Organización protocolaria en los Ayuntamientos

Administración Local. Miembros y autoridades locales. Toma de posesión de los alcaldes. Hermanamiento entre localidades. Bodas. Medios materiales. Proyecto de reglamento de honores, distinciones y ceremonial

  • Enviado por: Kasya
  • Idioma: castellano
  • País: España España
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La organización protocolaria en los ayuntamientos cuenta con pocas reglas, y si nos atenemos al Real Decreto de Precedencias del Estado (R.D. 2099/83), resulta que no va más allá de los tenientes de Alcalde, no dando ninguna directriz para el ordenamiento del resto de los concejales, ni de otras autoridades locales. Por lo tanto, el primer problema que se plantea a un Jefe de Protocolo de un Ayuntamiento es cómo ordenar y al mismo tiempo contentar a todas las personas implicadas en sus actos.

La categoría de entidad menor de los Ayuntamientos dentro de la estructura del Estado no es, ni mucho menos, causa para una menor importancia de los mismos, ni siquiera en lo que respecta al protocolo, pues lejos de la creencia de que el mismo es innecesario en ellos, la realidad nos dice de forma continuada que eso no es así, pues no cabe duda de que es la institución que mayor número de actos protocolarios genera y más variados.

Veamos algunos ejemplos: la toma de posesión del Alcalde, recepciones, audiencias, visitas de personalidades, primeras piedras, aperturas de calles, descubrimientos de placas, homenajes, inauguraciones de edificios sociales, culturales y deportivos, organizaciones de seminarios, congresos, presentaciones oficiales, firmas de convenios, ferias de muestras, bodas, funerales, entregas de medallas ... Y todo aquello que uno se pueda imaginar y que no sean las grandes ceremonias del Estado.

Por ello, es conveniente que las corporaciones locales aprueben sus propias normativas para el ordenamiento de las autoridades de su localidad, todo ello sin menoscabo de las precedencias señaladas en el R.D. 2099/83.

Este ordenamiento podría establecer en primer lugar el que debe darse a la misma Corporación municipal y que sería el siguiente:

  • Alcalde.

  • Teniente de alcalde.

  • Portavoces de los grupos municipales de mayor a menor, según su orden electoral.

  • Concejales de los grupos municipales de mayor o menor orden, según su orden electoral.

  • Secretario.

  • Interventor.

  • Tesorero.

  • Oficial Mayor.

  • Jefe de la Policía Local.

  • Este es el ordenamiento que se debería de dar en un Ayuntamiento. No obstante, la variedad de actos a los que nos referimos anteriormente trae consigo la presencia en los mismos de otras autoridades civiles que no estando recogidas en los mismos, necesariamente debemos de colocar. Utilizando por analogía los preceptos del Ordenamiento General, este podría ser:

  • Alcalde

  • Diputados y Senadores por la Provincia, que tengan residencia en el municipio.

  • Juez de la Primera Instancia e Instrucción (Decano) Fiscal Jefe.

  • Tenientes de Alcalde.

  • Comandante Militar de Marina o Autoridad Aérea local.

  • Representantes consulares extranjeros.

  • Portavoces de grupos municipales según orden electoral.

  • Concejales según orden elctoral.

  • Pero, llegados a este punto, surge la complicación de otras autoridades, llamadas así por la representación que ostentan de colectivos sociales, empresariales, laborales, gremiales, culturales y deportivos, que necesariamente han de ser, en muchos casos, invitados a nuestros actos.

    Al no estar contempladas éstas en la normativa nacional de precedencias, ni en la de la Comunidad Autónoma, provincial o local, su ordenamiento corresponderá a los profesionales del protocolo de acuerdo a la tradición o a los distintos criterios que podamos establecer en función de la naturaleza del acto de que se trate.

    No obstante, la representabilidad debe ser el primero de los criterios que debemos observar. A estos efectos habrán de tenerse en cuenta:

    • Presidente de la Cámara de Comercio, industria y Navegación.

    • Presidente de la Autoridad Portuaria.

    • Directores y administradores de Entidades Públicas (Seguridad Social, Instituto Nacional de Empleo., etc.)

    • Partidos Políticos.

    • Sindicatos.

    • Organizaciones patronales y de pequeñas y medianas empresas.

    • Entidades bancarias públicas.

    • Presidentes de Asociaciones Vecinales, Culturales, Deportivas, etc.

    Todo ello, tratando de hacer prevalecer en primer lugar las voluntades de los colectivos frente a los intereses personales o de la empresa, el elegido frente al designado.

    En todo caso, no debemos olvidarnos de aquellas personas que hayan sido distinguidas por nuestro Ayuntamiento de acuerdo al Reglamento de Honores y Distinciones, a los efectos de su colocación en un lugar preferente de acuerdo a su mérito.

    LA TOMA DE POSESIÓN DE LOS ALCALDES.

    La Ley Orgánica del Régimen Electoral General 5/1985, de 19 de Junio dedica su capítulo VIII a la descripción del Mandato y Constitución de las Corporaciones Locales.. Así, en su artículo 195.1 señala: “Las Corporaciones municipales se constituyen en sesión pública el vigésimo día posterior a la celebración de las elecciones, salvo que hubiere presentado recurso contencioso-electoral contra la proclamación de los concejales electos, en cuyo caso se constituyen en el cuadragésimo día posterior a las elecciones”. En este mismo artículo, en sus puntos 2, 3 y 4 se describe la forma en que ha de constituirse la Corporación.

