Organización interna de la empresa

Administración de empresas. Función de Planificación y Organización. Taylor. Mayo. Escuela de Relaciones Humanas y Científica. RRHH (Recursos Humanos). Formal e Informal

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La organización interna de la empresa:

La dirección de la empresa consiste en realizar funciones de gobierno, dar todo tipo de instrucciones y establecer los criterios convenientes para la consecución de los objetivos marcados. El directivo ha de combinar los factores humanos y materiales de la empresa sin perder de vista el entorno. Para llevar a cabo esta tarea necesita planificar, organizar, gestionar y controlar todos los factores que tiene disponibles.

Función de planificación:

La planificación es el estudio y la fijación de los objetivos referentes al sistema y a cada uno de los subsistemas, consiste en fijar unos objetivos, marcar estrategias para conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión con la intención de conseguir los fines de la empresa.

*Clasificación de los planes por su naturaleza y características:

Hace referencia a la extensión del plan:

-Metas: Son los fines fundamentalmente perseguidos por la empresa. Las metas son el punto de planificación.

-Objetivos: Debemos distinguir diversos grados de objetivos; los objetivos tienen un carácter general, involucran a toda la empresa y todos han de contribuir; los subobjetivos se refieren a temas más específicos, que afectan a áreas concretas de la organización.

Cuando se quieren establecer objetivos hay que tener en cuenta que:

-Tienen que ser realistas: que todos los subsistemas de la empresa tengan los recursos necesarios para alcanzarlos y que se adapten al momento y al entorno.

-Se deben establecer prioridades entre los diferentes objetivos y subobjetivos.

-Los objetivos se deben alcanzar con el menor número de consecuencias imprevistas y sus costes deben de ser mínimos.

-Políticas: Son los principios básicos que sirven de guía para tomar decisiones específicas y marcan unos ciertos límites de actuación; nos referimos al hecho diferencial de la empresa

[Política de personal-potenciar plantilla estable, política de empresa-destacar en calidad y servicio]

-Procedimientos: Son los pasos que hay que seguir para ejecutar una acción.

-Reglas: Indican lo que se puede hacer y lo que no, y son muy estrictas.

-Presupuestos: Son planes cuantificados, es decir, son la expresión numérica del plan escrito. También sirve para dar prioridades.

*Clasificación de los planes por su dimensión temporal:

-Planes a largo plazo: Son aquellos planes que se contemplan en un periodo superior a cinco años. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la empresa.

-Planos a medio plazo: Son aquellos planes que se han de conseguir en un periodo superior de un año e inferior a cinco años. Estos planes muestran la actividad que han de desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa.

-Planes a corto plazo: Son aquellos planes que tienen como límite el ejercicio económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por departamentos.

*Clasificación de planes por funciones o departamentos:

Se refiere a planes de producción, de ventas, financieros y de inversiones, de personal, etc. El contenido y las características de cada tipo de plan están relacionados con el tipo de función o departamento a que afecta.

*Etapas del proceso de planificación:

-Análisis de la situación de partida: se analiza la situación actual de la empresa y de su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder aprovecharlas.

-Fijación de los recursos: se marcan objetivos (generales como subobjetivos) se concretan las metas a las que se quiere llegar.

-Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación: se marcan los diferentews caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.

-Evaluación de las alternativas: consiste en evaluar y analizar cada una de las líneas de acción, es decir, estudiar y evaluar.

-Elección de una de las alternativas: en esta etapa se decide que plan ejecutara.

-Control y determinación de desviaciones: hay que hacer un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.

Función de organización:

La organización es la función que debe desarrollar después de la planificación pertinente. Se define la organización como la función que tiene como finalidad diseñar una estructura en la que queden bien definidas todas las funciones que debe realizar cada persona que forma parte de la empresa , así como su responsabilidad y autoridad. Tiene como objetivo ordenar el conjunto de relaciones que puedan surgir entre las diversas tareas y entre todas las áreas de funcionamiento de la empresa.

*Etapas de la función de organización:

a) Hay que determinar los niveles de organización, es decir, la jerarquía de los mandos: definir quien controla y ejecuta las tareas dentro de la empresa.

b) Las funciones o los objetivos destinados a cada nivel de mando y a cada persona han de ser claros y concretos.

c) Cada persona, además de saber que tiene que hacer, debe saber a quien tiene que obedecer; por tanto, son necesarios canales de autoridad y de responsabilidad bien delimitados.

d) Debe haber vías de comunicación en todos los sentidos.

