Microsoft Access

Informática. Computación # Ofimàtica. Elements. Base de dades. Barra de tasques

  • Enviado por: Raquel
  • Idioma: catalán
  • País: España España
  • 25 páginas
publicidad
publicidad

L'ACCESS

Una base de Datos

Informàtica

ÍNDEX

  • Què és l'Access? Elements de la pantalla de l'Access. Per què serveix aquest gestor de base de dades?........................... pàg. 3

  • Tipus de dades que es poden introduir al programa Access. Explica-les........................................................................... pàg. 5

  • Definició de registre i camp. Posa-hi exemples.................. pàg. 6

  • Tipus d'objectes que es poden crear i modificar taules, formularis i informes, i la pantalla per a crear cadascú. Posa-hi exemples............................................................................. pàg. 7

  • Aplicacions del programa Access (taules, formularis, i informes) i/o a la vida quotidiana. Posa-hi exemples.......................... pàg. 24

  • Es compatible amb altres programes? Amb quins? Per què?.................................................................................. pàg. 25

  • Bibliografia......................................................................... pàg. 26

  • L'ACCESS

    Què és l'Access?:

    L'Acces és un gestor de base de dades, que és un programa que permet introduir i emmagatzemar dades, ordenar-les i tractar-les.

    Aquestes dades estan organitzades i relacionades entre sí.

    Els elements de la pantalla:

    PANTALLA:

    'Access'

    'Access'
    BARRES:

    *

    La barra de títol es troba a la part superior de la pantalla. Conté el nom del programa. A la dreta es troben els botons per a minimitzar, restaurar o maximitzar i tancar.

    'Access'

    *

    La barra de menú, que està situada a sota de la barra de títol, conté les operacions, agrupades en menús deslligables, que nosaltres podem realitzar amb l'Access. Però es fan més ràpidament a partir de les icones de les altres següents barres.

    Amb el teclat podem anar-hi fent:

    Alt + la lletra subratllada del nom

    Ex. Alt + a aniríem a Archivo.

    'Access'

    La barra d'eines conté icones per realitzar de forma ràpida i immediata alguna de les operacions més habituals. Si les icones apareixen sense color, significa que estan desactivades, és a dir que no les pots utilitzar; en canvi si tenen color, estan activades i les pots utilitzar.

    'Access'

    La barra de tasques de Windows conté el botó Inicio, que s'utilitza per arrancar alguns programes, i hi ha un botó per a cada document que tenim obert.

    'Access'

    Finestra de Base de dades, que apareix després d'obrir una base de dades ja existent o creant una. Mostra tots els objectes que es poden crear amb la base de dades: taules, formularis, consultes, informes, macros i mòduls.

    Utilitat del gestor de base de dades:

    Un gestor de base de dades és un programa que et permet introduir, guardar, recuperar i tractar dades, per tal d'organitzar-les de la manera que tu vulguis. Aquest controla totes les operacions que es poden fer.

    TIPUS DE DADES

    En l'Access hi ha dos tipus de dades:

    • Base de dades relacional: és un tipus de base de dades o un sistema d'administració, que guarda un conjunt d'informació organitzada en taules (files i columnes de dades) i que està relacionada entre sí. En una taula, les files representen els registres i les columnes representen els camps.

    • Base de dades documental: és un conjunt d'informació guardada i que no està estructurada. Té com a objectiu guardar informació textual continguda en documents, que aquest pot contenir diverses unitats d'informació, és a dir, diferents parts amb informació. No té una estructura fixa i té diferents tamanys. Els continguts no tenen tanta homogeneïtat, sinó que són més bé irregulars.


         

    REGISTRE I CAMP

    Cada taula es compon de camps i registres. Cada columna d'una taula és un camp i cada fila representa un únic registre. Cada camp només pot tenir un tipus de dada: o només text, o només números...

    Camp: és cada columna d'una taula. És el primer tipus d'informació que has de posar per crear una taula; per exemple l'adreça, el nom...

    Registre: és el concepte bàsic en l'emmagatzematge de dades. El registre agrupa informació associada a un element d'un conjunt, com dades personalitzades. Per exemple si el camp és nom, els registres serien Anna, Raquel, Aaron...

    QUÈ PODEM CREAR AMB UNA BASE DE DADES?

    Amb l'Access podem crear diversos objectes: taules, consultes, formularis, informes, macros i mòduls. Per crear, modificar i tractar aquest objectes, utilitzarem la finestra de base de dades.