  • “A tal fin, se constituye una Mesa de Edad integrada por los elegidos de mayor a menor edad presentes en el acto, actuando como secretario el que lo sea de la Corporación”.

  • 195.2“La Mesa comprueba las credenciales presentadas o acreditaciones de la personalidad de los electos con base a las certificaciones que al Ayuntamiento hubiera remitido la Junta Electoral de la Zona”.

    195.3“Realizada la operación anterior, la Mesa declarará constituida la Corporación si concurren la mayoría absoluta de los concejales electos. En caso contrario, se celebrará sesión dos días después, quedando constituida la Corporación cualquiera que fuere el número de concejales presentes”.

    Una vez celebrado lo descrito en este artículo, los concejales electos deben jurar o prometer su acatamiento a la Constitución tal y como lo establece el artículo 108, tomando así posesión y adquiriendo desde ese momento la plena condición de su cargo. En la misma sesión de constitución de la Corporación se procede a la elección del Alcalde, de acuerdo con el siguiente procedimiento:

  • Pueden ser candidatos todos los concejales que encabecen sus correspondientes listas.

  • Si alguno de ellos obtiene la mayoría absoluta de los votos de los concejales es proclamado electo.

  • Si ninguno de ellos obtiene dicha mayoría es proclamado Alcalde el concejal que encabece la lista que haya obtenido mayor número de votos populares en el correspondiente municipio. En caso de empate se resolverá por sorteo.

  • Para la constitución de las diputaciones provinciales, se procede de forma análoga a lo expresado anteriormente, y una vez constituidos todos los ayuntamientos de la respectiva provincia.

    Su regulación viene dada por el artículo 207 de la Ley Electoral. Vistas las disposiciones legales, parece conveniente que los encargados del protocolo municipal tengamos desarrollado un guión o pauta sobre la ceremonia de constitución del Ayuntamiento y de la toma de posesión del Alcalde.



    HERMANAMIENTO ENTRE LOCALIDADES

    En cualquier caso, el proceso que debe seguirse a la hora de hermanarse con otra ciudad sería el siguiente:

    1.- En primer lugar, se establecerán contactos con los representantes municipales de la ciudad con la que pretendemos hermanarnos, de forma que se vayan fijando los objetivos que se persiguen con el mismo.

    2.- Una vez acordados estos objetivos y dada la conformidad al hermanamiento, ambos ayuntamientos acordarán en sesión plenaria el mismo, creando un Comité de Hermanamiento, que será el encargado de su seguimiento y de proponer las actuaciones conjuntas que vayan a tener lugar durante su desarrollo.

    3.- Una vez hecho esto, se fijarán las fechas en las que de forma recíproca se visitarán las ciudades hermanas y se confeccionarán los programas de actos que con ocasión de las mismas se vayan a realizar, incluyendo necesariamente en los mismo, la firma protocolaria del hermanamiento.


    LAS BODAS EN LOS AYUNTAMIENTOS

    La ceremonia del matrimonio civil, según regula el Código Civil, es un acto muy breve. En efecto, el Código Civil solamente dedica un precepto a la regulación de las formalidades del rito del matrimonio civil. Se trata del artículo 58, cuyo texto literal es el siguiente:

    Art. 58. “El Juez o funcionario, después de leídos los artículos 66, 67 y 68, preguntará a cada uno de los contrayentes si consienten en contraer matrimonio con el otro y si efectivamente lo contraen en dicho acto y, respondiendo ambos afirmativamente, declarará que los mismos quedan unidos en matrimonio y extenderá la inscripción del acta correspondiente”.

    El ritual del matrimonio civil, así regulado, es coherente con su concepción del mismo como un contrato por medio del cual se accede a la institución matrimonial. Estos ritos, en consecuencia, no expresan sino la exteriorización de los tres elementos fundamentales de todo contrato (el cuarto, que es la causa, se entiende implícito) y que son el objeto, el consentimiento y la forma. El art. 58 no hace más que señalar ritualmente cada uno de estos tres elementos por medio de las tres fases o tiempos que forman la ceremonia matrimonial. Estas fases son:

  • La lectura de los preceptos del Código Civil que regulan los derechos y deberes de los cónyuges, que constituyen el objeto y el contenido del contrato.

  • La prestación del consentimiento por los contrayentes.

  • 3. La declaración formal del funcionario autorizante, constitutiva del matrimonio, y la fijación del acto en el soporte documental probatorio que supone la extensión y firma del acta.


    El acto, pues, resulta extremadamente sencillo y de ello se deriva que el espíritu de la Ley es que la ceremonia de matrimonio civil sea un acto de breve duración. Pero ello no quiere decir que, por su brevedad, no deba rodearse éste de la solemnidad y dignidad que un acto de tanta trascendencia para los contrayentes y, eventualmente, sus familiares y allegados merece.

    En consecuencia, ningún impedimento legal existe para que se puedan adornar las formas rituales prescritas en el Código Civil o adicional a ellas otras expresiones o actos, e incluso, varía la estricta literalidad del aquellas, siempre que se respete el contenido, la finalidad y el espíritu de las mismas.

    El ritual de la pauta de ceremonial que veremos a continuación no contiene, por tanto, un rígido formulario ni sus rúbricas suponen formas de actuación imperativas.

