Presupuesto de Producción e Inventarios

Administración y Dirección de Empresas. Compras. Abastecimiento. Mercancías. Inventario. Informes de Producción. Presupuesto de Compras

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UNIVERSIDAD NACIONAL EXPERIMENTAL

“SIMÓN RODRIGUEZ”

NUCLEO CARICUAO

'Presupuesto de Produccin e Inventarios'

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÒN E INVENTARIOS

Y

PRESUPUESTO DE COMPRAS

Caracas, Junio 2006

INDICE

pp.

Introducción 3

Presupuesto de Producción e Inventario 4

Finalidades 6

Inventario Mínimo 8

Inventario Máximo 9

Formulas matemáticas 10

El Problema de la valuación 11

La capacidad instalada y el periodo de producción y la

Producción equivalente 14

La técnica recomendable 16

Los informes de producción 17

Presupuesto de Compras 18

Los niveles de inventario 20

El problema de la valuación 23

El pedido más económico 23

Cuando efectuar el pedido 24

Conclusión 26

Referencias Bibliográficas 27

INTRODUCCIÒN

En la planificación de producción los Gerentes deben planificar una coordinación óptima entre los planes de ventas, planes de producción y las políticas de inventarios, así como generar información con respecto a las cantidades de producción, los costos y la disponibilidad de recursos financieros.

Al desarrollar un presupuesto detallado de producción obliga a tomar decisiones de planificación con respecto a. planes de producción, las necesidades de materiales y componentes, las necesidades de mano de obra, la capacidad de la planta y las políticas de inventario.

El presente trabajo estudia la importancia de los inventarios ya que representan una inversión relativamente elevada y pueden tener un impacto significativo sobre las principales funciones de la empresa, y por ende, sobre sus utilidades, es por eso que se necesita una política flexible de inventarios para los artículos terminados a fin de facilitar el logro de niveles de producción.

En cuanto al desempeño de las actividades de compra se desarrolla como una actividad de mantener fuentes seguras de abastecimiento continuo, y crear fuentes alternas de abastecimientos para afrontar cualquier inconveniente.

PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

Son estimados que se hallan estrechamente relacionados con el presupuesto de venta y los niveles de inventario deseado.

En realidad el presupuesto de producción es el presupuesto de venta proyectado y ajustados por el cambio en el inventario, primero hay que determinar si la empresa puede producir las cantidades proyectadas por el prosupuesto de venta, con la finalidad de evitar un costo exagerado en la mano de obre ocupada.

Comúnmente se expresa en unidades físicas. La información necesaria para preparar este presupuesto incluye tipos y capacidades de maquinas, cantidades económicas a producir y disponibilidad de los materiales.

El presupuesto de producción regirá las actividades fabrícales de la empresa y ha de propender al mantenimiento de un ritmo lo más uniforme posible en esta clase de actividades: rigiéndose siempre por las siguientes consideraciones:

  • Volumen de las ventas presupuestadas.

  • Niveles de inventarios adecuados y económicos.

  • Frecuencia de rotación de tales inventarios.

  • Los niveles de inventarios han de ser tales, que garanticen a la empresa el cumplimiento de los pedidos, a la vez que la mantengan a cubierto del desuso y le disminuyan los riesgos y el costo de su mantenimiento.

    Por otra parte, no ha de olvidarse que los inventarios significan la inmovilización de una gran parte del capital de trabajo, por lo cual lo indicado es mantenerlos a un nivel restringido: mínimo, pero a la vez suficiente.

    No ha de caerse en el extremo de mantener inventarios tan bajos, que puedan originar incumplimientos en las entregas a los clientes, por falta de existencias. Además, hay que prever el lapso de las entregas de suministros y materias primas; así como los problemas de transporte.

    Si la materia prima es obtenible localmente y en abundancia, no ofrecerá problemas, pero si su abundancia es de tendencias estaciónales o a de importarse, será necesario tenerlo en consideración.

    Los altibajos en la producción ocasionan gastos adicionales, sumamente difíciles de controlar, haciendo más costosa la producción. Se hará necesario el trabajo en sobre tiempo o contratación de personal temporal, con perdida de entrenamiento. En cambio un ritmo de producción estabilizado ofrece las siguientes ventajas:

  • Costo de producción más bajos.

