Organización y comunicaciones

Relaciones Públicas. Administración. Planificación. Componente político, sociocultural. Técnicas. Soportes. Información. Difusión

  • Enviado por: Rein K
  • Idioma: castellano
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UNIVERSIDAD DE VIÑA DEL MAR

ESCUELA DE COMUNICACIONES

ORGANIZACIÓN COMUNICANTE

Y COMUNICACIÓN ORGANIZADA

Carrera: Relaciones Públicas

Asignatura: Teoría de la Comunicación

Fecha: 30 de agosto de 1996

Organización y comunicación están vinculadas mediante dos conceptos:

- un componente político, porque ambos constituyen medios de estrategia global en la que influyen

- un componente sociocultural, ya que el peso de valores, representaciones y fenómenos de poder es considerable para ambos

La reflexión sobre técnicas y soportes de comunicación son elementos importantes en la administración de una empresa, y dependen de las elecciones políticas que de ellas se hagan. Es decir, ambos conceptos corresponden a dos núcleos fundamentales de la estrategia global de la empresa. De hecho, la comunicación permite la motivación del personal, y la organización la integración de objetivos complementarios de tácticas económicas, sociales, técnicas, comerciales, etc. En este sentido, vemos la importancia de la comunicación sobre los objetivos y la lógica de las acciones emprendidas.

Thompson señaló una relación esencial entre las necesidades de estructuración de la organización y los problemas de coordinación que ésta debe resolver. De este modo, las elecciones relativas a la concentración, la fusión o el cambio de localización de actividades de una empresa, tendrán una influencia no sólo organizativa, sino también en la comunicación interna y externa de ella.

Explícitamente, organización significa obtener cierta unidad en las situaciones complejas, lo cual es parte integrante de la dirección. Asimismo, la idea de comunicación parece transversal a las cinco variables que definen a la dirección:

- planificar supone definir y explicitar los objetivos a mediano plazo

-organizar implica implantar procedimientos formales o informales de comunicación y coordinación

- asignar presume conocer los medios y recursos disponibles, los ya atribuidos y los resultados obtenidos para medir la eficiencia

- animar y activar son misiones basadas en la comunicación

- controlar significa la existencia de un sistema de información vital, que provee datos pertinentes y permite anticipar o regular disfunciones

El estilo de administración determina las estructuras y la cultura del medio, las cuales permiten establecer el mejor modo de comunicación. De sus problemas, la necesidad de una armonización de espontaneidades individuales, y una organización y comunicación mejores, desde el punto de vista de la eficacia global de la empresa, son dos problemas que enfrenta la empresa.

Reitter y Ramanantsoa, destacan que la coherencia entre organización y comunicación aporta eficacia, y evita la dispersión de medios como la arbitrariedad.

Una organización comunicante, debe presentar estas características:

- abierta ( para comunicarse con el exterior, en emisión y recepción interactiva )

- evolutiva ( ni rutinaria, ni formalista )

- flexible ( determina una dosis oportuna entre comunicación formal e informal )

- con finalidad explícita

- responsabilizante ( para todos, evitando la búsqueda de un poder artificial, al retener información )

- energética ( para crear por sí misma, mediante información, formación y comunicación, potencialidades internas y para saber llevarlas a la práctica )

Para que la comunicación esté organizada:

-debe tener una finalidad, ser multidimensional y flexible

-debe estar instrumentada y adaptada al medio

El conjunto de factores psicológicos, sociológicos y culturales forman un “ contexto psicológico” relativo a la contingencia, que es un principio clave en la comunicación organizada.

El modo de usar el lenguaje, ordenar los objetos y organizar las cosas del mundo, depende de los modelos microculturales personales ( ambientes y particularidades individuales ), y a su vez, la dimensión socioprofesional determina cómo agrupamos la adquisición de conocimientos, actitudes y comportamientos. Así, influyen en las relaciones interpersonales, al crear inconscientemente un factor de interferencia que desvirtúa el marco de intercambio, tanto como la capacidad cognitiva, las diferencias semióticas y la sensibilidad profesional. Todo contacto interpersonal supone, entonces, un reconocimiento del otro (cuando se le acepta o rechaza) y una invalidación (cuando se le ignora). De esta manera, los status intrínsecos y los contextuales (según el rol que se desempeñe) influyen en la relación interpersonal. Bateson distinguió dos categorías de relaciones, las complementarias, caracterizadas por una determinada diferencia de comportamiento de los interlocutores, y las simétricas, que representan una semejanza de comportamiento que origina rivalidad, imitación o estima mutua por el reconocimiento en el otro de los valores personales.

La macrocultura da cuenta de los valores de marco nacional, religioso, político, étnico, etc., en el que se encuentra cada individuo, lo cual diferencia los patrones de comunicación que existen de un país a otro. Whorf demostró que el lenguaje contribuye a construir la cultura y la percepción de lo real, lo que nos demuestra una interacción estrecha. Incluso dentro de las organizaciones se producen “ jergas ” internas, que a veces dificultan el proceso comunicacional entre las personas. La relación existente nos indica que el hombre modela la cultura, ésta al hombre y, en consecuencia, su comunicación y organización.

Las diferencias macroculturales pueden ser constructivas y destructivas para la comunicación y organización, en el sentido que demasiadas semejanzas perjudican la comunicación. Las características de funcionamiento de la cultura de una empresa están delimitadas por sus factores intangibles y/o informales, entre los cuales se destacan los hábitos, mitos y ritos, tabúes, “mentalidad casera” y estilos de dirección y comportamiento.

Es importante tenerlas en cuenta en el momento de las elecciones a efectuar, ya que las prácticas de comunicación y organización tendrán una influencia cultural real a mediano o a largo plazo. Gélinier sostiene que si existe un contexto común entre los distintos actores, la comunicación ganará en eficacia. Este contexto deberá referirse tanto al proceso como al contenido de las acciones.

Casse y Couchaere sostienen que cualquier comunicación es intercultural, porque sin un mínimo de cultura común, la comunicación es difícil. A su vez, la comunicación será constructiva si los actores presentes portan diferencias suficientes para que el intercambio origine una presión.

La cultura evoluciona por efecto indirecto, vinculado al desarrollo de estrategias, comportamientos, acciones estructurales, etc.

Por otro lado, la cultura, por su característica de estabilidad, es un elemento estructural, por lo cual su presencia en las otras es marcada. De este hecho se concluye, que la distribución de responsabilidades no es la única fuente de poder.

Vemos, según nos señala el autor del texto, que los poderes formales están compensados con los informales, tales como la tenencia de información, acceso a las redes, personalidades carismáticas, experiencia técnica, etc.

Hay cuatro elementos organizacionales esenciales:

- equilibrio entre poderes formales e informales

- fuentes de poder del grupo dirigente, en especial su status.

- modo de distribución oficial de los poderes formales

- estilo de ejercicio del poder

Poder y comunicación están íntimamente vinculados, puesto que la tenencia de información y la difusión de ella también son fuentes de poder.

El organigrama es un mensaje en sí, tanto interno como externo. Como él es el representante de la distribución de los poderes formales de la organización, entonces la distribución de sus poderes informales se representa en el “sociograma”, el cual algunos llaman el “organigrama real”. Hay que considerar:

- la situación de desviación entre ambos no necesariamente es negativa

- la norma deseable no es necesariamente la del organigrama.

Tres desviaciones se manifiestan entre ambos:

- desconocimiento de la norma oficial si el sistema es vago, o desconocido

- problema de relaciones interpersonales

- división y separación excesivas, ausencia de apertura entre los distintos sectores, y falta de dinamismo interno

También hay cuatro aportes del sociograma:

- pone en evidencia disfunciones costosas

- propone ideas generales para determinadas mejoras

- pone de manifiesto capacidades y personalidades desconocidas

- si no hay organigrama, puede ser el punto de partida para su construcción

Límites que genera la comparación de un sociograma:

- el sociograma es cambiante por definición

- querer formalizar lo informal es sólo una utopía

- no significa que haya que transformar el organigrama, ni adaptarlo tampoco

La expresión y la comunicación informales sobre la actividad profesional corren el riesgo de permanecer restringidas si no tienen la posibilidad estructural y políticas de existir. Por ello, es muy probable que al crear la ocasión y el dispositivo de la comunicación informal, ésta pueda desarrollarse en su plenitud.

En la relación organización - comunicación, hay tres conceptos que engloban básicamente su relación, los cuales son el hecho de ser acción, estado y resultado a la vez. A su vez, ambos contribuyen a la coherencia y armonía que debe existir dentro de una organización, puesto que si no la entropía permitirá la existencia de diferencias, divergencias y desorden en los procesos que se lleven a cabo como parte de la gestión empresarial.

Ambos términos son factores permanentes de regulación y equilibrio para combatir la natural tendencia a la entropía, mencionada anteriormente, que todo sistema tiene. De este modo, la comunicación, al ser parte de la cultura de una organización, representa y contiene los valores en los cuales están enmarcados los principios, creencias, ideologías, presunciones, expectativas y necesidades de las personas que conforman la organización y que van dando forma a ese elemento intangible que distingue a una organización de la otra.

Una organización comunicante no puede ser ni taylorista ni burocrática, ya que supone una organización del trabajo que favorezca la integración y el enriquecimiento, el espíritu de equipo, orientaciones claras, administración participativa, alegría y motivación en le trabajo, y compañerismo. Si no es flexible, la comunicación difícilmente facilitará el trabajo del relacionador público, el cual no podrá sacar provecho de las redes comunicacionales, las herramientas, soportes, dispositivos e indicadores que ayuden a contar con una comunicación eficiente.

Organización y comunicación sufren también los efectos de múltiples factores socioculturales de la empresa. En este sentido, es importante tenerlos en cuenta y ser conscientes de su existencia.

Al existir cualquier tipo de contacto interpersonal, diremos que habrá interacción, en la medida en que todo comportamiento en ocasión de un contacto es una reacción a la percepción que se tiene del otro. Ese comportamiento se manifiesta a través de palabras, gestos, distancia personal, mímica, presencia, vestimenta, ausencia, ignorancia, etc. Los principales factores que afectan los modos de comunicación en los intercambios entre dos personas son:

-reacciones del otro

-status

-personalidad

-lo que está en juego

-actividad

-entorno

-cultura

A la vez, las relaciones interpersonales entre dos individuos también pueden influir en el entorno.

El funcionamiento de la empresa es el resultado de interacciones entre estrategia, estructuras, comportamientos humanos y fenómenos socioculturales. Para mejorar dicho funcionamiento, habría que actuar sobre todos los elementos y sus interacciones, es ahí cuando la existencia de una política general coherente se hace presente.

Por último, los autores del texto proponen un nuevo concepto que resume la idea de una organización comunicante y de una comunicación organizada, ellos lo denominaron “gestión organización - comunicación”.