Microsoft Excel

Informática. Software. Programas de ordenador. Microsoft Office. Hojas de cálculo. Datos numéricos. Funciones. Fórmulas. Gráficos. Celdas. Cálculos. Agrupar hojas. Modificar columnas. Wordart. Filtros. Formularios. Hipervínculos

  • Enviado por: Sanay
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 19 páginas
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EXCEL

  • ABRIR UN LIBRO DE EXCEL, GUARDAD, LIBRO NUEVO Y CONTRASEÑA

  • Para abrir un libro tendremos que irnos a Archivo y Abrir.

    Si se guarda por primera vez un libro, tendremos que irnos a Archivo, Guardar como: aquí nos aparecerá donde le queremos guardar y con que nombre. Si por el contrario el libro ya se había guardado lo único que tendremos que hacer será irnos al icono dibujado como un disquette.

    Para crear un nuevo libro, lo único que tendremos que hacer es Archivo y Nuevo. Si queremos poner una contraseña en el libro, nos iremos a Herramientas, Opciones y pincharemos en la pestaña de Seguridad.

  • COPIAR, PEGAR, PEGADO ESPECIAL, COPIAR FORMATOS.

  • Para copiar los datos que tengamos en una celda, tendremos que señalarla, irnos a ediciones y copiar, aunque también lo podemos hacer con el botón derecho del ratón.

    Para pegar, utilizaremos edición, pegar, o botón derecho.

    'Microsoft Excel'
    El pegado especial se utiliza para copiar una fórmula que ya esté en la celda, o la cantidad, se hará como el paso anterior, pero en vez de utilizar el pegado normal utilizaremos el botón de pegado especial

    Para copiar los formatos, esto nos servirá para incluir varios formatos en un libro, o en distintas celdas. Haremos: Formato: formato condicional, se nos abrirá la pantalla que tenemos más abajo, donde podremos poner el tipo de formato que queramos

  • COPIAR HOJAS EN EL MISMO LIBRO

  • Para copiar unas hojas en el libro haremos: con la tecla control pulsada y el botón izquierdo del ratón arrastraremos hacia la derecha y así se nos copiará todo lo que contenga dicha hoja, el nombre aparecerá como Copia Hoja 1

  • MOVER HOJA, COLOR DE LA ETIQUETA, Y NOMBRAR HOJA.

  • Para mover la hoja de un sitio a otro, lo único que tendremos que hacer será hacer clic con el botón izquierdo del ratón sobre la pestaña de la hoja que queramos mover y arrastrarla a donde queramos ponerla. O si la queremos cambiar a otro libro distinto lo que tendremos que hacer será con la hoja activa, irnos a la pestaña y botón derecho ahí nos aparecerá un menú en el que entre otras cosas pondrá Mover o Copiar y haremos lo que queramos.

    Para cambiar el color de la etiqueta y el nombre, tendremos que situarnos en la pestaña de la hoja que queramos modificar y con el botón derecho del ratón hacer clic, en el menú que nos aparece, pincharemos en el color o en Cambiar nombre de la etiqueta.

  • BORRAR TODO, BORRAR FORMATO, BORRAR CONTENIDO.

  • Para borrar todo lo que tengamos escrito en una celda lo único que tendremos que hacer será apretar la tecla supr. Del teclado.

    Si por el contrario lo que queremos es borrar sólo el formato o sólo el contenido, señalaremos la celda y nos iremos a edición, borrar, se nos abrirá un menú en el que elegiremos lo que queramos borrar.

  • DESPLAZAMIENTOS POR LA HOJA, EL LIBRO Y LOS DISTINTOS LIBROS.

  • Para desplazarnos a través de la hoja tendremos que utilizar las barras de desplazamiento, que se encuentran tanto a la derecha como en la parte inferior de la ventana del programa.

    Si queremos desplazarnos a través del libro que tengamos abierto, nos situaremos en las pestañas de cada hoja y haremos clic con el botón izquierdo del ratón así se nos irá moviendo según la hoja que queramos.

    Si queremos desplazarnos por los distintos libros, nos tendremos que ir a Ventana y señalar el libro que queramos, esto sólo nos servirá si tenemos más de un libro abierto.

  • SELECCIONAR: TODO EL CONTENIDO DE LA HOJA, FILAS, COLUMNAS Y CELDAS.

  • Para seleccionar todo el contenido de la hoja lo podremos hacer, nos situaremos en donde confluyen los números y las letras (en la esquina superior izquierda de la hoja) y haremos clic con el botón izquierdo del ratón.

    Para seleccionar las filas nos situaremos sobre el número que describe cada fila en la parte izquierda de la pantalla y haremos clic con el ratón.

