Planeación de la implantación

Industriales. Actividades. Construcción e instalación del modelo. Personal. Diagramas

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CAPITULO V: PLANEACIÓN DE LA IMPLANTACIÓN:

Un proyecto en particular es el resultado de la excelente planeación de alcances, programas y gastos, esto se logrará mediante una serie de tareas interdependientes, no repetitivas que son necesarias realizar en un orden predefinido. El caso específico de La aplicación de un Estudio de Métodos para el Mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (S.I.G.), en los servicios administrativos de los Hospitales Nacionales del Departamento de Santa Ana, es una combinación multidisciplinaria de especialidades como son la administración, finanzas, informática y organización; De esta forma la unión o compenetración del objetivo común, el cual es aumentar la eficiencia en la recolección de información que alimenta el Sistema de Información Gerencial, se logra mediante el logro parcializado de las actividades planeadas.

El modelo que se plantea en el capítulo anterior se desarrolló tomando como punto de partida o patrón general del ciclo de vida del proyecto, el que propone iniciar, con la identificación de las necesidades las cuales se han efectuado en el Capítulo III, es decir el Diagnóstico de la situación actual, en forma específica en el planteamiento de la problemática. Posteriormente con el desarrollo de una solución propuesta, se efectúa en el Capítulo IV, en el desarrollo del modelo, seguidamente el ciclo continúa con la realización del proyecto, una sección que se incluirá en esta etapa que es la planeación de la implantación, y para finalizar el esquema general está la terminación del proyecto, en donde se realizan todas las actividades del cierre del mismo.

Inicialmente se realizará la creación de la organización del proyecto, es decir plantear los técnicos, profesionales y obreros que se necesitarán para que se eche andar; para dicha consecución se ha planteado el siguiente organigrama del proyecto, el cual se tomará como un modelo de organización, ya que cuando termine la implantación del modelo, desaparecerá (organización temporal). La organización se ha planteado de la siguiente manera:

Figura 21. Estructura Organizativa del Modelo del S.I.G.

5.1. DEFINICIÓN DE OBJETIVOS DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN

A. Objetivo General

Implantar el modelo de la aplicación del estudio de métodos para el mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (S.I.G), en los servicios administrativos de los hospitales Nacionales del Departamento de Santa Ana.

B. Objetivos Específicos

  • Definir las actividades necesarias para la implantación del modelo, aplicación de un estudio de métodos para el mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (SIG), en los servicios administrativos de los Hospitales Nacionales del departamento de Santa Ana.

  • Determinar el método de implantación que se adecue a la realidad existente.

  • Determinar los recursos humanos, materiales, tecnológicos y financieros, para la realización del Plan de Implantación.

  • Determinar la documentación técnica de apoyo, para la realización de la implementación del modelo.

  • Formular el programa para la capacitación de los usuarios del modelo.

  • Determinar el Plan de Evaluación o monitoreo del avance del modelo planteado.

5.2. DEFINICIÓN DE ACTIVIDADES DEL PLAN DE IMPLANTACIÓN

A. Actividades

Esta etapa de planificación de la implantación es el punto inicial, ya que es el lugar donde se define lo que se realizará a lo largo de la implementación del modelo. Para realizar la implantación de modelo “Aplicación de un Estudio de Métodos para el Mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (S.I.G.) en los servicios administrativos de los Hospitales Nacionales del departamento de Santa Ana”, se necesitan en forma cronológica las siguientes actividades:

A.1. Contratación del Personal del Proyecto

Esta etapa incluye primeramente definir o contratar al Administrador del modelo o encargado del mismo, el cual será el que debe planificar, organizar y sobre todo controlar el proyecto, ya que bajo su responsabilidad está el éxito del mismo. El Administrador del modelo tendrá que contar con las siguientes habilidades:

  • Liderazgo.

  • Habilidad para desarrollar a las personas.

  • Comunicación.

  • Habilidades interpersonales.

  • Habilidad para mejorar el estrés.

  • Habilidad para solución de problemas.

  • Administración del tiempo.

Todos estos factores o la mayoría de ellos tendrá que cumplir el administrador del modelo, debido a que él será la cabeza donde girará todo lo relacionado a la implantación del mismo. Posteriormente de encontrar a la persona idónea para administrar la implantación del modelo, se prosigue a la identificación de él mismo con las necesidades, ya que debe ser el encargado de implementar esta metodología a los empleados de éste. Los encargados de escoger al Gerente son los que elaboren el Proyecto, junto con el Directo del Hospital Nacional y el Coordinador del SIG. Esta sección de la actividad durará 3 días en donde se realizará la selección y escogitación del administrador del modelo; para ello se tomarán en cuenta el perfil que se describe en la asignación del Recurso Humano, además no debemos dejar de lado que se puede escoger un miembro del nosocomio ya que debe conocer parte del funcionamiento del mismo y del SIG. En esta actividad se contratará al Ingeniero de Sistemas y al Técnico de Sistemas.

