Organización y estructura organizativa

Administración. Principios clásicos. Diseño vertical y horizontal. Modelos. Pensamiento administrativo. Taylor. Fayol. Mayo. Weber. Enfoque contingente. Motivación. Participación. Nuevas tecnologías

  • Enviado por: Anita
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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1. CONCEPTO Y NECESEDIDAD DE ORGANIZACIÓN.

Entre las entidades y organizaciones existentes están las empresas. El elemento clave que las diferencia de otro tipo de organizaciones es precisamente el conjunto de objetivos que son propios de ella, como por ejemplo, la obtención de beneficios.

Toda entidad, cualquiera que sea su naturaleza, debe planificar su actividad de forma que consiga alcanzar con mayor economía los medios, es decir, con mayor eficiencia. Decimos entonces que la eficiencia debe ser un objetivo en cualquier organización, y en las empresas cobra mayor importancia.

Definimos organización como la ordenación de los medios materiales y humanos al tiempo que se establecen normas de conducta para alcanzar las metas propuestas bajo criterios de eficiencia.

Los objetivos de una organización de empresa son:

  • Proporcionar una estructura organizativa que permita definir las funciones de los puestos de trabajo, describirlos...

  • Establecer límites de autoridad-responsabilidad dejando claro quien es el responsable de cada tarea.

  • Crear canales de distribución, tanto ascendentes como descendentes.

  • Crear procedimientos para alcanzar los objetivos.

  • Crear un departamento de recursos humanos de forma que respondan a todos los objetivos.

2. PRINCIPIOS CLÁSICOS DE ORGANIZACIÓN.

Una estructura se define como el conjunto de relaciones entre elementos que constituyen sistemas y persiguen una finalidad.

Diseño vertical: desarrolla la línea jerárquica estableciendo niveles.

Sus principios básicos son:

· Autoridad: poder legal ilegítimo que da derecho a mandar o actuar sobre un grupo de personas.

· Jerarquía: creación de niveles ordenados. Desarrolla el principio de autoridad y permite la responsabilidad y control del trabajo.

Sus principios derivados son: unidad de dirección, unidad de mando, delegación, etc.

Diseño horizontal: es un sistema de organización que se centra en la especialización de funciones.

Sus principios básicos son:

· División del trabajo: reparto de las tareas divididas en actividades entre mandos. Busca reducir esfuerzos y mejorar la cantidad y calidad de los mismos.

· Especialización: asignación permanente a cada unidad de una tarea específica. Supone mayor destreza en el trabajo, ahorro de tiempo, nuevos puestos de trabajo...

Los principios derivados son: funcionalización, departamentación, divisionalización, coordinación, etc.

3. ORGANIZACIÓN FORMAL E INFORMAL.

Formal: es una estructura intencional que muestra los elementos, su jerarquía y la forma de repartir las funciones en el interior de una organización. En su parte formal muestra de forma clara, coherente y precisa los elementos que la componen: los intereses y las relaciones que afectan a las normas que se pueden establecer.

Una vez que el trabajador firma el contrato, es obligatorio mostrarle el puesto de trabajo, las personas que comparten su labor y las que son responsables de su trabajo.

La representación gráfica de esta estructura es un organigrama, que es una herramienta muy útil para poder informar a los miembros de una organización y a terceros (clientes, proveedores...) sobre cual es la estructura formal de la empresa. La forma más aceptada de representar los organigramas son los departamentos. Llamamos departamentos a unas unidades autónomas de una organización con elementos y funciones específicas. La forma más extendida de dividir la empresa es la llamada división funcional, que consiste en dividirla identificando las funciones que realiza dentro de la empresa ( por ejemplo contabilizar), nombrando a un jefe de departamento. Otra forma de representarla es por áreas de actuación o territorios, abandonándose así el carácter específico de las funciones, para asignar las mismas funciones a distintas personas dependiendo del lugar físico donde estén.

Informal: está integrada por aquellas relaciones que se establecen entre los medios de una empresa sin que la dirección intervenga. Es por tanto una organización espontánea. Esta organización depende de la personalidad, cultura, estatus, etc que tengan los trabajadores.

La organización real de una empresa es la suma de la organización formal más la organización informal.

4. MODELOS DE ESTRUCTURA ORGANIZATIVA.

Mirar en el libro las página 75, 76, 77 y 78. Todo excepto el modelo matricial.

5. VISIÓN GENÉRICA DEL PENSAMIENTO ADMINISTRATIVO.

TAYLOR: la teoría moderna de la administración empieza en 1911 con la publicación de la obra de Taylor. Este autor empezó en una empresa como operario y observó como los trabajadores tenían un ritmo bajo de trabajo, y lo hacían para prolongar la jornada y no ser despedidos, con lo cual cada uno tenía diferentes maneras de hacer las cosas. Pronto Taylor ascendió a ingeniero y consiguió aumentar la productividad encontrando una única forma de hacer las cosas. Su principal objetivo fue incrementar la productividad a través de lo q llamó racionalización del trabajo. Esto lo consiguió mediante:

  • Rechazó la intuición del trabajador, consiguiendo reducir tiempo y movimiento.