    Su finalidad es la de facilitar la tarea a todos los interesados y, especialmente a quienes vayan a ordenar y a presidir la ceremonia y autorizar el acto, ofreciendo unos modelos de conducta y expresión para cuya redacción se ha tenido especialmente en cuenta lo dispuesto al respecto en el Código Civil, los usos y prácticas de los jueces-encargados de los registros civiles y las normas de protocolo.

    MEDIOS MATERIALES

    Determinado todo lo relativo a las necesidades de locales para la celebración del acto, establecidos los correspondientes itinerarios y resuelto el programa y las invitaciones, los responsables de la organización deben ocuparse de todos los materiales que precisen para el cumplimiento del programa, y de la ornamentación prevista. Establezcamos un censo-tipo de necesidades más habituales que suelen producirse en la preparación y ejecución de ceremonias.

    1.- Banderas.

    Como se decía anteriormente, si el acto fuera oficial o si concurrieran autoridades, es menester disponer, al menos en el escenario, las banderas oficiales y la del anfitrión si la tuviera. No es bueno sobrecargar de enseñas los locales, pues puede restar solemnidad.
    ¿ Cuántas banderas debemos prever ?. La respuesta obedece a criterios de representación y, en ocasiones, además, de decoración. En principio, puede decirse que con un juego en el local donde tenga lugar el acto institucional es suficiente (si fuese un edificio público, deben estar dispuestas las del exterior y las del interior en el despacho de la máxima autoridad de dicha instalación).

    Si el escenario fuese muy grande (el de un teatro, por ejemplo) puede duplicarse o triplicarse el juego de banderas, si el número de enseñas que debamos poner no es muy elevado. Las banderas se pueden comprar en cualquier tienda especializada, siendo recomendable que se encarguen con cierta antelación. También se pueden solicitar (generalmente en préstamo) a los organismos oficiales y a las embajadas para las extranjeras. Las banderas también suelen utilizarse para el descubrimiento de placas o esculturas.

    Las banderas oficiales y no oficiales no deben colocarse juntas, de acuerdo a los criterios señalados en su momento por el Protocolo del Estado. Conviene separarlas, situando las oficiales a la derecha de la presidencia y las no oficiales a la izquierda. Los mismo para las banderas de exterior.

    2.- Tarimas.

    Las necesarias para elevar la zona de presidencia y facilitar así la mejor visión de los invitados y periodistas gráficos. Lo mejor son las tarimas por módulos, pues posibilitan diferentes soluciones según las características del local. Ya indicábamos que lo ideal es que sean de una altura entre 0,25 y 0,35 cms. Generalmente, están forradas de moqueta o similar.

    3.- Cordones y vallas.

    Sirven para delimitar espacios reservados o anulados, sin dar una excesiva imagen de acotamiento. Se sujetan sobre distintos pivotes. Suelen utilizarse más habitualmente en locales cerrado, mientras que en el exterior se recurre a vallas metálicas (siempre y cuando haya una presencia masiva de invitados o esté prevista la presencia indiscriminada de público).

    4.- Atril.

    Se utiliza para los discursos.
    Si el acto es de pie, su presencia es obligada, mientras que es optativa en el supuesto de que haya una mesa de presidencia. Su finalidad esencial es servir de soporte a los papeles de los oradores, al tiempo que psicológicamente les hace sentirse más protegidos frente al público. Debe comprobarse que al atril llega luz suficiente; en caso contrario, debe preverse una pequeña bombilla no visible para el público. Ha de tenerse especial cuidado con las disposición de los micrófonos, que no tapen la cara a la persona en cuestión. Los atriles, por lo general, son de madera, metálicos o de metacrilato, y no se recubren con tela ni banderas.


    5.- Reposteros y carteles.

    En actos de cierta solemnidad, en la pared del fondo donde se ubica la presidencia, o en la parte delantera si es un balcón o similar, suele colocarse un tapiz o repostero, con el escudo o anagrama de la institución anfitriona o del principal invitado de honor. En actos de menos solemnidad suele colocarse un cartel relativo al hecho que se celebra o el anagrama de la institución anfitriona, pintado sobre tela, madera o similar. En todos los actos, especialmente a los que concurren medios de comunicación, es recomendable la utilización de estos recursos pues facilita la identificación. Pero siempre anagramas o recursos discretos.

    En la colocación de carteles o dibujos en la pared situados a espaldas de la presidencia, debe tenerse mucho cuidado. Debe comprobarse que un uso sectorial de la imagen que queda tras los miembros que ocupan la presidencia no origine situaciones cómicas, imprudentes o que puedan ofender al afectado. Lo mejor es siempre estudiar puesto a puesto, con ojos de fotógrafo, desde todos los lugares posibles. Vale más prevenir.

    6.- Flores.

    Constituyen un material muy importante para la decoración de escenarios y salones. Acertar sobre las cantidades y formas resulta siempre complicado. Lo mejor es reclamar al propio florista que presente un proyecto (advirtiendo ya de mano que no se recargue en exceso). Habitualmente, se utilizan plantas verdes altas para los fondos o esquinas, y conjuntos florales bajos para delante de la presidencia o atril.

