Indice

 

 

 

1. ¿Qué es una hoja de cálculo? 2

2. La ventana de MS Excel 3

3. Las barras de herramientas Estándar y Formato 4

4. La barra de herramientas Formularios 7

5. Fórmulas y funciones 9

6. Gráficos en Excel 12

7. Los menús de Excel 16

Archivo 16

Edición 17

Ver 18

Insertar 18

Formato 19

Herramientas 21

Datos 23

Ventana 23

 

1.   ¿Qué es una hoja de cálculo?

Excel es una hoja de cálculo, es decir, un programa que permite trabajar con datos numéricos de forma sencilla y rápida, realizando tanto cálculos matemáticos como estadísticos y financieros. El documento de trabajo de Excel se denomina libro y está formado por un conjunto de hojas. Las hojas están distribuidas en filas y en columnas; la intersección de una fila y una columna recibe el nombre de celda. Cada celda se identifica por la letra de la columna y el número de la fila (por ejemplo “D6”).

Los archivos creados con esta aplicación tienen la extensión “.xls”.

 

Antes de comenzar a trabajar con Excel conviene tener presente que:

 

• -            Para seleccionar una columna completa debemos hacer clic sobre el botón que contiene su nombre (A, B, C, …)

• -            Para seleccionar una fila debemos hacer clic sobre el botón que representa el número de fila (1, 2, 3, …)

• -            Para seleccionar toda la hoja haremos clic sobre el botón que se encuentra a la izquierda del botón de la columna A y encima del botón de la fila 1.

 

 

• -            Podemos completar una serie de números escribiendo los dos primeros, seleccionando las dos celdas que los contienen, y después de colocar el ratón en la esquina inferior derecha de dichas celdas (veremos como el puntero del ratón adquiere la forma de una cruz) pinchar y arrastrar hasta completar todas las celdas que queremos rellenar.

 

• -            Para rellenar varias celdas con una lista (por ejemplo los días de la semana, los meses del año) bastará con que escribamos el primero de los términos de la lista y procedamos después del mismo modo que se hacía para completar series de números. Además de estas dos listas incluidas en Excel por defecto, podemos crear nuestras propias listas (mas adelante se explica como hacerlo, en el submenú Opciones del menú Herramientas).

 

2.   La ventana de MS Excel

 

 

 

3.   Las barras de herramientas Estándar y Formato

 

En la barra de herramientas estándar del programa Excel podemos encontrar los siguientes botones:

 

La función de cada uno de ellos es la siguiente:

Nuevo: Para comenzar a trabajar con un nuevo libro.

Abrir: Abre un libro guardado en el disco.

Guardar: Guarda en el disco el libro actual.

 

Imprimir: Imprime la hoja que estamos desarrollando.

Vista preliminar: Permite ver como quedará la hoja al imprimirla.

Ortografía y gramática: Inicia el corrector de faltas ortográficas y gramaticales.

 

Cortar: Coloca en el portapapeles el texto u objeto seleccionado, quitándolo del lugar en el que se encontraba.

Copiar: Coloca en el portapapeles el texto u objeto seleccionado, aunque permanece también en el lugar en el que se encontraba.

Pegar: Añade en el lugar en el que se encuentra el cursor la imagen previamente colocada en el portapapeles.

Copiar formato: Permite aplicar el formato de una celda a otra u otras.

 

Deshacer: Deshace la última acción realizada.

Rehacer: Rehace la última acción deshecha.

 

Autosuma: Realiza la suma de un conjunto de celdas.

Pegar función: Activa un sencillo asistente que nos facilita la tarea de introducir una fórmula en una celda.

Orden ascendente y Orden descendente: Ordena los elementos de la columna de forma alfabética, en un sentido o en otro.

 

Asistente para gráficos: Nos permite crear de una forma sencilla gráficos a partir de los datos contenidos en la hoja de cálculo. Ver el apartado 5 GRÁFICOS EN EXCEL.

Dibujo: Al accionar este botón haremos aparecer o desaparecer la barra de herramientas “Dibujo”.

Zoom: Para ver la hoja activa de una forma más o menos ampliada.

Ayuda: Muestra la ventana de ayuda de Excel.

 

 

 

La barra de herramientas formato tiene los siguientes botones. La función de cada uno de ellos es la que se describe a continuación:

 

 

Tipo de fuente: Al pulsar sobre la flecha que hay al lado de este botón se nos permite escoger entre distintos tipos de letra.

Tamaño de fuente: Para cambiar el tamaño de las letras.

 

Negrita, Cursiva y Subrayado: El texto seleccionado quedará escrito en negrita, en cursiva o subrayado respectivamente.

 

Alineación izquierda: Coloca el texto alineado en la parte izquierda de la celda.

Centrar: Coloca el texto centrado en la celda.

Alineación derecha: Coloca el texto alineado en la parte derecha de la celda.

Combinar y centrar: Une dos o más celdas de manera que formen una sola y además coloca el texto centrado en la misma.

