Planeación actividad administrativa

Administración de empresas en Colombia. Planificación. Incertidumbre. Toma de decisiones. Políticas estratégicas

  • Enviado por: Sandra Liliana
  • Idioma: castellano
  • País: Colombia Colombia
  • 9 páginas

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PLANEACION

CAPITULO 1. NATURALEZA DE LA PLANEACION

Con la previsión el administrador elabora proyectos consistentes, en los cuales se aplican raramente todos los eventos necesarios para el logro de los objetivos planeados y para el eficiente funcionamiento de la empresa. El administrador debe elaborar los planes de acuerdo con las necesidades propósitos y restricciones de la empresa teniendo en cuenta aquellas situaciones que la benefician y que facilitan el desarrollo de las acciones.

  • CONCEPTOS FUNDAMENTALES DE LA PLANEACION

    • Fijar objetivos

    • Formular políticas y procedimientos

    • Establecer presupuestos y pronósticos

    • Elaborar programas

    • Valerse de las estrategias necesarias para la coordinación integral de la labor administrativa.

    La ausencia de planes previos consistentes hace que los errores se multiplique, en las desviaciones y las posibilidades se equivocarse aumente y que el desarrollo de las operaciones de detenga o se entorpezcan.

    La planeación no asegura por si misma la posibilidad de éxito, es susceptible de error como toda actividad humana, está sujeta a incidencias del cambio.

    La toma de decisiones no puede tomarse al azar y en forma descoordinado, debe responder a un propósito, comprende de la comprensión del significado de la planeación y de la integración total de las diferentes actividades de la empresa.

    A través de la planeación, el administrador puede dar forma a sus pensamientos, elaborar proyectos con el fin de llevarlos a efecto, y administrar el tiempo, los recursos y el esfuerzo que pueda cristalizar sus propósitos con las menores probabilidades de error.

    Planear es: fijar el curso concreto de la acción que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrán de orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y el tiempo necesario para su ejecución”

  • IMPORTANCIA DE LA PLANEACION

  • La planeación constituye parte de la estructural del proceso administrativo y suministra un marco de referencia valiosa para la toma de decisiones integradas e toda a organización.

    CIRCUNSTANCIAS DE PLANEACION

    CIRCUNSTANCIAS PARA PLANEAR CON ANTICIPACION

    ESTRATEGIAS EN NIVELES

    Innovación y los cambios tecnológicos

    Beneficios de la innovación

    El crecimiento y la complejidad de las actividades empresariales

    Responder con eficiencia el incremento de actividades y responsabilidades de la empresa

    El incremento de la acción de la competencia.

    Estar en capacidad de hacer frente a la acción de competencia

    IMPORTANCIA

  • Contrarresta la incertidumbre y el cambio: (determinar previamente todos los aspectos relativos )

  • Centra la atención en los objetivos: (Detalla los objetivos e indica cómo pueden alcanzasen en forma eficiente)

  • La planeación tiende a ser económica (tiempo, esfuerzo y dinero)

  • La planeación maximiza la eficiencia.

  • La planeación facilita el control

  • Catalizar mejor los esfuerzos

  • Evita las acciones inútiles

  • Los planes reducen o eliminan la incidencia de muchos problemas

  • BENEFICIOS

    • Sin planes se trabaja a ciegas

    • Afinación y corrección de la prevención mediante la plantación

    • Lo esencial en la mecánica es planear

    • Es la base para las demás funciones administrativas

    • Hace innecesaria a la superposición de esfuerzos

    • Aumenta la producción

    • Evita el caos en el trabajo.

    • Es función de todo ejecutivo responsable y eficiente.

  • PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

  • El principio general es iniciar con un esfuerzo mental destinado a planear adecuadamente.

    PRINCIPIOS CENTRALES

    TIPO DE PLAN

    PRINCIPIOS

    Según El Propósito Y La Naturaleza De Los Planes

    De contribución a los objetivos:

    Todo plan debe poseer la fuerza necesaria, y contar con los instrumentos y recursos suficientes para contribuir al alcance de una meta

    Deficiencia de los planes:

    Se mide por el monto de contribución a los objetivos, la compensación de los costos y otras requeridas para formularlo y hacerlo funcionar.

