Microsoft Access

Informática. Computación. Office. Bases de datos relacionales. Tablas. Campos. Formularios

  • Enviado por: Rafa Nono
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 110 páginas
publicidad

MANUAL DE MICROSOFT ACCESSÍndice temático

1. Iniciar y salir de Microsoft Access. Abrir una base de datos

  • Iniciar y salir de Microsoft Access. Abrir una base de datos

  • Para iniciar el programa Microsoft Access, haga clic sobre el botón Inicio de la barra de tareas de Windows 95. En la lista de opciones seleccione Programas, localice el icono de Microsoft Access y haga clic sobre él, después de una breve espera aparecerá la pantalla de presentación de Access y luego entrará en el cuadro de diálogo Microsoft Access de inicio de sesión de trabajo, en segundo plano se encontrará la ventana de la aplicación.

    Siempre que inicie Access obtendrá el cuadro de inicio de sesión de trabajo, con tres opciones que comentamos a continuación.

    'Microsoft Access'

  • Base de datos en blanco

  • Se utiliza para crear una base de datos comenzando desde cero a la que luego habrá que añadir las tablas, formularios e informes, que vayan a constituir el sistema de gestión de la base de datos.

  • Asistente para bases de datos

  • Mediante una serie de modelos preestablecidos, Access nos guía paso a paso por medio de cuadros de diálogo para obtener una base de datos a la que sólo le falta que la agreguemos datos.

  • Abrir una base de datos existente

  • Su cuadro de lista presenta las cuatro últimas bases de datos abiertas en sesiones de trabajo anteriores; si es la primera vez que entra en Access después de la instalación, no sólo no habrá ninguna opción en este cuadro, sino que además dará la sensación de que no existe (se abrirá a partir del momento en el que hayamos abierto o creado la primera base de datos).

    Si la base de datos que queremos abrir se encuentra en este cuadro, sólo tendremos que hacer doble clic sobre su nombre para abrirla. Al hacer doble clic sobre la opción Más archivos, aparecerá el cuadro de diálogo Abrir.

    'Microsoft Access'

    La otra forma de abrir una base de datos de este cuadro consiste en hacer clic sobre la opción, para seleccionarla, y luego hacer clic sobre el botón Aceptar.

    Si hace clic sobre el botón Cancelar, cerrará el cuadro de diálogo y se meterá de lleno en la ventana de la aplicación.

    Casi tan importante es saber entrar como saber salir. Una vez que haya curioseado y navegado a través de los distintos comandos y ejemplos de Access necesitará salir del programa, la forma de hacerlo es la misma que para cualquier aplicación de Windows.

    Para salir de Access, ejecute Archivo / Salir. Si no ha guardado los cambios realizados en un informe, formulario o cualquier otro objeto sobre el que haya estado trabajando, Access le preguntará si desea hacerlo.

    También podrá salir pulsando las teclas <Alt-F4> o bien haciendo clic sobre el “aspa” del botón que aparece en la esquina superior derecha de la pantalla.

  • La ventana de la base de datos

  • En esta ventana se encuentran los distintos objetos de gestión que componen la base de datos, estos objetos se agrupan por fichas según la misión a desempeñar.

    Cuando seleccione una de las tres primeras fichas, podrá observar que existen tres botones a su derecha, Abrir, Diseño y Nuevo; los dos últimos se presentan en las seis solapas, el primero sin embargo, cambia su título en las tres siguientes. Para las tres primeras es Abrir, para la de Formularios es Presentación preliminar y para las dos últimas Ejecutar. Cuando una ficha se encuentre vacía, es decir, no contenga elementos, los dos primeros botones no estarán disponibles, sólo lo estará el botón Nuevo, de esta manera Access nos sugiere que creemos un “nuevo” elemento. Más adelante iremos comentando la función de cada uno de estos botones, de momento vamos a comentar los objetos principales que componen una base de datos de Access.

  • Objetos de gestión en Access

  • En una base de datos de Access se manejan seis objetos principales: Tablas, Consultas, Formularios, Informes, Macros y Módulos. Cuando se abre una base de datos, Microsoft Access, agrupa todos los elementos del mismo tipo y los presenta en la ficha correspondiente de la ventana de la base de datos. De una forma rápida, describimos estos elementos.

  • Objeto Tabla

  • Las tablas son los objetos que almacenan los datos. Para entenderlo mejor: una empresa debe gestionar de alguna manera los datos de sus clientes, cuando las oficinas administrativas no contaban con ordenadores, utilizaban fichas de papel donde escribían el nombre del cliente, su dirección, datos bancarios o números de teléfono. Para almacenar las fichas de papel se empleaban archivadores, por lo general, metálicos. Pues bien, una base de datos sustituye dicho archivador por una tabla, donde los registros de la misma son las distintas fichas de papel y los campos del registro con tienen los datos del cliente.

    Antes, pensábamos con detenimiento, la información que debían contener las fichas, ahora pensamos, al menos con el mismo detenimiento, los campos que deben formar el registro.

    De la misma manera que antes se añadía una nueva ficha cuando ganábamos un cliente, ahora se añade un registro a la tabla. Cuando la competencia nos robaba al cliente, o éste no nos interesaba por moroso, rompíamos su ficha, ahora eliminamos un registro de la tabla.

    Cuando antes teníamos que localizar una ficha en el archivador, ahora tenemos que buscar un registro en la tabla.

    En ocasiones creábamos resúmenes de las fichas y disponíamos su información de manera tabular, es decir, en una línea poníamos toda la información de la ficha. La primera línea era los datos de la primera ficha, la segunda línea los de la segunda ficha, y de este modo obteníamos una serie de columnas. En la primera fila escribíamos el significado de cada una de las columnas. De igual manera Access presenta el contenido de la tabla por medio de columnas, cada fila es un registro y en la primera fila sitúa los encabezados de las columnas, para indicar el significado de las mismas. La fila de los encabezados son los nombres de los campos y así como cada columna cuenta con una serie de celdas con información en su interior, los campos contienen los datos.

    Por último, para poder localizar en el archivador un cliente, generalmente, se ordenaban las fichas por su nombre; si accidentalmente se desordenaban, teníamos que volverlas a ordenar, y si queríamos saber, por ejemplo, qué clientes teníamos en Valencia, la búsqueda nos podía tener ocupados toda una mañana. Access permite ordenar los registros por cualquiera de sus campos y la operación puede durar unos pocos segundos.

  • Objeto Consulta

  • Para obtener información utilizaremos las consultas, que tendrán la misma presentación que una tabla, es decir, filas y columnas.

    Se puede localizar la información u ordenar los registros en la propia tabla pero cuando se quieren realizar operaciones con los campos, trabajar con varias tablas al mismo tiempo o búsquedas complejas, es preciso utilizar las Consultas. Por ejemplo, podría buscar las facturas del último trimestre cuya suma de importes estuviera comprendida en un rango de valores.

    Por otra parte, si trabajamos en la propia tabla lo hacemos con todos sus campos. Si lo hacemos con consultas únicamente utilizamos los campos que nos interesen. Aunque es posible, como veremos, ocultar columnas de la tabla, realmente se trabaja con todos sus campos. Las consultas sólo manejan los datos de los campos solicitados, por esta razón, el proceso es considerablemente más rápido.

  • Objeto Formulario

  • Presenta todos los datos de un registro en forma de ficha, de esta manera se pueden introducir o modificar datos de una manera más cómoda. Permiten centrar la atención en un sólo registro que ocupe toda la pantalla, podrá personalizar sus formularios diseñando una presentación propia, también podrá incluir la foto de su cliente o el contrato de negocio empleado.

    Los documentos, hojas de cálculo, imágenes, etc., se almacenan en campos de tipo OLE, pueden y sólo ser directamente visibles por medio de un formulario.

  • Objeto Informe

  • Cuando quiera presentar los datos a un tercero, normalmente personalizará dichos datos; en lugar de entregarlos tal y como los tiene almacenados, es decir, en tablas, preferirá hacerlo de una forma más atractiva, organizando los datos de modo claro y conciso. Esto es lo que Access llama informe. En dichos informes podremos incluir gráficos y totales automáticos.

    Mediante Informes podrá hacer presentaciones, realizar “mailings” publicitarios, obtener etiquetas de correo, facturas, etc.

  • Objeto Macro

  • Para evitar tener que repetir una acción una y otra vez, pulsando en cada ocasión innumerables teclas, Access proporciona las macros, que son, en síntesis, una automatización de tareas repetitivas.

  • Objeto Módulo

  • Utilizando el potente lenguaje de programación llamado Visual Basic, se podrán realizar operaciones complejas distintas o complementarias a las obtenidas por las opciones de los menús y las macros.

    Con los módulos podrá conseguir realizar cálculos extensos y que se hayan de repetir a lo largo de varios informes o consultas, o realizar una operación hasta que se cumpla una determinada condición.

  • Las ventanas de Access

  • Al estar diseñado para funcionar bajo Windows 95, esta versión de Access posee todas las ventajas de este sistema operativo. Por esta razón es mucho más avanzado que los sistemas de gestión de datos que conocíamos hasta el momento, destacando por su gran potencia y por el uso intuitivo que proporciona una gran sencillez de manejo.

    Cualquier aplicación de Microsoft que trabaje en Windows, utiliza el mismo sistema de ventanas; la ventana principal será la de la aplicación, en su interior se situará cualquier otra ventana del programa; dichas ventanas se podrán abrir y cerrar, si se cierra la de la aplicación, se saldrá de Access.

    Hasta aquí el sistema es común a cualquier otra aplicación de Windows, las acciones de mover, cambiar tamaño, barras de desplazamiento, etc., también serán comunes, pero Access tiene sus peculiaridades, por ejemplo, mientras que en Word puede tener abiertos dos documentos, en Access no podrá tener abiertas simultáneamente dos bases de datos.

    Si abre una base de datos, lo que contenga ésta se situará en la ventana denominada ventana de la base de datos.

    Abierta una base de datos, cuando abra uno de sus objetos se situará en su propia ventana. Podrá tener abiertos simultáneamente dos o más objetos de la misma base de datos, cada uno ocupará una ventana, por ejemplo, las correspondientes a uno o más formularios, informes, etc.

    No podrá tener abiertas simultáneamente dos bases de datos, lo que sí puede tener son dos tareas de Access simultáneamente; no tiene más que abrir por segunda vez Access por medio del botón de Inicio de la barra de tareas de Windows 95, como si fuera cualquier otra aplicación Windows.

  • La Barra del título

  • En la parte superior de la ventana podrá localizar la barra del titulo de la aplicación Microsoft Access, con tres botones en su extremo derecho; en este caso se trata de los botones Minimizar, Restaurar y Cerrar. En el extremo izquierdo se encuentra el icono de control con forma de llave, si hace clic sobre él aparecerá un menú cuyas opciones son fáciles de entender.

    'Microsoft Access'

    Si ha abierto un objeto de Access y maximizado su ventana, a la derecha del texto “Microsoft Access” se encontrará el título del objeto.

  • La Barra de menús

  • Situada justo debajo de la Barra del titulo, contiene los menús desplegables donde se encuentran los comandos para crear, utilizar y administrar los distintos objetos de una base de datos.

    'Microsoft Access'

    Al seleccionar cada uno de estos menús, aparecerá un menú desplegable con distintas opciones que podrán variar dependiendo de la situación en la que nos encontremos.

  • La Barra de herramientas

  • Se encuentra situada, al menos cuando se instala Access y se usa por primera vez, justo bajo la barra de menús. Si no hay una base de datos abierta sólo habrá una barra, pero cuando cree una base de datos, o esté trabajando con una ya existente, observará que aparece más de una barra de herramientas.

    'Microsoft Access'

    En ella, se sitúan botones que dan paso a los comandos utilizados con más frecuencias. Cuando no haya base de datos abierta sólo se encontrarán activos los botones Nueva base de datos, Abrir base de datos y Ayuda.

    El contenido de las barras, y el número de ellas, variará en función del objeto de la base de datos con que se esté trabajando. Realmente, aunque parezca que varía el contenido, lo que sucede es que en cada ocasión se puede situar en el mismo lugar una barra de herramientas distinta a la del estado anterior.

    Ejecutando el comando del menú Ver / Barras de herramientas podrá activar o desactivar cada una de las barras disponibles en Access. Las de uso más frecuente son: Base de datos, Relaciones, Diseño de la tabla, Hoja de datos de la tabla, Filtro / Orden, Formato (Hoja de datos).

    A lo largo del curso, iremos viendo el cometido de algunos botones de las distintas barras, de momento observe el botón Ayuda (con una interrogación y un puntero en su interior); haga clic sobre él y cuando el puntero del ratón se encuentre acompañado de la interrogación, haga clic en cualquier objeto de la ventana para obtener una breve pero interesante información del mismo.

  • Area de presentación de las ventanas de los objetos

  • Está situada entre la última barra de herramientas y la barra de estado. Es la zona en la que el usuario va a realizar su trabajo

    'Microsoft Access'

    En su interior se sitúan las ventanas de los distintos objetos de Access, (ventana de la base de datos, cuadros de diálogo, formularios, etc.), tanto para presentar información como para crear o modificar sus diseños.

  • La Barra de estado

  • En ella, se nos muestra, por un lado, información sobre el comando que va a ser o está siendo utilizado, y por otro, información del estado de Access y del sistema. Por ejemplo el modo de inserción de texto, etc.

    'Microsoft Access'

  • Las Barras de desplazamiento

  • Puede haber una barra horizontal, situada justo encima de la barra de estado, y una vertical, en el lado derecho de la ventana y en el interior de su contorno. Si el objeto cabe por completo en el área de trabajo no habrá ninguna barra de desplazamiento.

    'Microsoft Access'

    Estas barras aparecen en función del tamaño de la ventana del objeto con el que estemos trabajando, si no cabe en el área de trabajo, se presentarán las barras para poder desplazarnos a las áreas no visibles del objeto.

  • Bases de datos relacionales Introducción

  • Qué es una base de datos. Relación con Microsoft Access

  • Una base de datos no es un simple almacén de información. Es un sistema que permite gestionar un conjunto de información ordenada y relacionada en torno a un mismo fin, de forma que podamos realizarle al mismo preguntas sobre esos datos y él devolvernos los resultados deseados con el mínimo esfuerzo.

    Supongamos que queremos crear una base de datos de libros de una colección personal. Dicha base de datos, no sólo deberá permitir almacenar información, sino que también deberá facilitar las labores de actualización o localización de datos, de modo que podamos realizar consultas por temas o por autores, añadir nuevos libros o modificar los que ya hayamos introducido.

    Las bases de datos de datos de Access son relacionales, es decir, cada tabla de la base de datos incluye un campo cuyos datos a su vez están incluido en un campo de otra tabla y la relación se establece mediante este par de campos. Gracias a ello, podremos manejar la información de todas como si se tratara de una única tabla.

    La ventaja fundamental de trabajar con tablas relacionadas, es que se evitan datos repetidos, lo que permite un considerable ahorro de espacio en disco, una mayor velocidad de tratamiento y una considerable mejora en el mantenimiento de nuestros datos.

    Para el ejemplo de una colección de libros, muchos ejemplares tendrán la misma editorial o el mismo autor, si sólo contamos con una tabla, muchos registros tendrán repetida dicha información. Si, por ejemplo, en una tabla ponemos los libros y en otra el nombre, los apellidos, historial, escuela, etc. del autor, ambas podrán estar relacionadas mediante un único campo común que indique d registro que contiene todos los datos del autor.

    Las tablas contienen la información pero la gestión se consigue mediante el resto de los OBJETOS, que Access denomina Consultas, Formularios e Informes.

    Por otra parte, para evitar tareas repetitivas, Access proporciona el empleo de Macros y Módulos.

    La potencia de Microsoft Access, no solo reside en las características de las bases de datos, sino que además, es capaz de ejecutarse en entornos multiusuario, es decir, varias personas pueden acceder a la misma base de datos a la vez. Además, al estar desarrollada por los creadores de Windows 95, aprovecha toda la potencia de este sistema operativo. Podrá trabajar con Access, Excel, Word y muchas otras aplicaciones de Microsoft, como si se tratara de un solo programa.

  • Bases de datos relacionales

  • Una base de datos es relacional si cada tabla que la compone está enlazada con otra u otras mediante un campo común. Mediante dicho campo, Access podrá enlazar las tablas y mostrar la información que se le solicite en cada consulta.

    Una tabla es un conjunto de datos sobre un tipo de objeto determinado. Si se utiliza una tabla para cada objeto, se evita la duplicación de datos, aumenta la eficacia de almacenamiento, y se reduce tanto la demanda de memoria como la posibilidad de cometer errores en la introducción de datos.

  • Crear una base de datos por medio del Asistente para Bases de Datos

  • Microsoft Access incluye muchos asistentes, generadores, nuevos y mejorados complementos, que facilitan la creación y mantenimiento de las bases de datos y sus objetos asociados. La figura muestra los modelos, o plantillas, de bases de datos que proporciona Access, y que puede encontrar en la ficha Bases de datos del cuadro de diálogo Nueva, para ser utilizadas por el Asistente.

    'Microsoft Access'

    Podrá elegir entre varias bases de datos diferentes tanto de uso personal como de negocio.

    Para comenzar, siga los siguientes pasos:

    Si no tiene abierta la aplicación Microsoft Access, siga los pasos ya explicados para la apertura del sistema. Una vez en la pantalla de apertura de la base de datos, seleccione la opción Asistente para Bases de Datos. Si por el contrario, ya tenía abierta la aplicación, cierre la base de datos activa y seleccione la opción de menú Archivo/Nueva Base de Datos, esto lleva a Access a mostrarle la pantalla anterior, aunque en este caso, la pestaña seleccionada será la de General, seleccione en ese caso la pestaña Bases de Datos.

    En la pestaña de selección de Nueva Base de Datos, selecciones cualquiera de los asistentes que se aproxime a lo que desea crear. Puede hacer doble clic sobre el icono del asistente, o bien hacer clic, y después pulsar sobre el botón Aceptar.

    A partir de ese momento, el asistente le irá guiando en la creación de su nueva Base de Datos

  • Crear una base de datos en blanco o sin Asistente

    • Si acaba de entrar en Access, en el cuadro de diálogo Microsoft Access, seleccione Base de datos en blanco y haga clic en Aceptar. Si ya había entrado en Access, ejecute el comando Archivo/Nueva base de datos.

    • O, directamente, haga clic sobre el botón Nueva base de datos de la Barra de herramientas (el primero de la izquierda). De las tres formas descritas entrará, como en el apartado anterior, en el cuadro de diálogo Nueva Base de Datos. En esta ocasión, en la ficha General, donde sólo aparece la Base de datos en blanco, haga clic sobre el icono Base de datos en blanco y siga los siguientes pasos:

    • Haga clic en Aceptar. Aparecerá el cuadro de diálogo Archivo nueva base de datos.

    • Elija la carpeta y dé nombre a la Base de datos en el cuadro combinado Nombre de archivo. Por defecto Access le asigna el nombre bdl, escriba el nombre que prefiera para su base de datos. Como verá, en el cuadro de lista de bases de datos, aparece un icono con el nombre de la base de datos creada en el apartado anterior.

    • Haga clic en el botón Crear para que aparezca la ventana de la base de datos que estamos creando, observe las distintas fichas y compruebe que todas están vacías. No hay ninguna tabla, ni consultas, formularios o informes. Los deberá crear usted personalmente pero, no se preocupe; Access tiene previsto un asistente para cada uno de los objetos anteriores. Sólo tendrá que seleccionar una ficha y hacer clic en el botón Nuevo y una de las opciones que aparecerá, será un Asistente para el objeto.

    • Guardar una base de datos

    • Una base de datos no requiere ser guardada, al menos en el concepto tradicional de guardar el archivo de trabajo. Microsoft Access, realiza actualizaciones en el archivo de la base de datos, conforme se realizan cambios en esta. Solo se requerirá guardar cambios en los objetos que componen la Base de Datos, nunca tampoco en los datos ya que se actualizan de la misma forma. Este aspecto de todas formas, será tratado con mayor amplitud.

    • Cerrar una base de datos

    • Si desea cerrar la base de datos, ejecute Archivo/Cerrar (con él cerrará la base de datos), o Archivo/Salir (con él, además, saldrá de la aplicación), o haciendo clic en los botones Cerrar de dichas ventanas, si lo hace en el de la aplicación cerrará Access.

    • Abrir una base de datos cuando está en Access

      • Si ya ha salido de Access, inicie el programa, si no tiene creada una base de datos en blanco, hágalo ahora. Si la base de datos ya estaba creada, en el cuadro de diálogo Microsoft Access, haga clic en la casilla Abrir una base de datos existente, para luego hacer doble clic sobre su nombre si se encuentra visible, si no lo está haga doble clic sobre Más archivos... para que aparezca el cuadro de diálogo Abrir, y siga los siguientes pasos:

      • Haga clic en el cuadro Buscar en, o en su flecha de lista desplegable, para obtener el árbol o camino hasta su directorio actual. Si desea comenzar desde el directorio raíz, haga clic sobre el icono de la unidad C: , si lo que pretende es buscarlo en un disquete haga clic en el icono de la disquetera correspondiente, y por último, si lo que quiere es situarse en el nivel anterior, en el caso de la figura en Access, haga clic en la herramienta Subir un nivel situado justo a la derecha del cuadro que estamos observando.

      • Si la carpeta que quiere localizar se muestra en el cuadro de lista situado debajo del cuadro Buscar en, haga doble clic sobre el icono de la carpeta para abrirla.

      • Cuando se haya situado sobre la carpeta correspondiente, el nombre de la base se mostrará en el cuadro de lista, por ejemplo Neptuno, haga doble clic sobre su icono para abrir la base de datos; o haga clic sobre el icono, para seleccionarlo, y luego haga clic en el botón Abrir.

      • Si lo desea puede escribir el nombre de la base de datos, siempre y cuando su archivo se encuentre en la carpeta actual, en el cuadro Nombre de archivo y luego hacer clic en Abrir.

      • Búsquedas avanzadas

        • En el cuadro de diálogo Abrir haga clic en el botón Avanzada para abrir el cuadro de diálogo Búsqueda avanzada, observe dicho cuadro de diálogo. A continuación, le comentamos algunos puntos de interés:

        • Puede utilizar propiedades del archivo, como la fecha de creación, o utilizar operadores Y u O como operadores de criterios para realizar búsquedas del tipo “Fecha de creación” Y “Ultima modificación”. Dependiendo de la Propiedad seleccionada para realizar la búsqueda, podrá seleccionar la Condición y, en función del par anterior, para terminar de definir el criterio de búsqueda, deberá escribir un valor en el cuadro Valor para la condición y propiedad establecida. Por ejemplo, si selecciona la propiedad Nombre de archivo podrá indicar si el nombre incluye, comienza o termina por el texto introducido en el cuadro Valor, sin comillas. Así, si recuerda que parte del nombre del archivo contenía el texto sin asistente, escriba en el cuadro sin asistente, y seleccione la condición al valor incluye.

        • Haga clic en Agregar a la lista para situar los criterios en la lista del cuadro Buscar archivos que cumplan las condiciones siguientes. Para eliminar los criterios de búsqueda definidos y establecer los predeterminados, haga clic sobre el botón Nueva búsqueda.

        • En el cuadro Buscar en, para obtener el árbol de la carpeta en la que nos encontramos y que es idéntico al del mismo nombre en el cuadro de diálogo Abrir, seleccione el nivel para realizar la búsqueda y si quiere que incluya subcarpetas, marque, haciendo clic, la casilla de Buscar en subcarpetas. Si desea buscar en todo el disco, haga clic en el icono de la unidad C: del cuadro Buscar en, y active la casilla Buscar en subcarpetas. Si desea buscar en un disquete, seleccione el icono correspondiente.

        • Para guardar sus búsquedas avanzadas de uso mas frecuente, haga clic en el botón Guardar búsqueda.

        • Para utilizar una Búsqueda avanzada, creada anteriormente, haga clic en el botón Abrir búsqueda.

        • Para iniciar la búsqueda, haga clic en Buscar ahora.

        • Para regresar al cuadro de diálogo Abrir, haga clic en el botón Cerrar del cuadro de diálogo Buscar en.

        • Si lo desea, utilice los botones Buscar en favoritos y Agregar en favoritos. Por ejemplo, abra la carpeta Libro Access y agréguela a favorita.

      • Las tablas de datos. Propiedades de los campos

      • Elementos de una tabla

      • Aunque ya se ha visto los elementos que componen una tabla, vamos a enumerarlos rápidamente:

        Tabla: es un objeto de Microsoft Access que almacena la información de la base de datos. Access muestra su contenido en forma de tabla tradicional, es decir, por filas (registros) y columnas (campos).

        Registro: conjunto de campos relacionados entre sí relativos a un objeto concreto.

        Campo: es cada uno de los elementos que componen un registro.

        Dato: es la intersección de un campo con un registro en una tabla.

        Clave principal. Es un campo que identifica de manera única un registro de la tabla, por tanto, si un registro tiene datos, el campo de su clave principal no podrá estar en blanco.

        'Microsoft Access'

        Para entenderlo mejor, pongamos un ejemplo.

        Observe la tarjeta de su D.N.I., tiene un lugar destinado para el nombre, otro para los apellidos, otro para el numero del D.N.I., etc. Ahora saque la información del documento y dispóngala mentalmente en una única línea; si hace lo mismo con los documentos de los demás miembros de su familia le quedará una tabla de filas y columnas., Cada fila contiene la información de uno de los miembros, es decir, un registro contiene la información de una fila de la tabla. Las columnas muestran los nombres, apellidos, número del documento, etc., es decir, hay una columna para el Nombre, ya tiene usted un campo al que puede llamar Nombre que contendrá todos los datos de una columna. Consulte una fila, la fila será el registro que contiene todos los datos particulares del D.N.I. de este familiar, su nombre será el dato que contiene el campo Nombre del registro que estamos consultando.

        El estado español, dispone de una tabla con todos los datos de nuestros D.N.I.; para distinguir un individuo de otro, de manera única, emplea el número del documento nacional de identidad. Este campo es la clave principal de la tabla del estado español.

      • Consideraciones previas antes de crear una tabla

      • A la hora de crear una base de datos y en concreto una tabla, el principal trabajo será el de pensar cómo vamos a gestionar la información y como vamos a distribuir ésta.

        Para poder establecer correctamente las relaciones entre las distintas tablas, tendremos que tener en cuenta, desde el principio, tres cosas:

        Clave principal. Por cada tabla que diseñemos tendremos que crear un campo que no se podrá dejar en blanco y que identifique de manera única cada registro que se vaya a almacenar (no pueden haber dos registros con el mismo dato en dicho campo).

        Campo para establecer la Relación. Una tabla se relaciona con otra mediante un campo común. Las dos tablas tendrán que contener un campo con el mismo tipo de datos. Una clave principal puede ser un buen candidato para establecer las relaciones entre dos tablas.

        Utilizar claves principales de datos numéricos. El espacio de memoria y de almacenamiento en disco de un número tipo Entero largo equivale al de cuatro letras (por ejemplo, un valor numérico como 65.324 requiere los mismos bytes que un valor de tipo texto como “abcd”), un campo clave principal de tipo texto necesitará, probablemente, más de cuatro letras; por tanto, si empleamos claves numéricas en lugar de tipo texto nuestra demanda de bytes será menor.

      • Cómo crear una tabla

      • Una vez iniciado Access y abierta la base de datos, sitúese en la ficha Tablas (haciendo clic sobre su solapa) de la ventana de la base de datos y luego haga clic sobre el botón Nuevo o desde cualquier ficha, haga clic sobre la flecha de lista desplegable del botón Nuevo objeto y seleccione la opción Nueva tabla.

        Por cualquiera de los dos caminos llegará al cuadro de diálogo Nueva tabla

        'Microsoft Access'

        Modo Vista Hoja de datos. Permite crear una nueva tabla introduciendo directamente datos, sin definir las propiedades del campo ni sus tipos de datos. (No es recomendable para una base de datos seria).

        Modo de ver Diseño. Permite crear una nueva tabla definiendo el tipo de datos y las propiedades de los campos.

        Asistente para tablas. Mediante una serie de pasos Access nos irá guiando, conforme unos modelos de tablas, para obtener la nueva tabla. Será la primera opción que utilizaremos

        Importar tablas. Para incrustar tablas, procedentes de otras aplicaciones como dBase o Excel, en la base de datos activa. Se crea una copia de la tabla externa.

        Vincular tablas. Lo mismo que la anterior pero ahora no se crea ninguna copia; las dos aplicaciones comparten el mismo archivo, cuando una cambie los datos la otra será consciente del cambio.

      • Modos de presentación de una tabla

      • Los modos de presentación de una tabla de datos son: Hoja de datos y Diseño.

        Una tabla de datos se puede ver en modo Hoja de datos para examinar su contenido y en modo Diseño para establecer el tipo de datos de los campos, sus propiedades, texto de ayuda y clave principal.

        'Microsoft Access'

        Si la tabla está ya abierta puede cambiar entre el Modo de ver Hoja de datos y el Modo de ver Diseño haciendo clic entre los botones del mismo nombre. Si hace clic en la flecha de paleta desplegable Modo de ver Tabla, podrá ver los dos modos, pero sólo con hacer clic en el botón que está junto a la flecha, pasará de uno a otro modo como si se tratara de un conmutador, es decir, cada ver que se le pulse pasará de Modo de ver hoja de datos a Modo de ver diseño y viceversa.

      • Crear una tabla en el modo de ver Diseño

      • El Asistente es una manera rápida y fácil de crear las tablas de una base de datos, sin embargo, es común que el asistente resulte insuficiente a la hora de crear nuestras tablas.

        Para crear una tabla partiendo de cero, pulse el botón Nuevo de la pestaña Tablas, a continuación seleccione de la lista la opción Vista de Diseño. En este modo puede agregar o eliminar campos y establecer sus propiedades.

        'Microsoft Access'

        Puede modificar una tabla ya creada en este modo. Para ello, selecciónela de la ventana de la Base de datos, haga clic en el botón Diseño.

        Las propiedades de los campos se heredan en consultas, formularios e informes, deforma predeterminada. Si las modifica después de crear uno de estos objetos, tendrá que actualizarlos manualmente.

      • La ventana de la tabla de datos en el modo Diseño

      • Podrá encontrar tres columnas con los encabezados Nombre del campo, Tipo y Descripción.

        Haga clic, con el botón derecho del ratón, sobre un selector de fila, de las tres columnas citadas, observe las opciones del menú de contexto que aparece. Los menús de contexto muestran distintas opciones dependiendo del contexto de llamada. Observe la opción Generar…, si elige este comando entrará en un asistente con el mismo nombre, que de forma similar al Asistente para tablas, le permitirá agregar campos. Las únicas diferencias son que aquí se añaden de uno en uno y que deberá cambiar el nombre, si lo desea, en la propia tabla.

        Nota: Si en las celdas de creación del campo, no puede ver todos los campos de su tabla, utilice la barra de desplazamiento.

      • Crear y Agregar campos a la tabla

      • Cuando esté creando una tabla de datos o modifique una tabla ya creada para añadir o eliminar campos, deberá utilizar las celdas de las columnas Nombre del campo, Tipo de datos y Descripción. En las celdas de la primera columna deberá introducir los nombres de los campos que desee incluir en la tabla, en las de la segunda columna el tipo de los datos que contendrá el campo y en la tercera el texto que desea que aparezca en la barra de estado para proporcionar ayuda o instrucciones al usuario.

        Para crear un campo, escriba su nombre en la celda de la columna Nombre del campo y cuando termine pulse la tecla <Intro>, en cuanto pulse esta tecla, en la parte inferior de la ventana, aparecerán una serie de líneas con un texto descriptivo a la izquierda y un cuadro de texto a la derecha. Dichas “líneas” constituyen las propiedades de los campos que variarán dependiendo del tipo de datos que se asigne al campo y podrán ser personalizadas conforme a sus necesidades. Cuando haga clic en una propiedad, observe los comentarios de ayuda del cuadro situado a la derecha de las fichas.

        Al mismo tiempo, nada mas pulsar la tecla <Intro>, el cursor se desplaza a la celda contigua de la columna Tipo de datos, al tiempo que aparece una flecha de lista desplegable. Haciendo clic en la flecha se abrirá una lista de los tipos posibles que, en forma de tabla, le resumimos un poco mas adelante. El tipo de datos predeterminado es el de Texto, seleccione el tipo que desee asignar al campo que esta creando. Por ejemplo, la mayoría de los campos de una tabla de nombres y direcciones serán de tipo Texto. Reserve el tipo de datos Numérico para los campos que vayan a ser sometidos a cálculos o tengan que ver con claves principales de otras tablas que sean campos Autonuméricos. También es aconsejable que cada campo tenga un tamaño adecuado al tipo de datos que se vayan a introducir, y no asignarle un tamaño mayor. A la hora de contar los caracteres incluidos en un campo tenga en cuenta que un carácter puede ser tanto una letra, como cualquier signo e incluso un espacio.

        En la columna Descripción, escriba el texto que quiera que aparezca en la barra de estado cuando el cursor se encuentre sobre el campo en el Modo de ver Hoja de datos.

        Utilice el ratón para acceder a cualquier lugar de la ventana de diseño, entre las tres columnas podrá desplazarse de una celda a otra utilizando las teclas del cursor (las teclas con forma de flecha), la tecla <Tab> para pasar a la siguiente celda, y <Mayús-Tab> para pasar a la celda anterior.

      • Reglas para nombrar objetos

      • Todos los objetos de Access, disponen de un nombre que los identifica. Estos nombres cuentan con una serie de limitaciones:

        Pueden tener una longitud de hasta 64 letras.

        Pueden estar compuestos de números, espacios en blanco y caracteres especiales excepto los caracteres punto (.), signo de admiración (!), acento grave (') y corchetes ([ ]).

        Los nombres no pueden contener espacios a la izquierda ni caracteres de control (valores ASCII desde O hasta 31).

        Evite el uso de nombres extremadamente largos porque es difícil recordarlos y referirse a ellos.

      • Establecer el tipo de datos de un campo

      • Para crear un campo debemos indicar el tipo de datos que va a contener. Por ejemplo, no se puede introducir texto en un campo tipo Moneda pero sí en los campos de tipo Texto o Memo. Eligiendo un tipo de datos adecuado se puede estar seguro de que los datos se introducen de la forma correcta para ordenar, realizar cálculos y otras operaciones. Para establecer o cambiar el tipo de datos de un campo haga clic en la columna tipo de datos, haga clic en la flecha y a continuación seleccione el tipo de datos en la lista.

        Tipo

        Comentarios

        Texto

        Tanto caracteres como dígitos. Un campo de tipo Texto puede contener hasta 255 caracteres.

        Nota: Defina de tipo Texto aquellos campos que, aunque sólo vayan a contener valores de dígitos, como pueden ser los códigos postales o los números de teléfono, no vaya a realizar operaciones matemáticas con ellos.

        Memo

        Texto largo y números, como comentarios o explicaciones. Un campo de tipo Memo puede contener hasta 64.000 caracteres. No sirve como clave de relación, ni como campo índice.

        Numérico

        Datos numéricos con los que se realizarán cálculos matemáticos, pero no monetarios. Establezca la propiedad Tamaño Del Campo para definir el tipo de datos Numérico especifico.

        Fecha/Hora

        Fechas y horas. Se ofrecen una gran variedad de formatos de presentación, o bien, puede crear sus propios formatos.

        Moneda

        Valores monetarios. No use el tipo de datos Numérico para valores monetarios pues, durante el cálculo, los números a la derecha del separador decimal podrían redondearse. El tipo de datos Monetario mantiene un número fijo de dígitos a la derecha del decimal. Tiene una precisión de hasta quince dígitos a la izquierda del separador decimal y cuatro dígitos a la derecha.

        Autonumérico

        Números sucesivos insertados automáticamente por Microsoft Access. Un campo con tipo de datos Autonumérico es una buena clave principal, y es compatible con el tipo de datos Numérico con la propiedad TamañoDelCampo establecida como Entero largo. Se pueden generar números sucesivos comenzando por el 1, o generar números aleatorios.

        Si / No

        Si / No, Verdadero / Falso, Activado / Desactivado o campos que sólo contendrán uno de dos valores. Los campos que contienen este tipo de datos no se pueden indexar.

        Objeto OLE

        Objetos creados en otros programas usando el protocolo OLE, como una hoja de cálculo de Microsoft Excel, un gráfico de Microsoft Draw o un documento Microsoft Word, creado mediante una aplicación objeto, que se pueden vincular o incrustar en una base de datos de Microsoft Access a través de un control en un formulario o informe. El tamaño máximo en principio está limitado por las capacidades de la máquina. Los campos que contienen objetos OLE no se pueden indexar.

      • Elegir una clave principal

      • Al diseñar una tabla se debe emplear un campo o conjunto de campos que constituyan una clave principal, para identificar cada registro de la tabla. En España el N.I.F. es un número con una letra que identifica a una, y sólo una persona, es un dato más de ésta, pero el único del que podemos estar seguros que no se va a repetir y que todo ciudadano mayor de edad debe poseer; del mismo modo, cada valor de una clave principal identifica a un único registro. La clave principal de una tabla se puede utilizar para hacer referencia a los registros de otra tabla.

        Pasemos a resumir sus principales aspectos:

        Una clave principal de una tabla es un campo especial de la misma que permite identificar de manera única cada registro de la tabla, no podrá haber dos registros con los mismos datos en dicho campo ni registros sin datos en la clave principal.

        De manera automática, Access crea un índice para dicha clave; al ser valores únicos, localizado un valor de la clave se dispone del resto de los campos del registro, consiguiéndose tiempos de proceso muy rápidos.

        La diferencia fundamental entre una clave principal y un índice normal es que éste no es identificador único de registro, es decir, puede tener valores repetidos incluso nulos.

        Si intenta guardar una tabla sin clave principal Access se lo hará saber.

        Cuanto menor sea el tamaño de la clave, menor será el espacio de disco y de memoria requerido, y más rápido será el proceso. Por este motivo es preferible un campo de tipo numérico a uno de tipo texto, puede utilizar un campo Autonumérico para despreocuparse si el valor del nuevo registro está ya incluido o no en otro registro.

        Si ha definido un campo como clave principal de la tabla e intenta que dos registros tengan los mismos datos en este campo, Access no se lo permitirá. Lo mismo sucederá si intenta dejar un registro con este campo en blanco.

        Utilice las claves principales para relacionar las tablas. La forma de proceder es la siguiente: establezca en cada tabla una clave principal, en la tabla asociada añada un campo del mismo nombre y tipo que la clave principal de la otra tabla; para esta segunda tabla, el campo añadido, no tiene porque ser clave principal, es decir, en una tabla el campo no podrá tener valores repetidos ni en blanco pero en la otra sí.

        Para crear una clave principal, seleccione el campo, haciendo clic sobre él y luego ejecute Edición/Clave principal o haga que aparezca el menú de contexto y seleccione el comando Clave principal o haga clic en el botón del mismo nombre. Una vez creada la clave, en el selector de la fila del campo aparecerá una llave para indicar que dicho campo es la clave principal de la tabla.

        Sólo puede haber una clave principal en cada tabla, pero esta clave puede estar formada por un solo campo o por una combinación de campos. Un ejemplo de clave principal múltiple podría ser el empleado para determinar un inmueble concreto de una calle, un campo podría ser el nombre de la calle y otro el número del portal, la clave principal estaría formada por la combinación de ambos campos, de esta manera cada inmueble de la calle quedaría identificado de manera única del resto.

      • Establecer las propiedades del campo

      • Cada campo tiene un conjunto de características que proporcionan control adicional sobre la forma de funcionar un campo. La mayor parte de los tipos de datos proporcionan una propiedad Formato para controlar la forma en que se muestran e imprimen los datos. Cuando se establece la propiedad Formato Moneda para un campo con un tipo de datos numérico o moneda automáticamente se añade la abreviatura Ptas. a los valores introducidos. Para establecer una propiedad de un campo, sitúese en el modo Diseño, haga clic sobre el nombre del campo o cualquier celda de su fila para seleccionarlo, y por último, haga clic sobre la propiedad a modificar; las propiedades disponibles, varían en función del tipo de datos del campo.

        'Microsoft Access'

        Cuando en un formulario o informe se crea un control dependiente de una tabla o consulta, el control hereda las propiedades que en ese momento estén definidas en el campo. Si posteriormente modifica las propiedades del campo, estos cambios no se reflejarán en el control dependiente, para actualizarlo tendremos que actualizar manualmente las propiedades del control.

        Si modifica las propiedades de un campo después de introducir datos, se pueden producir pérdidas de información, por ejemplo, supongamos que hemos establecido un campo de tipo texto con un tamaño de campo de 30 caracteres y que luego decidimos reducirlo a 10; muchos registros correrán el riesgo de perder los datos de dicho campo que sobrepasen el tamaño de 10 caracteres, su contenido quedará truncado, Access le avisará de esta posibilidad. Por estos y otros motivos, interesa emplear cierto tiempo en pensar qué propiedades debemos establecer en el campo en el momento de su creación.

        Nota: Para seleccionar una propiedad, haga clic sobre su cuadro de entrada de datos. En algunas propiedades, al seleccionarías, aparecerá una flecha, haga clic sobre ella para obtener una lista desplegable con las distintas opciones posibles. En otras, aparecerá un botón Generador (que tiene un dibujo de tres puntos), haga clic sobre él para entrar en el generador correspondiente. En cualquiera de los dos casos podrá escribir directamente la propiedad.

        Nota: Para obtener ayuda sobre una propiedad, haga clic en el botón Ayuda y cuando el puntero del ratón esté acompañado de una interrogación, haga clic sobre el cuadro de la propiedad. O, haga clic sobre la propiedad para seleccionarla y luego pulse la tecla <F1>.

      • Propiedad Tamaño del campo

      • Para campos de tipo Texto y Numérico, en los primeros determina el número máximo de caracteres que se podrán introducir en el campo, el valor predeterminado es 50 y el rango posible de O a 255.

        Para los campos de tipo numérico las opciones posibles son:

        Byte (un carácter tiene también este tamaño), Entero, Entero largo, Simple, Doble e Id de la réplica. Utilice el botón de Ayuda para obtener más información al respecto o pulse <F1>. Los campos de tipo Autonumérico son de Tamaño de Entero Largo.

      • Propiedad Formato

      • Puede usar la propiedad Formato para personalizar la forma de presentación en pantalla, o en un impreso, de los números, fechas horas y texto; no influye en la forma de almacenamiento de los datos, para controlar este almacenamiento, utilice la propiedad Máscara de entrada. La propiedad Formato se puede establecer para todos los tipos de campo excepto para los de tipo OLE.

        Para controles de formularios e informes, o en campos de consultas, encontrará la propiedad Formato en la Hoja de propiedades de estos elementos; para los campos de una tabla la podrá encontrar en la solapa General de la ventana en el modo Diseño. También se puede usar en una macro o en un módulo en Visual Basic.

        Puede definir sus propios Formatos personalizados. Utilice la ayuda de Access para conseguir más información.

        Campos de Tipos de datos Numérico y Monetario

        Formato

        Descripción

        Número general

        Presenta los números tal y como se introdujeron, es decir, sin ningún formato.

        Moneda

        Presenta separadores de millar y con el indicativo de moneda Pts.

        Fijo

        Sin separadores de miles.

        Estándar

        Con separadores de miles.

        Porcentaje

        Calcula el tanto por ciento y presenta el signo%.

        Científico

        Presentación con exponencial decimal. Por ejemplo el número 3,46E+03 se corresponde con el 3.460.

        Campos de Tipos de datos Fecha/Hora

        Al seleccionar el tipo de dato Fecha/Hora, disponemos en la caja Formato de los siguientes tipos de formato.

        'Microsoft Access'

        Campos de Tipos de datos Sí/No

        Puede establecer los formatos predefinidos Si/No, Verdadero / Falso o Activado / Desactivado, donde las primeras partes son equivalentes entre sí, lo mismo que sucede con las segundas partes.

        Los formatos personalizados contienen hasta tres secciones. La primera no tiene utilidad y simplemente se pone un “;”, la segunda el texto a mostrar en lugar de los valores Sí, Verdadero, o Activado y la tercera el texto a mostrar en lugar de los valores No, Falso, o Desactivado.

        Por ejemplo; [Azul] “Amigo” ;[Verde]”Familiar”.

      • Propiedad Máscara de entrada

      • Aunque en un principio le pueda parecer engorroso el empleo de máscaras, con un poco de práctica enseguida se familiarizará con ellas. Su empleo es habitual y, en cuanto inicie sus pasos por el mundo de Access, encontrará multitud de casos en los que comprobará que resultan imprescindibles. Por ejemplo, para tener la seguridad de introducir correctamente el número de cuenta de un cliente, deberá obligar a introducir cuatro dígitos para la clave de banco, otros cuatro para la clave de sucursal, dos, que pueden ser opcionales, para los dígitos de control y por último los correspondientes al número de cuenta. Utilice la ayuda de Access para conseguir más información.

      • Propiedad Título

      • Crea un sobrenombre o etiqueta del campo, es decir, el campo conservará su nombre pero cuando se presente en la Hoja de datos la cabecera de la columna mostrará lo que se haya introducido en esta propiedad, de igual manera cuando se cree en formularios o informes controles dependientes de este campo la etiqueta del control será este titulo.