  • Estabilidad del personal, con lo cual se logra:

  • Elevación de la moral en el trabajo.

  • Mayor eficiencia y rendimiento.

  • Personal mejor entrenado.

  • Economía en las compras de materiales, a consecuencia de:

  • Adquisiciones regulares.

  • Descuentos.

  • Simplificación de los problemas de almacenamiento.

  • Menores inmovilizaciones de capital de trabajo.

  • Reducción de los riesgos de daños, pérdidas, etc.

  • Utilización racional de la capacidad instalada de la planta.

  • De todos estos factores, el más preponderante es el relativo a la estabilidad del personal. Los altibajos en la producción acarrearían la constante contratación y despido de una cantidad flotante de administración de personal que propenden a la estabilidad y seguridad del trabajo en su empleo, además de que las frecuentes remociones de personal sientan nefastas consecuencias en la moral de los trabajadores

    Finalidades:

    • Las finalidades del presupuesto de producción e inventario son las siguientes:

    • Asegurar la producción de artículos terminado en cantidades suficiente como para satisfacer la demanda esperada.

    • Regularizar el volumen de los inventarios: de manera que no resulten, ni en exceso, ni en defecto.

    • Estabilizar el ritmo de la producción, para obtener economía.

    • Evidenciar las insuficiencias posibles de las capacidades de instalación de la planta, para corregirlas a tiempo, con nuevos activos fijos.

    • Predeterminar los costos y requerimiento de: materiales, mano de obra y gastos de fabricación.

    • Programar los requerimientos de personal, para evitar la inestabilidad del mismo, reducir los gastos de entrenamiento y definir la política de desarrollo de personal.

    • Regularizar la política de compras y similares.

    • Señalar las necesidades de financiamientos.

    • El indiscutible elemento de planificación y control, que debe constituir todo presupuesto.

    El presupuesto de producción ha de representar un equilibrio entre el volumen de las ventas, los niveles de inventarios adecuados y la estabilidad del ritmo de la producción. Cuando el presupuesto de producción ha sido elaborado correctamente, viene a constituir un instrumento de planificación, coordinación y control, debido a que:

  • Determina lo que se necesitara.

  • Indica cual se necesitaran las cosas.

  • Señala cuando se necesitara cada cosa, por meses, trimestres, semestres o el año.

  • La elaboración de un presupuesto de producción detallada requiere, además de los planes de manufactura, planes definidos y minuciosos en cuanto a requerimientos de materiales, suministros, mano de obra, capacidad instalada de la planta, amplificaciones o nuevos activos y política de inventarios.

  • La planificación de la producción, automáticamente, tiene a detectar cualquier falla e inconvenientes potenciales, los cuales, mediante del presupuesto de producción, podrán evitarse y corregirse a tiempo.

    El presupuesto de producción aprobado, debe ser considerado como un patrón de producción, una especie de plan maestro a realizarse.

    No debe ser aplicado en una forma inflexible; sino, más bien, como una orientación para la planificación y programación de la producción detallada, día a día, semana a semana. Concebido de esta forma, el presupuesto de producción viene a constituir una base tangible para la toma de decisiones.

    Es necesario para la empresa realizar el inventario de nivel mínimo y máximo.

    INVENTARIO MINIMO:

    Este ha de ser un volumen tal de las existencias, de los cuales la empresa no debe encontrarse nunca por debajo, por correr el riesgo de no poder satisfacer en un momento dado los pedidos de su clientela.

    Este mínimo parece determinado por la gerencia de ventas; tomando en consideración:

  • Los hábitos de la clientela.

  • Posibilidades de pedidos extraordinarios.

  • Urgencias de las entregas.

  • Tiempo de manufactura.

  • Los costos del montaje.

  • Fluctuaciones estaciónales.

  • Lógico es que, quienes determinan estos límites sean: por eso, la gerencia de ventas actuara en forma mancomunada con la de producción, y con la de compras.

    EL NIVEL DE INVENTARIO MÁXIMO:

    Ha de constituir un límite para evitar el producir en exceso y el abarrotamiento de productos en los almacenes, y los riesgos y los costos que conllevan.

