Planeación administrativa

Administración en la empresa. Planeamiento. Gerencia organizacional. Desarrollo estrategia. Descentralización. Organización línea y staff

  • Enviado por: Mandy
  • Idioma: castellano
  • País: Colombia Colombia
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PLANEACIÓN

Planear consiste en determinar con anterioridad el marco de acción que se va a llevar a cabo.

Cuando el gerente planea está estructurando el desarrollo de una acción para el futuro utilizando premisas analíticas y limitaciones, en forma coordinada y consciente a fin de conseguir unos objetivos o metas propuestas.

La planeación, por ser un trabajo mental, es un subsistema intelectual que requiere una predisposición a meditar antes de actuar, basándose en la innovación y en la creatividad, pilares básicos para lograr una planeación dinámica, consciente del cambio, presionado por la influencia permanente del medio ambiente.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN

La planeación es de suma importancia porque nos permite proyectar innovaciones y estilos nuevos, para dar solución a los problemas. El resultado de cualquier labor permanece en la mente en forma nítida y esto permite desechar cualquier idea contraria a la tarea o labor ya establecida.

La planeación es importante porque reduce a un mínimo los costos, por ejemplo, en la producción de automóviles, si no se planificara, sería imposible producir un artículo tan complejo con tanta rapidez y con unos gastos relativamente aceptables.

La planeación, no sólo en el campo de la producción, es económica sino en la generalidad de todos los planes de la dirección, debido a que la planeación contribuye a la ordenación de las actividades, a encauzar todos los esfuerzos hacia los objetivos propuestos.

La planeación es de suma importancia porque nos da un marco de referencia para la toma de decisiones que van a influir en forma determinante en el desarrollo organizacional de la organización.

Una vez que el administrador termina la fase de la planeación no queda libre de ella, pues es absolutamente necesario seguir planificando si se desea éxito, porque las organizaciones están cambiando en forma permanente, influidas por su medio ambiente.

VENTAJAS DE LA PLANEACIÓN

Cuando llevamos a cabo una planeación adecuada los objetivos o metas se logran de una manera más fácil y con resultados efectivos.

La planeación permite asilar el trabajo improductivo, reduciendo costos en beneficios de la organización. Cuando la planeación se hace a conciencia, nos puede marcar la necesidad de innovaciones o cambios para el futuro del negocio, sacadas de las diversas alternativas.

Para el administrador, la planeación estimula todo el sistema de trabajos en forma clara y amplia, permitiéndole al gerente obtener una mejor comprensión de cada una de las actividades y percibir las bases en que se fundan sus acciones.

La planeación hace más definitivo el trabajo dentro de las limitaciones de espacio y tiempo. La planeación permite las bases del control porque enmarca los puntos de partida y terminación de las actividades de la organización.

La planeación y el control se separan en forma conceptual para su estudio y análisis, pero en la práctica administrativa son inseparables, se les considera hermanos siameses.

La planeación permite manejar la incertidumbre del futuro; como sabemos el futuro es incierto.

PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La estrategia sistemática empresarial es el desarrollo ordenado de sus objetivos y acciones a largo plazo, para lograr estos objetivos y acciones, la organización pone al servicio de la estrategia los recursos humanos, recursos materiales, técnicas, al igual que todo tipo de plan, teniendo en cuenta los problemas y riesgos que plantea el suprasistema cultural, económico, político y natural.

Al conceptuar sobre la estrategia, hacemos relación a la planeación estratégica, pues son términos íntimamente ligados, debido a que ambos indican una secuencia cronológica de acciones para lograr objetivos en determinado tiempo.

IMPORTANCIA DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

La planeación estratégica implica el largo plazo y desde luego, grandes decisiones estratégicas. En la práctica administrativa, la planeación estratégica la realizan los ejecutivos de mayor rango de la organización, debido a que las estrategias corrientemente hacen referencia al marco general de la empresa en su desarrollo interno y el medio ambiente externo, que influye en los objetivos trazados a largo plazo.

El plan estratégico debe describir en forma lo más amplia posible las tareas a realizar, haciendo ver los por menores de los beneficios al realizarlas, estableciendo períodos de tiempo en cada tarea o actividad. Se debe especificar el producto o servicio y a qué población o mercado está dirigido, como también las utilidades que dará el producto o servicio; se debe establecer la clase de recursos, bien sea materiales o humanos, que requiere cada objetivo.

La planeación estratégica debe establecer con anterioridad en forma clara cual es su contribución no sólo a la organización propiamente dicha, sino a la comunidad en general.

La planeación estratégica tiene que ver con los hechos fundamentales de la organización en el futuro, no tomando decisiones sobre este, que como conocemos es incierto, debemos tomar las decisiones estratégicas, teniendo en cuenta el futuro. Este futuro exige al estratega innovación creativa en toda la estructura organizacional de manera continua pues el mundo evoluciona en forma permanente y la empresa es parte determinante del mundo mutante. Los cambios acelerados como la tecnología de grandes industrias, entre otras las computadoras, utilizables en todos los campos, llevaron a las empresas a buscar nuevos rumbos, nuevas oportunidades.

La complejidad gerencial, debido a factores que el gerente actual tiene que tener en cuenta entre otros la inflación, la variación de incrementos en los costos fijos, el mercadeo, la responsabilidad social, económica y de servicios de la organización, que hoy es más exigente, nos muestra la importancia y la necesidad de la planeación estratégica.

DESARROLLO DE UNA ESTRATEGIA SISTEMATICA

Un sistema de planeación estratégica es sencillamente el comienzo de un procedimiento de formular objetivos, que indican el rumbo de una organización. Luego un sistema de planeación estratégica se debe diseñar, teniendo en cuenta el objetivo (propósito) principal que se persigue con su implantación. Este plan estratégico una vez implantado para que tenga éxito, debe ser coherente, es decir, las políticas de personal, mercadeo, finanzas y producción deben converger a la estrategia trazada. Es fundamental tener en cuenta en la estrategia la realidad interna de la organización, porque ello nos dice con objetividad que sabe hacer la empresa, sería un error fatal desconocer el medio interno de la organización. Pero la coherencia de la estrategia no sólo debe ser interna, debe ser también externa, es decir, con el entorno en que tiene que actuar o desenvolverse la empresa.

Para que el desarrollo de la planeación estratégica sea favorable, se sugiere que el gerente realice algunas preguntas, desde luego con sus respuestas:

  • Dónde está nuestra empresa?

  • A dónde quiere llegar nuestra empresa?

  • Qué decisiones debe tomar la empresa para llegar?

  • EL PROCESO DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

    La planeación estratégica sistémica como proceso es una secuencia cronológica racional que nos lleva a la consecución de un objeto global mediante acciones predeterminadas. En esencia el proceso es sencillamente la formulación de una estrategia: Esta debe determinar los objetivos, generar políticas básicas para alcanzar los objetivos y definir el negocio o actividad en que la empresa quiere operar.

    Los pasos más importantes del proceso sistémico de planeación estratégico son:

  • Determinación o fijación del fin o misión de la organización. El término misión también se puede conocer con los nombres de: objeto básico, propósito, meta, aspiración, finalidad.

  • Una vez definida la misión el gerente opera bajo el marco establecido por los accionistas. Este es el paso más importante.

  • Formulada la misión se deben identificar los objetivos y estrategias vigentes, teniendo en cuenta el suprasistema cultural, económico, natural y político, y así detectar influencias determinantes sobre la capacidad de la empresa, al igual que el análisis de los recursos, lo que nos permite determinar las ventajas y desventajas competitivas de la empresa.

  • Identificar las oportunidades y amenazas estratégicas. Estudiando el medio ambiente y los recursos, podemos pronosticar los efectos de la estrategia existente y así el administrador determinar si las oportunidades son favorables para renovar la estrategia o continuar con su ejecución.

  • Es la toma de decisión estratégica, producto del análisis hecho en el punto 3. Para llegar a la decisión estratégica, se deben identificar, evaluar y seleccionar alternativas estratégicas.

  • Ejecución de la estrategia (acción empresarial). Definida la estrategia debe darse operatividad en forma tal, que permita coherencia sistémica de la organización, para ello hacemos uso de la planeación táctica.

  • Planeación administrativa
    Los cinco pasos presentados son una guía en el proceso de planeación estratégica, pasos que pueden variar obedeciendo a la clase de negocio, importancia de la organización, capital de la organización, sistema económico, político y social, clase de industria dentro de la cual se encuentra la organización. En esencia, no toda planeación estratégica es igual.

    VENTAJAS Y DESVENTAJAS DE LA PLANEACIÓN ESTRATEGICA

    Ventajas

  • La planeación estratégica contribuye a anticiparse a los problemas, lo que permite al administrador dar soluciones oportunas.

  • Reduce la posibilidad de cometer errores con sorpresas desagradables, las estrategias y objetivos son trazados en forma muy cuidadosa.

