Manual de organización y procedimientos

RRHH (Recursos Humanos). Selección de administradores. Requisitos. Diseño del puesto. Aptitudes. Comunicación. Reclutamiento de personal

  • Enviado por: Nightcrawler
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Selección:

Vinculación entre la persona y el puesto

Los edificios, la maquinaria , los materiales y las personas no conforman un negocio , de igual manera que los aviones , tanques ,barcos, y los soldados no conforman una fuerza militar eficaz.

La calidad de sus directivos es uno de los factores mas importantes y determinantes del constante éxito de cualquier organización.

Es de esta manera que se comprende que la selección del personal gerencial es uno de los pasos mas críticos de todo el proceso administrativo.

Selección : se define como el proceso de escoger entre una serie de candidatos de dentro y fuera de la organización , al que mas convenga y se adapte al puesto actual o a los puestos futuros.

El enfoque de sistemas en la selección de administradores : una perspectiva

Puesto que el éxito de una empresa se basa en el hecho de contar con dirigentes capaces , resulta esencial un enfoque sistemático de la selección de su personal gerencial , así como de la evaluación de sus necesidades gerenciales a corto y mediano plazo.

El plan de requerimiento gerencial se basa en los objetivos presupuestos , planes y estrategias de la empresa. Este plan se convierte en nuevos requerimientos de diseño de puestos y labores que deben redondearse con características especiales como son : inteligencia , conocimiento , aptitudes ,actitudes y experiencias.

Para cumplir estos requerimientos de la organización , los directivos reclutan , seleccionan, colocan y promueven a las personas. Como es obvio se debe de llevar a cabo tomando debida cuenta del medio ambiente interno ( políticas de la compañía, la oferta y la demanda de personal gerencial y el ambiente organizacional.) y del medio ambiente externo (leyes ,reglamentos ,disponibilidad de personal gerencial.)

Después de haber asignado a las personas a sus puestos se debe de ponerlos al tanto de su nuevo trabajo. Esta orientación implica que se les enseñe y aprendan acerca de la compañía, de su funcionamiento y de sus aspectos sociales.

Los gerentes recién asignados empiezan a realizar sus funciones administrativas y no administrativas con lo cual dan lugar a su desempeño gerencial que a fin de cuenta será determinante del desempeño de empresa . Posteriormente este desempeño es evaluado y cada gerente directivo es recompensado. Por ultimo estas evaluaciones pueden servir de base apara la toma de decisiones sobre promociones degradaciones, sustituciones y jubilaciones.

Requisitos y diseño de puesto

La selección eficaz del personal gerencial requiere una clara comprensión de la naturaleza y del propósito de los puestos que deben cubrirse, es necesario realizarse un análisis objetivo de los requisitos de cada puesto y en la medida de lo posible el trabajo debe diseñarse para que cumpla con las necesidades organizacionales e individuales, además los puestos deben evaluarse y compararse entre si para que sus titulares puedan ser tratados con equidad y justicia.

Para determinar los requerimientos del puesto se deben de contestar ciertas preguntas como son: ¿cuáles son las labores de han de realizarse?

¿cómo se hacen? ¿qué antecedentes de escolaridad , aptitudes y habilidades se requieren?

Dado que los puestos no son estáticos se deben de plantar otras preguntas como son ; ¿podría realizarse de otra manera?

Para encontrar las respuestas a todo esto se debe de analizar el puesto, esto se puede llevar a cabo por medio de observaciones , entrevistas , cuestionarios y análisis de sistemas.

Como se sabe no existe una regla a prueba de tontos para diseñar puestos gerenciales , pero si podemos evitarnos muchos problemas si nos apegamos a ciertos lineamientos.

El puesto debe de tener un campo de acción suficiente

Un puesto no representa un reto , ni brinda oportunidades de crecimiento , ni provoca sentimientos del deber cumplido. En consecuencia, los buenos gerentes se sentiran fastidiados e insatisfechos.

El puesto debe representar un trabajo estimulante y de tiempo completo

Algunas veces a los gerentes se les asignan puestos que no requieren de todo su tiempo y no de todo su esfuerzo por consiguiente esto hace o provoca que los gerentes se entrometan en el trabajo de sus subordinados al grado de que les da la sensación de que carecen de la autoridad y de la libertad de criterio para desempeñar sus propias labores.