    Si queremos seleccionar columnas lo que haremos será igual que para las filas pero esta vez, en la parte superior de la ventana y en los recuadros de la letras.

    Para seleccionar una sola celda, sólo tendremos que hacer clic sobre ella, si queremos seleccionar celdas que estén separadas, a la vez que hagamos clic con el ratón tendremos que tener pulsada la tecla ctrl. Del teclado, y si queremos seleccionar celdas que estén juntar, nos situaremos en la primera, y cuando nos salga una cruz en línea más gruesa arrastraremos hasta donde queramos que se nos seleccionen las celdas.

  • AGRUPAR Y DESAGRUPAR: VARIAS HOJAS (ADYACENTES O NO) Y TODAS.

  • Para agrupar todas las hojas lo que tendremos que hacer será irnos a la pestaña de la primera hoja y con el botón derecho del ratón seleccionar todas las hojas y ya estará hecho, si por el contrario queremos desagruparlas, haremos lo mismo que antes botón derecho del ratón y en el menú que aparecerá desagrupar hojas.

    Para hacerlo con hojas que no estén adyacentes lo que tendremos que hacer será: con la tecla de ctrl. Pulsaremos las hojas que queramos agrupar y ya estará hecho, para desagruparlas haremos lo mismo que si estuvieran adyacentes.

  • ELIMINAR: HOJAS, COLUMNAS Y FILAS.

  • Para eliminar las hojas, lo único que tendremos que hacer será situarnos sobre la hoja a eliminar y dar al botón derecho del ratón Eliminar.

    Para las filas y las columnas, las seleccionaremos como hemos dicho anteriormente e iremos a Edición, Eliminar, nos saldrá un menú y pincharemos en lo que queramos hacer.

  • INSERTAR: HOJAS, FILAS, COLUMNAS.

  • Para insertar una hoja, podremos hacer dos cosas, si lo que queremos es que cuando abramos un libro nos aparezcan más de tres hojas, tendremos que irnos a: Herramientas, opciones y General y ahí introduciremos el número de hojas que queramos. Si por el contrario sólo queremos introducirla en un solo libro, nos iremos a Menú Insertar, hoja de cálculo.

    Si queremos añadir filas o columnas haremos lo mismo que con las hojas, pero con cuidado ya que las filas se nos insertarán a la izquierda de la que tengamos seleccionadas y las columnas debajo de la que tengamos seleccionada.

  • MODIFICAR ANCHO DE FILA Y DE COLUMNA.

  • Para modificar el ancho de columnas nos situaremos en la intersección entre columnas, arrastráremos hacia donde queramos, o también podremos hacerlo con doble clic con el ratón, o seleccionando las columnas que queramos modificar haremos clic con el botón derechos del ratón y seleccionaremos ancho de columna.

    Para el ancho de fila lo haremos de la misma manera que para el de las columnas pero situándonos en la fila o filas a modificar.

  • OCULTAR Y MOSTRAR FILA O COLUMNA.

  • Para hacerlo tanto en las filas o columnas seleccionaremos la que queramos ocultar y daremos al botón derecho del ratón y ocultar.

    16. INMOVILIZAR PANELES Y VOLVER AMOVILIZARLOS.

    Si lo que queremos es ver determinados datos mientras nos movemos por toda la hoja entonces inmovilizaremos los paneles que queramos. Entonces seleccionaremos la fila o la columna o lo que queramos que no se nos mueva y nos vamos al menú Ventana Inmovilizar paneles.

    Para quitar la inmovilización de los paneles nos vamos al menú Ventana Movilizar paneles y automáticamente se quitará.

    46. REDONDEAR.

    REDONDEAR(número;núm_decimales): Redondea un número al número de decimales especificado.

  • Número, es el número que desea redondear.

  • Núm_decimales, especifica el número de dígitos al que desea redondear el argumento número.

  • 47. IMAGEN WORDART.

    Podemos insertar una imagen Word Art, nos vamos al menú Insertar Imagen Word Art…

    • Elegimos el estilo que más nos guste y aceptamos

    • Escribimos el texto queremos y le damos a aceptar.

    • La barra de herramientas de Word Art es:

    48. BUSCAR

    Busca el valor especificado en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde la misma posición en la última fila o columna de la matriz.

    - Valor_buscado   es un valor que BUSCAR busca en la matriz.

    - Y matriz es un rango de celdas que contiene el texto, los números o los valores lógicos que desea comparar con valor_buscado.

    49. BUSCARV Y BUSCARH.

    Busca un valor específico en la columna más a izquierda de una matriz y devuelve el valor en la misma fila de una columna especificada en la tabla.