    Per a crear qualsevol d'aquest objectes, seguirem els passos següents:

  • Anar al menú Archivo o a la barra d'eines l'icona que representa un full en blanc.

  • Escollir la opció Nueva base de datos...

  • 'Access'

  • Posarem un nom a l'arxiu i clicarem a Crear. Apareixerà el següent quadre on ara nosaltres escollirem el tipus d'objecte que podem crear.

  • 'Access'

    TAULES:

    Les taules són agrupacions de dades relacionades entre sí i que s'agrupen en files (registres) i columnes (camps).

    CREAR TAULES

    Per crear-les podem utilitzar tres mètodes:

    • Utilitzant un assistent que et va guiant pas a pas amb la creació de la taula.

    • Començant la taula en blanc.

    • Introduint les dades directament.

    COMENÇANT LA TAULA EN BLANC:

    'Access'

  • En la primera fila escrius el nom del primer camp.

  • Polses la tecla Intro per a anar a la segona columna del camp.

  • Per defecte, al situar-se en la segona columna ens posarà Texto com a tipus de dada. Si volem canviar de tipus de dada, haurem de fer clic a sobre de la fletxa de la llista deslligable i escollirem un altre tipus.

  • Polsem la tecla Intro per anar a la tercera columna. En aquesta columna no fa falta escriure cap cosa, ja que únicament serveix per guiar a una persona a l'hora de saber que escriure.

  • 'Access'
    Introdueix tots els noms de camps que vulguis.

  • Clica al botó Cerrar i accepta a Guardar. Posa-li un nom. No és necessari crear una clau especial definida, és optatiu i més tard et permetrà passar informació d'unes taules a unes altres.

  • Si volem treballar amb la taula que acabem de crear, en la finestra de la base de dades trobarem la taula amb el seu nom corresponent. Obre-la.

  • 'Access'

  • En la taula podem escriure tots els registres que vulguem al camp corresponent.

  • 'Access'

     

    UTILITZANT UN ASSISTENT QUE ET VA GUIANT PAS A PAS AMB LA CREACIÓ DE LA TAULA:

  • Seleccionarem l'opció de Crear una taula amb ajudant.

  • Apareixerà un quadre en el qual aniràs afegint tots els camps que vulguis tenir en la teva taula.

  • 'Access'

  • Quan haguem escollit tots els camps, premerem a Siguiente.

  • Posarem un nom a la taula Siguiente Introducir datos directamente Finalizar

  • Ara podrem escriure els registres i ja haurem fet la taula.

  • INTRODUINT DADES DIRECTAMENT:

    Al seleccionar l'opció d'introduir dades directament, la taula ja apareix feta. L'únic que hem de fer nosaltres és introduir els registres i canviar el nom als camps.

    'Access'

    MODIFICAR TAULES:

    Una vegada creada una taula, si volem modificar algun aspecte (per exemple, afegir una columna, esborrar una columna...), haurem de fer:

  • Obrir la base de dades on es troba la taula a modificar.

  • Seleccionar la taula que es vol modificar.

  • Fer clic sobre el botó Diseño 'Access'

  • Apareixerà un quadre on tu aniràs modificant i substituint el que creguis necessari.

  • EXEMPLE:

    Nosaltres volem fer una taula amb la llista de classe sobre el alumnes que hi ha, on trobarem nom, cognoms, número de llista, número de telèfon de la seva casa i les notes.

  • Haurem de crear una base de dades nova. Ves a Archivo Nuevo o la icona que representa el full en blanc Base de datos en blanco Poses el nom Crear.

  • Escull l'objecte Tabla.

  • Prem l'opció per crear una taula que més t'agradi de les que hem explicat abans. Nosaltres utilitzarem l'assistent.

  • Escollirem: Tablas como ejemploEstudiantes Campos de ejemplo Esculls els camps que vulguis, en aquest cas NúmEstudiante, Apellidos, Nombre, NúmTeléfono i NotasPasa-les a Campos en la nueva tabla amb la fletxeta 'Access'
    Siguiente

  • Si vols pots canviar el nom del camp donant a Cambiar el nombre del campo.

    'Access'

  • Posa-li nom a la taula. En aquest cas Llista de classe. Introduir dades directament en la taula Finalizar.

  • Ja l'has creat. Ara només falta completar-la.

  • 'Access'

    FORMULARIS:

    Els formularis serveixen per a editar registres d'una taula o una consulta.

