Organización y métodos de trabajo

Relaciones Laborales. Administración y clasificación. Trabajo directivo. Mecanismos de coordinación. Sistema de flujos. Parámetros de diseño de puestos, de superestructura y de vínculos laterales. Empleo y trabajadores

  • Enviado por: Nikelaos
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 41 páginas
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TEMA 1 INTRODUCCIÓN

  • Introducción Organización

  • Administradores. Clasificación.

  • Habilidades Administrativas

  • Definición de Administración

  • Definición Organización:

  • La organización es una ordenación sistemática de personas realizada por alguna finalidad específica. Por lo que una organización es un conjunto de personas formado por 1 o más personas que persiguen un mismo fin. (Ej. Greenpeace (sin ánimo de lucro), Hospital, Microsoft (con ánimo de lucro)).

    Las organizaciones poseen elementos comunes (3):

  • Propósito definido, expresado en términos de una o varias metas concretas (Ejemplo misión de organización)

  • Las personas, son quienes alcanzaran esas metas.

  • Métodos y disposiciones, para definir y delimitar el comportamiento de sus miembros (Ej. En comunidad de vecinos, la ley nos dice como se elige al Presidente).

  • La empresa es una entidad dentro de las organizaciones. Sería un subconjunto dentro de un conjunto.

    2. Administradores. Clasificación

    2 tipos de trabajadores en la empresa: según Minztberg

    Operarios realizan su trabajo y no están encargados de supervisar a nadie.

    Administradores dirigen el trabajo de otros tienen subordinados y son responsables de realizar una serie de actividades, entre ellas responder de la actuación de quienes están bajo su mando.

    2 criterios de clasificación:

  • Diferenciación vertical, según el nivel que se encuentre la organización:

  • Supervisor o capataz o directivo de primera línea. Es el único directivo que dirige a personal directivo

  • La clase más numerosa de Administradores

  • Mediante su trabajo buscan lograr una producción eficiente, asegurar el flujo de bienes y servicios en la organización, responden a los problemas que surjan día a día.

  • Directivos Medios: se encuentran entre los otros dos niveles, sus jefes y sus subordinados son Administradores:

  • Enlazar y coordinar los niveles directivos

  • Coordinar personal y grupos y su horizonte personal de actuación se sitúa en el medio plazo.

  • Alta dirección: las principales actividades son:

  • Fija las grandes líneas de acción

  • Son responsables de toda la empresa

  • Definirán los grandes objetivos a largo plazo

  • Diseñan las estructuras

  • Introducen los valores y actividades que impulsaran todas las operaciones citadas.

  • Diferenciación Horizontal, según las actividades a realizar:

  • Directivos funcionales son responsables de personas, secciones o departamentos que realizan una tarea similar en contenido y orientación. (serán aquellos que tengan unos números de personas a su cargo que realicen un mismo tipo de actividad)

  • Directivos generales, son responsables de personas, secciones o departamentos que ejecuta conjuntamente las tareas básicas de una empresa. (Ej. una empresa que tiene otra pequeña sucursal en otra ciudad con una persona encargada de sea sucursal)

  • Tienen la posibilidad de promocionar a la cúspide.

  • No deben buscar la especialización, sino la mejora de sus cualidades de coordinación y relaciones interpersonales.

  • 3. Habilidades Administrativas: 3 tipos diferentes de habilidades directivas:

  • Habilidad técnica es la capacidad para realizar tipos específicos de actividades en un campo especializado. (conocen el oficio)

  • Habilidad humana está centrada en las relaciones de trabajo con otras personas. Es la cualidad de trabajar en conjunto, comprender y motivar a compañeros y subordinados. Es una habilidad fundamental.

  • Habilidad conceptual capacidad de coordinar e integrar los diversos intereses y actividades de la organización. Se trata de ver en abstracto, reconocen los elementos importantes en una situación y la relación entre esos elementos.

  • Habilidad de diseño (dentro de la conceptual) solucionar problemas, articular soluciones.

  • Todo directivo debe poseer habilidades técnicas, humanas, conceptuales y de diseño. Sin embargo, la importancia de cada una varía según el nivel directivo.

    Aunque los 3 necesita de las 3 habilidades:

    • Supervisor de 1ª Línea - Necesita habilidad técnica, es de la que más necesita

    • Alto directivo - Necesita habilidad técnica pero menos de los supervisor 1ª línea también habilidad conceptual

    • Directivo Medio - Necesita habilidad humana.

    El supervisor de 1ª Línea, la principal habilidad es la técnica, sus subordinados son quienes lleven a cabo la obtención de bienes y servicios. La responsabilidad del supervisor es lograr que el trabajo sea hecho correctamente, para eso debe conocer los métodos, procedimientos herramientas empleadas en el proceso productivo.

    La habilidad humana, es importante en todos los niveles. Podemos considerarla predominantemente en el nivel medio debido al gran número de contactos que éstos mantienen con compañeros, supervisores y subordinados.

    La habilidad conceptual y de diseño es más importante en los niveles superiores, ya que aquí no se traba de cuestiones de detalle sino que se es responsable de la organización y su conjunto. Así, coordinan las distintas partes, relacionándolas con su entorno, son competencia de la Alta dirección y debe ser resuelto con grandes dosis de habilidad conceptual y de diseño.

    4. Concepto de Administración: 2 conceptos o definiciones

  • Es el proceso de llevar a cabo eficientemente actividades mediante el uso de personas para conseguir una serie de objetivos

  • Necesidad de llevar a cabo actividades a través de otras personas

  • El administrado va a tener en cuenta

  • Eficiencia: es la relación entre esfuerzos y resultados. Hay múltiples tipos de eficiencia. Según los outputs o inputs que relacionaremos

  • Eficacia: es la construcción de metas propuestas. Se fija en las metas. Eficacia y eficiencia, son independientes. Un administrador puede estar alto en ambos, bajo en ambos o alto en uno y bajo en otro.

  • Va a existir un tipo de empresa que es eficaz pero no eficiente (ej. Una empresa que en un ejercicio se encuentra con una demanda muy alta)

  • También existe una empresa eficiente y no eficaz (ej. Al contrario que la anterior)

  • La mejor organización, es la que logra ser eficaz y eficiente. La que fija metas concretas y las alcanza utilizando sus recursos de forma óptima.

  • Es el proceso de planificación, organización, dirección y control del trabajo de los miembros de la organización de usar los recursos disponibles de la organización para alcanzar las metas obtenidas.

  • EL TRABAJO DIRECTIVO

    2 Enfoques:

  • Enfoque funcional: Desde finales del siglo XIX el estudio del trabajo directivo suele hacerse siguiendo un enfoque funcional, así cualquiera de sus actividades se pueden englobar en 4 funciones:

  • Planificación: se define como la fijación de las metas de la organización y el modo de alcanzarla. En el proceso de planificación se utilizan muchos tipos de planes con distinta naturaleza que hay que jerarquizar e integrar.

  • Misión: Conjunto de fines básicos y globales de la empresa.

  • Objetos: Logros específicos futuros que ayudan a la supervivencia de la empresa

  • Estrategias: Medios para alcanzar dichos objetivos.

  • Políticas: Pautas o guías de referencia para la toma de decisiones en la organización.

  • Procedimientos: Secuencias cronológicas que detallan de forma exacta la manera de determinar una decisión.

  • Normas: Reglas directas y objetivos que determinan lo que hay que hacer o no.

  • Organización: Consiste en diseñar una estructura que puede ejecutar los planes establecidos. Creación de una estructura inten___ de los roles que desempeña el personal de la organización. Pasos:

  • División del trabajo, descomposición de la empresa en tareas más pequeñas.

  • Departamentalización, agrupación de tareas y asignación a personas, grupos, etc.

  • Delegación de autoridad, asignar esos grupos de personas a un administrador dotándolas de autoridad para supervisarlo.

  • Coordinación, establecer los mecanismos de coordinación de la organización.

  • Dirección: Consiste en influir en los procesos de la organización para que aporten su máximo esfuerzo en el trabajo.

  • Control: Su finalidad es verificar la adecuación de las actividades emprendidas a las metas planeadas para la detección y corrección de desviaciones significativas.

  • Establecimiento de Estándares Resultados Obtenidos

  • Enfoque Roles Directivos: (según Mintzberg) Características: des trabajo de los directivos.

  • Deben atender un volumen enorme de trabajo a un ritmo agotador. Conforme suba el directivo en la jerarquía esto se dará más.

  • Su trabajo se caracteriza por la variedad y fragmentación y brevedad.

  • Prefiere actividades con reparación en el momento actual, concreto y bien definido y que no sean rutinarias.

  • Utiliza preferentemente medios de comunicación verbales.

  • Mintzberg establece 10 roles que debe asumir un directivo en su trabajo. Están agrupados en 3 categorías específicas:

  • Primera Categoría: Roles Interpersonales: Mantienen contacto con otras personas.

  • Rol de representante: actuaciones de carácter ceremonial y simbólico. Cabeza visible de la organización.

  • Rol de Líder: Es responsable de dirigir la actividad de subordinado para lograr los objetos.

  • Rol de Enlace: En el que interactúa con personas de dentro de la organización. (que no sean de su unidad) o de fuera.

  • Segunda Categoría: Roles Informativos: El directivo reúne y tramita todo tipo de información

  • Rol de Monitor: Capta cualquier tipo de información que puede ser útil para su trabajo.

  • Rol de Difusor: Trasmite internamente la información acumulada

  • Rol de Portavoz: Trasmite información a personas ajenas a la organización.

  • Tercera Categoría: Roles Decisionales: Debe elegir e implantar la solución a algún tipo de problema.

  • Rol de Emprendedor: Inicia o promueve cambios para mejorar la eficacia organizacional.

  • Rol de Gestor de anomalías o solucionador de problemas: Resuelve cuanto antes la anomalía que se hayan presentado de forma imprevista.

  • Rol Asignador de Recursos: Decide cómo se emplearan los recursos.

  • Rol Negociador: Discute y negocia con otros grupos para obtener ventajas para sus unidades.

  • NOTAS (De los enfoques Administrativos)

    • No existe un acuerdo unánime sobre las funciones que tiene que desempeñar el administrador.

    • Pero si hay un consenso generalizado sobre que esas son las 4 funciones.

    • Algunos autores consideran la integración de personal como una función aparte

    • Hemos expuesto las funciones de forma secuencial.

    • Las funciones están interrelacionadas, unas influyen en las otras, no son dependientes.

    Tiempo dedicado a las diferentes funciones en función del nivel gerencial

    T. Mahoney Conclusiones: (con respecto si el alto directivo ocupa ....)

    • Altos Directivos ocupan mas tiempo a la función de Planificación y organización

    • Tiempo (que emplea en la función) Dirección, decrece a nivel que subimos en el nivel jerárquico.

    • Control, aumenta con el nivel jerárquico pero en menor medida que planificación y organización.

    F O D C

    Bases del éxito Directivo

    La Administración permite alcanzar mayores posibilidades de éxito mediante su estudio.

    La ciencia de la administración, se fundamente en un cuerpo sistemático de conocimiento contrastado.

    La ciencia Administrativo, busca unos principios, proposiciones que establecen una posible relación, causa-efecto entre variables.

    El conocimiento en la Administración siempre se contrasta y fundamenta en la realidad económica y en la observación de los integrantes en la realización.

    Aunque se reconozca la existencia de un conjunto teórico, no basta con conocerlo sino que debe adecuarse a un momento y a una situación, por lo que puede ser necesario una capacidad natural y una vocación que no puede enseñarse.

    La importancia del estudio de la Administración también depende del tamaño de la organización de la complejidad del sector en el que actúe.

    El estudio de la Administración, no garantiza el éxito en los negocios, aunque aumenta las posibilidades de triunfo.

    Actualmente el buen ejercicio de la actividad de gestión depende de la conjunción de 4 factores:

    • Educación: Conocer los principios fundamentales en los que se basa el ejercicio administrativo.

    • Experiencia: Conocer los comportamientos reales, ajenos a veces al marco teórico.

    • Cualidades Personales: Posición social, currículo, psicología, carácter, aunque no predetermina totalmente en el trabajo influye en gran manera.

    • La suerte: Factor que no puede estudiarse ni preveerse pero puede modificar a todas las anteriores.

    TEMA 2 MECANISMOS DE COORDINACIÓN (En el Programa Tema 2 y 3)

    Toda actividad humana organizada, plantea unos requisitos, (2):

    • División del trabajo, división de la actividad en tareas

    • Coordinación de ésas tareas

    La estructura de la organización se puede dividir como el conjunto de todas las formas en que se divide el trabajo en tareas distintas, consiguiendo luego la coordinación de las mismas. Hay 5 mecanismo que parecen explicar las principales formas en que las empresas coordinan su trabajo:

  • Adaptación Mutua: Consigue la coordinación del trabajo mediante la simple comunicación informal (Ej. 2 personas en una canoa, se ponen deacuerdo diciendo lo que van a hacer) Va a predominar éste mecanismo en empresa muy pequeñas. Además se va a utilizar en determinados casos donde se da un caso muy complejo. Se verá después.

  • Supervisión directa: Consigue la coordinación cuando una persona se responsabiliza del trabajo de los demás. A éste mecanismo de coordinación, suele recurrirse cuando una organización superior su estado más sencillo. Va a controlar el trabajo de otras personas, dando instrucciones.

  • Normalización: El trabajo también puede coordinarse sin utilizar la adaptación mutua y sin supervisión directa. En éste caso, la coordinación se obtiene en la masa de dibujo antes de que se realice el trabajo, tanto los procesos de trabajo en sí, como los inputs y los outputs o resultado, puede diseñarse de modo que se ajusten a una normativa predeterminada. (la coordinación se realiza antes del trabajo). 3 tipos de normalización (se suman a las otras dos , que serán 5 mecanismos)

  • Normalización de los procesos de trabajo: Se normalizan los procesos de trabajo cuando el contenido del trabajo queda especificado y programado. (va a sustituir al mecanismo de supervisión directa) (Ej. Las instrucciones para montar un juguete)

  • Normalización de los resultados: Se especifican los resultados, dejando discreción para su proceso de realización.

  • Normalización de la Habilidades: Las habilidades y conocimientos se normalizan cuando ha quedado especificado el tipo de preparación requerida par ala realización del trabajo. La normalización de las habilidades, logra por vía indirecta, lo que consigue directamente la normalización de los procesos o de los resultados, controla y coordina. (Ej. Un anestesista y un cirujano en una operación, se van a coordinar porque ellos saben perfectamente lo que tienen que hacer, sus funciones vienen predeterminadas).

  • La organización preferirá uno de los mecanismos de coordinación de los 5 vistos. No podemos suponer que vaya a recurrir a uno solo, suele utilizar los 5 a la vez. Se combinan cierto grado de supervisión directa con la adaptación mutua, sea cual sea el grado de normalización.

    Las partes de la organización

    La estructura básica de la organización esta compuesta de 3 partes fundamentales, que son:

  • Núcleo de Operaciones: Comprende aquellos miembros de la organización que realizan el trabajo básico directamente relacionado con la producción de bienes y servicios propios de la actividad característica de la organización. (serían los operarios). Los operarios desempeñan 4 funciones principales:

  • Aseguran los inputs para la producción. En una empresa de fabricación, el departamento de compras adquiere la materia prima.

  • Transforman los inputs en outputs.

  • Distribuir los outputs vendiendo y distribuyendo físicamente los resultados del proceso de transformación.

  • Proporcionan un apoyo directo a las funciones de inputs, transformación y outputs. Suele ser aquí en el núcleo de operaciones, donde la normalización se aplica con más profundidad.

  • Ápice Estratégico: En el otro extremo, encontramos el ápice estratégico. Abarca a todas las personas encargadas de la responsabilidad general en la organización. El ápice estratégico, es el órgano que se ocupa de que la organización cumpla su misión y satisfaga convenientemente los intereses de los grupos y personas involucradas en el mismo. El ápice estratégico realiza las siguientes operaciones.

  • Ejerce la supervisión directa, en la medida en que una organización recurre a éste mecanismo, son los directivos de la línea media y del ápice estratégico quienes lo llevan a cabo. Entre los roles vistos, hay algunos que claramente se relacionan con la supervisión directa en el ápice estratégico. El primer gestor de anomalía:

  • Rol de monitor, correspondiente a la revisión de las actividades de los empleados.

  • Rol de difusor: supone la transmisión de información a los empleados

  • Rol de asignador de recursos: que incluye el diseño de la estructura, la asignación de personas y recursos a una tarea y la autorización de las principales decisiones adaptadas a los empleados.

  • Rol de líder: que incluye la formación de equipos de personas, así como la motivación y recompensa de los mismos.

  • Mantener las relaciones con el entorno, en un clima favorable.

  • Rol de portavoz

  • Rol de enlace (contactos externos con personas externas)

  • Rol de monitor (captar información relevante de su entorno)

  • Rol de negociador (cuando tengan que llegan a acuerdos externos de la organización)

  • Rol de cabeza visible (cuando tengan que llegar de representantes simbólicas en eventos)

  • Consiste en desarrollar la estrategia de la organización manteniendo una adaptación permanente entre la organización y el entorno. En el rol de empresario, los directivos superiores, buscan formas efectivas de llevar a cabo la misión de la organización, intentando incluso en algunas ocasiones modificar esa misión. El ápice estratégico fue de los más importantes en la formulación de estrategias. Su trabajo influye una escasa repetición y normalización. Posee una amplía libertad de acción y unos mecanismos de decisión muy amplios. La adaptación mutua es el mecanismo de coordinación preferido entre los directivos que componen ese ápice estratégico.

  • Línea Media: El Ápice Estratégico está unido al núcleo de operaciones mediante la cadena de directivos de la línea media que abarca desde los mandos situados bajo el ápice estratégico hasta los supervisores de primera línea, que ejercen la supervisión directa sobre los operarios. En el momento en que la organización es grande y cuenta con la supervisión directa como mecanismo de coordinación, necesita una cadena de directivos de línea media. La jerarquía organizativa, aparece cuando un supervisor de línea está al frente de un grupo de operarios para formar una unidad fundamental. Otro directivo asume el cuando de esas unidades formando otra de orden superior y así sucesivamente hasta que todas las unidades quedan bajo el mando de un único directivo en el ámbito estratégico formando así la organización completa. La misión de la línea media, consiste esencialmente en enlazar al ápice estratégico con el núcleo de operaciones, realiza las siguiente operaciones:

  • Recopila información respecto al rendimiento de su unidad, transmitiéndola parcialmente a los puestos superiores y agregándola a menudo en este proceso. (feedback)

  • Influye en el flujo de decisiones, asciende las anomalías de la unidad, las propuestas de cambio y las decisiones que necesitan una autorización. Van descendiendo los recursos que debe asignar en su unidad, las reglas y los planes que debe elaborar, así como los proyectos que debe poner en práctica.

  • El directivo de línea media debe hacer frente a una serie de actividades relacionadas con el entorno de su unidad, con otras unidades, así como con grupos externos. El jefe de ventas tendrá que coordinarse con los directivos de producción y también deberá visitar a algunos clientes de la organización.

  • El directivo de línea media se ocupa de formular la estrategia de su unidad. El directivo de línea media asume todos los roles del director general en el contexto de su propia unidad. Es la cabeza visible de su unidad, desarrolla una red de contactos de enlace, asigna recursos dentro de una unidad, negocia con personal de fuera, hace frente a anomalías, etc.

  • Partes complementarias de la organización

  • Tecnoestructura: Está formada por los analistas que sirve a la organización operando sobre el trabajo de los demás miembros de la misma. No interviene directamente en el flujo de operaciones aunque lo diseña, lo planifica, lo cambia y preparan a las personas que lo realizan.

  • Los analistas de control, los que se encargan de la normalización de la organización. Son los que dedican sus esfuerzos al diseño y funcionamiento de la estructura. Los analistas de control, sirven para afianzar la normalización en la organización. Podemos distinguir 3 tipos:

    • Los analistas de estudios de trabajo, ingenieros industriales que normalizan los procesos de trabajo.

    • Los analistas de planificación y control que normalizan los outputs.

    • Los analistas de personal incluyen los preparadores y responsables de dar formación que normalizan las actividades.

    En la empresa totalmente desarrollada la tecnoestructura puede funcionar en toda la escala jerárquica, tanto en los niveles inferiores como en los niveles intermedios o en el ápice estratégico.

    Muchos analistas, se dedican a normalizar en trabajo ajeno, su propio trabajo estará coordinada con el de los demás con la adaptación mutua fundamentalmente.

    Las conclusiones de Minztberg en sus estudios del trabajo organizativo, muestra que los directivos de staff prestan más atención a los roles de tratamiento de información que los directivos de línea.

  • Staff de Apoyo: (“staff” se refiere a apoyo y estructura, son partes complementarias). Son las unidades especializadas, cuya función consiste en proporcionar asistencia a la organización fuera del cupo de trabajo de operaciones corrientes.

  • Estas unidades, pueden funcionar como miniorganizaciones, con su propio núcleo de organizaciones, línea media y ápice estratégico. Las unidades de apoyo, se pueden encontrar en diferentes niveles jerárquicos dependiendo de quienes reciban sus servicios. (Ej. Relaciones Públicas, I+D, asesoría legal, cantina, determinadas asociaciones de estudiantes) (staff de apoyo presta atención al flujo de operaciones)

  • El staff de apoyo va a operar en distintos niveles jerárquicos dependiendo a quien asista.

  • Nivel Superior: se sitúa Relaciones públicas, asesoria legal

  • Nivel Medio: I+D

  • Nivel Inferior: Núcleo de operaciones, (en la universidad serían los profesores)

  • Muchas unidades de apoyo los puede subcontratar por lo que no formarían parte de la organización.

  • La organización prefiere tenerlas bajo su control para disminuir o eliminar la incertidumbre.

  • Mecanismos de Coordinación

    Las organizaciones más sencillas utilizarán la adaptación mutua para la coordinación del trabajo de sus operarios, a medida que la organización crece y divide su trabajo de forma más compleja aumenta la necesidad de supervisión directa.

    Con la introducción de un directivo se produce la primera división administrativa entre los que realizan el trabajo y quienes lo supervisan. A medida que crece la organización, se añaden directivos formando la jerarquía administrativa de autoridad. A medida que evoluciona éste proceso, la organización comienza a interesarse por la normalización como medio para lograr la coordinación.

    La responsabilidad por esa normalización recae sobre un tercer grupo que son los analistas. Los analistas hacen que aparezca una segunda división administrativa entre quienes realizan el trabajo y quienes normalizan.

    En el primer caso, los directivos asumen la responsabilidad de los operarios en la que se refiere a la coordinación de su trabajo reemplazando la adaptación mutua con la supervisión directa.

    Ahora el analista asume la responsabilidad de los directivos y de los operarios al reemplazar la supervisión directa y la adaptación mutua por la normalización.

    Acabamos con una organización que consiste en un núcleo de organizaciones, un componente administrativa de directivos y analista que se responsabilizan parcialmente de la coordinación del trabajo de los operarios. (componente administrativa - tecnoestructura, línea media y ápice estratégico)

    TEMA 4 LA ORGANIZACIÓN COMO UN SISTEMA DE FLUJOS

    Introducción: Todas las partes de la organización van a estar enlazadas por una serie de vínculos. (5 partes)

  • Organización como un sistema de autoridad formal: Tradicionalmente se ha descrito el organigrama. Este constituye una descripción incompleta de lo que realmente sucede en la organización. Evidentemente cada organización dispone de importantes relaciones de poder y de canalización que no consta en los documentos. Aunque el organigrama no nos contesta las relaciones informales, proporciona una fiel representación de la división del trabajo permitiéndonos ver de una rápida ojeada:

  • Las posiciones existentes dentro de la organización.