      • Propiedad Valor predeterminado

      • Aplicable a cualquier tipo de campo excepto para los de tipo Autonumérico y Objeto OLE.

        Si se sabe que un determinado campo va a tener con frecuencia el mismo valor, se puede establecer como valor predeterminado que aparecerá en el campo siempre que se añada un nuevo registro en un formulario u hoja de datos.

      • Propiedades Regla de validación y Texto de validación

      • Access comprueba de manera automática si el dato introducido se corresponde al Tipo de datos del campo, si se produce un error, informa al respecto y no lo admite.

        Podemos controlar la entrada de datos conforme a lo que especifiquemos en esta propiedad (excepto para los tipos Autonumérico y OLE).

        Si el valor introducido no cumple con la Regla de validación, Access mostrará un mensaje con el texto introducido en la propiedad Texto de validación.

        Si las expresiones a emplear son sencillas se pueden escribir directamente en el cuadro de la propiedad, si son más complejas puede hacer clic en el botón Generador, que aparecerá en el extremo derecho del cuadro de la propiedad cuando haga clic sobre este cuadro, para utilizar el Generador de expresiones.

      • Propiedad Valor requerido

      • Si un campo no puede quedar en blanco, ponga a Sí esta propiedad.

      • Propiedad Permitir longitud cero

      • Además de la propiedad Requerido, los campos de tipo Texto o Memo cuentan con esta propiedad. Su cometido es controlar que no se puedan introducir valores de cadena que no contengan caracteres ni espacios en blanco, es decir (“”), si entre las dobles comillas introducimos un espacio, la cadena ya no será de longitud cero.

      • Crear índices simples y de un grupo de campos. Clave principal de varios campos

      • Si con frecuencia realiza búsquedas en una tabla u ordena sus registros por un campo determinado puede acelerar estas operaciones creando un índice para el campo en cuestión. Podrá establecer índices, múltiples y de campo sencillo, tanto en el Modo de ver Hoja de datos como en el Modo de ver Diseño, incluso después de haber introducido registros. Sin embargo, los índices pueden hacer más lentas algunas acciones de consulta, tales como consultas agregadas, cuando los índices para muchos campos necesitan ser actualizados durante el desempeño de estas funciones.

        Aunque también puede crear una clave principal después de introducir registros, le recomendamos que preste atención en el momento de creación de la tabla, ya que si el campo no estaba establecido como clave principal cuando comenzó a introducir registros, al no tener controlado el campo de manera automática, puede contener valores repetidos incluso nulos. Si sucede lo anterior, Access no le permitirá que lo establezca como clave principal hasta que no haya subsanado los errores.

        Para la clave principal de una tabla se crea un índice de forma automática y no es posible hacer un índice sobre un campo cuyo tipo de dato sea Memo u objeto OLE.

      • Para crear un índice de campo simple

      • Haga clic en la propiedad Indexado de dicho campo y establezca uno de los tres valores siguientes:

        Tipo

        Como Actúa

        No

        No crea ningún índice según este campo (o elimina el índice existente).

        Sí (Con duplicados)

        Crea un índice para este campo.

        Sí (Sin duplicados)

        Crea un índice único según este campo.

        Una Clave principal también es Sin duplicados, pero además no admite datos en blanco y sólo puede haber una aunque se obtenga por combinación de varios campos.

      • Creación de un índice de campos múltiples

      • Para crear un índice de varios campos, siga los siguientes campos:

      • Abra la tabla en el Modo de ver Diseño.

      • Haga clic en el botón índices de la barra de herramientas o ejecute Ver/índices.

      • En la primera fila en blanco de la columna Nombre de índice escriba el nombre para el índice. Se podrá dar el mismo nombre que el de uno de los campos del índice, o utilizar algún otro nombre apropiado.

      • En la columna Nombre de campo, haga clic en la flecha y seleccione el primer campo para el índice.

      • En la siguiente fila de columna Nombre de campo, seleccione el segundo campo para el índice (en la columna Nombre de índice dejar la celda en blanco). Repetir este paso hasta haber seleccionado todos los campos de este índice. Pueden utilizarse hasta 10 campos y sólo el primero tendrá Nombre de índice que será el nombre del índice combinado.

      • Para establecer las propiedades del índice Principal Unica e Ignorar Nulos, seleccione en primer lugar la fila que contiene el Nombre de índice y luego haga clic en el cuadro de la propiedad que corresponda.

      • El orden predeterminado es Ascendente. Seleccione Descendente en la columna Orden de la ventana del índice para ordenar los datos correspondientes del campo en orden descendente.

      • Haga clic en el botón Cerrar de la barra de titulo del cuadro de diálogo Indice cuando haya terminado de seleccionar los campos para el índice.

      • Crear una clave principal de varios campos

      • Para crear una clave principal de varios campos, cree un índice de campos múltiples y ponga a Sí la propiedad Principal de dicho índice. Todos los campos que intervienen en la composición de la clave principal quedarán marcados por una llave.

        Si lo desea, también puede seleccionar varios campos a la vez y pulsar sobre el botón Clave Principal de la barra de herramientas.

      • Propiedades de las tablas

      • Para obtener la Hoja de propiedades de la tabla, sitúese en el Modo diseño de la tabla y haga clic en el botón Propiedades o, ejecute el comando Ver/Propiedades.

        Descripción

        Para almacenar una descripción del contenido y objetivo de la tabla.

        Regla de validación

        Para limitar los datos introducidos en un registro a los valores que cumplan determinadas condiciones. De manera similar a la propiedad del mismo nombre de los campos, Access antes de guardar el registro comprueba si el conjunto del registro cumple esta regla de validación.

        Texto de validación

        En caso de que no se cumpla la regla anterior, Access mostrará el texto de aviso escrito en esta propiedad.

        Filtro

        Para especificar las condiciones del subconjunto de registros a visualizar.

        Ordenar

        Para especificar el campo o conjunto de campos por los que se desea ordenar la tabla.

        Las dos últimas toman automáticamente sus valores en el Modo de ver Hoja de datos cuando se utilizan los comandos correspondientes.

        Como hemos visto antes, los campos no podían emplear en su propiedad Regla de Validación expresiones en las que formará parte otro campo de la tabla, en las propiedades de la tabla podemos controlar de forma global las condiciones a cumplir por los campos para que el registro sea o no aceptado. Sólo es posible crear una regla de validación de registro pero puede combinar distintas expresiones empleando los operadores lógicos Y y O.

      • Eliminar campos de una tabla

      • Si cuando creó la tabla Datos postales indicó a Access que añadiera una clave principal, elimine ahora dicho campo.

        • Haga clic sobre cualquier celda de la fila del campo a eliminar, para seleccionarlo.

        • Haga clic en el botón Eliminar fila o, ejecute el comando Edición / Eliminar fila. También puede hacer clic con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de sus celdas para que aparezca el menú de contexto y luego seleccionar la opción Eliminar fila.

        • Insertar un campo

        • Si desea añadir un nuevo campo entre dos campos existentes: sitúese en el modo de ver Diseño de la tabla, haga clic en el campo inferior y luego haga clic en el botón Insertar fila o, ejecute Insertar/Campo; también en el menú de contexto puede seleccionar la opción Insertar fila.

        • Cambiar el nombre de los campos

        • En el modo Diseño, haga clic sobre la celda del campo cuyo nombre desee cambiar y escriba el nuevo nombre.

          También lo puede hacer en el modo Hoja de datos. Haga doble clic sobre el encabezado y cuando su fondo sea negro, sin estar seleccionada la columna, escriba el nuevo nombre.

          Nota: La propiedad del campo Titulo hace que lo escrito en ella se presente en el encabezado de la columna del campo, sin que éste sea su nombre real, pero si cambia el nombre del encabezado no cambiará el Titulo del campo sino su Nombre.

        • Cambiar el orden de los campos

        • En el modo de ver Hoja de datos Access muestra los campos, situados en el modo Diseño de arriba hacia abajo, de izquierdas a derechas. Si desea cambiar el orden de las columnas, lo podrá conseguir de dos maneras:

          En el modo Diseño. Haga clic sobre el selector de fila, situado en el extremo izquierdo de la fila del campo, cuando la fila esté seleccionada y el puntero del ratón vuelva a tener su aspecto normal, pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón sobre el mismo selector de fila, cuando el puntero se encuentre acompañado de un pequeño rectángulo arrastre la fila hasta situarse sobre la fila de la nueva posición.

          En el modo Hoja de datos. Siga los mismos pasos que con el caso anterior, pero esta vez sobre el encabezado de la columna, arrastre la columna hasta situarla a la derecha de la nueva posición.

          Nota: Cualquier cambio que haga en el modo Diseño, cuando quiera pasar al modo Hoja de datos, Access le indicará que primero debe guardar los cambios. Sin embargo, cuando realice los cambios en el modo Hoja de datos sólo se actualizará la tabla cuando la guarde o vaya a cerrarla.

        • Guardar una tabla

        • Si cierra la ventana y no ha guardado las modificaciones, Access le preguntará si desea guardar los cambios.

          Si intenta pasar al modo Hoja de datos, Access le informará que para poder hacerlo deberá guardar los cambios, si contesta Sí, Access actualizará la tabla.

          También puede actualizar la tabla por medio del botón Guardar, o ejecutando el comando Archivo Guardar, si se encuentra en modo Diseño o Archivo/Guardar diseño si se encuentra en la ventana de Hoja de datos.

          Las modificaciones a guardar, siempre van referidas a la estructura de la tabla o su presentación, ya que los datos en modo hoja de datos, se almacenan cada vez que se produce una modificación.

        • Cambiar el nombre de una tabla

        • Puede cambiar el nombre de una tabla cuando lo desee, pero si otros objetos hacen referencia al nombre original, deberá tenerlo en cuenta.

          Para cambiar el nombre de una tabla. En la ventana de la base de datos, haga clic sobre el nombre de la tabla para seleccionarla y luego, y una vez seleccionada, vuelva a hacer clic por segunda vez para poder editar el nombre de la tabla. Cuando el color de selección haya desaparecido, el nombre se encuentre rodeado de un rectángulo y el puntero del ratón haya tomado la forma de `I', podrá escribir el nuevo nombre. Para terminar pulse la tecla <Intro>.

          Después de seleccionar la tabla, también puede cambiarla el nombre ejecutando Edición/Cambiar nombre.

          Podrá cambiar de nombre cualquier objeto de Access como acabamos de ver con una tabla.

        • Eliminar una tabla

        • Seleccione el objeto y haga clic en el botón Cortar, o con el botón derecho del ratón y luego seleccione la opción Eliminar o Cortar. Las opciones Cortar, permiten pegar a continuación el objeto, pero no preguntan nada, si se le olvida y apaga el ordenador lo habrá perdido para siempre, no obstante Access le recordará que ha cortado un objeto antes de salir de la aplicación. Las opciones Eliminar hacen una advertencia previa.

        • Copiar un objeto

        • Puede hacer la acción cortar y pegar o copiar y pegar. En la primera “cortar”, desaparece, el objeto; en la segunda permanece en la ficha.

          Cuando decida Pegar, Access mostrará el cuadro de diálogo Pegar tabla solicitándole el Nombre de la tabla y las Opciones de pegar. Escriba el nombre que considere oportuno y haga clic en la casilla de selección Estructura solamente (número de campos, nombres, tipos de datos, propiedades pero sin datos), Estructura y datos (lo mismo que la anterior pero con datos incluidos) y Añadir datos a la estructura existente (los datos de la tabla que estamos cortando o copiando se añadirán a una tabla clónica con la misma estructura y número de campos, en cuyo caso se añadirán todos los datos de los campos en sus campos gemelos correspondientes, si no tiene los mismos campos y tipos Access no añade nada), en este último caso el nombre que se escriba en el cuadro Nombre de la tabla tendrá que ser el de una tabla existente en la base de datos.

          Cuando haya terminado, haga clic en el botón Aceptar o de marcha atrás al “pegado” por medio del botón Cancelar.

        • Trabajar con tablas, filtros y consultas

        • La ventana de Hoja de datos

        • La ventana de Hoja de datos, cuenta con una rejilla o cuadrícula a modo de filas y columnas. En la primera fila, se sitúan una serie de rectángulos grises con los nombres de los campos.

          Estos rectángulos grises son los selectores de columna o campo, habrá que hacer clic sobre ellos para realizar ciertas operaciones que más adelante veremos.

          Igual que los selectores de columna, la primera columna de rectángulos grises, es el selector de filas o registros.

          La intersección de los selectores de columna con los de fila, forma un pequeño rectángulo que es el denominado selector de tabla. Cuando haga clic sobre él quedarán seleccionados todos los datos de la tabla.

          El número de filas irá creciendo conforme vayamos introduciendo nuevos registros para tomar la forma de filas y columnas.

        • Introducir registros en una tabla

        • Para introducir valores en un registro de una tabla, solo tendremos que escribir sus valores en las celdas correspondientes. Para cambiar de campo, podemos usar las teclas <Tab> o <Mays> + <Tab> para avanzar o retroceder en la tabla. Cuando se llega al último campo del registro actual, el siguiente campo, será el primero del próximo registro.

          En caso de exista un campo de tipo Autonumérico, podrá observar que en la celda del registro aparece la palabra [Autonumérico] hasta que se comience a introducir el resto de valores del registro. Será entonces cuando Access sustituya [Autonumérico] por el valor que corresponda.

          El estado de un registro, puede conocerse por el identificador del registro activo en la barra de selección de registros. Para ello, aparecerán tres tipos de símbolo.

          La flecha, significa que el registro señalado, es el registro activo. Esto significa que si por ejemplo hacemos uso de la opción de menú Edición/Eliminar, eliminaremos ese registro.

          El Asterisco, significa que es un nuevo registro. Este registro aún no existe físicamente en el archivo de la base de datos.

          El lápiz, significa que el registro actual, se encuentra en edición. Esto significa que existen modificaciones que aún no se han almacenado en la B.D. Estando en el modo edición, podemos pulsar la tecla <Esc> para abandonar los cambios.

        • El comando Actualizar. Presentar los datos más recientes

        • Si utiliza una base de datos compartida en red, los demás usuarios podrían estar cambiando los datos aunque estos cambios no se reflejarían en la hoja de datos en la que estuviéramos trabajando. Aunque, Access actualiza los datos visualizados a intervalos regulares mediante el comando Registros/Actualizar podemos trabajar con los datos más actuales del momento, incluidos los que nosotros mismos hayamos generado; por tanto, en un entorno de un usuario único, los comandos Actualizar y Guardar registro, dan el mismo resultado.

          El comando Actualizar actualiza sólo los datos existentes en su hoja de datos o formulario. No vuelve a ordenar los registros, tampoco presenta registros nuevos, ni quita registros eliminados o aquéllos que no cumplan los criterios especificados. Para efectuar estas acciones, vuelva a consultar los registros mediante <Mayús-F9>, observe que mientras que con las acciones anteriores permanecíamos en el mismo campo y registro, al pulsar <Mayús-F9> pasamos al primer campo del primer registro debido a la nueva consulta.

          Cuando trabaje con formularios, todo lo que acabamos de explicar, será igualmente válido.

        • Comando Entrada de datos

        • Con lo que hemos hecho hasta ahora, no hemos tenido problemas al añadir nuevos registros porque su número era reducido, pero cuando la tabla adquiera dimensiones de unas cuantas centenas de registros, es posible que le resulte más cómodo trabajar utilizando el comando Registros / Entrada de datos. Si lo utiliza, desaparecerán de la pantalla todos los registros de la tabla y volverá a trabajar como cuando insertó el primer registro.

          Para volver a ver todos los registros, ejecute Registros/(Quitar filtro / ordenar).

        • El comando Deshacer

        • Cuando edite el contenido de una celda de un campo, podrá recuperar los datos anteriores si así lo desea. El comando Deshacer, situado en el menú Edición, invierte el último cambio realizado mientras no se realice otro, dependiendo del cambio realizado el nombre del comando cambia pudiendo denominarse Deshacer Cortar, Deshacer Copiar, Deshacer Eliminar, Deshacer entrada, Deshacer campo / registro activo etc., cuando no existe posibilidad de dar marcha atrás a la última acción, se denominará No se puede deshacer. Los tres primeros, después de leer el próximo apartado, son de fácil interpretación, nosotros vamos a explicar los dos últimos.

          Cuando se encuentre en modo edición y haya modificado el contenido de una celda sin salir de ella, el comando será Deshacer entrada y su resultado es el de recuperar el contenido inicial de la celda sin salir ni de ella ni del modo edición; cuando se pasa a otra celda del mismo registro, el comando será Deshacer campo/registro activo, y si se sale de la celda para pasar a otro registro el comando será Deshacer registro guardado, el resultado de estos dos es el de recuperar el valor del registro que tenía la última vez que se guardo.

          En todos los casos también se puede utilizar el botón Deshacer, cuando se pueda dar marcha atrás a la última acción el botón estará activo, y cuando no se pueda se verá con un color difuso.

        • Los comandos Buscar y Reemplazar

        • Cuando una tabla empieza a tener un número de registros apreciablemente alto, es imprescindible que Access proporcione una manera de localizar un dato determinado sin tener que hacerlo personalmente, Access no podía fallar en este sentido y facilita el comando Edición / Buscar para realizar este menester. El botón asociado es Buscar que tiene un dibujo de unos prismáticos.

          'Microsoft Access'

        • Buscar y Reemplazar

        • El comando Reemplazar funciona de manera similar al comando Buscar pero en este caso además se sustituye lo que haya situado en el cuadro Buscar por lo que haya escrito en el cuadro Reemplazar por.

          'Microsoft Access'

        • Ordenar los datos de la tabla

        • Puede ordenar los registros de una tabla según el contenido de cualquier campo excepto aquellos campos que sean de tipo Memo u Objeto OLE.

          Para ordenar los registros de una tabla o de un formulario, haga clic sobre el encabezado de la columna del campo y luego haga clic sobre el botón Ordenar ascendente u Ordenar descendente. Estos botones se localizan fácilmente en la barra de herramientas. Los comandos asociados son respectivamente Registros/Ordenar/Ascendente y Registros/Ordenar/Descendente.

          Puede ordenar por más de un campo si los campos son adyacentes. Seleccione las columnas y luego haga clic sobre el botón Ordenar ascendente u Ordenar descendente. La ordenación se realiza de izquierdas a derechas, primero ordena por la columna situada más a la izquierda de la selección, dentro del orden creado por la primera columna ordenará por la segunda y así sucesivamente. Si desea ordenar por campos no adyacentes, mueva las columnas para ponerlas juntas antes de ejecutar el comando, sitúe la columna de mayor importancia a la izquierda del conjunto.

        • Cambiar el orden de las columnas

        • Haga clic sobre el selector de la columna, cuando se encuentre seleccionado todo el campo, pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón sobre el mismo selector, cuando el puntero del ratón esté acompañado de un pequeño rectángulo arrastre la columna hasta situarla en el lado derecho del campo que la vaya a preceder y luego suelte el botón del ratón.

        • Ocultar y mostrar columnas

        • Para trabajar con mayor comodidad con una tabla que tenga un número de campos tal que no se puedan mostrar todas las columnas en la pantalla, puede hacer que determinadas columnas no aparezcan en la misma hasta que decida que lo hagan. Seleccione las columnas que desee ocultar y ejecute el comando Formato/Ocultar columnas. También podrá ocultar una columna haciendo que su ancho sea cero, pero en este caso para volver a verla deberá personalmente cambiar de nuevo su ancho.

          Para volver a ver las columnas que se hayan ocultado, ejecute Formato/Mostrar columnas. Este comando permite hacer que se vuelvan a ver columnas y también ocultarlas. Haga clic en las casillas de selección de los campos deseados; si la casilla está marcada, la columna del campo será visible, sino está marcada, se ocultará la columna. Cuando termine de marcar o quitar las marcas, haga clic en el botón Cerrar para regresar a la hoja de datos.

        • Los comandos Inmovilizar columnas y Liberar todas las columnas

        • Otra ayuda para facilitar el trabajo con tablas de alto número de campos, Access proporciona el comando Inmovilizar columnas. Para que una determinada columna o grupo de columnas estén visibles en todo momento aunque utilicemos la barra de desplazamiento horizontal para acceder a las columnas no visibles en el espacio de la pantalla: seleccione la columna o grupo de columnas y ejecute el comando Formato/ Inmovilizar columnas, la selección quedará situada a la izquierda de la pantalla y aunque nos desplacemos hacia la derecha, seguirá visible.

          Para liberar las columnas, ejecute Formato / Liberar todas las columnas.

        • Imprimir y presentación preliminar de una tabla

        • Aunque lo normal es presentar la información contenida en una tabla mediante un informe que dé apariencia profesional a nuestros datos, es posible imprimirlos en forma de tabla.

          Antes de realizar la impresión, conviene hacerse una idea de cómo será la salida por impresora. Para ello utilice el comando Archivo/Presentación preliminar o haga clic en el botón Presentación preliminar. Una vez que haya entrado en dicha presentación, podrá obtener un zoom del documento haciendo clic sobre la herramienta Zoom o sobre cualquier parte del documento. Podrá aumentar o disminuir el zoom volviendo a realizar la misma operación.

        • Las Consultas

        • Para terminar de explicar todo lo referente al trabajo con tablas, falta hablar de las propiedades de la ficha Buscar de un campo; tampoco hemos hablado de los Filtros, pero para entender cómo funcionan ambas herramientas, conviene que antes sepa qué son y cómo funcionan los objetos Consulta de Access.

          Las Consultas, o algo muy parecido, se emplean en las propiedades de campos, controles, formularios e informes. El hecho de poder manejar los datos por medio de las consultas, es algo tan importante como lo pueda ser la otra gran ventaja de las bases de datos de Access, es decir, las Relaciones. Estas dos técnicas o herramientas, dan potencia y sentido al empleo de bases de datos para gestionar la información almacenada en las tablas, a diferencia de una hoja de cálculo o un tratamiento de texto cuya concepción está pensada para otros menesteres. Ahora se trata de encontrar aquellos datos que cumplan unas condiciones de selección para poder realizar nuestra gestión administrativa, emisión de recibos, facturas, “mailings” publicitarios, etc.

          Las Consultas de Access pueden ser de varios tipos: Selección, Parámetros, Referencias cruzadas, Unión y de Acción.

        • Cómo crear una consulta de Selección

        • Supongamos que queremos conocer la relación de amigos o familiares que viven en Valencia y obtener los registros ordenados por nombres y apellidos. Si dicha información la tuviéramos que conseguir indagando en nuestra agenda personal el trabajo sería laborioso y un tanto monótono, sobre todo cuando el número de registros comience a ser elevado. Access permite obtener dicha información de manera fácil y rápida mediante las consultas.

          Cuando pretendemos crear una consulta lo primero que debemos hacer es plantear el enunciado de nuestra pregunta, lo siguiente es averiguar la base de datos y la tabla o tablas que debemos utilizar; conseguido lo anterior, sólo nos resta seleccionar los campos cuya información queremos conocer, establecer los criterios y condiciones a cumplir por los registros y, por último, la forma de presentar los resultados, es decir, diseñar la consulta.

          En el diseño de la consulta Access permite:

          Seleccionar campos, no es preciso incluir todos los campos de la tabla en la consulta. Siguiendo con el ejemplo de la tabla Listín personal, sólo deseamos conocer la población, el nombre, apellidos y el número de teléfono de amigos y familiares de esta tabla, no queremos los datos de teléfono de trabajo, notas ni ningún otro campo.

          Elegir registros, es decir, establecer los criterios que deben cumplir los registros. En nuestro ejemplo que la población sea Valencia.

          Ordenar registros, ejemplo, queremos un orden por abecedario formado por el nombre, el primer apellido y el segundo. Con esto podremos, por ejemplo, conseguir un listado o un formulario ordenado por medio de los resultados de la consulta.

          Obtener registros que cumplan los criterios deseados y que procedan de múltiples tablas. Dichas tablas, incluso pueden ser de formatos distintos como dBASE, FoxPro, SQL, etc.

          Crear campos calculados, es decir, crear nuevos campos temporales a partir de los realmente contenidos en las tablas de datos. Por ejemplo, podríamos obtener el IVA de una factura, la suma de importes, etc. y presentarlos en informes o formularios.

          Actualizar los datos de los campos, de una tabla o de las tablas que intervengan en la consulta. Podrá obtener un formulario o informe de datos actualizados de distintas tablas agrupados gracias a la consulta, o actualizar, eliminar o añadir de manera simultánea un grupo de registros, uno para cada una de las tablas que intervengan en la consulta.

          Crear una nueva tabla a partir de los registros temporales de la consulta. Cada vez que se ejecuta una consulta se buscan los registros que cumplen unos determinados criterios, los datos que se obtienen están actualizados por proceder de sus correspondientes tablas de datos. Cuando los registros temporales de una consulta se hacen permanentes por almacenarlos en una nueva tabla, la modificación de los datos de sus tablas originales no actualizará los datos de esta nueva tabla.

          Obtener totales de campos, podrá seleccionar una serie de campos numéricos y obtener, por ejemplo, la suma total de todos los registros de la tabla para dichos campos. Por ejemplo, podría estar interesado en conocer el importe total de sus facturas desglosado por tipos de artículos, o en una comunidad de vecinos obtener el importe total del concepto calefacción clasificado por los distintos tipos de propiedad, según los coeficientes o por locales, etc.

          En primer lugar, vamos a ver las Consultas de Selección, que permitirán establecer una serie de criterios a cumplir por los registros de una o múltiples tablas para obtener una única hoja de datos con los registros ordenados según nos interese. Dicha hoja de datos tiene carácter temporal, se consigue al ejecutar la consulta y desaparece cuando la cerremos, a no ser que la hayamos almacenado como una nueva tabla de datos.

        • Crear una consulta de selección

        • Aunque una consulta se puede crear por medio de un Asistente (puede obtener información mediante el sistema de Ayuda en pantalla de Access) en este apartado le mostraremos la manera de crear consultas sin utilizar dichos Asistentes.

          Si no la tiene abierta ya, abra una base de datos. Si ya estaba en ella, cierre las ventanas de todos los objetos excepto la de la base de datos.

          En la ventana de la base de datos, haga clic en la pestaña de la ficha Consulta, la ficha aparecerá vacía ya que se supone todavía no hemos creado ninguna consulta, haga clic en el botón Nuevo, obtendrá el cuadro de diálogo Nueva consulta. Observe la figura, la parte izquierda del cuadro de diálogo le proporciona información acerca del cometido de la opción seleccionada en el lado derecho del cuadro de diálogo. Igualmente puede llegar a este cuadro de diálogo mediante la paleta de botones Nuevo objeto, haga clic en la flecha de este botón y seleccione el botón Nueva consulta. Esta paleta muestra en su exterior el último botón utilizado, si resulta ser el de la consulta, haga clic directamente sobre él sin necesidad de desplegar la lista.

          'Microsoft Access'

          Haga doble clic sobre la primera opción, es decir, sobre Modo Vista diseño. Cuando aparezca el cuadro de diálogo Mostrar tabla, seleccione la solapa Tablas, Consultas o Ambas. El motivo de las dos últimas solapas, es que se pueden crear consultas basadas en otras consultas previamente creadas e incluso combinar tablas y consultas al mismo tiempo; para incorporar dichos objetos a la consulta, seleccione la solapa correspondiente y luego puede hacer doble clic sobre cada objeto a incorporar o seleccionar la hoja de datos (así lo llama Microsoft) o consulta para luego hacer clic sobre el botón Agregar. También puede agregar un grupo de objetos de las dos maneras siguientes:

          Pulse la tecla <Control> y manténgala pulsada, haga clic en cada tabla que desee agregar, suelte la tecla y pulse el botón Agregar. Util cuando entre dos tablas a seleccionar existan otras que no vayan a formar parte de la consulta.

          Cuando la selección sea un bloque de objetos contiguos, pulse la tecla <Mayús> y manténgala pulsada, haga clic sobre la primera tabla del bloque, luego haga clic sobre la ultima, suelte la tecla y haga clic sobre el botón Agregar.

          Estas dos formas de agregar tablas y/o consultas a una nueva consulta, son similares a los métodos empleados para abrir varios documentos de Word, o libros de trabajo en Excel, al mismo tiempo, o en otras actividades como la de seleccionar varios archivos para copiar en el Explorador de Windows 95.

          Cierre el cuadro de diálogo haciendo clic sobre el botón Cerrar.

          'Microsoft Access'

          Obtendrá la ventana de diseño de consultas, habrá podido observar que dicha ventana se encontraba detrás del cuadro de diálogo Mostrar tabla.

        • La ventana de diseño de consultas

        • En la parte superior de la ventana se encuentra la Barra de título, indica tanto el tipo de consulta que estamos realizando como el título de la misma, en este caso, Consulta, si creamos una segunda consulta el nombre por defecto que otorgará Access será Consulta2 y asi sucesivamente; cuando guardemos la consulta la daremos un nombre más significativo.

          'Microsoft Access'

          Justo debajo de la Barra de título, se encuentra un recuadro denominado Zona de datos, en su interior se encuentran las listas de campos de las tablas y/o consultas agregadas, en nuestro caso de la tabla Listín personal. Los campos de las tablas que no se encuentren visibles podrán estarlo utilizando la barra de desplazamiento.

          Hasta el momento las ventanas que hemos visto, la Ventana de diseño de la consulta y las listas de campos de las tablas de datos, tienen en común las características de cualquier ventana de Windows 95, es decir, se pueden desplazar arrastrando por sus barras de títulos, aumentar sus tamaños arrastrando los bordes de las ventanas, etc. Consulte el apartado Mover y cambiar el tamaño de las ventanas del capítulo 1. Si el tamaño de un campo es tal que no se puede ver completo, ensanche el tamaño de la lista que lo contiene. Los campos que sean Clave principal se mostrarán resaltados en negro.

          La mitad inferior de la ventana está ocupada por la denominada Cuadrícula QBE, en esta zona agregaremos los campos de las distintas tablas que queremos que formen parte de la consulta y los criterios que deberán cumplir los registros a seleccionar.

          Entre las dos mitades comentadas de la ventana, se encuentra la barra de separación, si arrastra dicha barra hacia arriba o hacia abajo, aumentará el tamaño de una de las dos mitades en decremento de la otra.

          Al igual que las tablas, cada columna de la Cuadrícula QBE, justo encima de la fila Campo, podrá localizar los selectores de columna o de campo, cuando haga clic sobre dichos selectores, seleccionará la columna y podrá desplazaría a otro lugar de la cuadrícula o eliminarla.

          Por último, habrá podido observar que una vez más la barra de herramientas a vuelto a cambiar su configuración. A lo largo del capitulo iremos indicando el cometido de cada uno de los botones de la barra de herramientas Diseño de la consulta, muchos de estos botones son ya conocidos.

          La cuadrícula QBE (siglas de la frase inglesa Query By Example, empleadas tradicionalmente por las distintas aplicaciones de gestión de bases de datos) está dividida en las siguientes seis filas:

          • Fila campo, para incluir los campos que vayan a formar parte en la consulta.

          • Fila Tabla, para aclarar de qué tabla procede el campo. Esto es especialmente útil cuando el nombre del campo es el mismo para más de una tabla. Esta fila no tendrá sentido si en la consulta sólo interviene una tabla de datos, podrá eliminar esta fila ejecutando el comando Ver/Nombres de las tablas, volviendo a ejecutar el comando podrá añadir la fila.

          • Fila Orden, indica si el resultado de la consulta se va a ordenar por dicho campo y el sentido del mismo, en orden ascendente o descendente.

          • Fila Mostrar, para que aparezca o no los datos del campo en la visualización del resultado de la consulta. Aunque ocultemos los datos, el campo seguirá formando parte de los criterios de la consulta si, claro está, forma parte de los mismos.

          • Fila O, forma parte de las filas de condiciones o criterios junto con la fila Mostrar. Veremos su significado mas adelante. Si en su ventana de diseño sólo aparece una fila O, aumente la ventana para obtener tantas filas como precise para poder establecer las condiciones o criterios que desee.

        • Añadir campos a la consulta

        • Una vez seleccionadas las tablas que han de intervenir en la consulta, debemos indicar a Access los campos que formarán parte de la misma tanto para tener disponibles sus datos como para poderlos utilizar a la hora de establecer criterios.

          Podemos agregar los campos de tres maneras posibles:

          • Arrastrar los campos a una celda en blanco de la fila de campo de la cuadrícula QBE, Access añade la tabla de procedencia del campo en la fila de Tabla. Puede añadir de una vez varios campos seleccionándolos por cualquiera de los procedimientos comentados en el apartado “Crear una consulta”, mediante las teclas <Control> o <Mayús>, para luego arrastrar la selección hasta una celda en blanco de la fila Campo.

          • Hacer clic sobre una celda en blanco de la fila Campo y cuando aparezca la flecha de selección un nuevo clic sobre ella para abrir la lista con todos los campos de las distintas tablas y seleccionar el nombre del campo deseado. Si en la consulta intervienen varias tablas, en la lista desplegable deberá localizar el campo que se encontrará precedido del nombre de la tabla que lo contiene.

          • Hacer doble clic sobre el campo situado en la lista de campos de la tabla correspondiente que desea añadir a la consulta, Access lo situará en la primera columna de la derecha que encuentre libre. Si no puede ver dicha columna, utilice la barra de desplazamiento horizontal de la cuadrícula QBE.

          • Repita cualquiera de los tres métodos hasta incluir todos los campos deseados en la Cuadrícula QBE.

          • Establecer criterios de ordenación, ver los resultados y guardar una consulta

          • En muchas ocasiones necesitará ordenar los registros de una tabla de datos para facilitar su interpretación, el orden podrá ser alfabético para los campos de tipo texto y numérico.

            Vamos a ordenar la tabla Listín personal por medio de la consulta creada en el apartado anterior.

            Puede ordenar por un campo o por un conjunto de campos, Access ordenará en primer lugar por el campo situado más a la izquierda en la fila Campo, luego seguirá por el siguiente y así sucesivamente de izquierda a derecha. Por tanto, es importante el orden que a su vez tengan los campos en la primera fila de la Cuadrícula QBE, en el siguiente apartado le indicaremos la manera de cambiar el orden de los campos en esta fila Campo. A diferencia de la ordenación en tablas, cada campo que intervenga podrá hacerlo en sentido ascendente o descendente independientemente del resto de los campos, recuerde que con las tablas era en uno u otro sentido pero para todos los campos, es decir, todos en sentido ascendente o todos en sentido descendente.

            Así como las tablas cuentan con una paleta de botones llamada Modo de ver Tabla que permite alternar entre sus dos modos de presentación (Modo de ver Diseño y Modo de ver Hoja de datos), las consultas disponen de la paleta de botones Modo de ver Consulta que cuenta con tres botones, dos de estos botones tienen el mismo nombre que los de la tabla y el tercero se denomina Modo de ver SQL. Al igual que ocurre con las tablas, la paleta de botones actúa de conmutador para pasar del modo Diseño al de Hoja de datos, para el modo SQL tendrá que hacer clic en la flecha de la paleta. Los comandos asociados a cada uno de los botones de la paleta Modo de ver consulta son. Ver/Diseño de la Consulta, Ver/ SQL y Ver/Hoja de datos.

            Para ver el resultado del diseño de nuestra consulta pase al modo Hoja de datos, por cualquiera de los métodos que le acabamos de explicar en el párrafo anterior. Suponiendo que ya ha almacenado en disco la consulta y que ha salido de ella, sitúese en la solapa Consultas de la ventana de la base de datos y haga doble clic sobre su icono o seleccione la consulta y haga clic en el botón Abrir.

            Para guardar una consulta ejecute el comando Archivo/ Guardar o haga clic en el botón Guardar, el procedimiento es exactamente el mismo que el empleado para almacenar una tabla. La primera vez que guarde una consulta obtendrá el cuadro de diálogo Guardar como, las siguientes veces como ya tiene nombre se guardará sin más preguntas. Si ha trabajado en el diseño de una consulta y cierra su ventana, Access le preguntará si desea almacenar los cambios.

          • Filtrar los datos de una tabla

          • Cuando se trabaja con tablas de grandes dimensiones resulta interesante poder realizar operaciones de filtrado para trabajar únicamente con aquellos registros que cumplan unas determinadas condiciones. En Access existen tres posibles formas de filtrado: Filtro por selección, Filtro por formulario y Filtro/orden avanzado, estos tres comandos son las opciones que se obtienen cuando se ejecuta el comando Registros / Filtro. Los dos primeros tienen los botones asociados del mismo nombre, si desea eliminar el filtro para que vuelvan a aparecer todos los registros de la tabla ejecute el comando Registros/ (Quitar filtro/ordenar) o haga clic en el botón Quitar filtro.

            Cuando se realiza una operación de filtrado o de ordenar, las instrucciones SQL correspondientes se sitúan en las propiedades de la tabla Filtro y Ordenar por. Estas propiedades serán utilizadas por las consultas, formularios e informes que utilicen la tabla; si una tabla tiene establecidos filtro y ordenación y se ejecuta el comando Registros/ (Aplicar filtro/ordenar) se aplicará tanto la ordenación como el filtrado, las instrucciones SQL permanecerán hasta que las borre personalmente o realice una nueva operación, en este caso las nuevas instrucciones sustituirán a las antiguas. Si desea eliminarlas, haga que aparezca la hoja de propiedades de la tabla y borre el contenido de estas propiedades.

            Filtros por selección, para ver sólo la información de los registros que contengan un determinado valor, seleccione una celda que contenga dicho valor y luego haga clic en el botón Filtro por selección. Si desea filtrar por una porción del valor, seleccione la porción y haga clic en el botón Filtro por selección.

            Filtros por formulario, si la operación de filtrado que necesita realizar es más compleja que lo que permite el filtro por selección, como puede ser que intervengan varios campos en los criterios, haga clic en el botón Filtro por formulario, obtendrá una tabla donde podrá escribir en las distintas celdas o utilizar las flechas para establecer los criterios de filtrado. Observe que aparecen unas solapas en la parte inferior izquierda denominadas Buscar y O, en cada solapa escriba las condiciones Y a cumplir por los registros, en las solapas O escriba las condiciones de este operador, cada vez que haga clic en una solapa O aparecerá otra nueva. La regla es la siguiente [(condición campol) Y (condición campon)] O [(condición campol) Y (condición campon)] O... Y así sucesivamente hasta completar todas las solapas O que se precisen.

            Para ver los resultados de un filtro por formulario utilice el botón Aplicar filtro, para borrar las condiciones y volver a realizar un nuevo filtrado utilice el botón Borrar cuadrícula y para volver a la tabla haga clic en el botón Cancelar.

            Si la operación de filtrado necesita utilizar más de una tabla, o campos calculados, utilice una consulta de selección, si sólo desea trabajar de manera temporal sobre los registros de una tabla ejecute el comando Registros/Filtro/(filtro/orden avanzado) desde la ventana de la hoja de datos o Filtro / (filtro/orden avanzado) desde la ventana de Filtro por formulario. En este caso obtendrá una ventana similar a la de diseño de una consulta pero sin la fila Mostrar y sin la posibilidad de añadir nuevas tablas o crear campos calculados.

            En realidad con un filtro avanzado sólo se pueden realizar los mismos criterios que con un filtro por formulario pero con la comodidad de la cuadrícula QBE.

          • Similitudes y diferencias entre las consultas de selección y los filtros

          • La similitud básica entre las consultas de selección y los filtros es que ambos encuentran y recuperan un subconjunto de registros de la tabla o consulta subyacente.

            En general utilice un filtro para visualizar o editar temporalmente un subconjunto de registros mientras se encuentra en un formulario o una hoja de datos. Utilice una consulta si desea ver los registros de una tabla sin necesidad de abrirla o desea utilizar varias tablas al mismo tiempo con la posibilidad de agregar más tablas o eliminarías posteriormente, también podrá seleccionar los campos que intervengan en la selección y realizar cálculos sobre los valores de los campos.

            Por otra parte, como hemos dicho el filtro es temporal y necesita tener abierta la tabla o el formulario, por su parte la consulta aparece como un objeto separado en la ventana de la base de datos. Los resultados tanto del filtro como de la consulta pueden ser utilizados como fuente de datos para un formulario o informe, ambos ordenan registros y se pueden guardar como criterio de ordenación para futuras sesiones de trabajo.

            Aunque decida que necesita una consulta, puede aprovechar la facilidad de las técnicas filtro por formulario o filtro por selección para crear un filtro y después guardarlo como una consulta. Esto le permite ignorar por completo la cuadrícula de diseño de la consulta (a menos que desee hacer cambios adicionales en la consulta). Aun así, al abrir la consulta en el modo de ver Diseño, podrá ver cómo Microsoft Access rellena la cuadrícula de diseño utilizando la información del filtro. Podrá entonces utilizar esa información como guía para hacer cambios adicionales.

          • Diseñar consultas de selección. Las combinaciones entre tablas

          • Diseñar o modificar una consulta

          • Para modificar una consulta, abra la base de datos que la contiene; en la ventana de la base de datos haga clic en la solapa Consultas, seleccione la consulta y haga clic en el botón Diseño.

            En Modo de ver Diseño de la consulta, puede llevar a cabo cualquiera de los siguientes procedimientos para completar el diseño de una nueva consulta que acaba de crear, o modificar una consulta ya existente. También puede utilizar estos procedimientos para modificar una Instrucción SQL que sea la fuente de los registros de un formulario o informe. Los cambios que lleve a cabo en Modo de ver Diseño de la consulta quedan reflejados en la instrucción SQL.

          • Agregar/Eliminar tablas de datos en las consultas

          • Si la consulta ya está creada; haga clic con el botón derecho del ratón sobre la zona de datos, donde se sitúan las listas de campos, y seleccione Mostrar tabla (observe el resto de las opciones) o ejecute Consulta/Mostrar tabla o haga clic en el botón Mostrar tabla. Por cualquier camino llegará al ya conocido cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic por cada una de las tablas que desee añadir. Si desea añadir varias tablas al mismo tiempo utilice el método de la tecla <Mayús>, si están en bloque (adyacentes) o el de la tecla <Control> si no son contiguas. Si las tablas tienen campos del mismo nombre y tipos de datos, Access creará las líneas de combinación entre ellas; si ya ha creado las Relaciones entre las tablas, Access las unirá mediante las líneas de relación establecidas. Cuando haya terminado de añadir las tablas y/o consultas, haga clic en el botón Cerrar para cerrar el cuadro de diálogo Mostrar tabla.

            Para quitar tablas de la consulta, haga clic en la correspondiente lista de campos a eliminar para seleccionarla y luego ejecute Edición / Eliminar o Consulta/ Quitar tabla o en el menú de contexto o la tecla <Supr>.

            Guarde la consulta. Para conseguirlo, en el modo diseño de la consulta ejecute Archivo / (Guardar como / exportar), compruebe que esta seleccionada la casilla (y que es la única opción posible). En la base de datos activa, escriba el nombre en el cuadro Nuevo nombre y haga clic en el botón Aceptar.

          • Añadir todos los campos de una tabla a la cuadrícula OBE

          • Puede que necesite utilizar todos los campos de una tabla o varias tablas en la consulta. Existen dos métodos con distintos objetivos:

            Arrastrar todos los campos como un grupo, sólo esos campos formarán parte de la consulta, es decir, si posteriormente añade o elimina campos a la tabla en la consulta no se añadirán automáticamente las nuevas columnas mientras que permanecerán las de los campos que ya no están en la tabla. Por otra parte, no todo va a ser males, podrá establecer criterios de ordenación y de selección de registros en los campos añadidos con este método.

            Utilizar el asterisco de la lista de campos de la tabla. Cuando añada campos o elimine campos a la tabla correspondiente la consulta se actualizará automáticamente. Por otra parte, no todo va a ser ventajas, no podrá crear criterios de ordenación ni de selección de registros; sin embargo hay una solución que le mostraremos en el apartado establecer criterios en consultas que emplean el asterisco.

          • Agregar nuevos campos a la cuadrícula OBE de una consulta o de un filtro avanzado

          • En una consulta o filtro avanzado agregue sólo aquellos campos cuyos datos desee visualizar o que tengan que intervenir a la hora de establecer criterios u ordenar registros, además en consultas, añada a la cuadrícula los campos que intervengan en operaciones de “agrupar por” o de actualización. Con un filtro, Microsoft Access presenta de forma automática todos los campos del resultado filtrado.

            Abra la consulta en Modo de ver Diseño, o abra un formulario u hoja de datos, y luego presente la ventana Filtro/Orden avanzado.

            En Modo de ver Diseño de la consulta, asegúrese que la lista de campos de la tabla que contiene los campos que quiere agregar aparece en la parte superior de la ventana. Puede agregar una tabla o consulta si la lista de campos que necesita no está en la consulta. En la ventana Filtro/orden avanzado, Microsoft Access presenta automáticamente la lista de campos de la tabla o consulta subyacente. No es posible agregar más tablas o consultas a esta ventana.

            Seleccione uno o más campos de la lista de campos y arrástrelos hacia las columnas de la cuadrícula.

          • Cambiar el nombre de un campo de una consulta

          • Es posible que en el diseño de la tabla haya utilizado nombres de campos que no expresen claramente el contenido de sus datos. Por ejemplo, hemos diseñado la tabla Datos postales utilizando el nombre de campo CODPOS, para mejorar la interpretación de la consulta podemos hacer que aparezca como cabecera de la columna de los datos de este campo el texto CODIGO POSTAL. Otro posible uso es para dar nombre a un campo calculado, que explicaremos en este mismo capitulo.