    A este límite se llega, mediante razonamientos inversos a los anteriores, y salvaguardando los mismos intereses. Es evidente que el nivel de inventarios incide notablemente en la buena marcha de la empresa y sus costos; debido a que, si se mantienen inventarios en exceso, acarrearían la inmovilización innecesaria del capital de trabajo, con el aumento consiguiente de los costos, tanto de mantener tales inventarios, como el de los intereses del capital invertido indebidamente.

    Si los inventarios son insuficientes, se correrá el riesgo de no poder satisfacer todos los pedidos, con todas las desventajas subsiguientes y, si se tratara de materias primas, podría llegarse a paralizar la producción, por falta de las mismas.

    De allí los administradores de empresas se hallan preocupado en buscarle solución a este problema.

    En todo caso, la solución se orienta a asegurar la entrega de pedidos, en las cantidades requeridas y oportunamente , al menor costo posible.

    Los elementos determinantes del problema son los siguientes:

  • Volumen de ventas presupuestadas.

  • Rotación de los inventarios.

  • Costos de mantenimiento de las existencias.

  • Demora en la fabricación, o recibo de los pedidos.

  • Capital de trabajo disponible.

  • Riesgos de antiguamiento, daños, etc.

  • Costos de montaje e incidentales.

  • Características de la demanda particular de cada artículo.

  • Fórmulas Matemáticas

    La determinación de los niveles de los inventarios, es el de la rotación de los inventarios; donde el antecedente son las ventas y el consecuente inventario anual promedio. Dicho en forma mas objetiva: la rotación de inventarios es un índice que nos señala las veces que el inventario promedio se vendió al año. En tal caso aplicaríamos la siguiente fórmula.

    Por ejemplo: Si ¨ La bodega las Perlas¨ vendió en 19x8 un total de Bs. 301.126,00 y mantuvo un inventario de promedio durante el año de Bs. 75.281,50; su rotación de inventario sería de:

    Ri = 301.126,00 = 4

    75.281,50

    Es decir que esta empresa logró vender cuatro veces al año, su inventario medio.

    Una conclusión lógica de todo esto es que, cuanto mayor sea el índice de rotación de inventarios, será menor el capital de trabajo requerido en el negocio, y mayor su rendimiento porcentual, en situaciones normales; de allí que la rotación venga a constituir también una base para evaluar la eficiencia operacional de las empresas.

    El problema de la valuación

    En cuanto a la unidad para medir las ventas y los inventarios, igual daba que fueran unidades de producto, bolívares o cualquier otra moneda; pero, en cuanto a los precios, habrá siempre un problema latente; debido a que :

  • Los precios de venta no suelen ser fijos.

  • Hay precios al mayor.

  • Habrá siempre descuentos.

  • Son muchos los métodos de valuación de inventarios; y si la empresa adopta los costos estándares, el problema tiende a complicarse aún más, a la hora de efectuar la distribución de los costos de fábrica del producto.

    Para aquellas empresas que no hubieran adoptado en su contabilidad los costos estándares, queda la alternativa de la cuantificación de las ventas y los inventarios en unidades del producto.

    En general, salvo casos muy especiales y de empresas muy bien organizadas, éste sería el proceder más recomendable y preferencial. Aunque, no hay que olvidar las tremendas dificultades de este método cuando de gran variedad de productos se trate.

    Otro aspecto a considerar, no menos importante es : ¿A qué ha de considerarse como INVENTARIO PROMEDIO? Lo recomendable es considerar solamente a los productos terminados y a los productos en proceso. Nada de materia prima; ya que es muy difícil identificar a la materia prima, como material realmente usado en la elaboración de algún producto. Además desde ese punto de vista contabilístico, es más fácil conocer el valor añadido a un producto ; que la cuantía de productos terminados, productos en proceso y materiales por separado. De todo esto se desprende que nuestra fórmula quedaría mejor expresada así:

    Vn

    Ri = _________________

    Pt + Pp

    Donde: Ri = Índice de rotación de inventarios.

    Vn = Ventas netas del período o año.

    Pt = Inventario de productos terminados.

    Pp = Inventario de productos en proceso todavía.