  • Brinda a los gerentes lineamientos lógicos y consecuentes, con el desarrollo de las actividades para alcanzar los objetivos de la empresa a largo plazo.

  • Desventajas

  • La principal desventaja de la planeación estratégica es la gran inversión de tiempo, personal y dinero.

  • Algunas empresas utilizan personal especializado en planeación, para formular estrategias, ellos requieren de nuevos espacios para sus oficinas, altos costos de investigación de mercados, costos de adiestramiento de personal, etc.

  • La empresa pequeña que no tiene un departamento dedicado a la planeación no puede seguir el proceso sistémico de planeación estratégico. No obstante, se favorece siguiendo unos marcos básicos.

  • PLANEACIÓN TÁCTICA

    La planeación táctica hace referencia al empleo de los recursos, en objetivos específicos.

    La planeación táctica mediante la estructura organizacional contribuye a la consecución de los objetivos de la planeación estratégica. Un plan de un director de carrera en una universidad, sobre la modificación de una materia, es estratégico, en cambio para el Consejo Superior sería táctico.

    La planeación táctica hace referencia al empleo efectivo de todos los elementos o recursos para el logro de las metas establecidas.

    TIPOS DE PLANES

    Los planes los podemos clasificar en:

    • Objetivos

    • Políticas

    • Procedimientos

    • Reglas

    • Proyectos

    • Programa

    • Presupuesto

    OBJETIVOS

    Los objetivos son los propósitos o fines hacia los que se encaminan las acciones o actividades de la organización.

    Los objetivos deben establecerse en la forma más clara que sea posible, para poder concretar a los subalternos en las metas que deben alcanzar.

    POLÍTICAS

    Las políticas son orientaciones o conceptos amplios que guían el pensamiento de todos aquellos a quien corresponde tomar decisiones. Las políticas que se tracen deben marcar áreas específicas que aseguren el logro de las metas; por ello la formulación de las políticas debe partir de hechos y no de reflexiones personales, ni de decisiones oportunistas.

    Las políticas deben ser expresadas en forma clara y precisa para que puedan ser interpretadas, ayudando así considerablemente a la realización del trabajo administrativo.

    Hay que dejar en claro que las políticas deben ser amplias, es decir, dejar un margen para que el subordinado pueda juzgar discrecionalmente. De no darse, este margen sería una regla.

    Ejemplo de política de ventas:

    • Dar crédito sólo a organizaciones de gran prestigio.

    • Devolvemos su dinero sin hacer preguntas.

    PROCEDIMIENTO

    Un procedimiento es un plan que indica la cronología secuencial más adecuada para lograr óptimos resultados en cualquier área de la organización.

    Los procedimientos permiten canalizar todas las actividades de la organización hacia sus objetivos primarios, contribuyendo a la delegación de la autoridad en los subalternos con la certeza de que se ajustan a los objetivos y políticas de la organización. Los procedimientos son guías de acción y no de razonamiento, para sentar criterios.

    PRESUPUESTO

    Un presupuesto es un plan en el que los resultados esperados se expresan en forma numérica.

    El presupuesto puede ser dado en unidades de tiempo, unidades de materiales, hombre hora, horas máquinas, en términos financieros o en cualquier otro término numérico. En la mayoría de los casos, los presupuestos se dan en términos monetarios, debido a que las unidades monetarias son las más utilizadas.

    REGLAS

    Las reglas son guías de acción, más que para el pensamiento. Se diferencian de los procedimientos en que no hay secuencia en el tiempo de las políticas, se diferencian porque éstas orientan el pensamiento de quien corresponde tomar decisiones dejando margen para juzgar discrecionalmente; en cambio, las reglas son guías de acción, pero no permiten discreción en su aplicación.

    PROGRAMA

    Un programa es un conjunto de planes tales como objetivos, políticas, presupuestos, procedimientos, reglas, recursos y todos los demás elementos necesarios para lograr lo propuesto.

    PROYECTO

    Un proyecto es parte de un programa general, que puede ejecutarse en forma independiente.

    PLANEACIÓN A CORTO, MEDIANO Y LARGO PLAZO

    Para determinar la planeación a corto, largo o mediano plazo es necesario tener en cuenta los siguientes factores:

    • La clase de negocio.

    • Importancia de la organización.

    • La clase de industria dentro de la cual se encuentra la organización.

    • El capital de la organización.

    • Sistema económico, político, social.

    • Nivel jerárquico del ejecutivo.

    • Otros.

    En términos generales en las organizaciones, cuando la planeación se hace de seis meses o doce meses de habla de la Planeación a Corto Plazo.

    Cuando la planeación se hace de uno a tres años se habla de la Planeación a Mediano Plazo.

    Cuando la planeación se hace de tres a cinco años se habla de la Planeación a Largo Plazo.

    CARACTERÍSTICAS DE UN BUEN PLAN

    Para que un plan sea bueno debe poseer ciertas cualidades básicas:

    • En primer lugar el plan debe ser concreto, claro, conciso, es decir, que se refiera a un objetivo definido.

    • Que se comprenda en todos los detalles.

    • Debe ser completo, que abarque adecuadamente todos los trabajos requeridos para alcanzar el objetivo final en forma satisfactoria.

    • Que sea razonablemente armónico, teniendo en cuenta la parte financiera.

    • Que tenga flexibilidad, condición básica si se tiene en cuenta la parte financiera.

    • Que tenga flexibilidad, condición básica si se tiene en cuenta que un plan se hace para el futuro y el futuro siempre es incierto.

    LA TOMA DE DECISIONES

    Podemos definir la toma de decisiones como EL SUBSISTEMA DE ELECCIÓN O ESCOGENCIA DE VARIAS POSIBILIDADES O ALTERNATIVAS.

    Esta escogencia requiere un estudio de todas las propuestas, antes de tomar una decisión.

    Etapas en la Toma de Decisiones:

  • Planteamiento del problema

  • Análisis del problema

  • Posibles alternativas

  • Evaluación de las alternativas

  • Decisión o elección

  • Planteamiento del Problema:

    En la definición de cuál es el problema, se debe obrar con toda la calma que las circunstancias lo permitan, debido a que plantear el problema no es trabajo fácil.

    Análisis del Problema:

    Una vez que el problema se haya definido, se deben buscar los datos, estableciendo prioridades en éstos con base en su importancia.

    Posibles Alternativas:

    Una vez se ha analizado el problema, buscamos las soluciones posibles o alternativas, el ejecutivo debe analizarlas en forma detenida y determinar su validez.

    El ejecutivo debe buscar las alternativas y jamás argumentar que no las tiene, porque desconoce el problema, todo lo contrario, él debe concebir fórmulas superiores a las presentadas por sus subalternos.

    Evaluación de las Alternativas:

    Las alternativas hay que valorarlas observando lo positivo y negativo de cada una de ellas en la práctica, lo anterior permite al ejecutivo medir las consecuencias y los riesgos que implica cada procedimiento que se siga.

    El ejecutivo debe tomar muy en cuenta los recursos de que dispone en momentos de la valoración de las alternativas, buscando la que dé mejores resultados con un mínimo de costo y esfuerzo.

    Decisión o Elección:

    El último paso es la decisión o elección después de haber valorado las alternativas, es decir, la elección de la mejor. En esta decisión, muchas veces la experiencia juega un papel importante, pero el ejecutivo debe usarla con análisis crítico, es decir, examinar la situación y las circunstancias que regían en el momento que se tomó la decisión; si las circunstancias son las mismas, la decisión debe ser la misma, pero como lo corriente es que las condiciones hayan variado en forma notoria, entonces la decisión no debe ser igual.

    Planeación administrativa
    Podemos decir que en la toma de decisiones debemos tener en cuenta experiencia, intuición o corazonada, eventos, opiniones, técnicas cuantitativas, medio ambiente.

    PASOS TOMA DE DECISIONES

    En el gráfico, podemos observar las etapas que se siguen en la toma de decisiones: primero, tenemos el problema que ha sido definido; segundo, se analiza el problema; tercero, se han dado las alternativas A, B, C, D, en forma cuidadosa, descartando las alternativas A, C, D; quinto, la decisión final es por la alternativa B.

    ORGANIZACIÓN

    La organización es la estructuración sistemática para agrupar el trabajo en forma eficiente e integral, establecer y reconocer la autoridad necesaria.

    AUTORIDAD ADMINISTRATIVA

    Autoridad es el poder que tiene una persona para exigir a otras personas que lleven a cabo determinadas acciones que conduzcan a los objetivos trazados por la organización.

    Quien posee la autoridad debe estar preparado para integrar las actividades de todos los participantes de la organización, tomar las decisiones en conjunto y seguir el curso de ellas.

    Limites de la Autoridad

    Los directivos de las organizaciones, además de lo anterior, limitan su autoridad por los estatutos de la organización, por los objetivos y programas de la organización.

