogado para que gestione su cobro.

Contablemente esto se registra mediante el siguiente asiento:

Efectos en Litigio xxx

Efectos por Cobrar xxx

Los honorarios pagados al abogado por esa gestión también deben ser llevados a Efectos en Litigio, es decir, que él va a cargar con eso.

Efectos en Litigio xxx

Banco xxx

Todos los gastos ocasionados por la no-cancelación del giro deben llevarse también a la cuenta Efectos en Litigio. Sí con anterioridad se habían registrado en una cuenta de gastos, deben ser traspasadas a efectos en litigio.

Efectos en Litigio xxx

Intereses de Mora /Gastos de Cobranza xxx

Como todos los gastos en litigio forman parte del giro (Valor nominal + todos los gastos en que se incurrió), si se cobra de menos, la diferencia se carga a Pérdidas en Efectos en Litigio y si se cobra de más, la diferencia se acredita a Utilidad en Efectos en Litigio.

TEMA NO. 4

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES. PROVISION PARA CUENTAS DUDOSAS. METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION. ASIENTOS DE DIARIO. RECUPERACION DE UNA CUENTA DEL MISMO EJERCICIO O DE EJERCICIOS ANTERIORES.

CUENTAS POR COBRAR.

Son los derechos a favor de la compañía contra terceras personas, que pueden ser a corto o a largo plazo. Las cuentas a cobrar, se clasifican en el Balance General dentro del Activo Circulante, las que vencen en un año o en un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo) y fuera del circulante aquellas cuyo vencimiento es superior a un año o a un ciclo normal de operaciones (el que sea más largo)

En sentido genérico, el término Cuentas a Cobrar comprende todo lo que está por cobrar, cualquiera que sean las transacciones que les haya dado origen, siempre que no estén evidenciados por Pagarés, Letras y otros instrumentos similares.

Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas por cobrar como los créditos que se otorgan a los clientes y otros deudores, por dinero, mercancías o servicios. Para la presentación de estados financieros, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican ya sea como circulantes (a corto plazo) o fijas (a largo plazo). Cuando se espera cobrarlos en el término de un año o durante el ciclo normal de operaciones en curso, el que sea más largo se clasifican como cuentas y documentos por cobrar a corto plazo, los demás se clasifican como cuentas por cobrar a largo plazo. Después, las cuentas y documentos por cobrar se clasifican en comerciales y en deudores diversos.

Las cuentas por cobrar comerciales son las que adeudan los clientes por mercancías vendidas y servicios prestados como parte de las operaciones normales del negocio. Son generalmente cobrables en un término de 30 a 60 días por medio de contra recibos y constituyen “cuentas abiertas” que resultan de créditos que se otorgan a corto plazo.

Los tres problemas de contabilidad más importantes relacionados con la letra de cambio son los siguientes: Reconocimiento, Valoración y Disposición.

En la mayoría de las transacciones con cuentas por cobrar, la cantidad que se reconoce es el precio por el número de artículos vendidos. El precio por el número de artículos vendidos es la cantidad que debe el deudor (al deudor se le denomina cliente) y generalmente la operación con algún tipo de documento comercial, muchas veces factura. Hay dos factores que pueden complicar la estimación del precio, a saber: 1) la disponibilidad de descuentos (descuentos comerciales y de pago al contado) y 2) el tiempo entre la venta y la fecha de vencimiento (elemento interés).

Habiendo registrado las cuentas por cobrar a su valor nominal (la cantidad adeudada), los contadores se enfrentan al problema de la presentación de sus estados financieros. La declaración de las cuentas por cobrar abarca 1) clasificación y 2) valoración en el estado de situación financiera.

Como ya se ha dicho, la clasificación abarca la determinación del tiempo que cada cuenta por cobrar estará pendiente de pago: Las cuentas que son para cobrarse en el término de un año o durante un ciclo normal de operaciones, el que sea más largo, se clasifica como circulante, todas las demás se clasifican como a largo plazo.

La valoración de las cuentas por cobrar en un poco más compleja; las que son a corto plazo se valoran y declaran a su valor neto de realización que es la cantidad que se espera recibir en efectivo, que no es necesariamente la cantidad a recibir legalmente. Para determinar el valor neto de realización se necesita hacer una estimación, tanto de las cuentas por cobrar incobrables, como de las devoluciones bonificaciones que se concederán.

CLASIFICACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR.

CUENTAS POR COBRAR CLIENTES.

Son los derechos que tiene la empresa contra terceros, originados por la prestación de un servicio, por la venta de mercancía, es decir, por las operaciones normales de la empresa. Las cuentas por cobrar están respaldadas generalmente por facturas y con una copia de este documento se hacen los registros contables. El saldo de cuentas por cobrar que aparece en el mayor general, representa el total que todos los clientes adeudan a la empresa, de modo que este libro no muestra en ningún momento la cantidad por cobrar a cada cliente, por esta razón las empresas utilizan un mayor general de cuentas por cobrar, donde se les abre una cuenta a cada cliente y se lleva el registro de todas las operaciones que afecten a cada una de ellas.

CUENTA INCOBRABLE.

Según Kieso y Weygandt en su libro de Contabilidad Intermedia defina a las cuentas incobrables: ... es una pérdida que requiere, mediante los asientos adecuados, registrar una disminución en las cuentas por cobrar del activo y la correspondiente disminución en las utilidades y en el capital social.

El primer problema para contabilizar las cuentas incobrables es el de establecer el momento en que se registra la pérdida. Se usan dos procedimientos generales:

Perdida cuentas incobrables XXX

Cuentas por cobrar XXX

Cuando una cuenta por cobrar se considera incobrable, se registra un cargo a una cuenta de gasto del período y en muchos casos no se toma en cuenta en que fecha se efectuó la venta; esto puede traer como consecuencia que en un ejercicio las utilidades sean mayores o la pérdida sea menor, ya que no se ha tenido precaución de efectuar una provisión para posibles pérdidas por cuentas incobrables y el otro ejercicio, sea perjudicado por un gasto que no le corresponde, lo que provocará una disminución en su utilidad o aumentará su pérdida.

Este tipo de cancelaciones directa la utiliza las empresas cuyas ventas a crédito son muy pequeñas y cualquier perdida por este concepto no tiene mucha incidencia sobre su utilidad.

b) Método de provisión: Se hace una estimación de las cuentas incobrable esperadas correspondientes a las ventas a crédito o al total de las cuentas por cobrar. Esta estimación se registra como provisión, o reserva para cuentas incobrables y como reducción global en las cuentas por cobrar (por medio de un aumento en la provisión o reserva para cuentas incobrables) en el ejercicio en que se registra la venta.

La Provisión de Cuentas Incobrables es un estimado donde se reflejan las cuentas por cobrar que son de dudoso cobro. Su saldo debe ser siempre acreedor, presentándose en el balance, como una deducción de las Cuentas por cobrar clientes.

Nota: Si la provisión de cuentas incobrables en algún momento tiene saldo deudor, esa cuenta tendrá ese saldo momentáneamente, ya que habrá que hacer un ajuste, porque sino aparecería en el balance sumando en vez de restando.

METODOS PARA CALCULAR LA PROVISION.

Existen varios métodos para estimar las cantidades no recuperables o de cobro dudoso, entre ellos tenemos: