Marco conceptual de la administración

Práctica administrativa. Teorías administrativas. Método Deming. Reingeniería

  • Enviado por: Chande
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MARCO CONCEPTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN

1.-CONCEPTOS BÁSICOS :

La administración aparece desde tiempos muy remotos, desde el momento en que aparece el hombre.  Las primeras manifestaciones reciben el nombre de acto administrativo.
A las empresas se les define como unidades productoras de bienes o servicios, se les puede clasificar en base a diferentes criterios :

-DE ACUERDO A SUS OBJETIVOS : Se clasifican en publicas (no lucran) y privadas (tienen como objetivo lucrar).
-DE ACUERDO A SU FUNCIÓN : Industriales (las que llevan a cabo cualquier cambio o alteración a la materia prima) y Comerciales (Las que distribuyen productos que otros fabrican).
-EL QUE UTILIZA PROMYP : El Programa de ayuda para la pequeña y mediana empresa y que clasifica a las empresas en micro, pequeña, mediana y grande empresa.

    

Cualquiera que sea el tipo de empresa cuenta con tres recursos :

HUMANOS : Personas que laboran en la empresa.
MATERIALES : Los recursos monetarios de la empresa.
TÉCNICOS : Es la maquinaria y la tecnología.

Toda organización, para lograr un adecuado funcionamiento deberá llevar a cabo una administración adecuada en la empresa pues es la encargada de darle buen uso de los recursos.

Definición de administración :

Administración es la ciencia, técnica o arte que por medio de los recursos humanos, materiales, y técnicos, pretende el logro optimo de los objetivos mediante el menor esfuerzo para lograr una mayor utilidad.

Pero la verdadera definición es que la administración es una ciencia social que persigue la satisfacción de los objetivos institucionales por medio de un mecanismo de operación y a través de un proceso administrativo.
(FERNANDEZ ARENA)

2.-LA ADMINISTRACIÓN : ENFOQUE INTERDICIPLINARIO

La administración está muy relacionada con todas las áreas funcionales de la empresa.  Esto se debe a que todas ella cuentan con recursos que deben de administrarse.

De las dos áreas funcionales que están mas relacionadas son :

La contabilidad : Que está encargada de analizar y registrar todas las operaciones monetarias.
La informática : Que se encarga de la unión de los datos y de la clasificación de los mismos.

     Las dos son fuentes efectivas de información, de las que se auxilia la administración para poder llevar a cabo sus actividades ; pero también se relaciona con finanzas, producción, mercadotecnia, recursos humanos, etc.   Y no sólo de las áreas funcionales, también con las actividades que en ella se desempeñe.

3.- APLICACIONES GENERALES DE LA ADMINISTRACIÓN.

     En la empresa se fijan objetivos y metas ; y es por medio de la administración que se facilita el logro de ellos.

    Otro de los objetivos principales de la administración es el de lograr que las empresas sean altamente productivas, logrando las máximas utilidades con el menor número de recursos.

4.- ADMINISTRADORES Y ADMINISTRACIÓN.

a) procesos gerenciales :

     El proceso gerencial variará según el área que se trate.  Las actividades que trate de desarrollar de finanzas son muy diferentes a las que debe de desarrollar un jefe de mercadotecnia o de recursos humanos pero existe un proceso que es común a todos ellos, el cual está integrado a cuatro etapas básicas :

Planeación
Organización
Dirección
Control.

   

  Para llevar a cabo adecuadamente todas las tareas, es necesario tener ciertas actitudes como licenciado en Administración dentro de las que encontramos :

a)  Aceptarse con un sentido ético y responsable.
b)  Atender el desarrollo integral
c)  Generar ideas creativas desarrollándolas constantemente
d)  Ser emprendedor para desarrollar organizaciones
e)  Innovar sistemas administrativos
f)  Ser críticos positivos
g)  Tener valor para aceptar responsabilidades.

b) perfil gerencial :

    Cada profesión requiere de un perfil que se considera como un conjunto de actitudes, aptitudes y habilidades que debe de tener la persona que lleve a cabo la administración.

según Fayol, el administrador debe de tener el siguiente perfil :

1) Cualidades físicas
2) Cualidades morales
3) Cualidades intelectuales
4) Conocimientos generales
5) Conocimientos específicos
6) Experiencia.

c) funciones:

     El objetivo principal del licenciado en administración es hacer un uso racional de los recursos pero también tiene a su cargo las siguientes funciones básicas :

a) Logro de metas y objetivos
b) Hacer altamente productiva a la empresa
c) Fortalecer los valores éticos, personales y profesionales.
d) Generar y promover modelos propios
e) Fomentar el compromiso con la calidad
f) Competir en el mercado de trabajo
g) Mantener buenas relaciones entre profesionistas, entre competidores y en general con la sociedad.

d) roles administrativos :

Los roles tradicionales son tres :

EJECUTOR TECNOCRATA : El trabajador sólo realizará las tareas que le sean indicadas.
MAXIMIZADOR DE LA EFICIENCIA : El trabajador logrará los máximos beneficios con el menor número de recursos.
NEUTRAL EQUILIBRADOR : Conciliar intereses entre los empleados y los dueños de la empresa.

ANTECEDENTES DE LA ADMINISTRACIÓN

1.- Antecedentes históricos de la administración

EUROPA

Influencia de los filósofos :

Un aspecto que tuvo gran importancia en el pensamiento administrativo fue el de los filósofos, entre los más importantes encontramos a Platón que dentro de sus grandes aportaciones están :

1.- La clasificación de las formas de gobierno que se dividen en :

-Aristocracia : Gobierno de la nobleza o clase alta.
-Oligarquía : Gobierno de una sola clase social.
-Timarquía : Gobierno de los que cobraban rentas.
-Democracia : Gobierno del pueblo.
-Tiranía : Gobierno de una sola persona.

2.- Clasificación de las clases sociales que se dividen en :

-Oro : Eran los gobernantes
-Plata : Los guerreros y
-Bronce : Eran los artesanos y comerciantes.

3.- Sus obras : "Fedro", "El Banquete", "Las leyes y la república".

ARISTOTELES :  Filosofo que clasificó a la administración publica en :

a)MONARQUÍA Gobierno de uno sólo.
b)ARISTOCRACIA Gobierno de la clase alta.
c)DEMOCRACIA Gobierno del pueblo.

Su obra : "La política" , en la que hace referencia a los tres poderes : Ejecutivo, Legislativo y Judicial.

Otros filósofos que tuvieron gran importancia en el pensamiento administrativo fueron :

BACON : Considerado un estadista y pensador de la lógica moderna.

DESCARTES : Que dio los primeros principios sobre la división del trabajo y tramos de control.
 

ANTIGUAS CIVILIZACIONES

Una de las civilizaciones que más influyó en el pensamiento administrativo fue el pueblo romano, quien marcó las bases más importantes de la sociedad moderna.
El pueblo romano influyó en la sociedad actual haciendo uso de la administración que incluso teniendo administradores que se hacían cargo de ella, que recibían el nombre de gestores o mandatarios.

 Roma clasifica a las empresas en tres :

-Públicas : Las que realizan actividades del Estado.
-Semipúblicas : Las que pertenecen a sindicatos.
-Privadas : Las que eran manejadas por civiles.

 Roma tuvo tres periodos :

1.- La república : Donde las actividades eran manejadas por el pueblo y predominaba la igualdad de los derechos.
2.- La monarquía : En donde dirigía el gobierno, la alta sociedad y no intervenía el pueblo.
3.- La caída del imperio romano : Este periodo se caracterizó por la desorganización.

INFLUENCIA DE LA EDAD MEDIA

Esta época se caracterizó por un estancamiento y un retroceso en todas las actividades e influyó mucho en el aspecto administrativo.

LA IGLESIA CATOLICA : La iglesia católica no acepta el lucro y el comercio como una actividad honesta, al no ser aceptado esto, nace una nueva corriente llamada ética protestantista que sí acepta y fomenta la acumulación de la riqueza.   Dentro de sus principales exponentes encontramos a MAX WEBER, BENJAMIN FRANKLIN Y MARTIN LUTERO.

A) REVOLUCIÓN INDUSTRIAL

Tiene sus inicios a fines del siglo XVlll y principios del siglo XlX.   Consiste en un cambio de los modelos de producción ;  Aquella producción hecha a mano y limitada pasa a ser una producción hecha a máquina y en serie.  Donde se presenta con mayor fuerza es en Inglaterra, pero también hay cambios fuertes en Francia, Italia, Alemania, EE.UU., etc.

 Dentro de los principales cambios y aportaciones de la revolución industrial están :

1) Cambios de los sistemas de producción.
2) Disminución en los costos de producción.
3) Aparecen los grandes inventos.
4) Aparece una nueva clase social :el obrero.
5) Desaparece el pequeño artesano.
6) Aparece la competencia.

 Existen reacciones de todo tipo en la revolución industrial, pero dentro de las más importantes está la de la iglesia católica y la de los economistas liberales.   La de los economistas liberales tiene como sus principales exponentes a Carlos Marx, y Federico Engels. Quienes saben que peligran las estructuras por lo que proponen los siguientes cambios :

-Que desaparezca la propiedad privada
-La creación de un sistema que logre satisfacer las necesidades del proletariado.
-Que el proletariado ocupe el poder.

B) PERCURSORES DE LA ADMINISTRACIÓN

HENRY ROBINSON TOWN :  Nació en EE.UU., demostró la importancia que tiene el cambio de ideas entre administradores en las diferentes compañías y consideró que la administración debía ser tomada como una ciencia dentro de la empresa.

CHARLES BADDAG : Matemático inglés que inventó la maquina diferencial (máquina calculadora), hizo estudios profundos sobre la división del trabajo y la especialización del estudio de tiempos o movimientos y el control de costos.

ROBERTO OWEN: Se dedicó a la industria textil en Inglaterra, demostró que en la empresa es importante tanto la producción como la alta calidad, analizó que en la empresa hay dos factores importantes: La maquinaria y los seres humanos que la trabajan.
Consideró que a las personas que las trabajan en la empresa se les debe de dar un trato especial y ciertas consideraciones.

ENFOQUES CONTEMPORANEOS DE LA PRACTICA ADMINISTRATIVA

1.- Teoría de contingencias:

     Esta teoría nace al realizar una serie de investigaciones para conocer cuales son las estructuras funcionales, enfatiza que no hay nada absoluto en las organizaciones, que todo es relativo y depende del enfoque que se le de el resultado que se obtenga.  Contingencia quiere decir: incierto o inhabitual que puede o no ser.

     La Teoría de las contingencias indica que no hay forma única para lograr los objetivos en la organización y que hay que considerar que esta es cambiante, es decir, dinámica.

     La teoría se basa en que los cambios políticos, económicos y sociales al igual que culturales, afectan a ala organización y que lo que funcione en una empresa puede o no funcionar en otra.

    

Esta teoría considera que son dos los factores que afectan a las organizaciones:

1.- El ambiente: todo lo que rodea a la empresa de forma externa.
2.- Tecnología: la forma en que laboran su producción , cada empresa tiene su propia tecnología y esto se considera el aspecto interno.

Considera que las empresas tienen tres niveles:

1.- el estratégico o institucional.- son accionistas, directores y altos ejecutivos.
2.- el nivel intermedio.- esta integrado por todas las personas que están entre el nivel estratégico y el nivel operacional (gerentes medios, de finanzas, producción, etc).
3.-Nivel operacional.- es nivel inferior de la empresa, donde las operaciones o tareas son ejecutadas (obreros).

    Esta teoría trata  las organizaciones y al medio tanto interno como externo; es decir, el ambiente y su tecnología. Pero es importante destacar que solo toma en cuenta factores muy específicos.

2.- Teoría del desarrollo organizacional

     Esta teoría consiste en una serie de ideas que relacionan a la organización con el hombre y el medio. Se considera que el desarrollo organizacional es una continuaron de la teoría de las relaciones humanas.

     Aquí los autores de esta teoría la definen como un proceso planeado sobre los cambios que lleva a cabo la empresa.

     El objetivo principal de el desarrollo organizacional es cambiar actitudes, comportamiento y estructura en la organización, para que se adapte fácilmente al medio y cambios continuos que abarcan a la empresa como un sistema total.

 Para esta teoría existen cuatro variables:

1.- el medio : donde se tratan problemas como tecnología y educación.
2.- la organización:  considera que esta debe tener dinamismo y flexibilidad para sobrevivir al impacto ambiental.
3.- el grupo social: en el que hay que tomar en cuenta el liderazgo, la comunicación, las relaciones interpersonales y los conflictos
4.- el individuo: sus necesidades, sus actitudes y motivadores.