    En otras palabras, la autoridad es influenciada por el medio ambiente interno y externo de la organización.

    Planeación administrativa

    En el gráfico observamos que las limitaciones de la autoridad del Gerente va de A a B; las limitaciones de autoridad del supervisor va de C a D. Lo que quiere decir que la descender en la escala jerárquica mayor va a ser las limitaciones de autoridad.

    Delegación de Autoridad

    Delegar es conferir la autoridad de un jefe a otras personas para que desempeñen determinadas actividades. El jefe que delega retiene siempre toda la autoridad de que fue investido para el desempeño de sus funciones, en otras palabras, delegar no significa renunciar a la autoridad.

    Es de suma importancia que el gerente delegue por las siguientes razones:

    • Tiene tanto trabajo que solo no lo podría realizar.

    • La delegación es necesaria para el desarrollo de los subalternos en los diversos programas de formación que conducen al objetivo trazado.

    DEFINICIÓN DE RESPONSABILIDAD

    Es la obligación que tiene un subordinado de llevar a cabo su tarea o actividad, tal como se lo exige el superior.

    La desigualdad entre la autoridad y responsabilidad es negativa para la organización; si la autoridad es mayor que la responsabilidad puede llevarnos a un mal uso de la autoridad; el caso contrario, el que acepta responsabilidad sin la adecuada autoridad, posiblemente se va a encontrar en situaciones muy incómodas.

    La autoridad y la responsabilidad están íntimamente relacionadas entre sí, para todo proceso práctico, la delegación de autoridad puede ser inoperante si no ha sido bien equilibrada.

    LINEA Y STAFF

    La línea hace referencia a aquellas funciones que tienen una acción directa en el logro de los objetivos de organización. La línea la forman todas las unidades orgánicas que inician y concluyen las tareas o actividades principales de la organización.

    El staff hace referencia a todos los elementos de organización que ayudan a la línea en la consecución de los objetos básicos de la empresa. El staff ayuda la ejecutivo proporcionando asesoramiento, consejos, sugiere, pero no de órdenes, ni manda.

    La línea no es superior al staff, sencillamente es de naturaleza diferente. El staff y la línea buscan el cumplimiento de las metas o fines de la organización.

    La línea significa autoridad para mandar, dar órdenes, permitiendo poner en marcha la estructura organizacional. Esta autoridad de línea se encuentra en las organizaciones militares, siendo usada en tiempos anteriores a la venida de Cristo. La organización de lineo tipo militar tiene la gran ventaja de que cada subalterno sabe directamente el lugar que ocupa, a quién le puede dar órdenes y de quién las debe recibir.

    El concepto de staff se inicia en Grecia, en el senado de la Roma primitiva, en los ejércitos antiguos europeos.

    Hoy, cuando la organización ha evolucionado, el ejecutivo tiene mayores obligaciones siendo responsable de que todo se resuelva positivamente; para ello, nombra a los asesores necesarios, creando así un staff para uso personal que le ayudará en el cumplimiento de todas sus obligaciones.

    Clases de Staff

    Podemos hacer una gran clasificación del staff a saber:

    • Cuando el staff asesora en forma exclusiva a un directivo se llama staff Personal

    • Cuando el staff está al servicio de todos los departamentos de la empresa bien sea de línea o staff se llama staff Especializado.

    Staff Personal

    El staff personal aconseja, asesora, sugiere a un solo directivo.

    La finalidad del staff personal es ayudar al ejecutivo en el desempeño de sus funciones, especialmente en lo que se refiere a los problemas pequeños, que restan mucho tiempo, permitiéndole dedicación a los asuntos importantes de la organización.

    Planeación administrativa

    Staff Especializado

    El staff especializado, asesora, aconseja, sugiere, orienta a todas las unidades de línea y a los demás staff que se encuentran en la organización.

    El staff especializado es de gran utilidad para preparar y trasladar órdenes a los jefes de los departamentos a quienes se les han establecido objetivos básicos. Para cumplir con los objetivos básicos por parte de la línea, es decir, por los jefes de línea, estos solicitarán consejos y orientaciones al staff especializado en diversos problemas de su departamento.

    Staff Funcional

    Planeación administrativa
    Se presenta cuando se delega autoridad al staff, dándose en circunstancias muy especiales, para actividades limitadas y específicas. Sabemos que la autoridad es ejercida por la línea, pero en un momento dado por conveniencia de la organización y circunstancias especiales, se le concede autoridad al staff; de hecho, se les faculta para tomar decisiones.

    ORGANIGRAMA

    Un organigrama o gráfica de organización es la representación diagramada de las principales funciones, actividades y canales de autoridad y responsabilidad de la organización.

    Utilidad de los Organigramas

  • Un organigrama nos permite el establecimiento de una organización e integración de las funciones y actividades de la organización.

  • Nos permite mostrar las diversas funciones que realiza la organización, estableciendo los niveles jerárquicos.

  • El organigrama nos permite establecer las líneas de autoridad y de hecho, el tipo de responsabilidad.

  • El organigrama nos permite informarnos si una división, departamento o sección, es de línea o staff.

  • Nos permite ver las relaciones que se dan entre diversos puestos de toda la organización.

  • Clases de Organigrama

    Los organigramas pueden ser:

    • Verticales

    • Horizontales

    • Circulares

    • Escalares

    Organigramas Verticales

    Planeación administrativa

    Organigramas Horizontales

    Planeación administrativa

    Organigrama Circular

    .

    Planeación administrativa

    Planeación administrativa
    Organigramas Escalares

    CENTRALIZACIÓN Y DESCENTRALIZACIÓN

    Podemos definir la centralización como la acumulación de autoridad en un solo puesto o división, departamento de una organización.

    La administración centralizada tiene algunas ventajas:

  • Se reduce en forma notable la duplicación de funciones.

  • Permite mostrar las capacidades y calidades de los altos ejecutivos.

  • Puede utilizar personal menos capacitado para los puestos subalternos reduciendo la nómina de personal.

  • Permite una buena coordinación de todas las actividades de la organización.

  • Este concepto quedará más claro por intermedio del organigrama que se ha diagramado para el caso.

    ORGANIZACIÓN CENTRALIZADA

    Planeación administrativa

    DESCENTRALIZACIÓN

    Podemos definir la descentralización como la dispersión de la autoridad.

    La descentralización de la autoridad nos presenta ventajas:

  • La descentralización de la autoridad permite que se lleve a cabo la verdadera delegación de autoridad, lo que hace disminuir el trajín de los altos funcionarios.

  • La descentralización proporciona oportunidad para la formación de los ejecutivos debido a que se les permite tomar decisiones, sin tener que esperar la aprobación de un superior; en muchos casos, esas decisiones son mejores porque el jefe que vive el problema conoce todos los factores que lo determinaron.

  • La descentralización en los ejecutivos de nivel medio aumenta su moral y su interés por el trabajo.

  • Planeación administrativa
    ORGANIZACIÓN DESCENTRALIZADA

    ESTRUCTURAS DE ORGANIZACIÓN

    Existen tres sistemas básicos:

  • Organización de línea

  • Organización funcional

  • Organización de línea y Staff

  • Se habla también de la organización por Comité.

    Organización de Línea

    La organización de línea o tipo militar, es la más antigua y simple de las estructuras de organización, tiene su origen en la organización de los antiguos ejércitos.

    La autoridad y la responsabilidad se transmiten por una sola línea, es decir, hay una verdadera jerarquía de autoridades, en el que el superior ordena y los subordinados obedecen en forma inmediata.

    La organización de línea es la más indicada para las pequeñas organizaciones, debido a su fácil operacionalización y la economía por su estructura simple.

    Ventajas de la Organización de Línea

  • Es muy sencilla; los cargos que existen son pequeños e inclusive, en la parte superior de la organización sólo está el cargo del director; lo anterior determina un tipo de relaciones sumamente sencillas.

  • Existe una división bien neta de autoridad y responsabilidad, o sea, que hay una clara delimitación de la autoridad y la responsabilidad en cada cargo, precisando en forma clara y objetiva hasta dónde llegan su jurisdicción.

  • Planeación administrativa

  • Es sumamente estable. Esto debido a que todas las decisiones se toman a nivel del director, el principio de unidad de mando permite una verdadera disciplina, lo que conlleva a una estabilidad de la organización.

  • Facilita la rapidez de acción. Se sabe que el director posee autoridad absoluta sobre sus subalternos, apoyado en su nivel jerárquico; inmediatamente se expide una orden o tarea se cumple en forma rápida y directa.

  • Desventajas de la Organización de Línea:

  • La organización es rígida e inflexible, lo que no permite innovaciones ni adaptaciones al mundo cambiante.

  • Siendo un sistema autocrático, puede funcionar sobre bases arbitrarias y dictatoriales.

