Introducción

El presupuesto es un plan de acción dirigido a cumplir una meta prevista, expresada en valores y términos financieros que, debe cumplirse en determinado tiempo y bajo ciertas condiciones previstas, este concepto se aplica a cada centro de responsabilidad de la organización.

  La principal función de los presupuestos se relaciona con el Control financiero de la organización. Los presupuestos pueden desempeñar tanto roles preventivos como correctivos dentro de la organización y son de suma importancia en la mayoría de las organizaciones utilitaristas (compañías de negocios), no-utilitaristas (agencias gubernamentales), grandes (multinacionales, conglomerados) y pequeñas empresas. Los presupuestos son importantes porque ayudan a minimizar el riesgo en las operaciones de la organización, por medio de estos se mantiene el plan de operaciones de la empresa en unos límites razonables, también sirven como mecanismo para la revisión de políticas y estrategias de la empresa y direccionarlas hacia lo que verdaderamente se busca.

Presupuestos de Gastos

A ciertas funciones de servicios que forman parte de la organización se les asignan cantidades específicas, para limitar la extensión de sus actividades. Estas actividades se pueden llevar a cabo en grande o pequeña escala, de acuerdo con lo que la empresa quiera financiar. En cada caso la administración establece la cantidad máxima que esta dispuesta a erogar para esas funciones. La cantidad máxima que se asigna a cada departamento de servicio se da a conocer con frecuencia mediante un programa llamado presupuesto de gastos. En el siguiente cuadro se muestra un ejemplo correspondiente a un departamento de publicidad.

Las características principales de presupuesto por concepto de gasto incluyen:

• Gastos de Venta: Incluye un número de elementos de coste tales como salario, comisiones y gastos de personal en ventas. A menudo se asocian estos costes con diferentes fuerzas de ventas por regiones, clases de clientes o grupos de productos.

• Gastos de Publicidad: Son gastos discrecionales y puede ser uno de los primeros elementos de gastos a reducir en tiempos difíciles. En ocasiones, cuando los directivos intentan reducirlos, descubren que se han comprometido gastos de publicidad para el futuro, por ello, el sistema presupuestario, y los controles resultantes, deberían incorporar planes que reflejen la programación temporal y el montante de los compromisos.

• Gastos de desarrollo de Productos: Estos gastos pueden ser internos o girados por terceros. En cualquier caso deberían ser controlados por proyectos. Un subsistema de desarrollo de productos se debe utilizar para ligar el presupuesto de investigación y desarrollo con el presupuesto de gastos de marketing.

• Gastos de servicios al cliente: La creciente influencia del consumismo ha provocado que los programas de garantías tradicionales crezcan extraordinariamente. Cada vez se dedican más personas y medios a contestar y solucionar las preguntas y reclamos de los consumidores, así como las reparaciones y reposiciones de productos. Los gastos de garantías se pueden estimar como un porcentaje de las ventas y los gastos de reposición de productos pueden estimarse mediante los ratios de fallos relacionados con el producto, fijados a través de técnicas de control de calidad.

• Distribución física: Implica diferentes combinaciones entre servicios y costes. Los niveles de servicios deben encontrarse planificados y se debe vigilar el rendimiento de los mismos. En muchas ocasiones se pueden mejorar los servicios con el mismo o más reducidos niveles de inventarios mediante una buena programación de la localización geográfica de los mismos para cada producto.

Existen una variedad extensa de presupuestos de gastos, aquí se mencionaran algunos como son:

• Presupuestos de gastos indirectos de fabricación

• Presupuestos de gastos de comercialización

• Presupuestos de gastos de administración

• Presupuestos de gastos financieros netos

• Presupuestos de gastos de mantenimiento

• Presupuestos de gastos de servicios públicos

• Presupuestos de gastos generales de producción

Presupuestos de gastos indirectos de fabricación

El objetivo es definir con antelación para el período de la proyección, los gastos indirectos de fabricación que se han de incurrir. Los elementos que definen el nivel de gasto de fabricación son: el nivel de la producción y las necesidades de la planta de producción independientemente del nivel de actividad.

Su determinación dependerá de que el sistema de costeo sea directo o por absorción.

Los pasos a seguir han de ser los siguientes:

Con costeo por absorción Con costeo directo

Materiales indirectos Materiales indirectos

x Precio unitario x Precio unitario

= Gastos indir. Fab. Variables = Gastos indir. Fab. Variables

- Gastos indir. Fab. fijos

= Gastos indir. De Fab. Totales

Los gastos indirectos de fabricación se han de ajustar, para ser expresados en monedas cada uno de los futuros meses a los cuales se proyecte, de acuerdo con los índices pautados en el desarrollo de la hipótesis de trabajo.