  • Como se agrupan éstas en unidades.

  • Como fluye entre ellas la autoridad formal.

  • Si bien la autoridad formal solo representa una aspecto de la compleja organización hay que estudiarla y entenderla, a fin de poder comprender el funcionamiento de ésta última.

  • La organización como sistema de flujos regulados: Pueden indetificarse en el sistema 3 flujos regulados claramente diferenciados:

  • Flujo de trabajo de operaciones: Atraviesa el núcleo de operaciones (Ej. Input Proceso Output). A veces el mismo cliente es objeto del flujo de trabajo (como en una clínica o peluquería). El control de flujo de trabajo varía según la organización. Las relaciones entre los flujos de trabajo, pueden producirse entre otros niveles de la jerarquía.

  • Flujo de información y decisiones de control (flujos de control regulados): Oficialmente el sistema formal de control regula los flujos verticales de información y de toma de decisiones subiendo desde el núcleo de operaciones y atravesando la cadena de autoridad. Hay 3 tipos de flujos:

  • Flujo ascendente que es la información retroalimentada (feedback) respecto al trabajo de operaciones

  • Flujo descendente, corresponde a las órdenes e instrucciones de trabajo

  • Flujos circulares, se da en cada nivel de jerarquía e indica el rol de decisión de los directivos medios en el sistema de control.

  • Flujo de información de staff: Es el flujo de información entre línea y staff. El fin de esa comunicación es proporcionar la información y asesoramiento del staff a las decisiones. Éstos flujos son como líneas horizontales entre directivos de línea y entre el staff tecnocrático y de apoyo. La tecnoestructura suele ser la que diseña y pode en funcionamiento el sistema de información de gestión para los directivos de línea. Determinados grupo de staff se especializan en la recopilación e información de inteligencia o asesoramiento para dichos directivos, es decir, información externa a la organización.

  • Organización como sistema de comunicación informal:

  • Desde que se realizaron los experimentos en Hawthorne se ha ido progresivamente evidenciando que las organizaciones funcionan de modo mucho más complejos que los indicados en los dos comentados anteriormente.

    En efecto, la investigación ha logrado descubrir una considerable actividad ajena a los sistemas de autoridad formal y a los procesos de flujo.

    Existen centros de poder carentes de reconocimiento oficial. Las vías reguladas se ven complementados y a veces incluso burladas por fuertes redes de información, comunicación informal y los procesos de comunicación atraviesan la organización independientemente del sistema regulado.

    Dalton define lo formal y oficial como lo planeado y acordado y lo informal o extraoficial como los enlaces espontáneos y flexibles entre distintos miembros movidos por sentimientos e intereses personales indispensables para el funcionamiento de los aspectos formales pero demasiado fluidos para corresponder exclusivamente a éstos.

    Por tanto en contraposición con las 2 visiones anteriores que tenían en cuenta el uso formal de la supervisión directa y de la normalización, ésta se centra en la adaptación mutua como mecanismo de coordinación.

    Estudio de minas de carbón de Trist y Bamforth

    Este estudio examina la relación tan compleja que existe entre comunicación formal e informal. Los señores (Trist y Bamforth) analizaron la situación del trabajo en las minas de carbón británicas antes y después de la mecanización.

    1ª Época “Autos mecanización”: El grupo informal se ocupaba y responsabilizaba de todo el trabajo de extracción, las tareas eran múltiples e intercambiables. Cada grupo recurría a su método. La comunicación era informal y se mantenía dentro del grupo, siendo la adaptación mutua el mecanismo de coordinación utilizada.

    2ª Época “Después mecanización”: Al llegar un nuevo sistema técnico se formalizó la división del trabajo. Cada minero queda separado en función de la tarea que realiza, según el turno y el comportamiento en la mina, también se eliminan los medios de comunicación y coordinación informales. El operario ya no veía la conclusión natural de su tarea. Realiza una tarea aislada tanto en el espacio como en el tiempo.

    Se cambian directivos pero la supervisión directa no resulta efectiva debido a la distancia física entre los trabajadores, la oscuridad y el peligro de las condiciones.

    • La normalización de los procesos de trabajo no era suficiente para la coordinación.

    • La normalización de los outputs de los trabajadores, individuales no era viable ya que éstos derivan únicamente de los esfuerzos coordinados de todos los miembros del grupo.

    La nueva estructura destruyó el sistema de comunicación informal sin reemplazarlo por otro formal dando lugar a 2 cosas:

    • Baja la productividad

    • Alineación del trabajador

    Ante ésta situación, los autores descubren 4 defensas a las que acuden los operarios para enfrentar ésta situación.

  • Establecían pequeños grupos de trabajo informales

  • Desarrollan un individualismo reactivo en el que solían reservarse un carácter de secreto profesional

  • Buscan chivos expiatorios en los demás grupos y les hecha las culpas de los problemas sufridos.

  • Se ausentan

  • Estos autores propusieron una solución, que reconocía tanto el sistema social informal como el sistema técnico formal. Se volvieron a organizar las responsabilidades para permitir que el nuevo sistema técnico, fuera utilizado por los mineros en pequeños grupos informales y autogestionados.

    Resultado:

  • Se comenzaron a compartir las tareas

  • Se estableció la comunicación informal

  • Surgió naturalmente un liderazgo dentro del grupo cuando era necesario

  • El rendimiento podía pedirse, por tanto normalizarse.

  • De hecho se llegó a un acuerdo, de los sistemas formal e informal.

  • El director está dispuesto a prescindir de las vías normales

  • Viendo los contactos del directivo medio observamos que su rango formal puede resultar engañoso, no se observa ningún contacto con las unidades operativas, a pesar de que el directivo es el responsable de ellas

  • El puesto de la tecnoestructura, desarrolla una labor fundamental y afecta a la comunicación de la organización.

  • La importancia de la Comunicación Informal: 2 motivos

  • Relacionado con el trabajo: Es escaso el trabajo que puede realizarse sin comunicación informal. La vida es demasiado complicada para que pueda controlarse todo. Así la normalización debe verse completada por la adaptación mutua. En conclusión, un sistema totalmente normalizado desprovisto del recurso de la comunicación informal, es prácticamente invariable, dado que las organizaciones humanas no pueden ser tan maquinales.

  • De naturaleza social: La gente necesita relacionarse como seres humanos tanto por razones de amistad como para descargar tensión.

  • Gran parte de la comunicación informal puede desarrollarse independientemente del trabajo, como sucede en las formulas sociales.

  • Antifuncional, interfieren en la realización del trabajo.

  • La comunicación informal es básica para el funcionamiento de una empresa porque puede crear un buen clima laboral, puede mejorar comunicación interna todo esto puede aumentar la productividad de la empresa.

  • La Red de comunicación informal

  • El sistema de comunicación informal, dispone de múltiples y variadas vías. Puede verse la red de comunicación informal como una serie de vías informales conectadas por centros neurológicos. 3 ejemplos:

  • Dos compañeros se comunican entre ellos (en un mismo departamento) se reparten el trabajo, etc... (comunicación horizontal y directa en un mismo Dpto.)

  • Una comunicación diagonal, ésta entre un nivel superior con otro de nivel inferior.

  • Una comunicación en forma de escalón.

  • Interdependencia entre organización formal e informal

  • Los grupos informales afectan a la eficiencia de la empresa, a su productividad, al clima social, a la satisfacción laboral, al rendimiento y al comportamiento del individuo. Debido a esto, en muchas ocasiones, los grupos sociales, son considerados como negativos, contrapuestos a la organización formal que desgastan y disgregan las estructuras oficialmente establecidas.

    Desde un punto de vista más realista, hay que considerar a los grupos informales como una parte más de la organización en su conjunto. De hecho, ésta última no puede entenderse sin conocer esas relaciones informales.

  • Tipos de grupos informales: (5 grupos informales)

  • Pertenencia del individuo a varios grupos: Cada individuo es miembro de más de un grupo, actúa en múltiples situaciones tanto formales como informales.

  • Grupos derivados del trabajo: Es la primera razón por la que se crea un grupo informal: el tipo desarrollado por las personas. Éstos grupos tienen una función triple:

  • Expresar las exigencias personales de prestigio, estima, reconocimiento que la organización formal no satisface.

  • Ejercer control sobre la conducta de sus miembros

  • Manifiestan y defienden continuamente su propia existencia.

  • Éstos grupos suelen ser la base de la satisfacción personal, de descarga de tensiones, reformadoras de la solidaridad, reducen el absentismo y la rotación, mejoran el rendimiento, el comportamiento y la disciplina individual.

  • Grupos derivados de la amistad y afinidad (grupos de desayunos, del café)

  • Grupos derivados de un interés: La comunidad de intereses determina la aparición de un grupo informal. Los miembros de éstos grupos, pueden no tener nada en común, sólo les une la causa, objetivo, un fin que pretende alcanzarse en interés de todos o algunos de sus miembros.

  • Grupos informales ocasionales: Surgen ocasionalmente debido a un problema y una vez resulto, normalmente desaparecen.

  • Funciones de la organización informal

  • Comunicación: Completan las lagunas de los canales oficiales siempre insuficientes. Las funciones de la comunicación de la organización informal son:

  • Función: Consigue información que la organización formal no puede suministrar

  • Considera informaciones que la organización formal ignora.

  • Traduce las órdenes emitidas por la estructura formal en motivos compresibles para la acción, las interpreta.

  • Satisfacciones Sociales: Consistiría en suministrar a los miembros de esos grupos, satisfacciones de naturaleza social. El grupo social, permite que el individuo tenga un reconocimiento, un estatus superior al que le proporciona la organización formal

  • Control: Una tercera función es el control social. Se influye y regula la conducta del individuo mediante normas que garantizan su conformidad con el grupo. Está conformidad, se pone de manifiesto tanto en la acción como en las actitudes. Este último tipo de conformidad es más peligroso ya que quienes controlan el grupo lo manipularan a su gusto para conseguir sus propios fines.

  • Conservación del estatus quo: Perpetuar su cultura, mantener en equilibrio los esquemas de interacciones, valores, costumbres y normas.

  • La organización como sistema de constelaciones de trabajo

  • Introducción: Este nuevo enfoque, sugiere que la red informal sigue determinadas pautas relacionadas con el sistema de autoridad formal. Para poder ver algunas de éstas relaciones, hay que tener en cuenta una serie de datos referentes a la comunicación informal de las organizaciones. Scott (1961), observó que cuando las personas trabajan en estrecha colaboración y comparten una serie de intereses comunes, se comunican extensa e informalmente entre sí en grupos exclusivos tal y como puede verse en los departamentos funcionalmente especializados; y en los flujos de trabajo que produce un estrecho contacta físico entre individuos.

  • Satisfacciones sociales: Consistiría en suministrar a los miembros de esos grupos, satisfacciones de naturaleza social. El grupo social, permite que el individuo tenga un reconocimiento, un estatus superior al que le proporciona la organización formal.

  • Control: Una tercera función es el control social. Se influye y regula la conducta del individuo mediante normas que garantizan su conformidad con el grupo. Esta conformidad, se pone de manifiesto tanto en la acción como en las actitudes. Este último tipo de conformidad es más peligroso ya que quienes controlan el grupo lo manipularán a su gusto para conseguir sus propios fines.