    De la primacía de la planeación:

    Se debe plantear aquello que se va hacer y luego entrar a ejecutar dichas operaciones

    Según la estructura de los planes

    De las premisas de planeación:

    Si las consideraciones previas al diseño de los planes son veraces, mayor será la eficiencia y la coordinación de los diversos planes de la compañía

    Del marco de la política y estrategia

    Regulación del tiempo

    Según proceso de planeación

    Del factor limitante:

    Es necesario reconocer aquello que limita al administrador, para adecuar los planes a las limitantes, o para desarrollar l capacidad de obviarlas.

    Del compromiso:

    Con la empresa y con terceros

    De flexibilidad:

    Permite arreglar, corregir, modificar, ampliar o disminuir los planes, sin afectar lo consecución de las metas.

    Del cambio de navegación:

    Revisión periódica para mantener un curso benéfico hacia las metas deseadas.

  • PRINCIPALES FILOSOFIAS DE LA PLANEACION

  • ESTRATEGICA

    Proyectos de gran tamaño para que la empresa pueda emplear adecuadamente los recursos disponibles para ordenarlos en operaciones que busquen las mejores oportunidades, detectar los obstáculos y analizar las disponibilidades de la empresa para identificar sus puntos fuertes y débiles.

    Se refiere a futuro distante, a largo plazo, puesto que los planes varias de acuerdo a las circunstancias que enfrenta la organización.

    • Análisis de la situación externa para prever obstáculos y aprovechar oportunidades

    • Un diagnostico consistente para establecer las capacidades.

    • Proyecto a largo plazo

    • Un trabajo , en función de los objetivos propuestos y de la implantación de las políticas

    • Estructura para el desarrollo de los planes necesarios para poner en práctica las estrategias.

    RUTINARIA

    Satisfacer una necesidad inmediata o a mediano plazo. Se desarrollan esfuerzos para alcanzar solo ciertos niveles de objetivos.

    El esfuerzo es correcto, si logra satisfacer “bastante bien” un objetivo.

    Es mejor elaborar un plan factible que trabajar un plan optimo pero imposible de desarrollar

    • Trabaja con medidas de rendimiento

    • Metas suficientes

    • Medios aceptables

    • No determina ni coordina planes ineficientes.

    • No hay evaluación

    OPTIMIZANTE

    Las cosas no se no se realicen suficientemente bien, sino en la mejor forma posible mediante aplicación y desarrollo de modelos matemáticos.

    Modelos: físicos, representaciones gráficas o simbólicas.

    • Combinar políticas, programas y procedimientos con modelos matemáticos.

    • Fidelidad de los modelos representando el sistema

    • Limitado por la construcción de modelos para cada uno de los aspectos del a organización

    • En la elaboración de planes óptimos permite comprender el sistema

    • Maximizar el rendimiento, minimizar recursos y el equilibrio entre costos y beneficios.

    INNOVADORA

    Lo más valioso de la planeación es el proceso y no el hecho de producir planes, involucrarse en el proceso permite enriquecer la capacidad de trabajo, el objetivo es el desarrollo empresarial.

    Posibilita la adaptación de la organización a diversas circunstancias con el fin de dar respuesta rápida y positiva al cambio e impedir la reducción de la eficiencia de planes.

    CAPITULO 2. EL SISTEMA PLANIFICADOR

    1. PREMISAS

  • Decidir que es lo que se quiere lograr

  • Prever el futuro para poder anticiparse a dichos cambios

  • La empresa es un sistema integrado

  • Todos los aspectos de influencia deben evaluarse

  • Antes de cualquier paso en materia de determinación y ejecución de tareas es necesario saber qué se pretende lograr, a dónde se quiere llegar, cuales son los medios para lograrlo y en que forma afecta el sistema integradi de la empresa.

    2. FASES DEL PROCESO PLANIFICADOR

    2.1. PREVIAS A LA FORMULACION

  • Las situaciones del pasado

  • Las situaciones actuales

  • Los recursos

  • Los objetivos

  • 2.2. COMPRENSICON DEL SISTEMA PLANIFICADOR

    ¿Qué se busca?