    Teniendo el cuidado de escoger inventarios que sean representativos del mismo producto o grupo de productos y para el mismo momento. Al decir que el inventario sea representativo, queremos decir que sea el que mejor se adapte a los requerimientos de la empresa en particular; lo cual ya ha de haber sido decidido por las gerencias de ventas y producción; como también, y mejor aún , han de haberse trazado con el ramo de la industria y situaciones del mercado. De esta forma, quedarían como variables independientes: el índice de rotación de inventarios y el volumen de las ventas, y como variable independiente de ellas , el nivel de inventarios.

    Matemáticamente, se logra mediante una simple transposición de términos; así:

    VENTAS

    INVENTARIOS =________________

    ROTACIÒN

    Este nivel de inventarios no podrá ser nunca rígido, habrá de mantenerse si, dentro de ciertos límites; para poder absorber losa altibajos de las ventas y contribuir al mantenimiento de un ritmo de producción nivelado, en lo posible: Será como un amortiguador.

    LA CAPACIDAD INSTALADA

    Al elaborar el presupuesto de producción, hay que tener muy en cuenta la capacidad de la planta, especialmente para cubrir los máximos exigidos.

    Es necesario planificar la producción de cada departamento individualmente; al igual de cada proceso, y la producción de cada maquina ha de estudiarse y coordinarse con el presupuesto de producción, a fin de evitar los embotellamiento y tiempo ocioso.

    Una planta puede tener una capacidad máxima de producción teórica, que no siempre es igual al ritmo de producción más eficiente para la planta en general y para cada departamento en particular, y corrientemente se ubica entre 85 y 90% de cada capacidad máxima de producción instalada realmente.

    EL PERIODO DE PRODUCCIÓN Y LA PRODUCCION EQUIVALENTE

    Cuando el tiempo de manufactura de los productos se extiende a algunos meses, es necesario preparar programaciones adicionales, que indiquen la fecha en que las unidades han de iniciar el proceso de producción.

    Es lógico que, si el procesamiento se demora tres o cuatro meses, las unidades del producto, que sean requeridas, han de comenzarse a elaborar esos mismos tres o cuatro meses antes de requerirse para la venta o ser terminados.

    Otro aspecto de tomar en consideración es cuestión de los productos en proceso.

    Una de las alternativas para considerar los altibajos de los productos en proceso, es la de considerarlos expresados en términos de unidades de PRODUCCIÓN EQUIVALENTES, de las siguiente forma.

    Presupuesto de ventas, en unidades.

    Inventario Final de productos terminados

    +

    100

    20

    Total requerido, en unidades de producto

    Inventario inicial de productos terminados

    _

    120

    15

    PRESUPUESTO DE PRODUCCCIÒN

    Inventario FINAL de productos en proceso en unidades de producción equivalente

    +

    105

    05

    Inventario INICIAL de productos en proceso

    110

    6

    PRODUCCION EQUIVALENTE A ELABORARSE

    104

    LA TÉCNICA RECOMENDABLE

    Reconocida la conveniencia de mantener un ritmo de producción estatizado, los Ejecutivos de producción han de distribuir la producción global del periodo presupuestado, en subperiodos; atendiendo a los requerimientos estaciónales.

    Han de partir siempre del volumen de ventas presupuestado; el cual han de transcribir en unidades de producción presupuestadas, para cada producto, y tomando en consideración las políticas de inventarios establecidas.

    Supongamos, por ejemplo, que se hubiere establecido una política de lograr un inventario final de 20 toneladas, y las ventas presupuestadas fueran de 100 toneladas: contándose con un inventario final del año anterior 24 toneladas. Calcularíamos de la siguiente forma:

    100 Presupuesto de ventas

    + 20 Inventario final presupuestado

    ____

    120 Unidades requeridas en total (toneladas)

    _ 24 Inventario inicial de este año

    ____

    96 PRESUPUESTO DE PRODUCCIÓN

    LOS INFORMES DE PRODUCCIÓN

    Una vez elaborado y puesto en ejecución el Presupuesto de producción, se hace indispensable para preparar INFORMES departamentales periódicos, que muestren el grado de cumplimiento del mismo. Esto más evidente, en aquellas empresas que manufacturan por órdenes especificas de producción; en cuyo caso se es conveniente que tales informes señalen el grado de terminación con respecto al volumen predeterminado de la orden respectiva.