    - Valor_buscado   es el valor que se busca en la primera columna de la matriz.

    - Matriz_buscar_en   es la tabla de información donde se buscan los datos.

    - Indicador_columnas   es el número de columna de matriz_buscar_en desde la cual debe devolverse el valor coincidente (las columnas de pondrán con un número según el lugar que ocupe:1,2,3…).

    - Y Ordenado es un valor lógico que especifica si BUSCARV debe localizar una coincidencia exacta o aproximada (pondremos 0).

    Está función, se puede utilizar en varias hojas nos desplazaremos por las hojas y seleccionaremos los datos deseados y quedará reflejado el nombre de la hoja donde los hemos seleccionado.

    50. INDICE Y COINCIDIR

    • ÍNDICE: Devuelve un valor o la referencia a un valor en una tabla o rango. La función INDICE() tiene dos formas: matricial y de referencia.

          • Matricial: siempre devuelve un valor o una matriz de valores.

    • INDICE(matriz;núm_fila;núm_columna) devuelve el valor de una celda o de una matriz de celdas determinada dentro del argumento matriz:

          • De referencia: siempre devuelve una referencia.

    • INDICE(ref;núm_fila;núm_columna;núm_área) devuelve una referencia celdas especificadas dentro del argumento ref.:

    • COINCIDIR: Devuelve la posición relativa de un elemento en una matriz que coincida con un valor especificado en un orden especificado. Se usa en lugar de las funciones BUSCAR cuando necesite conocer la posición de un elemento en un rango en lugar del elemento en sí.

          • COINCIDIR(valor_buscado;matriz_buscada;tipo_de_coincidencia):

    51. AUTOFILTROS. FILTROS PERSONALIZADOS

    También existe la opción de aplicar filtros, para ello nos iremos al menú Datos Filtros y ahí elegimos Autofiltro o Filtro avanzado. Aplicar filtros es una forma rápida y fácil de buscar y trabajar con un subconjunto de datos de una lista. Una lista filtrada muestra sólo las filas que cumplen el criterio que se especifique para una columna. Existen dos tipos de filtros:

    • Autofiltro, que incluye filtrar por selección, para criterios simples. Cuando utilice el comando Autofiltro, aparecerán las flechas de Autofiltro a la derecha de los rótulos de columna de la lista filtrada.

    Puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar filas que contengan un valor u otro. También puede utilizar Autofiltro personalizado para mostrar las filas que cumplan más de una condición en una columna.

    Cuando se seleccione la opción personalizar… nos aparecerá este cuadro de diálogo y ahí elegiremos las opciones que queremos que nos aparezcan solamente en la tabla.

    • Filtro avanzado, permite filtrar una lista en su lugar, como el comando Autofiltro, pero no muestra listas desplegables para las columnas. En lugar de ello, tiene que escribir los criterios según los cuales desea filtrar los datos en un rango de criterios independiente situado sobre la lista. Un rango de criterios permite filtrar criterios más complejos. Algunas de las condiciones en los que los podemos aplicar son:

          • Varias condiciones en una sola columna: Si incluye dos o más condiciones en una sola columna, escriba los criterios en filas independientes, una directamente bajo otra.

          • Una condición en dos o más columnas: Para buscar datos que cumplan una condición en dos o más columnas, introduzca todos los criterios en la misma fila del rango de criterios.

          • Una condición en una columna u otra: Para buscar datos que cumplan una condición de una columna o una condición de otra, introduzca los criterios en filas diferentes del rango

          • Uno de dos conjuntos de condiciones para dos columnas: Para buscar filas que cumplan uno de dos conjuntos de condiciones, donde cada conjunto incluye condiciones para más de una columna, introduzca los criterios en filas independientes.

          • Más de dos conjuntos de condiciones para una columna: Para buscar filas que cumplan más de dos conjuntos de condiciones, incluya columnas múltiples con el mismo título.

          • Condiciones creadas como resultado de una fórmula: puede utilizar como criterio un valor calculado que sea el resultado de una fórmula. Si emplea una fórmula para crear un criterio, no utilice un rótulo de columna como rótulo de criterios; conserve este rótulo vacío o utilice uno distinto a un rótulo de columna de la lista.

    Cuando seleccionemos el filtro avanzado nos aparecerá un cuadro de diálogo y ahí elegiremos los datos que queramos.

    53. TABLA DINÁMICA.

    Para ello nos iremos al menú Datos Informe de tablas y gráficos dinámicos… Es un informe de tablas cruzadas que resume y analiza datos, como registros de una base de datos, de varios orígenes incluidos los externos a Excel. Para crearlo hay que seguir el asistente que nos aparece.