  • Identificar problemas y necesidades, para resolverlos

  • Formular la estructura planificadora

  • Formular el desarrollo de las diversas áreas

  • ¿Cómo se hace la planeación?

  • Anticipándose al fututo.

  • Identificando hechos

  • Realizando exámenes periodicos

  • Elaborando normas

  • Asegurando la participación

  • Determinando la extención del plan

  • Organizando un grupo asesr de planeación

  • ¿De donde emana la planeación?

  • Órgano volitivo (dueños)

    • Políticas y organización a largo plazo

    • El rumbo a donde se dirige la empresa y el por que

    • El presupuesto maestro y básico

    • El tipo de controles, los instrumentos y los responsables de cada labor

    • Los resultados que se esperan, el momento de obtenerlos, y a que niveles de la organización

  • Órgano directivo (representación legal, orientación-determinación de políticas)

    • La forma como pueden alcanzarse los objetivos fijados

    • La manera como deben ejecutarse los programas previamente aprobados

    • Los recursos y los medios materiales requeridos

    • La coordinación de las grandes actividades.

  • Órgano ejecutivo (ejecuta las actividades especializadas)

    • Los medios aplicables a las operaciones

    • La distribución de tareas y las atribuciones personales

    • Los plazos específicos para el cumplimiento de las actividades

    • Las instrucciones generales y particulares para el personal.

    • Los informes de actividades, controles particulares y medidas correctivas eventuales.

    ¿Cómo se debe planear?

  • Diariamente: logros parciales y definir actividades inmediatas

  • Semanalmente: comparar resultados con los planes diarios

  • Mensualmente: Establecer medidas correctivas

  • Trimestralmente: Control de objetivos

  • Anualmente: fijar objetivos

  • FORMULACION DE PLANES

  • ACTIVIDADES FUNDAMENTALES

  • Definir el problema

  • Recopilar información

  • Analizar información

  • Formular premisas

  • Plantear alternativas

  • Elegir uno de los planes propuestos

    • Adaptabilidad

    • Flexibilidad

    • Simplicidad

    • Aceptación

    • Recursos estar relacionados con requerimientos, interferencias y expectativas

  • Implementar el plan

  • Vigilar el cumplimiento del plan

  • TIPOS DE PLANES

    • Objetivos

    • Políticas

    • Estrategias

    • Procedimientos

    • Reglas

    • Programas

    • Presupuestos

    CAPITULO 3. LA TOMA DE DECISIONES

    Todo administrador debe pensar como ejecutivo de alta dirección, como bien administrador y ser consciente que a mayor responsabilidad, mayor necesidad de emplear un proceso eficiente para la toma de decisiones adecuadas.

    Es el elemento fundamental de su tarea como planificador, puesto que lo lleva a determinar constantemente aquello que debe hacer, quien debe hacerlo, cuando y donde y como se debe hacer.

    1. FUNDAMENTOS DE LA TOMA DE DECISIONES

    Es la selección racional de un curso de acción. La racionalidad es la capacidad de discernir, con base de una serie de elementos de juicio, las acciones que deben tomarse para el cumplimiento de un determinado objetivo. Los problemas se definen como estados de confusión, de caos o de incertidumbre.

    • Existencia de un problema identificado y el reconocimiento de la necesidades fijar un objetivo tendiente a darle solución.

    • Recopilación de información necesaria para analizar y evaluar el problema

    • Definición de las alternativas

    • La existencia de la capacidad necesaria para manejar y evaluar las alternativas y efectos hacia os objetivos.

    • Escogencia de la alternativa óptima.

    El administrador debe guiarse por el deseo de hacer las cosas” en la mejor forma posible” tratando de tomar las mejores decisiones dentro de los limites deuna racionalidad sujeta a los riesgos propios de la incertidumbre.

    2. IDENTIFICACION DEL PROBLEMA.

    • ¿Cuáles son los síntomas, y cual el problema real?