    En caso de haber alguna DESVIACIÒN notoria, expresarse en que proporción, hasta, hasta unto fue correcto lo presupuestado, y hasta donde es responsable el departamento de producción.

    Debe mostrarse una constante CONFRONTACION entre el volumen presupuestado de la producción y el progreso de la misma.

    Estos informes serian más completos y útiles a la gerencia si, además, mostraran una relación en cuanto a COSTOS INCURRIDOS y los presupuestados, para el volumen de producción alcanzada, así, como INDICES comparativos de los mismos, tanto del periodo que cubre el informe, como el precedente.

    PRESUPUESTO DE COMPRAS

    Es el presupuesto que prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante determinados periodo. Generalmente se hacen en unidades y costos. Su finalidad principal es asegurar la disponibilidad permanente y en una cantidad suficiente de productos disponibles para la venta.

    Es responsabilidad del departamento de compras, el programar las mismas, en forma tal que satisfaga oportuna y adecuadamente las exigencias de materiales del proceso productivo. Habrá de mantener existencias permanentes, a un nivel mínimo tal, que garantice el abastecimiento de materiales a la producción, en forma ininterrumpida, sin demoras y con un cierto margen de seguridad para las eventuales contingencias.

    La planificación debe regirse por las siguientes consideraciones:

  • Facilidades de almacenamiento.

  • Costos de almacenaje y seguros.

  • Descuentos al mayor y plazos de entrega.

  • Perecibilidad de los materiales.

  • Disponibilidades de capital de trabajo.

  • Intereses del capital inmovilizado.

  • Estas consideraciones obligan a mantener un Inventario MINIMO de materiales; estrictamente el necesario para abastecer oportunamente el proceso de la producción y conservar un margen de seguridad contra cualquier contingencia; tales como: Demoras o fallas en las entregas de los pedidos por parte de los proveedores.

    Una enorme ventaja que se desprende de inmediato, la constituye el margen de economía a obtenerse al colocar pedidos cuantiosos, mediante contrato de abastecimiento con los proveedores.

    Al estipularse en dichos contratos los volúmenes y plazos de entrega, se dejan establecidos controles automáticos contra las fallas en los abastecimientos y contra el alza violenta de los precios. Han de considerarse las tendencias de los precios, al firmar tales contratos, puesto que resultarían lesivos en caso de un descenso de dichos precios.

    Al planificar las necesidades de materias primas y las compras de las mismas, así como los niveles de INVENTARIOS de materiales, se esta proporcionando a la empresa un importantísimo elemento de control, con clara determinación de responsabilidades trascendentes e indispensables.

    El Presupuesto de Compras viene a constituir una ORDEN permanente de la gerencia, para la compra de un determinado número de unidades de material, de determinada calidad y a un cierto precio aproximado. La Gerencia de compras no tendrá facultades para desviarse de los lineamientos que el presupuesto de Compras le señala. Aquellas desviaciones impuestas por el proceso de fabricación mismo, o por las condiciones del mercado han de ser sometidas a consideración a la máxima gerencia, para que las estudie, de manera exhaustiva y decida, en colaboración con los Ejecutivos competentes.

    Al analizar las tendencias, ya se a de ventas o precios e, presupuestador habrá de considerar las repercusiones que en ellos habrá de tener:

  • La tendencia del producto territorial bruto.

  • La tendencia del gasto publico.

  • Tendencia del ingreso disponible.

  • La participación de la empresa en el mercado.

  • El impacto de los cambios tecnológicos.

  • El desarrollo de nuevos productos, propios o de la competencia.

  • Tendencia de nuevos usos para los productos.

  • LOS NIVELES DE INVENTARIOS

    Operan en forma muy similar al de los Inventarios MAXIMOS y MINIMOS de productos terminados.

    De acuerdo a ellos, se harán estimaciones de Compras MINIMAS y MAXIMAS, para después a juicio de la Gerencia de Compras decidirse por un volumen de compras intermedio, más o menos.

    Se partirá del volumen de materiales REQUERIDOS para la producción. A este se le sumara el nivel de INVENTARIO de materiales preestablecido, a los cual se le restara el Inventario INICIAL.

