EL PROCESO ADMINISTRATIVO

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EL PROCESO ADMINISTRATIVO

1. PLANEACION (PLANIFICACION)

2. ORGANIZACIÓN

3. DIRECCION

4. CONTROL

PLANEACION

• NATURALEZA DE LA PLANEACION Y DE LOS OBJETIVOS

• ESTRATEGIAS, POLITICAS Y PREMISAS DE LA PLANEACION

• TOMA DE DECISIONES

INTRODUCCION:

Al diseñar un entorno para el eficaz desempeño de individuos que trabajan en grupos, la tarea más importante de un administrador es comprobar que todos conozcan los propósitos y objetivos del grupo y los métodos para alcanzarlos. Para ser eficaz, el esfuerzo grupal debe basarse en el conocimiento por parte de las personas de lo que se espera a ellas.

Lo anterior representa la función de la planeación que es la función administrativa más básica de todas. Implica selección de misiones y objetivos y de las acciones para cumplirlos y requiere de la toma de decisiones, es decir seleccionar diferentes cursos de acción. La planeación establece un puente entre el punto donde se está y aquel otro donde se desea ir.

PLANEACION:

Proceso que comienza con los objetivos, el cual define estrategias, políticas y planes detallados para alcanzarlos. Establece una organización para instrumentar las decisiones e incluye una revisión del desempeño y mecanismos para la retroalimentación al iniciar un nuevo ciclo de la planeación.

TIPOS DE PLANES:

• PROPOSITOS O MISIONES:

Se identifica la función o tarea básica de la institución, en todo sistema social las empresas tienen una función o tarea básica que la sociedad les asigna:

Ej: empresa comercial: producción de bienes y servicios

Tribunales: interpretar leyes y su aplicación.

Universidades: enseñanza, investigación y servicios comunitarios.

Muchos consorcios conciben su misión como sinergia.

• OBJETIVOS O METAS:

Fines que se persiguen por medio de una actividad de cierta índole.

Son un plan a seguir, tienen que ser cuantificables y alcanzables, representa el punto final de la planeación, comparo lo que planeé con los resultados.

• ESTRATEGIAS:

Se refieren a la determinación de objetivos básicos a largo plazo de una empresa y la adopción de los cursos de acción y la asignación de recursos necesarios para su cumplimiento.

Cursos de acción a seguir que está sustentado en los objetivos que yo quiero lograr. Hay que consolidar los planes a largo plazo con los planes a corto plazo. Es el método que se utiliza para realizar lo planeado, teniendo los recursos necesarios para su cumplimiento.

• POLITICAS:

Son enunciados o criterios generales que encausan el pensamiento en la toma de decisiones, no todas las políticas son enunciados (se desprenden de la acción del administrador).

Es una orientación a seguir la cual es flexible, en la marcha es susceptible de ser modificable. El administrador puede hacer cambios en sus políticas, siempre y cuando el se lo comunique a sus superiores. Ej. Ascender a un empleado con capacidad para un puesto superior.

En las políticas se define un área en la cual habrá de tomarse una decisión y se garantiza su consistencia para cumplir objetivos. Ayudan a tomar decisiones antes de que se conviertan en problemas. Evitan el análisis de situaciones repetitivas.

Existen muchos tipos de políticas:

Contratación solo con grados universitarios

Promover las sugerencias de los empleados

Fijación de precios competitivos.

• PROCEDIMIENTOS:

Son planes por medio de los cuales se establece un método para el manejo de actividades futuras, el cual lleva una secuencia cronológica detallando la manera que deben realizarse las actividades para cumplir un objetivo.

• REGLAS:

Son planes simples que son obligatorios y son puestas por los administradores. Los trabajadores deben sujetarse a las mismas.

Las reglas son acciones u omisiones específicas que no están sujetas al empleado sino el empleado a ellas., por lo general son planes simples. Las reglas reflejan decisiones administrativas.

• PROGRAMAS:

Conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas, pasos a seguir, asignaciones, recursos por emplear y otros elementos necesarios para llevar a cabo un curso de acción dado. Habitualmente se apoya en los presupuestos, un programa prioritario podrá requerir de muchos programas de apoyo, podrá ser de suma importancia o simples y cotidianos. Todo programa requiere de coordinación y oportunidad.

• PRESUPUESTOS:

Es una formulación de resultados esperados expresados en términos numéricos, podrán llamarse programas en cifras, es el capital con que cuenta una empresa para llevar a cabo sus actividades y funcionamiento, puede expresarse en términos financieros, términos hora-hombre y términos hora-máquina.