    • ¿Cuáles son las presunciones iniciales, y cual la causa verdadera?

    • ¿Qué es lo que realmente se quiere, y cuales son los resultados que se esperan?

    Para plantear el problema, se debe encontrar los factores críticos del mismo o puntos estratégicos de la decisión puesto que son el elemento limitador que justifica el estudio de la situación y el esfuerzo que se realiza hacia la toma de decisiones.

  • LA OBTENCION DE INFORMACION

      • Determinar, qué se quiere clarificar y qué elementos intervienen para hacerlo.

      • Establecer los obstáculos que puedan impedir el resultado esperado.

      • Precisar los límites o condiciones aceptables para la obtención de datos.

      • Identificar perfectamente las fuentes de información

      • Establecer cual es la información estrategica y de que datos se puede prescindir

      • Utilizar las herramientas necesarias para obtener y depurar la información.

    Una vez recopilada la información es necesario comprobarla ya analizarla en forma consistente, puesto que la búsqueda de la cauda de un problema, se orienta a la identificación del mismo de los elementos que producen los efectos observados en el problema. La identificación de la cauda de un problema es el resultado de seguir pistas que se descubren al especificar el problema, obtener información y analizarla.

  • DETERMINACION DE LOS CURSOS DE ACCION

  • LA EVALUACION DE ALTERNATIVAS

    • ¿Cómo o en que forma, cada alternativa contribuye al logro de los objetivos, y en que proporción se ajusta a las políticas vigentes en la empresa?

    • ¿Cuál es la relación entre los costos y beneficios que se obtendrán al aplicarla?

    • ¿Qué implicaciones tienen la puesta en marcha y el desarrollo de cada alternativa?

    • ¿De que manera se ajusta a las posibilidades de la empresa?

    • ¿Qué consecuencias podría traer su aplicación a corto, mediano y largo plazo?

  • LA TOMA DE DECISIONES

  • La utilización de los llamados “métodos cuantitativos” ayuda al administrador a visualizar los diferentes aspectos de las decisiones, permitiéndole efectuar el análisis necesario para entrar a ponderar alternativas, hacer elecciones, identificar costos, determinar resultados, equilibrar probabilidades, identificar costos, determinar resultados, equilibrar probabilidades, etc.

    Con una buena organización el trabajo en equipo interdisciplinario con personas versadas. Requiere:

    • Adecuada conformación del grupo

    • Correcta asignación de tareas

    • Asignación de los medios adecuados para el trabajo

    • Aplicación de eficientes procedimientos de trabajo.

    • Tipos de acción

    • Internas

    • Preventivas

    • Contingentes

    • Adaptivas

    • Correctivas

    CAPITULO 4. LOS OBJETIVOS DE LA PLANIFICACION

    El objetivo es el punto de partida que encamina la labor de las empresas., facilita precisar la tarea y permite el establecimiento de la mejor forma de hacerla.

    Los objetivos son los fines hacia los cuales se encamina la empresa y sus actividades. Son el punto final que justifica los esfuerzos, y de cuyo cumplimiento eficiente se derivan los beneficios que esperan las organizaciones.

    Los objetivos para cada organización se deben formular teniendo en cuenta el tipo de necesidades que pretende satisfacer la Cía. y el ámbito particular en el cual se desarrolla

    • META: El punto final hacia el cual tiende la acción, se concentran todos los esfuerzos y cesan cuando se consiguen los beneficios que se esperan

    • SUBMETAS: Logros colocados por debajo de las metas y resultan necesarios para el cabal cumplimiento de los objetivos básicos

    • DESEOS PARALELOS: Son beneficios que se obtienen como consecuencia del cumplimiento de la meta.

    REQUISITOS:

    • Factible

    • Concreto

    • Claro

    • Medible

    • Difundido

    En la empresa existen múltiples objetivos que conforman una red de jerarquías en las cuales cada uno constituye al alcance de las netas finales de la compañía.