Luego de haber hecho el proceso de selección y escogitación del administrador, él se encargará de escoger al primer equipo del proyecto, los cuales serán los encargados de iniciar el proyecto en sus primeras fases. Esta etapa durará 2 días en los cuales el administrador deberá analizar los posibles candidatos para los puestos y efectuar los contratos pertinentes con alguna empresa que se pretenda trabajar por proyecto. En totalidad esta actividad durará 5 días, y se realizará paralelamente en los tres nosocomios.

A.2. Divulgación de la propuesta en la institución:

Esta actividad consiste en concientizar al personal involucrado en la recolección de la información acerca de las ventajas que tiene el Sistema. Debido a que el anterior se mueve en el ambiente de programación de FoxPro 3.0, y el modelo se ha propuesto para el ambiente Visual FoxPro.

La forma de dar a conocer el sistema se realizará por etapas sucesivas, es decir iniciar con la cúpula superior de los Hospitales, las direcciones, administraciones; Esto se realizará en medio día en cada hospital (Nacional San Juan de Dios de Santa Ana, de Chalchuapa. De Metapán), posteriormente, los jefes de los cinco subsistemas (Almacén y Suministros; Farmacia; Archivo, Estadística y Documentos Médicos; Recursos Humanos; y Unidad Financiera), esto se realizará en el resto del primer día y en la mitad del segundo, con el mismo formato para los tres nosocomios; para finalizar con los recolectores de la información, ésta sección se llevará a cabo en día y medio para que de esta manera se realice en tres días esta actividad y así en los tres nosocomios; se hará de esta manera en forma descendente, ya que primeramente para concientizar a los jefes que el Sistema de Información General, aumentará la eficacia en la toma de decisiones y luego los recolectores de información para concientizarlos que ellos son los más importantes para que la información sea representativa, para poder realizar esta actividad en el tiempo programado y en forma paralela en los tras centro de salud, se dividirá el recuso humano disponible para la implantación, de la siguiente manera:

  • El Hospital Nacional “San Juan de Dios” de Santa Ana, se encargará el Administrador del Modelo.

  • El Hospital Nacional de Chalchuapa, se encargará el Ingeniero de Sistemas.

  • El Hospital Nacional de Metapán, se encargará el Técnico en Sistemas.

A.3. Contratación de Personal Técnico:

Luego de haber planteado la organización y los perfiles de los empleados en las áreas técnicas, se procede al proceso de selección y contratación del personal técnico, esto será la primera convocatoria, debido a que no se contratará al 100% de los empleados, se iniciará con la contratación del Supervisor de obra y el 50% de los obreros, electricistas y carpinteros, ya que se irá incluyendo al resto en el transcurso del proyecto, esto se realizará en 10 días yua que se destinará 5 días para el San Juan de Dios de Santa Ana, 3 para Chalchuapa y 2 para Metapán.

A.4. Adquisición de Materiales y Equipo

Esta actividad se llevará a cabo paralelamente a la contratación del personal técnico, lo realizará el Administrador del modelo ya que él será el primero en terminar la etapa anterior. Además se realizará la cotización y adquisición del equipo a utilizar, y en caso particular para el modelo del mejoramiento del Sistema de Información Gerencial, será:

  • Equipo de cómputo, incluidos: PC, impresoras, reguladores de voltaje y UPS.

  • Mobiliario de oficina.

  • Material para la construcción de la oficina del SIG.

  • Material (cables) para la instalación de la Red.

A.5. Construcción e Instalación del modelo, Mejoramiento del SIG:

Esta etapa comprende desde el traslado del material y equipo del proveedor a los Hospitales, hasta la primera puesta en marcha, ya que se plantean dos etapas, y entre ellas se realizará la segunda convocatoria de contratación. Esta actividad durará 17 días, en donde se iniciará con los tres hospitales en forma simultánea.

A.6. Segunda Convocatoria de Contratación de Personal Técnico:

En esta etapa se contratará el resto del recurso humano, ya que en la primera convocatoria solamente se seleccionaron y en está se contrataron para la segunda parte de la puesta en marcha. Los puestos contratados serán:

  • Resto del personal obrero, electricistas y carpinteros, y tendrá una duración de 4 días.