Hay diferentes tipos de presupuestos, como son, de ingresos, de capital y de efectivo.

El presupuesto es el instrumento fundamental de planeación de muchas compañías y muchas veces obliga a adelantar lo antes planeado.

RELACION ENTRE PROCEDIMIENTO Y POLITICA:

La política es una orientación a seguir mientras que el procedimiento es la manera detallada en que se va a llevar a cabo con un orden cronológico, y debe ser congruente con las políticas establecidas.

Por ej:

Política:

vacaciones a los empleados

Procedimiento:

determinar programas de vacaciones que eviten interrupciones en el flujo de trabajo

fijación de métodos y tasas para el pago de vacaciones

establecer registros que asegure a todo empleado su periodo vacacional.

Explicitar los medios para solicitar vacaciones.

RELACION ENTRE REGLA Y POLITICA:

Las políticas son principios generales que rigen el desarrollo de la empresa y las reglas son mecanismos concretos y específicos en relación a los procedimientos y comportamientos de los integrantes de la empresa para que estos no se desvíen y se salgan de las políticas y principios de la empresa y son de observancia general para todos los miembros.

La regla no permite discrecionalidad alguna en cuanto a su aplicación mientras que en la política el administrador puede actuar con discrecionalidad en la toma de decisiones.

PORQUE SE LE CONSIDERAN HERMANOS SIAMESES DE LA ADMINISTRACIÓN A LA PLANEACION Y AL CONTROL:

Porque mientras vamos planeando necesitamos llevar un control para ratificar lo que estamos haciendo e ir conociendo como estamos realizando las cosas para tener la posibilidad de enmendar, de solucionar los errores.

PASOS DE LA PLANEACION

• ATENCON A LAS OPORTUNIDADES:

Se le considera en la práctica como el verdadero punto de partida de la planeación. Como administradores debemos siempre de hacer un análisis preliminar de posibles situaciones y oportunidades futuras, advertirlas clara y totalmente, identificarnos como empresa de que dispongo, que no tengo, que problemas deseo resolver y porque, así como especificar finalmente que espero ganar.

Detectar las oportunidades y aprovechar las ventajas que te presente el mercado, tu potencial humano, la demanda del servicio, es el punto de partida donde reconocemos para que somos buenos y en que estamos fallando.

• ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS:

Establecer objetivos significa que tengo que atender tanto los generales como los departamentales o divisionales, así mismo establecerlos tanto a corto como a largo plazo. Un objetivo representa los resultados que espero lograr y me identifica los puntos terminales de lo que debe hacerse, en que se hará mayor énfasis y como voy a entrelazar las políticas, las estrategias, los procedimientos y el resto del tipo de planes que conozco y manejo.

• DESARROLLO DE PREMISAS:

Significa poner en circulación decisiones importantes de la planeación de acuerdo con los tipos de planes existentes y de acuerdo a los objetivos establecidos.

Preguntarnos bajo que condiciones nuestro plan será puesto en práctica y buscar que los administradores subordinados se coordinen y manejen las mismas premisas.

Entre mejor comprendamos y mayor sea el acuerdo entre los individuos encargados de la planeación con respecto a las premisas mayores serán los resultados.

• DETERMINACION DE CURSOS ALTERNATIVOS:

Buscar y examinar cursos de acción, alternativas específicamente que no sean perceptibles a simple vista, reducirlas y analizarlas las mejores o más prometedoras.

Casi no hay plan para el que no existen alternativas razonables y es frecuente que la alternativa menos obvia sea la mejor. En esencia el problema no es encontrar alternativas sino reducir su número a fin de analizar las más prometedoras.

• EVALUACION DE CURSOS ALTERNATIVOS:

Tras la búsqueda de cursos alternativos y el examen de sus ventajas y desventajas en este paso las evaluamos y las ponderemos a la luz de las premisas y las metas.

Se examina, se mide y se compara contra los objetivos y premisas, se evalúan y aquellas alternativas que estén de acuerdo con los objetivos y metas nos quedamos con ellas. Es posible que ciertas alternativas parezcan más rentables pero exigen mayor desembolso de capital y un largo periodo de recuperación; otras parecerán menos redituables pero con menor riesgo y otras también podrán convenir mas a nuestros intereses.

• SELECCIÓN DE UN CURSO DE ACCION:

Este es el punto en el que se adopta el plan, es decir, el verdadero punto de la toma de decisiones. Este análisis y selección de los cursos revelan que el administrador puede optar por seguir varios cursos de acción en lugar de uno solo.