    Se representa de la siguiente forma:

    Pc = Mr + If - Ii

    Donde: Pc = Presupuesto de compras

    Mr= Material requerido por a producción

    If= Inventario final de materiales, preestablecido

    Ii= Inventario inicial de materiales

    Ejemplo: Vamos a calcular el presupuesto de compras para la empresa PRODUCTOS QUIMICOS X suponiendo que, después de los debidos estudios, se ha decidido establecer un nivel mínimo de inventarios de 50 toneladas y uno máximo de 70:

    PRESUPUESTO DE COMPRAS PARA

    LOS PRODUCTOS QUIMICOS X

    Períodos

     

    Reque

    Produc

    Más Inventario

    Inven

    Inicial

    COMPRAS

    Mínimo

    Máximo

    Mínimas

    Máximas

    Presupuesto

     

     

    Enero

    Febrero

    Marzo

     

     

    132(1)

    110

    112

    50

    ____

    182 (2)

    160

    162

    70

    ____

    202 (3)

    180

    182

     

     

    50 (4)

    58 (8)

    63

     

     

    122 (5)

    102

    99

     

     

    142 (6)

    122

    119

     

     

    130 (7)

    115

    100

     

    1er Trimestre

    2do Trimestre

    3er Trimestre

    4to Trimestre

     

     

    354

    321

    321

    333

     

     

    404

    371

    371

    383

     

     

    424

    391

    391

    403

     

     

    60 (4)

    51

    60

    59

     

     

    344

    320

    311

    324

     

     

    364

    340

    331

    344

     

     

    345

    330

    320

    330

     

    Año

     

     

     

    1.329

    _______

     

     

    1.379

    _______

     

     

    1.399

    _______

     

     

    60 (4)

    _______

    56

     

    1.319

    _______

     

     

    1.339

    _______

     

     

    1.325

    _______

     

     

    EXPLICACIONES:

    (1) Todos los datos de esta columna se toman del Presupuesto de Materiales.

    (2) Esta cifra es la suma de lo requerido para la producción, más el nivel mínimo de inventario, o sea: 132 + 50 = 182.

    (3) De igual modo registramos en esta otra columna, la suma de lo requerido para la producción, más el nivel máximo de inventario preestablecido, o sea, en este caso: 132 + 70 = 202.

    (4) Este es el inventario final del año anterior. Lógicamente será igual al inventario inicial de este año, del mes de enero y del 1er trimestre.

    (5) Las compras mínimas vendrían dadas por los requerimientos mínimos de materiales (Para producción e inventario mínimo), menos el inventario inicial, o sea: 182 - 60 = 122.

    (6) Del mismo modo, las compras máximas resultaran de resultarán de restar a los requerimientos máximos de materiales (Para producción e inventario máximo), el mismo inventario inicial de materiales, es decir: 202 - 60 = 142.

    (7) Entre las compras máximas y mininas, de 122 y 142 toneladas, respectivamente, se escoge un volumen adecuado por decisión administrativa. Si los precios tienden a subir o los materiales a bajar su oferta, se decidirá comprar el máximo. Si es al contrario, se escogerá el nivel mínimo de compras.

    En condiciones normales, se suele optar por un volumen promedio entre los dos límites.

  • Si al comenzar enero había un inventario inicial de 60 toneladas de Productos Químicos X, y en el mismo mes se compraron 130 toneladas y se consumen en el proceso de fabricación 132 toneladas; quedaran entonces: 60 + 130 - 132 = 58.

  • Aquí comienza otro ciclo de cálculos, el cual se repite igualmente con cada uno de los subperiodos restantes, hasta completar el cuadro anterior. Al final del año vemos que quedan 58 toneladas de copra, las cuales serán el inventario inicial del año siguiente.

    El problema de la evaluación

    El precio de los materiales ha de ser fijado por el Gerente de compras; previendo todos los factores de orden externo a la organización, que pueda afectarlos.

    En la medida en que este elemento de costo entre en la configuración del producto terminado, así será la importancia de una exacta estimación del costo de los materiales.

    De allí la necesidad de llevar a cabo concienzudos estudios, referentes a tendencias de los precios; atendiendo a: la economía general, situaciones en las industrias, cosechas, demandas, situación del mercado, etc. En definitiva, como señalamos antes. Han de usarse las mismas tácticas y consideraciones empleadas por el gerente de ventas al presupuéstalas. El costo de los materiales estará formado por: El precio de factura, menos cualquier rebaja o descuento; mas: fletes, acarreos, seguros, etc. asta conducirlo a la planta.