DESARROLLO ORGANIZACIONAL

     Se basa en que todas la organizaciones son dinámicas y se adaptan a todos los cambios del medio.

 Las características del desarrollo organizacional son:

1.- relaciones intergrupales.
2.- confianza.
3.- responsabilidad compartida.
4.- solución de problemas por medio de acciones grupales.

     Es un sistema que permite admirar objetivamente a las empresas logrando que siempre estén acorde a los cambios ambientales; pero solo pueden ser llevados a cabo por ser empresas muy dinámicas.

Administración de la calidad

     Esta teoría parte de que en la empresa hay que lograr la calidad en todos sus niveles, para que por medio de esto se logren  optimizar todos sus recursos de la empresa.   La calidad total se logra en el momento en el que todos los recursos son dirigidos a un mismo fin, que es lograr la alta productividad en una empresa.

     Presta especial atención a los factores como la satisfacción del cliente, la realización y desarrollo del personal y el lucro de los empresarios mediante el adecuado desarrollo empresarial.

Reingeniería

     Es la revisión fundamental y el rediseño radical de procesos de negocios para alcanzar mejores resultados en aspectos como costos, calidad, precios, mejora de tiempos.

    La reingeniería debe de comenzar por nada pre-concebida centrándose en la idea de lo que debe ser.  Rediseñar por medio de la reingeniería es inventar, no mejorando nada, sino modificando todo yendo hacia la raíz de los procesos.

Los principios de la reingeniería son:

1.- organizar por objetivos, no por tareas.
2.- los usuarios de los resultados de un proceso son los que ejecutan el proceso.
3.- unificar las tareas de procesamiento de la información con el trabajo que realmente produce la información.
4.- tratar los recursos en forma centralizada, no dispersos.
5.-Vincular actividades paralelas en lugar de integrarlas en un resultado.
6.-Asignar recursos y poder de decisión donde se ejecute el trabajo, y establecer controles en el proceso.
7.-Capturar información solo una vez y de fuentes originales.

     La reingeniería coincide en cosas y criterios para operar, basándose especialmente en la calidad, el costo, el servicio y el ciclo de tiempo.

Bench  Marking:

     Consiste en proponerse metas por medio de normas externas y objetivos aprendiéndolo mas importante de otro, es decir; fijándose metas en base a lo mejor de otro.

     Esto de logra estudiando a otras empresas y viendo como obtienen mejores resultados que los nuestros, es decir, copias lo mas exitoso de cada organización.

 Dentro de los objetivos de este sistema encontramos:

a) dar una ventaja competitiva a la organización
b) superior a la competencia

     Este sistema tiene diferentes procesos o etapas, uno de los mas aceptados es en el que llevamos a cabo las siguientes etapas:

-determinar que actividades cuya mejora supera la situación actual de la empresa
-determinar los factores claves de las actividades
-medir cuales son las practicas mas avanzadas y determinar como consiguen los resultados
-medir mi empresa y compararla con la mejor para determinar si es susceptible de mejora
-desarrollar planes para igualar o superar las demás empresas
-comprometer a todos a vender la idea para que acepten el sistema
-poner en práctica el plan
-supervisar el plan
-determinar cuales empresas son mas avanzadas

Administración Proactiva.

(Generalidades y aplicación)

     Debido a la situación que  vive actualmente  actualmente la administración la empresa ha tenido que adaptarse para poder subsistir, esto a través de una serie de cambios que se llevan a cabo en  un corto tiempo.

     Existen una serie de factores que afectan el ciclo de vida, tanto de los productos como de los sistemas o estructuras, por lo que no es posible llevar a cabo grandes inversiones. Una solución a estos problemas sería adoptar una administración proactiva, que se define como un sistema en el que las personas no tienen actividades reactivas ante las circunstancias y solo se resuelven los problemas cuando se presentan. La aplicación de este tipo de administración  facilita la solución de problemas mediante el suministro de grandes cantidades de datos los cuales permitirán planear y tomar decisiones ante las situaciones de cambio que se presenten y así poder lograr los adjetivos.