 

Estilo moneda: Si el contenido de la celda es un número, coloca a su lado el símbolo de las pesetas.

Euro: Si el contenido de la celda es un número, coloca a su lado el símbolo de los euros.

Estilo porcentaje: Si el contenido de la celda es un número, lo multiplica por cien y coloca a su lado el símbolo “tanto por ciento” (%).

Estilo millares: Si el contenido de la celda es un número, coloca el punto de separación de miles cada tres cifras.

Aumentar decimales y Disminuir decimales: Si el contenido de la celda es un número, aumenta o disminuye el número de decimales con los que se muestra el número en la celda.

 

Disminuir sangría y Aumentar sangría: Disminuye o aumenta la sangría del texto que hay en la celda.

 

Bordes: Podemos decidir que bordes de la celda queremos que aparezcan al imprimirla (el superior, el inferior, …) además de escoger entre borde sencillo, doble, grueso, …

Color de relleno: Para cambiar el color de la celda o celdas seleccionadas. La barrita de color que hay justo debajo del botón nos indica el color activo en ese momento. La pequeña flecha que aparece junto al botón despliega una ventana con la que podremos cambiar dicho color.

Color de fuente: Para cambiar el color del texto de la celda o celdas seleccionadas. La barrita de color que hay justo debajo del botón nos indica el color activo en ese momento. La pequeña flecha que aparece junto al botón despliega una ventana con la que podremos cambiar dicho color.

1.   La barra de herramientas Formularios

Esta barra de herramientas presenta el siguiente aspecto:

 

 

 

Mediante los botones de esta barra de herramientas podemos añadir determinados controles a nuestra hoja de cálculo. Para ello no tenemos más que pinchar sobre el botón del control deseado y después dibujar directamente sobre la hoja dicho control con el tamaño deseado.

La mayoría de estos controles deberán vincularse con una celda; el valor de esta celda se modificará cada vez que actuemos sobre el control. Para especificar que celda es la vinculada a un control podemos proceder de dos formas diferentes: Abriendo el menú contextual del control y seleccionando en dicho menú la opción Formato de control…, o bien seleccionando el control y haciendo clic sobre el botón Propiedades de esta barra de herramientas. Sea cual sea el método elegido, se nos abrirá un cuadro de diálogo con varias fichas. En la última de ellas, “Control”, existe un cuadro de texto en el que especificar cual será la celda vinculada al control.

De los distintos botones de esta barra cabe mencionar los siguientes:

Etiqueta: Permite mostrar un texto estático.

Cuadro de grupo: Crea un cuadro con en el que podremos agrupar aquellos controles comunes de la hoja, como por ejemplo casillas de verificación, varios botones de opción, …

Botón: Podemos añadir botones a nuestra hoja a los que luego asignaremos una determinada macro, que se ejecutará al hacer clic sobre dicho botón.

 

Casilla de verificación: Un control que podrá estar activado o desactivado. El valor de la celda vinculada cambiará entre VERDADERO y FALSO respectivamente.

Botón de opción: Los botones de opción suelen colocarse cuando se debe escoger únicamente una opción de entre varias. Por eso suelen agruparse varios botones de opción dentro de un mismo Cuadro de grupo. El valor de la celda vinculada a todos ellos será 1, 2, 3, … dependiendo de que la opción elegida sea la primera, la segunda, la tercera, … respectivamente.

 

Cuadro de lista: Permite escoger un valor de una lista. Además de indicar la celda vinculada, en este control hay que indicar el rango de celdas que contienen los valores que aparecerán en la lista. El valor de la celda vinculada será 1, 2, 3, … dependiendo de que escojamos la opción primera, segunda, tercera, … de la lista.

Cuadro combinado: Muy parecido a un Cuadro de lista con la salvedad de que ahora la lista de la cual tenemos que elegir el valor es desplegable.

 

Control de número: Posee dos botones que nos permitirán modificar el valor numérico de la celda vinculada. Existe la posibilidad también de indicar un valor máximo y un valor mínimo para la celda vinculada así como el incremento (o decremento) que se producirá en el valor de la celda cuando pulsemos los botones del control.

 

Propiedades: Como ya indicamos abre un cuadro de diálogo en el que aparece la ficha “Control” desde la que especificaremos la celda vinculada y las demás propiedades del control seleccionado.

 

Mostrar u ocultar cuadrícula: Hace desaparecer o aparecer la cuadrícula que separa unas celdas de otras.

 

 

 

2.   Fórmulas y funciones

 

En las fórmulas podemos usar tanto números como referencias a celdas. Para que Excel reconozca una fórmula como tal debe comenzar por un signo “=”, “+” ó “-“. Los operadores admitidos por Excel son:

 

Aritméticos		De comparación
Operador	Función	Operador	Función
+	Suma	<	Menor que
-	Resta	>	Mayor que
*	Multiplicación	=	Igual a
/	División	<>	Distinto que
^	Potenciación	<=	Menor o igual que
%	Porcentaje	>=	Mayor o igual que

 

Todas las funciones en Excel se escriben mediante la siguiente sintaxis: =NOMBRE(parámetro1;parámetro2;…) donde NOMBRE es el nombre de la función y parámetro1, parámetro2, etc… son los distintos parámetros que debe recibir la función. Un parámetro puede ser un número ( 7 ), una expresión ( 3+4^2 ), una referencia a una celda ( A5 ) o un rango de celdas ( A5:A8 ). Cada función recibe un número de parámetros determinado. Existen funciones que no necesitar parámetros, aunque los paréntesis deberán incluirse igualmente.