  • Los jefes de departamento ejecutan las ordenes con independencia los unos de los otros y en muchos casos de acuerdo con sus caprichos o deseos, debido al monopolio de las comunicaciones en su área.

  • Los hombres más importantes de la organización pueden estar sobrecargados de trabajo, lo que dificulta el desarrollo organizacional.

  • La pérdida de uno de los hombres importantes de la organización, puede producir trastornos o descuadrar la organización.

  • Organización Funcional

    En este tipo de estructura, se recurre a los especialistas que concretan sus esfuerzos en una estrecha gama de tareas aplicando el principio de especialización de las funciones.

    Planeación administrativa

    Ventajas de la Organización Funcional:

  • Debido al especialización, hay mayor capacitación de los jefes, lo que da como resultado una mayor eficiencia.

  • La organización funcional permite una comunicación directa entre los cargos, cuando es necesaria la comunicación sin recurrir a los canales formales.

  • En caso de innovaciones en los procesos administrativos, la organización funcional facilita la adaptación rápida.

  • Desventajas de la Organización Funcional:

  • Presenta dificultades para definir quién es exactamente el jefe.

  • No es fácil diferenciar la autoridad y responsabilidad de cada jefe en los asuntos que son comunes a varios.

  • Surge con frecuencia la dualidad de mando.

  • La disciplina se debilita, hoy la tendencia a la tensión y a los conflictos dentro de la organización.

  • Organización Línea y Staff

    En las organizaciones Lineal y Staff, el administrador tiene un comité de consejeros que no tienen autoridad directa en los empleados. El órgano staff investiga, asesora, busca los hechos y aconseja o sugiere el ejecutivo.

    Ventajas de la Organización Línea y Staff:

  • Se basa en la especialización de asesoría previamente planificada.

  • Contribuye a la organización en el conocimiento técnico de los expertos.

  • Permite la oportunidad de ascenso a los profesionales más capacitados por la disponibilidad de puestos de alta responsabilidad.

  • Desventajas de la Organización de Línea o Staff:

  • Puede confundirse la autoridad lineal y los órganos de staff.

  • Los jefes de línea tratan de obstaculizar la labor del staff, catalogándolos de demagogos teóricos.

  • El órgano staff considera a la línea incapaz de aplicar las sugerencias dadas por ellos.

  • Planeación administrativa

    LOS COMITES

    El Comité se puede definir como un grupo de personas, designadas o elegidas, a quienes se les confía un asunto, para su resolución. Los comités o “Juntas” o “grupos de trabajo” o “comisión”, facilitan que los individuos se reúnan y hablen sobre diversos asuntos.

    Clases de Comités

  • Comité de línea. A la comisión se le confiere autoridad para decidir sobre un asunto específico; se le suele llamar “ejecutivo plural”.

  • Comité de Staff. La comisión tiene como único objetivo orientar, asesorar, investigar y aconsejar o recomendar.

  • Comité Oficial. Es aquella comisión que tiene una ubicación dentro de la estructura de la organización, estando claramente especificadas cuáles son sus obligaciones.

  • Comité Oficioso. Es la comisión que no tiene un lugar o ubicación dentro de la estructura de la organización, creándose con el propósito único de conseguir opinión o decisión sobre un asunto particular.

  • Ventajas de los Comités

  • Las comisiones son una verdadera ayuda en la sincronización de las actividades de la organización. En el comité se van a escuchar las sugerencias y opiniones de cada uno de sus miembros, lo que permite una información completa de los problemas que se presenta en otros departamentos y con base en esta información, contribuir en la solución de los diversos problemas que se presentan en la organización.

  • Una de las ventajas más importantes de los comités es que varias personas piensan mejor que una sola. Como la comisión la integran varias personas, cada una de ellas posee una experiencia, además de su capacidad y habilidad; muchas veces necesitan el consejos de un especialista, para tomar una determinación, lo que no podría darse si el mismo asunto se hubiese sometido a una sola persona.

  • Las comisiones permiten una buena formación de los ejecutivos porque les permite analizar los problemas que se presentan en otros departamentos, participando en las discusiones y contribuyendo a las soluciones de problemas que afectan toda la organización. Lo anterior contribuye a la formación del directivo.

  • Desventajas de los Comités

  • Como en las comisiones cada integrante puede expresar sus ideas, buscando a la vez que los demás miembros participen de sus opiniones, en muchos de los casos conduce a discusiones que duran horas y horas sin llegar a resultados. Cuando se necesita unanimidad en una decisión, cada miembro tiene derecho a ser oído, a que se le consideren sus puntos de vista, a dar todas las interpelaciones; estas reuniones son costosas en tiempo y dinero.

  • Cuando a una comisión se le encomienda un asunto, bien sea asesora o tomar una decisión, se confiere autoridad al grupo y no a las personas que lo integran, es decir, la responsabilidad es dividida. Pero esta responsabilidad dividida en la práctica administrativa no se presenta así, debido a que cada miembro de la comisión sabe que no puede exigírsele responsabilidad individual.

  • Los comités buscan que exista unanimidad en las decisiones; entonces, los miembros minoritarios ejercen presión fuerte sobre las mayorías para que se acepten sus puntos de vista, o se llegue a acuerdos sobre ellos.

  • Consejo de Administración

    El consejo de administración o junta directiva tiene como función básica administrar la organización.

    La junta directiva actúa como ejecutivo plural; para cumplir con sus objetivos, es decir, dirigir la organización, designa su gerente con grandes capacidades para que dirija las operaciones empresariales; a su vez, la junta debe controlar al ejecutivo para que las operaciones se realicen tal como se las ordenaron.

    Principales funciones del Consejo de Administración

  • La primera función del consejo de administración es determinar los objetivos básicos de la organización.

  • Seleccionar y nombrar los principales directivos de la organización.

  • Manejar los activos de la organización en beneficio de los accionistas (Administración fiduciaria).

  • Aprobar loa asuntos financieros más importantes de la organización, por ejemplo, el presupuesto.

  • Revisar y renovar los estatutos de la organización.

  • Distribuir las utilidades a los accionistas.

  • Asegurar la estabilidad de la organización en el futuro, en un mundo cambiante.

  • Delegar poderes especiales a los ejecutivos de la organización, como por ejemplo, quiénes pueden firmar contratos, préstamos, etc.

  • Composición del Consejo de Administración

    Los consejos de administración están integrados por consejeros internos y consejeros externos.

    El consejero interno es aquel que dedica todo su tiempo a una determinada actividad dentro de la organización, su retribución se hace por esta dedicación. También tenemos los consejeros internos que son directivos de la organización, como por ejemplo el subgerente de ventas; también es consejero, pero por esta actividad no recibe remuneración.

    Los consejeros externos son las personas que no se dedican a la organización de tiempo completo; por lo regular son grandes accionistas o directivos de otras organizaciones que sirven a la organización.

    CONTROL

    El Control es el proceso de verificación que permite determinar si se siguen los objetivos trazados, si no se siguen, tomar los correctivos necesarios.

    El Control le permite al administrador comprobar en forma clara, si las metas de la organización se han llevado a cabo como estaba planificadas; pero ésta no es función exclusiva de la gerencia, sino que debe realizarla cada jefe en su sección, departamento, etc.

    El Control señala los errores con el fin de rectificarlos, evitando que vuelvan a suceder. Se puede controlar, la calidad, la cantidad, el tiempo y el costo.

    Para que el control tenga éxito debe reunir los siguientes requisitos:

  • Los Controles debe reportar las desviaciones en forma inmediata

  • El control se hace hacia el futuro y para que tenga éxito debe hacerse de tal manera que se detecten las desviaciones en forma inmediata, cuanto antes mejor, porque así el administrador podrá adoptar las medidas correctivas en el mismo momento en que se está detectando la falla.

  • Los Controles deben ajustarse a la naturaleza de la Organización.

  • Todo control que se aplique en cualquier tipo de empresa debe adaptarse a la forma de la organización. El administrador debe ser muy analítico en lo que va a controlar y los sistemas que se adapten a los casos concretos y específicos que haya que vigilar

  • Los Controles deber ser comprensibles

  • El control debe ser comprendido en una forma clara por el administrador al igual que por los subalternos; por ello los controles deben diseñarse los de la manera menos complicada posible.

  • Los Controles deben ser Flexibles

  • Es de suma importancia que el control sea flexible si se quiere una organización activa y capaz de satisfacer las necesidades del medio; si se tiene un control inflexible y hay un acontecimiento que no estaba previsto, de inmediato se desbaratan los planes ya establecidos, con los respectivos resultados desfavorables para la organización.

    El buen control debe tener flexibilidad que permita las innovaciones necesarias para un dinámico desarrollo de la organización.

  • Los Controles deben ser Económicos

  • Para que el sistema de control sea aplicable en forma racional y práctica, debe ser económico; los gastos deben ser justificados mediante acciones que demuestren en forma elemental la utilización de ellos.