    • Objetivos externos

          • Sociales

          • Éticos

          • Técnicos

    • Objetivos internos

          • Empresariales

          • Divisionales

          • Departamentales

          • Seccionales

          • Grupales

          • Individuales

    • Objetivos por tiempo

          • A corto plazo

          • A mediano plazo

          • A largo plazo

          • Temporales

          • Indefinidos

    CAPITULO 5. POLITICAS Y ESTRATEGIAS.

    Son planes que denotan la orientación y el desarrollo de un programa general de acción, la organización, puede desplegar sus recursos y esfuerzos de acuerdo con las posibilidades y las limitaciones de la acción.

    LAS POLÍTICAS son las directrices de la empresa orientados a los componentes de organismo y de los grupos de trabajo hacia el alcance de las metas. El propósito de una política es proporcionar un marco de referencia. El fin de las políticas es asegurar que os encargados de tomar decisiones actúen en forma consistente para provecho de la empresa.

    Las políticas deben utilizarse como medios para estimular al máximo la iniciativa y para delegar autoridad en otras personas, sin riesgo de perder el control.

    ESTRATEGIAS: establecen un programa general de acción, determina el despliegue de esfuerzos y recursos hacia el logro de objetivos. Brinda una estructura para dirigir globalmente los planes y la asignación de recursos con miras de prever aquello que pueda hacer el enemigo:

    • Un programa general de acción

    • Un compromiso de dinero, personas y equipo

    • Una o más políticas importantes encaminadas a alcanzar los objetivos globales de la Cía.

    CARACTERISTICAS

    • Diseñadas por la alta gerencia

    • Tratadas de acuerdo con los objetivos y opiniones de quienes diseñan

    • Consignadas claramente por escrito

    • Unificadora de los criterios de interpretación

    • Flexibles

    • Definidas en los apartes pertinentes

    • Sujetas a revisión y control continuo

    • Diferentes de las reglas y procedimientos

    • Sometida a cierto grado de secreto

    Mientras la política establece guías generales para el pensamiento, las estrategias contienen una decisión que compromete los recursos para la acción determinada hacia una dirección específica.

    CAPITULO 6. PROCEDIMIENTOS, METODOS Y PROGRAMAS DE ACCION

    PROCEDIMIENTOS

    Se fijan para controlar y especificar las acciones futuras, indicando la forma definida, la manera de hacer las cosas, su finalidad es señalar la secuencia cronológica para obtener los mejores resultados de la ejecución de tareas concretas., su importancia se basa en que la empresa puede lograr un ahorro efectivo en tiempo y dinero.

  • Basarse en hechos concretos sobre una situación particular

  • Los pasos del procedimiento deben tener el alcance de la meta

  • El procedimiento debe ser flexible

  • Deben fijarse por escrito

  • Deben ser controlados y revisados periódicamente.

  • METODOS

    Establece la manera como cada trabajador debe ejecutar las diversas tareas consignadas dentro de un procedimiento. Actúan sobre hechos concretos como el trabajo diario de los empleados.

  • Seleccionar el trabajo que se desea simplificar

  • Estudiar y analizar detalladamente el trabajo seleccionado

  • Cuestionar los requerimientos de cada una de sus partes

  • Determinar las mejoras que se pueden efectuar en el trabajo

  • Proba un procedimiento o método seleccionado

  • El análisis del proceso de operaciones es esencial, puesto que los instrumentos proporcionados y los métodos están sujetos al criterio que el administrador aplique en el trabajo.

    EL DIAGRAMA DE PROCESO

    El diagrama de proceso es un instrumento de simplificación de trabajo basados en el estudio de los movimientos

    • OPERACIONES

    • TRANSPORTE

    • INSPECCION

    • DEMORA

    • ALMACENAMIENTO

      Reglas

    • No dar nada por supuesto. Todo debe ser investigado

    • El mejor instrumento del análisis es el qué, quién, cuándo, cómo, dónde, por qué.

    • Valerse de otros instrumentos de ayuda

    PROGRAMAS DE ACCION

    Son planes de gran magnitud en los cuales no solo se fijan los objetivos, sino que se tienen en cuenta las políticas, los procedimientos, los métodos.