    En los almuerzos la mesa presidencial lleva un adorno floral especial (siempre bajo para no interferir la visión), que partiendo del centro de la mesa se extiende hacia ambos lados (por ejemplo para un invitado extranjero podría preverse un sencillo compuesto floral con los colores de su bandera). Si el invitado de honor acude con su señora, la anfitriona suele obsequiarla con un ramo de flores (ojo, que sea pequeño, de novia, que se pueda coger con una mano; nunca un gran ramo pues termina siendo incómodo y por lo tanto abandonado en una esquina).

    7. Alfombras.

    Éstas se reservan para las grandes solemnidades, y con ocasión de la presencia de invitados muy ilustres.

    La alfombra servirá para cubrir el suelo de los escenarios donde tenga lugar el acto institucional. Igualmente, se utiliza la alfombra o moqueta recortada para el recibimiento en la entrada del edificio, que va desde el punto previsto de la parada del vehículo hasta el interior de él y excepcionalmente hasta el lugar donde se celebre el acto. El color habitual es el granate para los actos oficiales y dorado para las visitas Papales.

    8.- Sillas.

    Hemos de procurar que las sillas sean cómodas y vistosas si la duración del acto sobrepasa la media hora. Si es posible, con brazos de apoyo (especialmente para las comidas) y, por supuesto, en buen estado. No es la primera vez que un invitado se va al suelo por el defectuoso estado de una de ellas. Por lo general, las sillas de la presidencia suelen ser distintas que las del resto del salón (menos vistosas), aunque ha de procurarse que el contraste de calidad no sea excesivo. Cuando el que preside un acto tiene un rango muy superior con respecto al resto, se le debe disponer un sillón especial distinto (caso de la Familia Real).

    Las sillas pueden ser de distintos colores si su disposición final ofrece una cierta simetría, o con ello se pretende señalizar zonas distintas (azules, autoridades; rojas, corporación anfitriona; verdes, invitados extranjeros, por ejemplo). De no ser así, lo mejor es que sean todas iguales. Si no queda más remedio que acudir a varios juegos, los más dignos se pondrán en las filas delanteras, situando a continuación las restantes debidamente ordenadas.


    En los actos de pie o aperitivos, siempre es recomendable disponer de algunas sillas, sillones o sofás, para personas de cierta edad o para quienes muestren síntomas de cansancio. En este caso, las sillas se sitúan discretamente junto a las paredes del local.

    Para los actos de exterior, las sillas en forma de tijera son las más recomendables.

    9.- Mesas.

    Ya señalábamos anteriormente que las mesas que se utilicen para la presidencia de un acto deben estar protegidas en su parte delantera con el fin de disimular las piernas de sus ocupantes. Generalmente, las mesas de presidencia para un acto institucional o de tipo académico son rectangulares, de una anchura no superior al metro y tan largas como el número de personas que la vayan a ocupar. Pueden presentarse sin recubrir si su estado es bueno (procurando que el frente esté igualmente recubierto del mismo material de la mesa o tapadas con tela si es defectuoso).

    En este tipo de actos sobre la mesa sólo se suele colocar el orden del día que debe leer el que preside, una breve sinopsis del acto para el resto de los miembros de la presidencia, una discreta información si procede del contenido del acto (folletos, dípticos, revista del congreso, dossieres ...), botella de agua pequeña (si es de cristal con la tapa abierta), un vaso de cristal (bajo y ancho) y sus correspondientes posavasos, unos folios en blanco y bolígrafo para cada uno.

    Además, los micrófonos correspondientes. No es muy recomendable la colocación de flores, pero si se estimara conveniente, que el centro sea bajo, discreto y poco llamativo, situado en un extremo de la mesa (solo en uno).

    Resulta habitual ver en numerosos actos, carteles con el nombre de los ocupantes de la Presidencia, colocados sobre la mesa delante de cada uno y de fácil lectura para los invitados. En la aplicación de esta solución debe tenerse en cuenta mucha prudencia y no abusar de ella. Cuando los miembros de la presidencia son conocidos por los asistentes resulta chocante disponer el cartel. En ningún caso se utiliza para la Familia Real, Gobierno de la Nación y primeras autoridades, salvo que éstas concurrieran a actos en calidad de ponentes o conferenciantes dentro del marco de un congreso, reunión, simposio o similar.

    Si, en cambio, es recomendable su colocación en grandes mesas de discusión y debate, donde los participantes no se conocen o sencillamente para orientar al público presente o que pueda seguirlo por la televisión. Según el alcance del acontecimiento, en el cartel se indica únicamente el nombre, sin tratamiento alguno (salvo el Don o Doña) o el cargo y nacionalidad, también sin tratamiento, cuando concurran delegaciones o invitados de diversos países. En cualquier caso, el cartel con el nombre no debe ser desmesurado en cuanto a tamaño (como mucho 10 cms. de alto) y no se debe redactar a mano.

    En relación a las mesas para un uso distinto, el caso de una presidencia (convenios, delegaciones, almuerzos, etc.) nos referiremos a ellas más adelante.

    10.- Micrófonos.

    Tienen que ser lo más estilizados posibles, de forma que no impida

    n la visión de la cara. Su calidad debe ser buena, para que a cierta distancia capten la voz correctamente, evitando al ponente que tenga que “comerlo” materialmente hablando. En determinados actos pueden colocarse micrófonos pequeños de solapa, de acuerdo con el interviniente. Si éste, a la hora de hablar, lo hiciera desde varias posiciones, lo lógico es que sea de tipo inalámbrico

    (sin cable). No deben llevar rótulos alguno.

    Ya anteriormente hemos advertido sobre la improcedencia de que al micrófono de sonido de la sala se agreguen los propios de otros medios de comunicación, salvo que el anfitrión con ello persiga otros objetivos (demostrar el interés de los medios, dejar a éstos efectuar su propia publicidad, etc.). Cuando en una sala esté previsto que el público intervenga (en un coloquio, por ejemplo), se debe prever un micrófono sin cable que desplace una azafata o ayudante.

    11.- Iluminación.

    Este detalle es muy importante.

    La luz en los actos debe ser la adecuada. Que no sea excesiva, provocando molestias en los ojos o calor, pero tampoco lánguida. En especial hay que tener cuidado con el uso de los típicos focos o cañones de luz que puedan deslumbrar a los invitados o miembros de la presidencia. Cuando esté prevista la presencia de la televisión, es bueno que la organización ( o bien de acuerdo con aquél medio) se disponga de una luz permanente suficiente para la grabación. No es apropiado que la intensidad de la luz varíe en función de si los responsables de televisión enchufan sus focos para grabar o no.

    12.- Altavoces.

    Estos forman parte de la decoración tradicional de un acto. Evidentemente, sin ellos, en la mayoría de los casos, no se puede estar. Ahora bien, deben disponerse de forma discreta y orientados de tal manera que se alcance un sonido de intensidad similar en toda la sala. En cualquier caso, nunca un altavoz puede situarse muy cerca de los invitados si aquél suena con fuerza o emite ruidos que la proximidad puedan resultar molestos.

    Con la megafonía hay que prestar atención a la presidencia, que en muchas ocasiones (especialmente en locales amplios) no se oye a sí misma, provocando inseguridad y a veces temores a no ser oídos, gritando innecesariamente o paralizando el acto. Es muy importante colocar monitores que sin producir los molestos acoplamientos, permitan a los miembros de la presidencia escuchar normalmente.

    13.- Mesita auxiliar.

    En ocasiones es recomendable disponer una mesita auxiliar con fines de protocolo. Se sitúa de forma discreta en un esquina de la zona de presidencia, de tal manera que desde ella haya un fácil acceso hasta quien preside. Suele ser habitual en aquellos actos derivados de la entrega de premios, diplomas, regalos, etc. Su tamaño debe ser pequeño y normalmente se recubre de tela. Al lado de ella suele situarse un responsable de protocolo o de la organización.

    14. Los presupuestos.

    Y en plural, porque habrá que manejar varios. Es muy difícil que un anfitrión pueda estimar por adelantado el coste aproximado de la celebración del acto o actos. Los actos públicos, máximo si cuidamos la imagen y las relaciones públicas, suelen producir numerosos gastos y caros. Por lo general, un programa sin ningún tipo de cálculo presupuestario es probable que origine notables sorpresas al alza, para disgusto del organizador que ha de pagar más de lo que imaginaba, o para el proveedor que tendrá dificultades de cobro



    Hay que hacer especial hincapié en la necesidad de estimar “ a priori” el gasto global, al que habrá que añadir otra cantidad (al menos un 20% más) para el siempre doloroso capítulo de los imprevistos de última hora.

    Como se hace en la Administración Pública es recomendable barajar varios presupuestos para un mismo gasto, pues permite contrastar distintos precios y calidades, al tiempo que aseguramos un pago sensato.

    Los responsables de Protocolo, una vez elaborado el programa y determinado el número de invitados, deben estimar las necesidades y solicitar los presupuestos correspondientes para solventarlos. En base a ello, obtendría un cálculo aproximado que deberá presentar al anfitrión para que muestre su conformidad o introduzca las variables que estime adecuadas.

    En la organización de actos son gastos más o menos fijos los siguientes (en términos generales, ya que dependerá del tipo de acto):

    .- Imprenta (tarjeta de invitación, dípticos o trípticos, carteles, folletos, minutas, indicadores, tarjetones, sobres, acreditaciones, etc.).

    .- Viajes (traslados, billetes de desplazamiento para invitados de honor, taxis, coches de alquiler, autobuses, viajes preparatorios, etc.).

    .- Hoteles (alojamiento de invitados, alquiler de salones, fax, teléfono, otros).

    .- Flores (decoración floral de escenarios, ramos a señoras, coronas, etc.).

    .- Gastronomía (aperitivos, comidas, cafés, etc.).

    .- Megafonía (alquiler de equipos, mesas de audio para radios y televisiones, grabación, inalámbricos, etc.).

    .- Vídeo (proyección, pantallas, realización de película, grabación ...).

    .- Ornamento y montaje de escenarios, motivos que contribuyan al adorno e imagen del acto, como banderas, reposteros, pinturas, cortinas, manteles, carteles específicos, tapizados, alquiler de sillas y/o mesas, carpas, luces, limpieza, etc.).

    .-Medios de comunicación (publicidad, montaje tribuna de prensa, salas de prensa, locomoción para los periodistas, dossieres, etc.).

    .-Regalos (para un invitado de honor, para su consorte, para todos los invitados ...).

    .- Placas (realización de lápidas conmemorativas).

    .- Personal auxiliar (ayudantes de protocolo, azafatas, técnicos, electricistas, conductores, acomodadores, camareros, etc.).