     Este sistema ayuda a encontrar la verdadera causa de los problemas pero nos da la información requerida para poder tomar una decisión que nos de un resultado adecuado.

Enfoque Virtual.

     El enfoque virtual consiste en preparar al trabajador en forma individual y posteriormente en el trabajo de equipo mediante el entrenamiento para que pueda sobrevivir a las situaciones cambiantes de las compañías.

     Este entrenamiento se va a centrar en la creatividad, mayor responsabilidad y para ello se requiere de personal adecuado cooperativo y que tenga confianza.

     La organización virtual es una red temporal de compañías independientes unidas por una serie de información , para compartir conocimientos, costos y nuevos mercados.

     En ella no existen oficinas ni niveles jerárquicos, tampoco hay un organigrama , solo trabaja un grupo de colaboradores que servirán de asesores para solucionar los problemas que tendrán como objetivo, solucionar un problema especifico.

Herramientas Varias:

      METODO DEMING.

     El doctor Deming enseña en Japón un método cuando las empresas japonesas habían quedado totalmente devastadas por la segunda guerra mundial y tenían necesidad de resurgir pero no contaban con los medios.

     Adoptan el Mi Deming esta teoría se basa en  la tarea administrativa considerando que es un factor determinante para el logro de los objetivos y que muchas empresas o gerentes lo han olvidado, dedicándose solo a estudiar información y controlar la calidad.

     Esta teoría insiste en que el éxito de una compañía depende de la adecuada aplicación de la administración.

     Considera que las empresas deben de trabajar bajo los siguientes puntos.

1.- crear constancia en el propósito de mejorar el producto y el servicio.
2.- adoptar una nueva filosofía.
3.- no depender de la inspección masiva.
4.- no llevar a cabo contratos basándose únicamente en el precio.
5.- mejorar constantemente el sistema de producción y servicio.
6.- capacitar al trabajador .
7.- instituir el liderazgo.
8.- eliminar el temor.
9.- eliminar las barreras de estado.
10.- eliminar las barreras numéricas.
11.- eliminar las cuotas numéricas.
12.- hacer que se sientan orgullosos de un buen trabajo.
13.- tener un programa de educación o reentrenamiento.
14.- tomar medidas de transformación.

    Este método ha logrado que las empresas lleven a cabo una alta productividad y ha demostrado prácticamente que la administración juega un papel importante en el desarrollo empresarial y que hay que prestarle atención  dentro de la empresa.

TEORIA DE WILLIAN OUCHI:

     Esta técnica pretende lograr que la administración obtenga mejores resultados mediante sistemas menos complejos.

 Se basa en esta teoría en los resultados a largo plazo, pero pretende que durante mucho tiempo el trabajador tenga conocimiento de la empresa en forma integral, debido a que se parte de la idea de que solo podrá desarrollar su trabajo adecuadamente si conoce todas las necesidades empresariales.

 No es muy aceptada por algunos ya que considera que son solo ciertas formas de actuar, mas que una teoría.

TEORIA DE LAS DESICIONES O DE SIMONS.

     Simons utilizo esta teoría para explicar el comportamiento del ser humano en las organizaciones, partiendo de la base de que todas las personas que trabajan en la empresa toman decisiones y esto es importante.

     El indica que las etapas del proceso decisorio que se deben de llevara cabo son:

1.-percepción de la situación.
2.-Análisis.
3.-definición del problema u objetivo.
4.-Búsqueda de la alternativa.
5.-Selección de la alternativa.
6.-Evaluación de la alternativa.
7.-Implementación de la alternativa.

     Esta teoría tiene como objetivo minimizar hasta donde sea posible la incertidumbre, para que las decisiones que se tomen, sean lo mas reales posibles y se obtengan mejores resultados.

    Cualquiera que sea la teoría o sistema que se utilice dentro de una organización se debe primero tomar en cuenta que ambiente se vive dentro de ella.

   El hombre administrativo es aquel que tiene las siguientes características:

- Busca la manera satisfactoria de hacer las cosas, no la mejor manera como el hombre común.
- Nunca busca el máximo lucro, busca el lucro adecuado.
- No busca el optimo precio para generar altas utilidades, busca el precio razonable.
 Este tipo  de  hombre toma decisiones sin buscar todas las alternativas.