          • En el primer paso, elegimos el lugar donde están los datos y que informe queremos hacer, en este caso elegimos tabla dinámica y pulsamos siguiente.

          • Y nos aparece el segundo paso, donde tendremos que elegir el rango que vamos a necesitar y pulsamos siguiente.

          • Y nos aparecerá:

          • Donde elegiremos el lugar donde vamos a situar la tabla y elegiremos el diseño que queramos pulsando el botón Diseño…

          • Y en la opción Opciones… elegiremos las que mas nos convengan según el tipo de tabla que hagamos.

          • Cuando este todo elegido le damos a finalizar y nos saldrá la tabla.

    54. GRAFICOS: ESCALAS. LÍNEAS, COLUMNAS, 3D. MAPA TOPOGRÁFICO.

    En Excel también podremos crear gráficos a partir de los datos introducidos en la hoja de cálculo y ayudar así a su mejor interpretación.

    En este caso también existe un asiste un asistente que nos facilitará la tarea.

        • Los pasos a seguir para crear un gráfico son los siguientes:

        • Selecciona los datos a representar en el gráfico.

        • Selecciona el menú Insertar.

        • Elige la opción Gráfico... Si esta opción no aparece, sitúate primero sobre el botón para ampliar el menú.

        • O bien haz clic sobre el botón Gráfico de la barra de herramientas.

          Aparecerá el primer paso del asistente para gráficos: TIPO DE GRÁFICO.

        • Elige un tipo de gráfico. Existen más tipos de gráficos en la ficha o pestaña Tipos personalizados.

        • Una vez elegido el tipo de gráfico, en el recuadro de la derecha, elige un subtipo.

        • Si pulsas sobre el botón Presionar para ver muestra y lo mantienes pulsado, aparece en lugar de los subtipos, una muestra de nuestro gráfico según los datos seleccionados en el paso 1.

        • En todos los pasos del asistente se dispone de varios botones en la parte inferior del cuadro de diálogo, hacer clic sobre el botón deseado:

          • CANCELAR para no realizar el gráfico.

          • ATRÁS para ir al paso anterior del asistente. Si estamos en el primer paso este botón aparecerá desactivado ya que no tiene sentido.

          • SIGUIENTE para ir al paso siguiente del asistente. Si estamos en el último paso, este botón no tendrá sentido.

          • FINALIZAR para salir del asistente, pero creando el gráfico con todas las opciones que tiene por defecto.

          • En caso de elegir el botón SIGUIENTE, aparecerá el segundo paso del asistente: DATOS DE ORIGEN.

          • En el recuadro Rango de datos aparecerá el rango seleccionado en el primer paso. Si éste último se realizó correctamente no tendremos que modificarlo, pero en caso contrario, al hacer clic sobre el botón el asistente se convertirá en una barra más pequeña

          • Selecciona la opción Filas o Columnas dependiendo de cómo están introducidas en la hoja de cálculo cada serie de datos.

          • Haz clic sobre la ficha Serie para completar el segundo paso del asistente para gráficos.

          • En el recuadro Serie aparecerá cada serie de datos representada en nuestro gráfico, nombradas como Serie1, Serie2,..., Para cambiar el nombre de cada serie, seleccionarla y en el recuadro Nombre, escribir directamente el nombre, o si éste está en alguna celda de la hoja de cálculo sería aconsejable indicar la celda donde se encuentra, utilizando el botón del recuadro Nombre.

          • En el recuadro Valores estará el rango de celdas donde se encuentran los datos a representar para esta serie de datos.

          • Si quieres añadir alguna serie de datos, dispones del botón Agregar. Al utilizarlo aparecerá otra serie nueva, donde tendremos que cambiar su nombre y su serie de valores.

          • Si lo que quieres es eliminar alguna serie de datos, tendrás que seleccionarla y hacer clic sobre el botón Quitar.

          • El recuadro Rótulo del eje de categorías (X) sirve para darle nombre a cada punto de las series de datos. Si este recuadro está vacío utilizará los valores por defecto, es decir, 1,2,3.. Para asignarles nombre puedes utilizar celdas de la hoja de cálculo utilizando el botón o bien escribiendo directamente los valores en el recuadro, separando cada uno de ellos por punto y coma.

          • Haz clic sobre el botón Siguiente para seguir con el gráfico.

          • Aparecerá el tercer paso del asistente para gráficos: OPCIONES DE GRÁFICO, que consta de seis fichas para especificar detalles sobre el aspecto del gráfico.

          • En la primera ficha Títulos, escribir en el recuadro Título del gráfico el nombre que deseamos que aparezca en la parte superior de éste.

          • Escribe en el recuadro Eje de categorías el título que le queremos asignar al eje de abscisas (X) (eje horizontal).