El diseño del puesto debe reflejar las aptitudes gerenciales que se requieren

El diseño del puesto debe iniciarse con las tareas que han de realizarse. Normalmente el diseño es lo bastante amplio para cumplir con las necesidades y deseos de las personas. Pero algunos autores sugieren que deberíamos de aprender a diseñar puestos adaptándolos al estilo de liderazgo de las personas que deberían de ocuparlo.

Esto puede ser particularmente útil cuando se trata de personas excepcionalmente dotadas y de las cuales debe de aprovecharse todo su potencial, el problema como es lógico es que tales puestos deben de reestructurarse cada vez que cambian de titular.

Las personas pasan mucho tiempo en el trabajo por lo que es importante diseñar los puestos para que se sientan a gusto con su trabajo , esto no s obliga a contar con una estructuración de puestos apropiada en términos de contenido, función y relaciones.

El diseño de puestos para individuos y equipo de trabajo

El enfoque del diseño de puestos puede estar en el trabajo individual o en el grupo de trabajos.

Los puestos individuales pueden enriquecerse agrupando las tareas en unidades naturales de trabajo. Esto significa que se debe de juntar todas las tareas relacionadas en una misma categoría y asignarlas en su totalidad a un solo individuo. Un segundo planteamiento similar consiste en combinar varias tareas y asignarlas a un puesto.

Un analista de sistemas puede presentar sus observaciones y recomendaciones ante los gerentes implicados en forma directa y no a través de un informante a su jefe, el cual después presentaría esas mismas recomendaciones a la alta dirección. Cada vez que sea posible el sistema debe incluir una retroalimentación, especifica y expedida

Factores que influyen en el diseño del puesto

Deben de tomarse en cuenta los requerimientos de la empresa.

Las personas tienen necesidades diferentes aquellas que poseen cualidades o aptitudes desaprovechadas y una necesidad de crecer y desarrollarse , casi siempre desean que sus puestos se enriquezcan y se les den mayores responsabilidades , si bien hay personas que prefieren trabajar solas también las hay que por sus necesidades sociales normalmente trabajan bien en grupos.es necesario tomar en cuenta la naturaleza del trabajo y la tecnología relacionadas con el puesto.

La estructura de la organización también debe de tomarse en cuenta , los puestos individuales deben de encajar en la estructura general. Por ejemplo un grupo de trabajo autónomo puede trabajar muy bien en organizaciones descentralizadas pero quizás no sean los apropiados para una estructura centralizada.

Los grupos pueden tener éxito en un ambiente que fomente la participación , el enriquecimiento de los puestos y el trabajo autónomo, pero estarán destinados a fracasar en un entorno donde el liderazgo gerencial sea autocrático y descendiente.

El diseño de puestos recibe tantas atenciones en estados unidos como en el extranjero , en la planta de armado de camiones volvo de Suecia , los equipos de trabajo gozan de una considerable autonomía, por ejemplo ellos eligen a su supervisor , se asignan los trabajos internos , se fijan sus niveles de producción dentro de ciertos limites preestablecidos y se hacen responsables del control de la calidad.

En kalmar, Suecia , volvo diseño una planta donde laboran equipos de 15 a 25 trabajadores , cada uno de los cuales esta encargado de una tarea primordial especifica, en unas pantallas electrónicas los empleados reciben retroalimentación inmediata sobre los índices de producción por hora.

Aptitudes y características que deben de tener los administradores

Los administradores eficientes requieren una serie de aptitudes y habilidades que van de lo eminentemente técnico hasta lo conceptual. La importancia de estas aptitudes varia de acuerdo con el nivel que ocupen dentro de la organización.

Robert L Katz. Identifica tres clases de aptitudes en los administradores.

1.- aptitud técnica - formada por los conocimientos y la habilidad par manejar métodos , procesos y procedimientos

2.-aptitudes para las relaciones humanas consistentes en la habilidad para trabajar con personas , e desarrollar un esfuerzo en cooperación , en trabajar en equipo, en crear un ambiente en el cual las personas se sientan a gusto, seguras y con libertad para expresar sus opiniones.

3.- aptitud conceptual, es decir capacidad para ver “ todo el panorama “, para detectar los elementos fundamentales de una situación, para comprender las relaciones entre los distintos elementos.

Y por ultimo una que agregamos la habilidad para concebir soluciones

Aptitudes de creatividad que se refieren a la imaginación y habilidad para resolver los problemas de manera a que la empresa salga beneficiada.

La importancia de estas aptitudes puede variar de un nivel a otro de la jerarquía organizacional.

Una de las habilidades gerenciales que mas se buscan y mas se mencionan es la habilidad para analizar y resolver problemas.