Presupuesto de gastos de comercialización

El objetivo es definir de forma apriorística, para el período de la proyección, los gastos que demandará la gestión de ventas en todas las etapas del ciclo de comercialización.

Los elementos componentes de los gastos de comercialización se han de determinar de la siguiente manera:

Gastos variables Gastos fijos

Monto de ventas Sueldos

x % de variabilidad Cargas sociales

= Gastos variables Amortizaciones

.

.

.

Comisiones .

Cargas sociales .

Material de embalaje .

Fletes ____________

" Gastos variables " Gastos fijos

" Gastos variables + " Gastos fijos =" Gastos de Comercialización

Estos gastos se han de ajustar clasificando las distintas partidas que los conforman según el período o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones en el poder adquisitivo de la moneda a ocurrir desde el período o mes estimado hasta la fecha del cierre del período de la proyección.

Presupuestos de gastos de administración

El objetivo es determinar en forma anticipada para el período de la proyección todos los gastos del período que no correspondan directamente a la financiación o la gestión de ventas.

Las partidas integrantes de los gastos de administración, se han de determinar de acuerdo a las necesidades derivadas de la estructura organizativa y de la administración de ventas. Se clasificaran de la siguiente manera:

Sueldos

Cargas sociales

Amortizaciones

Seguros

Mantenimiento de oficinas

Papeleria y útiles de librería

.

.

.

.

___________________

" gastos de administración

Estos gastos se han de ajustar, clasificando las distintas partidas que los conforman según el período o mes en el cual se estime se han de originar. Luego, se han de aplicar los coeficientes representativos de las variaciones del poder adquisitivo de la moneda ocurrido desde período o mes de origen estimado hasta la fecha del período de cierre de la proyección.

Presupuestos de gastos financieros netos

Una herramienta de gravitante importancia para poder disponer de información fundamentada en la estimación de los resultados financieros netos, esta representada por el presupuesto financiero y sus saldos emergentes. El conocimiento anticipado de la generación de excedentes financieros o de surgimiento de déficits financieros habilita el desarrollo alternativo de decisiones anticipadas. Ante la necesidad de cubrir saldos financieros negativos se han de analizar las distintas fuentes de recursos, tales como: bancarias, financieras, proveedores, accionistas; En cuanto a su factibilidad y costo. A partir de allí se podrán determinar los gastos financieros estimados de ese endeudamiento o fuente.

Resulta fundamental sustentar de una manera consistente las hipótesis de trabajo que se asumen en relación a la evolución de las distintas funciones de las tasas de interés, índices. Crecimiento de precios, rendimientos; para arribar a una razonable determinación de los resultados financieros proyectados.

El objetivo es determinar apriorísticamente para el período de la proyección los resultados financieros netos emergentes de la obtención y la concesión de financiación.

Teniendo en consideración las partidas que, generalmente, conforman los resultados financieros netos, podemos desglosarlos de la siguiente manera:

• Descuentos

• Intereses

• Ajustes de capital

• Diferencias de cambio

• Rendimientos de colocaciones financieras

• Dividendos de títulos y acciones

• Resultados de operaciones de compra-venta de títulos y acciones

• Resultados monetarios o por exposición a la inflación

Descuentos: Cuando por una decisión financiera se conceden o se obtienen

Descuentos concebidos Descuentos obtenidos

Montos de venta Monto de compras

x Tasa de desc. Estimada x Tasa de desc. Estimada

x Tiempo de descuento x Tiempo de descuento

= Descuentos Concebidos = Descuentos Obtenidos

Intereses: Sobre créditos o deudas.

Fecha de vencimiento de la operación

- Fecha de nacimiento de la operación

= Tiempo transcurrido

x Tasa de interés estimada

x Capital .

= Intereses ganados o perdidos

Ajustes de capital: sobre créditos o deudas

Indice futuro estimado

% índice base .

= Coeficiente de ajuste

x Capital original .

= Capital actualizado

- Capital original .

= Ajuste de capital

Diferencias de cambio: Activas y pasivas

Tipo de cambio futuro estimado

- Tipo de cambio base .

= Diferencia de cambio unitaria

x Cantidad de unidad de moneda extranjera

= Diferencia de cambios totales

Rendimientos de colocaciones financieras

Capital estimado

x tasa de ínteres estimado

x Tiempo estimado .

= Rendimientos de colocaciones financieras

Dividendos de títulos de acciones

Capital invertido

x % de dividendos estimados .