    EL PEDIDO MÁS ECONÓMICO

    El manejo de los materiales y suministro requeridos para el proceso productivo, vienen a constituir un elemento de costo bastante importante, debido a factores tales como: su financiamiento, riesgos, daños, pérdidas, envejecimiento, desuso, controles, mantenimiento etc.

    Por tales razones es muy conveniente que solo se adquiere materiales y suministros necesarios para la producción y para mantener un inventario mínimo, que garantice sobrellevar cualquier incontinencia a la vez de asegurar la buena marcha del proceso productivo hay dos aspectos principales determinantes a saber:

  • El volumen de los pedidos.

  • La frecuencia anual de tales pedidos.

  • De manera que la solución al problema a de orientarse hacia la búsqueda de una situación de equilibrio y entre los volumen de la frecuencia de los pedidos, que de materiales y suministro habremos de efectuar para satisfacer la exigencia de los presupuesto de compras y materiales.

    CUANDO EFECTUAR EL PEDIDO

    Una vez calculado el volumen mas económico que a despedirse abra que determinarse en momento en que a de formularse cada pedido de manera de recibirlo con anticipación necesaria, que garantiza el abastecimiento, según lo presupuestado y que, además, cubrirá un cierto margen de seguridad. Aquí hay que tomar en cuenta dos elementos fundamentales:

  • LA DEMORA: este viene hacer el tiempo que se tarda en recibir el material, o mercancía, pedidos, a contar desde el momento en que se decide efectuar el pedido. De allí, que tal demora tendrá DOS COMPONENTES:

  • EL TIEMPO DE TRAMITACIÓN, que se compendra el estudio de cotizaciones, contacto con los proveedores, y todos los tramites de oficina, hasta el momento mismo de la colocación del pedido. Solamente la experiencia y estimaciones razonadas los señalaran.

  • EL TIEMPO DE ENTREGA, o sea, el tiempo que se tarda en recibir el material, o mercancía, una vez colocado el pedido. Aquí habrá de considerar los plazos que ofrecen los proveedores, el tiempo del viaje, según el pedido se haga para exteriores, al interior, o localmente, siempre en función al volumen o factor económico estudiado

  • NIVEL MINIMO DE INVENTARIO: viene a ser una cierta cantidad de material, o mercancía, disponible, que garantice el abastecimiento de cantidades presupuestadas más al margen de seguridad citado.

  • Por material disponible se entenderá las existencias reales en almacén, mas los pedidos tramitados en el camino este nivel mínimo se determina de la siguiente manera : si conocemos el tiempo de demora, nos bastara con multiplicar este entero por el consumo presupuestado para el mismo, a fin de conocer la cantidad que habrá de requerirse en el periodo de demora. A la cantidad le sumamos el margen de seguridad, que nos dicte experiencia y tendremos dicho nivel mínimo; en definitiva, los pedidos han de efectuarse de modo que el material llegue a los almacenes cuando esto estén al nivel de seguridad

    CONCLUSIÒN

    Podemos concluir que el presupuesto de producción es la base primordial para planificar las necesidades ya sea de materia prima, necesidades de mano de obra, de capital, de efectivo y los costos de fabrica. Por lo tanto se convierte en la cimentación para la planificación de la fábrica en general, ya que provee al ejecutivo datos relevantes sobre los cuales basar sus decisiones.

    El plan de producción desarrolla políticas sobre los niveles eficientes de producción, uso de instalaciones fabriles y niveles de inventarios. Para desarrollar un plan de producción los ejecutivos de manufactura deben resolver antes el problema de coordinar las ventas, los inventarios y la producción, en forma tal que los costos global resulten lo mas bajo posible ya que afecta numerosas decisiones relacionadas con el costo, los compromisos de capital y los empleados.

    El presupuesto de compra prevé las compras de materias primas y/o mercancías que se harán durante un determinado periodo, usando como base en las políticas de inventarios puede planificarse el numero de unidades de cada materia prima que deberá comprarse par soportar los planes de producción.

    BIBLIOGRAFÌA

    Francisco Gómez Rondòn. El Presupuesto

    1