  • Los Controles deben tener una acción correctiva

  • Cuando el sistema de control revela desviación en los objetivos, de inmediato se debe averiguar quién es el responsable, cuándo sucedió y qué debe hacerse con la desviación; una vez se tenga esta información con la mayor agilidad y amplitud, se debe aplicar la acción correctiva.

    ETAPAS DE UN CONTROL

    Es aconsejable que el control se sigan unos pasos secuenciales, para determinar si se está actuando de acuerdo con lo establecido.

    Estos pasos serían:

  • El establecimiento de una norma

  • Comprobación de las realizaciones

  • Tomar medidas correctivas

  • El Establecimiento de Normas

  • Las normas sencillamente son criterios que nos permiten juzgar los resultados

  • Comprobación de las Realizaciones

  • Una vez el administrador ha fijado las normas, debe proceder a la comprobación de las realizaciones.

    El administrador debe dar claridad a los medios que permiten la comprobación de la actuación de los subalternos. Los resúmenes escritos o resúmenes orales son un medio útil en la comprobación de las actuaciones de los subalternos, siendo el mejor medio de comprobación el contacto personal.

  • Tomar Medidas Correctivas

  • La última etapa del sistema de control es tomar las medidas correctivas. Cuando en la organización se presenta una variación o desviación, el control se cumple cuando se han tomado las medidas correctivas; el administrador debe comprobar las causas que produjeron la desviación antes de determinar la acción correctiva en forma clara y específica. La acción correctiva la tomará el ejecutivo que tenga el nivel jerárquico y la autoridad sobre las actividades afectadas.

    CLASES DE CONTROLES

    Los medios de control que se llevan en la organización los podemos clasificar en dos grandes grupos:

  • Control inmediato

  • Control posterior

  • Control inmediato, como su mismo nombre lo dice, se lleva a cabo en el mismo momento que se realiza la actividad. Tienen la ventaja de que si hay desviación del propósito trazado, inmediatamente es corregido.

    Control Posterior es el que se lleva a cabo una vez terminado uno objetivo o meta, se equipara lo planeado con lo ejecutado, tomando los correctivos necesarios si ha habido desviación.

    LIDERAZGO

    “El líder más que cualquier otro; tiene el privilegio de fortalecer y engrandecer a los hombres”

    Cada vez más las organizaciones buscan afanosamente incorporar líderes a sus estructuras jerárquicas, pues su responsabilidad es de capacitar nuevos líderes, quienes infundirán en sus colaboradores o seguidores actitud positiva, propósitos y deseos específicos que la compañía necesita para mejorar su productividad.

    Estos líderes basados en el desarrollo de cualidades en sus seguidores, como la confianza propia, la motivación y el grado de madurez, hacen de las empresas unos constantes agentes de cambio, en donde sus colaboradores son una nueva generación de directivos, capaces de retar los procesos, inspirar una visión futurista, levantar los ánimos, canalizar positivamente la inconformidad y avanzar hacia el reto cotidiano de crecer, influir y ampliar sus expectativas en el propio desarrollo y en el de sus organizaciones.

    ¿QUÉ DEFINE A UN LIDER?

    Una persona puede tener un cociente intelectual elevado y una formación técnica impecable, pero ser incapaz de dirigir un equipo hacia el éxito. Solo puede ser lideres efectivos quienes tienen “Inteligencia emocional”, es decir, la capacidad para capta las emociones del grupo y conducirlas hacia un resultado positivo pero hay una buena noticia: ese talento se puede aprender y cultivar en las organizaciones.

    LIDERAZGO: Según la encuesta de clase empresarial contratada con Mercalegis y realizada entre gerentes de empresa sobre el perfil que tendrá el profesional Colombiano el próximo siglo. Las características predominantes serán la creatividad. El liderazgo y la capacidad de innovación. Además, será un hombre integralmente experimentado y poseedor de conocimientos interdisciplinarios. Y en condiciones humanas altamente apreciadas. Como sentido de disciplina y de responsabilidad en los negocios y buenas relaciones con el entorno.

    EL JEFE Y EL LIDER

    El jefe maneja sus hombres.

    El líder guía sus hombres.

    El jefe depende de su autoridad.

    El líder, de la buena voluntad.

    El jefe inspira miedo.

    El líder inspira entusiasmo.

    El jefe dice: “Estén aquí a tiempo”

    El líder llega allí antes de tiempo.

    El jefe sabe quien echarle la culpa.

    El líder sabe como arreglar lo que se ha roto.

    El jefe sabe como se hacen las cosas.

    El líder enseña como se hacen

    El jefe hace del trabajo una pesadilla.

    El líder hace del trabajo una diversión.

    El jefe dice: “Vaya”.

    El líder dice: “Vamos”.

    El jefe dice: “Yo”.

    El líder dice: “Nosotros”.

    ¿QUÉ ES UN LIDER?

    Persona o grupo que pueden ejecutar acciones coordinadoras, señalar caminos para salir de un problema, guiar en un momento de confusión... convertirse en líderes.

    El liderazgo comprende “acciones por parte de los miembros que ayudan a determinar las metas del grupo, a hacer que el grupo se mueva hacia dichas metas, a mejorar la calidad de las interacciones entre los miembros, a desarrollar la cohesión del grupo y a facilitarle recursos”.

    El líder ORIENTA, DIRIGE, INFLUYE En un grupo de personas para lograr un objeto común.

    CONCEPCIÓN HISTÓRICA

    • Teoría del Gran Hombre

    • Teoría del Big Bang

    TEORÍA DEL GRAN HOMBRE

    Se creía que las condiciones del liderazgo eran innatas; los líderes nacían y eran llamados a su destino por medio de algún proceso. Se consideraba que el poder se confería a un número muy limitado de personas que por herencia y destino se convertían en líderes.

    SITUACIONES EN LAS QUE SURGE UN LIDER

    • En forma natural o espontánea para ponerse al frente de su grupo.

    • El líder es nombrado o elegido para cumplir sus funciones, convirtiéndose en esa forma en dirigente por voluntad de sus electores.

    CONTEXTO DEL LIDERAZGO

    Compromiso, complejidad, credibilidad

  • COMPROMISO

      • Visión, Significado, Empuje

  • COMPLEJIDAD

    • Es una era marcada por el cambio rápido y repentino. Los problemas de la organización son cada vez más complejos.

    • Hay demasiadas ironías, complicaciones, contradicciones, oposiciones que la organización deberá entender y manejar.

  • CREDIBILIDAD

    • La rectitud, la responsabilidad

    LAS FUNCIONES DE UN LIDER

    Krech y Krutchfiel señalan las siguientes funciones que puede ejecutar un líder. “Ejecutivo, planeador, creador de una política, experto, representante externo del grupo, controlador de la relaciones internas, proveedor de recompensas y castigos, árbitro, ejemplo, símbolo del grupo, substituto de la responsabilidad individual, ideólogo, figura paterna, chivo expiatorio”.

    LIDERAZGO Y PODER

    El liderazgo, de alguna manera, ha venido siendo identificado con la posibilidad de influir sobre los demás. Esta afirmación carece de sentido para quienes creen que el excesivo control ejercido por seguidores y opositores, limitan en todo momento el libre ejercicio del poder y de la influencia sobre los demás.

    Los líderes y dirigentes son productos de sus grupos. En otras épocas dominaban el ambiente de liderazgo el jefe político, el militar o el religioso; en varias regiones el sabio, el profesor, el profeta y en las sociedades capitalistas: el hombre de negocios.

    El hombre de negocios, con todos sus recursos ejerce influencia sobre la política, el arte, la educación, la moral, las costumbres, es dueño de cadenas de radio, de televisión, de bancos, de fábricas, etc.

    LIDERES

    • Surgen en circunstancias de emergencia o extraordinarias.

    DIRIGENTES

    • Se forman concienzudamente mediante el estudio y la práctica

    • Orienta el grupo con base en sus propios conocimientos.

    • Comienzan a mandar sin haber aprendido a hacerlo.

    • Interpretan momentáneamente los intereses y aspiraciones de quienes los eligen.

    • Se debe perfeccionar para ser dirigentes.

    • Son producto de grupos o gentes poco organizadas.

    • Recurren a las ciencias y a experiencias propias para orientar al grupo.

    • Antes de comenzar a mandar generalmente aprenden a hacerlo

    • Tienen conocimiento científicos para interpretar Constantemente los intereses y aspiraciones de los grupos.

    • Ejercen liderazgo.

    • Son productos de grupos o gentes bien Organizadas.

