Organización y administración de empresas

Teoría General del Sistema. Kast. Rosenzweig

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Tema 2

La Empresa Como Sistema

TEORÍA GENERAL DE SISTEMA:

El punto de vista global desde el que se puede analizar todos los sistemas.

*Sistemas cerrados, no tienen interacción, son mecánicos o físicos.

*sistemas abiertos, biológicos o sociales. La Empresa es un sistema social abierto. La base del sistema social son las personas que siguen una pautas para conseguir unos objetivos.

LA EMPRESA COMO SISTEMA.

Nos permite describir los funcionamientos y los problemas de la empresa. Denota y analiza las interrelaciones de las personas.

Es un sistema abierto, artificial (diseñado por el hombre) y social (lo componen personas). Realiza una función tecno-económica mediante maq., dinero,...(transformar inputs en outputs). Función económica, combina los factores de producción para conseguir valor añadido.

Resumido: Sistema socio-técnico.

Los sistemas abiertos reúnen una serie de propiedades:

  • Principio de Isomorfismo, si tiene una estructura similar , si son iguales.

  • Principio de la Globalidad, cualquier estimulo que afecta a una parte del sistema afecta a todo.

  • Principio de Equifinalidad, puede conseguir la misma situación a partir de distintos caminos o puntos de partida.

  • Principio de Entropía Negativa, abierto, puede recibir más energía de la que consume. Se basa en un principio físico.

  • Principio de Sinergia, es el más importante, el todo es distinto a la suma de las partes. (equipo de fútbol).

  • Principio de Retroalimientación, (Ceepack), También importante, para saber porque un sistema se puede mantener estable en el tiempo. Entrada de información para ajustar.

Todo sistema se puede descomponer en subsistemas, y cada subsistema se puede considerar como sistema.

Hay muchas clasificaciones de subsistemas entre otras:

La empresa se subdivide en, I+D, Calidad, RRHH...

Coordinar todos los subsistemas en busca de sinergia positiva (management).

ENFOQUE TRADICIONAL

Subsistemas Funcionales:

  • Financiación

  • Marketing

  • Producción

  • I+D

  • RRHH

  • ..........

  • Managemet, coordinación de los distintos subsistemas funcionales buscando una sinergia positiva

ENFOQUE DE KAST Y ROSENZWEIZ. 1987

La empresa es la integración y estructuración de las actividades humanas entorno a varias tecnologías que afectan:

  • Los tipos de entradas en la organización.

  • La naturaleza de los procesos de transformación.

  • Los productos que surgen del sistema.

El sistema social determina: la efectividad y eficiencia en la utilización de la tecnología.

SUBSISTEMAS

  • De objetivos y valores.

  • Técnico.

  • Psicosocial.

  • Estructural Organigrama.

  • Administrativo. /actividad de todos los demás/.

ENFOQUE DE MÈLÉSE:

Descompone la empresa en subsistemas mediante una serie de niveles que actuando sobre el sistema físico, (factores y materiales para desarrollar la actividad), hacen posible que la empresa realice las funciones necesarias para lograr sus objetivos.

Sistema de Administración

  • Nivel de explotación (asegura que la empresa funcione)

  • Nivel de gestión. (controla la explotación y fija sus normas), diseñar (ejecución y procedimientos).

  • Nivel de Evolución , asegurar la ejecución de los otros, hacia dónde tiene que ir la empresa, objetivo a medio y largo plazo.

  • Nivel de mutación, si la empresa se vende, se asocia, modificador de la empresa.

  • Sistema Físico

    Productos

    Medios físicos

    Medios comerciales

    Medios humanos

    Explotación

    Gestión

    Evolución

    Mutación

    FACTOR ESTRATEGIA PARA EL SISTEMA DE LA EMPRESA.

    Función. Diseño del puesto de trabajo.

    Diseña la estructura organizativa de la empresa y dentro de ella diseña el perfil de los puestos de trabajo.

    Quién va a desempeñarlo.

    De selección.

    Reclutamiento de personal y movilidad de los trabajadores dentro de la empresa.

    Para la reclutación primero diseña el puesto de trabajo.

  • Solicitud reclutamiento.

  • Departamento empresa que solicita un determinado perfil.

  • Analiza la demanda del departamento. Define el puesto.

  • Prospección interna para ver si en la empresa hay alguien que encaja con ese perfil.

  • Ubicación de la persona que está en la empresa o fuera.

  • Valorar

    *El desempeño de una persona en su puesto.

    *La puerta que abre un aumento de remuneración, abre puertas a una clase de motivación.

    Remuneración.

    Elemento clave y tiene relación con el comportamiento de los recursos que les permite rendir y comportarse en la empresa. Compuesta por:

    Pagos (coches,..)

    En función de la promoción (una persona cambia de puesto y se enriquece aunque sea con más o menos remuneración).

    Planteamiento de las condiciones de trabajo.

    Función de desarrollo.

    Implica el diseño de programas de promoción y gestión de carreras por las cuales se compensará a los RR HH

    Subsistemas Funcionales

  • Subsistema de producción.