            Para que el encabezado de una columna en el modo de hoja de datos de una consulta sea distinto a su nombre en la tabla, o para dar nombre a un campo calculado, siga los siguientes pasos:

          • En la fila Campo de la cuadrícula QBE, sitúese sobre la celda del campo al que desea dar título.

          • Pulse la tecla <F2> para pasar del modo desplazamiento al modo edición.

          • Utilice las flechas del cursor, si fuera necesario, para situarse en la celda a la izquierda del nombre del campo y escriba el título terminado por dos puntos delante del nombre del campo.

          • También puede hacer clic con el ratón a la izquierda de la celda y escribir el título.

          • Si el campo fuera calculado, escriba el nombre, los dos puntos, y luego, la expresión.

          • Cambiar el nombre de un campo en la cuadrícula de diseño de la consulta cambia el nombre del encabezado de la columna en Modo de ver Hoja de datos de la consulta.

          • Crear campos calculados

          • Cuando agregue campos a una consulta no tiene por qué limitarse únicamente a los campos de la tabla o consulta subyacente. También podrá utilizar expresiones o instrucciones SQL para crear campos calculados. Por ejemplo, en una tabla que incluya campos tipo Importe podrá calcular el I.V.A. del mismo, en tal caso deberá crear un campo calculado llamado LV.A. cuya expresión fuera [Importe]*.16.

            Puede crear un campo calculado que combine texto de varios campos, por ejemplo, Nombre y Apellidos: [Nombre] &” “ &[Primer apellido] &” “ &[Segundo apellido]. Deberá situar los campos calculados en una celda vacía de la fila Campo de la cuadrícula QBE y dado que estos campos no heredan propiedades, silo desea, las podrá establecer.

          • Excluir o incluir campos en la presentación de la consulta

          • Un campo puede formar parte de los criterios de selección u ordenación de la consulta y sin embargo no mostrar sus datos al ejecutarla. Para mostrar los datos active la casilla Mostrar de la fila Mostrar, para ocultarlos desactive dicha casilla. Por defecto, Access activa la presentación del campo cuando lo añadimos a la Cuadrícula QBE.

          • Establecer criterios en consultas que emplean el asterisco

          • Esta posibilidad de excluir campos, permite que se puedan establecer criterios de ordenación y selección de registros al emplear el método de añadir todos los campos por medio del asterisco de la lista de campos de la tabla.

            Añada el asterisco (*) en la Cuadrícula QBE.

            Incluya todos los campos que vayan a intervenir en los criterios de selección u ordenación.

            Especifique el orden y/o los criterios de selección de dichos campos.

            Desactive la casilla Mostrar de todos estos campos para evitar que aparezcan sus datos dos veces en la presentación de la consulta.

          • Insertar o borrar una fila de criterios en la cuadrícula de diseño de una consulta o filtro avanzado

          • Para insertar una fila de criterios, en Modo de ver Diseño de la consulta o en la ventana Filtro / Orden avanzado, haga clic en la fila que está debajo de donde quiera que aparezca la nueva fila, y luego ejecute Insertar/Fila. Se inserta una nueva fila encima de la fila en la que hizo clic. Para borrar una fila de criterios, haga clic en cualquier parte de la fila, y luego ejecute Edición / Eliminar fila.

          • Criterios con rangos de valores. Operadores de comparación

          • Podemos obtener la relación de familiares y amigos que cumplen años entre las fechas 29/01/90 y 2/12/95, o podemos querer los registros de Madrid comprendidos entre los códigos postales 28007 y 28400, o conocer los importes de facturas que superen las 35000 pesetas, etc.

            Para conseguir lo anterior se emplean los operadores de comparación < (menor), > (mayor), <= (menor o igual), > (mayor igual), <> (distinto de), el operador Entre ... y El operador EN: Ejemplo, EN (Valencia; Madrid; Sevilla) es una forma abreviada de la expresión Valencia O Madrid O Sevilla.

            Estos operadores se pueden emplear tanto para campos de tipo texto como de tipo numérico o de fecha/hora.

            Para los ejemplos de fecha de cumpleaños, escriba en la fila Criterios de la columna FECHA DE CUMPLEAÑOS la expresión: entre 29-01-90 y 2-12-95. Para ver los resultados haga clic en el botón Modo de ver Hoja de datos. Si tiene introducidos registros comprendidos entre dichas fechas, incluidos los extremos, obtendrá la hoja de datos con dichos registros. Si no es así, obtendrá una hoja de datos sin filas, excepto las cabeceras. Una vez examinada la hoja de datos, vuelva al modo diseño haciendo clic en la herramienta Modo de ver diseño y elimine el criterio. Otro ejemplo, suponga que desea obtener todos los registros cuyos apellidos sean desde “García” hasta el final del alfabeto, el criterio sería >=”García”. Si quiere que no se incluya el apellido García, el criterio sería >”García”. Si quiere obtener los registros cuyos “primeros apellidos” sean distintos de García, el criterio sería <>”García”. Todos estos ejemplos los puede extender para los casos de campos tipo texto o fecha/ hora.

          • Encontrar valores Nulos

          • Para encontrar los registros que no tiene valores en un campo determinado, utilice el operador nulo.

            Access sustituirá el criterio por Es Nulo. Para encontrar los que tengan valores utilice Es Negado Nulo.

          • Los caracteres comodín

          • Los caracteres comodín son el * y ?. El primero indica cualquier número de caracteres situados en la misma posición del asterisco, a la izquierda del texto, a la derecha o a ambos extremos. El segundo representa un sólo carácter situado en el mismo lugar que el signo de interrogación. Ejemplo, si no recuerda si el nombre de una persona es Linda o Lynda, el criterio sería L?nda.

          • Las propiedades en las consultas

          • En las consultas hay que distinguir entre las propiedades de los campos, de las listas de campos y de la propia consulta. Como en todos los objetos de Access el principal objetivo de las propiedades es aumentar el control sobre los datos a manejar. Para abrir las hojas de propiedades hay que seleccionar el elemento correspondiente y luego hacer clic en el botón Propiedades o ejecutar el comando Ver / Propiedades, de todas maneras le iremos indicando el método abreviado más directo.

          • Propiedades de la consulta

            • Haga doble clic en cualquier lugar de la Zona de entrada de datos que no esté ocupada por una Lista de campos. Las más utilizadas son las siguientes:

            • Descripción. Sirve para describir la consulta, le será útil en revisiones posteriores de la consulta.

            • Dar salida a todos los campos. El valor predeterminado es No. El Valor Si hace que se muestren todos los campos situados en la cuadrícula QBE aunque su casilla Mostrar esté desactivada.

            • Valores superiores. Para mostrar los valores superiores de los resultados de la consulta, si escribe 25 sólo se verán los registros que tengan los 25 valores más altos. Si selecciona 25% obtendrá el 25 por cien de los valores superiores. Si combina esta propiedad con un criterio de ordenación ascendente los valores obtenidos serán los más altos, si la ordenación es descendente los valores obtenidos serán los más bajos. El campo o campos establecidos para ordenar y obtener los valores más altos o más bajos pueden ser tanto numéricos como de texto.

            • Valores únicos. Al activar esta propiedad sólo se obtendrán los registros en los que los valores de todos los campos sean únicos.

            • Registros únicos. Con el valor Sí, no devuelve registros duplicados.

            • Las propiedades de los campos

            • Haga clic con el botón derecho del ratón en la celda Campo de la columna del campo y en el menú de contexto seleccione la opción Propiedades. La única propiedad distinta a las empleadas en los campos de las tablas es la propiedad Título que sólo se utiliza cuando la consulta es la base de información en un formulario o informe.

            • Las propiedades de la lista de campos

            • Para la lista de campos, haga clic con el botón derecho del ratón sobre cualquier lugar de la lista y en el menú de contexto seleccione la opción Propiedades.

              Su hoja de datos sólo tiene dos propiedades:

              Alias que indica la tabla o consulta en la que esta basada la lista de campos.

              Origen que indica una cadena de conexión a una base de datos distinta de la que está abierta, es decir, sobre la que estamos trabajando.

            • Las relaciones entre tablas y trabajar con consultas de múltiples tablas

            • Consideraciones previas

            • Una base de datos relacional, permite utilizar simultáneamente datos procedentes de más de una tabla o consulta.

              Al utilizar una base de datos relacional evitamos la duplicidad de datos, conseguimos un considerable ahorro de memoria y espacio del disco, ganamos velocidad de ejecución, facilitamos el mantenimiento de las tablas y reducimos la posibilidad de cometer errores. La principal característica de Access es que se trata de un gestor de bases de datos relacionales.

              Cuando establezca las relaciones podrá crear combinaciones entre tablas en las consultas sin tener que definirlas en cada ocasión, presentar los registros relacionados en subformularios o subinformes, hacer cumplir las reglas de integridad referencial para proteger la relación entre tablas cuando se agreguen, cambien o eliminen registros.

              Para relacionar entre sí las tablas o consultas deberá especificar uno o varios campos que contengan el mismo valor en registros relacionados, los campos de ambos lados deberán ser del mismo tipo de datos. Los consejos son: emplear campos del mismo nombre en ambas tablas, que uno de ellos sea clave principal de una de las tablas y a no ser que sea preciso, utilizar campos de enlace de tipo Numérico.

              Las tablas se relacionan mediante pares, para simplificar las definiciones podremos hablar de la tabla l o principal y de la tabla 2 o secundaria. Cuando aprenda a utilizar las relaciones de Access, debido al esquema de la estructura de relación entre tablas, comprenderá que también tiene sentido el hablar de la “tabla del lado izquierdo” y la “tabla del lado derecho”; también podrá comprobar que otra manera de referirse a las relaciones entre tablas de una base de datos relacional es la de hablar del “lado 1” y del “lado varios Access representa al lado uno por un 1 y al lado varios por el símbolo de infinito m.

            • Tipos de relaciones

            • Podemos distinguir entre tres tipos de relaciones:

              Relación de uno a uno. Un registro de una tabla sólo puede estar enlazado con un único registro de otra tabla. El ejemplo típico es el N.I.F., a una persona determinada sólo le puede corresponder de manera única un número de identificación fiscal.

              Relación de uno a varios. Es la relación que más se utiliza. Por ejemplo, una factura estará formada por varios conceptos pero al grupo de conceptos que forman una factura sólo les puede corresponder un sólo código de factura.

              Relación de varios a varios. Cada registro de la tabla 1 puede estar relacionado con varios registros de la tabla 2 y, recíprocamente, cada registro de la tabla 2 puede estar relacionado con varios registros de la tabla 1. Un ejemplo podría ser el caso de dos tablas de modo que una almacenará los datos de los proyectos de una empresa y la otra los ingenieros que han intervenido en dichos proyectos. La relación es de varios a varios porque en un proyecto habrán participado varios ingenieros, y por otra parte un ingeniero puede intervenir en más de un proyecto.

              Ya hemos visto que cuando creamos consultas de más de una tabla, si el par de tablas relacionadas tienen un campo del mismo nombre que es clave principal de una de las tablas, Access crea automáticamente una línea de combinación; si en el tramo de unión aparece un 1 o un ", sabremos que en la base de datos se han establecido relaciones y que se ha exigido integridad referencial.

            • La integridad referencial. Actualizar en cascada y Eliminar en cascada

            • Cuando dos tablas están relacionadas mediante un par de campos del mismo tipo de datos, cada uno contenido en una tabla, siendo uno de ellos clave principal de su tabla, si queremos tener la certeza de que todo valor del campo de la tabla secundaria esté contenido en el campo de la tabla principal tendremos que exigir integridad referencial.

              Además de las dos condiciones de campos relacionados del mismo tipo de datos, uno de ellos clave principal de su tabla, la tercera condición para poder exigir integridad referencial es que las tablas han de pertenecer a la misma base de datos. Si las tablas están vinculadas, deben ser tablas de Microsoft Access. La integridad referencial no se puede aplicar a las tablas vinculadas que sean de bases de datos de otros formatos.

              Podemos decir que la integridad referencial es un sistema de reglas que Access utiliza para asegurarse de que las relaciones entre registros de tablas relacionadas son válidas, y de que no se eliminan o cambian accidentalmente datos relacionados.

              Si exigimos integridad referencial para tener la certeza de poder relacionar las tablas, no se podrán cambiar los valores del campo de la tabla principal y tampoco se podrán eliminar registros, si se pudiera en la tabla secundaria quedarían registros que no sabrían a quién pertenecen.

              Para solucionar lo anterior, la integridad referencial tiene dos opciones: Actualizar en cascada y Eliminar registros en cascada, se podrán seleccionar las dos, una de ellas o ninguna.

              Si seleccionamos Actualizar registros en cascada, cuando cambie el valor del campo de la tabla principal, automáticamente cambiarán los valores de sus campos relacionados, de este modo se seguirá cumpliendo que todo valor de la tabla secundaria debe encontrarse en la tabla principal. Con esta opción podremos autorizar el cambiar de código a un cliente. Si no está seleccionada, Access impedirá los cambios.

              Si seleccionamos Eliminar registros en cascada, cuando eliminamos un registro de la tabla principal, la eliminación se propagará hacia las tablas relacionadas y se seguirá cumpliendo que todo valor de la tabla secundaria debe encontrarse en la tabla principal. La propagación siempre será del lado uno hacia el lado varios, si eliminamos un cliente se eliminarán todos los registros de las facturas que tuvieran que ver con ese cliente, pero si eliminamos una factura no eliminaremos al cliente. Si queremos conservar las facturas aunque hayamos perdido al cliente, no podremos seleccionar esta opción, si no está seleccionada cuando queramos eliminar el registro Access nos informará y lo impedirá.

            • Establecer Relaciones entre Tablas.

            • Para crear las relaciones, cierre todas las tablas y consultas que tenga abiertas y siga los siguientes pasos:

              • Sitúese en la ventana de la base de datos y haga clic en el botón Relaciones para que aparezca la ventana Relaciones o ejecute el comando Herramientas/Relaciones; si es la primera vez que crea las relaciones de la base de datos, aparecerá el cuadro de diálogo Mostrar tabla que ya conocemos de los dos últimos capítulos con las tablas y consultas de la base de datos abierta. Si Microsoft Access no muestra automáticamente el cuadro de diálogo Mostrar tabla, o si más tarde decide añadir otra tabla a la ventana de Relaciones, haga clic en el botón Mostrar tabla o ejecute Relaciones/Mostrar tabla.

              • Seleccione la ficha que corresponda y añada cada una de las tablas y/o consultas a introducir haciendo doble clic sobre ellas. Access agregará en la ventana situada en segundo plano (la ventana de Relaciones) la lista de campos de cada una de las tablas / consultas seleccionadas.

              • Haga clic sobre el botón Cerrar de la ventana Mostrar tabla.

              • Como habrá podido comprobar el procedimiento es muy parecido al de agregar tablas a una consulta.

              • También puede agregar tablas o consultas arrastrándolas desde su ficha correspondiente de la ventana de la base de datos hasta la ventana Relaciones.

              • Para establecer las relaciones entre dos tablas, pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón sobre el campo clave principal de la tabla 1 y arrastre hasta el campo del mismo nombre de la tabla 2, libere el botón del ratón.

              'Microsoft Access'

              Observe el cuadro de diálogo Relaciones que acaba de obtener. Vamos a comentar este cuadro de diálogo. En la parte superior del cuadro de diálogo Relaciones podrá encontrar dos columnas denominadas Tabla/Consulta y Tabla/Consulta relacionada. En el lado izquierdo Access siempre situará la tabla principal, es decir, la del lado 1; en el lado derecho situará la tabla secundaria, es decir, la del lado varios. Si la relación hubiera sido de varios a varios o de uno a uno, Access habría situado en el lado izquierdo la tabla donde seleccionó el campo que luego arrastró hasta su homónimo de la otra tabla.

              En la parte inferior del cuadro de diálogo podrá leer la relación establecida entre ambas tablas, en este caso de uno a varios.

              Observe la casilla Exigir integridad referencial, haga clic en ella si desea activarla.

              Cuando se activa la casilla Exigir integridad referencial, las casillas Actualizar en cascada los campos relacionados y Eliminar en cascada los campos relacionados que antes estaban sin posibilidad de marcar, ahora se resaltan para que lo hagamos si así lo deseamos.

            • Para ocultar una tabla de la ventana de relaciones

            • Para eliminar una tabla de la ventana Relaciones haga clic en la tabla que desee quitar y ejecute Edición/Eliminar o Relaciones/Ocultar tabla, también puede utilizar el menú de contexto. Al quitar una tabla de la ventana Relaciones no se elimina la tabla, los datos de la tabla ni tan siquiera las relaciones, simplemente se retirará de la ventana Relaciones.

            • Para hacer que vuelva a aparecer una tabla

            • Ejecute Relaciones/Mostrar tabla, o haga clic en el botón Mostrar tabla, o seleccione la opción en el menú de contexto; por los tres caminos obtendrá el cuadro de diálogo Mostrar tabla, haga doble clic sobre la tabla en cuestión y cierre el cuadro de diálogo, si no ha eliminado las relaciones con esta tabla, aparecerán tanto la tabla como las líneas de relación.

            • Los formularios y sus propiedades

            • Crear un formulario con un asistente

            • Para crear un formulario con un asistente:

              • Sitúese en la ficha formularios de la ventana de la base de datos y haga clic sobre el botón Nuevo.

              • En el cuadro de diálogo Nuevo Formulario, elija el asistente que desee utilizar. Elija la tabla o consulta que contiene los datos en los que desea basar su formulario.

              • Haga clic en Aceptar. Si ha seleccionado Asistente para formularios, Asistente para gráficos o Asistente para tablas dinámicas, siga las instrucciones de los cuadros de texto del asistente. Si ha seleccionado Autoformulario: columna, Autoformulario: tabla o Autoformulario: hoja de datos, Microsoft Access creará un formulario de manera automática.

              • Crear un formulario sin utilizar un asistente

                • Como siempre, si no tiene abierta la base de datos que contiene sus tablas, consultas, etc., en primer lugar deberá abrirla.

                • Una vez abierta la base de datos, busque (por medio de las pistas que se obtienen al situar encima del objeto el puntero del ratón) la paleta de botones Nuevo objeto, haga clic sobre su flecha de lista desplegable y de nuevo haga clic en el botón Nuevo formulario, o ejecute Insertar/Formulario.

                • Seleccione Modo de ver Diseño, en el cuadro de lista de opciones del lado derecho de la parte superior del cuadro de diálogo; en el lado izquierdo puede encontrar comentarios informativos acerca de cada opción seleccionada.

                • Con las dos primeras opciones, si se encontraba en la ficha Tablas o en la ficha Consultas, con una tabla o consulta seleccionada, el cuadro de texto de la parte inferior del cuadro de diálogo contendrá el nombre de la tabla o consulta asociada al formulario que está a punto de crear.

                • Si obtiene el cuadro de diálogo por medio de la tercera opción, el cuadro de texto del párrafo anterior estará en blanco y deberá seleccionar usted mismo la tabla o consulta sobre la que se basará el formulario.

                De cualquier manera, podrá escribir en el cuadro de texto la tabla o consulta, o bien utilizar la flecha de lista desplegable del cuadro de texto para obtener la lista de las tablas y consultas disponibles. Seleccione, haciendo clic, la tabla o consulta que será base del formulario.

                Por último, haga clic en el botón Aceptar para abrir la ventana de diseño del formulario.

              • Modos de presentación de la ventana del formulario

              • Son cuatro los modos posibles de presentación: Diseño, Formulario, Hoja de datos y Presentación preliminar. Con el primero podrá crear un nuevo formulario o modificar uno existente.

                El segundo le permitirá emplear el formulario propiamente dicho una vez creado. Con él podrá editar, añadir o modificar los registros de su tabla o consulta. Por lo general, se emplea para centrar la atención en los campos de un sólo registro. Con el modo Hoja de datos podrá realizar las mismas acciones que con el modo Formulario pero de forma similar a lo realizado en los capítulos anteriores con tablas y consultas. Podrá ver muchos registros al mismo tiempo, pero no se muestran los objetos OLE, ni tampoco los botones de comando o etiquetas que si podrá ver en el modo Formulario. El último, modo Presentación preliminar, sirve para ver la apariencia que tendrá el formulario cuando se imprima.

                Tanto desde la ventana de la base de datos como desde cualquiera de los cuatro modos descritos, podrá realizar una presentación preliminar e imprimir el formulario o su definición.

              • Elementos de la ventana formulario en el Modo de ver diseño

              • 'Microsoft Access'

                La figura le muestra esta ventana. Sin duda, la apariencia de su ventana será algo distinta, dependiendo de la configuración de su Access o si ya ha realizado o no alguna acción sobre la misma.

                En cualquier caso, el consejo, es que aprenda a reconocer los distintos objetos mediante lo que le vamos a mostrar a continuación.

                Los elementos de este apartado son típicos en la pantalla de cualquier documento de Windows.

                Barra de titulo de la ventana de la aplicación. Esta barra le indicará el nombre de la aplicación, el nombre por defecto del documento (en este caso Formulario1, si crea o abre otro formulario será Formulario2 y así sucesivamente.) y el tipo de objeto Formulario.

                La barra de menús. Con los menús desplegables que contienen los comandos del formulario y otros.

                Las barras de desplazamiento vertical y horizontal. Le permitirán acceder a zonas no visibles de la ventana de diseño del formulario

                La barra de estado. En ella podrá obtener una breve descripción sobre la propiedad, el comando, el modo de presentación actual o del cometido de un botón de cualquiera de las barras o caja de herramientas.

              • Las barras de herramientas. Diseño del formulario y Formato

              • Iremos viendo el cometido de los distintos botones de estas barras de herramientas a lo largo de los capítulos dedicados a la creación de formularios. De momento vaya familiarizándose situando el puntero del ratón sobre cada botón y leyendo las distintas pistas emergentes y el texto de la barra de estado. Si quiere conseguir más información, utilice el botón Ayuda. ; primero haga clic sobre este botón y cuando el signo de interrogación acompañe al puntero, vuelva a hacer clic sobre el botón de su elección.

                Si estas barras de herramientas no se encuentran visibles, ejecute el comando Ver/Barras de herramientas, active las dos casillas correspondientes y haga clic en el botón Aceptar. Si quiere ocultarlas, desactive las casillas.

              • Paleta de botones para seleccionar el Modo de presentación del formulario

              • Podrá cambiar entre los otros tres modos de presentación de la ventana de Formulario ejecutando los comandos Ven Diseño del formulario, Ver/Formulario y Ver/Hoja de datos. Los botones asociados son respectivamente Modo de ver Diseño, Modo de ver Formulario y Modo de ver Hoja de datos, se encuentran en la barra de herramientas Diseño del Formulario dentro de la paleta de botones.