Cabe destacar aquí que cuando en una fórmula necesitemos hacer referencia a una celda que se encuentra en una hoja distinta a la actual, o incluso en otro libro, la forma de referirnos a ella será:

Hoja1!A1 para referirnos a la celda A1 de la hoja Hoja1

[Libro1.xls]! Hoja1!A1 para referirnos a la celda A1 de la hoja Hoja1 del libro Libro1

Hay multitud de funciones en Excel, agrupadas en categorías; citaremos aquí algunas de ellas:

 

Categoría: Matemáticas y trigonométricas
=ABS(número)	Devuelve el valor absoluto de número
=ALEATORIO()	Devuelve un número al azar entre 0 y 1
=COS(número)	Devuelve el coseno de un ángulo
=ENTERO(número)	Devuelve la parte entera de número
=EXP(número)	Devuelve e elevado a
=FACT(número)	Devuelve el factorial de número
=GRADOS(ángulo)	Convierte ángulo en grados, donde ángulo estará expresado en radianes
=LN(número)	Devuelve el logaritmo neperiano de número
=LOG(número;base)	Devuelve el logaritmo de número en la base correspondiente
=LOG10(número)	Devuelve el logaritmo decimal de número
=PI()	Devuelve el valor del número .
=POTENCIA(base;exponente)	Devuelve le valor de base elevado a exponente.
=PRODUCTO(número1;numero2;…)	Calcula el producto de los argumentos.
=RADIANES(ángulo)	Convierte grados en radianes
=RAIZ(número)	Devuelve la raíz cuadrada de número.
=REDONDEAR(número;num_dec)	Redondea número y lo devuelve con el número de decimales especificado.
=RESIDUO(dividendo;divisor)	Devuelve el resto de la división.
=SENO(número)	Devuelve el seno de un ángulo
=SIGNO(número)	Devuelve 1 si número es positivo, 0 si es cero y -1 si es negativo
=SUMA(número1;número2;…)	Calcula la suma de los argumentos.
=TAN(número)	Devuelve la tangente de un ángulo
=TRUNCAR(número;num_decimales)	Trunca número y lo devuelve con el número de decimales especificado.
Categoría: Fecha y hora
=HOY()	Devuelve la fecha en que nos encontramos.
=AÑO(HOY())	Devuelve el año en que nos encontramos.
=MES(HOY())	Devuelve el mes en que nos encontramos (en número).
=DIA(HOY())	Devuelve el día del mes en que nos encontramos.
=DIASEM(HOY())	Devuelve un número del 1 al 7 indicando el día de la semana en el que nos encontramos. El 1 representa el domingo.
=HORA(AHORA())	Devuelve la hora actual.
=MINUTO(AHORA())	Devuelve los minutos de la hora actual.
=SEGUNDO(AHORA())	Devuelve los segundos de la hora actual.
Categoría: Estadísticas
=CONTAR(rango)	Cuenta el número de celdas dentro de rango que contienen valores numéricos
=CONTARA(rango)	Cuenta el número de celdas no vacías dentro de rango
=CONTAR.BLANCO(rango)	Cuenta el número de celdas en blanco dentro de rango
=CONTAR.SI(rango;criterio)	Cuenta el número de celdas dentro de rango cuyo valor coincide con criterio
=MAX(número1;número2;…)	Devuelve el valor máximo
=MIN(número1;número2;…)	Devuelve el valor mínimo
=PROMEDIO(número1;número2;…)	Calcula la media aritmética de los argumentos.
Categoría: Texto
=CONCATENAR(texto1;texto2;...)	Convierte en un único texto los textos pasados como argumentos
=MAYUSC(texto)	Convierte texto a mayúsculas
=MINUSC(texto)	Convierte texto a minúsculas
Categoría: Lógicas
=SI(prueba_lógica;valor_si_verdad; valor_si_falso)	Comprueba la expresión pruebalógica. Si es cierta, ejecuta la expresión valor_si_verdad; en caso contrario ejecuta la expresión valor_si_falso.
=NO(valor_lógico)	Devuelve el valor contrario de valor_lógico
=O(valor_lógico1;valor_lógico2...)	Devuelve VERDADERO si alguno de los argumentos es VERDADERO
=Y(valor_lógico1;valor_lógico2...)	Devuelve VERDADERO si todos los argumentos son VERDADERO
Categoría: Información
=ESBLANCO(celda)	Devuelve VERDADERO si celda está vacía
=ESTEXTO(valor)	Devuelve VERDADERO si valor es texto
=ESNOTEXTO(valor)	Devuelve VERDADERO si valor no es un texto. Las celdas en blanco no son texto
=ESNUMERO(valor)	Devuelve VERDADERO si valor es un número

 

3.   Gráficos en Excel

 

Un gráfico en Excel está formado por los elementos que se indican en la figura siguiente:

 

Para crear un gráfico lo primero que debemos hacer es seleccionar las celdas que contienen el conjunto de datos que queremos representar en el gráfico. Una vez realizado este paso, pulsaremos sobre el botón Asistente para gráficos
de la barra de herramientas estándar con lo cual se nos presentará la primera ventana del asistente (figura 1).