= Dividendos de títulos de acciones

Resultado de operaciones de compra-venta en títulos y acciones

Valor estimado de venta

Valor de compra .

= Resultado compra-venta en títulos y acciones

Para el caso de los resultados financieros generados por activos y pasivos monetarios, será procedente el ajuste de las cifras imputadas a resultados a través de la aplicación de los coeficientes de corrección estimados, por las variaciones esperadas en el índice de nivel general de precios previstos, desde la fecha en que se estime que se vayan a originar y la fecha de cierre del período proyectado, como por ejemplo intereses por créditos o deudas.

En el caso de resultados financieros originados en rubros no monetarios, será procedente el ajuste de los valores originales, por el coeficiente de variación correspondiente e imputando este ajuste al resultado monetario o por exposición a la inflación. Comparando el valor obtenido con el valor futuro de mercado a la fecha de cierre de periodo proyectado, la diferencia se imputará al resultado de la actividad como por ejemplo ajuste de capital y diferencia de cambio.

Presupuestos de gastos de mantenimiento

Es pertinente cuantificar los recursos que demandaran la remuneración y la adquisición de repuestos. En el primer caso será imprescindible recurrir a la información sobre política salarial, en tanto que en materia de repuestos es aconsejable conocer el consumo de los más importantes, a sea, de aquellos con mayor frecuencia de cambio, ya que el consumo y el análisis de juego de inventarios se integran para conocer las compras. El diagnóstico del tiempo acumulado de uso de los diferentes equipos también da luces para precisar cuales pueden demandar mantenimiento de tipo recuperativo, de modo que la solicitud de cotizaciones ante empresas especializadas en el ramo soporten los presupuestos respectivos.

Presupuestos de gastos de servicios públicos

Al correlacionar los coeficientes técnicos de consumo de energía y agua, con los volúmenes de producción o al disponer de estándares de consumo de tales elementos (consumo de metros cúbicos de agua o Kwatts de energía por hora-máquina), deben presupuestarse las necesidades en este frente del gasto, con el soporte de las siguientes variables y fórmulas de cálculo:

CAE = H [(AxCA) + (ExCE)]

Siendo:

A = estándar de consumo de agua por hora-maquina

E = estándar de consumo de energía por hora-maquina

H = hora-maquina pronosticada con base en el plan de producción seleccionado

CA = Costo estimado del metro cúbico de agua

CE = Costo estimado del Kwatts de energía

AE = Costo previsto de energía y agua

Presupuestos de gastos generales de producción

Se presupuestan por separado los gastos variables y fijos. En los variables, el objetivo es obtener un coste unitario variable por hora (o ratio por hora) previa aceptación de la hipótesis de que estos gastos se encuentran correlacionados con los tiempos de mano de obra, es decir, estos gastos no son directamente asignables a cada medallón (al contrario que las onzas y la mano de obra directa) y, por ello, se imputaran los medallones a través de las horas de mano de obra directa.

El ratio por hora se obtiene mediante el cociente entre el presupuesto de cada uno de los costes variables de producción y las horas de mano de obra directa.

Ejemplos de presupuestos de gastos

Presupuesto generales de gastos de Producción

Presupuestos gastos comerciales

Presupuestos gastos de administración

Conclusiones

Los diversos presupuestos atinentes a la gestión manufacturera dependen del tamaño pronosticado de operaciones producidas y estas, a su vez, se concretan para responder a las expectativas comerciales y a diferentes objetivos financieros, como la maximización d utilidades y el máximo empleo de los medios tecnológicos disponibles.

Cuando se considera que la presupuestación es la extensión de hechos históricos, pasarían a un segundo plano la revisión de las estrategias, la evaluación de las políticas y la formulación de objetivos interpretativos de las capacidades y restricciones empresariales, en cuyo caso la gerencia sencillamente procura defenderse del embate inflacionario.

En consecuencia, los presupuestos fabriles constituyen la visión monetarias de las estrategias y políticas instauradas por la dirección en las áreas de inventarios, intensidad del control de calidad, programas de mantenimiento, distribución física de planta, modernización de procesos productivos, abastecimiento, sistematización de operaciones, racionalización de los procesos administrativos vinculados a la manufactura y sistemas de remuneración.

Bibliografías

Copeland, Ronald M. (1979). Presupuestos de contabilidad Administrativa. Editorial Limusa

Burbano Ruiz, Jorge. Presupuestos. Editorial Mc. Graw Hill.

Venitzky, Guillermo. Planeamiento estratégico y presupuestos. Editorial Librería S.A.

Merlo, José. Control de gestión y control presupuestario. Editorial Mc. Graw Hill.