*La comunicación en la empresa:

-Comunicación interna vertical

-Comunicación ascendente: se origina en los empleados y finaliza en los directivos.

-Comunicación descendente: su finalidad es informar a los trabajadores o subordinados de los objetivos de la empresa, así como las tareas que se deben realizar para conseguirlos.

-Comunicación interna horizontal:

Es la que se origina entre personas que están en un mismo nivel jerárquico, es decir, entre personas de distintos departamentos, es imprescindible para que la empresa funcione del todo.

*La organización de la empresa:

-Escuela de organización científica del trabajo:

El principal representante fue Frederick W.Taylor (1856). Sus ideas constituyen la base del taylorismo y se refieren a la producción industrial. Pretendía racionalizar el trabajo (eliminar los tiempos muertos y marcar los movimientos justos de cada trabajador) con la finalidd de aumentar la productividad.

Defendía la existencia de una oficina técnica dedicada exclusivamente a organizar las tareas de los trabajadores; éstos solo debían cumplir lo que estaba previamente determinado, sin ninguna opción a la creatividad ni a la improvisación.

Por otra parte, para incentivar a los trabajadores se proponían unos salarios basados en el rendimiento, el trabajador con un mayor rendimiento y ritmo de actividad mas alto, obtiene mayor retribución. Principios fundamentales:

-Análisis y diseño de cargos y tareas

-Especialización de funciones

-Descentralización de responsabilidad

-Racionalización del trabajo, eliminando tiempos ociosos

-Incentivos salariales, basados en la productividad.

En sus inicios fue bien acogido, pero a medida que pasaba el tiempo, este sistema comenzó a resentirse, sobre todo a causa del descontento de los trabajadores, los cuales, protestaban por la monotonía del trabajo, que les producía cansancio y fatiga.

Mientras, un autor francés, Fayol, creaba un sistema que interrelacionaba en mayor medida el factor humano y la empresa, de manera que no solo organizaba el trabajo, sino la globalidad de la empresa. Daba importancia a las diferentes funciones de esta y ofrecía pautas para poder organizarla. Remarcaba la necesidad de una estructura jerarquizada en la que cada persona dependiera de un único superior. La función mas importante era la administrativa. Los principios eran:

-División del trabajo

-Jerarquía bien definida

-Unidad de mando y dirección

-Remuneración equitativa y satisfactoria

-Equilibrio entre autoridad y responsabilidad.

*Escuela de relaciones humanas:

A partir de las críticas al taylorismo, entre 1915 y 1930 se intentaron buscar algunos métodos para solucionar los puntos débiles del sistema. La primera persona que demostró la importancia de las relaciones humanas en la empresa fue Elton Mayo (1929) que realizó una serie de experiencias (Hawthorne-Wetern Electric Co.). Al principio comprobó que los trabajadores aumentaban su rendimiento si se introducía música ambiental, se realizaban descansos y se explicaba a los trabajadores su importancia. Posteriormente volvió a la situación inicial y entonces llegó a la conclusión de que el aumento de rendimiento había sido consecuencia de la relación de colaboración entre el personal de planta y de la relación de amistad y de convivencia que había surgido.

Elton y sus discípulos concluyeron que:

-Existían incentivos distintos a los materiales y a objetivos de carácter social.

-Es esencial la atención por parte de la empresa al trabajador.

-El hombre no se puede programar como una máquina.

Posteriormente en 1960 nació otra escuela con los mismos fundamentos. Los autores de esta creen que la motivación en la conducta humana es lo único que hace aumentar la productividad en el trabajo.

*La motivación en el trabajo:

Las personas tienen unas necesidades que producen insatisfacción si no se consiguen. El empuje que les hace falta para cubrir estas necesidades es la motivación. Para motivar a las personas hay que conocer sus necesidades.