              • La Caja de herramientas

              • En la Caja de herramientas se encuentran los distintos botones para los controles del formulario. Sus botones están dispuestos en vertical, por lo que puede que no sean visibles en su totalidad. Si sitúa el puntero del ratón sobre su borde lateral o superior, luego pulsa el botón izquierdo del ratón y arrastra, sin soltar el botón, hacia el interior de la ventana, cambiará su distribución en dos columnas, permitiendo de este modo tener acceso a todos sus botones. Con esta nueva distribución la barra de título de la Caja de herramientas será visible, por tanto, podrá desplazaría cuantas veces quiera arrastrando por esta barra de título.

                'Microsoft Access'

                Al igual que con las dos barras de botones anteriores, podrá ocultarla o mostrarla en pantalla ejecutando el comando Ver/ Barras de herramientas. Pero también podrá utilizar el botón Caja de herramientas.

              • Las reglas vertical y horizontal

              • Estas reglas le ayudarán a situar y a ajustar el tamaño de los controles. El comando Ver/Regla ocultará o mostrará las dos reglas. Le recomendamos que tenga visibles estas ayudas de diseño para ajustar controles u otras operaciones que le iremos mostrando a lo largo del capítulo.

              • Selector de formulario

              • El Selector de formulario, similar al selector de una hoja de datos o al de la ventana de diseño de una tabla, es el pequeño cuadrado situado en la intersección de la regla horizontal con la regla vertical (en el vértice superior izquierdo de la ventana). Sirve para seleccionar todo el formulario, éste estará seleccionado si el selector se encuentra con un punto; sise hace doble clic sobre él, se obtiene la hoja de propiedades del formulario, también puede obtener esta hoja de propiedades haciendo un clic sobre el selector del formulario y luego sobre el botón Propiedades.

              • La cuadrícula de la zona de diseño

              • Esta cuadricula es el verdadero escenario del formulario, en ella situará los distintos, controles, etiquetas, secciones, etc. que realmente darán vida al formulario. Podrá ocultar o ver la cuadrícula de diseño mediante el comando Ver/Cuadrícula. Le recomendamos que tenga visibles estas ayudas de diseño para ajustar controles u otras operaciones.

              • La lista de campos disponibles

              • Contiene los campos de la tabla o consulta asociada al formulario. Si utiliza una consulta de varias tablas, la lista será única. Como con cualquier otra ventana de Windows, podrá cambiar su tamaño arrastrando por su bordes, moverla arrastrando por su barra de título o cerrarla mediante su botón Cerrar. Para ocultar o mostrar la lista de campos, ejecute el comando Ver/Lista de campos o haga clic sobre el botón Lista de campos.

              • Secciones del formulario

              • El pie del formulario se suele emplear para presentar instrucciones sobre su uso, botones de comando o controles independientes que aceptan entradas del usuario.

                En el Modo de ver Formulario, el encabezado aparece en la parte superior de la pantalla y el pie en la inferior. Cuando se imprime el formulario, el encabezado sólo aparece al comienzo de la primera página y el pie al final de la última hoja. Si se desea, se puede conseguir que el encabezado, el pie o ambos se muestren sólo en pantalla y no a la hora de imprimir el formulario.

                En el Modo de ver Hoja de datos no se muestran ni el encabezado ni el pie del formulario.

              • Encabezado/pie de página

              • El encabezado se suele emplear para mostrar títulos, encabezados de columna o cualquier otra información que se desee obtener al principio de cada página impresa.

                El pie suele presentar fechas, el número de página o cualquier otra información que se desee obtener al final de cada página impresa.

                Ambos sólo aparecen cuando se imprime el formulario.

              • Detalle

              • Cinco son las posibles secciones del formulario: Encabezado del formulario, Encabezado de página, Detalle, Pie de página y Pie del formulario.

                No hay pie sin encabezado, es decir, van unidos por parejas, no puede mostrar un encabezado y ocultar su pie, o viceversa. Puede ocultar o mostrar estas parejas mediante los comandos Ve r/(Encabezado/Pie de página) y Ver/(Encabezado/Pie del formulario). Cada sección dispone de su propia cuadrícula, que se puede cambiar de tamaño. Si por ejemplo, se reduce a cero la altura de la cuadrícula del pie, esta sección aunque no estará oculta en el modo Diseño, no ocupará espacio ni en el Modo de ver Formulario ni cuando éste se imprima.

              • Encabezado/pie del formulario

              • El Encabezado de un formulario se suele emplear para presentar el título de un formulario, instrucciones sobre su uso y botones de comando que abren otros formularios relacionados o realizan otras tareas.

                Presenta los registros, uno por pantalla o página o tantos como quepan en una pantalla o página.

              • Barras de títulos de las secciones

              • Además de mostrar los títulos de las secciones, sirven para ajustar la altura de sus cuadriculas.

              • Estrategias de diseño

              • Lo primero que debemos hacer es plantear el enunciado que necesitamos resolver, lo segundo realizar el diseño que lo satisfaga, lo tercero poner manos a la obra y por último ver si el trabajo realizado cumple nuestros propósitos. Este último punto lo podremos realizar cuantas veces sea preciso mediante el modo Formulario y la presentación preliminar.

                Podrá obtener una presentación preliminar mediante el comando Archivo/Presentación preliminar o por medio del botón Presentación preliminar.

              • Guardar, cerrar, abrir y modificar un formulario

              • Cuando haga clic sobre el botón Cerrar de la ventana de un Formulario, después de haber realizado sobre él algún tipo de trabajo, Access le preguntará si desea guardar los cambios realizados. Para guardar un formulario, sin salir de la ventana del formulario, haga clic en el botón Guardar o ejecute el comando Archivo/Guardar, Access guardará los cambios y usted continuará trabajando hasta que decida cerrar el formulario mediante el botón Cerrar de la ventana o ejecute el comando Archivo/Cerrar.

                Si es la primera vez que almacena su diseño, mostrará el cuadro de diálogo Guardar como sugiriéndole un nombre en el cuadro de texto Nombre del formulario, además dicho nombre estará seleccionado de modo que la primera letra que escriba, para dar nombre a su formulario, sustituirá al nombre por defecto.

                Por último haga clic en el botón Aceptar. Con esta acción, almacenará su formulario y saldrá a la ventana de la Base de datos.

                Si desea guardar los datos del formulario en un formato que puedan utilizar otras aplicaciones de Windows 95, ejecute Archivo/Guardar como/exportar>. Esto hará que aparezca en pantalla otra versión del cuadro de diálogo Guardar como con dos posibles opciones: En un archivo o una base de datos externos y En la base de datos activa como por defecto, está seleccionada la segunda opción, si lo que desea es conseguir una copia del formulario, escriba el nombre para la misma en el cuadro de texto Nuevo nombre y haga clic en el botón Aceptar. Si tiene acceso a la segunda opción, le permitirá hacer un archivo, por ejemplo, con formato de hoja de cálculo Excel 5.0 ó 7.0.

                Para abrir el formulario de nuevo, seleccione la solapa Formulario, seleccione un formulario y pulse el botón Diseño. También puede, por ejemplo, hacer doble clic sobre el formulario para abrirlo en el Modo de ver Formulario y luego pasar al Modo de ver Diseño, si desea modificarlo.

                Como práctica habitual, es interesante que se acostumbre a guardar de manera periódica sus trabajos, de este modo podrá evitar que un fallo de alimentación eche a perder una larga sesión de duro esfuerzo.

                Si el lamentable incidente sucede, sólo tendrá, a lo sumo, que volver a repetir las modificaciones de los últimos minutos.

              • Introducir controles en un formulario

              • Comencemos agregando controles a nuestro formulario.

              • Tipos de controles

              • Los controles permitirán la presentación, edición y creación de registros. Otra de sus principales misiones es la de facilitar la integridad, mediante máscaras, reglas de validación, listas, etc., de los datos a introducir en los campos de los registros. Además resulta útil poder obtener en pantalla información rápida acerca de cómo se deben introducir los datos, o conseguir una apariencia amigable y atractiva del formulario. Por otra parte, en muchas ocasiones será práctico poder realizar cálculos sobre los campos de un registro para conocer, por ejemplo, el importe total de una factura y/o el IVA de la misma, por lo general estos cálculos derivados de otros datos no tendrán por qué formar parte en el almacenamiento del registro.

                Atendiendo a estos motivos los controles podrán ser dependientes, independientes y calculados.

              • Controles dependientes

              • El origen de la información a mostrar procede de un campo de una tabla de datos o de una consulta, por ejemplo, el control que muestre los datos del campo NOMBRE de la tabla Listín personal.

                Se utilizan para mostrar, introducir y actualizar los valores de los campos de tablas o consultas de la base de datos. Estos valores pueden ser de tipo texto, fechas, números, de tipo SI/NO, imágenes, gráficos o documentos completos de tipo OLE.

              • Controles independientes

              • Su origen de datos no depende de la información almacenada en una base de datos. Muestran texto, del tipo instrucciones o títulos, ofrecen alternativas, presentan objetos OLE que no tengan que ver con los registros y mediante líneas o rectángulos mejoran el aspecto del formulario. También se pueden emplear para aceptar datos introducidos por un usuario pero que no se vayan a almacenar en la base de datos.

              • Controles calculados

              • Su origen de datos procede del resultado de la evaluación de una expresión, en la que forman parte operadores, nombres de controles, de campos de tabla o consulta, funciones que devuelven un solo valor y constantes. Por ejemplo, la expresión =Importe1*.16 calcula el IVA de una factura a partir del dato almacenado en su campo Importe.

              • Autoformulario

              • Seleccione la solapa Tablas en la ventana de la base de datos, haga un sólo clic sobre una tabla y ejecute el comando Insertar/Autoformulario o haga clic en el botón Autoformulario de la paleta de botones Nuevo objeto. Access creará un formulario de columna con todos los campos de la tabla. Hemos seleccionado una tabla para obtener este Autoformulario, pero también podíamos haberlo obtenido partiendo de una consulta de la ficha Consultas. Utilice la barra de desplazamiento vertical para ver las zonas no visibles del formulario y observe los distintos controles que Access a añadido por usted. Si lo desea puede pasar al Modo de ver Diseño y personalizar, a su gusto, el Autoformulario creado, o haga clic en el botón Cerrar de la ventana del formulario y diga a Access que no quiere guardar el formulario recién creado. Le recomendamos esto último.

              • Introducir controles para todos los campos de la tabla o consulta

              • Haga doble clic sobre la barra del título de la lista de campos de una tabla. Access selecciona todos los campos de la tabla. Sitúe el puntero del ratón sobre cualquier campo de la lista, pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado, arrastre los campos, sin soltar el botón del ratón, a la cuadrícula de la ventana de diseño y suelte el botón del ratón y ¡no haga ninguna otra acción!. Enseguida entenderá por qué.

                Como habrá podido comprobar, Access ha ensanchado el espacio de la cuadrícula para poder insertar en ella todos los campos que hemos añadido. Utilice la barra de desplazamiento vertical para ver los controles que Access ha incluido en el formulario; como puede observar, hemos obtenido el mismo resultado, o similar, que con la práctica de Autoformulario, pero en este caso continuamos en el modo Diseño y no en el Modo Formulario como sucedía en el caso anterior. De las dos formas hemos obtenido un formulario rápido pero ni atractivo ni práctico, podríamos personalizar nuestro trabajo desplazando los controles o realizando cualquier tipo de modificación pero, quizás, nos llevaría más tiempo que realizar personalmente la introducción de los controles.

                Puede deshacer la acción de introducir controles para todos los campos de la tabla, siempre y cuando nos haya hecho caso y no haya realizado ninguna otra operación en el interior del formulario, mediante el comando Edición/Deshacer Crear o haciendo clic en el botón Deshacer.

              • Seleccionar, mover y alinear controles

              • Podrá cambiar el tamaño de los controles, moverlos, modificar el texto de sus etiquetas, copiarlos, eliminarlos, cambiar sus propiedades, alinear las etiquetas y controles, conseguir efectos de color, etc., para conseguir un formulario de aspecto profesional. El procedimiento es el mismo ya sea para formularios o para informes; cuando aprenda a ajustar un tipo de control, podrá aplicar las mismas técnicas a todos los demás controles.

              • Seleccionar controles

              • Puede seleccionar un conjunto de controles, para copia ríos, moverlos, cambiar su tamaño o eliminarlos.

                Para seleccionar controles adyacentes:

                • Sitúe el puntero del ratón en cualquier lugar fuera del control más apartado del grupo.

                • Pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado.

                • Sin soltar arrastre para agrandar el recuadro de selección de modo que contenga al menos una porción de todos los controles deseados.

                • Una vez conseguido su objetivo, libere el botón del ratón.

                • Para seleccionar controles no adyacentes o que estén superpuestos encima de otros:

                • Pulse la tecla <Mayús> y manténgala pulsada.

                • Haga clic sobre cada uno de los controles a incorporar a la selección.

              • Utilizar las reglas para seleccionar controles

              • Otra técnica que puede emplear para seleccionar controles, consiste en utilizar las reglas vertical y horizontal.

                Haga clic en la regla horizontal encima de la columna de controles que desee seleccionar o en la regla horizontal a la izquierda de la fila de los controles a seleccionar; las rectas horizontal o vertical con origen en el lugar de la regla donde acaba de hacer clic, cortará un conjunto de controles que formarán la selección, o bien pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón, sobre una de las reglas y arrastre a lo largo de la regla para seleccionar un área de anchura suficiente como para contener al menos una parte de los controles que desea seleccionar.

              • Quitar controles de una selección

              • Para quitar controles de una selección, pulse la tecla <Mayús> y vaya haciendo clic en cada control que desee quitar de la selección.

              • Mover controles

              • Para realizar cualquier tipo de operación sobre un control, lo primero tendrá que hacer es seleccionarlo.

                La selección se puede realizar de manera individual o en grupos; puede seleccionar el cuadro de texto, su etiqueta adjunta o ambos.

                Cuando seleccione el cuadro de texto propiamente dicho (observe la figura 7.9), obtendrá un controlador de movimiento en el cuadro y otro en la etiqueta, y siete controladores de tamaño sobre el cuadro y ninguno sobre la etiqueta; el controlador de movimiento es el pequeño cuadrado de la esquina superior izquierda. Cuando seleccione la etiqueta los controladores de tamaño aparecerán sobre la etiqueta y ninguno sobre el cuadro. Haga clic sobre uno y otro para observar lo comentado.

                Para mover un control junto con su etiqueta asociada:

                • Haga clic sobre el control propiamente dicho, no lo haga sobre su etiqueta. Sitúe el puntero del ratón sobre cualquier borde del elemento seleccionado hasta que el puntero adopte la forma de una mano abierta; tiene que ser sobre el contorno y no sobre el controlador de movimiento del elemento seleccionado. Si el puntero adopta la forma de una flecha horizontal de dos cabezas es porque se ha situado sobre un controlador de tamaño, mueva el puntero a la línea que une dos de estos controladores de modo que el puntero tome la forma de una mano abierta.

                • Pulse y mantenga pulsado el botón izquierdo del ratón y sin soltarlo arrastre hasta el lugar que desee del formulario; cuando lo haya conseguido, suelte el botón del ratón. Utilice las reglas como referencia para situar el control y su etiqueta en el lugar deseado.

                Para mover sólo un elemento del par, sin alterar la posición del otro:

                • Seleccione el elemento a mover, es decir, el control o la etiqueta.

                • Apunte con el ratón sobre su cuadro controlador de movimiento hasta que el puntero adopte la forma de una mano con el dedo índice apuntando hacia arriba.

                • Repita el último párrafo del caso anterior.

                Nota: Si mientras está moviendo o cambiando el tamaño de un control cambia de idea, puede cancelar la acción pulsando la tecla <Esc> antes de soltar el botón del ratón; si cambia de idea cuando ya lo ha soltado, utilice el botón Deshacer o bien ejecute el comando Edición/Deshacer.

                Para mover una etiqueta de un control a otra sección:

                Si sólo desea mover la etiqueta a otra posición por ejemplo para establecer encabezados de columnas deberá seleccionar la etiqueta, ejecutar Edición/Cortar situarse en la sección elegida, ejecutar Edición/Pegar y mover la etiqueta al lugar deseado.

                Cuando se corta una etiqueta, queda desvinculada de su control original; nada más cortar, si no se realiza ninguna otra acción, se puede deshacer la operación mediante el botón Deshacer.

                Si ya ha desplazado algún control, habrá podido observar que resulta difícil situarlo alineado, de manera ordenada, con otros controles situados por encima o lateralmente; para el primer caso, es posible, que respecto al resto de los controles de la columna el control se haya quedado desplazado un poco a la derecha o un poco a la izquierda; para el segundo, puede ocurrir que se haya quedado algo por encima o algo por debajo del resto de los controles de su fila.

              • Bloquear el desplazamiento de un control

              • Si desea desplazar el control horizontal o verticalmente y mantener las alineaciones, siga los siguientes pasos:

                • Pulse y mantenga pulsada la tecla <Mayús>.

                • Apunte al control a desplazar, pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado, sin soltar la tecla.

                • Sin soltar el botón del ratón ni la tecla, arrastre el control lateral o verticalmente hasta el lugar deseado. Sólo lo podrá desplazar en la dirección realizada en primer lugar, es decir, si el primer movimiento lo realizó verticalmente sólo podrá mover el control hacia arriba o hacia abajo; si el primer movimiento lo realizó lateralmente, sólo lo podrá mover hacia la izquierda o hacia la derecha.

                • Mover un grupo de controles

                • Cuando un control o grupo de controles estén seleccionados, aparecerán sobre ellos los controladores de movimiento y de tamaño.

                  Si sitúa el puntero del ratón sobre uno de estos controles y toma la forma de una mano abierta, podrá mover el bloque como si se tratará de un único control.

                  Si desea bloquear el movimiento mediante el método de la tecla <Mayús>, pulse esta tecla y manténgala pulsada, haga clic sobre cada control a seleccionar y en el último pulse el botón y no lo suelte, arrastre el grupo en la dirección deseada.

                • Presentación preliminar

                • Aunque fundamentalmente un formulario se crea para mostrar datos en pantalla, también es posible obtenerlo por impresora; dado que su principal propósito es el primero, puede ocurrir que un buen diseño para presentar datos por pantalla no sea tan estupendo a la hora de imprimir. Por ejemplo, los colores y efectos que en pantalla ofrecen una armoniosa presentación pueden oscurecer el escrito hasta el punto de no poder distinguir los datos.

                  Antes de decidir mandar a la impresora un formulario o informe, resulta aconsejable realizar una presentación preliminar para así poder apreciar la apariencia que tendría el documento si decidiéramos imprimirlo.

                  Desde el modo de Presentación Formulario o Presentación Diseño de la ventana del formulario, obtendrá la presentación preliminar de los datos conforme al diseño realizado. En el modo Presentación Hoja de datos los obtendrá en forma de tabla.

                  Para obtener la presentación preliminar, ejecute el comando Archivo/Presentación preliminar o haga clic sobre el botón Presentación preliminar.

                • Imprimir un formulario

                • Para obtener por impresora el formulario, ejecute el comando Archivo/Imprimir o haga clic sobre el botón Imprimir. Si desea cambiar los parámetros de la impresión, ejecute Archivo/ Configurar impresión.

                  Puede obtener un documento impreso del formulario desde cualquiera de los cuatro modos de presentación de la ventana del formulario e incluso desde la ventana de la base de datos.

                  Si lo imprime desde la ventana de la base de datos, la apariencia de la copia impresa dependerá de la propiedad Presentación predeterminada del formulario. Las tres opciones posibles son las siguientes: formulario simple (registro a registro), continuo (se repite el formulario tantas veces como quepa en una página) y de hoja de datos (en forma de tabla).

                • Las hojas de propiedades

                • Toda hoja de propiedades contiene cinco fichas denominadas categorías de las propiedades:

                  Formato

                  Define las características de apariencia del control, como son Formato, Anchura, Altura, Color, Nombre de la fuente o Tamaño de la fuente.

                  Datos

                  Determina las características de los datos mostrados en el control, como Origen del control, Lugares decimales, Máscara de entrada, Valor predeterminado, Regla de validación o Texto de validación.

                  Evento

                  Especifica una macro o un procedimiento de evento que Access ejecuta cuando ocurre cierto evento. Como ejemplo podemos citar las acciones a realizar antes o después de actualizar, al pulsar ciertas teclas o realizar movimientos del ratón, al entrar o salir del control, al cambiar su valor

                  Otras

                  Muestra características adicionales del control, como pueden ser el Nombre del campo, Texto de la barra de estado, Barra de menús contextuales, o Texto de ayuda del control.

                  Todas

                  Muestra todas las propiedades del control.

                  En cada ficha, podrá encontrar una serie de líneas con el nombre de la propiedad y su cuadro de texto. Para obtener información a cerca de una determinada propiedad, haga clic sobre el botón Ayuda y luego sobre el cuadro de texto que desee de la solapa. También puede seleccionar la propiedad y luego pulsar la tecla <F1>. En la barra de estado podrá encontrar una breve descripción de la propiedad.

                  Para introducir un valor en una propiedad, selecciónela primero haciendo clic sobre su “cuadro de texto” y luego escriba el valor en el interior del cuadro. Si aparece una flecha de lista desplegable, haga clic sobre ella y seleccione la opción deseada. En algunas propiedades también puede aparecer un botón Generador para acceder, por ejemplo, al cuadro de diálogo del Generador de expresiones o al Asistente para máscaras de entrada. Para utilizar el asistente correspondiente, haga clic en dicho botón. Para regresar al formulario, después de personalizar las propiedades del control, haga clic en el botón Cerrar de la hoja de propiedades.

                  Nota: Si desea disponer de más espacio para introducir o editar una propiedad, pulse las teclas <Mayús-F2> para obtener un Zoom o pulse el botón derecho del ratón, para hacer que aparezca el menú de contexto, y luego seleccione la opción Zoom.

                • Cómo abrir las hojas de propiedades

                • Puede abrir las hojas de propiedades del formulario, de las secciones o de los controles.

                  Una vez seleccionado el objeto puede utilizar el comando Ver/Propiedades, o pulsar el botón derecho del ratón y seleccionar la opción Propiedades en el menú de contexto, o hacer clic sobre el botón Propiedades. En la tabla se muestra cómo seleccionar un formulario, control o sección:

                  Objeto

                  Cómo se selecciona

                  Control

                  Haciendo clic sobre el control.

                  Sección

                  Haciendo clic en su barra de título o en su cuadrícula.

                • Establecer el modo de presentación predeterminado para un formulario

                • La propiedad Presentación predeterminada, de la hoja de propiedades del formulario, le permite seleccionar su aspecto cuando muestre datos en pantalla. Seleccione la opción que vaya a utilizar con más frecuencia.

