PLANIFICACIÓN DE LA EJECUCIÓN DE OBRAS

ETAPAS Y AGENTES PARTICIPANTES EN EL PRCOCESO DE EDIFICACIÓN

En la planificación y programación de la ejecución de una obra, se trata de definir el calendario de ejecución de un conjunto de actividades.

Al hacerlo es lógico que pensemos en primer lugar en todas aquellas actividades de obra productivas, que afectan directamente a la empresa responsable de la ejecución, es decir el constructor.

No obstante el constructor no actúa solo. Sus actividades condicionan, y a la vez son condicionadas por las actividades de otros agentes que intervienen en el proceso: el promotor, equipo redactor del proyecto, equipo de dirección de las obras, subcontratista e industriales, proveedores de materiales y elementos, la administración, compañías de servicio, etc.

Por lo tanto, el programar la ejecución de una obra, no significa planificar y programar exclusivamente las actividades de uno solo de estos participantes. El programa ha de asumir una función de síntesis, integrando la intervención de los participantes y ha de ser el instrumentos que asegure la coordinación de las actividades a realizar por todos ellos, de acuerdo con unos objetivos generales predefinidos.

En el cuadro número 1, se relacionan de manera esquemática las actividades principales de las diversas etapas del proceso de edificación, y los agentes que intervienen.

La propia concepción del planning, su proceso de elaboración, el alcance y tipo de programas, etc., se ven afectados por la problemática que en cada caso concreto afecta a los agentes participantes, y por la estructura que liga sus relaciones mutuas.

Si queremos que el programa sea el elemento base de coordinación entre los participantes, la propia elaboración de este programa se ha de hacer de manera coordinada, participando todos los agentes implicados. Esto supone tener desde el origen unos objetivos muy concretos, un producto a realizar (proyecto) perfectamente definido, y una presencia de todos los agentes en todas y cada una de las fases del proceso de edificación.

Es evidente, que el desarrollo actual del sector de la edificación, no se ajusta generalmente a los criterios expuestos. Las diversas fases del proceso de edificación: PROMOCIÓN - DISEÑO - CONTRATACIÓN - EJECUCIÓN, no tienen con frecuencia una coherencia interna fruto de un programa y de unos objetivos globales, sino que se plantean de una manera compartimentada, como si cada uno tuviese una dinámica propia independiente de las otras. Los agentes actúan a partir del momento que le toca, quedando sus relaciones mutuas condicionadas en función del sistema de contratación que se adopte para cada intervención.

Cuadro 1:

DIVERSOS MODELOS DE RELACIÓN ENTRE LOS AGENTES PARTICIPANTES EN LA EJECUCIÓN

En la construcción de edificios para viviendas, el modelo más frecuente adoptado en la práctica, es el de un promotor que contrata por un lado a un equipo facultativo, que se encarga de redactar el proyecto y dirigir las obras; y por el otro una vez hecho el proyecto, contrata la ejecución a un constructor, que a su vez subcontrata partes o unidades de esta obra.

En promociones de gran volumen u obras industriales, es frecuente que el promotor encomiende todas las operaciones de proyecto, contratación y dirección a una oficina técnica (Ingeniería o Consulting), que contrata por separado a diferentes empresas para las diferentes partes o capítulos de la obra, coordinando su actuación.

En el cuadro número 2, se ha esquematizado estos dos modelos de relación entre los agentes, en función del sistema de contratación.

Cuadro 2:

LA FUNCIÓN DE LA COORDINACIÓN

La coordinación entre los participantes en la ejecución de la obra y entre las actividades que cada uno de ellos desarrolla, hay que establecerla tanto en la etapa de planificación de la obra, como en la etapa de seguimiento y control de su ejecución.

Ha y que establecer quien es el responsable de ejercer esta función, el cual ha de disponer de autoridad reconocida por todos los participantes. Es conveniente que entre los contratos que ligan las relaciones entre los agentes figuren clausulas relativas a:

- Determinar quien es el coordinador.

- Establecer el sistema a seguir para definir el programa de ejecución de la obra.

- Definición del sistema de seguimiento y control de la marcha de la obra, de las ordenes de trabajo y de las acciones correctoras a tomar en caso de presentarse desviaciones.

En la etapa de Planificación y Programación de la ejecución de la obra, la misión del coordinador será:

- Hacer el programa de ejecución de la obra, de acuerdo con unos objetivos predefinidos (planning contractual) y teniendo en cuenta los intereses de todos los participantes.

- Asumir por parte de todos los participantes, en la forma adecuada en cada caso, la programación definitiva y detallada (instrumento para el seguimiento de la marcha de la obra).

- Definición y aceptación por los participantes de los documentos y sistemas de seguimiento de la obra.

El impreso que se adjunta en el cuadro número 3, es un ejemplo de impreso que puede ser de utilidad, para obtener los datos necesarios de cada participante, para que el coordinador pueda definir el programa de ejecución.

Cuadro 3:

PLANIFICACIÓN Y COORDINACIÓN DE LA CONTRATACIÓN

El proceso de gestión de la contratación, requiere normalmente, el desarrollo de las siguientes actividades:

- Preparar lista de ofertantes a los que se pedirá la oferta.

- Preparación y entrega de la documentación a entregar a cada ofertante con la petición de oferta (proyecto y condiciones que ha de reunir las ofertas).

- Preparación de ofertas por parte de ofertantes.

- Presentación de ofertas por parte de los ofertantes.

- Elaboración de cuadro comparativos y análisis de las ofertas.

- Negociaciones, decisión de adjudicación.

- Redacción del contrato.

- Firma del contrato.

La realización de este proceso supone un periodo de tiempo determinado, al que hay que añadirle el tiempo necesario entre la firma del contrato y la fecha de comienzo de la intervención del contratista a la obra.. Esta lista de actividades es propia de contratación de obras privadas. La administración tiene sus propios procedimientos de contratación, que regula la ley y reglamento de contratos de obra del estado, si bien el objetivo y la finalidad es igualmente llegar a la adjudicación y contrato de la obra a realizar.

A continuación se expone un ejemplo de impreso, que puede ser de utilidad para programar la gestión de contratación de una obra.