  • Conservación del Estatus Quo: Perpetuar su cultura, mantener el equilibrio los esquemas de interacciones, valores, costumbres y normas. Los estudiosos sugieren que las personas de las organizaciones, suelen trabajan en grupos exclusivos (pequeños vínculos de compañeros basados en relaciones horizontales y no en verticales) En los niveles inferiores, éstos se forman de acuerdo con la especialización funcional del flujo de trabajo, miembros que en los niveles directivos, suelen abarcar diferentes especialidades y funciones.

  • Dibujo: (Pag 24)

  • Definición: (de organización como sistema de constelaciones) La organización adopta la forma de un conjunto de constelaciones de trabajo de exclusivos vínculo, prácticamente independientes de individuos que intentan tomar decisiones adecuadas a su nivel jerárquico.

  • Conclusión: Los sistemas de autoridad formal, y de flujos regulados, presentan la organización como una especie de resorte espiral de material homogéneo cuya forma cónica acaba en un ápice estratégico. El sistema de comunicación informal en cambio, la describe como un mármol cuyas betas corren en mil direcciones distintas. El sistema de constelaciones de trabajo, la concibe como una tarta de muchos pisos, menos ordenados que el resorte cónico pero más que las betas de mármol.

  • La organización como sistema de procesos de decisión

  • La autoridad y la comunicación no representan en sí fines de la organización sino procesos que facilitan los 2 flujos fundamentales:

    • Toma de decisiones

    • Producción de bienes y servicios

    Al comenzar el sistema regulado vimos el flujo de trabajo de operaciones, así como el de procesos regulados de decisión:

    La decisión: Compromiso de acción. Un proceso de decisión no es la mera selección de una línea de acción, sino que incluye un conjunto de fases, que son:

  • Identificación del problema: Su importancia es fundamental con relación al proceso completo si no se identifica y define el problema concretamente, las acciones que se emprendan arrastrarán ese error desde su origen y no conseguirán alcanzar los objetos deseados. Para identificar problemas deben de utilizarse seriales de advertencias. 3 tipos de indicadores:

  • Desviación respecto a la anterior situación o respecto al trabajo desempeñado anterior.

  • Desviación respecto del plan cuando los resultados no están de acuerdo con los objetivos planificados puede que exista un problema.

  • Comparación con la evolución del sector. Críticas externas, la actitud o la relación tanto poner en evidencia la existencia de problemas (sindicato).

  • Seria peligroso formular un diagnóstico basado sólo en síntomas siempre deberá suponerse que tales síntomas son engañosos. Problemas distintos pueden presentarse con los mismo síntomas y un mismo problema puede plantearse con distintos síntomas. Identificar y definir el problema 3 puntos:

  • Buscar e identificar los elementos y factores críticos que originan esa situación que pretende resolverse

  • Determinar los objetivos a alcanzar resolviendo el problema.

  • Establecer cuales son los límites y las condiciones para la solución del problema.

  • Evaluación de Alternativas: Tras identificar el problema pueden desarrollarse posibles alternativas así como las consecuencias de cada una de las posibles soluciones al problema. En éste proceso de búsqueda de alternativas se debe investigar el ambiente interno y externo, siempre teniendo en cuenta las limitaciones de tiempo y costes. Una vez desarrolladas las distintas alternativas hay que compararlas y evaluarlas con el objeto de seleccionar aquellas que produzcan los resultados más favorables y evite los más desfavorables.

  • Evaluación de Alternativas: Hay que escoger la mejor, los mejores resultados teniendo en cuenta la importancia atribuida al objeto, los medios disponibles y las circunstancias en las que se opera. Criterios para juzgar que alternativa es la más conveniente:

  • Riesgo: No importan los riesgos o las ventajas en término absolutos sino la relación existente entre ellos, se elegirá la alternativa que presente un menor coeficiente de riesgo (relación entre riesgo y ventaja)

  • Valor esfuerzo: Se elegirá la que permita los mejores resultados con el menor esfuerzo, o bien, la que en igualdad de resultados precisa un menor esfuerzo.

  • Oportunidad: la solución a elegir no siempre será la que más rápidamente permita conseguir los resultados, sino la que permita alcanzarla en le momento oportuno.

  • Limitación de recurso: La menor alternativa es la que menor número de recursos precisa tanto materiales como humanos.

  • Ejecución de las decisiones:

  • Una decisión es sólo una abstracción, sino se aplica, puede que una bueno decisión sea afectada por una aplicación deficiente. Debido a esa estricta relación entre decisión y su puesta en marcha, la decisión deberá tienen mas características.

  • Expresar términos clave

  • Comunicar a todos puntualmente y con detalle

  • Acompañada de instrucciones

  • Ante las dificultades y riesgos que una decisión no se lleve a efecto ante las dificultades y los riesgos, o no de forma correcta hay que buscar soluciones:

  • Que participen los ejecutantes en su elaboración

  • Si esto no es posible, por falta de tiempo, coste o personal, al menos si deben incluírsela en algunas fases como la elaboración de soluciones alternativas. Esto contribuirá a mostrar, facilitar la comprensión y podría mejorar la decisión final.

  • Control y Evaluación:

  • La necesidad de control es doble, debido a la existencia de una doble responsabilidad: Necesidad de controlar el proceso de formulación, de su idoneidad para conseguir los objetos (a priori). Por tanto, el control no puede ser considerado sólo como una fase posterior y que sólo interviene cuando la decisión ya está tomada, sino que ha de tenerse en cuenta desde su primera fase.

    Funciones de Control

  • Comprobar la calidad de las decisiones, que seria su idoneidad para conseguir los objetivos.

  • Identificar errores para intervenir introduciendo cambios.

  • Detectar cambios respecto de la situación inicial en la que se aportó tal decisión

  • Comprobar que se ejecuta íntegramente de forma correcta y según las instrucciones.

  • Examinar decisiones tomadas en el ámbito inferior.

  • Mejorar las decisiones posteriores.

  • Toma de decisiones individual y toma de decisiones en grupo

    Las diferencias individuales influyen en el proceso de toma de decisiones (los valores, la personalidad y la propensión al riesgo) Existen algunas topologías de carácter general.

  • De acuerdo con el grado de normalización y regularidad del proceso de decisiones, tenemos decisiones programadas o rutinarias y decisiones no programadas o ad hoc.

  • De acuerdo con su área funcional (finanzas, marketing)

  • De acuerdo con sus importancias dentro de la organización agrupadas en decisiones estratégicas y operativas.

  • Conclusión final

    Cada una de las 5 misiones de la organización presentan una imagen completa de su funcionamiento real. Aún así, explica un aspecto importante y es la observación en conjunto de todas ellas la que no muestra el completo mundo de al organización.

    TEMA 5 LOS PARÁMETROS DE DISEÑO: DISEÑO DE PUESTOS

    Introducción

    H. Simon sintetiza o simplifica a la perfección el significado de diseño: “Toda la persona que conciba formas de acción cuyo objeto sea cambiar situaciones existentes se dedica a diseñar”.

    El diseño supone por tanto, libertad de acción y capacidad de alterar un sistema. En el caso concreto de la estructura organizativa corresponde a pulsar los resortes que influyen en la división de trabajo y en los mecanismos de coordinación afectando en consecuencia la forma en que funciona la organización.

    Diseño de puestos:

  • Especialización del cargo

  • Formulación del comportamiento

  • Preparación y adoctrinamiento

  • Diseño de la superestructura:

  • Agrupación de unidades

  • Tamaño de la unidad

  • Diseño de los enlaces laterales

  • Sistema de Planificación y control

  • Dispositivos de enlace

  • Diseño del sistema de toma de decisiones:

  • Descentralización Vertical

  • Descentralización Horizontal

  • Especialización

    Los puestos pueden especializarse en dos dimensiones:

  • Por su ámbito o amplitud: Cuantas tareas distintas contienen cada uno de ellos y que amplitud o estrechez tiene cada tarea. En función de ésta dimensión puede hablarse de :

  • Especialización horizontal del puesto realiza una única tarea especializada que repite continuamente.

  • Ampliación horizontal del puesto, realiza múltiples funciones pasando de una a otra continuamente.

  • Por la profundidad o control ejercido sobre el trabajo: Bajo esta consideración podemos hablan de:

  • Especialización vertical del puesto, aquí se limita a realizar el trabajo sin pensar el cómo y porqué

  • Ampliación vertical del puesto, controla cada aspecto de su actividad además de realizarla.

  • Especialización horizontal del puesto (1.1.)

    Es la forma predominante de la división del trabajo. Cuando hablamos de especialización del trabajo o especialización del trabajo o especialización del puesto, nos referimos a la especialización en la dimensión horizontal.

    Es la forma de dividir el trabajo que favorece más los aumentos de productividad.

    Adam Smith en su libro “Las riquezas de las Naciones” observa 3 causas:

    • Mayor destreza del individuo especializado en una tarea concreta.

    • El ahorro de tiempo perdido en cambiar de tarea.

    • El desarrollo de nuevos métodos y máquinas a raíz de la especialización.

    Los 3 motivos apuntan al factor central que vincula a la especialización con la productividad, que sería la repetición. Otras razones que apoyan la especialización horizontal son:

    • Por una parte, que permite que los individuos se ajusten las tareas.

    • Por otra parte, facilitarle el aprendizaje al dividir el trabajo en un número muy pequeño de tareas. En un mundo de complejidad técnica y organizativa, sólo puede tratar efectivamente con una parte comprensible del todo.

    Especialización vertical del puesto (1.2.)

    Separa la realización del trabajo y la administración del mismo.

    Las organizaciones especializan los puestos y la decisión vertical porque creen que se necesita una perspectiva distinta para determinar cómo hay que realizar el trabajo. Así, cuando un puesto está sumamente especializado en la división horizontal, la perspectiva del trabajador se vuelve estrecha, siendo difícil la coordinación de su trabajo con los demás.

    Como conclusión, los puestos deben a menudo especializarse verticalmente por estar especializados horizontalmente.

    Ampliación del puesto

    Recientemente la creciente alineación del trabajador ha representado una seria amenaza para la productividad y ello ha motivado un autentico esfuerzo para cambiar esta situación produciéndose lo que se denominado ampliación de puestos refiriéndose a la dimensión horizontal y enriquecimiento del puesto correspondiendo a la ampliación vertical acoplada con la horizontal.

    Ampliación horizontal del puesto (2.1.)

    El trabajador emprende una amplía gama de tareas relacionadas con la producción de servicios y de productos.

    Ampliación vertical del puesto (2.2.)

    El trabajador no sólo desempeña más tareas sino que también obtiene más control sobre las mismas.

    Problemas de la Especialización

    Son 3:

  • Problemas de comunicación y de coordinación

  • Problemas de equilibrio en la organización

  • Problemas de alineación

  • La ampliación de puestos parece ser en una primera aproximación la respuesta organizativa a todos los inconvenientes y problemas surgidos a raíz de la especialización. Sin embargo, hay que hacer serias matizaciones al respecto:

  • El éxito de cualquier redefinición de puesto dependerá claramente del puesto concreto y su grado inicial de especialización.

  • La ampliación del puesto será positiva en la medida que las ganancias de los trabajadores más motivados de un puesto determinado sean superiores a las pérdidas ocasionadas por una especialización técnica inferior a la óptima.

  • Hay que tener presente que algunos trabajadores prefieren los puestos estrechamente especializados y repetitivos en contra de lo que podría pensarse a priori.

  • Conclusión

    La ampliación del puesto, al igual que la especialización del mismo no es una panacea para los problemas de diseño del puesto, sino que es uno de los muchos parámetros a considerar conjuntamente con los demás.

    Especialización del puesto según la parte de la organización

    Núcleo de operaciones

    El staff de apoyo

    Los analistas de la tecnoestructura

    Los directivos

    Núcleo de Operaciones

    La especialización depende de la cualificación del trabajo.

    Si el trabajo no está cualificado, los puestos están especializados horizontalmente, realizando tareas claramente definidas en el flujo de trabajo de operaciones. Y están especializados verticalmente porque no tienen control sobre sus tareas y tampoco pueden decidir.