En otras palabras los administradores deben de ser capaces de detectar los problemas analizar sus situaciones mas complejas y resolverlos sacando provecho de todas las oportunidades que presenten, deben de rastrear el medio ambiente e identificar , mediante proceso racional , los factores que obstruyen el camino de las oportunidades. De esta manera las aptitudes analíticas deben de emplearse para detectar las necesidades de los clientes actuales y potenciales y después satisfacerlas con productos y servicios. Esta ampliamente demostrado que este enfoque de búsqueda de oportunidades puede significar el éxito de la empresa.

Además de las aptitudes requeridas para los administradores también son importantes ciertas características personales como son: deseo de dirigir, habilidad para comunicarse con empatia , integridad y honestidad experiencia personal es decir todo su desempeño anterior como administrador, característica muy valiosa que no debe olvidarse por ningún motivo.

Deseo de dirigir - los administradores de éxito son personas con intenso deseo de dirigir , de influir en los demás y conseguir resultados por medio del trabajo en equipo de sus subordinados. El deseo de dirigir implica esfuerzo, tiempo , energía y casi siempre largas horas de trabajo.

Aptitudes para la comunicación y empatia - Otra característica de los administradores es la habilidad para comunicarse por medio de informes escritos, cartas, y discursos y discusiones. Las comunicaciones exigen claridad, pero sobre todo exigen empatía es decir , la capacidad para comprender los sentimientos de los demás y par manejar los aspectos emocionales de las comunicaciones.

Las aptitudes para las comunicaciones son importantes para lograr comunicaciones intra grupales efectivas ósea comunicaciones con las personas de la misma unidad organizacional.

Integridad y honestidad - los administradores deben de ser moralmente sanos y dignos de confianza, la integridad de los administradores implica honestidad en asuntos de dinero y en sus tratos con terceros, firmeza para mantener informado a los superiores, adhesión a la verdad absoluta , fuerza de carácter y una conducta acorde a estándares éticos.

Experiencia como administrador - una de las características mas importante par ala selección de un administrador es sus experiencia como tal , ya que representa el pronostico mas confiable sobre lo que puede ser su desempeño en el futuro .

Claro que una evaluación de la experiencia pasada como administrador no es posible cuando se selecciona a un supervisor entre las filas de obreros o empleados ya que no cuentan con ese elemento; pero los logros alcanzados en el pasado son antecedentes importantes para la selección de los gerentes de los niveles alto e intermedio.

Como vincular las aptitudes del administrador con los requisitos del puesto

Existen básicamente dos fuentes de personal gerencial: empleados de la propia empresa que pueden ser promovidos o transferidos y gerentes que pueden contratarse en el exterior. Para las promociones internas un sistema computarizado de información puede ser muy útil para identificar a los candidatos mas idóneos y puede emplearse para prever las necesidades de personal, las creaciones de puestos nuevos , las eliminaciones de puestos , las necesidades de desarrollo y la planeación del desarrollo profesional.

También existen fuentes externas disponibles y la compañía en mano varios métodos diferentes para encontrar gerentes calificados, muchas agencias de empleo , publicas o privadas se dedican a la localización de candidatos apropiados para los puestos. Otras fuentes de personal gerencial son las asociaciones profesionales, las escuelas de postgrado , las referencias de otros gerentes de la empresa y por supuesto las solicitudes espontáneas de personas interesadas en formar parte de la compañía.

Reclutar - equivale a traer candidatos para cubrir los puestos de la estructura de la organización. Antes de empezar el reclutamiento es necesario definir cuales son los requisitos del puesto, mismos que deben de relacionarse con las labores que ha de desempeñar.

El reclutamiento del sector publico presenta muchas similitudes en el reclutamiento del sector privado. Sin embargo los reglamentos y las políticas del gobierno pueden exigir que los administradores acaten determinados lineamientos de contratación.

Por desgracia el proceso de selección en el gobierno no siempre es todo lo objetivo y racional que debería de ser , no es raro que se tomen decisiones con base en criterios que nada tienen que ver con la capacidad de los candidatos.

El intercambio de información funciona en dos sentidos durante el reclutamiento y la selección : la empresa brinda a los solicitantes una descripción objetiva de si misma y del puesto en cuestión , mientras que los solicitantes proporcionan información sobre sus antecedentes.

Tanto los negocios como las demás organizaciones tratan de proyectar una imagen favorable de si mismas , de recalcar las oportunidades de crecimiento y desarrollo que ofrecen, de destacar los principales desafíos que presentan y demostrar sus posibilidades de promoción.