Una vez elegido el tipo de gráfico, pulsamos sobre el botón siguiente y pasaremos a ver la segunda ventana del asistente. En esta ventana aparecen dos fichas; en la ficha Rango de datos podemos indicar al asistente si las series se encuentran colocadas por filas o por columnas, y en la ficha Serie podremos cambiar el nombre de las series en la leyenda, añadir o quitar series o poner rótulos que nos indiquen que representa cada categoría. Al hacer clic sobre siguiente pasaremos a la tercera ventana del asistente en la que encontramos las siguientes fichas:

Títulos: desde aquí podremos poner títulos al gráfico y a los ejes.

Eje: para ocultar o mostrar alguno de los ejes.

Líneas de división: Tanto en el eje X (categorías) como en el eje Y (valores) podemos indicar si han de verse solo las líneas de división principales, las principales y las secundarias o ninguna. La diferencia entre una línea de división principal y una secundaria es que en las principales, el valor que representan aparece junto al eje, mientras que en las secundarias este valor no se muestra.

Leyenda: desde esta ficha indicaremos si queremos que se muestre la leyenda, además del lugar del gráfico en el que debe aparecer.

Tabla de datos: podemos hacer que junto al gráfico se muestre una tabla que contenga los datos representados.

La última de las ventanas del asistente es simplemente para indicar si el gráfico se colocará en una hoja nueva o en alguna de las hojas que ya existen en el libro abierto.

 

Una vez creado nuestro gráfico podremos modificarlo mediante los botones de la barra de herramienta Gráfico cuyo aspecto se muestra a continuación.

 

La función de estos botones es:

 

Objetos del gráfico: Muestra el nombre del elemento del gráfico seleccionado en cada momento. También permite seleccionar otro sin más que elegirlo de la lista que se despliega al pulsar sobre la pequeña flecha que posee.

Formato: Abre un cuadro de diálogo que nos permite cambiar el formato del elemento seleccionado en Objetos del gráfico.

 

Tipo de gráfico: Al pulsar sobre la flecha que aparece junto al botón se despliega un menú en el que podremos escoger entre distintos tipos de gráficos.

 

Leyenda: Muestra u oculta la leyenda.

Tabla de datos: Muestra junto al gráfico una tabla con los datos representados.

 

Por filas y Por columnas: Estos dos botones se utilizan para intercambiar las series por las categorías.

 

Texto en ángulo descendente y Texto en ángulo ascendente: Coloca el texto seleccionado en el gráfico con la orientación indicada.

 

Una vez que tenemos realizado nuestro gráfico, podemos modificar posteriormente todas las características del mismo que deseemos. Para ello no hay mas que hacer clic con el botón secundario del ratón encima de aquel elemento que deseemos modificar y accederemos así a un menú contextual que nos permitirá modificar las propiedades del objeto en cuestión.

Algunas de la opciones de este menú contextual son:

• -            Formato: permite modificar el aspecto del elemento sobre el que se ha hecho clic.

• -            Tipo de gráfico: podemos cambiar el tipo de gráfico previamente elegido por otro. Dentro de la mayoría de los distintos tipos de gráficos, podemos escoger entre los tres subtipos siguientes: agrupado, apilado y 100%. La diferencia entre uno y otro tipo se aprecia claramente en el ejemplo siguiente:

 

AGRUPADO	APILADO	100%

 

• -            Datos de origen: abre un cuadro de diálogo con dos fichas; desde la primera, Rango de datos, podemos cambiar el rango de celdas de la hoja de cálculo que se utilizará para construir el gráfico. La segunda ficha, Serie, permite entre otras cosas añadir o quitar series, cambiar el nombre de estas en la leyenda, o modificar el rango de valores que se utilizan para la serie escogida.

• -            Opciones de gráfico: este cuadro de diálogo es similar a la tercera ventana que aparecía al utilizar el asistente para gráficos. Recordaremos solamente las seis fichas que tenía. La misión de cada una quedó aclarada en su momento. Estas seis fichas eran: Título, Eje, Líneas de división, Leyenda, Rótulos de datos y Tabla de datos.