    Si el trabajo es cualificado, está especializado en la dimensión horizontal pero no en la vertical, debido a que tienen control sobre sus tareas.

    Staff de Apoyo

    Suelen estar altamente especializados en la dimensión horizontal porque desempeñan una función específica, y el grado de especialización vertical dependerá de la cualificación. Se hacen 2 distinciones:

    • Niveles Inferiores, los puestos serán limitados, no cualificados y sujetos a estricto control.

    • Niveles Superiores, son puestos más profesionales y no están sujetos a estricto control.

    Analistas de la Tecnoestructura

    Son profesionales en la medida en que su trabajo requiere unos conocimientos y habilidades complejas, por lo que sus puestos estarán especializados horizontalmente y no verticalmente.

    Los Directivos

    Los directivos desempeñan una serie de roles que son muy variados y por tanto, son los menos especializados en la dimensión horizontal.

    Con respecto a la vertical, depende del nivel jerárquico, de manera que:

    • Si se asciende en la jerarquía, el control va disminuyendo, hasta llegar al ápice estratégico (AE) donde se encuentra los puestos especializados en la dimensión vertical.

    • Especialización Horizontal

      Especialización Vertical

      ALTA

      BAJA

      ALTA

      Puestos que no requieren Preparación Previa; Núcleo Operaciones y Staff

      Puestos Directivos del Nivel más bajo

      BAJA

      Puestos Profesionales Tecnoestructura

      Resto de Puestos de Directivos

      Formalización del Comportamiento

      Representa la forma en que la organización prescribe la libertad de acción. La formalización del comportamiento es el parámetro de diseño mediante el cual se normalizan los procesos de trabajo de la organización.

      Se puede formalizan de 3 modos distintos:

    • Formalización según el puesto: La organización atribuye al puesto en sí una serie de características de comportamiento documentándolo por regla general en la descripción formal de dicho puesto.

    • Formalización según el flujo de trabajo: En vez de vincular las características al puesto, la organización introducirlas en el mismo trabajo (Ej. El músico trabaja en función de la partitura (toca))

    • Formalización según las reglas: La organización puede instaurar una serie de reglas para todo tipo de actuaciones. Suelen formularse por escrito recopilándose en un manual de políticas.

    • Se cual sea el medio de formalización son idénticas las repercusiones sobre el individuo que realiza el trabajo y es que se ejerce un control de su comportamiento. Seguido de esto se pude decir:

      • Si el puesto está formalizado, el poder determinado cómo se realiza el trabajo corresponde a los analistas se puede decir que hay una especialización vertical.

      • Los puestos más limitados, son los más sencillos y más repetitivos, por lo tanto los más susceptibles de altos niveles de formalización.

      ¿Por qué se formaliza el comportamiento?

      4 motivos de formalización:

    • Para reducir su variabilidad y como el objetivo de conseguir una coordinación predeterminada de aquellas actividades que lo necesitan y para que no exista confusión. (en los desempeños de los que hay que realizar)

    • Que se utiliza también para garantizar la consistencia mecánica que conduce a una producción eficiente.

    • Sirve también para garantizar la imparcialidad ante los clientes o los trabajadores.

    • La organización también formalizan el comportamiento por obras motivos de validez más dudosa como el deseo arbitrario de orden.

    • Formas burocráticas y orgánicas de la estructura

      Las organizaciones que se basan antes todo en la formalización del comportamiento para conseguir una coordinación, suelen denominarse burocracias.

      Existe el inverso de la estructura burocrática, que sería la estructura orgánica.

      Según un estudio, las estructuras de tipo democrático funcionaban muy bien en las organizaciones cuyas circunstancias eran estables, pero las que necesitan innovaciones o una adaptación de los cambios del entorno, requerían un tipo de estructura muy distinto que se calificó de orgánico.

      La estructura orgánica, se caracteriza ante todo por las relaciones de trabajo abiertas e informales. Los asuntos se resuelven a medida que surge la necesidad, de hecho, en contraposición a las estructuras burocráticas basadas en la normalización la estructura orgánica se basa en la Adaptación mutua, aunque aquí definiremos la estructura orgánica como la ausencia de normalización.

      Algunas disfunciones de las estructuras altamente formalizadas. Consecuencias disfuncionales, de diferentes formas son 4:

    • Osificación del comportamiento, con el rechazo absoluto a cualquier innovación.

    • El mal trato a los clientes

    • El aumento del absentismo, una mayor rotación hacia el exterior del personal.

    • Huelgas e incluso una subversión en las operaciones de la organización.

    • 4 puntos fundamentalmente que conducen a una serie de vínculos ______ (son del Michael Grozier)

    • Uso de reglas sirve para destruirla relación de dependencia entre superior y subordinado.

    • Para mantener el clima de impersonalidad en el núcleo de operaciones suelen tomarse fuera del mismo las decisiones que no queden definidas por las reglas, lo cual influye las decisiones para crearlas en un principio.

    • Muestra cómo se desarrollan las rigieses comunicativas a consecuencia de las presiones de los grupos de compañeros dentro del nivel jerárquico. Presiones que minimizan la interacción entre dichos estratos.

    • Las reglas y la autoridad central no son capaces de controlarlo todo, deben permanecer algunas zonas de incertidumbre alrededor de las cuales se desarrollan las relaciones informales de poder.

    • Los trabajadores obsesionados por la seguridad, aceptan sin titubear la extrema formalización del comportamiento como forma de autoprotección.

      Conclusión

      • Trabajadores que buscan seguridad y baja tolerancia de la ambigüedad, prefieren puestos formalizados y especializados, es decir, estructuras burocráticas.

      • Los que desean una mayor flexibilidad y son capaces de tolerar la ambigüedad, se inclinan por las estructuras orgánicas.

      Formalización del comportamiento según la parte de la organización

      Cuanto más estable y repetitivo es el trabajo, mas programado y más burocrática se vuelve la parte de la organización que lo contiene.

      Núcleo de Operaciones (Pag 36)

      Es donde se encuentran las tareas más estables y repetitivas. Será donde la formalización se dará con mayor frecuencia.

      Línea Media

      Cabe esperar que el trabajo se vuelve cada vez menos repetitivo y en consecuencia menos formalizada.

      Ápice Estratégico

      El trabajo es menos programado por lo que cabe suponer, la existencia de unas condiciones sumamente orgánicas.

      Staff de Apoyo

      Nos encontramos que hay toda una rama de estructuras según el trabajo realizado y las condiciones de límites de cada caso.

      Tecnoestructura

      En ésta, las unidades más cercanas al núcleo de operaciones, tendrán muchas reglas y procedimientos de trabajo bastante normalizadas, mientras que las dedicadas a trabajos más variados, adoptaran sin duda estructuras básicamente orgánicas.

      La tecnoestructura es la que asume la responsabilidad principal sobre la formalización de todo el trabajo ajeno en la organización.

      Especialización, cualificación y formalización

      +

      Si tenemos una estructura orgánica la normalización va aumentando.

      Orgánica Normalización Burocrática

      Preparación y Adoctrinamiento

      Éste tercer aspecto del diseño del puesto corresponde a las especificaciones de los requisitos para ocupar un puesto determinado.

      Las organizaciones especifican:

    • Conocimiento y habilidades (del puesto) y así como las normas que deben presentar.

    • Procedimiento de reclutamiento y selección para encontrar el individuo que se ajuste a estos requisitos.

    • Pueden fijar propios programas para impartir

    • Puede reforzar los comportamientos.

    • Podemos decir, que la preparación corresponde al proceso mediante el cual se enseñan las habilidades y conocimientos relacionados con el puesto. Y el adoctrinamiento es cuando se adquieren las normas de la organización.

      Preparación

      Cuando surge un cuerpo de conocimientos y un conjunto de habilidades de trabajo sumamente racionalizados, la organización los divide en puestos sencillos y fáciles de aprender, recurriendo a la formalización del comportamiento para conseguir la coordinación.

      No obstante, cuando un puesto requiere unos conocimientos y habilidades complejos que han sido racionalizados, el candidato tiene que dedicar mucho tiempo a su aprendizaje.

      Nos encontramos con 2 tipos de trabajo:

      • Trabajo artesanal: debe aprenderse en la práctica asumiendo el trabajador el papel de aprendiz de un maestro.

      • Trabajo profesional: es cuando el trabajo es complejo y no racionalizado aunque parcialmente documentado y especializado

      La preparación en el trabajo profesional es un parámetro de diseño fundamental en toda traba que calificamos de profesional.

      Adoctrinamiento

      Es la etiqueta que se utiliza para identificar el parámetro de diseño mediante el cual la organización para su propio beneficio socializa formalmente a sus miembros, de acuerdo con su cultura organizacional.

      Los programas de adoctrinamiento son de partícula importancia cuando los puestos son delicados o quedan lejos de la sede central.

      Preparación y adoctrinamiento según la parte de la organización

      En cualquier parte de la organización, la preparación es fundamental cuando el trabajo es complejo y requiere habilidades difíciles pero no especificadas, así como trabajos de naturaleza profesional.

      Y el adoctrinamiento, es importante cuando el trabajo es delicado o remoto y cuando la cultura y la ideología de la organización requiere una fuerte lealtad a la causa.

      Núcleo de Operaciones

      Nos encontraremos, organizaciones calificadas de profesionales que requieren complejas habilidades y profundos conocimientos.

      La organización confía enormemente en la preparación como parámetro de diseño.

      Algunas organizaciones recurren también con frecuencia al adoctrinamiento en el núcleo de operaciones.

      Tecnoestructura

      Gran parte del trabajo es de naturaleza profesional, es decir, supone el dominio de habilidades y conocimientos que pueden ser atendidos de modo formal. Y el adoctrinamiento cuando los analistas tengan responsabilidades delicadas de control.

      Staff de Apoyo

      Los puestos son de naturaleza profesional y requieren una extensa preparación.

      Directivos

      En los rangos directivos el trabajo es sin duda compleja pero no se entiende a fondo por la que no es imprescindible una preparación formal. Así pues, la preparación sigue sin considerarse como uno de los principales parámetros de diseño en el ápice estratégico y el la línea Media.

      Por el contrario, es posible que sea más importante el papel del adoctrinamiento en los niveles de gestión, puesto que al fin y al cabo, los directivos son los guardianes de la ideología de la organización.

      Partes de la Organización

      Mecanismos Coordinación

      Diseño de Puestos

      Ápice Estratégico

      Adaptación Mutua

      Especialización Horizontal y Vertical

      Formalización Comportamiento

      Preparación y Adoctrinamiento

      Línea Media

      Supervisión Directa

      Núcleo de Operaciones

      Normalización de procesos de trabajo

      Tecnoestructura

      Normalización de Habilidades

      Staff de Apoyo

      Normalización de Resultados

      • El núcleo de operaciones, tendrá como mecanismos de coordinación la Normalización de procesos de trabajo, de habilidades y/o resultados. (entidad bancaria)

      • El Ápice estratégico tendrá como mecanismo de coordinación, normalmente el de Adaptación Mutua.

      • La línea Media tendría supervisión directa y/o Normalización de procesos de trabajo.

      • La tecnoestrutura como mecanismo de coordinación tienen el de Adaptación Mutua y/o Normalización de habilidades.

      • El staff de Apoyo, Normalización de trabajo (la cafetería) y el de Adaptación Mutua.

      Preparación Versus Formalización

      La especialización, la formalización, la preparación y el adoctrinamiento, no son parámetros de diseño completamente independientes. Hemos descrito 2 tipos de puestos diferentes.

    • Los no Cualificados: Cuando se realiza un trabajo muy racionalizado que supone una extensa especialización tanto en la división horizontal como en la vertical, siendo a menudo controlado y coordinado por la formalización directa del comportamiento.