    .- Comunicaciones (envíos, empresas de mensajería, teléfono, telefax, sillas, etc.).

    .- Intérpretes (traductores, equipos de traducción simultánea, etc.).

    .- Actividades culturales (conjuntos musicales, grupos folclóricos, artistas, cuartetos, orquestas, bandas de música, animadores, etc.).

    Una vez que conocemos las necesidades, bastará con averiguar los costes y sumar. De recortar se encarga el anfitrión. Al profesional del protocolo le toca el papel de convencer al “dueño del dinero” de lo importante que es hacer las cosas bien. Ello supone gastar, aunque, también es cierto, no por gastar sales mejor las ceremonias.

    PROYECTO DE REGLAMENTO DE HONORES, DISTINCIONES Y CEREMONIAL.

    Proyecto de Reglamento de Honores, Distinciones y Ceremonial. (Modelo presentado en el II Congreso Internacional de Protocolo).

    TÍTULO PRIMERO:

    De los Blasones e Insignias:

    - Descripción del escudo municipal y su aprobación reglamentaria.

    - Modelos y usos.

    - Descripción de los sellos oficiales de la Corporación; sus medidas y uso.

    - Enumeración de aquellos títulos o lemas que a lo largo de la historia se le hubieran otorgado a la Corporación, con expresión de las fechas y circunstancias de su otorgamiento. Se reglamentará su uso.

    - Aquellas corporaciones que posean también pendón, insignia o enseña de honor procurarán difundir su historia y su participación en las ceremonias solemnes.

    - Descripción de la bandera de la Corporación y su aprobación reglamentaria. Se situará junto a las banderas de España y de la Comunidad Autónoma cuando ondeen en fachadas de edificios oficiales o presidan despachos, salas de pleno o dependencias donde se celebren actos oficiales.

    - Descripción de las mazas, si las tuviera la Corporación, con indicación de las disposición que las otorga. Se regulará su uso.

    - Descripción de la medalla corporativa reglamentaria y uso.

    - Descripción de las bastones, fajines, bandas y distintivos.

    TÍTULO SEGUNDO:


    De los Honores de la Corporación.

    - Los tratamientos a la Corporación y a sus miembros serán los que dicte la legislación vigente general, y específica en cada Comunidad. Los tratamientos históricos se justificarán con las disposiciones legales correspondientes.

    - Se especificarán las ceremonias en las que la Corporación tenga concedidos honores de interpretación de himno o himnos; cuando se interprete junto al de la Comunidad u otro se estará a lo reglamentado.

    - En aquellas Corporaciones que existan secciones de gala de cuerpos de seguridad y bandas de música, se regulará su presencia en los actos solemnes.

    - Se indicarán los lugares de honor de la Corporación o de alguno de sus miembros, en ceremonias tradicionales, velándose para que se continúe en el uso de estas prerrogativas.

    TÍTULO TERCERO:


    De los actos civiles.

    - Complementando a los dispuesto en la legislación vigente sobre la toma de posesión de la Corporación Municipal, ésta se revestirá de la mayor solemnidad con la participación de los maceros, insignias, fórmulas de juramento, etiqueta, guardia de gala y concurrencia de autoridades.

    - Cuando se sustituya algún miembro de la Corporación, durante el mandato corporativo, se procurará que la toma de posesión del nuevo revista la mayor dignidad, con la ceremonia de juramento o promesa y los saludos tradicionales de cortesía.

    - Siguiendo la tradición, la Corporación participará en los recibimientos a los Jefes de Estado cuando proceda, procurando que visiten la sede, donde se celebrará la ceremonia solemne que corresponda (entrega de llaves, discursos, etc.).

    - Las fotografías oficiales de S.M. El Rey o de SS.MM. Los Reyes, en su caso, deberán ocupar un lugar preferente en todas las dependencias representativas de la Corporación.


    - La Corporación dispondrá de un Libro de Honor. Se procurará que las más importantes personalidades que visiten la Casa Consistorial firmen en el mismo.

    - Se describirá la participación corporativa tradicional en pregones, inauguraciones y desfiles en las ferias y fiestas locales.

    - Las corporaciones locales, en la festividad de la Comunidad Autónoma, colaborarán en los actos por ella organizados, complementándolos con actos propios que contribuyan a dar una mayor realce a dicho día.

    - Del Día de España. Se describirán las ceremonias que con motivo de dicha festividad tuvieran lugar en el ámbito de cada territorio que se complementarán siempre con los actos propios de la localidad.

    - Igualmente las ceremonias en el Día de la Constitución.

    - Asistencia a actos académicos. Se atenderá a los reglamentos propios de las entidades organizadoras, procurando conservar los privilegios corporativos de lugar reservado en estrado si los hubiere.

    - Día de la Policía Local. Se reglamentará el acto homenaje al Cuerpo y la entrega de distinciones.


    - Día del Patrón del Servicio de Extinción de Incendios y Salvamento. Acto homenaje al Cuerpo y entrega de distinciones.

    - Día del Medio Ambiente. Se celebrará siguiendo las directrices que cada año establezcan los Organismos Internacionales.

    - De la inauguración de calles, plazas, glorietas y avenidas. Se dará el mayor realce, celebrando acto público en el lugar, acorde con la rotulación respectiva.

