LA ORGANIZACIÓN INTERNA DE LA EMPRESA

La empresa necesita organizarse para poder desarrollar su actividad por ello es necesario establecer una estructura organizativa de acuerdo a sus características.

Por otro lado las personas que trabajan en la empresa necesitan conocer las diferentes relaciones tanto jerárquicas como funcionales que hay dentro de la empresa.

La organización interna de la empresa viene determinada por su estructura organizativa, que es aquella que describe como se agrupa, como se identifica y como se relacionan los distintos elementos que formal la empresa, determinará el nivel de autoridad y de responsabilidad de cada uno de los miembros de la empresa.

Le estructura organizativa de una empresa está formada por: el conjunto de elementos que la integran; las funciones que tienen asignadas cada uno de los elementos y las relaciones jerárquicas y funcionales existentes entre los distintos elementos.

• Alta dirección: está formada por aquellas personas que realizan funciones de dirección general en la empresa, similares a las del empresario (toman decisiones estratégicas, fijan objetivos generales de la empresa…)

• Dirección intermedia: está formada por mando intermedios cada uno de ellos tiene a su cargo un número determinado de trabajadores. Su función es relacionar los objetivos generales de la empresa con los objetivos operativos de los distintos departamentos. Son personas que tienen autoridad sobre las bases operativas.

• Bases operativas: está formada por el conjunto de personas, técnicos y trabajadores, diariamente relacionados con la producción, la venta y la prestación de servicios.

• Tecnoestructura: está formada por los analistas o expertos que estudian las distintas funciones de la empresa con el objeto de encontrar sus fortalezas y debilidades. No participan en el trabajo productivo sino que preparan a las personas que realizan el trabajo productivo.

Sirven para introducir la normalización en la organización:

-Los analistas de métodos y tiempos: su función es normalizar los procesos de trabajo.

-Los analistas de planificación y control: son contables que normalizan los resultados.

-Los analistas de personal seleccionan y forman para normalizar las habilidades y los comportamientos de los trabajadores.

• Estructura de apoyo (órganos staff): está formada por el personal de asesoramiento cuya función consiste en asesorar al as directrices sobre diferentes materias: fiscal, laboral, mercantil, legal, etc. Este asesoramiento puede ser individual o de forma conjunta para un departamento. Esta estructura de apoyo puede ser de dos tipos:

• Staff directivo (formado por especialistas que forman parte de la plantilla de la empresa y son básicos para conseguir los objetivos de la empresa)

• Staff de apoyo ( está formado por asesores no incorporados a la plantilla y sus funciones son de carácter complementario)

Ejemplos: de los elementos de la estructura organizativa.

1º- Alta dirección: director general y los directores superiores

2º- Dirección intermedia: directores del departamento de personal

3º- De la base operativa: operario de producción y los administrativos

4º- Tecnoestructura: auditores

5º- Estructura de apoyo (órganos staff): asesores fiscales

• Relaciones en la estructura organizativa: existen dos tipos de relaciones:

• Relaciones formales: son aquellas que fueron precisamente definidas por la dirección de la empresa y comunicadas a los demás, pueden ser de dos tipos:

• Lineales: relaciones de autoridad o jerarquía entre el jefe y el subordinado.

• De staff: relaciones de asesoramiento entre especialistas y directivos.

• Relaciones informales: son aquellas que surgen espontáneamente como consecuencia de las comunicaciones que se producen entre las personas que integran la empresa. Estas relaciones configuran la organización informal que está fuera de control de la dirección de la empresa. Estas relaciones surgen debido a la amistad, la proximidad en el trabajo o a la similitud de los objetivos personales. Un elemento importante en estas relaciones informales es la existencia de líderes y a veces en la empresa estos pueden ejercer una mayor influencia que el líder establecido en la organización formal.

Ejemplos de relaciones formales: la mantenida por el jefe de departamento de administración con los diferentes administrativos que trabajan en le mismo, la mantenida por el gerente de la empresa y su asesor financiero.

Ejemplos de relaciones informales: el jefe de personal y un administrativo de la empresa juegan juntos el domingo al tenis y el jefe de administración y un trabajador técnico comparten coche para ir a trabajar.

• Principios que estructuran la organización de la empresa:

• El principio de autoridad y jerarquía: deben existir diferentes niveles de autoridad dentro de la empresa, ordenados de forma jerárquica según el grado de responsabilidad y control.

• El principio de unidad de dirección: debe existir en la empresa una dirección única que será la encargada de definir los objetivos generales de la empresa y las estrategias a seguir.