    CREAR UN FORMULARI:

    Podem utilitzar diversos mètodes:

    • Utilitzant l'assistent que ens va guiant pas a pas per a la creació del formulari.

    • Començar el formulari en blanc.

    UTILITZANT UN ASSISTENT QUE ET VA GUIANT PAS A PAS AMB LA CREACIÓ D'UN FORMULARI:

  • Obrir la base de dades on es troba el formulari per a crear. Has de tenir una taula ja creada.

  • Fer clic sobre l'objecte Formulario Crear un formulario utilizando el asistente Botó Nuevo 'Access'
    . Apareixerà el següent quadre:

  • 'Access'

  • Selecciona Asistente para formularios Aceptar.

  • 'Access'

  • Hem d'especificar els camps que apareixeran al formulari utilitzant els següents botons:

  • 'Access'
    Per a afegir el camp seleccionat al formulari.

    'Access'
    Per a afegir tots els camps a la llista de camps del formulari.

    'Access'
    Per a treure el camp seleccionat de la llista de camps del formulari.

    'Access'
    Per a treure tots els camps de la llista de camps del formulari.

    Pots escollir si vols els camps de una taula o d'una consulta, clicant a la fletxeta.

  • Fes clic a següent. Apareixerà la següent pantalla:

  • 'Access'

  • Esculls la distribució del formulari. Les més utilitzades són la de Columnes i Justificat.

  • Siguiente. Apareixerà un altre quadre:

  • 'Access'

  • Escull l'estil del formulari. Siguiente. Apareixerà l'últim quadre.

  • 'Access'

  • Escriurem el nom que li volem donar al formulari.

  • 10. Farem clic sobre el botó Finalizar. Apareixerà el formulari ja creat.

    'Access'

    Per a desplaçar-se pels diferents registres utilitzarem la següent barra:

    'Access'

    Aquesta barra ens indica barra en quin registre estem i el número total de registres.

    MODIFICAR FORMULARIS:

    Una vegada creat un formulari, si volem modificar algun, haurem de fer:

  • Obrir la base de dades on es troba el formulari a modificar.

  • Seleccionar el formulari que es vol modificar.

  • Fer clic sobre el botó Diseño 'Access'

  • Apareixerà un quadre on tu aniràs modificant i substituint el que creguis necessari.

  • EXEMPLE:

    Nosaltres volem crear un formulari on estiguin totes les direccions i telèfons dels nostres amics. Per això haurem de fer el següent:

  • Haurem de crear una base de dades nova. Ves a Archivo Nuevo o la icona que representa el full en blanc Base de datos en blanco Poses el nom Crear.

  • Escull l'objecte Formulari.

  • Prem l'opció per crear un formulari que més t'agradi de les que hem explicat abans. Nosaltres utilitzarem l'assistent.

  • Escollirem: Tablas/Consultes Tabla lista de direcciones Campos disponibles Esculls els camps que vulguis, en aquest cas: Nombre, Apellidos, Dirección, Ciudad, CódPostal i TeléfonoCasa Pasa-les a Campos seleccionados amb la fletxeta 'Access'
    Siguiente

  • 'Access'

  • Escull el tipus de distribució que vols aplicar-li. Nosaltres escollirem En columnas. Siguiente Escull l'estil que vols aplicar. En aquest cas Estándar. Siguiente Posa-li nom a l'informe. Direccions amics. Finalizar.

  • Ja l'has creat. Ara només falta completar-lo o canviar dades.

  • 'Access'

    INFORMES:

    Els informes són objectes d'una base de dades que permeten representar les dades de les taules o consultes de manera impresa.

    CREAR UN INFORME:

    Per a crear informes, podem utilitzar dos mètodes:

    • Utilitzant l'assistent que ens va guiant pas a pas per a la creació de l'informe.

    • Començar l'informe en blanc.

    UTILITZANT UN ASSISTENT QUE ET VA GUIANT PAS A PAS AMB LA CREACIÓ D'UN INFORME:

  • Obrir la base de dades on es troba l'informe per a crear. Has de tenir una taula ja creada.

  • Fer clic sobre l'objecte Informe Crear un Informe utilizando el asistente Botó Nuevo 'Access'
    . Apareixerà el següent quadre:

  • 'Access'

  • Selecciona Asistente para informes Aceptar.