    - De los monumentos públicos, cerámicas, placas y lápidas conmemorativas. Procurará la Corporación vigilar les textos y estilos de las inscripciones siguiendo la mejor tradición artísticas que exista en el lugar, intentando el rescate de muchas deterioradas o perdidas de gran interés cultural.

    - La celebración de bodas civiles discurrirán de acuerdo con la legislación vigente, manteniendo la dignidad adecuada al acontecimiento, en régimen de igualdad en todas las celebraciones y en el lugar destinado para ello.

    TÍTULO CUARTO:


    De las ceremonias religiosas tradicionales.

    - Asistencia a las ceremonias con motivo de la Semana Santa. Se describirán detalladamente y se estará a lo que señale la costumbre, intentando recuperar todas aquellas tradiciones que en su día formasen parte del acervo cultural de la localidad.

    - De la Festividad del Patrón o Patrona de la localidad. Se describirán cuantas ceremonias y actos públicos tengan lugar, con tal motivo, en los que participe la Corporación, determinando precedencias, galas y honores.

    - Igualmente cuantas ceremonias tengan lugar en la Festividad del Corpus Christi.

    - En los supuestos de que las Corporaciones celebren festividades conmemorativas o acontecimientos cívico-religiosos propios, se describirán según la tradición inveterada del lugar.

    - De las festividades religiosas de carácter nacional.

    En aquellas localidades donde se celebre la festividad de la Inmaculada Concepción se describirán las ceremonias y se cumplirá la tradición del lugar.

    TÍTULO QUINTO:


    De las exequias.

    - Fallecimiento de miembros de la Corporación Municipal. Ocurrido el fallecimiento, el Alcalde o quien le sustituya acordará con la familia del difunto todo lo concerniente al funeral, entierro o traslado, en su caso, procurando que con sencillez revistan solemnidad.

    - Fallecimiento de un Hijo Adoptivo o Predilecto o Medalla de Oro. El Alcalde acordará con la familia del fallecido la participación de la Corporación en el funeral y entierro. Igualmente se procederá en los fallecimientos de ex-presidentes de la Corporación.

    - Fallecimiento de algún miembro de la Familia Real. Siguiendo la tradición y de acuerdo con la autoridad religiosa del lugar se celebrarán solemnes honras fúnebres.

    - Del fallecimiento de los presidentes de los altos Organismos del Estado y de la Comunidad Autónoma, jerarquía religiosa o destacada personalidad. La Corporación organizará o participará, de acuerdo con la autoridad eclesiástica, en la honras fúnebres que correspondan.

    - La Corporación dispondrá, de acuerdo con el rango del fallecido, banderas a media asta, pliegos de firmas, escoltas de gala, ofrenda floral, crespones negros o determinados días de luto.

    TÍTULO SEXTO:


    De las Distinciones Municipales.

    - Con la finalidad de premiar especiales merecimientos, beneficios señalados o servicios extraordinarios prestado al municipio, se instituyen las siguientes distinciones:

    1. Medalla de Oro.

    2. Nombramiento de Hijo Predilecto.

    3. Nombramiento de Hijo Adoptivo.

    4. Miembro Honorario.

    5. Ciudadano de Honor.

    - La Medalla de Oro queda reservada para premiar actuación o actuaciones notoriamente benefactoras para la ciudad, o para honrar a personas físicas que se hayan destacado brillantemente y de forma ejemplar en el servicio de la misma o en cualquiera de las ramas del saber humano. La Medalla de Oro podrá concederse a título póstumo.


    - Así mismo se podrá conceder la Medalla de Oro a instituciones, corporaciones o sociedades que se hayan distinguido ejemplarmente en el cumplimiento de sus fines y ellos redunden notoriamente en un beneficio especial y señalado para el municipio.

    - También podrá la Corporación conceder la Medalla de Oro a sus patronos, santos e imágenes de reconocida devoción.

    - El número de medallas que pueden ostentarse simultáneamente se limitan a (x) personas físicas.
    En consecuencia, si estuviere cubierto el número, no se podrá otorgar esta distinción hasta que por fallecimiento se produzca la correspondiente vacante. Se procurará hacer un uso ponderado de las concesiones.

    - Modelo de la Medalla. Descripción exhaustiva de la misma, de acuerdo con la tradición, debiendo figurar el escudo y los colores de la cinta o cordón.

    TÍTULO SÉPTIMO:


    De los hermanamientos de ciudades.

    - Tanto la propuesta de hermanamiento como, en su caso, la aceptación requerirán acuerdo plenario, previo expediente incoado por la Alcaldía en el que se harán constar las razones que lo motiva y su oportunidad. Aprobada la propuesta, en consonancia con el acuerdo plenario de la otra Corporación, se señalará el lugar y la firma del hermanamiento. Se procurará que se celebren dos ceremonias consecutivas en ambas sedes corporativas.

    - Se atenderán a las reglamentaciones de instituciones de ámbito superior (FAMP, FEMP, CEE).

    - Los hermanamientos también se anotarán, en capítulo especial, en el Libro de Oro de la Corporación.

    TÍTULO OCTAVO:

    Del ceremonial.

    Capítulo Primero: Principios generales.

    - La Corporación, consciente de la importancia que el ceremonial tiene para su mejor imagen pública, con respeto a la tradición y a la Constitución vigente, cuidarán el cumplimiento de las formas, estilos y ceremonias en la organización de sus actos oficiales.