• FORMULACION DE PLANES DERIVADOS:

Una ves tomada la decisión anterior, la planeación no puede darse por concluida pues lo indicado es dar este séptimo paso ya que todo plan principal requiere invariablemente de planes derivados en apoyo al básico, planes derivados sobre el principal.

• TRANSLADO DE PLANES A CIFRAS:

Por medio de la presupuestación después de tomar las decisiones y establecidos los planes hay que dotarlos de significado, es decir, darles un significado numérico a c/u de ellos, convirtiéndolos en presupuestos. Entendemos por presupuestos la suma total de ingresos y egresos de una empresa.

Cada departamento deberá programar su propio tipo de presupuesto el cual deberá estar congruente con el presupuesto general de la empresa.

• COORDINACION A CORTO-LARGO PLAZO:

Debe haber una coordinación, los planes a corto plazo deben contribuir al cumplimiento del plan a largo plazo.

El administrador deberá revisar constantemente, para determinar este cumplimiento o no.

Proceder de esta manera es mucho mas sencillo que corregir inconsistencias.

PORQUE LA ATENCION A LAS OPORTUNIDADES SE LE CONSIDERA COMO EL VERDADERO PUNTO DE PARTIDA DE LA PLANEACION?

Porque como administrador debemos detectar y aprovechar las oportunidades que se nos presenten y posibles oportunidades futuras, identificar que es lo que tengo, lo que no, es cuando decido empezar a planear.

CUALES SON LOS 5 PUNTOS DE LA ATENCION A LAS OPORTUNIDADES?

Mercado, competencia, deseo del cliente, debilidades, fortaleza.

QUE DEBEMOS TOMAR EN CUENTA PARA ESTABLECER OBJETIVOS:

Donde quisiéramos estar, que deseamos hacer y cuando.

CUALES SON LAS CARACTERISTICAS DE LOS OBJETIVOS:

Que sean medibles y alcanzables.

QUE TIENE QUE VER LOS PROPOSITOS CON LAS PREMISAS?

Que para desarrollar las premisas debemos pronosticar para que quiero hacer esto? Que quiero lograr, dará resultados como estoy resultando mis objetivos, etc.

Debemos pronosticar con las posibles situaciones que se nos puedan presentar.

CUÁL ES EL PUNTO DE PARTIDA DONDE SE TOMA LA DECISION?

Selección de cursos o alternativas.

PORQUE LOS ADMINISTRADORES DEBEN ESTAR CONFORMADOS SOBRE LOS PLANES A LARGO PLAZO?

Para que tomen decisiones congruentes.

PORQUE CONSIDERAMOS A LA APO COMO INSTRUMENTO DE EVALUACIÓN?

Porque nos da una acertada evaluación, nos permite evaluar los planes e ir evaluando el resultado departamental de los objetivos.

PORQUE SE LE CONSIDERA COMO UNA TÉCNICA MOTIVACIONAL?

Porque motiva a los departamentos a competir sanamente entre ellos mismos para lograr los objetivos generales de la empresa.

PORQUE SE LE CONSIDERA COMO UN INSTRUMENTO DE PLANEACION Y CONTROL?

Porque al momento de planear debemos ir llevando un control de lo que estamos haciendo y podemos ir mejorando los errores que tengamos.

ADMINISTRACION POR OBJETIVOS (APO)

APO:

Es un sistema administrativo integral en el que se combinan en forma sistemática muchas actividades administrativas básicas y el cual persigue deliberadamente el cumplimiento eficaz y eficiente de los objetivos organizacionales e integrales

DÓNDE SE INICIA EL PROCESO?

En condiciones ideales el proceso se inicia en la cima de la organización, cuyo director general, orienta los esfuerzos de la organización, aun asi, no es esencial este punto de partida.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS GENERALES EN LA CIMA:

Primeramente debemos determinar la misión y las metas, establecer el periodo en que se van a cumplir, todo será tentativo hasta que se elaboren los objetivos verificables, no se deben imponer los objetivos para que nos los cumplan por obligación sino por gusto.

PRECISION DE LAS FUNCIONES ORGANIZACIONALES:

Cada persona tiene una función en la empresa, alguien es responsable de que hayan o no resultados, la estructura tiene una responsabilidad como empresa y si un departamento no trabajó en coordinación con los demás es responsable de no cumplir con el objetivo general.

ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS DE LOS SUBORDINADOS

Los subordinados deben disponer de toda la información pertinente para que tomen decisiones congruentes, el subordinado es un excelente eliminador de obstáculos al aprovechar sus experiencias es innovador y creativo ya que este propone y el superior asume responsabilidades, todos los objetivos deben estar enlazados porque todos conllevan al cumplimiento del objetivo general de la empresa.