          • Escribe en el recuadro Eje de valores el título que le queremos asignar al eje de ordenada (Y) (eje vertical).

          • Haz clic sobre la ficha Eje, para seguir con las opciones del gráfico.

          • Activa el Eje de categorías si deseas que se visualice, en nuestro caso, el eje X.

          • Junto con el eje de categorías podremos especificar la escala utilizada para ver los rótulos. Con la opción Categoría sólo aparecerán en el eje las fechas de los rótulos, y con las otras opciones aparecerán todas las fechas entre los distintos rótulos. si elige la opción Automático Excel tomará la decisión, y generalmente lo hace bien.

          • Haz clic sobre la ficha Líneas de división, para seguir con las opciones del gráfico. Las líneas de división son líneas horizontales o verticales que ayudan a clarificar la posición de los marcadores de datos respecto a las escalas de los ejes.

          • Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de categorías (X).

          • Activa o desactiva cualquiera de los tipos de líneas del eje de valores (Y).

          • Haz clic sobre la ficha Leyenda, para seguir con las opciones del gráfico.

          • Si no quieres ver la leyenda, desactiva la casilla Mostrar leyenda.

          • Si la casilla Mostrar leyenda se encuentra activada, nos dejará elegir entre distintos tipos de ubicaciones o posiciones: Abajo, Esquina, Arriba, Derecha, Izquierda. Haz clic sobre la ubicación o posición deseada.

          • Haz clic sobre la ficha Rótulos de datos, para seguir con las opciones del gráfico.

          • Selecciona el tipo de rótulo que deseas que aparezca junto con los datos en el gráfico.

          • En caso de elegir cualquier opción distinta de Ninguno, nos permitirá activar la casilla Clave de leyenda junto a rótulo para que aparezca junto con el rótulo el color de la serie representada.

          • Haz clic sobre la ficha Tabla de datos, para completar las opciones del gráfico.

          • Activar la casilla Mostrar tabla de datos si deseamos incluirla junto con el gráfico.

          • Cuando se active la casilla Mostrar tabla de datos, nos permitirá activar o desactivar la casilla Mostrar clave de leyenda según si se desea visualizar o no el color de la serie de datos en la tabla.

          • Haz clic sobre el botón Siguiente para completar el asistente para gráficos.

          • Aparecerá el cuarto y último paso del asistente para gráfico: UBICACIÓN DEL GRÁFICO, que nos permitirá elegir si deseamos el gráfico junto con los datos de la hoja de cálculo, o como otra hoja independiente.

          • Haz clic sobre la opción En una hoja nueva si deseamos que nuestro gráfico aparezca en una hoja del libro de trabajo distinta de la de los datos. A continuación podrás especificar cómo deseas que se llame la nueva hoja.

          • O bien, haz clic en la opción Como objeto en si deseas que nuestro gráfico aparezca junto con los datos de la hoja de cálculo. Se puede elegir en qué hoja situarlo.

          • Haz clic sobre el botón Finalizar para terminar el gráfico.

          • Para cambiar la posición del ratón o su tamaño lo haremos con el ratón, pulsando sobre el lado que queremos cambiar.

            Una vez terminados podamos personalizarlos y dejarlos a nuestro gusto:

            Existen distintos tipos de gráficos:

          • De columnas: Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de columnas. Este tipo de gráfico es útil para mostrar cambios de datos en un período de tiempo o para ilustrar comparaciones entre elementos.

          • Gráficos en 3D Puede utilizar un gráfico de 3D cuando desea comparar de una manera igual datos entre categorías y entre la serie.

          • De líneas: Los gráficos de línea pueden mostrar datos continuos en el tiempo, establecidos frente a una escala común y, por tanto, son ideales para mostrar tendencias en datos a intervalos iguales. En un gráfico de líneas, los datos de categoría se distribuyen uniformemente en el eje horizontal y todos los datos de valor se distribuyen uniformemente en el eje vertical.

          • Circulares: En un gráfico circular se pueden representar datos contenidos en una columna o una fila de una hoja de cálculo. Los gráficos circulares muestran el tamaño de los elementos de una serie de datos, en proporción a la suma de los elementos. Los puntos de datos de un gráfico circular se muestran como porcentajes del total del gráfico circular.

          • De barras: Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de barras. Los gráficos de barras muestran comparaciones entre elementos individuales.

          • De área: Se pueden trazar datos que se organizan en columnas o filas de una hoja de cálculo en un gráfico de área. Los gráficos de área destacan la magnitud del cambio en el tiempo y se pueden utilizar para llamar la atención hacia el valor total en una tendencia.