A.7. Adiestramiento de Personal:

Para esta etapa se realizará por segmentación de grupos, debido a que es una gran cantidad de recolectores de información, es por ello que se ha planificado de la siguiente manera:

  • Reuniones de información.

  • Presentación de manuales de usuario.

  • Evaluación por parte de los ejecutores del proyecto a los ejecutores del Sistema de Información Gerencial.

Para poder realizar la capacitación se necesitará un espacio físico adecuado, es por ello que se ha seleccionado el auditórium, y se utilizará el siguiente equipo:

  • Rotafolio, para lograr explicar los conceptos aún no claros en la presentación.

  • Cañón o proyector multimedia.

  • Computadora,

  • Plumones y borrador.

  • Retroproyector de acetatos.

  • Mesas y sillas.

  • Volantes para lograr hacer las convocatorias.

  • Folletería para realizar la presentación.

  • Libreta de apuntes y lápices.

Todo esto se realizará con el objetivo de poder hacer más comprensiva y con mayor didáctica la capacitación, tendrá una duración de 3 días uno para cada nosocomio, y lo efectuará para el caso del Hospital Nacional “San Juan de Dios” de Santa Ana, el Administrador del Modelo, para el Hospital Nacional de Chalchuapa, el Ingeniero de Sistemas y el Hospital Nacional de Metapán el Técnico de Sistemas.

A.8. Transferencia Preliminar del Equipo al Personal del Modelo:

Luego de haber realizado la etapa de adiestramiento se presenta la primera entrega del proyecto, ya que se tienen que realizar las pruebas con los empleados escogidos para dicho deber, ellos fueron escogidos por parte de la Comisión del SIG, tomando como base varios factores críticos de selección. Luego de haber escogido a los participantes se prosigue con la entrega de la primera etapa del modelo, la cual contendrá la prueba preliminar de éste, tendrá una duración de 1 día ya que los encargados de cada proyecto en los Hospitales se harán cargo de éste.

A.9. Prueba Preliminar:

Esta actividad comprende la puesta en marcha del modelo de mejoramiento del Sistema de Información Gerencial, en forma preliminar, en un período de un mes, esto con el objetivo de verificar la funcionabilidad primeramente del Software, los procedimientos y los formularios, y trabajando de lado la actividad de las personas al cambio, ya que de una u otra manera serán renuentes, en donde el encargado en cada hospital tendrá que lidiar con conflictos.

A.10. Retroalimentación de las Pruebas Preliminares:

Posteriormente de realizar las pruebas se realiza la retroalimentación o monitoreo del modelo, esto con el objeto de alterar en cierta medida los errores cometidos en la prueba preliminar, ya que luego de esta etapa se continúa con la entrega del proyecto y dejarlo funcionando en los tres nosocomios. Para que de esta manera se pueda realizar un proyecto efectivo y productivo. En esta etapa se formaron reuniones con las personas y se involucraron en las pruebas preliminares, para que por medio de la lluvia de ideas se logre inicialmente plantear los problemas, que se llevaron a cabo, y posteriormente buscar las posibles soluciones, tomando como base la productividad del modelo, y la aplicación de métodos adecuados de recolección de información, tendrá una duración de 2 días.

A.11. Liberación de Recursos y Entrega del Proyecto:

Esta etapa es la última del método de “Aplicación del Estudio de Métodos para el Mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (SIG), en los Hospitales Nacionales del departamento de Santa Ana”, ya que en ella se liberaran los recursos del proyecto, para los que sean contratos pasen a ser parte de la organización del Hospital y tendrá un período de realización de 2 días, para posteriormente dejar caminando el modelo del S.I.G.

A.12. Monitoreo del Modelo:

Esto lo realizará el Jefe de cada subsistema y él realizará evaluaciones a los empleados, de otra área, esto se realizará cada año, para evaluar resultados del Sistema de Información Gerencial (SIG).

B. Programación de Actividades del Plan de Implantación:

En cuanto a la programación de actividades se plantean las actividades de modelo del SIG, con la única diferencia que se le incluyen los tiempos de realización de las actividades, para llevar a cabo esto, se utilizarán primeramente el Cuadro de Actividades, el Diagrama de flechas (CPM), el Diagrama de Precedencia, Cronograma de Actividades, el diagrama Calendario, Matriz de Responsabilidad, todo esto para la “Aplicación del Estudio de Métodos para el Mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (SIG), en los Hospitales Nacionales del Departamento de Santa Ana”.