                  Formulario simple. Para ver un sólo registro en la pantalla.

                  Formularios continuos. Para ver varios registros simultáneamente, es el valor predeterminado para esta propiedad. Se repite la sección Detalle hasta ocupar una pantalla.

                  Hoja de datos. Para ver varios registros simultáneamente en forma de tabla.

                • Modificar la consulta subyacente del formulario, crear plantillas. Propiedad Origen del registro

                • La propiedad Origen del registro, la primera de la ficha Datos, contiene la información de la tabla o consulta en la que se basa el formulario. Cuando se selecciona esta propiedad aparecen una flecha de lista desplegable y un botón Generador. Si hace clic sobre la flecha se abrirá una lista con todas las tablas y consultas disponibles en la base de datos, podrá cambiar la tabla o consulta subyacente del formulario seleccionando una opción de esta lista.

                  Por lo general, dos tablas o consultas no tendrán los mismos nombres de campos, o si los tienen es posible que no sean del mismo tipo; si ocurre una de estas dos cosas, el formulario no valdrá para ambas tablas. Lo que se puede hacer es analizar las dos tablas para encontrar los campos comunes y crear con ellos un formulario base; realizando posteriormente dos copias de esta plantilla”, cada tabla podrá utilizar una de estas copias para añadir sus propios campos.

                  Si en el Origen del registro hay una tabla y se hace clic sobre el botón Generador, Access nos preguntará si queremos o no crear una consulta con dicha tabla. Si en lugar de una tabla tenemos una consulta, Access nos llevará directamente al Generador de consultas que se maneja exactamente igual que las ya conocidas Consultas de selección; podrá modificar la consulta directamente desde el formulario, sin necesidad de tener que salir a la ventana de la base de datos para luego entrar en la ventana de la consulta. Si cambia el nombre de la consulta, se creará una nueva y al regresar del generador pasará a ser el nuevo Origen del registro.

                  También se pueden crear formularios que no contengan tabla o consulta subyacente, es el caso de las presentaciones de las bases de datos o de los paneles de control. Estos tipos de formularios “independientes”, tendrán su propiedad nuevo Origen del registro en blanco, si más tarde decide continuar el diseño del formulario añadiendo una tabla o consulta, no tendrá mas que seleccionarla de la lista desplegable que se obtiene al hacer clic sobre la flecha del cuadro de la propiedad.

                  Para este caso de formularios, o simplemente porque ha borrado y dejado en blanco el cuadro de la propiedad, si en lugar de seleccionar la tabla o consulta de la lista, hace clic en el botón Generador y crea una consulta, al regresar, se habrán generado las instrucciones SQL correspondientes, que ocupará el cuadro de la propiedad que estamos estudiando. Esto también sucede si en el cuadro había una instrucción SQL que queremos modificar por medio del Generador de consultas. Si copia y luego pega estas líneas, o las escribe directamente, en las propiedades de otro formulario, no tendrá que volver a crearlas y también las podrá modificar.

                • Establecer las propiedades de los controles

                • Controlar los valores para evitar datos erróneos, es uno de los objetivos que se persiguen al utilizar los formularios.

                  Access permite establecer reglas de validación que además de no admitir el dato nos advierten del error. Estas reglas se establecen, lógicamente, en controles de los tipos cuadro de texto y cuadro combinado, ya que estos dos tipos son los que permiten la introducción de datos. Para estos menesteres se utilizan las propiedades Valor predeterminado, Regla de validación, Texto de validación y Máscara de entrada, disponibles tanto en el diseño de tablas como en el de formularios. En consultas sólo podrá utilizar la propiedad Máscara de entrada.

                  Para modificar las propiedades en grupo, seleccione el grupo de controles cuyas propiedades comunes desea modificar y luego haga clic en el botón Propiedades, el título de la hoja de propiedades será Selección múltiple. El cambio múltiple de las propiedades lo podrá realizar tanto silos controles son del mismo tipo como si no lo son, por ejemplo, para cambiar la fuente de todos en lugar de uno en uno. En estos controles distintos como cuadros de texto, casillas de verificación, cuadros de lista, etc., Access sólo mostrará las características comunes compartidas por todos ellos; si todos contienen el mismo valor establecido, éste se mostrará en su cuadro de texto, si uno de ellos es distinto o está en blanco, la propiedad aparecerá en blanco, si lo cambia el cambio será para todos los controles seleccionados.

                • Controles, macros, incrustar objetos OLE y subformularios

                • Controles de cuadro de lista y cuadro combinado

                • Estos controles funcionan exactamente igual que los que ya hemos empleado al establecer las propiedades Origen de la fila en los campos de las tablas. Al seleccionar una línea de la lista podremos, de una manera rápida y sencilla, introducir información en el campo proporcionando tanto seguridad en la integridad de los datos como ahorro de esfuerzo, al no tener que recordar y escribir un determinado valor.

                  Estas filas, que podrán contener o no encabezados, estarán formadas por una o más columnas y su presentación en el Modo de ver Formulario se la comentamos a continuación.

                • Cuadro de lista

                • La lista estará abierta en todo momento obligando a reservar una determinada superficie en el formulario. No se puede introducir en el campo ningún valor que no esté contenido en la lista, es decir, o el campo se deja vacío o hay que seleccionar una de las filas de la lista.

                  La lista no aparecerá hasta que no haga clic en la flecha de lista desplegable, por tanto, ocupa un menor espacio en el formulario. Podrá aceptar valores que no estén contenidos en la lista. Su efecto es como la combinación de un cuadro de texto y un cuadro de lista en un solo control; se puede escribir un valor en el cuadro de texto o bien seleccionar un valor de la lista.

                  Estos controles podrán ser dependientes de un campo o independientes. Si el control es dependiente de un campo, los datos del control se almacenarán en dicho campo.

                  Para el primer tipo de control, cuando el control contenga un valor, se mostrará resaltada la fila correspondiente. Si no contiene ningún valor, no habrá ninguna fila seleccionada.

                  Para el segundo tipo, el valor se mostrará en el cuadro de texto, si la lista se encuentra desplegada, la fila correspondiente se mostrará resaltada. Si no contiene ningún valor, el cuadro de texto estará en blanco y no habrá fila alguna seleccionada, cuando la lista se encuentre desplegada.

                  En ambos casos, podrá recorrer la lista para encontrar un determinado valor o escribir parte del dato, es decir, a medida que vaya pulsando las teclas que forman el valor a introducir en el control, Access irá mostrando en la lista, o en el cuadro de texto, la primera fila que cumpla con lo escrito, cuando obtenga el valor buscado no hará falta que siga escribiendo.

                • Tipos de listas de los controles cuadro de lista y cuadro combinado

                • Para crear estos controles, por medio de un asistente; compruebe que esté seleccionado el botón Asistente para controles de la caja de herramientas; haga clic sobre el botón, de la misma

                  “caja”, Cuadro combinado o Cuadro de lista; Haga clic en el lugar del formulario donde desee insertar el control para abrir el cuadro de diálogo del asistente correspondiente y siga las indicaciones que le presentarán los diferentes cuadros de diálogo.

                  Nosotros le vamos a presentar la forma de crear controles de cuadro de lista o cuadro combinado sin asistente, esto le permitirá comprender los distintos cuadros de diálogo del asistente y personalizar los controles creados por medio de éste.

                • Crear controles de cuadro de lista cuadro combinado sin asistente

                • Para crear un cuadro combinado o un cuadro de lista, siga los siguientes pasos:

                  • Haga clic sobre la botón Asistente para controles, si fuera necesario, para desactivarlo.

                  • Haga clic sobre el botón Cuadro de lista o sobre el de Cuadro combinado.

                  • Para el caso de controles dependientes, en la Lista de campos, seleccione el o los campos de los que desea que dependan los controles y arrastre la selección al formulario.

                  • Para el caso de controles independientes, haga clic directamente sobre el lugar del formulario donde desea insertar el control (no haga clic en la Lista de campos).

                  Nota: Si su intención es insertar varios controles independientes, bloquee el botón del tipo de control deseado haciendo doble clic sobre el mismo.

                  Para conseguir la lista tendrá que proceder exactamente igual que hizo cuando trabajó con las propiedades de un campo Tipo de origen de la fila y Origen de la fila de la ficha Búsqueda, en esta ocasión las encontrará en la ficha Datos de la hoja de propiedades del control. Para que aparezca esta hoja de propiedades, haga doble clic sobre el control. En anteriores capítulos puede encontrar información respecto a las fichas de las hojas de propiedades tanto de los controles como del propio formulario.

                  Si utiliza datos externos a la propia tabla o consulta, base del formulario, para obtener la lista, defina la propiedad correspondiente del cuadro combinado de modo que acepte valores no contenidos en la lista, los nuevos valores se almacenarán en el control pero no añadirá registros (o valores) en la tabla o consulta externa. Así mismo, en la ficha Datos, indique el número de columnas, la columna dependiente, el ancho de la lista y el de las columnas, de la misma manera que cuando lo hizo en las propiedades del campo.

                • Cuadros de texto

                • Cada vez que arrastre un campo hasta la cuadrícula de la ventana de diseño del formulario, será el tipo de control preestablecido el que se creará a no ser que el campo sea tipo OLE o siendo del tipo Texto, Numérico o Sí/No, tenga definido otro tipo de control en la propiedad Tipo de control de las propiedades del campo.

                  Si el texto no cabe en el ancho que se le haya asignado, utilizando las flechas del cursor se podrá desplazar hacia la derecha para ver todo el contenido. Si en la ventana diseño ajusta su altura, el cuadro de texto será de varias líneas y se ajustará automáticamente al ancho establecido en varias líneas.

                  En la propiedad Barras de desplazamiento, de la ficha Formato, podrá seleccionar Horizontal para el caso de que no sea de varias líneas, Vertical silo es, o Ninguna.

                  Si el campo es de tipo Memo y su contenido es muy elevado, hasta 64.000 caracteres, cuando imprima el formulario o el informe, puede conseguir que se imprima todo el contenido y no sólo la parte que cabe en el cuadro de texto, mediante las propiedades Autoextensible y Autocomprimible, situadas en la ficha Formato. Estas propiedades permiten al control extenderse y comprimirse verticalmente, de manera que al imprimir el formulario se incluyan todos los datos. Estas propiedades no afectarán al tamaño del cuadro de texto cuando lo vea en cl modo de presentación Formulario.

                • El valor Lista de valores en la propiedad Tipo de origen de la fila

                • Hasta el momento, hemos trabajado con el valor Tabla/ Consulta en la propiedad Tipo de origen de la fila de controles, o campos, de tipo cuadro de lista o cuadro combinado. Cuando tenga un número limitado de valores que no van a cambiar, puede seleccionar lista de valores en la lista desplegable que se obtiene al hacer clic en la flecha de la propiedad Tipo de origen de la fila. En la propiedad Origen de la fila escriba los valores separados por punto y coma (;). Por ejemplo, C / ; Pza.; Avda; Km.. Si algún valor de la lista tiene el carácter separador de lista de Microsoft Access (un signo de punto y coma), deberá escribir el valor entre comillas; por ejemplo, “Barcelona”; “España”.

                  Si desea que la lista muestre dos columnas, en la solapa Formato de la hoja de propiedades del control, escriba el valor 2 en la propiedad Número de columnas. La lista puede mostrar mas de una columna, pero siempre mostrará el valor de la primera columna y almacenará el de la columna dependiente. En el ejemplo C/; Calle; Pza; Plaza; Avda.; Avenida, si el número de columnas es 2, la lista mostrará, enumerando los valores, las posiciones impares en la primera columna y las pares en la segunda. Si la columna dependiente es la primera, el control almacenará los valores C/, Pza. y Avda.

                  Si el control es de cuadro de lista sólo podrá seleccionar valores contenidos en la lista de valores; si es de tipo cuadro combinado podrá admitir otros valores si la propiedad Limitar valores a la lista del control está establecida como Sí, lo que no podrá hacer es introducir nuevos valores en la lista a no ser que la modifique en la propiedad Origen de la fila del control.

                • Controles Rectángulo, Línea y Salto de página

                • Puede utilizar rectángulos y líneas para llamar la atención sobre cierta información de interés, para agrupar información similar o para crear efectos especiales como sombreados. Estos tipos de controles, como era de esperar, son independientes.

                  Para mover un rectángulo y todos los controles en él incluidos, selecciónelos todos como un grupo, pulse el botón del ratón sobre un punto externo al grupo y arrastre hacia la derecha y hacia abajo hasta encerrar a todos los controles, cuando suelte el botón del ratón estarán todos seleccionados. Sitúe el puntero del ratón sobre el contorno del rectángulo y cuando se transforme en una mano abierta, pulse el botón izquierdo del ratón y arrastre al conjunto hasta la nueva posición. Si sólo desea mover al rectángulo, utilice su selector de desplazamiento.

                  Para añadir un salto de página, haga clic en el botón Salto de página de la caja de herramientas, (el dibujo de este botón es una flecha horizontal que apunta a la separación de dos páginas) y luego a la altura del número 8 de la regla vertical Access marcará el salto de página en el margen izquierdo del formulario con una línea corta de unos cinco puntos. Asegúrese de situar los saltos de página encima o debajo de los controles; no los sitúe, de modo que divida los datos de un control.

                  Un salto de página estará activo en el modo de presentación Formulario cuando asigne el valor Formulario simple a la propiedad Presentación predeterminada de un formulario. Podrá acceder a una y otra página mediante las teclas <AvPág> y <RePág>.

                  Un Salto de página es un control independiente exactamente igual que cualquier otro: podrá seleccionarlo haciendo clic en él, copiarlo, eliminarlo o mostrar su hoja de propiedades.

                  Para ajustar el tamaño de la ventana del formulario de forma que muestre una sola página en cada ocasión, ejecute Ventana/Ajustar al formulario en el modo de presentación Formulario.

                • Cambiar el orden de tabulación

                • Cuando agregue controles a un formulario, Access les asignará de forma automática un orden de tabulación. Cuando pulse la tecla <Tab> en el modo de presentación Formulario, pasará de un control a otro dependiendo del orden de tabulación especificado. Según vaya añadiendo nuevos controles, Access los situará en último lugar en el orden de tabulación. Puede que en algunas ocasiones este orden no sea el deseado, en tal caso, probablemente desee cambiar el orden de tabulación, lo podrá conseguir en el modo Diseño ejecutando Ver/Orden de tabulación. Este comando sólo muestra los nombres de los controles a los que se puede acceder utilizando el tabulador en el modo de presentación Formulario. No se incluyen las etiquetas, saltos de página o líneas. Si lo desea, puede hacer que Access cree automáticamente un orden de tabulación que se desplace entre los controles de izquierda a derecha y de arriba a abajo, o bien puede crear un orden de tabulación personalizado. Esto que estamos hablando, se refiere al orden de tabulación en modo de presentación Formulario, en el modo diseño el orden de tabulación es siempre el orden en que creo los controles.

                  Para establecer el orden de tabulación, ejecute Ver/Orden de tabulación, aparecerá el cuadro de diálogo de este nombre. Seleccione la Sección del formulario donde desee establecer el orden de tabulación, hágalo haciendo clic en los Botones de opción. Si desea el orden automático de izquierda a derecha y de arriba a abajo, haga clic en el botón Orden automático; si desea crear su propio orden de tabulación, proceda exactamente igual que cuando cambiaba de posición un campo en la ventana de diseño de una tabla, es decir, haga clic en el selector de fila deseado, cuando la fila esté seleccionada pulse el botón izquierdo del ratón y manténgalo pulsado para arrastrar el control hasta situarlo en la nueva posición. Cuando haya terminado haga clic en el botón Aceptar para regresar al formulario. Si lo desea puede cambiar de posición simultáneamente un grupo de controles, la única diferencia con el de un solo control, se encuentra en la forma de seleccionar; en lugar de hacer clic, pulse el botón izquierdo del ratón para arrastrar por encima de los selectores de fila que vayan a forma la selección.

                  Si desea ver un control en el formulario pero no quiere tener acceso a su edición, establezca a No su propiedad Punto de tabulación en la ficha Otras de la hoja de propiedades.

                  También puede utilizar la propiedad Indice de tabulación para cambiar el orden de tabulación, en este índice el primer control tiene el valor cero, el segundo el í y así sucesivamente.

                • Las Macros

                • Una macro es un conjunto de tareas que nos evita tener que hacer una serie de acciones repetitivas. Mientras que en otros programas ofimáticos como Word o Excel una macro se crea `grabando”, en Access crear una macro consiste en indicar las acciones y los objetos sobre los que pretendemos que actúe la macro.

                  Para crear una macro, haga clic en la paleta de botones Nuevo objeto y luego sobre el botón Nueva macro, obtendrá el cuadro de diálogo Macro, en la mitad superior del cuadro de diálogo se encuentran las columnas Acción y Comentario, en la primera dispondrá las distintas acciones que deba realizar la macro, en la segunda podrá hacer comentarios opcionales que describan las distintas acciones.

                  En la parte inferior derecha de la ventana podrá ver un mensaje orientativo que le informará sobre lo que debe hacer en cada momento. En el lado izquierdo, conforme a la acción seleccionada, aparecerán los argumentos de la macro.

                  Los botones de la barra de herramientas de la macro son prácticamente conocidos excepto tres que son Nombres de la macro, Condiciones y Paso a paso. El primero permite que en la ventana de diseño de la macro se vea la columna Nombres de la macro que sirve para crear grupos de macros, en una celda de esta columna se da un nombre y en la columna de Acciones se escriben secuencialmente en un grupo de celdas, las distintas acciones, en la columna de la izquierda quedarán tantas celdas vacías como componentes formen la macro, excepto la primera celda que será la que contenga el Nombre de la macro. Access entenderá que un nombre de macro comenzará en la primera celda ocupada de la columna Nombres de la macro, el nombre de la macro terminará cuando se encuentre otra celda ocupada en esta columna o cuando no haya más celdas con acciones. El comando asociado es Ver/Nombres de macros.

                  El botón Condiciones, el comando asociado es Ver/Condiciones, hace que aparezca la cuarta columna posible donde se situarán expresiones de condiciones para una determinada acción.

                  El tercer botón Paso a paso, como su nombre indica, es para ejecutar la macro paso a paso con el fin de comprobar que funciona correctamente.

                  El botón Ejecutar, con un signo de admiración, ejecuta una macro ya creada. Para ejecutar una macro desde la ventana de la base de datos, seleccione la solapa Macros, seleccione la macro y haga clic sobre el botón Ejecutar o directamente haga doble clic sobre el nombre de la macro.

                • Cambiar el diseño de una macro

                • En la ventana de la base de datos haga clic en la solapa Macros, seleccione la macro y haga clic en el botón Diseño.

                  Al igual que se cambia de orden los campos en la ventana de diseño de una tabla o el orden de tabulación, se puede cambiar el orden de ejecución de las acciones de la macro. Para borrar una acción sitúe el cursor en modo Desplazamiento y pulse la tecla <Supr> o haga clic en el botón Eliminar fila; para insertar una nueva acción entre otras dos existentes, utilice el botón Insertar fila.

                • Detectar problemas en las macros

                • En ocasiones puede ocurrir que una macro no dé el resultado deseado, esto puede deberse a que el orden de las acciones no sea el correcto o a que hayamos cometido algún tipo de error al seleccionar la acción o en los argumentos asociados.

                  Para depurar la macro, Access proporciona la posibilidad de ejecutar la macro paso a paso y el cuadro de diálogo Falló la acción que indica la acción que ha causado el error y los argumentos que dependen de ella.

                • Controles botones de comando

                • Estos controles independientes se suelen emplear en el panel principal de la base de datos para simplificar tareas, tales como abrir formularios, imprimir informes, etc., es decir, sirven para realizar acciones y necesitan una previa creación de macro o procedimiento de evento en Visual Basic.

                  Un botón de comando se puede crear con o sin asistente. Como cualquier otro control independiente de los que ya hemos visto, se agrega al formulario haciendo previamente clic en el botón de comando de la caja de herramientas y luego arrastrando para darle el tamaño deseado. Si desea agregarlo utilizando el asistente, antes de seleccionar el Botón de comando haga clic en el botón Asistentes para controles.

                  Siempre que cree con un asistente para controles que tengan que ver con acciones, Access creará procedimientos de evento. Cuando lo haga sin asistente, podrá decidir entre crear un procedimiento de evento o utilizar una macro, en ambos casos hágalo en la propiedad Al hacer clic situada en la ficha Evento de la hoja de propiedades del control.

                • Incrustar una imagen en un botón de comando

                • Un botón de comando puede mostrar texto o una imagen. Si desea que muestre un texto, escríbalo en la propiedad Título del botón. Si desea que muestre una imagen, haga clic en la propiedad Imagen (tanto Título como Imagen se encuentran en la ficha Formato de la hoja de propiedades del Botón de comando) luego en el botón Generador para que aparezca el cuadro de diálogo Generador de imágenes; en el cuadro de lista, seleccione una imagen y vea el resultado en el cuadro Ejemplo. Si desea buscar en su disco duro, utilice el botón Examinar. Cierre el cuadro de diálogo, en la propiedad aparecerá el texto (mapa de bits).

                  Access para Windows 95 soporta gran número de formatos de imágenes, .TIF, .BMP, .DIB, ICO, etc. pruebe con su formato especifico u obténgala mediante Hijaack o Paintbrush. Otra posibilidad, es convertir su imagen a uno de los formatos más extendidos, examine la documentación de su aplicación.

                • Incrustar y vincular objetos

                • Para incrustar o vincular un objeto es preciso que la tabla contenga un campo de tipo OLE. Precisamente OLE son las siglas de “Object Linking and Embedding” que traducido al español significa “vinculación e incrustación de objetos”.

                  Esta técnicas permiten a las distintas aplicaciones de Windows combinar documentos generados por programas diferentes. En Windows 95, por ejemplo, el llevar una tabla o una consulta de Access a un documento de Word o a una hoja de cálculo de Excel es algo tan sencillo como arrastrar la tabla desde la ventana de la base de datos a la aplicación de Word, o de Excel, situada en la Barra de tareas, esperar a que se abra sin soltar el botón del ratón y cuando lo haya hecho posicionarnos sobre la zona del documento donde deseamos incrustar los datos de la tabla y soltar el botón del ratón. Se puede incrustar toda la tabla o mediante Cortar y Pegar la porción de la tabla seleccionada.

                  Si arrastramos a un formulario un documento de Word o una hoja de cálculo, se creará un control de tipo marco de objeto independiente.

                  Para incrustar un objeto, puede seleccionar el archivo en el explorador de Windows o en un cuadro de diálogo Abrir y hacer Copiar y tras seleccionar el control Pegar el archivo. También podrá reducir el tamaño de las dos aplicaciones y arrastrar el archivo desde la aplicación hasta el control del formulario o hasta la barra de tareas y cuando se abra la ventana del formulario seguir arrastrando hasta situar el puntero del ratón sobre el control.