  • Subsistema de marketing.

  • Subsistema de financiación.

  • Subsistema de I+D.

  • Subsistema de RRHH

  • EL SUBSISTEMA DE MANAGEMENT

    Coordinación y dirección. Llevará a la empresa en el medio socio-económico.

    Tiene que estar al tanto del entorno, para prevenir.

    Funciones: Integrar todos los elementos de la empresa, e integrar la empresa con el entorno.

    Tareas específicas:

    • Planificación

    • Organización

    • Dirigir

    • Controlar

    Subsistema de management y administración es el mismo.

    Es el que sirve de guía a la empresa a través de las vicisitudes del medio socio económico.

    Función General Integrar. (las distintas partes y elementos de la empresa entre sí y la empresa con su entorno.

    Planificación Organización Dirección Control

    1.Planificación.

    • Previsión (Ver, intentar ver donde me conduce la situación actual de la empresa).

    • Función de objetivos (teniendo en cuenta las previsiones, sobre gustos, donde voy a llegar, me planteo unos objetivos).

    • Planes para el logro de los objetivos (qué medidas tengo para alcanzar mis objetivos).

    • Programación (en función del tiempo y los medios).

    • Presupuestación (eso que me cuesta, la programación, versión financiera de la programación, a cada plan asigno un presupuesto).

    • Elaboración de procedimientos y normas (parte administrativa de la empresa, como se hace cada cosa y normas de trabajo)

    MINTZBERG:

    *Planificación de resultados

    (Que resultado quiero tener).

    *Planificación de acciones

    (Que tengo que hacer para

    obtener esos resultados)

    De qué me sirve el control si no tengo planificación o al revés.

    *Estrategia Fijaremos estrategias para que la empresa que estaría en E esté donde queremos, E2 .Este se llama GAP estratégico.

    E2

    E

    E1

    Planificación para que esté donde queremos en E2 en función de la previsión con el tiempo

    2. Organización.

    Establecer un orden interno que permita a la empresa ser un todo.

    Integración de recursos

    Planificación Planes Resultado

    Recursos

    Figura 1. Ciclo de integración de recursos.

    Estructuración

    Descripción de puestos de trabajo.

    Especialización

    Formalización

    Preparación y adoctrinamiento.

    Combinar materias y RRHH para formar una estructura formal de tareas y de autoridad.

    Organigrama.

    Representación gráfica de la jerarquía formal de la empresa. Puede tener distintas posibilidades según el tipo de empresa. Nos sirve para coordinar diversas actividades:

    Establecer un sistema común entre puestos y actividad

    Que unidades o departamento comparten recursos

    Crear un sistema de medidas para el rendimiento de las actividades

    Estimula la comunicación informal dentro de la organización.

    Hay dos formas de agrupación:

    • Organización funcional (agrupa en unidades en función a lo que se desempeña) (distintas funciones dentro de la empresa).

    • Organización por productos a mercados (realizamos esa agrupación funcional de acuerdo a un determinado mercado o producto).

    Funcional

    Dirección General

    Eco-finan I+D Producción Comercial RRHH Aseguramiento Calidad

    Producto o mercado

    Dirección General

    Mercado de Chorizo Mercado de sopas ó Producto A Producto B

    3.Dirección

    • Resolver conflictos entre los distinto departamentos.

    • Liderar procesos de trabajo.

    • Guiar, liderar y motivar los RRHH para conseguir los objetivos.

    • Armonizar necesidades individuales con demandas de la empresa.

    4.Control.

    • Mediación y evaluación de resultados.

    • Movimiento de la actividad organizativa en los límites permitido.

    • Aseguramiento del proceso hacía objetivos: plan.

    Actividades:

  • Establecer sistemas de información

  • Desarrollo de niveles (estándares).

  • Medición de resultados (en base a los niveles standard).

  • Emprender acciones correctivas

  • Premio y recompensa (logro de objetivos).

  • KOONTZ.

    SISTEMA DE CONTROL.

  • A la medida de los planes, puestos y administradores.

  • Ser objetiva y flexible.

  • Adaptarse en cada momento al clima de la organización.

  • Ser económica

  • No se puede establecer en cada momento un sistema en la organización más costoso

  • Ajustarse a la organización.

  • Conducir a acciones conectoras (para que los planes tengan éxito).

  • SUBSISTEMAS FUNCIONALES.

    Subsistema de Producción:

    Aumento de la aptitud de los bienes para satisfacer necesidades humanas: producir es crear utilidad (petróleo).

    Clasificaciones de los sistemas productivos:

    • Procesos manuales (esfuerzo humano)

    • Procesos mecánicos (factor humano y capital, maquinaria...)

    • Procesos automáticos (no interviene o muy poco el factor humano)

    • Proyecto: producción individualizada para un cliente determinado (proyecto Palacio de Congresos)

    • Artesanal: taller de trabajo (gama de productos)

    • Lotes: volumen de producción bajo y no esta standarizado.