    • Los Profesionales: Corresponde a un trabajo complejo que no puede especializarse fácilmente en la dimensión vertical, ni su formalización por la tecnoestructura teniendo sin embargo, una especialización horizontal y pudiéndose a menudo coordinar mediante la normalización de habilidades en exhaustivos programas de preparación.

    • La formalización y la preparación pueden considerarse en última instancia como sustitutos mutuos. Según el trabajo en cuestión, la organización puede controlarlo directamente mediante sus propios procedimientos y reglas o bien, por vía indirecta contratando a profesionales ya dotados de la debida preparación.

      La organización profesional, cede gran cantidad de control sobre la elección de sus trabajadores así como, sobre sus métodos de traba a las instituciones externas que las preparan, las cuales determinados criterios que los orientaran en la realización de su trabajo.

      Conclusión

      La preparación y el adoctrinamiento se utiliza para predeterminar o normalizar el comportamiento organizativo. Nos podemos preguntar si la profesionalización y burocracia pueden coexistir en la misma estructura.

      Hemos definido burocracia como el grado en que el comportamiento de la organización está normalizado y sabemos también, que la preparación y el adoctrinamiento se utilizan para normalizar el comportamiento organizativo.

      Así pues, si una organización recurre al adoctrinamiento y preparación, en el diseño de su estructura, podremos calificarla de burocrática. Una burocracia basada no en la normalización de los procesos de trabajo sino de las habilidades.

      TEMA 6 LOS PARÁMETROS DE DISEÑO:

      DISEÑO DE LA SUPERESTRUCTURA

      Agrupación de Unidades:

    • La Agrupación

    • Repercusiones de la agrupación

    • Bases de Agrupación

    • Criterios de agrupación

    • Agrupación según la función

    • Agrupación por mercados

    • Agrupación en las distintas partes de la organización

    • ¿Cómo deberán agruparse dichos puestos en unidades?

      ¿Qué dimensiones deberá tener cada unidad?

    • La agrupación de unidades: Mediante el proceso de agrupación en unidades, se establece el sistema de autoridad formal y se construye la jerarquía de la organización. Al combinar éste proceso en los descritos en los 3 parámetros anteriores, podemos definir el diseño de la organización del modo siguiente (2 modos):

    • Conociendo las necesidades globales de la organización, el diseñador perfila todas las tareas que deberán realizarse, se trata de un procedimiento descendente, que pasa de las necesidades generales a las tareas concretas.

    • Consistiría en construir una superestructura determinando primero el tipo y número de puestos que deben agruparse en las unidades de primer orden y luego el tipo y número de unidades que deberán agruparse en unidades cada vez mayores hasta completarse la jerarquía. Ésta última etapa es ascendente, avanzando desde las tareas concretas hasta englobar toda la jerarquía. A medida que van cambiando los objetivos y las misiones, el rediseño estructural se inicia en sentido descendente. Y a media que cambia el sistema técnico, del núcleo de operaciones, se procede en sentido ascendente.

    • Repercusiones de la Agrupación: La agrupación no sólo sirve para crear un organigrama. Constituye un medio fundamental para la coordinación del trabajo en la organización.

    • La agrupación establece un sistema de supervisión común entre puestos y unidades; se asigna una unidad a cada directivo responsabilizándose de todas las acciones de su unidad. La agrupación de unidades, incorpora la supervisión directa.

    • La agrupación suele precisar que los puestos y las unidades compartan recursos comunes. Los miembros de una unidad comparten como mínimo un presupuesto común y a veces también, instalaciones y equipos. Por tanto, la agrupación estimula la adaptación mutua.

    • La agrupación suele crear medidas comunes de rendimiento. Al compartir los miembros recursos comunes, puede medirse conjuntamente el coste de sus actividades. Por otro parte, al contribuir a la producción de los distintos productos o servicios, también pueden medirse conjuntamente sus outputs. La agrupación sienta las bases para un tercer mecanismo al proporcionar medidas comunes del rendimiento y sería la normalización de resultados. (o normalización de outputs)

    • Conclusión

      Así pues, la agrupación de unidades puede estimular en grado sustancial 2 importantes mecanismos de coordinación que serían la supervisión directa y la adaptación mutua, sentando a la vez las bases para un tercer mecanismo, que sería la normalización de los outputs.

      En consecuencia, la agrupación de unidades constituye uno de los parámetros de diseño de mayor relieve. No obstante, hay que hacer notar que a causa de los distintos motivos por los que la agrupación estimula una fuerte cooperación dentro de una unidad, crea problemas de coordinación entre unidades.

      La comunicación se centra en el interior de la unidad aislando así, a los miembros de las distintas unidades.

      La agrupación de unidades estimula la coordinación dentro de la unidad, sacrificando en cierta medida la coordinación entre unidades.

    • Bases de la agrupación: 6 bases de agrupación

    • Agrupación según los conocimientos y las habilidades: Los puestos pueden agruparse según los conocimientos y las habilidades especializadas, que aporten al puesto los trabajadores. Pag 44

    • Agrupación según el proceso de trabajo y la función: Las unidades se pueden basar en el proceso o en la actividad desempeñado por el trabajador.

    • Agrupación según el tiempo: Los grupos pueden formarse también según el momento en el que se realice el trabajo. Las diferentes unidades, realizan el mismo trabajo pero en momentos distintos. Sería el caso de los diferentes turnos de una fábrica.

    • Agrupación según los outputs: Las unidades se agrupan de acuerdo los productos que fabrican los servicios que realizan

    • Agrupación por Clientes: Los grupos también pueden formarse para el trato con clientes de distinto tipo.

    • Agrupación por razones geográficas: Se forman grupos de acuerdo con las regiones geográficas en las que funciona la organización.

    • La noción de agrupar por proceso personas, lugar un objeto, constituye de hecho uno de los pilares de la literatura clásica sobre el diseño organizativo.

      Como todos los esquemas las categorías netamente ordenadas, presenta zonas indefinidas y se presta a interpretaciones ambiguas. Particularmente brillantes son las críticas de Herbert Simon respecto a las ambigüedades de la terminología cuando señala que:

      • Departamento de enseñanza: puede verse como una organización con función o con clientela

        • Función = enseñar

        • Clientela = niños

      • Servicio forestal: puede ser:

        • Objeto = conservar el bosque

        • Proceso = gestión forestal

        • Clientes = Alineadores o ganaderos

        • Zonas = según los terrenos

      Es interesante constatar que tanto éste como otros ejemplos, sobre éstas ambigüedades citadas por Simon, provienen de organizaciones cuyos operarios son profesionales.

      En las organizaciones profesionales, viene a ser lo mismo la agrupación por conocimientos, habilidades, procesos de trabajo o por clientes.

      Para intentar sose..? éstas ambigüedades vamos a comprimir todas las bases de agrupación comentadas en 2 categorías esenciales:

      • Agrupación según el Mercado: Ésta comprende las bases de: outputs, cliente y lugar

      • Agrupación funcional: Comprende las bases de: conocimiento y habilidades de procesos de trabajo y de funciones.

    • Criterios de Agrupación:

    • Interdependencias del flujo de trabajo:

    • Interdependencias de los procesos

    • Interdependencia de escala

    • Interdependencias sociales

    • Interdependencias del flujo de trabajo:

    • Varios de los estudios que han observado las relaciones en determinadas tareas de operaciones, subraya una misma conclusión:

      La agrupación de las tareas debe reflejar las interdependencias naturales en el flujo de trabajo.

      En la agrupación en base al mercado los miembros de una unidad tienen un sentido de la integridad territorial. Controlan un proceso organizativo claramente definido. La mayoría de los problemas que surgen en el trabajo pueden solucionarse fácilmente mediante la adaptación mutua y gran parte de los demás, que tienen que ser transmitidos a niveles jerárquicos superiores, pueden ser tratados dentro de la unidad por un único directivo encargado del flujo de trabajo. En cambio, cuando se dividen en distintas unidades los flujos de trabajo claramente definidos, la coordinación resulta mucho más complicada y se ven obligados a colaborar trabajador y directivos con lealtades distintas y los problemas son transmitidos hacia niveles jerárquicos superiores hasta llegar a manos de directivos apartados del flujo de trabajo.

    • Interdependencia de los procesos

    • La segunda categoría importante de interdependencias está relacionada con los procesos en el flujo de trabajo; En realidad éstas interdependencias están relacionadas con la especialización y estimulan la agrupación funcional. A veces, los puestos tienen que agruparse para estimular las interacciones correspondientes al proceso e incluso si es a expensas de cierta coordinación del flujo de trabajo. (pag 48)

    • Interdependencia de escala:

    • El tercer criterio de agrupación corresponde a las economías de escala, puede ser necesaria la formación de grupos a fin de alcanzar la envergadura necesaria para poder funcionar con eficiencia.

      Mizntberg pone 2 ejemplos de economía de escala:

      • En una fábrica con un departamento de mantenimiento

      • Con una base de datos para toda la empresa. En vez de tener varios departamentos, lo tiene todo centralizado

      El tema de concentración o dispersión de servicios, surge en muchos contextos dentro de la organización.

    • Interdependencias sociales:

    • El cuarto criterio de agrupación, no corresponde al trabajo realizado, sino a las relaciones sociales circundantes.

      Los miembros de la organización tienden a formar grupos para facilitar el apoyo mutuo en un entorno peligros o desconocido o simplemente aburrido.

      Las personalidades entran también en juego; a menudo como factor de suma importancia en el diseño de la organización, la gente prefiere ser agrupada con aquellos quienes se llevan bien.

      Conclusión

      Por tanto todo diseño de una superestructura, acaba siendo un compromiso entre los factores objetivos (interdependencia de flujos de trabajo, interdependencia de procesos e interdependencia de escala) y de los factores subjetivos (de personalidad y de necesidad social)

    • Agrupación según la función:

    • Agrupación por Mercados

      Agrupación por Función

      Bases de Agrupación

      Clientes

      Productos

      Zonas Geográficas

      Conocimientos y Habilidades

      Función y proceso de trabajo

      Interdependencia

      Interdependencia de flujos de trabajo

      Interdependencias de proceso de escala y sociales

      Especialización

      Menor especialización y Excedencia técnica

      Mayor especialización y Excedencia técnica

      Nivel de Burocratización Teórica

      Menos burocráticas

      (más flexibles)

      Teóricamente suelen ser más burocráticas

      Mecanismos de Coordinación Fundamentales

      Normalización de resultados

      Normalización de procesos de trabajo y de habilidades

      Consumo de Recursos

      Desperdician más recursos

      (tienen mas duplicidad)

      Desperdician menos recursos

      (tienen menos duplicidad)

      Distancia en la Solución de los problemas

      Solución más cercana al origen del problema

      Solución de los problemas en lugares alejados del origen

      Agrupación según la función:

      Refleja una gran preocupación pro las interdependencias de los procesos y de escala y quizás en un segundo plano por las sociales generalmente a expensas de los grupos de trabajo: A B C

      Características que se destacan de una organización como esta:

      • RRHH y material

      • Especialización

      • Desarrollo profesional

      • Permite supervisión

      • Intervención social

      Pero éstas mismas características, indican las principales debilidades de la estructura funcional:

    • La importancia atribuida a las estrechas especializaciones, hace que disminuya la atención prestada al output global, interesándose los individuos por sus propios medios mas que por los fines más amplios de la organización.

    • No resulta fácil medir el rendimiento en la estructura funcional. En realidad, la estructura funcional, carece de algún mecanismo incorporado para la coordinación del flujo de trabajo. A diferencia de las estructuras de mercado que contienen las interdependencias del flujo de trabajo dentro de las mismas unidades las estructuras formales, impiden tanto la adaptación mutua entre distintos especialistas como la supervisión directa de la unidad por parte de la dirección. La estructura está incompleta. Hay que encontrar medios de coordinación más allá de la unidad más próxima.