    Hasta aquí hemos venido señalando semejanzas y diferencias entre líderes y dirigentes. Conviene hacer un alto para mostrar un resumen en forma de cuadro acerca de líderes y dirigentes:

    El líder tampoco tiene vida privada. El ejercicio de sus funciones siempre absorbe aun su intimidad, la privacidad de sus allegados y de sus protegidos. El líder, por todo cuando hemos dicho, debe gozar de atributos personales especiales; algunos le son consubstanciales, otros son adquiridos conscientemente. Cuando posee atributos formados mediante disciplina, el líder se convierte en dirigente capaz de mantenerse en la posición sobresaliente con inteligencia y experiencia.

    INICIATIVA Y LIDERAZGO

    Gran número de personas llegan a ser líderes porque en un momento de desconcierto general toman la iniciativa, conciben un plan y comienzan primero la acción. Por ejemplo, Manuela Beltrán y el comunero Galán, cada uno tomó la iniciativa de luchar contra injusticias de la época y muchos hombres y mujeres los siguieron.

    LIDERAZGO Y COMPORTAMIENTO DE LAS ORGANIZACIONES

    Los logros de cualquier organización dependen en gran parte de sus líderes. La eficacia de cualquier grupo depende grandemente de la calidad de su líder. El énfasis cada vez mayor en la industria debe conseguir y fomentar líderes capacitados, las organizaciones se hacen más complicadas, se necesita un líder más hábil para hacerlas funcionar con mayor eficacia. En ésta búsqueda de líderes eficientes, los resultados de las investigaciones tienden a señalar más y más la importancia que tiene el que los líderes demuestren sensibilidad y discernimiento para captar las necesidades del ambiente en que estos líderes se desenvolverán. El señalar cualidades esenciales en un líder en sí no asegurará resultados efectivos a menos que estas cualidades se determinen en relación con la situación específica de un grupo y a menos que sus manifestaciones no se hagan parte integral de la conducta del grupo. El líder como función de una situación dada, ha sido explicado de varias maneras: Ejemplo: El finado Presidente Roosevelt, poco antes de morir, escribió acerca de los problemas que existen en relación con liderazgo en el mundo. Escribió así: "Hoy en día nos confrontamos con el hecho extraordinario de que si la civilización ha de sobrevivir, tendremos que cultivar la ciencia de las relaciones humanas, la habilidad de las gentes para vivir juntos y trabajar juntos en éste mundo, en paz.

    Un líder efectivo deberá apoyarse en un entendimiento del comportamiento de los grupos, porque un líder no funciona en lo abstracto. Funciona en una situación específica con relación a un grupo específico de personas. Por lo tanto aquellos que aspiran a tener éxito ocupando posiciones de líderes necesitan perfeccionar su entendimiento de la cultura de los grupos y de su complejidad.

    Los grupos necesitan entenderse entre sí en sus funciones y relaciones para funcionar con eficacia. Cualquier grupo de personas que deban trabajar juntas, deberá tener una tarea en común o un problema para resolver. Completar ésta tarea logra algún fin definido y cada miembro del grupo aporta ciertas necesidades personales a la situación, como ser la necesidad de pertenecer a alguien o a algo, la necesidad de reconocimiento, de participación, o de apoyo emocional que el grupo pueda ofrecerle.

    Para asegurar que ocurra una integración eficiente en la vida del grupo, hay que fijar la atención en ciertos factores que afectan la conducta del mismo. Uno de éstos es el objetivo o propósito del grupo. Aclarar el objetivo o propósito es una función decisiva de un grupo dedicado a la solución de problemas. Al abordar un problema, los miembros del equipo asumirán a menudo que todo el mundo lo ve igualmente, o que cada miembro lo ve desde un punto de vista en común. Cuando no se comprueba esta suposición, sucede a veces que diferentes personas abordan el problema de diferentes maneras para llegar a una solución o seguir un modo de acción. Cuando esto sucede, los miembros empiezan a preguntarse: "¿por qué fulano no está al corriente?" Considerando las circunstancias, esto es difícil de hacer ya que cada miembro tiene un concepto diferente de lo que es "estar al tanto" quiere decir y quiere que su compañero piense en términos del concepto que él tiene. Esta dificultad existirá mientras no haya un entendimiento en común de los problemas. Por lo tanto, cada miembro seguirá el camino que le dicte la percepción individual que él haya hecho del problema. A menos que los miembros de un grupo puedan integrar sus esfuerzos alrededor del mutuo entendimiento del objetivo o propósito en común, no es muy seguro que de tal grupo se logren resultados productivos.

    LA FUNCIÓN DEL LIDER EN LA ORGANIZACIÓN

    Una vez que se hayan trazado objetivos, el grupo deberá encontrar las manera de lograr esos objetivos. Si aceptamos el concepto liderazgo como una función que responde a las necesidades de una situación específica, se deduce de este concepto, que cualquiera que ayude al grupo a esclarecer sus objetivos y a progresar hacia la consecución de estos fines, está asumiendo una posición de líder.

    El líder debe preocuparse por contestar la pregunta, ¿Cómo pueden los miembros de un grupo trabajar juntos para aclarar y lograr sus objetivos? Esto implica diagnosticar el problema; implica subdividir un problema complejo en "pequeños pedazos" que puedan manipularse fácilmente. También implica utilizar los recursos a mano para resolver el problema.

    El liderazgo puede ejercerse por una persona en el grupo. Puede también compartirse entre todos los miembros del grupo. La calidad del líder se reflejará en las decisiones buenas que se hagan y en el modo como se apliquen estas decisiones. Las decisiones serán más eficaces si el proceso por el cual se llegó a la decisión es compartido por todos los miembros que quedarán afectados por ella. Tales decisiones no son solamente mejores decisiones sino que también se entienden mejor y se llevarán a cabo más eficientemente por este mismo entendimiento. Habrá mayor motivación para ponerlas en práctica, ya que estas decisiones serán consideradas por cada miembro como "mi decisión". Desde este punto de vista, uno de los objetivos del líder consiste en permitir que cada miembro participe completamente de esta actividad. Para que tome parte hasta el máximo al tomarse la decisión. Cuando existe participación personal en una decisión habrá mayor interés en proteger esta participación, cooperando en las actividades del grupo.

    LA COMUNICACIÓN

    Se define como la transferencia de información desde el emisor hasta el receptor en donde ambos comprenden la información. Se utiliza en todas las fases de la administración, es particularmente importante en la función de dirección.

    FUNCIÓN

    Es considerada como el medio que unifica la actividad de las organizaciones. También, es el medio para modificar la conducta, efectuar cambios, para hacer que la información resulte productiva y lograr metas.

    CANALES DE COMUNICACIÓN

    El emisor selecciona el canal de comunicación adecuado para enviar su mensaje, de acuerdo con el medio de comunicación que va a utilizar.

    La selección del canal depende de:

    • Si la comunicación es individual o en grupo

    • Clase de mensaje

    • La urgencia del mensaje

    • La importancia del mensaje

    • Contenido del mensaje

    • El costo de la utilización del canal

    • Si se va a utilizar el mensaje después como referencia o no.

    REACCIONES A LA COMUNICACIÓN

    Toda comunicación produce en el receptor dos clases de reacciones:

    • Una reacción objetiva, que es la reacción que se observa y que es evidente al emisor. Es la reacción subjetiva, que no se expresa sino que el receptor se la calla pues es la verdadera reacción del receptor del mensaje.

    • Una reacción objetiva, que es la reacción que se observa y que es evidente al emisor. Es la reacción que el receptor se la calla pues es la verdadera reacción del receptor del mensaje.

    Planeación administrativa

    LAS COMUNICACIONES EN LAS ORGANIZACIONES

    El Administrador para implementar la estrategia seleccionada debe instruir y liderar al personal, utilizando la comunicación.

    La comunicación es, tal vez, la herramienta más eficaz que tiene un administrador para realizar su labor, por medio de esta el administrador puede:

    • Dar a conocer la decisión que ha tomado.

    • Dar a conocer la misión de la organización y los objetivos que se han determinado.

    • Aclarar y explicar la estrategia que se ha seleccionado.

    • Recibir información sobre cómo se esta implementando la estrategia y qué problemas se están presentando en la implementación

    • Motivar al personal.

    • Enviar información relativa a situaciones en curso.

    • Recibir información necesaria para tomar decisiones, etc.

    EL RUMOR

    Es un factor típicamente humano y no existe en la comunicación técnica. Es un mensaje estructurado, con sentido, constituido por elementos deducidos del conjunto de los mensajes transmitidos.

    Los rumores son más activos en periodos de cambios bruscos, en periodos de transición, cuando hay cambios en la estructura, cuando se adopta una nueva tecnología, etc.

    EL PROCESO DE COMUNICACIÓN

    • El emisor envía al receptor un mensaje; el mensaje puede consistir en: Ideas, opiniones, órdenes, instrucciones, explicaciones, memorandos, actitudes, inforn1es.