Hay que medir recursos, tiempos y metas, incitar a la participación conjunta para todo establecimiento.

RECICLAMIENTO DE OBJETIVOS

Nos referimos a utilizar los dos métodos ascendente y descendente, tomar todas las opiniones de todos los integrantes de la empresa, reciclar ideas y objetivos ayuda a l superior a tomar mejores decisiones, cada cual debe saber sus alcances y limitaciones a la vez deben coordinar e interactuar los objetivos de los departamentos.

Los objetivos secundarios deben de estar de acuerdo con los objetivos generales.

La idea preconcebida por el superior puede cambiar al conocer las opiniones de sus subordinados.

Los distintos departamentos deben estar de acuerdo con los objetivos generales.

BENEFICIOS Y DESVENTAJAS DE LA ADMINISTRACION POR OBJETIVOS

DIME UN BENEFICIO DE LA APO Y EXPLÍCALO:

Mejora la administración en base a la orientación por resultados.

Por medio de la APO se mejoran los objetivos de la empresa y por lo tanto logra mejorar resultados, se lleva a cabo una mejor organización y se orienta por los resultados, se lleva a cabo un control para ratificar resultados erróneos.

OBJETIVO VERIFICABLE Y NO VERIFICABLE

Verificable:

Obtener un rendimiento sobre la inversión del 12 % al término del año fiscal en curso.

No verificable:

Obtener utilidades razonables

CUAL ES LA RECOMENDACIÓN DE LA APO:

Combinar ambos métodos, porque no funciona como quisiéramos, si utilizamos solo el descendente, no debemos imponer sino utilizar el método ascendente preguntando desde los trabajadores de menor responsabilidad hasta los de más alta responsabilidad

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PLANEACION

TIPOS DE PLANES

Propósitos o misiones

Objetivos y metas

Estrategias

Políticas

Procedimientos

Reglas

Programas

presupuestos

PASOS DE LA PLANEACION

Atención a las oportunidades

Establecimiento de objetivos

Desarrollo de premisas

Determinación de cursos alternativos

Evaluación de cursos alternativos

Selección de cursos alternativos

Formulación de planes derivados

Translado de planes a cifras

Coordinación corto-largo plazo

APO (PROCESO)

Objetivos preliminares

Funciones organizacionales

Objetivos de los subordinados

Reciclamiento de objetivos

Beneficios y desventajas de la APO

II

ORGANIZACIÓN

Como se va a hacer?

I

PLANEACION

Qué se quiere hacer? Qué se va a hacer?

IV

CONTROL

Cómo se ha realizado?

III

DIRECCION

Ver que se haga

PROCESO ADMINISTRATIVO

El conjunto de fases administrativas cuya interacción (planear, organizar, dirigir y controlar) propicia resultados eficientes, a través de su correcta aplicación en la búsqueda de los objetivos de la EMPRESA.

BENEFICIOS

Intento de inovación

Mejora la administración en base a la orientación por resultados.

Precisa: estructura-autoridad

Estimula compromisos personales y organizacionales.

Permite medir resultados y emprender acciones correctivas.

DESVENTAJAS

Ponernos limitaciones

Origen: negligencia en su aplicación (APO)

En cuanto a su enseñanza por parte de los administradores.

La omisión de pautas

Establecer metas verificables dentro de ciertos límites

No siempre el administrador será consecuente con la necesidad de ajustar cambios sobre la marcha

Abusos en cuanto a metas cuantitativas

OBJETIVOS DEL SUBORDINADO

DESEMPEÑO EN MARCHA DEL SUBORDINADO

NUEVAS APORTACIONES

DESEMPEÑO FINAL DEL SUBORDINADO

OBJETIVOS DE LOS SUPERIORES

RECURSOS NECESARIOS DISPONIBLES

RECOMENDACIÓN PRELIMINAR DEL SUPERIOR DE OBJETIVOS DEL SUBORDINADO

FORMULACION PRELIMINAR DE OBJETIVOS POR EL SUBORDINADO

REVISION PERIODICA DE AVANCES POR EL SUPERIOR

REVISION FINAL Y EVALUACION DEL DESEMPEÑO

MEDIDAS CORRECTIVAS Y APOYO DEL SUPERVISOR

ORGANIZACIÓN

APROPIADA

AREAS DE RESULTADOS CLAVES

PREMISAS

DE PLANEACION

OBJETIVOS DE LA EMPRESA