 

Cabe mencionar de forma especial el cuadro de diálogo “Formato de ejes”, puesto que nos permite modificar diversos aspectos importantes de los mismos. Dentro de este destacaremos sus dos primeras fichas. La primera de ellas, Tramas, puede verse en la figura adjunta. Como puede observarse desde aquí podemos modificar el aspecto de la línea del eje y las marcas de graduación que aparecerán en el mismo (las marcas de graduación son esas pequeñas líneas que cortan tranversalmente a los ejes). También podemos especificar la forma en que se colocarán los rótulos respecto a estas marcas de graduación.

La segunda de las fichas, Escala, sirve para determinar entre que valores estará comprendida la escala mostrada en el eje (Mínimo y Máximo), así como cada cuanto se mostrarán las líneas de división tanto principales como secundarias (Unidad mayor y Unidad menor respectivamente). En esta ficha, que aparece en la figura inferior, podemos también indicar el lugar de corte entre los dos ejes (mediante Eje de categorías X cruza en o marcando la casilla de verificación Eje de categorías X cruza en máximo valor), cambiar la escala decimal por una escala logarítmica o incluso especificar una unidad de visualización para los valores del eje (por ejemplo, si los valores mostrados son del orden de los millares, hacer que en el eje se muestren las unidades 2, 4, 6 junto a la palabra millares).

 

4.   Los menús de Excel

 

A través de los botones de las barras de herramientas podemos realizar la mayor parte de las tareas necesarias para crear o editar una hoja de cálculo. Sin embargo, Excel presenta otras funciones accesibles mediante los menús. Como veremos, podemos personalizar las barras de herramientas a nuestro gusto y añadirles botones que realicen aquellas tareas que llevamos a cabo de forma habitual; incluso podemos crear nuestras propias barras de herramientas y colocar en ellas los botones que queramos, tanto de los que ya existen en otras barras como nuevos botones creados por nosotros.

Vamos a ver los comandos más destacados que aparecen en cada uno de los menús de la Barra de menús. En algunos de ellos vemos que aparece a su izquierda el dibujo del botón que realiza la misma acción y a su derecha una combinación de teclas para poder ejecutar el comando con el teclado en lugar de a través de los menús. Aquellos comandos que tienen unos puntos suspensivos detrás del nombre nos indican que al ejecutarlos se nos mostrará un cuadro de diálogo en el que tendremos la posibilidad de escoger entre nuevas opciones.

En aquellos comandos ya estudiados porque poseen un botón en alguna de las barras de herramientas no haremos ningún comentario.

Archivo

 

Nuevo…

Ver barra de herramientas estándar

 

Abrir…

Ver barra de herramientas estándar

 

Cerrar

Cierra la ventana del libro activo, pero el programa Excel seguirá abierto.

 

Guardar

Ver barra de herramientas estándar

 

Guardar como…

Nos permite guardar el libro especificando un nombre distinto al que ya tiene o en una carpeta distinta dentro del disco (o incluso en otro disco).

 

Configurar página…

Al ejecutar esta opción se nos abre la ventana del mismo nombre. En ella aparecen cuatro fichas (Página, Márgenes, Encabezado y pié de página y).

Desde la ficha Página podemos indicar el tamaño del papel (A4, A5, carta, …) así como cambiar la orientación del mismo.

Desde la ficha Márgenes podemos cambiar los cuatro márgenes de la hoja, así como decidir a que distancia desde el borde del papel se situarán el encabezado y el pié de página. Además podemos centrar la página verticalmente y/o horizontalmente.

En la tercera de las fichas añadiremos a nuestras hojas encabezados y/o pies de página.

Desde la última de las fichas, Hoja, escogeremos la parte de la hoja que queremos imprimir, aquellas filas o columnas que deben repetirse en todas las páginas impresas como encabezados o titulares, el orden de impresión de las páginas además de otras opciones de impresión.

 

Vista preliminar

Ver barra de herramientas estándar

 

Imprimir…

El cuadro de diálogo que se muestra al ejecutar este comando nos permite modificar determinados aspectos de la impresión como son el número de copias, si queremos imprimir todas las páginas, las pares o las impares, o en el apartado Intervalo de páginas podemos decidir si queremos imprimir todo el documento, la página actual, el texto seleccionado o solamente unas páginas determinadas.

 

Salir

Cierra el programa Excel.

 

Edición

 

Deshacer

Ver barra de herramientas estándar

 

Repetir

Vuelve a realizar la última de las acciones ejecutadas.

 

Cortar

Ver barra de herramientas estándar

 

Copiar

Ver barra de herramientas estándar

 

Pegar

Ver barra de herramientas estándar

 

Rellenar

Dentro de esta opción podemos distinguir entre “Rellenar” y “Series…”. “Rellenar” coloca en todas las celdas seleccionadas el mismo contenido que hay en la primera de ellas (hacia arriba, hacia abajo, hacia la derecha o hacia la izquierda) mientras que “Series…” completa las celdas seleccionadas con valores numéricos de forma aritmética o geométrica a partir del valor de la primera celda y con el incremento especificado.

En las series lineales, el contenido de cada celda será el de la anterior más el incremento especificado, mientras que en las series geométricas el contenido será el de la celda anterior multiplicado por el valor de incremento. Como podemos ver en la figura también podemos especificar el límite de la serie.