          • De dispersión: Piense en utilizar un gráfico de dispersión cuando:

          • Desea cambiar la escala del eje horizontal.

          • Desea convertir dicho eje en una escala logarítmica.

          • Los espacios entre los valores del eje horizontal no son uniformes.

          • Hay muchos puntos de datos en el eje horizontal.

          • Desea mostrar eficazmente datos de hoja de cálculo que incluyen pares o conjuntos de valores agrupados y ajustar las escalas independientes de un gráfico de dispersión para revelar más información acerca de los valores agrupados.

          • Desea mostrar similitudes entre grandes conjuntos de datos en lugar de diferencias entre puntos de datos.

          • Desea comparar grandes números de puntos de datos sin tener en cuenta el tiempo; cuanto más datos incluye en un gráfico de dispersión, mejores serán las comparaciones que puede realizar.

          • De superficie: Un gráfico de superficie es útil cuando busca combinaciones óptimas entre dos conjuntos de datos. Como en un mapa topográfico, los colores y las tramas indican áreas que están en el mismo rango de valores. Puede utilizar un gráfico de superficie cuando ambas categorías y series de datos sean valores numéricos.

          • También existen gráficos de burbujas, anillos y radianes pero son menos utilizados.

          • 55. ESCENARIOS

            Podemos crear escenarios, Un escenario es un conjunto de valores que Microsoft Excel guarda y puede sustituir automáticamente en la hoja de cálculo. Puede utilizar los escenarios para prever el resultado de un modelo de hoja de cálculo. Puede crear y guardar diferentes grupos de valores en una hoja de cálculo y, a continuación, pasar a cualquiera de estos nuevos escenarios para ver distintos resultados.

            Para crearlos nos iremos al menú Herramientas Escenarios… y si no hay ninguno creado le daremos al botón Agregar del cuadro de diálogo y se nos abrirá una ventana y la rellenaremos con los datos que nos pide

            Una vez que tenemos todos los escenarios, le daremos a Resumen… y nos aparecerá en otra hoja que se crea automáticamente el informe de resumen de escenarios.

            Tenemos la opción también de crear Formularios, que es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez.

            Para crearlos nos tenemos que ir al menú Datos Formulario…

            • Para agregar un nuevo registro:

                  • Haga clic en Nuevo.

                  • Escriba la información para el nuevo registro.

                  • Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro.

                  • Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos.

            • Para cambiar un registro:

                  • Busque el registro que desee modificar.

                  • Cambie la información en el registro.

                  • Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB.

                  • Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente.

                  • Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos.

            • Eliminar un registro:

                  • Busque el registro que desee eliminar.

                  • Haga clic en Eliminar.

            56. FORMULARIOS.

            Tenemos la opción también de crear Formularios, que es un cuadro de diálogo que permite al usuario escribir o mostrar con facilidad una fila entera de información (registro) en una lista de una sola vez.

            Para crearlos nos tenemos que ir al menú Datos Formulario…

            • Para agregar un nuevo registro:

                  • Haga clic en Nuevo.

                  • Escriba la información para el nuevo registro.

                  • Una vez escritos los datos, presione ENTRAR para agregar el registro.

                  • Una vez agregados los registros, haga clic en Cerrar para agregar un nuevo registro y cerrar el formulario de datos.

            • Para cambiar un registro:

                  • Busque el registro que desee modificar.

                  • Cambie la información en el registro.

                  • Para ir al campo siguiente, presione TAB. Para ir al campo anterior, presione MAYÚS + TAB.

                  • Una vez cambiados los datos, presione ENTRAR para actualizar el registro y desplazarse al registro siguiente.

                  • Una vez cambiados los registros, haga clic en Cerrar para actualizar el registro presentado y cerrar el formulario de datos.

            • Eliminar un registro:

                  • Busque el registro que desee eliminar.

                  • Haga clic en Eliminar.

            57. CREACION DE UN NUEVO LIBRO A PARTIR DE OTRO YA EXISTENTE.

            Podemos crear un libro de Excel nuevo a partir de otro ya existente, para realizarlo nos iremos al menú Archivo Nuevo… y se nos abrirá en la parte derecha de la pantalla un cuadro de diálogo. De este elegiremos crear nuevo a partir de otro ya existente y se nos abrirá otra nueva de hay elegiremos el libro y le damos a Crear nuevo y ya está creado el nuevo.

            58. CREACIÓN DE PLANTILLAS

            Una plantilla es un modelo que puede servir como base para muchas hojas de cálculo. Puede incluir tanto datos como formatos.