    • Si el receptor pregunta o contesta se establece una comunicación. La comunicación es en dos sentidos: consta de la transmisión del mensaje más la retroinformación o feed back.

    • El emisor utiliza un medio o canal adecuado de comunicación para comunicarse con el receptor.

    • El emisor, para producir o enviar un mensaje utiliza signos de un repertorio o lenguaje que él conoce y que espera sea también conocido por el receptor.

    • El ruido, es aquel factor que distorsiona la calidad y claridad del mensaje.

    PORQUE FALLAN LAS COMUNICACIONES

    Las fallas se presentan en la comprensión y aceptación del mensaje por parte del receptor.

    Las comunicaciones fallan sobre todo por las siguientes causas:

    • El emisor no toma en cuenta al receptor.

    • Oímos lo que queremos oír.

    • Las palabras no tienen el mismo significado para todas las personas.

    • El receptor no considera al emisor fuente aceptable, confiable y segura.

    • Se interpretan las comunicaciones de acuerdo con experiencias anteriores.

    • Las personas no escuchan a los otros.

    COMO MEJORAR LAS COMUNICACIONES

    • El emisor debe planear la comunicación antes de enviarla.

    • Utilizar la retroinformación o feedback.

    • El mensaje debe ser lo más breve posible.

    • Utilizar la redundancia en la comunicación.

    • El emisor debe ponerse en lugar del receptor.

    • Las personas deben escuchar a las otras personas.

    • Las acciones son más elocuentes que las palabras.

    LA MOTIVACIÓN

    La motivación es uno de los factores internos que requiere una mayor atención; puesto que es el motor que impulsa o mueve a una persona a actuar de determinada manera. Ese impulso a actuar pudo ser provocado por un estimulo externo (que provine del ambiente) o puede ser generado internamente en los procesos mentales del individuo. En este aspecto, Motivación se asocia con el sistema de cognición del individuo. Krech, Crutchfield y Ballachey explican que:

    " Los actos del ser humano son guiados por su conocimiento (lo que piensa, sabe y prevé). Sin embargo preguntarse por qué actúa de esta o de aquella manera corresponde al campo de la motivación. Para responder que es la motivación, debe apelarse a los conceptos de fuerzas activas e impulsoras traducidas por palabras como' deseo' y 'rechazo'. El individuo desea poder, status y rechaza el aislamiento social y las amenazas a su autoestima. Además. el análisis motivacional especifica una meta determinada. para cuya consecución el ser humano gasta energías. Si desea poder, por ejemplo. compromete sus esfuerzos. su tiempo y su naturaleza para ser presidente de la República; si desea obtener status, ingresa al club 'adecuado ': si rechaza el aislamiento social, huye de los amigos y conocidos que puedan llevarlo a apoyar una causa social impopular; si rechaza las amenazas a su autoestima. evita situaciones en que su competencia intelectual pueda cuestionarse ".

    En lo que atañe a la motivación, es obvio pensar que las personas son diferentes: como las necesidades varían de individuo a individuo; existen diversos patrones de comportamiento tales como los valores sociales y la capacidad individual, no hay que olvidar que estas varían con el tiempo, es decir, a pesar de que los patrones de comportamiento varían. el proceso que las origina es básicamente el mismo para todas las personas. En este sentido. existen tres premisas que hacen dinámico el comportamiento humano:

    l. El comportamiento es causado. Existe una causalidad del comportamiento, tanto la herencia como el ambiente influyen de manera decisiva en el comportamiento de las personas, el cual se origina en estímulos internos o externos.

    2. El comportamiento es motivado. En todo comportamiento humano existe una finalidad, ya que este no es casual ni aleatorio, siempre esta dirigido u orientado hacia algún objetivo.

    Planeación administrativa
    3. El comportamiento esta orientado hacia objetivos. En todo comportamiento existe un 'impulso', un 'deseo', una 'necesidad', una 'tendencia', expresiones que sirven para indicar los 'motivos' del comportamiento.

    Aunque él modelo básico de motivación sea el mismo para todas las personas, el resultado podrá varían indefinidamente, pues depende de la manera como se recibe el estímulo (que varia según la persona, y en la misma persona, con el tiempo), de las necesidades (que también varían con la persona) y del conocimiento que posee cada persona. La motivación de las personas depende en lo fundamental de estas tres variables.

    CICLO MOTIVACIONAL

    Planeación administrativa
    El ciclo motivacional comienza cuando surge una necesidad, fuerza dinámica persistente que origina el comportamiento. Cada vez que aparece una necesidad, esta rompe el estado de equilibrio del organismo y produce un estado de tensión, insatisfacción, inconformismo y desequilibrio que lleva al individuo a desarrollar un comportamiento o acción capaz de descargar la tensión y liberarlo de la inconformidad y del desequilibrio. Si el comportamiento es eficaz, el individuo satisfará la necesidad y por ende descargara la tensión provocada por aquella. Una vez satisfecha la necesidad, el organismo retoma a su estado de equilibrio anterior y a su manera de adaptación al ambiente.

    En el ciclo motivacional descrito anteriormente, la necesidad ha sido

    satisfecha. A medida que el ciclo repite, el aprendizaje y la repetición (refuerzos) hacen que los comportamientos se vuelvan más eficaces en la satisfacción de ciertas necesidades. Una vez satisfecha la necesidad, deja de ser motivadora de comportamiento, puesto que ya no causa tensión o inconformidad.

    EMPRESA VIRTUAL

    ¿Qué es una empresa virtual?

    Una empresa virtual es la representación de la organización montada sobre la tecnología de Internet. Es decir, los sectores mas importantes en los que la organización se divide se apoyan en Internet ampliando el potencial del negocio y permitiendo una mayor conexión entre el personal y en la interacción con otras empresas.

    Nuestros servicios de empresa virtual están a su entera disposición para su exclusivo beneficio y el de su empresa para comercio en la red.

    ¿Cuál es la ventaja de montar una empresa virtual?

    Con una empresa virtual no es importante en donde se radique usted ni la ubicación de 1os distintos sectores de su empresa. La velocidad de procesamiento es más eficiente, aumentando la satisfacción al cliente y la seguridad efectiva de transacciones virtuales. Hoy en día, las empresas están usando Internet para interactuar con otras empresas, comprando Productos o servicios que ellas ofrecen, o colaborando en una tarea de esfuerzo conjunta.

    Con una empresa Virtual usted logrará una mejor administraci6n de la información, permitiendo llevar el análisis de ventas en tiempo real y posibilitando el crecimiento de la producción y distribución; y reduciendo de esta manera los costos de transacción. Puede lograr que los clientes y los proveedores se integren a su empresa obteniendo mayor eficiencia y conociendo de esta manera las necesidades del mercado. Puede conocer las tendencias del mercado mediante mecanismos que le permiten extraer información sobre el cliente que compra sus productos y/o servicios para de esta manera lograr una oferta personalizada a cada uno de sus clientes. Nosotros podemos ayudarlo para explotar en forma beneficiosa los recursos que Internet provee con su alcance mundial. Nuestras soluciones crean una infraestructura flexible que ampliará su capacidad de obtener información y de comunicarse. haciendo uso de las herramientas de Internet.

    ¿Cuáles son los alcances de la empresa virtual?

    Su empresa puede utilizar Internet para aplicar las nuevas tecnologías a todas las áreas de su empresa, reduciendo costos. Con Internet no solo puede conectar entre si al personal de su empresa y a los sectores que estos integran, sino también intercambiar información con cualquier entidad externa, como proveedores, clientes, distribuidores. etc.

    Puede acrecentar su empresa montando una red interna para la comunicación de sus empleados entre sí. una intranet; o una extranet para comunicarse con proveedores y clientes. O, como una opción sumamente beneficiosa, contener dentro de su empresa virtual su propio comercio electrónico.

    Por ello le brindamos nuestra experiencia para enseñarle que transformar su negocio le reportará ventajas competitivas en el mercado, permitiéndole

    Reducir costos y facilitarle la forma de llevar una empresa virtual con éxito.

    4 PS

    Las 4 ps son las siguientes:

    PRODUCTO: Bien o servicio que se elabora con el fin de complacer al cliente. En términos simples el producto es el resultado natural del proceso productivo. Entre los atributos del producto están: su tamaño, la forma del empaque, su logotipo, el eslogan, el tipo de envase, los requerimientos sanitarios y de calidad que deben cumplir, los colores del producto, la textura, entre otros.

    Por lo tanto un producto es cualquier cosa que puede ofrecerse a un mercado para atención , adquisición, uso o consumo que podría satisfacer un deseo o necesidad. Los productos pueden ser tangibles un televisor, una nevera, etc. o intangibles en general los servicios tales como los seguros, el lavado de ropa en una lavandería, etc.

    Los productos se clasifican en 3 grandes grupos

    1. PRODUCTO DE CONSUMO: ejemplo zapatos, trajes, etc. a su vez los productos de consumo pueden ser:

    • Producto de conveniencia o compra rápida: ejemplo los alimentos, el periódico, cigarrillo, etc.

