Planificación de una empresa

Control. Sistema de información. Planes. Evaluación de desempeño. Organización de personal. RRHH (Recursos Humanos)

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ORGANIZACIÓN Y MÉTODOS DEL TRABAJO

TEMA 10. PLANIFICACIÓN , CONTROL Y SISTEMA DE INFORMACIÓN.

10.1 INTRODUCCIÓN .-

La planificación proporciona una dirección y un sentido de desempeño; puede ayudar a lograr o incrementar el éxito, facilita a la dirección el cambio y al adaptación al entorno y contribuye a mejorar los resultados de otras tareas directivas.

Para que las ventajas de planificación se pongan de manifiesto es imprescindible contar con unos adecuados sistemas de información y control .Sin ellos es imposible alcanzar la flexibilidad del proceso. Estos tres elementos actúan entre sí.

10.2 LA PLANIFICACIÓN.-

Proceso formal en el que se fijan metas y se establecen planes detallados de cómo alcanzarlas.

Diferencias entre planificación y plan.

Planificación .- Operación mental que incluye los planes.

Planes.- Suelen ser los resultados de la planificación y definen las posibles acciones.

Tipos de planes.-

  • PLANES ESTRATÉGICOS.- Conjunto de metas que determinan la dirección organizacional por lo que en ellos se verán reflejadas las actividades a cumplir.

  • PLANES PERMANENTES.- Se dan cuando las situaciones son relativamente estables y los objetivos reiterados Los principales planes permanentes son las políticas , los procedimientos y las normas.

  • Políticas.- Guías generales para tomar decisiones , deben permitir cierto margen de libertad.

  • Procedimientos.- Serie detallada de instrucciones para llevar a cabo una sucesión de acciones que se repitan con regularidad.

  • Normas.- Instrucciones que determinan qué se debe o no hacer en determinadas circunstancias.

  • PLANES DE UNA SOLA APLICACIÓN.- Planes para una acción específica y que suelen quedar obsoletos tras alcanzar el objetivo. Los principales planes de una sola aplicación suelen ser :

  • Programas.- conjunto de actividades para alcanzar , de una sola vez , un objetivo importante .Comprende los pasos necesarios , el responsable de cada paso y el orden y duración de ellos.

  • Proyectos.- Parte de un programa. Alcance limitado y directrices claras. Responsabilidad de una persona determinada.

  • Presupuestos.- Documentos donde se detallan los recursos que se destinan a las actividades específicas durante un período determinado. Son básicos para controlar la marcha de los programas y proyectos.

  • Según su temporalidad son:

    de largo , corto y medio plazo . La dimensión temporal dada a cada uno de ellos está ligada al tamaño de la empresa.

    Según su nivel son :

    Corporativos.- Es tarea de la alta dirección donde se fijan los grandes objetivos de la empresa.

    Tácticos.- Tarea de los mandos intermedios , están supeditados a los grandes objetivos. Se definen subobjetivos para los departamentos, se plantean normas de actuación ,programas operativos , procedimientos y tiempos...

    Operativos.- Tareas de los mandos operativos e incluso operarios .Se recoge la programación del trabajo individual , tiempos de ejecución , instrucciones , y control sobre la marcha del trabajo.

    Según su flexibilidad son :

    Rígidos.- No precisan modificaciones porque las variables que intervienen son conocidas.

    Flexibles.- contemplan cualquier variación en los acontecimientos.

    Para llevar a cabo la planificación son necesarios unos puntos de partida. Se les conoce como premisas de planificación y suelen ser:

    - La misión de la empresa.

    - Los valores y la ideología de la alta dirección.

    • Evaluación de las oportunidades y problemas internos y externos de la organización , así como sus puntos débiles y fuertes.

    • La previsión .- Punto de los más importantes de las premisas. Trata de hallar el rumbo más probable de los acontecimientos que influyen en la planificación.

    Técnicas de previsión.

  • Cualitativas.- Están sometidas a un gran grado de subjetividad , siendo útiles cuando hay escasez de datos ( investigación de mercados)

  • Análisis de series y proyección. Técnicas estadísticas que sólo tienen sentido cuando se tienen datos relativos a varios años y cuando las tendencias son claras y estables.