            Para crear un libro de trabajo utilizando plantillas:

            1 Seleccionar el menú Archivo.

            2 Elegir la opción Nuevo...

            3 Seleccionar el tipo de plantilla deseada, como Factura o Pedido.

            5 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

            6 Rellenar la plantilla.

            7 Al guardar nuestro modelo, nos aparecerá el cuadro Guardar como para tener siempre la plantilla original.

            Crear plantillas.

             

            Para crear una plantilla, seguir los siguientes pasos:

            1 Crear un libro de trabajo con todos los datos y los formatos que serán comunes a todos los libros de trabajo creados a partir de esta plantilla.

            2 Seleccionar el menú Archivo.

            3 Elegir la opción Guardar como...

            4 Escribir el nombre de la plantilla en el recuadro Nombre de archivo.

            5 En el recuadro Guardar como tipo, hacer clic sobre la flecha de la derecha para que se abra la lista desplegable y elegir la opción Plantilla.

            6 Hacer clic sobre el botón Aceptar.

            59. EXPORTAR DATOS DE EXCEL A WORD.

            Lo utilizaremos cuando hayamos hecho un gráfico en Excel y queramos que pasarlo a Word, para ello tendremos que hacer:

          • Seleccionaremos el gráfico.

          • Nos vamos a Edición

          • Copiar

          • Abrimos el documento de Word en donde queramos que se sitúe el gráfico.

          • Edición pegar, se nos puede pegar de varias maneras:

          • Como un objeto.

          • Como un dibujo.

          • Con la propia hoja de excel.

          • Como si fuera una tabla normal.

          • 60. CONSOLIDACIÓN.

            La consolidación de datos permite resumir datos procedentes de varias hojas (por ejemplo, sumar, calcular promedios, desviaciones, etc.) El proceso de consolidación permite al usuario elegir si los datos consolidados quedan vinculados a las hojas fuente o no. Excel permite consolidar hojas por posición y por categoría.

            Para consolidar datos, nos iremos a Datos, Consolidación, donde nos aparecerá esta ventana, para introducir los datos:

            'Microsoft Excel'

            Por posición, cuando los datos de todas las áreas de origen se organizan en idéntico orden y situación; por ejemplo, para combinar los datos de una serie de hojas de cálculo creadas desde la misma plantilla. Si se introducen datos utilizando una serie de hojas de cálculo basadas en la misma plantilla y se desea que aparezcan todos los datos de cada hoja en una única hoja de cálculo, es conveniente utilizar el Asistente para plantillas con seguimiento de datos.

            Por categorías, si se desea resumir un conjunto de hojas de cálculo que tienen los mismos rótulos pero organizan los datos de forma diferente. Este método combina los datos que tienen rótulos que coinciden en cada hoja de cálculo.

            61. GRÁFICOS DINÁMICOS.

            Para crear un gráfico dinámico, tendremos que haber creado antes una tabla dinámica, cuando la tengamos señalaremos una de las celdas de la tabla dinámica, y nos iremos a Datos, Informe de Tablas y Gráficos dinámicos, se nos volverá a abrir la misma ventana que para la tabla, pero esta vez señalaremos Gráfico, y en la misma hojas, y nos aparecerá nuestro gráfico dinámico.

            Es muy útil ya que con el podremos ver todo lo que tengamos en la gráfica y lo podremos cambiar en tiempo real, para ver las distintas gráficas de lo que hayamos hecho en la tabla.

            62. HIPERVÍNCULOS.

            Como en todo programa del paquete Office, podemos crear hipervínculos a otras aplicaciones o a otros documentos.

            Para ello lo que tendremos que hacer será:

          • Situarnos en la celda o el rango en el que queramos que nos aparezca el hipervínculo.

          • Nos iremos a Insertar, Hipervínculo.

          • Se nos abrirá la siguiente pantalla:

          • 'Microsoft Excel'

          • Escribiremos a donde queremos que se nos haga el hipervínculo, sabremos si está hecho porque lo que hayamos señalado nos aparecerá con subrayado y en color azul, y cuando nos movamos sobre él, en vez de aparecer la flecha del ratón, nos aparecerá una mano.

          • Si queremos quitar el hipervínculo que hemos hecho tendremos que hacer:

          • En el menú insertar, nos iremos a Hipervínculo.

          • Le daremos al botón de desactivarlo.

          • Otra manera de hacerlo, es simplemente situándonos encima del hipervínculo y hacer clic con el botón derecho del ratón y en el menú que se nos abre, desactivar hipervínculo.

            63. BUSCAR OBJETIVOS.

            Sirve para buscar un resultado específico de una celda ajustando el valor de otra celda, para ello nos iremos a:

          • En el menú Herramientas, haga clic en Buscar objetivo.

          • En el cuadro Definir celda, introduzca la referencia de la celda que contenga la fórmula que desee resolver.

