Outsourcing

Subcontratación. División de trabajo. Gestión estratégica. Externalización. Eficacia empresarial. RRHH (Recursos Humanos). Reducción costos

  • Enviado por: Zaca
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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Concepto

Existen dos conceptos de Outsourcing, pero independientemente de el concepto que se estime oportuno, el servicio outsourcing no debería ser un servicio de subcontratación exclusivamente, sino que implica una relación profunda entre el cliente y el proveedor:

a ) El primero lo define como un proceso por el cual una tarea o actividad que tradicionalmente se desarrollaba dentro de la empresa, pasa a ser externalizada hacia un proveedor externo

b ) El segundo, lo considera como proceso de outsourcing cualquier externalización de actividades de la empresa, ya fuesen éstas desarrolladas o no previamente por la empresa.

Precedentes del entorno

El Outsourcing está creciendo en una rápida proporción en Europa, Estados Unidos y Asia, por que las organizaciones ven el outsourcing como una manera de lograr metas estratégicas, reducir costos, mejorar la satisfacción del cliente y proporciona efectividad y eficacia a la empresa.

Así mismo, el nuevo orden internacional ha dado paso a una nueva división del trabajo y a unos nuevos comportamientos debido sobre todo a la apertura económica, el avance tecnológico y la deslocalización de las economías. Las organizaciones jerarquizadas dan paso a las estructuras horizontales tipo Lean.

Características

Existen características tanto de las empresas de servicios externos como de las áreas operativas de las empresas que las contratan:

- Las empresas outsourcing están especializadas, y tiene numerosos clientes a los que realizan la misma función. Realizan economías de escala, y su capacidad de crecimiento es casi infinita ya que solo tienen que ocuparse de captar nuevos clientes.

- Con respecto a las áreas operativas de la empresa, podría decirse que existiría un proceso llamado reingeniería que sería un proceso de reestructuración interna que puede ir o no asociado al proceso de outsourcing.

Existiría una diferenciación por tiempo en los procesos de outsourcing, aunque el límite no es fácil de establecer:

a) Outsourcing táctico: Sería realmente una mera subcontratación

b) Outsourcing estratégico: Establecimiento de una relación de cooperación que crecería en base al tiempo la confianza y los beneficios.

Ventajas e inconvenientes

Existen muchas ventajas de utilizar este método de contratación, pero no se debe tomar a la ligera, ni dejar de vigilar o evaluar. Voy a enumerar ciertas ventajas, con sus posibles inconvenientes de un mal planteamiento, gestión , vigilancia o evaluación.

1 Beneficioso para los procesos de reingeniería acelerados

Para mejorar la empresa a veces se ha de tomar decisiones críticas en áreas problemáticas, y éstas pueden afectar al costo, calidad, servicio y rapidez. Aumentar la eficacia empresarial en algunos conceptos no básicos de la empresa no debe entrar en conflicto con la necesidad de inversión en las áreas principales de la empresa. No se deben descuidar estas áreas o funciones no básicas ya que se produciría un coste de coordinación que haría al sistema de la empresa menos productivo y menos eficaz. Haciendo outsourcing en funciones no básicas de la empresa, ésta puede empezar a ver pronto los beneficios de la reingeniería: flexibilidad y adelgazamiento de empresas.

2 Acceder a las capacidades de las empresas de outsourcing

Las empresas de servicios externos mas desarrolladas, hacen inversiones extensas en tecnología, metodologías y personas.

Ellos ganan en especialización trabajando con muchos clientes y resolviendo problemas similares. Esta combinación de experiencia y especialización les da una ventaja competitiva a las empresas contratantes y les suprime los costes de captar tecnología y formar a los R.R.H.H. necesarios. Pueden existir además oportunidades de progresión en el puesto de trabajo para los trabajadores que pasan de la empresa contratante a la empresa outsourcing.

3 Cobre traspaso

Los servicios externos involucran a menudo traslado de recursos de la empresa contratante a la empresa outsourcing. Los equipos, medios, know how, patentes o licencias tienen valor y se venden a la empresa contratante.Dependiendo de este valor, esta venta puede ser cuantiosa o simplemente significativa.

En los casos en que esta venta de recursos se sobrevalore y no sea un precio típico de mercado, la diferencia puede representar un préstamo que la empresa contratante se embolsa como contrapartida a los servicios sobre la vida del contrato, aunque esta práctica no suele ser muy normal.

4 Recursos libres para otros propósitos

Toda organización tiene límites con respecto a sus recursos disponibles. El outsourcing permite a éstas enviar los recursos, a menudo recursos humanos, de las actividades no básicas hacia otras que satisfagan al cliente, hacia actividades principales de la empresa o hacia las que ofrezcan mayor valor añadido.