Por tanto, cada empresa ha de aplicar unos incentivos motivadores en sus políticas de gestión de recursos humanos. Algunos de esos incentivos son:

-El dinero: sirve básicamente para satisfacer necesidades de consumo. Todas las personas tienen necesidades vitales (comida, vestido, vivienda) y para adquirir estos bienes hace falta un dinero. También sirve para cubrir la necesidad de estatus.

-Las expectativas de futuro: cuando el trabajador tiene posibilidades de mejorar y ascender esta mas motivado.

-Reconocimiento del trabajo: se debe tener en cuenta el esfuerzo que hace cada persona en su puesto de trabajo.

-Colaboración en el trabajo: se han de otorgar tareas de responsabilidad, delegar funciones…de manera que los trabajadores se sientan parte d la empresa.

*Teoría de Maslow:

Abraham H. Maslow clasificó las necesidades humanas en cinco niveles que se han de satisfacer de manera progresiva.

1. Primero se encuentran las necesidades fisiológicas, que son las necesidades básicas (comer, beber, protegerse del frío…)

2. Pero cuando las necesidades primarias están satisfechas aparecen las necesidades de seguridad.

3. Las necesidades o de estatus agrupan las necesidades de amor y afecto y de sentirse aceptado por la comunidad

4. Después aparecen las necesidades de la propia estima.

5. Por último, cuando el individuo ha satisfecho las necesidades anteriores, llega el nivel mas alto, la necesidad de autorrealización, el deseo de ser más y llegar hasta donde la persona sea capaz.

Maslow considera que esta estructura no es absolutamente rígida, además no es necesario tener una necesidad completamente satisfecha para que surja otra.

*La organización formal:

Se define como la estructura intencional definida e identificada en que la empresa sitúa cada uno de los elementos en el lugar más conveniente. Es una estructura a la cual se han de ajustar las personas que forman parte de la empresa y que cooperan entre sí para conseguir sus objetivos predeterminados.

-Estructura organizativa:

Para que la organización de la empresa resulte bien definida y sea comprensible ha de estar bien estructurada, por lo que es necesario conocer cual es la división del trabajo, analizar cómo se coordina y cómo es la comunicación entre los elementos que la forman.

En cuanto a la división del trabajo, se puede hacer una estructuración según las tareas que se realizan, así se forman los departamentos:

-División en departamentos por funciones: los trabajadores se organizan según su especialización y, por tanto, su capacidad, dependiendo del trabajo que realizan.

-División en departamentos por zonas geográficas: los trabajadores se organizan de manera que conozcan la zona a la que va destinado el producto.

-División en departamentos por producto: se utiliza en empresas que fabrican más de un producto y se refiere a la agrupación de trabajadores según el producto final que se obtiene.

-División en departamentos por procesos: el trabajo se organiza según las fases que componen la cadena de producción.

-Modelos de estructura organizativa:

En cuanto a la comunicación entre los elementos de la empresa se establecen diversas maneras de relacionarse.

a) Modelo lineal o jerárquico: se basa en el principio de mando, todos los miembros de la empresa dependen de un superior, que es quien da las ordenes, y solo se pueden recibir de el.

-Ventajas: simplicidad, las áreas de autoridad y responsabilidad están bien definidas y hay rapidez en la toma de decisiones.

-Inconvenientes: falta de especialización de los directivos (abarcan muchos campos), excesiva concentración de autoridad, falta de flexibilidad y de motivación por parte de los subordinados.

b) Modelo funcional: se caracteriza por la existencia de especialistas que dedican todo su esfuerzo a una tarea concreta de la actividad de la empresa y hay un especialista que esta en todos los departamentos.

-Ventajas: la empresa puede disponer de especialistas dentro de la misma y los empleados se dedican exclusivamente a su especialidad.

-Inconvenientes: los empleados pueden recibir órdenes de más de un jefe, y a veces son contradictorias.

c) Modelo en línea y de asesoramiento (staff): Intenta solucionar los inconvenientes de los anteriores. Se caracteriza por una estructura central de forma jerárquica, con el soporte por parte de los departamentos de asesoramiento, que sirven para ayudar pero que no tienen ningún tipo de autoridad dentro de la organización.