    • Producto de uso infrecuente o de comparación: ejemplo ropa en general, inmobiliaria de una casa, los utensilios de cocina, etc.

    • Producto especializado: ejemplo el televisor a color, equipo de sonido, equipo de vídeo, equipo de computación, etc.

    2. PRODUCTO INTERMEDIO: la mayoría de los insumos y materias primas industriales

    3. PRODUCTO DE CAPITAL: ejemplo un tractor, un torno, etc.

    PRECIO: es el valor monetario que se le da al bien o servicio. Es el valor expresado en dinero, de un producto o servicio ofrecido en el mercado. Para fijarlo debo tener en cuenta:

    • La competencia

    • La ley de las regulaciones

    • La oferta y la demanda

    - Los costos

    La competencia: Investigo los precios que tiene la competencia, para vender mis productos al mismo precio o más baratos.

    La ley de las regulaciones: Conocer y cumplir las reglamentaciones que regulan los precios a nivel nacional o municipal.

    La oferta y la demanda: Investigo como esta el producto que voy a ofrecer según la ley de la oferta y la demanda, es decir, si hay mucha o poca producción, porque así mismo baja o sube el precio del producto.

    Los costos de mi producto: Determino el valor que tiene mi mano de obra, los materiales y los gastos generales, para definir el precio de mi producto.

    PROMOCION: Son estrategias del mercado para introducir el bien o servicio, ejemplo: pague 2 lleve 3. Es una forma para crear un buen ambiente del producto en lamente de los consumidores. Es un intento coordinado para crear en la mente del publico una imagen favorable del producto mediante ciertas actividades o programas de apoyo como la publicación de noticias con significado comercial en un medio de amplia circulación. Las características de las promociones son 5: rapidez, eficacia, imagen, rentabilidad, credibilidad.

    PUBLICIDAD: Es una estrategia del mercado para dar a conocer el bien o servicio, ejemplo campañas de televisión, etc.

    PRODUCTIVIDAD, EFECTIVIDAD Y EFICACIA

    Eficiencia: significa la utilización adecuada de los recursos empresariales. La eficiencia esta relacionada con los medios (métodos, procedimientos, normas, programas, procesos, etc.). Reside básicamente en hacer las cosas de manera correcta, esto es, de la mejor manera posible.

    Eficacia: significa alcanzar los objetivos de la empresa. La eficacia esta ligada a los fines, esto es, a los objetivos que la empresa pretende alcanzar a través de su funcionamiento. Reside básicamente en hacer las cosas que son importantes para lograr los resultados, o sea los objetivos.

    Producir con eficiencia significa utilizar métodos y procedimientos de trabajo adecuados, ejecutar correctamente las tareas, aplicar de la mejor forma los recursos físicos y materiales de la empresa. Por otro lado, producir con eficacia significa ejecutar las tareas que son importantes, alcanzar los mejores resultados y lograr los objetivos propuestos. El ideal, por lo tanto, es producir con eficiencia y eficacia. Otras veces, la producción no llega a ser eficiente, aunque alcance cierta eficacia.

    La eficiencia puede incrementarse mediante la racionalización. Racionalización es la técnica que procura los mejores métodos y procesos de trabajo. Mediante la racionalización se pueden obtener menores costos de producción, reducción de existencias, reducción de mano de obra en la producción, reducción de tiempos de producción, etc.

    La Productividad es una consecuencia de la eficiencia. En la medida que la producción es eficiente, alcanza mayores niveles de productividad. Productividad es la relación optima entre recursos aplicados y volumen producido, esto es, entre recursos y producción, entre beneficios y costos. Un operario es más productivo que otro cuando produce mas en el mismo periodo utilizando los mismos recursos de producción. Aumentar la productividad es aumentar la producción sin aumentar el volumen de recursos, esto es, sin aumentar él numero de maquinas o de operarios. La productividad puede ser elevada a través de la racionalización, de nuevas tecnologías, de la mecanización, de la capacitación del personal, de la mejor organización del trabajo, etc.

    Es la productividad la que permite la competitividad de la empresa. Una empresa es competitiva en relación con las otras, cuando puede producir productos de mejor calidad con costos reducidos. La competitividad es la mejor arma para que la empresa lidie con sus competidores.

    PROCESO DE INTEGRACION PERSONAL ( P.I.P )

    El P.I.P. es un intensivo de 7 días que remueve las barreras al auto-conocimiento, trabajo en equipo, creatividad, productividad y relaciones afectivas saludables. Por medio de una serie de profundos ejercicios experienciales, el P.I.P. te ayuda a identificar esas barreras, a liberarlas, y a liberarte logrando el balance, felicidad, plenitud y amor que tu mereces.

    METAS DEL P.I.P.

  • Honrar padre y madre mediante el comprender, aceptar, perdonar y amar a las padres que conocimos o no conocimos y así aceptarnos, honrarnos y amarnos a nosotros mismos.

  • Superar él sentirnos inmaduramente identificados con nuestros logros.

  • Superar la inhabilidad de aceptar nuestros propios éxitos.

  • Superar los efectos de ser esposas golpeadas.

  • Superar los efectos de haber sido abusados de chicos.

  • Lograr sanación emocional y espiritual.

  • Superar sentimientos de falta de adecuación y baja auto-estima.

  • Superar la depresión

  • Superar problemas sexuales

  • Superar variados comportamientos adictivos ( lo mismo que adicciones)

  • Superar problemas laborales y de carrera.

  • Encontrar paz interna duradera e identidad real.

  • El proceso P.I.P te guía a través de maneras de soltar la negatividad hacia ti mismo y hacia otras influencias en tu vida, a fin de obtener una mirada interna compasiva, sanacion e integración. El wokshop se realiza en un entorno residencial junto al océano en un grupo de 15-30 personas y en él podrás acceder a desafíos personales y de grupo de gran significación. Harás cosas que nunca creíste que fueran posibles, superaras obstáculos profundamente arraigados hacia una vida mas completa y aprenderás a liberar tu verdadero espíritu interno. El resultado es un sorprendente nuevo nivel de integración personal, vitalidad y nuevas herramientas para mantener la salud y la paz interior.

    DIRECCION

    La dirección es un proceso por medio del cual se influye en las acciones de los miembros de la empresa para alcanzar los objetivos fijados.

    La dirección es la encargada de orientar el trabajo de recurso humano para que contribuyan a lograr los objetivos de la empresa.

    El empresario debe actuar como líder y como tal debe tener la habilidad para hacer entender sus ordenes y para que el personal las realice adecuadamente.

    Por medio de la dirección se debe descubrir as aptitudes y motivaciones de las personas para lograr con una buena orientación que logren los objetivos fijados por la empresa.

    Existen dos factores que se deben tener en cuenta en la dirección de personal la motivación y la comunicación.

    LA MOTIVACION es lograr mantener alta la moral del personal haciendo que experimente el sentido de pertenencia en la empresa.

    LA COMUNICACIÓN es mantener un intercambio permanente de información entre el empresario y los trabajadores.

    COORDINACION

    Muchas autoridades consideran la coordinación como una función separada del administrador, sin embargo, parece más exacto contemplarla como la esencia de la administración, puesto que el logro de la armonía del esfuerzo individual hacia la consecución de las metas del grupo es el propósito de la administración. Cada una de las funciones del administrador es un ejercicio que contribuye a la coordinación.

    Aun en el caso de una iglesia o de una organización fraternal, los individuos a menudo interpretan intereses similares en formas diferentes, y los esfuerzos hacia las metas comunes no se integran en forma automática con los esfuerzos de los demás. Por ello, la tarea central del administrador consiste en reconciliar las diferencias de enfoques, tiempo, esfuerzo o intereses, y armonizar las metas colectivas o individuales.

    La mejor coordinación ocurre cuando los individuos ven como contribuyen sus tareas a los fines a los fines dominantes de la empresa. Esto implica el conocimiento y entendimiento de los objetivos de la organización, no solo por parte de unos cuantos que están en los niveles superiores, sino por todas y cada una de las personas que la integran. Si, por ejemplo, los administradores no están seguros de que el objetivo fundamental de la empresa sea la utilidad, la calidad, las técnicas avanzadas o el servicio al cliente, no pueden coordina sus esfuerzos para alcanzar el verdadero objetivo. Cada uno se guiara por sus propias ideas acerca de cual es el interés de la empresa, o sin tal convicción podrían trabajar para su propio provecho. Para hacer obvio estos esfuerzos dispersos, la meta dominante de la empresa debe estar claramente definida y comunicarse a cada uno de los interesados. Y como es evidente, los objetivos de los departamentos subordinados se deben diseñar para que contribuyan a los fines de la empresa.

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    Funciones Administrativas

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