B.1. Cuadro de Actividades del Plan de Implantación, para la “Aplicación del estudio de métodos para el mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (SIG), en los Hospitales Nacionales del departamento de Santa Ana”:

Para cada actividad se le asigna un tiempo promedio normal (días) que requiere para su realización, además se asigna la secuencia de actividades en su orden de ejecución, otro punto importante que se incluye son las actividades precedentes a cada actividad (Ver Tabla 80)

Tabla 80. Actividades del Plan de Implantación para el estudio de Métodos para el Mejoramiento del Sistema de Información General (SIG), en los Hospitales Nacionales del Departamento de Santa Ana:

No.

Actividad

Tiempo (días)

Efectividad Predecesora

A

Contratación del personal del Proyecto

5

-

B

Divulgación de la propuesta en la institución.

3

-

C

Contratación del personal técnico.

10

A - B

D

Adquisición de materiales y equipo.

5

B

E

Construcción e instalación del modelo, mejoramiento del SIG

17

C - D

F

Segunda convocatoria de contratación de personal técnico

4

D

G

Adiestramiento del personal

3

F

H

Transferencia preliminar y del equipo y material al personal del modelo

1

E - G

I

Prueba preliminar

30

H

J

Retroalimentación de las pruebas preliminares

2

I

K

Liberación de recursos y entrega del Proyecto

2

J

B.2. Diagrama de Flechas para el modelo “Aplicación del estudio de métodos para el mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (SIG), en los Hospitales Nacionales del departamento de Santa Ana”:

Considerando todas las actividades que se plantearon para la puesta en marcha del modelo de mejoramiento del SIG, presentado en el cuadro anterior, se tomará como base para la construcción del Diagnóstico de Red o Diagrama CPM, el cual muestra en forma gráfica la secuencia de la realización de las principales actividades de la implantación.

En el diagrama de flechas que se presenta a continuación, se elaboran las actividades en el orden presentado, es por ello que se debe evaluar la ruta crítica o ruta más corta, en donde se plasmará la ruta o tiempo ideal para poder realizar el proyecto, no dejando de lado los tiempos de duración y las actividades predecesoras de cada una de ellas.

B.3. Diagrama de Precedencia:

Antes

Después

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

A

B

C

D

E

F

G

H

I

J

K

Figura 23. Diagrama de Precedencia.


Figura 22. Diagrama de Actividades (Redes) de la implantación del Mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (S.I.G.)


B.4. Cronograma de Actividades:

Una vez que se han diferido las actividades del plan de implantación, su secuencia y los tiempos promedios, posteriormente se procede a definir el programa calendarizado para la implantación.

El programa indica las fechas de inicio y finalización de cada una de las actividades, por lo que constituye un instrumento para el control y seguimiento de implantación.

El plan de implantación se llevará a cabo a partir del Lunes 7 de Enero del 2002 y se terminará el Martes 2 de Abril del 2002.

A continuación se muestra el cronograma de actividades del plan, para el cual se utilizará día hábil ya que se trabajará en el proyecto. El cronograma de actividades del modelo, “Aplicación del estudio de Métodos para el mejoramiento del Sistema de Información Gerencial (S.I.G.), en los servicios Administrativos de los Hospitales Nacionales del Departamento de Santa Ana”.

B.5. Matriz de Responsabilidad:

Tabla 81. matriz de responsabilidad:


No.

ACTIVIDADES

comité colaborador del proyecto

Comisión del S.I.G.

Administrador del modelo moyecto.

Ingeniero de Sistemas

Técnico de Sistemas

Supervisor de Obras

Obreros

Electricistas

Carpintero

Personal del Modelo

1

Contratación del personal del proyecto (Administrador del modelo)

R

S

2

Divulgación de la propuesta en la institución

R

3

Contratación del personal técnico

S

R

4

Adquisición de materiales y equipo

R

R

5

Efectuar construcción e instalación del modelo, mejoramiento del S.I.G.

S

R

O

O

O

O

6

Segunda convocatoria de contratación de personal técnico

R

7

Adiestramiento del personal

S

R

O

8

Transferencia preliminar del equipo y material al personal del modelo (Administrador del modelo)

S

O

9

Prueba preliminar

S

R

R

101

Retroalimentación de las pruebas preliminares

S

R

R

S

11

Liberación de recursos y entrega del proyecto

R

S