    - Se aplicarán en su organización las normas establecidas en el vigente Ordenamiento de Precedencias del Estado y las que sobre la materia dicte la comunidad autónoma, que se complementarán con las contenidas en este Reglamento, nacidas de la importancia histórica y cultural del municipio y recogidas por la tradición.

    - En los actos en los que participe la Familia Real se estará a lo que disponga la Casa de Su Majestad el Rey. Cuando se trate de autoridades extranjeras se estará a lo que disponga la Jefatura de Protocolo del Ministerio de Asuntos Exteriores.

    - Los miembros de la Corporación deberán asistir a todos los actos oficiales solemnes de la misma. En caso de no asistir deberán excusar su asistencia.

    - Las invitaciones a los actos oficiales se cursarán por el presidente de la Corporación. Cuando sea un acto en el que participe la administración o corporación, se hará conjuntamente. En este caso, la precedencia se determinará conforme al Ordenamiento general.

    - Las corporaciones locales encomendarán la responsabilidad de la dirección y organización del ceremonial al departamento que estimen oportuno dotar, garantizando la capacidad y formación de las personas que los sirvan y los medios necesarios para el ejercicio correcto de las funciones asignadas.

    Capítulo segundo: Presidencia y precedencia en los actos oficiales.

    - El Alcalde presidirá los actos que organice la Corporación o se celebra en sus sedes o dependencias.

    Cederá la presidencia a Su Majestad el Rey o Miembros de la Familia Real y a las autoridades que expresamente se señalen. En estos casos el Alcalde ocupará el lugar inmediato a la autoridad que presida.

    - Se determinará el orden de precedencia de los miembros de la Corporación en los actos oficiales. Se señalarán los actos en los que concurren en Pleno; Comisión de Gobierno; Junta de Portavoces o sólo el presidente de la Corporación que designe el grupo.

    - La representación protocolaria de los portavoces se entenderá en el sentido de que faltando el titular ocupa su lugar el miembro de la Corporación que designe su grupo.


    - El orden de los miembros de la Corporación no se alterará aun cuando el acto fuera de la competencia de uno de ellos. Se exceptúa si un miembro de ésta interviene en el acto, y forma parte de la presidencia en el estrado.

    - La ordenación de los miembros de la Corporación en los actos solemnes, que tengan lugar en la Sala de Plenos, será el que disponga el reglamento orgánico, en orden a la distribución de los grupos, y no sufrirá alteración.

    - En todos los demás actos oficiales que se celebren fuera de la sede corporativa, se respetará el orden establecido, bien sentados o en pie, colocados en línea correlativa o en desfile cívico, que será en forma alternativa en dos filas cerrando el cortejo el Alcalde.

    - Cuando la Corporación desfile o forme bajo mazas, éstas ocuparán el lugar asignado por la tradición, en todas sus variantes.

    Capítulo tercero: Etiqueta.

    - Es norma general que los miembros de la Corporación concurran a los actos solemnes de traje oscuro, medalla capitular y distintivo de solapa. Cuando se disponga el chaqué irá siempre acompañado de la medalla, distintivo de solapa y fajín corporativo. Para las señoras, con el traje de ceremonia - especificar colores - ostentarán la medalla, el distintivo con el escudo y la banda capitular si procediese y fuera de tradición.

    Disposiciones finales.

    1. Se iniciarán en expedientes separados para su aprobación por la Comunidad Autónoma y con los requisitos exigidos en los artículos 186 y 187 del vigente Reglamento de Organización, Funcionamiento y Régimen Jurídico de las Corporaciones Locales de 1.986, los procedimientos para la adopción del escudo heráldico, bandera, sello corporativo y tratamientos.

    2. Por la presidencia se designarán los técnicos de la especialidad para que preparen brevemente la memoria preceptiva tanto para el escudo y sello como para la bandera u otros honores que se soliciten, que se elevarán al órgano competente de la Comunidad Autónoma para su aprobación.

    Simbología Municipal. (1)

    Forman parte de la simbología municipal la bandera y el escudo heráldico. Este último suele incluirse en la bandera, aunque también se utiliza en reposteros (paño cuadrado o rectangular con emblemas heráldicos).

    Igualmente, forman parte de la simbología los atributos que portan las autoridades municipales, fruto de las antiguas tradiciones. Son la medalla corporativa, la venera y la insignia de solapa para todos los concejales, y el bastón y el fajín para los Alcaldes. Algunos además portan collar.

    Dentro de la simbología hay que destacar la policía de gala - algunos ayuntamientos hasta disponen de escuadrón de lanceros -, maceros (llamados así porque portaban sobre sus hombros una gran maza, que generalmente abren la comitiva municipal y que se colocan tras la presidencia en los actos).

    Uno de los actos clásicos en los ayuntamientos es el desfile de la Corporación en comitiva, lo que se ha dado en llamar la Corporación bajo las mazas. El orden de este desfile es el siguiente:

  • Policía de uniforme de gala.

  • Dos clarineros o ujieres de gala.

  • Dos maceros.

  • Corporación municipal, formados en dos hileras (el Secretario es el primero de la fila izquierda).

  • Alcalde (flanqueado por los tenientes alcaldes).

  • Jefe de Protocolo.

  • Banda de música.

  • Policías de gala.