5 Funciones ineficaces o difíciles de dirigir

Outsourcing es una solución real para estos problemas. Aun así se debe recordar que el outsourcing no significa abdicar la responsabilidad plena de dirigir, ni funciona bien como tirón de orejas para directivos ineficaces.

Cuando la función se ve difícil de manejar la organización necesita examinar las causas subyacentes.Si no se entienden las expectativas, los requisitos o los recursos necesitados claramente, entonces los procesos de outsourcing no van a mejorar la situación. Si la organización no entiende esto, no se lo podrá comunicar a la empresa outsourcing.

6 Mejore el enfoque de la empresa

Al igual que con los R.R.H.H., el outsourcing permite a la compañía enfocar su negocio hacia las áreas de especialización de ésta, teniendo las funciones operacionales fuera. Librado de gastar recursos en áreas que no son su especialización, la compañía puedeenfocar sus recursos en dar satisfacción al cliente.

7 Haga reservas de capital disponible

la decisión de la inversión del capital es la más importante dentro de las empresas, y dentro de las mismas existe competencia por llevarse parte del presupuesto de la empresa. Es difícil por otro lado justificar las inversiones cuantiosas en funciones no básicas de la empresa cuanto más directamente compitan con otras áreas relacionadas a producir o proporcionar un servicio que compita por el mismo dinero.

El outsourcing puede reducir la necesidad de invertir fondos importantes en actividades no principales, al no tener que adquirir recursos en gastos importantes, ni tener que dar cuenta de una aceptable rotación o retorno de capital en áreas no básicas de la empresa.

8 Opere reduciendo costes

las compañías que intentan hacer todo por su cuenta, pueden incurrir en gastos de investigación, desarrollo, etc... inmensamente más altos. Todos ellos pasan directamente a la empresa outsourcing. la estructura de costes mas baja de la empresa contratada es fruto de una economía de escala o/y de una especialización, y reduce costes a la compañía contratante así como aumenta su ventaja competitiva. Esta reducción de costes es mas bien a largo plazo.

9 Reduzca el riesgo

Los riesgos van asociados a las inversiones que efectúe la organización. Los entornos turbulentos alientan la posible acentuación de éstos. Mantenerse al ritmo de cambios tales como: mercados, competencia, regulación tecnologías y condiciones financieras requiere mucha inversión y un elevado riesgo.

Las empresas outsourcing mantienen inversiones en nombre de muchos clientes. La inversión repartida reduce el riesgo que se pudiera producir por una sola compañía.

10 Recursos no disponibles internamente

Es posible que muchas compañías no tengan acceso internamente a los recursos que el outsourcing les puede ofrecer. Las empresas nuevas deben considerar la alternativa del outsourcing desde la misma salida al mercado.

Análisis

Aplicando el teorema de Coase, se puede llevar a cabo una externalización, donde se pasa de controlar a coordinar en base a valores. En general se ha de comparar cada parte de la empresa con los diferentes servicios externos. La pregunta general es: ¿Somos mejores?

Normalmente se suele empezar por la seguridad y el mantenimiento de los edificios, pasando después a actividades mas estratégicas, con mayor relación con el proveedor. El directivo también ha de cambiar, ya que no solo se tiene que fijar en su empresa, sino que ha de ser un buen negociador e intermediario.Por ejemplo: López de Arriortúa trató de organizar favorablemente a proveedores y clientes para mejorar su empresa.

Si los proveedores ahorraban tiempo, ellos también lo harían.

FASE1

La alta dirección examina la posibilidad de contratar Outsourcing, y desarrolla una estrategia para llevarla a cabo. Esta fase es principalmente interior y se dirigió en el nivel más alto de la organización.

Para beneficiarse del outsourcing, ha de ser la alta dirección la que tenga una visión para definir los cambios que se requieren para que los servios externos tengan éxito. Para desarrollar la estrategia hay que considerar:

- Clarifique metas coherentes con respecto al outsourcing.

-Defina las funciones principales de la empresa y las no esenciales

Una organización debe hacer outsourcing en áreas secundarias o no principales, para poder enfocar recursos a las áreas centrales.

Habiendo identificado estas áreas no principales, también deberá estudiar donde consigue un mayor valor añadido y una rápida rotación de capital. Para determinar el retorno de inversión, analice el retorno actual comparándolo a lo que la empresa outsourcing puede ofrecer.

- Desarrolle una estrategia larga. Si ha contratado en outsourcing una función ya existente en su empresa, no olvide que esta contratación adicional puede causar turbulencias. La retención del trabajo debe ser un rasgo de tu estrategia. En algunas relaciones entre empresas, algunos trabajadores son contratados por la empresa outsourcing. Desde el principio, se ha de comunicar honestamente y abiertamente a los empleados como se cubrirán todas sus necesidades en un futuro, y aunque no se pueda decir todo, es conveniente no mentir a los empleados. Sería muy contraproducente.