• El principio de unidad de mando: cada subordinado debe tener únicamente un solo superior directo.

• El principio de delegación: una persona asigna autoridad y responsabilidad a otra para que esta desempeñe unas funciones, el superior que delega al subordinado no queda libre de la responsabilidad en cuanto a la realización de funciones.

• El principio de descentralización: consiste en delegar autoridad para la toma de decisiones con carácter permanente.

• El principio de división de trabajo y especialización: se separan las tareas propias de una actividad en diferentes personas de forma que a cada una se le asignará una función específica, con el objetivo de que se convierta en un experto en la realización de dicha tarea.

• El principio de departamentalización: se agrupan las diferentes tareas o áreas funcionales o de departamentos existentes en la empresa.

• El principio de coordinación: debe existir un cierto nivel de coordinación entre las personas o departamentos de un mismo nivel jerárquico o de diferente nivel.

• El principio de motivación y participación: existirán en la empresa diferentes métodos para motivar a los trabajadores y para fomentar la participación de los trabajadores en la empresa.

• El principio de comunicación: deberán darse en la empresa varios tipos de comunicaciones:

1º- Descendente: desde el superior al subordinado

2º- Horizontal: de superior a superior, o de subordinado a subordinado

3º- Ascendente: de subordinado a superior

En la comunicación escrita se utilizan distintos soportes como: las cartas, las notas interiores, las circulares definidas a todos o a parte de los empleados, el fax, el correo electrónico…

En algunas empresa la red informática de comunicación interna adquieren gran importancia.

En ocasiones la revista de la empresa desempeña un papel importante para difundir información de carácter general.

Las ventajas de la comunicación escrita está en que lo escrito supone una prueba del contenido de los mensajes.

El organigrama es la representación gráfica de la estructura organizativa de una empresa. En le se reflejan los distintos niveles y áreas de que constan la empresa, así como las relaciones jerárquicas y funcionales que existen.

Los organigramas también sirven para que terceras personas que se relacionan con la empresa aunque no trabajen en ella conozcan a los interlocutores en cada circunstancia. Para que un organigrama sea de utilidad; en primer lugar debe ajustarse a la realidad que representa; 2º lugar debe ser claro, preciso y comprensible y en 3º lugar debe estar actualizado.

Los organigramas se clasifican según diversos criterios:

Informativos (aspectos generales)

Según su finalidad: Analíticos (estructura de la empresa)

Unidad

Según su extensión: Grupo

estructura

Tipos

De Según la información que proporcionan: funcional

Organigramas personal

generales

Según su amplitud: parciales

ramificada

Según su forma: circular

Mixto

• Según los procesos productivos: se asignará un departamento por cada proceso productivo. La principal ventaja que se obtiene es la especialización ya que cada departamento se especializa en una fase de proceso.

• Según las funciones: se configuran departamentos en base a las principales funciones que deben realizarse en la empresa. Cada departamento se especializa en cada una de estas funciones.

• Según los clientes: se crean departamentos en base a los clientes de la empresa

• Según las zonas geográficas

• Según los productos o servicios comercializados…

En las empresas se suelen distinguir los siguientes departamentos:

• Departamento de producción: se va a encargar de todos los procesos, métodos y tecnologías que permitan la obtención de productos y servicios

• Departamento comercial (marketing): se encarga de todo lo relacionado con el producto (fijación de precios, distribución, publicidad…). Controla todo lo relacionado con las características del producto: diseño, embasado, etiquetado… con la finalidad de atraer la atención del consumidos y poder así incrementar las ventas.

• Departamento económico-financiero: su función es proporcionar a la empresa los fondos necesarios en el momento necesario y al mínimo coste.

En muchas empresas la función financiera va ligada ala función contable, por lo que en este departamento se desempeñan labores contables. En otras empresas existe un departamento de contabilidad, independiente del económico- financiero, aunque con una gran coordinación entre ambos.

• Departamento de R.R.H.H.: en las empresas trabajan personas que necesitan estar motivadas por lo tanto es fundamental una adecuada política de dirección de recursos humanos.

• Departamento de administración: ejerce el control de la empresa a través del manejo de la documentación. En algunas empresas existe el departamento de administración y en otras esta función puede ser llevada a cabo por otros departamentos como son el departamento de personal que se encarga de la documentación relacionada con el personal de la empresa o en departamento de contabilidad que es el que maneja la documentación contable y económica.