También puede utilizarse para rellenar rangos de fechas, en los que el incremento puede hacerse por días, meses o años.

 

Borrar

Hay cuatro posibilidades: borrar el contenido de la celda, el formato de la misma, los comentarios que posea o todo.

 

Eliminar…

Elimina celdas individuales o columnas o filas enteras.

 

Eliminar hoja

Elimina la hoja actual.

 

Mover o copiar hoja…

Permite mover o copiar la hoja a otra posición, dentro del mismo libro o en un libro diferente.

 

Seleccionar todo

Selecciona todo el documento.

 

Ver

 

Normal

Es la vista habitual para trabajar con la hoja.

 

Vista previa de salto de página

Permite ver la forma en que se dividirá nuestra hoja de cálculo en distintas páginas a la hora de realizar la impresión de la misma.

 

Encabezado y pie de página

Nos lleva a la ficha homónima ya comentada que aparecía en el apartado “Configurar página” del Menú archivo.

 

Comentarios

Muestra u oculta todos los comentarios introducidos en las celdas.

 

Pantalla completa

Muestra el documento ocupando toda la pantalla; no aparecerán ni la barra de título, ni las barras de herramientas, ni la barra de estado, …

 

Zoom…

Permite escoger entre distintos tamaños de visualización del documento.

 

Insertar

 

Celdas…

Permite añadir celdas a la hoja.

 

Filas

Inserta una fila en la hoja.

 

Columnas

Inserta una columna en la hoja.

 

Hoja de cálculo

Añade una hoja al libro.

 

Gráfico…

Ver barra de herramientas estándar

 

Salto de página

Coloca un salto de página en la celda activa de forma que en este punto la impresión comenzará en una nueva página.

 

Función…

Ver barra de herramientas estándar

 

Comentario

Permite agregar un comentario a la celda; si colocamos el puntero del ratón sobre dicha celda veremos el comentario introducido en la misma. También podemos hacer que los comentarios estén siempre visibles.

 

Imagen

Despliega un submenú en el que podemos escoger entre insertar imágenes prediseñadas, desde archivo, insertar Autoformas, WordArts o incluso insertar una imagen directamente desde un escáner o una cámara digital.

 

Objeto…

Con este comando podemos insertar en nuestro documento objetos de todo tipo como pueden ser sonidos, videos, imágenes, gráficos, etc.

 

Formato

 

Celdas…

Este comando nos abre un cuadro de diálogo con varias fichas. La función de cada una de estas fichas es la siguiente:

Número: Podemos dar al contenido de las celdas distintos formatos de numeración entre los que destacan Número (se puede especificar el número de decimales a usar, si se separarán los miles con un punto y el formato de los números negativos), Moneda o Contabilidad (agrega a la cantidad numérica el símbolo monetario especificado, normalmente pta o €), Fecha u Hora (distintos formatos de fecha o de hora), Porcentaje (multiplica el valor de la celda por cien y le añade el símbolo de tanto por ciento), Texto (trata los números como si fuesen texto). Incluso podemos crearnos un formato Personalizado.

Alineación: Para especificar como se colocará el texto dentro de la celda. Incluso podemos hacer que el texto aparezca escrito con una determinada inclinación.

Fuente: Permite especificar todas las características de la fuente (tipo, tamaño, color, …) o incluso ponerla como subíndice o superíndice.

Bordes: Para aplicar bordes a la celda o a un conjunto de celdas. Aunque existen los botones correspondientes en la barra Formato, desde aquí podemos escoger entre una variedad más amplia de tipos de borde.

Tramas: Para colorear el fondo de la celda o aplicarles tramas.

Proteger: Antes de proteger una hoja con la opción correspondiente del “menú Herramientas”, tendremos que dejar la opción Bloqueada que aparece en esta ficha desactivada para poder modificar la celda correspondiente una vez protegida la hoja.

 

Fila

Nos aparece un submenú con las opciones Ocultar y Mostrar, que ocultan o muestran respectivamente la fila o filas seleccionadas.

 

Columna

Nos aparece un submenú con las opciones Ocultar y Mostrar, que ocultan o muestran respectivamente la fila o filas seleccionadas.

 

Hoja

Las opciones del submenú que aparece sirven para cambiar el nombre de la hoja, ocultarla o mostrarla, o incluso añadir un fondo a la hoja (este fondo no aparecerá al imprimir la hoja).

 

Autoformato…

Permite establecer un formato predeterminado a un conjunto de celdas.

 

Formato condicional…

A veces nos interesará que el formato de una celda dependa de cual sea el contenido de la misma. En estos casos haremos uso del formato condicional, que nos permitirá establecer una o varias condiciones de las cuales dependerá el formato (color de fondo, color del texto, tamaño del mismo, …) aplicado a la celda. Se pueden especificar hasta tres condiciones distintas, dependiendo de las cuales el formato de la celda se modificará. El cuadro de diálogo que se abre al escoger esta opción es el siguiente:

 

 

Herramientas

Ortografía…

Inicia el corrector ortográfico. Es muy similar al corrector de MS Word, por lo que no comentaremos nada más sobre él.