    Características:

  • Todo el programa debe contar con el apoyo y aprobación de la suprema autoridad administrativa de la organización

  • Todo programa debe ser presentado en forma clara y objetiva

  • Elaborado con detalle y estudiado pormenores

  • En términos económicos, fija los costos y beneficios preferenciales y complementarios.

  • Analiza las ventajas y desventajas de su aplicación primando las primeras.

  • Establece concretamente la duración y el tiempo mínimo para que produzca sus beneficios

  • Se presenta con base de datos dignos de toda confianza

  • Es necesario y provechoso

  • Prevé los instrumentos y recursos necesarios para desarrollarse correctamente.

  • Pueden recibir fácilmente el apoyo de otros departamentos y áreas de la empresa.

  • Debe estudiarse el momento más oportuno para iniciarlo

  • Todo programa debe establecerse con la utilización de métodos de programación eficientes

  • Todo programa debe estar sujeto a revisión y control

  • Todos los programas deben coordinarse entre sí.

  • Métodos

    La necesidad de programar cronológicamente las actividades de los planes de trabajo nace con la conveniencia de tratar óptimamente cada etapa o fase del proyecto y de la importancia para el cumplimiento del objetivo, tiene la asignación de periodos específicos a cada componente de trabajo y a todos los que conforman la unidad del proyecto. LA PROGRAMACION ES UNA HERRAMENTA CLAVE PARA EL TRABAJO DE PLANIFICADOR.

    Diagrama de Gantt

    Programación de tareas sencillas con el fin de visualizar gráficamente el contexto total de un proyecto y de presentar una forma práctica de control. Los elementos esenciales del gráfico son las actividades y tiempo de realización. Descompone el proyecto en tareas simples que puedan ser numeradas y designación grafica del tiempo para cada una de estas tareas.

    Cualidades

    • Método simple y eficaz para preparar planes de trabajo

    • Facilita la representación de de los hechos y la mejor forma de comprenderlos

    • Ayuda a establecer una comparación entre lo que se ha hecho y lo que fue previsto.

    • Permite averiguar causas por las cuales la ejecución es mayor o menor que lo planeado

    • Compacto, fácil de trazar y leer.

    Fallas

    • No permite hacer una indicación relativa a la secuencia de actividades

    • Las actividades de complejidad disminuye su utilidad y la interpretación se hace más difícil

    • Cuando se divide las actividades la dificultad aumenta

    • Estudio laborioso para determinar actividades que puedan abreviasen.

    Las redes de PERT

    Diagramas que muestran la forma como se interrelacionan las actividades y sucesos de una tarea desde su comienzo hasta su terminación. ACTIVIAD ( !): esfuerzo que requiere de tiempo para terminar una parte de la tarea. EVENTO (O) una actividad o actividades que inician o se cumplen en el. El elemento básico del PERT es el diseño de una res que representa gráficamente el plan, con todas las operaciones que intervienen en el proyecto.

    Aspectos

    • Cada flecha representa una y solo una actividad dentro del proyecto

    • No se utiliza ningún tipo de escala

    • La dirección de la flecha indica su procedencia y la punta representa su culminación

    • Las uniones de las flechas, indicadas por círculos, significan el comienzo o terminación de una tarea.

    • Cada flecha muestra tres estimaciones de tiempo: pesimista, optimista y probable.

    • Gráficamente una actividad esta compuesta por O y !

    • Una actividad debe estar terminada para que la siguiente pueda comenzar, con excepción del primer proceso, puesto que no tiene actividad que la prenda.

    Ventajas

    • ¿Qué trabajos son necesarios primero, y cuando se deben realizar los acopios de materiales y problemas de financiación?

    • ¿Qué trabajos hay, y cuantos se requieren en cada momento?

    • ¿Cuál es la situación del proyecto en relación con la fecha programada par su culminación?

    • ¿Cuales son las actividades críticas y de cuanto tiempo disponen en caso de retraso?

    • ¿Dónde se puede reforzar la marcha y que costo produce si el proyecto se encuentra atrasado?

    • ¿Cuál es la planificación y programación de un proyecto con costo tota mínimo y duración optima

    PROCESO ADMINISTRATIVO

    Omar Sabogal Sabogal