FASE2

Valoración de necesidades y selección del vendedor.

En esta fase, todas las personas tanto de dentro como de fuera de la organización, pueden darte información mas detallada y consejos de actuación. Esta es la fase en que se investiga las necesidades de la empresa y encuentra fuera las empresas cualificadas que le serán mejores para satisfacer esas necesidades.

Para averiguar esas necesidades, obsérvelas dentro de la organización, e investigue fuera en otras compañías que tengan contratado un servicio de outsourcing en funciones parecidas a la suya. No dude en visitar estas compañías para considerar su experiencia pasada o presente. Forme un equipo de personas que le ayuden a formular las preguntas correctas y analice la información recogida.Puede necesitar especialización:

- Legal

- De R.R.H.H.

- Financiera

- De la función concreta de outsourcing que se desea contratar.

Contratar outsourcing se debe hacer cuidadosamente, sistemáticamente y con metas explícitas. Las compañías que se apresuran a contratar servicios externos sin entender lo que ellos esperan , pueden verse metidos en una batalla contractual que puede empeorar la situación en vez de mejorarla. Las razones sensatas para contratar servicios externos, incluyen preocupaciones estratégicas a nivel general y tácticas en una sección.

El outsourcing podría ser justificable en una sección con alto coste o que no pueden reducirse, o una falta de competencia en áreas específicas.

El outsourcing no puede ser una excusa para lavar las manos de directivos incompetentes, costosos o que no entendieron su labor. Se ha de dirigir bien una función, entender sus costes y dirigir eficazmente cuando menos para entender el potencial de la contratación outsourcing. Es posible entonces que se haya decidido outsourcing por una razón equivocada, y usted puede estar dando a la empresa outsourcing ventajas que usted podría tener, empezando una relación infructuosa y que probablemente acabará mal.

Escriba entonces lo que demandaría de unos servicios externos en una propuesta. Esta debe contener lo siguiente:

- Estar estructurada: en cierta manera, esto permitirá hacer valoraciones y comparaciones.

- Defina los requisitos en términos claros y posteriormente evaluables.

- Describa que tipo de relación quiere con la empresa outsourcing.

- Explique los problemas que está intentando resolver.

- Haga preguntas específicas sobre la cultura de la empresa.

- Especifique un nivel de servicio: Límite de producción...

Sea honrado. Recuerde que en el futuro esta propuesta es una garantía para la empresa outsourcing de solucionar problemas y demostrarle que ellos pueden hacer un buen trabajo. Así como posteriormente se evaluará el trabajo de la empresa outsourcing, ésta evaluará su propuesta: Una buena propuesta coherente, le dirá a la empresa outsourcing que se es serio con el proyecto, mientras que una propuesta poco realista le dirá a la empresa outsourcing mas experimentada que se lo pensará dos veces antes de perder el tiempo con un negocio improductivo o con mala consecución.

Evalúe a las empresas y efectúe una selección.

Forme un equipo para identificar que empresa es la mas cercana a satisfacer sus necesidades. Se deben establecer referencias y averiguar la reputación y solvencia de la empresa. No se ha de mirar a la empresa por el precio o un solo aspecto, sino por el total de sus capacidades.

La empresa a de demostrar:

- Comprensión clara de sus necesidades y habilidad para resolver sus problemas.

- Estabilidad financiera.

- Cultura eficiente

Negocie un contrato:

Una vez escogido la empresa, negocie su voluntad y proponga un contrato.

- negocie un precio razonable y medidas de evaluación y actuación.

- Comuníquese abierta y frecuentemente con la empresa.

- Muestre la intención de que ambas partes tengan éxito y saquen provecho del acuerdo.

- Escriba un contrato que especifique un nivel de servicio y las consecuencias de no alcanzar dicho nivel.

Las organizaciones deben considerar la revisión de los méritos globales a intervalos regulares, o siendo pertinente bajo condiciones cambiantes: Cuando hayan ocurrido cambios en tecnología, industria o simplemente por cambios en el interior de la empresa.Puede existir unas medidas de actuación eficaces al hilo de los méritos aducidos anteriormente:

Son una herramienta eficaz para motivar. Se especifican los requisitos en términos de resultados de la empresa outsourcing.

Aunque las normas de actuación sean difíciles ellos tendrán la manera de conseguir el nivel de prestaciones alto por su propia conveniencia. Las normas de actuación deben ser realistas para que ellos sean eficaces.Este sistema es conveniente, por que las normas suelen evolucionar con el tiempo, y normalmente se ponen más rígidas progresivamente.En un reciente estudio, se observa un gráfico en el cual las normas se fueron endureciendo progresivamente pero se ofrecieron también mayores premios.