    • Masa: cadena de producción (grupo muy amplio)

    • Continua: mayor que la anterior.

    • Justo a tiempo: se efectúa dentro de una caden de aprovisionamiento y distribución en un tiempo concreto.

    Diseño de subsistema de producción:

    • Del producto

    • Del proceso

    • De la capacidad, dimensión y localización de la planta.

    • De la distribución

    Subsistema de Marketing:

    Encargado de entender, planificar y ejecutar las actividades de intercambio y comercialización de bienes y servicios.

    Variables de la función de marketing:

  • Decisiones sobre productos.

  • Decisiones sobre precios

  • Decisiones sobre distribución

  • Decisiones sobre comunicación

  • (cuatro Pes en inglés)

    Proceso histórico, la empresa se dedicaba a las cuestiones industriales y el cliente no tenía poder negociador, a partir de los 70 comienza la era del marketing (liberación de mercados internos)

    Unir la función de producción con cliente para satisfacer las necesidades: justiprecio.

  • Qué cartera de productos, ciclo de vida, marca y envase son adecuados, posicionamiento en el mercado.

  • Fijar métodos para poder venderlos, análisis precios mínimos.

  • Elegir el canal, y la forma (venta directa, indirecta, filial, alquiler del canal de comercio a otro).

  • Publicidad, promoción, fuerza de venta.

  • Producto

    Precio

    Distribución

    Promoción

    Subsistema de financiación:

    Busca fondos para desarrollar la actividad y distribuir entre distintas áreas o alternativas de inversión.

    Activo: Capital en funcionamiento (el capital productivo), Fijo circulante.

    Pasivo: Capital financiero (recursos que la empresa utilizado, para la adquisición del activo).

    Funciones:

    • Datos, la estructura financiera de la empresa.

    • Captar los fondos ajenos que tengan menor coste.

    • Política de dividendo y autofinanciación.

    • Gestionar la liquidación.

    • Evolución de la demanda de la empresa.

    • Alternativas de inversión.

    • Priorizar inversiones.

    Subsistema de I+D:

    Aplicación de conocimientos, científicos y técnicos a la concepción y/o desarrollo de productos y procesos productivos.

    Diferente en grandes empresas que en pequeñas, estas últimas necesitan subvenciones o asociarse.

    Subsistema de RR HH:

    • Sistema de comportamiento.

    • Sistema de motivación

    • Sistema de comunicación.

    • Sistema de liderazgo.

    SISTEMA

    OBJETIVO

    BUSCA...

    Técnico

    Productividad

    Rentabilidad

    Resultado del proceso económico

    Aumento de riqueza, (renta obtenida y valor invertido)

    Dirección

    Eficiencia directiva

    Eficiencia: Definición incluyendo calidad.

    Eficacia; grado de cumplimiento de los objetivos

    RR HH

    Satisfacción individual

    Motivación, grado de participación (incentivos.

    Cultural

    Eficiencia global

    Valores y normas que permiten la adaptación permanente.

    ENFOQUE DE BUENO, CRUZ Y DURÁN (1981)

  • Subsistema de Explotación.

  • Aprovisionamiento: los factores de producción se transforman en...

  • Producción y después pasan...

  • Distribución y comercialización

  • Subsistema de ciclo de capital.

  • 2.1 Financiación

  • Inversión

  • Subsistemas directivos (dirección y gestión)

  • Planificación y control.

  • Información y comunicación.

  • AREA DE CONOCIMIENTO

    SUBSISTEMAS EMPRESARIALES

    Organizacion de empresas

    • Subsistemas directivos

    • Subsistemas ciclo de explotación (aprovisionamientos y producción).

    Comercialización e investigación de mercados

    • Subsistema de explotación. (Distribución y comercialización)

    Economía financiera y contabilidad

    • Subsistema del ciclo de capital.

    1

    15

    Datos

    Dinero

    Trabajo

    Energía

    Entorno

    Tecnología

    Bienes de Equipo

    Materiales

    Productos

    Servicios

    Resultados

    Entorno

    Dividendos

    Impuestos

    Información

    Proceso de transformación

    Regularización

    Control

    Subsistema

    Administra-tivo

    Subsistima

    Técnico

    Subsistema

    Objetivos y

    valores

    Subsistema

    Estructural

    Subsistema

    Spicosocial

    Subsistema Ambiental

    COMPETIDORES

    MERCADO DE CONSUMIDORES

    CURVA DE DEMANDA

    NECESIDADES DE

    CLIENTES

    Empresa

    C.Oferta

    CICLO DE EXPLOTACIÓN

    SISTEMA

    FISICO

    CICLO DE CAPITAL

    INFORMACIÓN Y COMERCIO

    D

    I

    S C

    T O

    R M

    I E

    B Y R

    R C

    U I

    C A

    I L

    Ó

    N

    PRODUCCIÓN

    APROVISIONAMIENTO

    INVERSIÓN

    FINANCIACIÓN

    ORGANIZACIÓN

    PLANIFICACIÓN

    CONTABILIZACIÓN

    ENTORNO