  • Modelos causales.- Apoyándose en datos históricos usan la información acerca de la relaciones entre los elementos pertinentes.

  • Fases del proceso de planificación.

  • Determinación de las premisas.- Punto de partida de la planificación.

  • Especificación de objetivos.- Determinan la dirección de los planes principales definiendo así los objetivos por departamento.

  • Determinación de cursos de acción alternativos.- Fase creativa donde se pretende identificar alternativas .

  • Evaluación de las alternativas.

  • Elección de un curso de acción.- Toma de decisión sobre el curso a seguir.

  • Formulación de planes derivados.- Tienen como fundamento respaldar al plan principal.

  • Presupuestación.- Consiste en convertir los planes en números ( términos monetarios)

  • Principios de la planificación.

    • De metodicidad.- Los planes han de basarse en el análisis de los hechos y de las tendencias de su evolución.

    • De flexibilidad.- La planificación ha de permitir cierto grado de auto corrección.

    • De exactitud.- Grado de exactitud suficiente ,ya que ha mayor exactitud significa más gasto ( tiempo, recursos...)

    • De amplitud.- La planificación por exceso y por defecto puede disminuir la productividad del efecto planificador.

    • De economicidad.- Se orienta hacia un óptimo económico.

    10.3 EL CONTROL

    Función que cierra y completa el proceso administrativo al iniciar la retroalimentación de las acciones que se toman , es decir , una información valiosa para la planificación y que puede servir de estímulo a los distintos componentes de la organización.

    Significados de control.

    • Verificar

    • Regular

    • Comparar con un estándar

    • Ejercer autoridad sobre...

    • Limitar y restringir.

    Elementos de sistema de control.

  • Una medida característica y controlable para la que se conocen estándares.

  • Un medio para medir la característica

  • Un medio para comparar resultados y evaluar diferencias.

  • Un medio para efectuar cambios en el sistema a fin de ajustarlo a las necesidades.

  • Fases.

  • Obtención de datos

  • Comparación de datos con los estándares

  • Realización de acciones correctivas.

  • Tipos de control.

  • Control automático y humano.- Según los medios empleados.

  • Control de personas y funciones.- Según el objeto del control.

  • Control de actividades y resultados.- En relación al contenido.

  • Control a priori, a posteriori y permanente.-Según el momento de actuación.

  • Requisitos para su efectividad.

  • Ser entendible.

  • Seguir el patrón de la organización.

  • Efectividad y rapidez.

  • Ser flexible.

  • Ser económico.

  • Continuidad.

  • 10.4 EL SISTEMA DE INFORMACIÓN.

    La información es necesaria para la toma de decisiones.La organización la utiliza con cuatro propósitos.

  • Gestionar las operaciones día a día

  • Control de la gestión

  • Planificación estratégica.

  • Lograr ventajas competitivas.

  • SISTEMA DE INFORMACIÓN Y NIVELES JERÁRQUICOS.

    NIVEL ESTRATE-GICO

    NIVEL TÁCTICO

    NIVEL OPERATIVO

    NIVEL DE REALIZACIÓN

    CARACTERÍSTICAS DE LA INFORMACIÓN

    CARACTERÍSTICAS DE DISPOSICION

    INF.RE-PETITIVA

    DATOS EN MASA SOBRE LOS PROCESOS

    INFOR.DE MANDO Y CONTROL SOBRE LAS FUNCIONES

    INF.INTERNAS Y EXTERNAS REPRESENTATIVAS ,NECESIDADES DE INFO. AD HOC

    PLANIFICACIÓN ,ORGANIZACIÓN , MOTIVACIÓN Y CONTROL. SOLUCIÓN DE PROBLEMAS. INTEGRACIÓN A LARGO PLAZO

    ORIENTACIÓN FUNCIONAL ,PLANIFICACIÓN A MEDIO PLAZO Y CONTROL DE LOS RECURSOS.

    MARGEN DE DECISIÓN LIMITADO , ORIENTADO A LA REALIZACIÓN.

    OPERACIONES