  • El jefe tiene que diseñar y planificar el trabajo.

  • Los operarios solo tienen que hacer lo que les manden.

  • Dividió el trabajo el tareas, con lo cual llegó a una especialización.

  • Una vez definida la mejor manera de hacer las cosas, siempre se hará de la misma manera.

  • La dirección seleccionará científicamente al trabador.

  • El trabajador tiene que trabajar en condiciones adecuadas, de forma que eso influya en su buen rendimiento.

Este autor se centro en la organización formal. Consideraba siempre que la misión del trabajador es como una máquina, un ente pasivo que obedece órdenes, no puede tener iniciativa, y el motivo de trabajar es la retribución que consigue, es decir, el salario. Sin embargo, este tipo de ideas tuvieron una gran repercusión a comienzos del S.XIX.

FAYOL: es un clásico de 1925. Es el motor de la teoría de los principios de organización. Aunque tardó mucho en ser reconocido porque en aquellos momentos estaba en expansión la obra de Taylor. Y hasta q se tradujo su obra en 1949, no se dio a conocer.

Su contribución fundamental pretendía aumentar su productividad a partir del diseño que toda organización tiene que tener. Lo trata de conseguir a través de proponer principios generales como la autoridad, la disciplina... Estableciendo las funciones básicas de cualquier organización, técnica con la producción y la fabricación, comercial con las compras y las ventas, etc.

Para aclarar lo que es la función administrativa, Fayol define el acto de administrar como plantear, organizar, dirigir y controlar. Partiendo de la experiencia formuló un conjunto de leyes y principios generales de la administración.

MAYO: es el precursor de la teoría de la organización informal. Realizó varias aportaciones a la administración de empresas, y con las conclusiones obtenidas desarrolló su gran obra. En un principio quería encontrar, siguiendo la filosofía de Taylor y Fayol, la mejor de hacer el trabajo para enseñarlo y así conseguir aumentar la producción de los trabajadores. Se sorprendió al ver que el ambiente del trabajo contribuía a incrementar el rendimiento de las personas, con lo cual sacó la conclusión de que no solo las condiciones físicas influyen, sino que las relaciones laborales eran muy importantes. De ahí que fuese el creador de la teoría informal. Con ella se produce una gran “revolución industrial” (como concepto) como consecuencia de que las relaciones laborales son más importantes que los esfuerzos físicos.

WEBER: es el creador de la estructura ideal y el creador de la burocracia. Considera que la organización burocrática era la más eficaz y la forma ideal para dar un trato uniforme y eficiente tanto en el interior como en el exterior de la empresa. Los principales rasgos de la organización burocrática se basan en:

  • División del trabajo fundamentada en la especialización.

  • Puestos definidos con gran precisión.

  • Cada miembro conoce su tarea y la de los otros miembros.

  • Cada cargo inferior está bajo el control y la supervisión de uno superior.

  • Las comunicaciones tiene carácter formal, es decir, son escritas.

  • La selección de personal es a través de exámenes y pruebas y no por preferencias personales.

  • Impersonalidad en las relaciones con los compañeros y subordinados.

En resumen, Weber ignoró la organización informal, pero con ello motivó a la sociedad para que cogiese fuerza la creación de la teoría informal.

ENFOQUE CONTINGENTE: todos los autores estudiados defienden que hay una estructura óptima que es la misma para cualquier tipo de organización. El enfoque contingente defiende que es única forma no existe, solo que depende de los llamados factores de contingencia entre los que destacan: el entorno, el sistema técnico y el tamaño. Bajo este enfoque, como deberían estar definidos los puestos, las unidades...no tienen porque ser los mismos en:

· Empresas con entornos diferentes.

· Sistemas técnicos.

· Tamaño.

6. MOTIVACIÓN, CONCEPTO Y CLASES.

Cuanto más avanza la tecnología, más se extiende en las empresas el convencimiento de que su mejor activo son las personas que trabajan en ellas. El éxito de la motivación depende de que coincidan los interesas de los trabajadores con el de la empresa. Y para conseguir una buena motivación laboral hay que atender a una diversidad de factores relacionados con las necesidades humanas. Si el trabajador tiene la oportunidad de satisfacer sus necesidades humanas en la empresa mostrará un compromiso mayor y una moral más alta en el seno de la empresa. Desde el punto de vista empresarial, tal compromiso solo tiene sentido si los objetivos que persigue el trabajador son compatibles con los objetivos de la empresa.

Podemos definir motivación como la voluntad de hacer algo que estará condicionada por la necesidad de hacer algo y con el deseo de satisfacer unas necesidades. En la empresa se define motivación como que los empleados quieren y desean hacer lo que tienen que hacer. Por lo tanto el empresario tratará de satisfacer todas las necesidades que el trabajador tiene.

7. LA JERARQUÍA DE LAS NECESIDADES DE MASLOW.

Mirar en el libro la página 73.

8. LA TEORÍA DE LA MOTIVACIÓN. HIGIENE DE HERZBERG.

Esta teoría se denomina así porque Herzberg definió la existencia de dos tipos de factores:

  • Los de mantenimiento (satisfacción-insatisfacción): son aquellos que su ausencia causan insatisfacción a los trabajadores, y su existencia no los motiva ya que los considera normales, por ejemplo, cobrar un salario digno.