 

Autocorrección…

Abre un cuadro de diálogo con cuatro fichas, de las cuales solo estudiaremos la primera denominada precisamente Autocorrección. Nos va a permitir realizar de forma automática correcciones a ciertos errores muy comunes que podemos cometer al escribir. Estos errores son:

• -         Escribir dos mayúsculas seguidas.

• -         No poner en mayúscula la primera letra de la palabra que comience una frase.

• -         tENER bloqueada accidentalmente la tecla mayúsculas al comenzar a escribir y no percatarnos de ello (sería lo que habría ocurrido al comenzar a escribir este párrafo).

En algunos casos podemos no querer que se realice alguna de estas autocorrecciones, lo cual se evitará indicándolo en la ventana que se abre al hacer clic sobre el botón Excepciones.

En el apartado Reemplazar texto mientras escribe tenemos una lista con más correcciones que podemos hacer que el programa Excel corrija automáticamente mientras escribimos. Esta lista puede modificarse, ampliándola con más correcciones o eliminando aquellas que no nos parezcan adecuadas.

 

Proteger

Posee un submenú con varias opciones.

En Proteger hoja… podemos evitar que se pueda alterar el contenido y/o formato de determinadas celdas. Cuando una hoja está protegida, esta opción desaparece y se muestra en su lugar el comando Desproteger hoja. Si se desea se puede poner una contraseña necesaria para desproteger la hoja.

En Proteger libro… lo que se protege es la estructura del libro, de forma que no se puedan modificar las hojas, borrarlas, … Por lo demás es similar a la orden anterior.

 

Macro

Una macro no es más que una secuencia de ordenes que se ejecutan al activarla. Para poder ejecutar una macro ésta debe haber sido grabada previamente.

Para grabar una macro debemos ejecutar la orden “Grabar nueva macro…” que se encuentra dentro del submenú que aparece al hacer clic sobre Herramientas-Macro. Asignamos un nombre a la macro (no están permitidos los espacios en blanco) y pulsamos aceptar. Todas las acciones que realicemos a partir de ese momento y hasta que detengamos la grabación de la macro quedarán registradas y serán las que se lleven a cabo cuando ejecutemos la macro.

Para ejecutar una macro iremos a Herramientas-Macro-Macros…, seleccionaremos la macro y pulsaremos sobre el botón Ejecutar. Aunque lo más cómodo será asignar un botón a la macro dentro de alguna de las barras de herramientas; la forma de hacer esto la tenemos en el apartado siguiente.

 

Personalizar…

Cada barra de herramientas viene con unos botones preestablecidos, cada uno de los cuales tiene asignada una función determinada. Excel nos brinda la posibilidad de añadir o quitar botones de las barras de herramientas; incluso podemos crear nuevas barras de herramientas y colocar en ellas botones que cumplan la función por nosotros deseada.

Para crear una nueva barra de herramientas debemos tener seleccionada la ficha Barras de herramientas del cuadro de diálogo Personalizar y pulsar sobre el botón Nueva…. Si lo deseamos podemos cambiar el nombre que Excel nos propone por defecto para nuestra barra de herramientas y pulsar sobre el botón Aceptar.

Para agregar botones a una de las barras de herramientas seleccionaremos la segunda de las fichas del cuadro de diálogo Personalizar denominada Comandos; pinchamos sobre el botón que queremos incorporar y lo arrastramos hasta depositarlo encima de la barra de herramientas deseada. Para quitar un botón de una barra realizamos el proceso contrario: lo pinchamos sobre la barra de herramientas y lo arrastramos hasta el interior del cuadro de diálogo. Además, pulsando sobre el botón Modificar selección podemos cambiar la imagen del botón, colocar una línea de separación entre botones, …

 

Opciones…

De las múltiples fichas que aparecen en el cuadro de diálogo correspondiente a esta opción, destacaremos únicamente tres de ellas:

• -         En la ficha Ver, dentro del apartado “Opciones de ventana”, las casillas de verificación Líneas de división, Encabezados de fila y columna, Barra desplazamiento horizontal, Barra desplazamiento vertical y Etiquetas de hojas nos permiten hacer aparecer o desaparecer todos estos componentes de nuestra hoja de cálculo.

• -         En la ficha Calcular, dentro del apartado “Cálculo”, podemos hacer que Excel recalcule las fórmulas de nuestra hoja de forma automática (las fórmulas se calcularán cada vez que modifiquemos algún dato de alguna de las celdas) o bien de forma manual (Excel calculará el resultado de las fórmulas solamente cuando nosotros se lo indiquemos). Dentro de esta última opción tenemos dos modalidades de cálculo: Calcular ahora calcula todas las fórmulas del libro, y Calcular hoja obtiene el resultado solo de aquellas fórmulas que se encuentren en la hoja activa en ese momento y no las del resto de las hojas del libro.

