Organización y dirección de la empresa

Empresa. FUnciones básicas. Recursos humanos. Control. Organigrama. Departamentos

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3 - ORGANIZACIÓN Y DIRECCIÓN DE LA EMPRESA

1 - Funciones básicas de la dirección

La dirección de la empresa es el órgano que ejerce tareas de gobierno sobre la misma con una visión de conjunto y capacidad de decisión sobre sus diferentes aspectos. Dentro de sus competencias encontramos:

  • La formulación de objetivos y planes

  • La organización de puestos, departamentos y niveles de jerarquía

  • La creación de normas generales de conducta

  • La coordinación de actividades y departamentos

  • El control y análisis critico del funcionamiento general

  • La obtención de los recursos humanos adecuados

Dentro de los procesos llevados a cabo por a dirección se encuentran:

1.1 Planificación: La planificación e encarga e definir los objetivos de la empresa, marcar las estrategias adecuadas para conseguirlos. Toda planificación requiere:

  • Análisis de las condiciones iniciales

  • Fijación de objetivos. Estos deberán estar cuantificados. Es importante marcar objetivos parciales que permitan controlar el nivel de consecución de los mismos.

  • Marca la política a seguir. Son las líneas generales de la actuación de la empresa.

  • Establecer planes concretos, programas y presupuestos, donde el grado de concreción es cada vez mayor

  • El seguimiento del plan. Es decir la forma de controlar su grado de cumplimiento.

Distinguiremos entre planes estratégicos, elaborados a medio y largo plazo y planes tácticos, que serán a corto plazo.

1.2 Organización: Implica definir las tareas que deben realizarse, atribuir la responsabilidad de su desarrollo y diseñar los mecanismos de coordinación para que se realicen de la manera más eficiente.

1.3 Gestión de recursos humanos: La dirección de recursos humanos se encarga de que la empresa posea a las personas adecuadas para las tareas a realizar, con el coste adecuado, para ello deberá encargarse de seleccionar al personal, de formarlo, motivarlo y controlarlo, así como de la realización de los tramites administrativos que surjan de dichas acciones. También se encargara de la negociación de las condiciones de trabajo con los representantes de los trabajadores.

Otra faceta de la gestión de RRHH es la formación del trabajador, que permite la adecuación de sus conocimientos a las necesidades de la empresa. También aumenta la polivalencia del trabajador y sirve como sistema de motivación al permitirle acceder a puestos mas cualificados. La intensidad del cambio tecnológico ha aumentado increíblemente la importancia de la formación.

1.4 Control: Obtener información que permita comparar los resultados obtenidos con los esperados y tomar las decisiones necesarias para corregir los posibles desajustes.

2 - La Organización

El diccionario define organizar como disponer las partes de un todo de la forma necesaria para que puedan funcionar. En la empresa, esta capacidad de funcionar, se debe unir a criterios de racionalización que le permitan alcanzar sus objetivos de la manera más eficiente posible. Entendemos por eficiencia, a la cualidad de que no pueda emplearse una menor cantidad de medios para lograr el mismo resultado, y de que con la cantidad de medios empleados no pueda obtenerse un resultado mejor.

Por tanto la empresa, mediante la organización dispone sus medios humanos y materiales, al tiempo que establece reglas de conducta, para alcanzar los objetivos propuestos de la manera más eficiente.

Para conseguir estos fines la empresa deberá definir las tareas a realizar, nombrar las personas que deben realizarlas, marcar las relaciones de autoridad e información que deben existir entre ellas y establecer las normas de control necesarias.

Por lo que respecta a las personas, la organización debe definir su área de actividad, fija su responsabilidad y su nivel de autoridad y marca los límites de su actuación.

A esta organización marcada por quien tiene la autoridad para hacerlo, la llamamos organización formal. Pero los componentes de la empresa son seres humanos, con sus intereses y personalidades, que definen relaciones de amistad, simpatía, coincidencia o competencia que forman la organización informal. Ésta, puede asignar autoridades o crear canales de comunicación que no estén contemplados en la organización formal. En este caso lo más acertado es que la organización formal asuma a la informal, evitando así situaciones de conflicto que perjudiquen la consecución de los objetivos.

En el funcionamiento de una organización, una decisión básica es establecer los niveles de centralización y descentralización en la toma de decisiones. La descentralización implicará siempre la delegación de autoridad y por tanto la existencia de confianza por parte de los órganos centrales en la responsabilidad y la capacidad de los órganos inferiores.

La descentralización proporciona ciertas ventajas al reducir la carga de los niveles superiores, permitir que las decisiones se tomen en el nivel más adecuado y facilitar la diversificación de actividades.

La centralización puede ser beneficiosa cuando el funcionamiento de la empresa dependa en gran medida de alguna o algunas personas, y porque facilita las decisiones rápidas y la unidad de criterios. Estas virtudes son especialmente importantes en momentos de emergencia.

En cualquier caso esta decisión dependerá en gran medida del tamaño y la complejidad de la organización.

El principio fundamental de toda organización es la división del trabajo. Será necesario después agrupar estas divisiones según los criterios más adecuados. Estos criterios buscaran la afinidad entre las tareas realizadas o la complementaridad entre las mismas, en función de conseguir la máxima eficiencia de los componentes de la organización.

A cada una de estas agrupaciones se las llama departamento, y al proceso de su definición, departamentalización. El objetivo de la departamentalización es descentralizar las funciones directivas, acercando la toma de decisiones al lugar donde han de aplicarse.

Según que criterio se adopte al crear los departamentos, la departamentalización será:

  • Funcional: El criterio es la función que cada uno realiza, es decir, el tipo de actividad. Cada departamento puede, a su vez, subdividirse en áreas menores, dependiendo de las dimensiones de la empresa. Es el sistema más utilizado. En la mayoría de las empresas se crean departamentos de producción, marketing, finanzas y recursos humanos.

  • Geográfica: Se realiza en función de áreas territoriales homogéneas.

  • Por productos: Cuando los productos presentan diferencias apreciables puede ser conveniente crear departamentos diferentes para cada producto o grupo de productos.

  • Por sectores del mercado: Se realiza en función del tipo de cliente o de distribuidor.

  • Por procesos: La producción de productos implica el paso por diferentes tipos de procesos, o fases. Criterios técnicos serían los utilizados en este caso.

La mayoría de las empresas, todas las grandes, utilizan algún sistema mixto de departamentalización, en el que en diferentes niveles se utilizan criterios distintos. Normalmente en el primer nivel se realiza una departamentalización funcional. Los departamentos de marketing suelen a su vez estar departamentados geográficamente, por productos y por sectores del mercado. Los departamentos de producción por productos y por procesos.

El organigrama es la representación gráfica del conjunto de unidades organizativas y las relaciones entre ellas. Por tanto representa la organización formal de la empresa. Al presentarse de un modo esquemático permite conocer rápidamente los principios de funcionamiento y la estructura jerárquica de la empresa. Además es un instrumento en el análisis de la misma, que permite descubrir duplicidades o solapes, o relaciones de múltiple o mutua dependencia. También sirven para que terceros que se relacionan con la empresa conozcan los interlocutores válidos para cada situación. Un organigrama debe incluir:

  • Un esquema de la estructura formal de la empresa, representando los departamentos, agrupaciones y divisiones que la componen e indicando las relaciones jerárquicas que existen entre ellos.

  • Precisar el carácter o actividad desarrollada, así como la cadena de mando y niveles de autoridad.

  • La denominación específica de los departamentos y, eventualmente, los nombres de sus responsables.

Para que un gráfico de esta naturaleza sea útil debe ser sencillo y veraz. Normalmente suele acompañarse de un informe complementario que aclara aspecto generales o situaciones que dificultarían la claridad.

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