    • La tendencia natural es dejar que los problemas de coordinación ascienda hacia unidades de nivel jerárquico superior, hasta alcanzar el punto en que se reúnen las distintas funciones en cuestión, pero entonces sucede que el nivel queda suficientemente apartado del problema inicial. Naturalmente, las estructuras funcionales no tienen porque depender de la supervisión directa para su coordinación. Son organizaciones especializadas. Cuando su trabajo no requiere preparación, suelen recurrir a la formalización para su coordinación por lo que podemos concluir que las estructuras funcionales suelen ser las más burocráticas sobre todo, cuando el trabajo no requiere cualificación.

      Planteando la misma cuestión pero a la inversa, es decir, que las estructuras burocráticas con operarios no cualificados recurren con más frecuencia a las bases funcionales de agrupación. Suelen estar organizadas a base de la función que desempeñan más que a base del mercado a que atienden. Al intentar racionalizan sus estructuras, éstas burocracias prefieren formar sus grupos según los procesos de trabajo utilizados, coordinándose a continuación mediante la formalización del trabajo y la proliferación de reglas y de éste modo, todas las reglas quedan racionalizadas y resultan coherentes al menos por escrito.

    • Agrupación por Mercados

    • La estructura a base del mercado es menos maquinal y menos capaz de realizar con éxito una tarea repetitiva o especializada pero puede desempeñar, una gama más amplia de actividades e intercambiarlas con mas facilidad obteniendo su flexibilidad esencial a partir del hecho de que sus unidades son relativamente independientes entre sí.

      Pero la agrupación en base al mercado no es ninguna panacea para los problemas del diseño organizativo. Hay unos estudios, que se examinan una agencia de publicidad (del autor) KOVER y halló varias repercusiones:

    • Los especialistas se comunicaban mucho menos con las compañeras dentro de sus propias funciones e incluso con los clientes

    • Decaía su sentido del valor profesional debido en parte a que jugaban su trabajo los directivos responsables en vez de sus compañeros especializados.

    • Los que se consideraban artesanos, se sentían cada vez más satisfechos de su trabajo.

    • Muchos dimitieron durante el primer año que siguió a la reorganización.

    • En realidad, la estructura a base del mercado, perjudicaba la atención prestada a la especialización lo que aparentemente cansaba un declive en la calidad del trabajo especializado.

      • La estructura de mercado, gasta también más recursos que la estructura funcional dado que tienen que duplicar el personal y las instalaciones o bien sacrificar las ventajas de la especialización.

      • Además la estructura de mercado al tener menos especialización funcional, no puede aprovechar las economías de escala del mismo modo que la estructura funcional.

      Todo ello significa, que al elegir la agrupación a base del mercado, la organización opta por una coordinación del flujo de trabajo a expensas de la especialización del proceso y de la escala.

      Conclusiones: (2)

    • Si las interdependencias del flujo de trabajo son las más significativas y no encajan fácilmente en una normalización, la organización intenta contenerlas en una agrupación basada en el mercado a fin de facilitar la supervisión directa y la adaptación mutua.

    • No obstante si el flujo de trabajo es irregular si la normalización logra controlar fácilmente las interdependencias del flujo de trabajo, o si las interdependencias del proceso y del proceso y de la escala son las más significativas la organización tendrá tendencia a inclinarse por las ventajas de la especialización, eligiendo una agrupación funcional.

    • Agrupación en las distintas partes de la Organización

    • Núcleo de operaciones: Las investigaciones no nos aportan ninguna respuesta definitiva sobre la base de agrupación en el núcleo de operaciones pero vivimos en una sociedad especialistas, y por tanto, es de esperar que la agrupación más frecuente sea la correspondiente a la función. Existe por definición un único nivel de agrupación del núcleo de operaciones que son los operarios agrupados en unidades y dirigidos por supervisores de primera línea. A partir de éste nivel, las agrupaciones reúnen a los directivos de línea, cuando la superestructura administrativa de línea media. Al diseñar dicha estructura, nos encontramos ante una interesante cuestión:

    • El orden de prioridad importa más que la base de agrupación, es decir, las organizaciones se construyen a menudo variando las bases de agrupación de sus unidades.

    • También hay que decir que, la agrupación a base del mercado, es más frecuente en los niveles superiores y medios que en los inferiores, principalmente en las grandes organizaciones.

    • Ápice estratégico: Señalar que por definición, que solo existe una agrupación en el ápice estratégico abarcando ésta a la organización en su totalidad, a todas sus funciones y todos sus mercados

    • Personal de Staff: Tanto analista como staff de apoyo, parece moverse en grupos homogéneos definidos por la función que desempeñan en la organización. Es decir, los miembros del staff no suelen presentarse en la estructura como individuo situados junto con los operarios, o como otros miembros del staff directamente a las ordenes de los directivos de líneas de la unidades de marcado a que atiende, sino que suele estar bajo él cuando de los directivos de su propia especialidad. Ej: contable a la ordenes del directivo financiero.

    • En muchas ocasiones, se sitúa dentro de una unidad de mercado un único analista; supuestamente a las ordenes de su directivo de línea, aunque su función consiste en ejercer un control sobre el comportamiento de la unidad y sobre el directivo de la misma y seguirá leal a su unidad especializada de la tecnoestructura.

      ¿Dónde deben situarse en la superestructura las unidades de staff?

    • Se plantea si deberían quedar contenidas en pequeños conjuntos dentro de los departamentos a los que tienen que atender.

    • Bien concentrarse en departamentos mayores situados en el centro para poder servir a la organización global.

    • ¿Decidir en qué nivel de la superestructura deberían figurar? Es decir, el cuándo de qué nivel de gestión de línea deberán encuadrarse.

      Conclusión (final)

      Que se puede encontrar unidades de staff en todos los niveles de la jerarquía, concentradas algunas en la cumbre y dispersas otras en las secciones de mercado y en los departamentos funcionales.

    • La secretaría corporativa: Sirve a todo la organización estableciendo un fuerte vínculo con la alta dirección. Queda directamente a las ordenes del ápice estratégico.

    • Las demás unidades. Están dispersas para atender a las necesidades más o menos locales. Entonces en el nivel inmediatamente inferior, las relaciones públicas, están vinculadas a cada uno de los directores nacionales.

    • La planificación está dispersa hasta el nivel siguiente correspondiente a las divisiones de producto debido a que cada una debe efectuar, una planificación dependiente para sus propios líneas de productos.

    • Los estudios de trabajo, están dispersas hasta el próximo nivel funcional en el que pueden servir a sus respectivas fábricas.

    • El Departamento de mantenimiento queda disperso en sentido descendente hasta el nivel del encargado general sirviendo a la fabricación o al montaje.

    • Tamaño de la unidad

      El tamaño de la unidad como parámetro de diseño de la superestructura puede formularse desde 2 importantes perspectivas:

    • ¿Cuántos individuos deberán estar bajo el mando de cada directriz? Es decir, cual debe ser el ámbito de control

    • ¿Qué forma deberá tener la superestructura?

    • Alta, con pequeñas unidades y estrechos ámbitos de control

    • Ancha, con grandes unidades y ámbitos de control más amplios.

    • Estudios de estructuras altas versus estructuras planas

      Una estructura alta, tienen una larga cadena de autoridad con grupos relativamente reducidas en cada nivel jerárquico. Una estructura plana, dispone de pocas niveles cada uno de los cuales comprenden grupos de trabajo relativamente grandes.

      2 comentarios:

    • El mayor tiempo exigido para que las decisiones atraviesen los diversos niveles de la estructura alta, queda contrarrestada por el tiempo necesario para resolver las diferencias y coordinar los esfuerzos de muchas subordinados en una estructura plana.

    • El superior rendimiento de los grupos pertenecientes a la estructura alta, se explica por el hecho de que sus decisiones son sometidas a un análisis más completo que las de los grupos correspondientes a la estructura plana.

    • Además el estrecho ámbito de supervisión de la estructura alta permite un proceso de decisión y de comunicación mucho más ordenado.

    • Las estructuras altas atienden mejor a las necesidades individuales de seguridad dado que siempre hay algún supervisor disponible (según Porter y Lawer 1964).

    • Las estructuras altas, llevan a una supervisión demasiado estricta cuándo una situación frustrante para el empleado ansioso de autonomía o realización personal (según Ivancevich y Donnelly 1975)

    • Tamaño de la unidad en relación a los mecanismos de coordinación

      La confusión sobre éste tema radica en la obsesión del tamaño de la unidad, sólo en relación al mecanismo de coordinación de la supervisión directa sin considerar la normalización ni la adaptación mutua.

      2 cuestiones:

    • Cuánto mayor sea el uso de la normalización para la coordinación, mayor será el tamaño de la unidad de trabajo.

    • Cuánto más coordinadas estén las unidades mediante los sistemas normalizados, diseñados por la tecnoestructura, menos tiempo tendrá el directivo a la supervisión directa aumentando el número de empleados que puede tener a sus órdenes.

      El tamaño de la unidad es mayor cuando el trabajo está más normalizado, es decir, en los núcleos de operaciones de las organizaciones más burocráticas.

      Hasta ahora sólo hemos comentado la normalización de los procesos, pero ésta hipótesis no se limita a éste tipo de normalización, es decir, la normalización de habilidades y de outputs, debería tener también el efecto de un mayor tamaño de la unidad.

      En el caso de las habilidades, tienen sentido que cuánto mejor preparado están los empleados, menos estricta deberá ser su supervisión y porta tanto, mayores podrán ser sus unidades.

      Igualmente cabe suponer que cuánto más normalizados estén los outputs mayor puede ser el tamaño de la unidad de trabajo.

      No podemos concluir que el hecho de pertenecer a una unidad de gran tamaño libere automáticamente al individuo de un estricto control, puede que se libere de algún control por parte del jefe pero no necesariamente de los sistemas de la tecnoestructura y ni tan siquiera de su previa preparación y adoctrinamiento.

      En realidad, los miembros más controlados suelen ser los pertenecientes a unidades mayores.

    • Cuánto más se depende de la adaptación mutua (debido a los interdependencias entre tareas complejas) menor será el tamaño de la unidad de trabajo.

    • Esta relación puede tener 2 explicaciones:

        • Si todos los mecanismos de coordinación permanecer iguales, cuánto más interdependientes sean las tareas de una unidad, mayor será la necesidad de contacto directo entre directivo y empleados para coordinar el trabajo.

        • Es difícil supervisar tareas interdependientes complejas por lo que en lugar de utilizar la supervisión directa se utiliza la adaptación mutua para su coordinación. Los empleados se comienzan cara a cara para coordinar su trabajo, pero para que esto funciones, es necesario que la unidad sea de tamaño reducido para estimular la interacción cómoda frecuente e informal entre todos sus miembros.

      Conclusión

    • El tamaño de la unidad aumenta con

    • Los 3 tipos de normalización.

    • La similitud de las tareas desempeñadas en una unidad determinada.

    • Las necesidades de autonomía y de realización personal de los empleados.

    • La necesidad de reducir la distorsión en le flujo de información ascendiente en la jerarquía.

    • Por el contrario disminuye con:

    • La necesidad de una estricta supervisión directa.

    • La necesidad de adaptación mutua entre complejas tareas interdependientes.

    • El grado en el que el directivo de una unidad tenga que cumplir con obligaciones ajenas a la supervisión.

    • La necesidad de un frecuente acceso al directivo para consultas y consejos por parte de los miembros de la unidad

    • El tamaño de la unidad en las distintas partes de la organización

      Cabe suponer y que las unidades mayores se haya en el núcleo de operaciones al ser ésta la parte de la organización que más depende de la organización para su coordinación.