          • En el cuadro Con el valor, introduzca el resultado que desee.

          • En el cuadro Para cambiar la celda, introduzca la referencia de la celda que contenga el valor que desee ajustar.

          • 64. F11 GRÁFICO NUEVO.

            La tecla F11 del teclado, la vamos a utilizar cuando queramos introducir un gráfico pero sin el asistente.

            Para ello nos situaremos en una de las celdas del rango a hacer la función, y le daremos a la tecla F11.

            Cuando esté hecho se nos abrirá una nueva hoja de cálculo en la que estará el gráfico, podremos variar el tipo de gráfico, la forma, etc... como si fuese un gráfico normal.

            65. VALOR FINAL Y ACTUAL DE RENTAS PREPAGABLES Y POSPAGABLES.

            Si queremos introducir un tipo de renta y que Excel, nos haba los cálculos, tendremos que irnos a:

              • Función ABS: Calcula el valor absoluto de un número. El valor absoluto de un número es el mismo número sin signo.

              • Cuando se nos abra introduciremos la función VA, si lo queremos es hallar una renta pospagable. Devuelve el valor actual de una serie de pagos futuros.

              • Si lo queremos es introducir una renta prepagable, lo haremos con la función VF: Devuelve el valor futuro de una serie de pagos.

            En la ventana que se nos abre introduciremos los siguientes campos:

            Valor futuro (vf): el valor de la inversión o del préstamo una vez realizados todos los pagos.

            Número de períodos (nper): el número total de pagos o períodos de una inversión.

            Pago: el importe pagado periódicamente en una inversión o préstamo.

            Valor actual (va): el valor de una inversión o préstamo al comienzo del período de inversión.

            Interés (interés): el interés o el descuento de un préstamo o una inversión.

            Tipo (tipo): el intervalo en que se realizan los pagos durante el período de pago, como al comienzo o al final de mes.

            66. OCULTAR Y MOSTRAR FILAS O COLUMNAS.

            Ocultar filas/columnas:

          • seleccionaremos las columnas a ocultar.

          • seleccionamos el menú Formato/Columna (Ocultar) o hacemos clic en el botón derecho del ratón y seleccionamos OCULTAR en el menú contextual.

          • Mostrar filas/columnas: seleccionamos el menú Formato/Columna (Mostrar) o hacemos en el botón derecho del ratón y seleccionamos MOSTRAR en el menú contextual.

            67. AUDITORÍA DE FÓRMULAS.

            La Auditoría de fórmulas nos sirve para seguir todos los pasos de una fórmula, para ellos nos iremos a:

          • Menú Herramientas, Auditoría y nos aparecerá un menú en el que podremos elegir:

          • 'Microsoft Excel'

          • Rastrear precedentes, nos aparecerán todas las celdas que se han utilizado hasta llegar a esa celda.

          • Rastrear dependientes, nos aparecerá todas las celdas que no tengan nada que ver con la fórmula.

          • Quitar flechas: cuando le damos a la auditoria de fórmulas y activamos alguno de los botones que hemos dicho antes nos aparecen flechas que nos indican cuales son los pasos, este botón sirve para quitar dichas flechas.

          • Rastrear el error: le daremos hay cuando sepamos que la fórmula esta mal hecha y la queramos corregir, para que él solo nos indique donde esta el error.

          • Nuevo comentario: podemos introducir también comentarios.

          • Rodear con un círculo datos no válidos, y quitar círculos de datos.

          • 68. FUNCIÓN SI ANIDADA, COMILLAS.

            La función lógica SI es una de las más importantes de Excel. Mediante esta función podremos dotar de capacidad de decisión a nuestras hojas de cálculo.

            Sintaxis: =SI( Condición lógica ; Valor si es verdadera ; Valor si es falsa )

            FALSO()

            Devuelve el valor lógico FALSO

            NO(Condición1)

            Devuelve el valor VERDADERO si Condición1 es FALSO

            O(Condición1;Condición2)

            Devuelve el valor VERDADERO si alguna de las condiciones es VERDADERO

            VERDADERO()

            Devuelve el valor lógico VERDADERO

            Y(Condición1;Condición2;...)

            Devuelve el valor VERDADERO si todas las condiciones son VERDADERO

            Funciones anidadas: Pueden utilizarse funciones como argumentos de otras funciones. Cuando se utiliza una función como un argumento, o anidada, deberá devolver el mismo tipo de valor que el que utilice el argumento. Si una función anidada no devuelve el tipo de valor correcto, Microsoft Excel presentará el valor de error #¡VALOR! Una fórmula puede contener como máximo siete niveles de funciones anidadas.

            'Microsoft Excel'