  • Los de motivación: son aquellos cuya presencia motiva al trabajo, por ejemplo los reconocimientos. Estos factores están relacionados siempre con la satisfacción del trabajo. Su ausencia no es causa de insatisfacción. Si la satisfacción determina mejoras en el nivel de rendimiento, a estos factores se les denomina motivadores. Según esta teoría los motivadores pueden producir más o menos motivación pero nunca satisfacción.

  • 9. LA PARTICIPACIÓN EN LA EMPRESA.

    Participar en término coloquial es tomar parte, intervenir... Y una persona participa cuando contribuye a lograr algo. Al hablar de participación se hace siempre referencia a la influencia que ejercen los trabajadores en la toma de decisiones, de esta forma se entiende participación como el conjunto de medidas de las cuales dispone un trabajador para influir en las decisiones de su trabajo.

    · Participación formal o legislada: son los comités de empresa, los convenios colectivos, cooperativismo... En este tipo de participación se puede distinguir los modelos básicos:

    • El primero es que los trabajadores se apoyan internamente entre ellos formando los órganos de gestión, y eso se llama cogestión. La cogestión implica una gran colaboración entre capital y trabajo con la participación de los representantes de los trabajadores en la dirección.

    • Otra forma es control obrero a través de la participación externa que se articula como un modelo de confrontación-negociación.

    • Una tercera formal es el cooperativismo como la participación legislativa.

    · Participación informal: en este tipo un directivo que por ejemplo ha elaborado un plan de actuación para alcanzar un objetivo, puede buscar la colaboración o el consejo de los subordinados con carácter previo a tomar la decisión. Esta participación la inicia el directivo de forma voluntaria y casi siempre es directa. Puede ser con consulta o diálogo, sugerencias, fijación de objetivos, etc.

    · Participación financiera: comprende la participación de los empleados a través del reparto o participación de beneficios. Puede considerarse como una propuesta para que los trabajadores alcancen mayor responsabilidad y aumenten su productividad. Se trata también de un sistema de compensación variable que dependerá del trabajo que ellos realicen.

    10. SISTEMA DE INFORMACIÓN: CONCEPTO, CLASES Y EVALUACIÓN.

    Los sistemas de información son sistemas formales cuya función es dar información a la dirección para la toma de decisiones. Los sistemas de información tratan de reducir la incertidumbre que rodean a toda decisión, con lo cual se extraen datos de la organización interna, pero también externos. Y esos datos los tenemos que definir de antemano. Actualmente estos sistemas se caracterizan por estar basados en la informática y su particular formalización. Normalmente desempeñan lo que se espera de ellos a través de: calidad de la información, oportunidad temporal (estar cuándo se necesitan), adecuación a un problema, adaptación al usuario y que sean rentables.

    11. NUEVAS TECNOLOGÍAS DE INFORMACIÓN: CONCEPTO Y RELEVANCIA EN CONTEXTO REAL.

    La incorporación de las tecnologías a las actividades productivas de la información afecta a todo tipo de funciones: en el estado inicial de la automatización, era un ente pasivo en donde realizaba el trabajo y aceptaba órdenes; la segunda fase se establece la comunicación entre equipos y la máquina ya empieza a asumir responsabilidades, pasando a ser ya un sistema de ayuda en la toma de decisiones. Este proceso de máquina-hombre de los últimos tiempos hace que empiece a crecer también la productividad, existen varias explicaciones para este fenómeno: al ser la máquina intangible, que nos da valores intangibles, se ve como algo irreal.

    Se puede resumir sistema de información como el conjunto de procesos que, operando sobre datos, proporciona ayuda para la toma de decisiones en los distintos niveles de la empresa. Existe un conocimiento tecnológico que hay que valorarlo desde el punto de vista interno e externo de la empresa.

    12. REPERCUSIONES SOCIALES DE LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS.

    Los sistemas de información desempeñan una gran función en la empresa y como sabemos se basan en sistemas informáticos por lo tanto las empresas tienen que invertir, organizar y controlar de manera adecuada estos recursos que generalmente son costosos. Para ello también se necesitan personas adecuadas que estén encargadas de estos sistemas. El departamento que lleva estas cuestiones es el llamado departamento de informática. Estas nuevas tecnologías tienen unas ventajas y unos inconvenientes.

    Inconvenientes:

  • Cambios en el empleo: se necesita personal cualificado y específico.

  • Falta de privacidad: el derecho a la intimidad puede verse vulnerado pro la cantidad de información que tiene la empresa de sus empleados.

  • Los efectos nocivos que tiene el trabajar con un ordenador.

  • Ventajas:

  • Formación: hoy no es necesario acudir a un trabajo, porque a través de las comunicaciones puedes trabajar desde casa.

  • Calidad de la empresa: poder realizar cualquier trabajo por ordenador, permite tener mayor vida privada.

  • Participación en la sociedad: las nuevas tecnologías son capaces de hacer oír a los ciudadanos.

  • Da trabajo a discapacitados.