• -         En la ficha Listas personalizadas podemos añadir nuevas listas a las incluidas por defecto en Excel (los días de la semana y los meses del año) para, por ejemplo, hacer que al escribir una marca de coche nos complete el resto de celdas con otras marcas. Recordar que para ello es necesario seleccionar la celda que contiene el primer elemento, colocar el ratón en la esquina inferior derecha de dichas celda (veremos como el puntero del ratón adquiere la forma de una cruz) pinchar y arrastrar hasta completar todas las celdas que queremos rellenar.

Para crear por primera vez la lista, debemos indicar en esta ficha los elementos que la formarán.

Datos

Ordenar…

Podemos ordenar los datos de una hoja utilizando este comando. Aunque existen sendos botones de ordenación en la barra de herramientas estándar, desde aquí podemos controlar más variables de ordenación como por ejemplo qué columnas serán las que se utilizarán para decidir la ordenación, si el orden en cada columna será ascendente o descendente, si la primera fila de cada columna también se ordenará o es una fila de encabezados, etc.

 

Filtro

Si nuestra hoja de cálculo consiste en una tabla de datos, la opción Autofiltro que aparece dentro de este submenú añade un botón al lado de la cabecera de cada columna; al pulsar sobre este botón se despliega un menú que nos permitirá especificar una serie de condiciones sobre los datos contenidos en la tabla; de este modo sólo se visualizarán aquellos datos que cumplan estas condiciones.

Para volver a visualizar todos los datos de la tabla, elegimos la opción (Todas) del menú desplegable o bien la opción Mostrar todo del submenú Filtro.

 

Validación…

Utilizaremos este menú cuando queramos delimitar el tipo de datos que se pueden introducir en una celda. En el cuadro de diálogo que aparece con esta opción

• -         En la ficha Configuración indicaremos el tipo de datos válidos para esa celda con opciones como por ejemplo permitir sólo números enteros, números reales, únicamente números positivos, o números comprendidos dentro de un determinado margen, que en la celda solamente se puedan introducir fechas, u horas, o texto de una determinada longitud… Una opción muy interesante es aquella que nos permite validar sólo aquellos valores que previamente hayamos indicado en una lista. Esta lista estará almacenada en unas determinadas celdas de la hoja.

• -         Las otras dos fichas de este cuadro de diálogo, Mensaje entrante y Mensaje de error, sirven respectivamente para indicar el mensaje que queremos que aparezca al seleccionar la celda y el mensaje que aparecerá si introducimos en la celda un mensaje no válido.

 

Ventana

Nueva ventana

Abre una nueva ventana con la hoja activa.

 

Organizar…

Organiza las distintas ventanas de documento abiertas en forma de mosaico, horizontal, vertical o cascada, de manera que se puedan ver todas a la vez.

 

Dividir

Nos permitirá dividir la ventana en dos partes, cada una con sus propias barras de desplazamiento. Esto es útil cuando deseamos poder tener a la vista dos partes diferentes de una misma hoja. Cuando la ventana está dividida, la opción Dividir del menú Ventana desaparece y en su lugar se muestra “Quitar división”.

 

Inmovilizar paneles

Inmoviliza las celdas que se encuentra a la izquierda y por encima de la celda activa en ese momento, de manera que al desplazarnos con las barras de desplazamiento este grupo de celdas no se moverán. Esta opción es útil cuando tenemos una hoja extensa y queremos que al desplazarnos por ella las cabeceras o titulares sigan estando visibles.

 

Nombre del libro en uso

Barra de fórmulas

Celda activa

Nombre de la hoja activa

Barras de herramientas

Barra de menús

Barra de título

Cuadro de nombres

Nuevo, Abrir y Guardar

Imprimir, Vista preliminar y Ortografía y gramática

Cortar, Copiar, Pegar y Copiar formato

Deshacer y Rehacer

Insertar hipervínculo, Autosuma, Pegar función, Orden ascendente y Orden descendente

Asistente para gráficos, Dibujo y Zoom

Ayuda

Tipo de fuente

Negrita, Cursiva y Subrayado

Alineación izquierda, Centrar, Alineación derecha y Combinar y centrar

Estilo moneda, Euro, Estilo porcentaje, Estilo millares y Aumentar decimales

Disminuir sangría y Aumentar sangría

Bordes, Color de relleno y Color de fuente

Disminuir decimales

Tamaño de fuente

Cuadro de grupo y Botón

Casilla de verificación

Etiqueta

Propiedades

Cuadro de lista y Cuadro combinado

Mostrar u ocultar cuadrícula

Barra de desplazamiento y Control de número

Botón de opción

Título

Series

Leyenda

Categorías

Título eje Y

Título eje X

Rótulos de datos

Líneas de división secundarias

Líneas de división principales

Figura 1

Objetos del gráfico

Por filas, Por columnas, Texto en ángulo descendente y Texto en ángulo ascendente

Formato, Tipo de gráfico, Leyenda y Tabla de datos