      El trabajo directivo suele ser complejo por lo que puede también suponerse que el tamaño de las unidades de una estructura administrativa, depende en gran parte de las interdependencias correspondientes a un nivel jerárquico determinado concretamente:

    • La agrupación a base del mercado se selecciona a menudo porque contienen interdependencias del flujo de trabajo dentro de cada unidad.

    • Mientras que no suele ser éste el caso de la agrupación funcional que requiere bien que un directivo de alto nivel coordina el trabajo entre las distintas unidades o bien que los directivos de cada una de las unidades lo hagan mediante la Adaptación mutua.

    • Las organizaciones varían las bases de agrupación en los distintos niveles de la jerarquía administrativa. Por lo tanto, no deberíamos suponer que la línea media de una gran organización fuera uniformemente alta o plana, sino de forma ondulante:

        • Plana en las zonas donde la agrupación se hubiera efectuado a base del mercado.

        • Alta en las zonas de agrupación funcional.

      En cuanto a la unidad de Staff:

    • En unidades de apoyo que realizan tareas que no requieren preparación especial, la estructura suele ser burocrática y las unidades grandes.

    • En cuánto a las unidades de la tecnoestructura y del staff de apoyo profesional, tendrán un tamaño generalmente reducido.

    • TEMA 7 PARAMETROS DE DISEÑO: DISEÑO DE VINCULOS LATERALES

    • Sistemas de Planificación y Control:

    • Se utilizan para normalizar los resultados y las formas de alcanzarlo, mientras que el control del rendimiento establece los sistemas de controlar los resultados una vez que se han cumplido los plazos de planificación.

      Así un sistema de planificación de acciones puede detallar todas las tareas que se han de ir cumpliendo. Mintzberg plantea ambos sistemas de forma separada como sistemas jerárquicos relacionados.

      • El sistema de control del rendimiento, parte de los objetos genéricos de la organización para a continuación plasmarse en sus objetivos que se detallan cada vez más hasta adquirir la forma de planificación de los cuales dependen las acciones concretas. Éstos planes se indican los resultados esperados y no las formas de alcanzarlas.

      • El sistema de planificación de acciones, parte de los planes estratégicos que se plasman en programas temporales muy detalladas y que concluirán determinando cada tarea completa que ha de ser realizado. (pag 61)

      De ésta forma, la influencia de la planificación de acciones sobre las acciones concretas sería muy directa mientras que la influencia del sistema de control del rendimiento, sobre éstas sería más indirecta. Las relaciones entre ambos sistemas son muy fuertes de hecho la separación entre ambos resulta artificial.

      De todas las relaciones potenciales entre los elementos descritos de ambos sistemas resulta especialmente importante el sistema de planificación que se utiliza en una estructura agrupada por mercados.

      La planificación parte de los objetivos generales y de una serie de subobjetivos que corresponden a cada división consistente con los de la organización para a continuación planificar estratégicamente, desarrollar los programas y especificar las acciones que han de realizarse.

      La planificación de acciones puede llegar a determinar tan precisamente lo que ha de hacerse, que se encuentre a medio comino entre la formalización del comportamiento y el control del rendimiento. (Normalización de los procesos de trabajo)

      El sistema de control del rendimiento es aplicable a unidades autónomas que tienen entre sí unidades flexibles.

      Para que un sistema de control de rendimiento cumpla sus funciones de medir y motivar debe superar una serie de problemas comunes a muchos sistemas de control.

      Los problemas son:

      • La propensión de la persona a fijar metas sencillas con la intención de asegurar su cumplimento.

      • La posibilidad de fraude o distorsión de los resultados

      • Problemas relativos a establecer periodos de control relativamente cortos que favorezcan las expectativas de los administradores para asegurarse controles a corto plazo aún llegando a comprometer la posición futura de la empresa.

      • Situaciones injustas que ocurren cuando un sistema de control de rendimiento no tiene en cuenta el contexto

      El sistema de planificación de acciones es más carácter de las organizaciones funcionales ya que en éstas las interdependencias son más complejas. Al establecer las acciones concretas que se han de realizar éste sistemas es consistente con la normalización de los procesos de trabajo.

    • Dispositivos de Enlace: Tipología

    • A veces la supervisión directa y los 3 tipos de normalización es insuficientes para coordinación una organización, es decir, después de haberse diseñado todos los puestos individuales, de haberse construido la superestructura y colocado en su lugar los sistemas de planificación y control, quedan aún importante interdependencias dentro de la organización, la cual tiene que recurrir entonces a la Adaptación Mutua.

      Por tanto el dispositivo de enlace es el parámetro de diseño a través del cual se estimula la coordinación en las organizaciones mediante la AM.

      Desde los trabajos de Galbraith (en 1973) se han considerado 7 dispositivos de enlace que son: (de mayor a menor complejidad)

    • Contacto Directo

    • Rol de Enlace: Se utiliza este dispositivo cuando existen problemas o asuntos frecuentes que han de ser resueltas entre 2 departamentos.

    • En éstos caso, se sitúa a un miembro de una de las unidades en la otra. Éstas persona continua dependiendo del superior del departamento de procedencia aunque esté físicamente en los despachos o espacios de otra unidad. Se contribuye a mejorar la comunicación horizontal entre unidades (no recurre a las vías verticales) Por otra parte, el puesto de enlace carece de autoridad formal.

      Conclusión: es un dispositivo barato y sencillo que puede resolver los problemas de comunicación existentes entre 2 departamentos, evitando que se sobre cargue la jerarquía con un problema de rutina.

    • Grupos de trabajo temporal: Soluciona problemas de coordinación que surgen entre diversos departamentos (más de 2). Están formados por personas que pertenecen a cada una de las unidades involucradas de una u otra forma en el asunto que motiva el asunto de la creación del grupo. Éste dispositivo asume la responsabilidad de la decisión. El grupo mantendrá diversas reuniones hasta que se resuelva la cuestión.

    • Grupos o comités de trabajo permanentes: Cuando existen problemas que involucran a varios departamentos pero que se repiten con asiduidad. Tienen sentido crear un grupo de trabajo permanente. En las empresas de gran tamaño son habituales los comités permanentes en distintos niveles de la organización. Pueden encontrarse a un nivel muy alto como es el caso de los comités ejecutivos para asesorar al director general o a un nivel medio, como los comités de planificación de la producción que relacionan a los miembros del departamento de línea y tecnoestructura para resolver los problemas que pueden surgir.

    • Roles integradores sin mando: Éstas personas son puente entre los distintos departamentos en conflicto y atesoran la confianza de la dirección general. Poseen habilidades sociales que los permiten crear ambientes de colaboración y confianza y disfrutan de capacidad para influenciar informalmente la toma de decisiones. Por tanto, los roles integradores sin mando median en los conflictos y aproximan a las partes, pero carecen de poder formal para poder tomar las decisiones

    • Roles gerenciales: Cuando el conflicto, problema a asunto interdepartamental que tiene que resolverse alcanza un cierto nivel puede que el rol integrador sin mando sea insuficiente para propiciar o lograr una solución. En éstas situaciones se puede crear un puesto de enlace dotado de autoridad formal, aunque lo normal es que median en los conflictos, pueden llegar a actuar como árbitros tomando decisiones o autorizándolas. Nos obstante la autoridad formal que atesoran/abarcan las decisiones sin alcanzar directamente al personal de los departamentos involucrados

    • Las estructura matricial: Es el dispositivo de enlace más complejo y por su naturaleza muy diferente del resto. La estructura matricial implica la ruptura del principio de unidad de mando de una forma directa reflejándose en la estructura y organigrama. La estructura matricial conlleva una modificación del armazón jerárquico de la organización mientras que el resto de los dispositivos de enlace no se representan en el organigrama de la empresa. En la estructura matricial los directivos de línea conjuntamente responsables de la misma decisiones, viéndose en consecuencia obligados a reconciliar entre sí las diferencias que van surgiendo y cuando un delicado equilibrio de poder formal. Este equilibrio de poder formal es lo que distingue a la estructura matricial a los demás dispositivos de enlace.

    • Tipo de estructura Matriciales:

    • En función del tiempo:

    • E.M. Permanentes, en la que las interdependencias se mantienen estables y las relaciones de autoridad son relativamente constantes en el tiempo.

    • E.M. Variable, que se da en aquellas organizaciones en las que se producen frecuentes cambios en los productos y la organización se está rediseñando continuamente en función de los proyectos que se van abordando.

    • En función de que la ruptura del principio de unidad de mando involucre a unos pocos empleado o a la práctica totalidad de las unidades (pag 66)

      Parcial

      Generalizada

      Los problemas derivados de la Estructura Matricial

    • Dualidad de mando sobre las mismas unidades origina conflictos entre los directivos por los objetivos contradictorios que se puedan establecer. Por tanto, el buen funcionamiento de una buena estructura matricial descansa en la cooperación de sus directivos de filas y columnas

    • Generan estrés tanto a los directivos como a los operarios sobre todo cuando se combinan la ambigüedad crónica de éstas estructuras con niveles de exigencia muy altos.

    • Es complejo mantener el equilibrio entre la dualidad de directivos y son necesarias muchas habilidades interpersonales y también frecuentes intervenciones de los niveles superiores de la administración para arbitrar en las disputas.

    • La E.M. es costosa, ya que los empleados consumen mucho tiempo en reuniones y requieren más comunicación y directivos que la jerarquía tradicional.

    • Dispositivos de enlace y otros parámetros de diseño

    • En relación con la superestructura

    • Los dispositivos de enlace se pueden usar con cualquier base de agrupación ya que se introducen para salvar las limitaciones que ocasionan el uso de una sola de ellas.

      Sin embargo, las investigaciones muestran que normalmente éstos dispositivos se superponen a las agrupaciones funcionales para introducir una orientación de mercado.

    • En lo que se refiere al tamaño de la unidad

    • Éstos dispositivos estimulan la AM para lo que es preciso que existan grupos reducidos que trabajen en contacto directo.

    • En relación con el diseño de los puestos individuales

    • Existe menos necesidad de comunicación informal en la estructura burocrática. Esto significa que los dispositivos de enlace sirven ante todo de instrumentos para las estructuras orgánicas.

      Son mecanismos flexibles que estimulan las relaciones abiertas e informales.

      Los dispositivos de enlace más débiles, se sobreponen a las estructuras burocráticas para reducir algunos puntos inflexibles.

      Los más fuertes (directivos integradores y estructuras matriciales) transforman de tal forma las pautas de comportamiento formalizado que la estructura que surge que no puede concebirse como burocrática.

      Los dispositivos de enlace suelen utilizar cuando el trabajo es a la vez:

    • Especializado horizontalmente: Si el trabajo no estuviera especializado en la dimensión horizontal, ni fuera interdependiente no necesitaría una estrecha coordinación, por lo que no necesitaría utilizar dispositivos de enlace.

    • Complejo: Si el trabajo no fuera complejo, casi toda la coordinación se obtendría mediante supervisión directa o normalización de los procesos de trabajo (outputs). El trabajo complejo puede coordinarse mediante la normalización de las habilidades pero sólo mientras las interdependencias sean escasas, ya que cuando éstas son importantes deben recurrirse a la AM.

    • Normalmente las tareas complejas y especializadas son las profesionales. Por tanto, existe una relación entre la profesionalidad y el uso de los dispositivos de enlace.

    • En relación con los sistemas de planificación y control

    • El uso de éstos dos enlaces laterales, suele ser mutuamente exclusivo. Cuando no se puede contener las interdependencias de las tareas mediante el diseño tanto de puestos individuales como de la superestructura, la organización suele recurrir bien a la normalización de los outputs o bien al uso de los dispositivos de adaptación mutua.

      Posición de Objetivos

      Decisor

      Discriminador

      Sensor

      Actividad

      Criterios

      Alta Especialización Vertical

      Alta Especialización Horizontal

      Puestos Cualificados

      Baja Especialización Vertical

      Puestos Profesionales