                • Otros controles de la caja de herramientas

                • Los controles de marco de objeto independiente, serán visibles en la propia ventana de diseño del formulario, ya que este tipo de control es como una etiqueta común para todos los registros.

                • Controles de casillas de verificación, botones de opción y botones alternar. Grupo de opciones

                • Estos tres nuevos tipos de controles, de la caja de herramientas, se emplean tanto como dependientes de campos de tipo lógico como para realizar determinadas acciones. Para uno u otro caso, si están activados indican un valor Sí o Verdadero y si están desactivados indican un valor No o Falso. Lo único que les diferencia es su aspecto.

                • Incrustar una imagen en un botón alternar

                • Al igual que los botones de comando un botón alternar puede mostrar texto o una imagen. Siga los mismos pasos indicados en el apartado “Incrustar una imagen en un botón de comando”.

                • Ofrecer alternativas con grupos de opciones

                • Un grupo de opciones se emplea para representar un conjunto de alternativas, consta de un marco de grupo que contiene un conjunto de casillas de verificación, botones de opción o botones alternar.

                  El grupo queda definido como un único control y el marco dispone de una etiqueta adjunta.

                  Como cualquier otro control podrá utilizar el Asistente para controles o hacerlo personalmente.

                  Si un grupo de opciones es dependiente de un campo, será el marco del grupo quien dependa del campo, no cada opción individual que interviene en el grupo. Un marco de grupo también se puede establecer como una expresión o como un objeto independiente. Por cada ocasión, sólo se puede seleccionar una opción del grupo.

                  Las propiedades de casillas de verificación, botones de opción o botones alternar son ligeramente distintas que cuando actúan de forma individual. En lugar de tener una propiedad Origen del control tendrán una propiedad Valor de la opción.

                • Formularios y subformularios

                • Los subformularios son un método para incluir en un formulario información que proviene demás de una tabla. Un subformulario es un formulario dentro de otro formulario. Al formulario primario se denomina formulario principal y el formulario incluido en él recibe el nombre de subformulario. En Access un formulario principal puede tener cualquier cantidad de subformularios clasificados en un máximo de dos niveles, esto quiere decir que el subformulario incluirá a su vez otro subformulario.

                  El formulario principal y el subformulario han de estar vinculados mediante un campo, de modo que el subformulario sólo mostrará los registros que estén relacionados con los del formulario principal.

                • Insertar el subformulario en el formulario principal

                • El subformulario se puede mostrar dentro del formulario principal sólo como hoja datos, sólo como formulario o de ambas maneras. Establezca las propiedades Presentaciones permitidas y Presentación predeterminada al valor deseado.

                  Si desea que sólo se muestre como hoja de datos pase a esta presentación y distribuya y oculte las columnas que desee para que éste sea el aspecto mostrado dentro del formulario principal.

                  Para agregar el subformulario al formulario principal, arrastre el subformulario desde la ventana de la base de datos hasta el interior del formulario principal, ajuste el tamaño, alinee o mueva este control como si fuera cualquier otro, este control es dependiente del subformulario.

                  Para modificar el subformulario en la ventana de diseño del formulario principal, haga doble clic sobre el control de Subformulario/Subinforme y abrirá la ventana de diseño del subformulario. Después de trabajar con él guárdelo y ciérrelo para regresar a la ventana de diseño del formulario principal.

                  Por último, tendrá que comprobar que se ha establecido correctamente el vínculo de unión entre ambos formularios, para comprobarlo o en su caso llevarlo a cabo, abra la hoja de propiedades del control dependiente del subformulario (haga clic sobre él y tu ego haga clic en el botón Propiedades) en la ficha Datos escriba en las propiedades Vincular campos principales y Vincular campos secundarios los campos del vínculo.

                • Los informes de Access

                • Los informes se utilizan para facilitar la distribución impresa de la información almacenada en la base de datos. Aunque también se pueden imprimir hojas de datos y formularios, con informes se consiguen presentaciones impresas de aspecto profesional, etiquetas postales, “mailings” publicitarios, información de resumen, etc.

                  No nos extenderemos en excesivos detalles puesto que muchos de los temas vistos para formularios son igualmente aplicables en informes.

                  Vamos a ver las distintas maneras de crear un informe, generaremos etiquetas, crearemos un informe gráfico. Veremos como podemos guardar un formulario como un informe y sabremos que las barras de herramientas se pueden personalizar. Crearemos un informe de grupos/totales mediante el Asistente para informes al que posteriormente le haremos una serie de modificaciones. Conoceremos las propiedades de los controles específicas de los informes, trabajaremos creando nuevas secciones mediante grupos de datos, sabremos la diferencia entre agrupar y ordenar; y por último, crearemos un subinforme.

                • Modos de presentación de la ventana Informe

                • La ventana Informe tiene tres modos de presentación: Diseño, Presentación preliminar y Muestra preliminar.

                  El modo Diseño se utiliza prácticamente de la misma manera que la ventana de diseño de un formulario, los controles, sus propiedades y las secciones, en este caso se sustituye el Encabezado/pie del formulario por el Encabezado/pie del informe. Veremos que en informes existen otros tipos de secciones denominadas Encabezado/Pie “de grupo”.

                  El modo Presentación preliminar sirve para comprobar el aspecto final del informe antes de mandarlo a imprimir, si necesita ciertos retoques lo haremos antes de gastar el papel.

                  El modo Muestra preliminar se utiliza para comprobar la fuente, el tamaño de la fuente y el diseño general de un informe. Su ventana tiene la misma barra de herramientas que la ventana de presentación preliminar.

                  Para pasar de un modo a otro, utilice la paleta de botones Modo de ver informe, puede ver sus tres botones, cuando queramos que pase de uno a otro modo, le indicaremos directamente el botón que corresponda de esta paleta.

                  En las ventanas de Presentación preliminar y Muestra preliminar, utilice los botones de selección de página situados en el extremo inferior izquierdo de la ventana, para pasar a la siguiente página, a la anterior, a la primera, a la última o al número de página que escriba en el cuadro situado entre las flechas.

                  Puede imprimir mediante el botón de la impresora Imprimir, mediante el comando Archivo/Imprimir o por el atajo del teclado <Control-p>. Podrá imprimir desde los tres modos de presentación o desde la ventana de la base de datos después de seleccionar el informe en la ficha Informes, asimismo desde esta ventana podrá acceder al modo Diseño (como con cualquier otro objeto de las fichas tablas, macros,...) y al modo presentación preliminar mediante los botones del mismo nombre, el último sustituye al botón Abrir de las fichas de las tablas, consultas y formularios.

                • Crear un informe y los asistentes de informes

                • Como en el caso de los formularios, un informe se puede crear mediante el botón Autoinforme, similar al botón Autoformulario, que crea un informe de columna simple, podrá encontrar ambos botones en la paleta Nuevo objeto; sólo tendrá que seleccionar la tabla o consulta base del informe y hacer clic en este botón; también puede transformar un formulario en un informe mediante el botón Guardar como informe; también podrá utilizar los asistentes para informes o partir desde cero, en este último caso el proceso será muy similar al realizado con formularios.

                  Para obtener el cuadro de diálogo Nuevo informe, desde cualquier ventana de Access puede hacer clic en el botón Nuevo informe de la paleta de botones Nuevo objeto, o puede hacer clic en el botón Nuevo de la solapa Informes de la ventana de la base de datos.

                  Este cuadro de diálogo es muy parecido al de Nueva consulta o al de Nuevo formulario. Mediante la primera opción creará el informe comenzando desde cero; la segunda opción la veremos más adelante; Autoinforme en columnas da el mismo resultado que el botón Autoinforme, cada campo de un registro se dispone en una columna y así para todos los registros; Autoinforme: tabular los nombres de los campos forman el encabezado de las columnas y la distribución será en forma de tabla; Las dos últimas opciones están destinadas para la creación de gráficos y etiquetas de correos.

                  Para practicar con Autoinformes tabular y en columnas, seleccione cualquier tabla o consulta, escribiendo o con la flecha del cuadro combinado situado en la parte inferior del cuadro de diálogo Nuevo informe.

                • Generar etiquetas

                • Para obtener etiquetas de correo, resulta práctico utilizar el Asistente para etiquetas.

                  Acuda a la solapa Informes, haga clic en Nuevo, seleccione la tabla o consulta que desea usar como fuente de datos, y haga doble clic sobre Asistente para etiquetas. Obtendrá el cuadro de diálogo Asistente para etiquetas.

                  Si sus etiquetas tienen medidas inglesas de pulgadas, en la zona Unidad de medida haga clic en el botón de opción Inglesa, si tienen medidas en milímetros seleccione Métrica. En la zona Jipo de etiqueta seleccione Continua si las hojas del papel soporte de las etiquetas están unidas.

                  Utilizando la barra de desplazamiento de la lista de tres columnas situada en el centro del cuadro de diálogo, podrá encontrar gran número de etiquetas estándar, la columna central muestra las medidas de una etiqueta dadas por las dimensiones “alto x ancho”, en la tercera columna seleccione el número de etiquetas que forman una fila.

                  Si no encuentra su caso particular de medidas, número de etiquetas, o al imprimir el texto queda fuera de las etiquetas, haga clic en el botón Personalizar; el cuadro de dialogo que obtendrá le permitirá crear nuevas etiquetas (botón Nueva) o modificar alguna que usted ya hubiera creado (botón Editar), por cualquiera de los dos botones llegará a un tercer cuadro de diálogo donde podrá dar nombre a su etiqueta personalizada, indicar el número de etiquetas que forman una fila y especificar todo tipo de dimensiones particulares como la separación con los márgenes o la separación del texto con el extremo superior de la etiqueta. Para próximas sesiones de trabajo podrá ver sus etiquetas personalizadas, o las estándar, por medio de la casilla Mostrar tamaños personalizados de etiquetas.

                  Cuando haya terminado todos estos pasos haga clic en el botón Siguiente, seleccione los formatos para la letra y haga clic en Siguiente; en este tercer cuadro de diálogo agregue en el orden deseado los campos en la etiqueta prototipo; para añadir los campos haga doble clic sobre el campo o selecciónelo y luego haga clic sobre el botón situado entre las dos etiquetas con signo >, en esta etiqueta podrá escribir lo que desee y para espaciar los campos utilice la <Barra espaciadora>. Para saltar a otra línea pulse la tecla <Intro> o la <Flecha abajo> de las teclas del cursor, cuando haya terminado, ya sabe, haga clic en Siguiente. En el cuarto cuadro de diálogo seleccione los campos por los que desea ordenar las etiquetas, en casos de elevado número de cartas suele interesar ordenar por códigos postales, haga clic en Siguiente. Con este último paso habrá terminado, sólo le faltará aceptar el nombre de Access para este informe, o escribir el que usted desee, y hacer clic en Finalizar. Observe el resultado y aprenda a hacer etiquetas desde cero abriendo en modo Diseño el informe que Access a creado por medio del asistente.

                • Guardar un formulario como un informe. Personalizar una barra de herramientas

                • Aunque un formulario se puede imprimir, su principal misión es la de mostrar en pantalla la información de la base de datos. Es posible que le interese partir de un formulario ya creado para obtener un informe al que luego podrá modificar para sacar partido de las características especiales de los objetos Informes de Access.

                  • Abra en modo diseño el formulario que se desea convertir a informe,

                  • Ejecute Ver/Barras de herramientas y haga clic en el botón Personalizar.

                  • En la lista de Categorías seleccione Diseño de formularios e informes, desplace el cuadro de diálogo para dejar libre la barra de herramientas.

                  • Arrastre el botón Guardar como informe, que no se encuentra en la barra de herramientas de Diseño del formulario, hasta cualquier lugar libre de la barra de herramientas.

                  • Haga clic en el botón Cerrar.

                  • Haga clic sobre el botón que acaba de añadir a la barra de herramientas, Guardar como informe.

                  • Nombre el informe como desee y haga clic en Aceptar.

                  • Cierre el formulario

                  • Abra en modo diseño el informe que acaba de crear.

                  Observe que parece que no ha cambiado nada excepto que la sección Encabezado del formulario ahora es Encabezado del informe, abra las hojas de propiedades de los controles e incluso la del subformulario, haga una presentación preliminar y observe los resultados. Como verá, pocas diferencias existen en cuanto a controles y propiedades.

                • Crear informes sin asistente

                • Los controles y propiedades en los informes son prácticamente los mismos que en formularios, para no repetir los mismos temas, le recomendamos que revise los Capítulos anteriores que tratan sobre formularios, en este apartado trataremos sólo las diferencias más notables. La ventana de diseño del formulario resulta familiar, pues contiene los mismos elementos que la de formularios y la caja de herramientas tiene los mismos botones.

                  Antes de comenzar debe saber lo siguiente, en la sección Detalle se pueden situar controles calculados, el asistente no lo permite.

                  Cuando se crea un control calculado en la sección Detalle no se puede utilizar su nombre para calcular otros controles calculados, hay que repetir en éstos la expresión del control calculado que estamos tratando. Se recomienda crear una consulta con el campo calculado y utilizarla como consulta subyacente del informe, el nombre de este campo calculado sí se puede usar en los controles del informe. Tanto en informes como en formularios, podemos modificar la consulta subyacente en la propiedad Origen del registro, situada en la ficha Datos de la hoja de propiedades del informe o formulario.

                  Otro dato a conocer es que si bien no se pueden utilizar los nombres de los controles calculados de la sección Detalle para obtener otros controles calculados, si se pueden utilizar los nombres de los controles calculados de las secciones más externas respecto a la que nos encontramos; por ejemplo, se puede utilizar el total del Pie del formulario para calcular los porcentajes.

                  Encabezado/Pie de informe: El encabezado se imprime al comienzo del informe y el pie en la última página pero delante del pie de página. El encabezado se destina fundamentalmente para títulos y fechas, y el pie para obtener totales de todos los registros.

                  Encabezado/Pie de Página: Al comienzo y al final de cada página, el encabezado se destina fundamentalmente a contener las etiquetas que identifican los datos de las columnas, los saldos arrastrados de la página anterior y un texto identificativo. En los pies de página se suele disponer la función =Página() para numerar las páginas.

                • Propiedades especiales de los controles de informes

                • Veamos algunas diferencias entre los controles de informe y los de formulario.

                  Ocultar duplicados: Si abre la hoja de propiedades de un control, en la ficha Formato podrá modificar la propiedad Ocultar duplicados al valor Sí para de este modo poder evitar que se repita un mismo valor.

                  Suma continua: Esta propiedad situada en la ficha Datos tiene tres valores posibles: No, Sobre grupo y Sobre todo. El primero es el valor por omisión y significa que el control muestra los valores contenidos en el campo tal cual. El segundo acumula los valores de los registros anteriores produciendo un total de grupo en el último registro del grupo. El tercero hace lo mismo que el segundo pero sobre el total de los registros, es decir, muestra el valor real del primer registro y en el último registro del informe se mostrará el total de todo el informe.

                • Ordenar y agrupar datos

                • Si desea crear un informe sin asistente o modificar un informe para añadir o eliminar agrupaciones, en la ventana de diseño del informe ejecute Ver/Ordenar y agrupar o haga clic en el botón Ordenar y agrupar.

                  En el apartado anterior vimos la propiedad Ocultar duplicados, si lo que queremos es obtener un informe que resuma todas las compras del mismo artículo, tendremos que crear un nuevo grupo.

                • Crear un subinforme

                • El procedimiento es el mismo que para el subformulario. Primero cree el informe principal, después el secundario, inserte el subinforme dentro del informe y enlácelos.

                • Apéndice A

                • Las expresiones de Access

                • Crear una expresión

                • En las expresiones se combinan operadores, funciones, valores e identificadores en una unidad que produce un resultado. Las expresiones pueden ser tan sencillas como una expresión aritmética, como (1 + 1), o pueden realizar operaciones complejas en los datos. La siguiente expresión de validación genera un error si el valor del campo País es Francia, Italia o España y el campo Código Postal contiene menos o más de cinco caracteres: = [País] En (“Francia”, “Italia”, “España”) Y Longitud(([Código Postal)<>5).

                  Si el nombre del campo, control, tabla, consulta, formulario o informe, no contiene espacios, no hace falta que utilice los caracteres corchetes ( [ y ] ), en caso contrario es obligado. Le recomendamos que siempre encierre los nombres entre dichos caracteres. Los valores de fechas se situarán entre almohadillas (#), los de texto entre dobles comillas (“) y las expresiones de campos o controles calculados deberán ir precedidas del signo igual (=); en muchos casos Access pondrá estos formatos por usted.

                  Cuando establezca la propiedad Nombre de un control calculado, asegúrese de que utiliza un nombre único, no utilice el nombre de uno de los controles utilizados en la expresión.

                  Podrá utilizar expresiones para: establecer una propiedad que defina un control calculado, una regla de validación, o el valor predeterminado de un campo. Crear criterios o un campo calculado, o actualizar registros de una consulta o filtro. Establecer una condición para llevar a cabo una acción o una serie de acciones en una macro o especificar argumentos para muchas acciones. Especificar argumentos para muchas funciones, instrucciones y métodos en los procedimientos de Visual Basic para aplicaciones. Editar una consulta SQL en el modo de ver SQL de la ventana Consulta o utilizar una instrucción SQL en el valor de una propiedad o argumento.

                • Los operadores

                • Los operadores evalúan dos expresiones para ofrecer un resultado, su sintaxis general es;

                  Resultado = expr1 operador expr2.

                • Operadores aritméticos

                • Realizan cálculos. En general, el tipo del resultado será el del operando de mayor precisión (si interviene un Entero largo o uno Doble, éste será el tipo del resultado>).

                  Suma (+), resta (-)

                  Se pueden sumar o restar datos numéricos, fechas y texto. Si uno de los controles es null el resultado será null. Se convierten a cero mediante la función Nz.

                  Resta(-)

                  Se pueden restar numéricos (también para cambio de signo) o fechas.

                  Producto (*)

                  Se pueden multiplicar datos de tipo numérico.

                  División (/) ó (\)

                  Dividen enteros o números con decimales. El resultado; en el primer caso podrá presentar decimales, en el segundo perderá los decimales y será de tipo entero. Ejemplo, 5 \ 2 =2.

                  División (\)

                  Divide enteros o números con decimales

                  Exponenciación (A)

                  Eleva un número a un exponente. Ejemplo, 2^3=8.

                  Módulo (Mod)

                  Calcula el resto de una división. Ejemplo, 8 Mod 3 =2.

                  Concatenación (&)

                  Para unir dos textos. Ejemplo, [Nombre] &” “& [Apellidos].

                • Operadores lógicos

                • Los operadores lógicos se utilizan para realizar comprobaciones de Verdadero o Falso.

                  Sintaxis: resultado= proposición1 operador proposición2 y para el operador Negado resultado = Negado proposición1. En las proposiciones pueden intervenir números, fechas y textos.

                  Operador

                  Verdadero

                  Falso

                  Y

                  Las dos proposiciones tienen que ser ciertas. Ejemplo, (4<5) Y (5>3)

                  Todos los demás casos.

                  O

                  Se tiene que cumplir una de las dos proposiciones o ambas

                  Las dos han de ser falsas.

                  Oexcl

                  Una proposición verdadera y la otra falsa.

                  Las dos verdaderas o falsas.

                  Negado

                  Si la proposición es falsa. Ejemplo, Negado(5<3).

                  Si la proposición es verdadera.

                • Operadores de comparación

                • Los operadores de comparación, que también se conocen como operadores relacionales, comparan dos expresiones. Sintaxis; resultado exprl operador expr2

                  La siguiente tabla contiene una lista de los operadores de comparación y su resultado;

                  Operador

                  Significado

                  Verdadero

                  Falso

                  Nulo

                  <

                  Menor que

                  expr1 < expr2

                  expr1 >= expr2

                  expr1 o expr2=Null

                  <=

                  Menor o igual que

                  expr1 <= expr2

                  expr1 > expr2

                  expr1 o expr2=Null

                  >

                  Mayor que

                  expr1 > expr2

                  expr1 <= expr2

                  expr1 o expr2=Null

                  >=

                  Mayor o igual que

                  expr1 >= expr2

                  expr1 < expr2

                  expr1 o expr2=Null

                  =

                  Igual que

                  expr1 = expr2

                  expr1 <>expr2

                  expr1 o expr2=Null

                  <>

                  Distinto de

                  expr1 <> expr2

                  expr1 =expr2

                  expr1 o expr2=Null

                • Operadores de caracteres

                • Se utilizan para comparar dos cadenas de texto. Sintaxis; texto Como referencia.

                  El resultado será verdadero si el texto y la referencia son iguales (o nulo, si alguno de ellos no tiene datos).

                  El texto es el contenido del campo o de la cadena que se pretende comparar con la referencia. Esta referencia puede incluir caracteres comodín:

                  ¿ y #

                  Sustituye a un solo carácter. Ejemplo, texto Como ca?a, el resultado será verdadero si el texto fuera casa, cama, caja, capa, etc. # para dígitos, 28## # los códigos postales de Madrid.

                  *

                  Sustituye cualquier número de caracteres. Ejemplo, texto Como *asa, el resultado será verdadero si el texto fuera casa, asador, casaban, etc.

                  [xyz]

                  Sustituye a un solo carácter de la lista. Ejemplo asa[rn], podrá valer asar o asan pero no asas; [cr]asa, podrá valer casa o rasa pero no masa; también podrá situarse entre medias.

                  [x-y]

                  Sustituye a un solo carácter en el rango de letras de la lista. Ejemplo, [c-g] esta lista se puede sustituir por [cdefg].

                  [!xyz]

                  Sustituye a un solo carácter que puede ser cualquiera excepto los de la lista.

                  [!x-z]

                  Sustituye a un solo carácter que puede ser cualquiera excepto los comprendidos en el rango de caracteres de la lista.

                • Identificadores

                • Access llama identificadores al nombre de los distintos objetos que componen la base de datos, es decir, a las tablas, consultas, formularios, informes, campos, controles, propiedades, etc. Mediante los identificadores podremos referirnos a otros objetos de la base de datos distintos de aquél que esté activo en ese momento. Pueden contener hasta tres partes: la primera es el tipo de objeto de Access (por ejemplo, formulario o informe), la segunda es el nombre del formulario o del informe definido por nosotros y la tercera es el nombre del objeto que contiene el elemento al que nos queremos referir. Por ejemplo, para referirnos al control Precio unidad del formulario Subformulario pedidos, el identificador será Formularios![Subformulario pedidos]![Precio unidad].

                  Los operadores de los identificadores son el signo de admiración (!) y el punto (.), el operador ! indican que es un objeto definido por el usuario, el punto indica que es un objeto del sistema.