Ventajas: permite la intervención de especialistas, sigue la relación de mando (cada persona solo recibe órdenes de un jefe)

Inconvenientes: las decisiones son lentas, puede haber conflictos si las personas del departamento de asesoramiento se involucran en decisiones que no les comprometen y además estos departamentos suponen un coste adicional.

d) Modelo en comité: cooperación de varias personas para asumir autoridad y responsabilidad, es decir, se comparten decisiones. Las decisiones las toman conjuntamente los jefes de las distintas áreas o departamentos, con la finalidad de obtener una visión global.

Ventajas: las decisiones se toman desde varios puntos de vista.

Inconvenientes: se tarda en tomar decisiones y cuando se toman a veces se hace por compromiso, pueden surgir problemas por existir más de una autoridad.

e) Modelo matricial: es propio de empresas industriales, consiste en combinar como mínimo dos variables organizativas, como funciones y proyectos, que se enlazan por medio de unas relaciones de autoridad. Existe una doble autoridad, se reciben órdenes del director de proyecto (horizontalmente) y del director del departamento funcional (verticalmente). Sin embargo una de las autoridades suele ser superior (director de proyecto)

Ventajas: organización flexible y método nuevo.

Inconvenientes: es necesario coordinar a todas las personas, además pueden surgir conflictos entre los directores.

*La organización informal:

Se puede definir como el conjunto de relaciones personales y sociales que no están preestablecidas por la dirección u organización de la empresa, pero que surgen espontáneamente cuando las personas se asocian entre sí.

Función de gestión:

Gestionar consiste en intentar que las personas que forman la empresa realicen las tareas necesarias para conseguir los objetivos marcados. Para ello hay varios niveles de dirección:

-La alta dirección es donde están ubicados los altos cargos de la empresa, estos planifican a largo plazo y son responsables del cumplimiento de los objetivos. Supervisan el funcionamiento legal de la empresa.

-En el segundo nivel hay directivos de nivel intermedio, que se encargan directamente de la ejecución y el control de la planificación general y realizan planes más concretos. Son los jefes del departamento.

-El último nivel es el de gestión, en el están todos los directivos que tienen la responsabilidad directa sobre la ejecución de los planes y asignan las tareas a los trabajadores. Ejecutan y controlan los procedimientos.

*Funciones del directivo:

- Elegir las tareas que se han de realizar (clasificación de los pasos para la consecución de los objetivos)

-Transmitir dichas tareas a los trabajadores

-Dar instrucciones para realizar las tareas con métodos y procedimientos correctos.

-Crear situaciones de trabajo favorables.

Douglas McGregor estudió el comportamiento del directivo y observó que este dependía de la visión que tenia de los trabajadores. A partir de este estudio identifico dos posturas, teoría X y teoría Y.

Según la “teoría X” hay personas que:

  • tienen aversión al trabajo, este no les gusta y por lo tanto intentan trabajar lo mínimo.

  • No tienen ambición y, por lo tanto, no quieren responsabilidades

  • Prefieren que les manden

  • No quieren cambios y prefieren métodos conocidos

  • Según la “teoría Y” hay personas que:

  • quieren trabajar y el trabajo además les estimula

  • creen que la energía desprendida por el trabajo es tan natural como la desprendida por el deporte o el juego

  • tienen ambición, imaginación y creatividad

  • quieren responsabilidades y se sienten responsables de su trabajo

  • Por tanto el primer tipo de trabajador necesita una dirección autoritaria y el segundo una más flexible y democrática, aunque ambos casos hacen referencia a posturas extremas, existiendo también comportamientos intermedios. Este comportamiento debería motivar a los trabajadores, por ello es importante que:

  • se pueda delegar responsabilidad, que los trabajadores puedan decidir, en momentos determinados acciones que afecten a su trabajo.

  • Los trabajadores sepan que s e espera de su trabajo, se les reconozca cuando lo hacen bien

  • Se den facilidades para que el personal de la empresa pueda formarse

  • Los salarios se correspondan con el trabajo y esfuerzo realizados.

  • *Toma de decisiones:

    1. Definir el objetivo que se quiere conseguir.

    2. Conseguir toda la información importante para conseguirlo

    3. Establecer hipótesis sobre el comportamiento de las variables

    4. Diseñar alternativas

    5. Evaluar cada uno de los caminos marcados

    6. Seleccionar la decisión

    7. Realizar las actuaciones previstas

    8. Establecer el control que permita detectar si se cumplen las previsiones

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