  • 'Access'

  • Escollirem: Tablas/Consultes Esculls la taula a partir de la qual vols fer l'informe Campos disponibles

  • Hem d'especificar els camps que apareixeran l'informe utilitzant els següents botons:

  • 'Access'
    Per a afegir el camp seleccionat al formulari.

    'Access'
    Per a afegir tots els camps a la llista de camps de l'informe.

    'Access'
    Per a treure el camp seleccionat de la llista de camps de l'informe.

    'Access'
    Per a treure tots els camps de la llista de camps de l'informe.

    Pots escollir si vols els camps de una taula o d'una consulta, clicant a la fletxeta.

  • Fes clic a següent. Apareixerà la següent pantalla:

  • 'Access'

  • Esculls el nivell d'agrupament de l'informe, que indica com serà imprès. Siguiente. Apareixerà un altre quadre:

  • 'Access'

  • Escull la distribució de l'informe. Siguiente. Apareixerà un altre quadre.

  • 'Access'

  • Escull l'estil que vulguis. Siguiente. Apareixerà l'últim quadre. Escriurem el nom que li volem donar a l'informe.

  • 'Access'

    10. Farem clic sobre el botó Finalizar. Apareixerà l'informe ja creat.

    'Access'

    EXEMPLE:

    Nosaltres crearem un informe on explicarem els productes d'una tenda de roba.

  • Haurem de crear una base de dades nova. Ves a Archivo Nuevo o la icona que representa el full en blanc Base de datos en blanco Poses el nom Crear.

  • Escull l'objecte Informe.

  • Prem l'opció per crear un informe que més t'agradi de les que hem explicat abans. Nosaltres utilitzarem l'assistent.

  • Escollirem: Tablas/Consultes Tabla Productes Campos disponibles Esculls els camps que vulguis, en aquest cas: IdProductos, NombreProducto, UnidadesEnExistencia, UnidadesEnPedido i PrecioUnidadPasa-les a Campos seleccionados amb la fletxeta 'Access'
    Siguiente

  • 'Access'

  • Esculls el nivell d'agrupament de l'informe. Agerga IdProductos Amb la fletxa. Siguiente. Apareixerà un altre quadre:

  • 'Access'

  • Apareixerà aquest quadre. Siguiente.

  • 'Access'

  • Apareixerà un altre quadre. Escull l'opció de distribució En pasos. Siguiente.

  • 'Access'

  • El següent quadre permet escollir l'estil que l'aplicaràs. Escull l'opció Corporativa. Siguiente.

  • 'Access'

  • Apareixerà l'últim quadre. Escriurem el nom que li volem donar al formulari, en aquest cas Productes.

  • 'Access'

    10. Farem clic sobre el botó Finalizar. Apareixerà el formulari ja creat.

    'Access'

    APLICACIONS DE L'ACCESS

    L'Access té moltes utilitats en diferents camps. Els diferents objectes que podem crear ens permeten adaptar-nos i escollir el que ens vagi millor.

    TAULES:

    • Serveix per fer-te una agenda amb el números de telèfon, direccions..., dels teus amics.

    • Si treballes en una empresa pots organitzar els clients i els empleats en una taula.

    • Per a guardar dades sobre els productes d'una tenda, les deudes, les factures, reserves..., també podem fer servir les taules.

    • Si tens algun projecte, pots plasmar-ho en les taules.

    • Pots organitzar les teves activitats, per exemple de cap de setmana, en taules.

    • Els estudiants de la teva classe (nom, cognoms, notes...) els pots classificar.

    • Encara que el programa et doni algunes idees per poder treballar, tu també les pots crear canviant el nom del camp.

    FORMULARIS I INFORMES:

    A partir de les taules pots crear els informes i formularis per al que vulguis; segons el que l'utilitzis i la finalitat d'aquests.

    PROGRAMES COMPATIBLES

    AMB L'ACCESS

    L'Access és un dels molts programes que es troba dins d'un pack: Microsoft Office. Aquest pack conté altres programes amb els quals l'Access és compatible i pots traspassar informació. Els programes compatibles més utilitzats són:

    - Acces

    - Outlook

    - PowerPoint

    - Publisher

    - FrontPage

    - Word

    BIBLIOGRAFIA

    En llibres:

    • Access 97, ¡Respuestas en un instante! Stephen L. Nelson. McGraw-Hill.

    • Access 97. Alejandro Domínguez Doncel. Anaya Multimedia.

    • Los secretos de Access 97. Cary N, Prague, William C. Amo y James D. Foxall. Anaya Multimedia.

    En internet: