T. 1 LA LOGÍSTICA

1. LA LOGISTICA

Los orígenes de la logística cuyo término proviene del campo militar, relacionado con la adquisición y suministro de materiales requeridos para cumplir una misión aplicada a la actividad empresarial, se remontan a la década de los cincuenta. Una vez concluida la segunda guerra mundial, la demanda creció en los países industrializados y la capacidad de distribución era inferior a la de venta y producción. Con la proliferación de productos, en los departamentos de marketing, optaron por vender cualquier artículo en cualquier lugar posible, y los canales de distribución comenzaron a ser obsoletos. Por tanto la alta dirección, consciente de que la distribución física tenía que ser eficiente y representar rentabilidad en lugar de gastos, comenzó a probar modificaciones sustanciales en los sistemas de distribución y esta comenzó a tener identidad propia dentro de la estructura de la organización. Así se dan los orígenes de la logística en los que el departamento de distribución controlaba el almacenamiento, el transporte y en parte el manejo de pedidos

Antes se consideraba un sistema integrado de transporte, gestión de stock, manutención, acondicionamiento o incluso pequeñas transformaciones de los productos y otras funciones.

De forma histórica se pasa de:

• Control de stock (minimizando costes de posesión) (lo que cuesta tener la mercancía almacenada).

• Mejorando la gestión de transporte (agrupando cargas, envíos cada poco tiempo…), reduciendo costes…

• Mejorando las relaciones entre las fluctuaciones de los niveles de stock, los canales, el flujo físico y la información ( gestión de distribución física) con el objetivo de evitar retrasos, falta de material

• Gestión de materiales, orientada a ordenar el flujo de entrada de materiales y piezas procedentes del exterior.

HASTA LLEGAR A:

-LA ERA DEL CLIENTE. Todos nuestros esfuerzos se enfocan hacia el cliente. No producimos lo que queremos, sino lo que quiere el cliente.

• DEFINICIÓN DE LOGÍSTICA

Logística es el proceso de planificar, ejecutar y controlar el flujo y almacenaje de materias primas, productos semielaborados o terminados, y de manejar la información relacionada desde el lugar de origen hasta el lugar de consumo, con el propósito de satisfacer los requerimientos de los clientes. En otras palabras, con una buena gestión logística se pretende proveer el producto correcto en la cantidad requerida, en el lugar indicado en el tiempo exigido y a un coste razonable. La logística es un sistema con actividades interdependientes que pueden variar de una organización a otra, pero normalmente incluirán las siguientes funciones: 

Ⴈ Transporte

Ⴈ Almacenamiento

Ⴈ Compras

Ⴈ Inventarios

Ⴈ Planeación de producción

Ⴈ Gestión de personal

Ⴈ Embalaje

Ⴈ Servicio al cliente

• Otra definición seria:

Gestión global (Post venta y post consumo) eficaz y eficiente de las actividades necesarias para crear, mantener y controlar los flujos de materias primas, piezas de procedencia exterior, productos semielaborados y productos terminados desde el proveedor hasta el punto de consumo o utilización.

• OBJETIVO DE LA LOGÍSTICA

Alcanzar al mínimo coste posible unos determinados niveles de servicio predeterminados (fijados por la empresa hasta un nivel determinado, por ejemplo en un 60% de los casos satisfacerá al cliente. (Un 100% es imposible)

Por lo tanto, la logística se va a ocupar de la zona más sensible tradicionalmente y que ha generado más problemas y que es entre la fabricación y la venta.

Las soluciones que tenemos con la logística son muy diversas y dependen del tipo de empresa, del tamaño que tenga el sector al que pertenezca y de su experiencia.

Todo esto nos lleva a reflexionar perfectamente la logística de nuestra empresa.

2. TIPOS DE LOGÍSTICA

A) INDUSTRIAL: La organización del desplazamiento y de la manutención de los materiales (materias primas y productos), ya sea en el interior o exterior de la empresa, es el objeto de estudio de la logística industrial. Cuya función consiste en vigilar la eficacia de las redes de distribución y abastecimiento, de los modos de manutención y transporte, de la localización de los departamentos y de la distribución física de los locales.

Las actividades de un sistema logístico pueden dividirse en tres categorías.

Estas actividades son interdependientes. Un retardo al nivel de la entrega de materias primas afectará el nivel de los inventarios, lo cual provocará tarde o temprano modificaciones en los planes de producción.

Además la Logística Industrial dedica a aquellas fases que van desde que se generan las necesidades de compra hasta el almacenamiento del producto acabado.

La logística industrial debe centrarse en distintas actividades:

• cálculo de las necesidades de producción: series históricas, estadísticas…

• programar la producción: en momentos determinados necesitaremos unos producto u otros. Por medio del calendario invertido, PERT, CPM…

• Programar a nuestros proveedores: tener un control para que nuestros proveedores me satisfagan. Información compartida

• Aprovisionamiento de los materiales: dependen íntimamente de las dos anteriores.

• Transporte desde nuestro proveedor hasta nuestra empresa: En la compra en mercados internacionales es más complejo, en los nacionales las partes pueden ser propios o ajenos. Cada vez se produce más el Outsourcing (subcontratación). Cumpliendo plazos…

• Almacenaje: No le añadimos valor. No ganamos dinero con el producto, incluso nos produce gastos pues hay que mantenerlo. A excepción de productos como vino, jamón… que requieren un tiempo de reposo…

• Control de stock: Controlando caducidades por ejemplo.

• Movimientos internos de la mercancía dentro de la factoría o entre los distintos centros de la empresa (el propio producto, documentos que lo acompañan…)

• Como se suministra el material a las líneas productivas

• Recepción del producto terminado

• El producto se entrega para su almacén, es decir a la logística comercial: mantenerlo en buenas condiciones. (Envase y embalaje)

• Control de producción: hacer un análisis del proceso, cantidad de material, tiempo realizado, pros, contras… y actuar en consecuencia.

B) LOGÍSTICA COMERCIAL: Fases que abarcan desde la recepción de los pedidos de venta hasta su entrega.

También comprende actividades como:

• Tratamiento de los pedidos: Inventario físico y contable

• Recepción de los producto acabados: Recepción cuantitativa. La recepción cualitativa es muy difícil hacerla, pues si lo comprobamos perderíamos el producto (prueba destructiva)

• Almacenaje de producto acabados

• Expedición de producto acabados: Enviarlos fuera del almacén a distribuidores, clientes…También el flujo de mercancías física y otro de información (emisión de albaranes, facturas…)

FACTURA: Domicilio y razón social de mi proveedor. Nº de identificación fiscal (CIF, NIF), líneas de artículos vendidos y su valoración en euros, IVA desglosado, indicando el tipo (4%,7%,16%)

ALBARÁN: Nota de entrega sin IVA, ni precios…

• Transporte de los producto acabados: Al consumidor final o no, es decir a un consumidor a otro centro de distribución más pequeño, donde reduciremos costes. En este aspecto, los operadores logísticos darían servicio a mis clientes. (nivel de Atención al Cliente)

• Recoger información de los distribuidores, clientes y detallistas

• Emitir informes para estas personas

3. COORDINACIÓN DE LA LOGÍSTICA

La coordinación pretende dar continuidad a las operaciones comerciales equilibrando las distintas condiciones por las que atraviesa el mercado (variaciones de demanda), por ejemplo el turrón en una época (demanda estacional)

Ese es un problema pues habrá exceso de capacidad de producción (muchos empleados, maquinaria…pero sólo en una época, luego se pasa)

Debemos tener en cuenta las restricciones productivas para poder así definir el plan maestro de producción, las políticas de transporte e inventario

Plan maestro: de producción: toda mi producción va orientada al mercado y para ello seguimos un plan, para hacer los movimientos logísticos. Políticas de transporte: agrupación de materiales, transporte individualizado

Y además también nos influye en la toma de decisiones estratégicas (van a estar en mi empresa por muchos años)

- localización de las plantas productivas (Fábricas)

- localización de los almacenes

- fabricación de producto

4. LOGÍSTICA INTEGRAL

Aquella función que optimiza los recursos y el flujo de materiales desde el origen hasta el usuario final, con su correspondiente información y al menor coste. Atendiendo las necesidades del cliente con una calidad, cantidad, en una fecha y en un lugar determinado, y según los objetivos de servicio que nos hayamos marcado como empresa.

Esta logística integral se completa en un conjunto de funciones (proceso logístico) y que va desde las necesidades de compra y de producción a la entrega de materiales al cliente, todo ello mediante un flujo de información y un flujo de materiales.

Dentro de este proceso logístico intervienen varios departamentos de la empresa (Mkt, ventas, compras…)

La logística, es un factor de rentabilidad y mejora de la competencia, podemos suponer un coste de la logística entre un 3 y 5% del valor final del producto.

Los costes identificables en logística son:

Ⴈ Coste de transporte de inventario

Ⴈ Coste de distribución

Ⴈ Coste de almacenamiento

El gran reto logístico de las empresas que ejercen liderazgo hacia el futuro será:

Ⴈ Atención inmediata de ventas

Ⴈ Recortar al máximo el tiempo entre la toma del pedido y la entrega del producto

Ⴈ Ofrecer respuesta del 100% del pedido

Ⴈ Garantizar información sin errores

Ⴈ Cero averías, cero errores

Ⴈ Cumplimiento de compromisos comerciales

Ⴈ Cumplimiento de especificaciones del producto

Ⴈ Calidad en empaque y presentación

“Podemos agregar una nueva definición de logística como la actividad que convierte los problemas ó retos, en oportunidades y ventajas competitivas. Para ello cada uno de los departamentos debe dejar claro cuales son sus objetivos”.

• LAS AREAS DE LA EMPRESA Y SUS OBJETIVOS LOGISTICOS

• Área de gestión y planificación: Pretendemos planificar y programar la producción indicando cuales son las necesidades de aprovisionamiento para dicha producción (limitado en el tiempo, económicamente, técnicamente…). Lo haremos mediante el calendario invertido, PERT…, el lanzamiento de los pedidos de compra así como la gestión y control de los inventarios.

• Área de compras: Cuyos objetivos son determinar los proveedores ( indicar que proveedor es el adecuado, es decir el precio de ese proveedor me da un precio bueno, pero su plazo de entrega es malo…), planificar las compras y hacer un seguimiento de las mismas y reclamar si fuera necesario ( controlar mercancías en los albaranes, los plazos de entrega, la calidad…), normalización de envases y embalajes ( para facilitar el almacenaje por ejemplo), modificación e identificación de los artículos ( códigos de barras, código EAN …). Otro objetivo es el acondicionamiento de materiales.

• Área de manutención de los flujos de materiales: Por lo que debemos tener en cuenta los movimientos internos dentro de la empresa y si tenemos cargas especiales o con tratamiento específico. También debemos tener en cuenta los flujos de producto terminados.

• Área de distribución y nuevos productos: Se ocupa de diseñar los envases, estandarizar los embalajes, diseñar los materiales de acondicionamiento. Definir las unidades de venta y distribución. La venta de yogures de 4 en 4, los 24 botellines de cerveza…Otra función importante es la codificación de los productos (por nº de P, código de P…). Existen otros objetivos respecto a la distribución física de la mercancía cómo le das y llevas la mercancía a tu cliente). El nivel de servicio al cliente debe ser siempre igual y bueno. Hay que controlar los canales de distribución (canales largos/cortos). Hay que conocer las alternativas en las áreas de distribución (cómo y cuando distribuir a cada tienda). Diseñar los modelos de distribución física teniendo en cuenta rutas, días…

• Área de almacenaje y transporte: ALMACENAJE: Normalización de las unidades de carga para lograr un almacén lógico y aprovechado al máximo (funcionalidad). Racionalización y distribución del espacio (coherentemente). Ahora por medio de la radiofrecuencia podemos saber donde están los productos y los huecos. Integrar los sistemas informáticos con la gestión de los almacenes. TRANSPORTE: Determinar el servicio de transporte (puerta a puerta, urgente…). Racionalizar el transporte en sus costes y servicios.

• Área de administración: Observamos la gestión de costes y su estructuración (Que sean costes bajos). Hay que controlar cuál es la estructura del gasto y los costes del espacio. Controlar costes del servicio. Reducir y controlar costes.

4.1. FUNCIONES DE LA LOGÍSTICA INTEGRADA

Dentro del conjunto de la cadena logística existen una serie de componentes y de funciones que hay que realizar y que analizamos a continua­ción. Di­ferenciamos entre dos grupos de funciones dentro del concepto de logística inte­grada: las funciones básicas y las funciones de apoyo.

4.1.1. Las funciones básicas son las que se consideran esenciales para la correcta realización de la función logística, entre las que cita las cuatro funciones si­guientes:

1. Proyecto y seguimiento de la red logística, es decir, actuar desde el principio en el establecimiento de los diferentes componentes de la cadena logística, fábricas, almacenes y centros de distribución y la re­lación entre ambos, pero todavía parece más importante en la ac­tualidad el seguimiento de la misma, ya que las condiciones y los entornos están cambiando permanentemente, desde la localización de las fábricas, hasta la localización de los proveedores y los clientes. Los componentes de la estructura pueden cambiar dependiendo de la oportunidad de negocio que se pretende aprovechar, el seguimiento y actualización permanente de la red lo­gística es fundamental.

2. Gestión de inventarios; teniendo en cuenta que la entrega instantá­nea a todos los componentes de la cadena logística no siempre es po­sible, para garantizar la disponibilidad del producto será necesario mantener un nivel de inventario que permita ajustarse a la demanda.

La importancia de la gestión de inventarios en la función logísti­ca viene determinada, además de para garantizar la continuidad, por el hecho de que vienen a representar las dos terceras partes de los costes logísticos. Lo que supone la búsqueda del equilibrio entre la falta y el exceso, considerando los costes financieros y los asocia­dos a almacenaje, deterioro, seguros y obsolescencia.

Existen dos medidas básicas en la gestión de inventarios, además de la consideración de los valores absolutos, que se obtiene por re­cuento físico, tanto a nivel de unidades físicas como de unidades mo­netarias, la rotación y los días de stock.

La medida de rotación nos dice el número de veces que se refresca el 100 por 100 del almacén en el período anual, es decir:

Rotación = Utilización anual/ Nivel de stock

La medida de días de stock nos dice el número de días de in­ventario actual que duraría al nivel de uso estándar, sin refresco, siendo su cálculo a través de la siguiente fórmula:

Días de stock = Nivel de stock/Uso anual

Dentro de la gestión de inventarios existen diferentes funciones a cumplir por los mismos, que se corresponden con diferentes objeti­vos dentro de la cadena logística y que podemos clasificar en los si­guientes:

Ⴗ Stock de tránsito, siendo el stock mínimo necesario para la rea­lización de las operaciones normales de negocio.

Ⴗ Stock de ciclo, que se corresponde con el nivel de unidades más rentable para abastecer al resto de la cadena.

Ⴗ Stock de anticipación, que se corresponde con el necesario para protegerse en períodos de alta demanda.

Ⴗ Stock de especulación, cuyo objetivo es la obtención de bene­ficios atípicos, normalmente de carácter financiero.

Ⴗ Stock de seguridad, es el nivel extra de unidades que se man­tiene para garantizar el servicio y evitar roturas, ante situaciones de incertidumbre tanto de abastecimiento como de demanda.

Ⴗ Stock inútil, se corresponde con excedentes que carecen de utilidad y con los componentes obsoletos y defectuosos.

Asociados a la gestión de inventados existe una importante lista de conceptos de costes que vamos mencionar muy rápidamente a continuación:.

Ⴗ Coste de lanzamiento, que corresponde al coste asociado con el lanzamiento de una orden de compra.

Ⴗ Costes de adquisición, que se corresponde con el coste de la adquisición de productos y que puede ser dependiente de los vo­lúmenes o unidades de adquisición; es normal que el vendedor ofrezca descuentos por volumen, pero también pueden existir lotes económicos que habrá que considerar.

Ⴗ Costes de mantenimiento, son los correspondientes al mante­nimiento del stock y que debe contemplar los costes finan­cieros, seguros de roturas, obsolescencia, robo, deterioro, etc.

Ⴗ Costes de rotura, que se corresponde con los costes en los que se incurre por falta de disponibilidad de producto, pudiendo producir dos efectos distintos, el de pérdida de ventas y el de re­traso en el servicio, que puede convenirse en penalizaciones, pérdida de imagen y despilfarro en el siguiente punto de la ca­dena productiva por parada.

Ⴗ Costes de no-calidad, que se corresponde con el mantenimien­to de un stock especial de seguridad ante problemas de calidad a lo largo de la cadena de producción.

3. Transporte o distribución, es otra de las actividades logísticas de especial consideración para las empresas, ya que viene también a re­presentar las dos terceras partes del conjunto de los costes logísticos.

Además, esta actividad es clave dentro del concepto de servicio al cliente, produciendo las entregas en tiempo y forma según la promesa que se le haya realizado y las expectativas y requerimientos de los mismos. La correcta gestión de esta actividad lleva consigo una serie de decisiones que repercuten sobre el servicio y los costes, tales como: el tipo de transporte que se utilizará (avión, carretera, barco, inter­modal, etc.), el trazado de rutas, uno de los aspectos en los que más se ha trabajado en investigación operativa soportada por medios in­formáticos, los métodos de reparto, los medios de pago, las mo­dalidades de descarga, etc.

Consideración especial requiere la decisión sobre la utilización de flota propia o de terceros. La absoluta externalización, no sólo del transporte, sino de toda la función logística, a través de la utilización de operadores logísticos, ya que la utilización de auténticos especialistas en cada función llevará consigo una optimización de costes y una mejora de resultados.

4. Procesamiento de pedidos, cuya auténtica importancia no está tan­to en el apartado de costes, ya que es pequeña comparada con el res­to de las funciones, pero su importancia es fundamental en el aparta­do de tiempos, y servicios donde influye de manera directa.

4.1.2. Las funciones de apoyo se concreta en seis actividades:

I. Almacenaje, que se refiere a la administración del espacio físico ne­cesario para el mantenimiento de las existencias, en definitiva estamos refiriéndonos al diseño y gestión operativa de los almacenes y de las diferen­tes herramientas y tecnologías que deben utilizarse para optimizar la operación.

Los almacenes juegan, pues, el papel de intermediarios a lo largo de la cadena logística y por tanto su importancia es de auténtico relieve, ya que pueden suponer fuentes de despilfarros, en potencia, a lo largo de toda la ca­dena.

Los almacenes se organizan en zonas

Ⴗ Zona de seguridad: donde se colocarán los productos de alto valor y poco voluminosos, permaneciendo siempre cerrada y con acceso au­torizado sólo por el supervisor del almacén.

Ⴗ Zona de devoluciones: donde se recepcionan las mercancías devuel­tas, se comprueba su estado y si éste es conecto, se pasa la mercancía a la zona de seguridad o a la de picking para su reutilización, dándole de alta en el stock y dando orden al departamento de administración para la devolución del dinero al cliente.

Ⴗ Zona de palets: es donde se colocan los productos en bloque recibidos del proveedor y que irán pasando en pequeñas unidades a la zona de picking.

Ⴗ Zona de picking: es donde se encuentran los productos preparados para su recogida individual para preparar los pedidos.

Ⴗ Zona de packing: donde se preparan los pedidos embalando los pro­ductos.

Ⴗ Zona de informática: donde se encontrarán los terminales de donde se extraerán las listas de recogida o picking lists.

ႷZona de pesaje: donde se encuentran las básculas para el pesaje de los productos, según la requiera el medio de entrega.

Es muy importante, que exista una planificación de flujos internos de tal forma que no haya interferencias entre unos y otros que produzcan ineficiencias.

Los almacenes pueden clasificarse por diferentes criterios, según el tipo de producto que almacena, según la función que desempeña en la cadena logística, según su régimen jurídico, etc.

Con respecto al equipamiento de almacenamiento, podemos mencio­nar las estanterías, de las que podemos encontrar fijas y móviles, los pallets, las plataformas y los contenedores.

Entre los equipos de manipulación y transporte interno, podemos ci­tar desde la carretilla de mano, hasta las plataformas, toro (fork lift o carretillas de hor­quilla), transelevadores, diferentes tipos de grúas o los componentes de los transportadores continuos.

II. Manipulación de mercancías, siendo la actividad responsable de los movimientos de las mercancías dentro del almacén y su preparación para la expedición; es uno de los puntos de la cadena productiva donde puede producirse un importante nivel de despilfarro, tanto por roturas como por la incorrecta colocación de los productos. Una correcta colocación de productos en las estanterías que facilita y reduce los tiempos de operación, siguiendo criterios de rotación, de tal for­ma que los productos de más movimiento estén en lugares más accesibles.

III. Embalajes, es otro de los aspectos críticos desde el punto de vis­ta de costes, ya que un embalaje bien diseñado evitará roturas, facilitará el almacenaje y la manipulación y dará una buena imagen ante el cliente.

IV. Aprovisionamiento, considerando realmente esta función con una prolongación de la función de compras, siendo ésta la responsable de la selección de proveedores y las relaciones con los mismos, lo que repercutirá de forma importante sobre la función de aprovisionamiento, la cual es en definitiva responsable de los flujos de entrada de mercancías.

V. Programación de entregas, que se responsabiliza de los flujos de salida de mercancías y que junto con la actividad de aprovisionamiento componen una parte fundamental de la gestión de inventarios.

VI. Gestión de la información, fundamental para el correcto desa­rrollo e integración de la función logística. EDI, intercambio electrónico de datos (Electronic Data Interchange), es una de las herramientas que pueden fa­cilitar especialmente la integración de la cadena logística.

5. EL OPERADOR LOGÍSTICO

Comenzamos definiendo el operador logístico como organizaciones que, bajo premisas de servicio integral, se responsabilizan del almacenaje, la manipulación, la distribución y otros servicios auxiliares para las mercancías de terceros.

La empresa de servicios logísticos; su función primordial es sacar mucha parte de la función logística fuera de la empresa. Esto se denomina subcontratación o outsourcing. Se puede hacer outsourcing completo ó pedir a la compañía que provea sólo parte de esta actividad como transporte, distribución, importaciones, etc.

Los operadores logísticos se definen como una unidad especializada, capaz de intervenir con eficiencia en las actividades y servicios logísticos, permitiendo a las empresas del sector real de la economía dedicarse a su actividad básica.

El papel de éstos operadores logísticos es buscar las sinergias entre fabricantes y distribuidores, establecer alianzas estratégicas donde las ventajas son evidentes comparado con los resultados que se obtienen aisladamente entre cliente-proveedor.

Los servicios completos que puede prestar un operador logístico son:

ႨAlmacenamiento

ႨManejo de mercancía

ႨDistribución física

ႨTráfico nacional e internacional

ႨFinanciamiento

ႨComercio exterior

ႨConsultoría

ႨManejo de información

Insistir en la importancia de la función logística dentro de la cadena productiva, y de aquí la necesidad de que la realicen auténticos especialistas que provean el servicio adecuado al con­junto de la estructura. Un operador logístico tiene que aportar al conjunto de la estructura los siguientes aspectos:

Ⴗ Recursos, tanto en el ámbito de inversiones como proporcionando los di­rectivos que conozcan la función en toda su amplitud.

Ⴗ Tecnología logística, en donde incluimos el conocimiento, la expe­riencia, la metodología y la tecnología en todos los diferentes aspectos, es decir, en el campo de las tecnologías de la información, en las metodologías de manipulación, en el establecimiento de rutas, en la utilización de los diferentes medios de transporte, etc.

Ⴗ Control, tanto de los stocks como de la red de transpone, optimizan­do la utilización de las diferentes modalidades y posibles transportistas.

Ⴗ Innovación, o ideas que permitan la optimización del conjunto a tra­vés de la optimización en la función logística.

Pero para que esta aportación que debe realizar el operador logístico sea realmente efectiva debe plantearse su colaboración bajo las siguientes pre­misas:

Ⴗ Integración en la cadena logística del conjunto de la estructura y en ningún caso comportándose o siendo considerado como un simple suministrador, tiene que ser considerado como un socio con com­promiso, pertenencia y el máximo de estabi­lidad.

Ⴗ Produciendo el servicio que requiere cada cliente, para lo que tendrá que trabajar de forma muy próxima al cliente, diseñando entre ambos el auténtico papel que tiene que representar el operador logístico en el conjunto específico.

Ⴗ Proveyendo una solución global, no sólo desde el punto de vista lo­gístico, sino desde el punto de vista geográfico, es decir, contem­plando una absoluta internacionalización o mundialización del servi­cio.

Ⴗ Consiguiendo una importante reducción de costes por consecución de economías de escala, al compartir los recursos del operador logístico entre diferentes clientes, lo que facilitará la optimización de su utilización.

Ⴗ Utilizando las tecnologías de información como base de trabajo y funcionamiento.

El trabajo del operador logístico debe traducirse en ventajas que permitan al conjunto de la es­tructura ser más competitiva:

Ⴗ Obtención de ventajas competitivas basadas en optimización de costes y reducción de tiempos y plazos.

Ⴗ Eliminación de fases innecesarias o superfluas, siendo el operador logístico el responsable de la función logística de la estructura em­presarial.

Ⴗ Mayor facilidad de gestión, ya que ésta será realizada por auténticos conocedores y especialistas de la función logística en coordinación con los diferentes gestores responsables de la otras funciones bajo pre­misa de cooperación.

CONDICIONES QUE DEBE CUMPLIR EL OPERADOR LOGISTICO

Una empresa que decida contratar uno ó varios servicios logísticos con una compañía debe exigir que ésta cumpla como mínimo los siguientes requisitos:

Ⴈ Confianza absoluta: El operador logístico debe tener mucha información sobre su empresa para poder prestar un buen servicio, se debe tener en cuenta que este operador también le puede prestar los mismos servicios a la competencia.

Ⴈ Estabilidad financiera: Si se le va a entregar información, inventarios, canales de distribución, etc

Ⴈ Instalaciones: La limpieza y el mantenimiento son los mejores indicadores de la calidad del servicio, instalaciones que cumplan condiciones de temperatura, humedad relativa y segregación de productos son necesarias para que no se perjudique la calidad del producto.

Ⴈ Capacidad de distribución.

Ⴈ Concentración de mercancías: Generalmente el operador logístico tiene sedes en varias ciudades o en varios países, se debe aprovechar esta ventaja para responder rápidamente a pedidos en cualquier dirección.

Ⴈ Procesamiento de datos: Sería ideal comunicarse con el operador logístico vía Intranet, Internet o EDI, el intercambio de información debe ser en tiempo real y compatible con su manejo interno.

Ⴈ Seguridad: Seguros y normas de funcionamiento.

Ⴈ Tarifas: Es cuestión de evaluar ventajas y elegir la mejor.

¿POR QUE UN OPERADOR LOGISTICO?

Existe la opción de operar uno mismo su almacén o almacenes, alcanzando el nivel de servicio que la organización requiere en la entrega de sus productos. Esto obliga a la compañía a comprar o alquilar terrenos y edificios, a disponer de equipos de manipulación, tener la organización y los conocimientos necesarios para suministrar el nivel de servicio requerido.

Por otro lado, la externalización de este servicio permite utilizar en otras áreas del negocio, el capital o la capacidad de financiación no invertido en terrenos, edificios o equipamiento, además permite a la organización concentrarse en sus competencias esenciales y permite entregar el servicio a un especialista con conocimientos en el área.

De manera errónea, la pérdida de control se contempla a menudo como inevitable, si se produce la externalización. No hay razón para que la empresa pierda el control. Por el contrario, la gestión del contratista junto con la permanente supervisión de la compañía debe mejorar el control. Un segundo error consiste en pensar que una vez que la compañía ha externalizado su almacenamiento, ya no es responsable de su gestión y que todo el tiempo y coste de esa función pueden ser eliminados.

Nunca antes ha tenido la función logística la atención y protagonismo que está recibiendo en la actualidad. Cada vez los niveles de exigencia son mayores en el servicio, en el futuro, mientras las expectativas de rapidez y precisión se elevarán, las expectativas de coste permanecerán o incluso se reducirán. Los operadores no sólo deberán cumplir las expectativas de sus clientes potenciales sino superarlas. 

T. 2 EL ALMACÉN. ASPECTOS GENERALES

1. FUNCIÓN DE LOS ALMACENES

• EQUILIBRAR LA OFERTA Y LA DEMANDA

• La oferta y la demanda no siempre coinciden en el tiempo

• La capacidad productiva, puede estar dimensionada para una producción constante, aunque la demanda sea solo un determinado momento al año.

• Las demandas estacionales

• Los ritmos productivos

P Exceso de oferta Oferta

PE

Demanda

XE

En el punto medio es donde se vacía el mercado. Oferta = Demanda.

• REDUCCIÓN DE COSTES

• Cantidades grandes de compra (conseguimos descuentos), pero debe ser lo suficientemente grande como para tener una estructura de almacén. Coste de oportunidad: Lo que cuesta tener mercancía en almacén y no tener ese dinero en otra cosa.

• Desde el punto de vista de la producción, también nos interesa a gran volumen, pues de pierde menos tiempo y menos dinero.

Costes COSTES TOTALES

Coste de almacenaje

Coste de preparación de pedido

P ÓPTIMO Q

Modelo Wilson.

Coste de almacenaje: A < Q < Coste

Coste de preparación de pedido: A > Q < Coste

CT = Coste de almacenamiento + Coste de preparación

PUNTO ÓPTIMO: Aquella cantidad que me hace mínimo el coste total CAL = CPREP

• COMPLEMENTO AL PROCESO PRODUCTIVO:

Productos que necesitan un tiempo determinado en almacenaje (vino, jamón…), dándonos el producto real. No podemos cambiar el tiempo, aunque estamos intentando acortar los ciclos en algunos productos.

2. LAS CLASES DE ALMACENES

Atendiendo a aspectos como:

• Almacenes de materias primas: Suministrar Productos a la cadena de transformación. Normalmente cerca de las zonas transformadoras. Funcionan a base de granel. (sin envasar ni embalar).

• Almacén de materias semielaboradas: Entre medias de dos procesos productivos y el producto está inacabado ( o es parte de un producto) (Componente) o le falta proceso para llegar a ser producto terminado

• Almacén de producto terminados: Salen al mercado para ser vendidos. A partir de aquí es donde realmente interviene y es importante la logística.

• Almacén de piezas de recambios

• Almacén de materiales auxiliares: Elementos que ayudan a nuestra producción (piezas de recambio de las máquinas, de transporte…)

• Archivo de información: Indicando lotes, su producción, materias primas utilizadas,…

B) SEGÚN EL RÉGIMEN JURÍDICO

• Almacén propio: Pertenece a la empresa (desembolso) (Seguro, luz…). Siempre de forma lógica para que nos reporte beneficios.

• Almacén en alquiler: No está diseñado especialmente para mí. Nos tenemos que ajustar a metros cuadrados, distribución… pero tiene como ventaja el dejarlo en “corto” plazo, es decir no es una inversión fija y su ubicación puede ser flexible.

C) SEGÚN LA FUNCIÓN

• Almacén de planta: Contiene productos terminados en espera de su distribución. Es el primer paso de la cadena logística y suele estar dentro de la propia fábrica. De este almacén saldrán producto a los almacenes de campo.

• Almacén de campo: Distintos niveles (provinciales, regionales, locales, autonómicos…) y su misión es el mantenimiento de los stock del sistema logístico. Se pueden clasificar según su stock ( normal, estacional, excepcional o especulativo)

• Almacén de tránsito o plataforma: Creado para atender las necesidades de transporte y compensar los costes de almacenamiento con mayores volúmenes transportados

• Almacén temporal o depósito: Tiene una actividad más dinámica que los almacenes de campo ya que se dedican al paso de productos perecederos.

D) SEGÚN LAS TÉCNICAS DE MANIPULACIÓN

• Almacén convencional: Estanterías con acceso normal y que se hallan servidas por carretillas.

• Almacén en bloque: No hay estructura y los palés se amontonan unos encima de otros. Un problema que tiene es que para coger lo de abajo hay que quitar todo lo de arriba. Y otro problema sería si la mercancía fuera perecedera

• Almacén compacto: Con estanterías pero sin pasillos, de tal forma que los toros puedan meterse por dentro de las estanterías.

• Almacén dinámico: Almacenamiento móvil formado por bloques compactos sin pasillos cuya principal característica es que los palés se deslizan desde el punto de entrada al de salida, bien por la gravedad o bien por los motores que usemos ( Ideal para el sistema FIFO)

• Almacenes móviles: La estructura de las estanterías se mueve, lo que nos permite abrir un pasillo donde queremos permaneciendo compacto el resto del almacén

• Almacenes semiautomáticos/automáticos: Uso de transe levadores y rampas móviles/ motorizadas. El sistema de ubicaciones está gestionado por ordenadores.

• Almacén autoportante: (Se porta el mismo). Se sujeta, construye alrededor de la estructura de almacenamiento, porque las propias estanterías sujetan el edificio. La ventaja que tiene es la posibilidad de ampliación a través de la estructura.

E) SEGÚN SU ESTRUCTURA

• ALMACENES A CIELO ABIERTO.

Son aquellos que no requieren ninguna nave para la protección de la mercancía. Solo es necesario delimitar la superficie destinada al almacén con una valla. Suelen realizarse una pequeña construcción para las oficinas y zonas de servicio de los trabajadores dejando un reservado para proteger algún tipo de material o vehículo que lo precise. La mercancía que se almacena no debe ser susceptible de deterioro al exponerla al aire libre.

• ALMACENES CUBIERTOS.

Son aquellos que requieren un edificio para almacenar la mercancía en el que se almacenaran artículos que no deben estar expuestos al aire libre.

3. PRINCIPIOS DE ALMACENAJE

Son una serie de reglas generales que vamos a seguir dentro de nuestro almacén.

• El almacén no es un ente aislado, por lo que las políticas de la empresa deben planificar su actuación para alcanzar los objetivos generales esperados. Debemos dimensionar bien las cosas (tengo que saber más o menos cuales son mis necesidades actuales y cuales serán las futuras)

• Las cantidades almacenadas deben ser calculadas para que los costes originados sean los mínimos. Debemos tener en cuenta el nivel de servicio que quiero ofrecer o al que yo me he comprometido (si el cliente viene y no lo tiene, venta perdida y no diferida).

• La disposición espacial del almacén debe ser la óptima para minimizar esfuerzos de los trabajadores, mejorar el tráfico interior, usar el máximo espacio disponible, disminuir los movimientos y evitar los riesgos ( limito los movimientos para que yo no tenga que andar por todo el almacén perdiendo el tiempo). Organizamos el almacén de forma que no se hagan tantos esfuerzos

• El almacén será lo más flexible posible con el fin de adaptarse a las necesidades de la empresa.

T. 3 DISEÑO DEL ALMACÉN

1. LA LOCALIZACIÓN DEL ALMACÉN

Depende de dos factores:

A) FACTORES EXTERNOS

• Espacio: De qué superficie disponemos para construir el almacén

• Localización: Dónde debe ubicarse el almacén

• Accesos: Por donde entra la mercancía, dónde se recibe, cómo pueden pasar los camiones…

• Comunicaciones: Conviene ponerse cerca de los grandes núcleos de conexión. No es lo mismo estar en el centro de Madrid que cerca de la M-40

• Ampliaciones: Debo tener en cuenta la superficie construida y la superficie por construir, ya que esto nos dirá en que zona nos podemos posicionar.

• Coste: Fundamental a la hora de tomar una decisión, ya que el almacén va a estar incorporado a la empresa durante muchos años.

B) FACTORES INTERNOS

• Dimensiones: Metros cuadrados, y metros cúbicos de los que podemos disponer. Saber de que tamaño hablamos y de las necesidades que tengamos respecto a dimensiones.

• Altura: Dependiendo del tipo de producto que almacenemos vamos a necesitar una altura determinada, dependiendo también del nivel de stock necesario.

• Columnas: Limitan la disposición espacial de las estanterías y el movimiento de la maquinaria.

• Tipo de techo: Lo más adecuado es aquel que nos optimiza el volumen métrico Lo ideal es que sea lo más plano posible.

• Claridad: La distribución de las luces y de las claraboyas nos darán una mejor iluminación, y esto permitirá trabajar con claridad y más a gusto.

• Puertas: Tanto de acceso de camiones como de acceso de personas. Es importante una perfecta dimensión

• Tipo de suelo: Tiene que ser limpio, y que sea de fácil limpieza, que no sea deslizante y que aguante bien el peso de la maquinaria que utilizamos.

• Muelles: Comunicación que tiene el almacén con el exterior para sacar la mercancía a los medios de transporte. Tendremos que definir qué cantidad necesitamos y qué tipo de muelles necesitaremos. Es importante conocer el número de muelles para que no hay camiones esperando.

• Distintos servicios necesarios del almacén:

• Instalaciones eléctricas

• Agua

• Líneas telefónicas, ADSL, fibra de vidrio….

• Localización del almacén:

• Definir una localización en una zona general y amplia que siempre está basada en costes y en el nivel de servicio al cliente

• Seleccionar un punto concreto dentro de esa zona general definida anteriormente y buscar los diferentes puntos posibles y sus costos. Y para esto tendremos en cuenta factores exteriores e interiores.

2. ZONAS DEL ALMACÉN

• Zona de muelles y maniobras: Espacios destinados para las maniobras de los vehículos en el perímetro del edificio para posicionar los camiones en los muelles de carga y descarga. El tamaño de la zona de maniobra va depender de si hay aleatoriedad en la llegada de los camiones o no.

• Zona de recepción y control: Se encarga de decepcionar la mercancía. Lo hacemos verificando que la mercancía llega y está pedida, e introducimos los datos en el sistema informático, indicando y comprobando las cantidades recibidas (sus pesos, dimensiones, medidas…). En esta zona se van a ubicar también los productos durante un periodo de tiempo, hasta que se les da una ubicación definitiva dentro del almacén

• Zona de stock y reservas: Es el espacio físico destinado al almacenaje, compuesto por los pasillos y los sistemas de almacenamiento y medios de manipulación que elegimos para nuestro almacén. En esta zona intentaremos maximizar el espacio, minimizar los gastos de manipulación y atender las necesidades de seguridad, tanto la del personal como la de las mercancías. Debemos conocer cuál es la altura de los palés.

• Zona de picking y preparación: Es una zona específica donde recolecto la mercancía y la agrupamos formando pedidos. Esta zona no siempre tiene que existir, se puede hacer usando la parte de debajo de los pales para hacer el picking.

Para la preparación del pedido lo podemos hacer mediante la clasificación ABC (curva de Pareto), así me moveré lo menos posible (economía de movimiento), debo saber cuáles son los productos más vendidos (los tendré cerca) y los que menos (estarán más lejos). Es una zona para recuperar los productos que tenemos almacenados y se puede hacer de tres formas:

• Recogida individual en la que recogemos un producto de una ubicación concreta.

• Definir una ruta de recogida en la que recogemos distintos productos de un pedido ( pretendemos que sea la óptima, que sea la más rápida)

• Asignar zonas de recogida a cada trabajador dentro del almacén (cuando el almacén es muy grande lo dividimos para trabajar mejor).

• Zona de las salidas y verificaciones de los pedidos: Debemos considerar una zona del almacén lo suficientemente amplia como para agrupar, depositar, verificar y embalar adecuadamente la mercancía. Antes de cargar los vehículos es cuando se verifican los pedidos con las mercancías solicitadas. En esta zona también podemos paletizar.

• Oficinas y servicios del almacén: Dependerá del volumen que tengamos.

• Zonas especializadas:

• Cámaras frigoríficas: Dependiendo del Producto que tenemos. 10º (Productos agrícolas), 4% ( Productos frescos), -18º,-20º ( Productos congelados)

• Zona de devoluciones: Puede que te devuelvan un producto o estar mal, entonces tenemos que ver que es lo que nos compensa, tirarlo o reciclarlo.

• Zona de envases vacíos y paletas: Zona especializada para guardar pales. En el caso de los envases deben ser lavados, ordenados y preparados otra vez para la producción (cascos de cerveza, retornables, botellas de plástico…)

• Zona de mantenimiento: De la maquinaria, donde se cargan las baterías de los toros, duchas para neutralizar el ácido, lavaojos…

3. LAS DIMENSIONES DEL ALMACÉN

• Dimensiones del edificio: Una vez diseñado el plano, minimizando movimientos y riesgos (comodidad y ahorro), tenemos que saber las dimensiones. A la hora de dimensionar el edificio nos va a limitar el futuro crecimiento (pues tenemos limitaciones físicas), aunque cambiemos la disposición de la mercancía. Debemos tener en cuenta:

• Número de plantas: Aunque es más normal que sea de una planta porque sino necesitaremos columnas que nos quitan espacio, necesitaremos rampas, escaleras…Podemos apilar la mercancía en altura, pero mejor si es diáfano. En caso de utilizar alguna, la menor pendiente posible en las rampas.

• Geometría: Cuanto más cuadrada será mejor pues maximizamos espacio, y además al trabajar casi siempre con mercancía cuadrada, será más fácil almacenar. Puede también minimizar recorridos.

• Suelos: Mejor un suelo continuo para las máquinas, sin juntas y plano. Fomentando la higiene y con capacidad de carga suficiente para nuestras mercancías y máquinas.

• Columnas: Usarlas como apoyo para sistemas de elevación, para el tema de sistemas contra incendios o para el cableado, tuberías…o incluso para definir zonas de almacén.

• Iluminación: Examinar que cantidad de lux necesitamos para el almacén. Normalmente lo recomendable es para las zonas de carga y descarga y zonas de preparación es por encima de los 200 lux/ m2 y para zonas de almacenamiento unos 100-150 lux/ m2

• Diseño de la planta: El objetivo que tenemos es lograr la máxima operatividad almacenando el mayor número de elementos posibles con el menos número de movimientos. Por ejemplo poniendo las estanterías de diferentes formas. Especial atención a las estanterías para conseguir la mayor capacidad de almacenaje posible y a las zonas especiales como cámaras frigoríficas para que queden dentro del almacén.

4. CRITERIOS PARA EL DISEÑO DEL ALMACÉN

Debo tener en cuenta:

• Todos los datos de la descarga de la mercancía: Nº de camiones/ día, tipo de camiones y horarios de descarga.

• Datos de recepción de mercancía: Nº de pedidos al día (en media), nº de líneas por pedido, conocer las cantidades de unidades físicas en las que viene la mercancía.

• Datos de almacenaje: La zona de recepción de mercancía ¿Cómo es?, Hay que tener en cuenta las estanterías usadas, el tipo de maquinaria empleada, el stock o reserva media de materiales, y la posible estacionalidad ( en una época determinada)

• Datos de preparación de pedidos: Palés completos o no. El número de líneas por pedido, el sistema de preparación…

• Datos de zonas de salida: Horario de nuestros clientes, de recogida de mercancía, número de clientes/día, volumen medio de los pedidos ( cantidades)

T. 4 INSTALACIONES Y ELEMENTOS DE MANUTENCIÓN

1. MUELLES DE CARGA

Es importante definir el número que queremos o necesitamos y su disposición:

El número va a depender del ritmo de entrada y salida de mercancía. Inicialmente el conductor del camión no conoce nuestras normas de seguridad, y esto puede llevar a que sea la zona de mayor riesgo de accidentes (de mercancía).

Una vez conocido el nº de muelles y su posición en el edificio, determinaremos las superficies de maniobra necesarias (movimiento de los toros dentro, movimiento de los camiones fuera)

Para salvar la diferencia entre el muelles y el camión, tendremos unos medios mecánicos que deberán superar el 80% de inclinación (rampas niveladoras). Nos encontramos otros elementos como: las mesas elevadoras…

Existen unos muelles especiales para ferrocarril (puertos secos). En la zona de los muelles la luz adecuada es aproximadamente de unos 200 lux/ m2

2. ESTANTERIAS

A) FIJAS: Estructuras más fuertes y sólidas. Normalmente para producto palatizados

• Sistema compacto de estanterías: las características técnicas en su alta densidad de almacenamiento, ya que no tiene pasillos, y colocamos los pallets unos detrás de otros. Para ello necesitamos que el sistema nos permita entrar con la carretilla dentro de las estanterías ( drive in/ drive out) sin que sea un sistema dinámico por gravedad (FIFO)

• El sistema DRIVE IN nos permite un método de almacenamiento LIFO y nos permite entrar hasta un determinado punto de la estantería, pero sólo por un acceso

• El sistema DRIVE OUT , tiene dos entradas pero nos puede permitir el sistema FIFO, pues se entra por un lado y se entra por otro

• El sistema DINAMICO POR GRAVEDAD (FIFO, consta de unos carriles que son unos rodillo que nos permiten el movimiento de las paletas. LA altura máxima suele ser de 10 metros y su profundidad de 30 m. Los sistemas de movimiento de este tipo de estanterías son, o por gravedad, bien por móviles libres o bien porque sean rodillos motorizados. Existe uno muy innovador, como el de los colchones de aire (Para liberarle de rozamiento)

• Sistema de pasillo estrecho: Permiten el movimiento de carretilla y podemos usar hasta 12 metros de altura aproximadamente las carretillas provistas de mástil. Para alturas superiores a los 20-25 m. usaremos transelevadores (máquinas guiadas por ordenador y que nos permiten el movimiento tanto de traslación y de elevación). La ventaja es que el pasillo puede ser muy estrecho, pues la máquina no tiene que girar para meter la mercancía. Este tipo de transelevadores nos permiten una anchura de 1m. aproximadamente y una gran profundidad de pasillos.

• Estanterías de almacenes autoportantes: Calculadas no sólo para mantener las paletas, sino para soportar la estructura del edificio (paredes y techo). Este tipo de construcciones puede llegar a los 50 metros de altura y normalmente están servidas por transelevadores y gestionados informativamente.

• CANTILEVER: Para producto excesivamente grandes (2-4 m) y normalmente producto metálicos. También se denomina de viga voladiza. Es una estructura vertical de la que salen unos brazos de soporte, y se usa para objetos largos, como perfiles, tubos… Como no existen columnas verticales en el pasillo podemos admitir cualquier tipo de longitud de producto (siempre con las limitaciones de almacén, según la resistencia del material…)

B) MÓVILES:

• Carrusel:

• Vertical: en muy poco espacio se almacena mucha referencia. Suele estar gestionado por ordenador. Suele se para tipos de producto (C) ( poco demandados), pues son un tipo de estanterías más lentas ( entre 8-10 m. de altura)

• Horizontal: Estanterías dispuestas de forma horizontal, con una longitud de unos 25 cm. En ellas usamos unos soportes en las estanterías móviles que me van a permitir acceder al producto Suelen ser bidireccionales para en un momento dado minimizar tiempos y recorridos. Además de estas estanterías móviles, las estanterías

• Instaladas sobre plataformas rodantes o sobre carriles: Abrir estas estanterías lleva mucha pérdida de tiempo al abrir los pasillos y un coste eléctrico elevado.

3. MAQUINARIA

Debemos tener en cuenta 3 aspectos:

• Las unidades que vamos a manejar, es decir la carga (por ejemplo las neveras, al tener líquido las tendremos que manejar de una manera determinada).

• Método de almacenamiento que usamos ( en bloque, dinámico)

• Estanterías que estoy usando…

En función de estas características hay 3 grandes grupos de aparatos:

• Para manejar cargas unitarias: Transpaleta manual, motorizada, apiladores…

• Para la preparación de pedidos: Carretillas elevadoras (nos permiten acceder a posiciones elevadas) y donde tenemos un hueco para ir dejando los producto que vamos cogiendo. Puentes grúas (estructuras que suelen ir bajo techo de pared a pared, aprovechando la altura máxima de almacén y me sirve para aguantar grandes pesos (desde 1 Tonelada a 15 Toneladas). Hay puentes grúa que están en el exterior ( en las canteras))

• Aparatos especiales: Normalmente para bajas temperaturas. Hay que tener en cuenta como el frío puede afectar a los motores.

T. 5 PRINCIPIOS DE GESTIÓN INTERNA DEL ALMACÉN

1. MÉTODOS DE ALMACENAJE

A) SEGÚN LA ORGANIZACIÓN DEL ALMACÉN

• Almacén organizado/ordenado: Está organizado en función de unos parámetros. Asigna un lugar fijo y único para cada producto, por lo que los espacios se adecuan al mismo.

Ventajas: Mayor control de las mercancías (se donde están siempre) y un mejor control del espacio de éstas

Inconvenientes: Puede dar una baja utilización del almacén (en los producto estacionales, habría huecos en almacén durante una larga época del año). La capacidad de almacenamiento está limitada a los espacios previstos. Este sistema no se usa mucho, el que más se usa es el siguiente

• Almacén caótico: (o de hueco libre). En cuanto tengo un hueco, meto mercancía. A las mercancías se les asignan espacios según van llegando, en función de las necesidades del momento. Todo está controlado por ordenador. Aunque no existen ubicaciones predeterminadas. Si podemos establecer condiciones (de seguridad, higiene…)

Inconvenientes: Todos los pallets deben ser más o menos de la mima altura, ya que sino puede que alguna mercancía no quepa. Por ello, lo mejor es homogeneizar los huecos a una altura algo superior de lo normal. En este almacén es muy importante el uso de ordenadores y radiofrecuencia.

B) SEGÚN EL FLUJO DE ENTRADA Y SALIDA

• Sistema FIFO

• Sistema LIFO

C) SEGÚN LA OPTIMIZACIÓN DEL ESPAIO DISPONIBLE

• Almacén sin pasillos: Apilado, apilado en bloque, a granel, rack sin pasillos, compacto, estanterías móviles

• Almacén con pasillos: Como las unidades de carga habitualmente son los pallets. Debemos disponer de un espacio suficiente para mover la mercancía. El tamaño que damos a los pasillos va a depender de los medios de manipulación utilizados. El tamaño de los pasillos dependerá por tema de altura.

2. ZONIFICACIÓN DE LOS ARTÍCULOS

La ubicación de los Productos en el almacén debe responder a algún tipo de criterio que nos permita optimizar el uso del almacén, por ello debemos tener en cuenta una serie de factores:

• Máxima utilización del espacio disponible

• Minimizar los costes de manipulación

• Facilidad en la localización de los producto y también en el acceso a cogerlos

• Complementariedad (demanda complementaria: leche-café y demanda sustitutiva: bolígrafo-pluma). Es decir que los producto complementarios estén cerca, pues la demanda suele ser complementaria

• Compatibilidad: Que no haya por ejemplo problemas de seguridad (Ej. Cerca de las cerillas, no debe estar el papel)

• Rotación: Nº de veces que se mueve el producto a lo largo de un tiempo determinado, es decir, las veces que sale del almacén. Si la rotación es muy elevada debemos ponerlos cerca de la zona de preparación o zona de salida, y esto nos sirve para dosificar la importancia del producto (stock, salidas…)

• Tamaño: Depende del tamaño del producto para almacenarlo en un sitio u otro. La altura estándar es 1,45 m.

• Definir los recorridos de distribución mínimos: (Agrupación espacial). Para acortar cortes y tiempos, esfuerzos innecesarios

• Zonificar para familias (Lácteos…)

• CRITERIO ABC (PARETO)

En la mayoría de los almacenes se suelen dar en la zona de preparación (picking) (preparar la mercancía más demandada)

Por ejemplo, en Cofares la demanda puede variar y se modifican los pedidos en función del histórico de semanas anteriores.

Clasificamos la mercancía atendiendo a los criterios de venta o a los criterios de valoración

• Ventas A(20/80): El 20% de los producto nos dan el 80% de la facturación

• Ventas B(30/15)

• Ventas C (50/15)

La clasificación ABC nos sirve para solucionar los problemas de ubicación en función de los índices de venta de los producto Podemos construir una tabla donde indiquemos el nº de salidas por producto bien sea diario, mensual o anual, y ordenarlo de mayor a menor, y ver cuales son los porcentajes que representan y sus acumulados (por ejemplo las aspirinas, salen mucho, pero valen poco). Una pequeña fracción de los artículos posee un elevado porcentaje de salidas, mientras que en el otro extremo, un elevado grupo de producto presenta un porcentaje muy reducido de salidas. Los P(A) si lo permite, sería indicado gestionarlos y almacenarlos con un sistema compacto o en bloque. Pues la salida es muy rápida. Mientras que los P (B) serán atendidos por estanterías convencionales o móviles, que nos permita el acceso a los producto y los P(C), nos ocupan el resto del almacén y los pondremos en estanterías convencionales

• LAS FAMILIAS: (Según nuestro propio objetivo, interés o agrupación)

Es otro sistema de zonificación donde definimos zonas específicas para cada una de las familias de los artículos. La ventaja de este sistema es la fácil localización de los artículos (ya que una vez encontramos una familia, tendremos todos los producto allí)

Esto nos ayuda a hacer más fácilmente el inventario y si tenemos clientes externos que entran en el almacén les facilitará a la hora de buscar un producto

Inconvenientes: Desde el punto de vista de la optimización del espacio, ya que cada uno de los componentes de la familia puede presentar distintos tamaños. Y también, incremento de los recorridos a la hora de preparar los pedidos.

3. CODIFICACIÓN DEL ALMACÉN

Para conocer la ubicación de los productos Está codificación se realiza mediante la señalización de los distintos huecos o posiciones del almacén, y a cada una de ellas le damos un valor único y alojaremos en la misma, de forma temporal los artículos.

Cada ubicación debe poseer un código y lo normal es que sea una mezcla entre letras y números

Si una empresa posee varios almacenes, lo normal es que unos dígitos para identificar a cada uno de ellos, y si el almacén está dividido en zonas, cada una tendrá un código que lo identifique

Los sistemas para ubicar los productos son por estanterías, donde a cada uno se le asigna un nº correlativo y una profundidad de la estantería que viene identificada con números correlativos desde la cabecera de la misma

Dentro de este sistema identificaremos la altura o el nivel de la ubicación

Otra forma es asignando a los pasillos un número correlativo donde tendremos a derecha o izquierda los pares e impares.

Por otro lado, una clasificación por letras podría identificar el almacén, la zona del almacén, las zonas de ubicación y del producto

4. GESTIÓN DE UBICACIONES

Hay dos formas de gestionar las ubicaciones:

• A PRIORI: Consiste en consultar las ubicaciones vacías cuando llega el producto Comprobar los condicionantes que tiene dicha mercancía (sustitutivos, complementarios…), y asignarle la ubicación más conveniente. Ubicar físicamente el producto o la mercancía, y por último anular dicha ubicación que hemos usado (mediante procedimientos manuales o informáticos.

• A POSTERIORI: Acceder al almacén con el producto y ubicarlo atendiendo a unas características del mismo. Vamos a tener en cuenta si la mercancía es peligrosa. Después de su ubicación anotaremos la misma. Este tipo de sistema se usa menos que el anterior, pues ahora se utiliza todo con procesos informáticos.

Es muy importante la gestión de ubicación, para reducir recorridos en la zona de preparación de pedidos, utilizando el sistema ABC, mirando la estacionalidad del producto, las gamas, el valor del Producto….

T.6 MANIPULACIÓN DE MERCANCÍAS

1. PRINCIPIOS DE MANIPULACIÓN

Ya que las manipulaciones del almacén no implican transformaciones físicas ni químicas del producto, sí le añaden costes a los mismos, pero que no vienen a incrementar el valor añadido del producto.

Las actividades que engloba la manipulación son todos los movimientos de mercancías y su posterior expedición. Estas actividades son: el embalaje y desembalaje, los controles, donde haremos reencuentro de la mercancía (cuantitativo y cualitativo), codificación, recepción de los pedidos…

Para realizar todas las manipulaciones contamos con equipos de manipulación como pueden ser las transpaletas, los toros…, estos me van a ayudar a disminuir los costes

Factores que más inciden en los costes de manipulación:

• Normalización o estandarización: Usar normas en cuanto a medidas, pesos, etc. Iguales a lo largo de todo el ciclo logístico.

• Mecanización y automatización de las operaciones: Basado sobre todo en fuertes demandas y en aspectos del ahorro personal.

• Estudiar los tiempos y métodos empleados: Optimizando tiempos

• Constituir unidades de manipulación adecuadas: Fomentando la unitización, es decir que en cada movimiento se manipule el mayor número de mercancía.

3 principios básicos para simplificar la manipulación:

• Mover en cada manipulación la unidad máxima (caja, palé, contenedor…)

• Reducir las distancias a recorrer en todos los movimientos del almacén (en la reparación del pedido, para mover el producto…)

• Aumentar si es posible la velocidad de los medios mecánicos en sus movimientos.

2. UNIDADES DE MANIPULACIÓN

Conjunto de mercancías agrupadas con el fin de mejorar su manejo, su transporte y distribución, siempre protegiendo el producto.

• Dependerá de la naturaleza del producto, la unidad máxima de manipulación del mismo

• La cantidad de objetos que forman parte de una unidad de manipulación va a depender también de su tamaño y debemos tener en cuenta las siguientes particularidades.

• Unidades de volumen: litros, m3…

• Unidades de peso: gr., Kg., toneladas, onzas…hay que tener en cuenta estas medidas pues se suelen exportar producto

• Cantidad del producto contenido y cantidad de continente

• Forma y resistencia del producto

• Estabilidad y manejabilidad del Producto

• Necesitaremos medios de manipulación específicos.

Elementos que pueden contener las unidades de manipulación: caja de cartón, paletas, sacos, vidrio, container, bidón…

Otros tipos de manipulación:

• Unidades de consumo: La unidad más pequeña de consumo que el comprador puede adquirir al detallista (al menor o al detal). La unidad de consumo en función de donde se compra puede variar, o en función del cliente (EJ. Makro)

• Unidades de entrega: Cualquier agrupación constituida por unidades de consumo que responda a las condiciones óptimas del sistema de distribución o de comercialización (EJ. En las latas se venden pack de 24 y no de 25, para apilar en almacén o porque más o menos cantidad no se vende igual…)

• LA PALETA

Gran importancia logística, ya que nos permite sostener, cargar, transportar y almacenar productos. Son unas plataformas horizontales que nos permiten manipular y almacenar y transportar cargas en general y que pueden ser movidas mediante transpaletas o cualquier otra maquinaria.

En Europa tenemos las Europaletas (800 x 1200 mm). Las minipaletas (600 x 800 mm) otras de (1000 x 1200 mm) para las bebidas y (1200 x 1200) para sacos grandes y mercancías.

3. DESCARGA Y RECEPCIÓN DE PEDIDOS

Primero confirmaremos fecha, lotes… es decir si la mercancía pedida es la que nos llega. Debemos aceptar la mercancía teniendo en cuenta los pedidos generados por los distintos departamentos, y esta aceptación puede ser condicionada o no (si cumple o no nuestras normas)

Una vez aceptada la mercancía debemos firmar el albarán (jefe del almacén). La forma de llevar a cabo la recepción de mercancía requiere unos pasos y va a depender del espacio que dispongamos.

Estos pasos son:

• Tomar datos del transportista y del camión

• Anotar el número de pedido, albarán. El departamento de compras suele hacer el pedido, por medio del programa EDI ( para intercambiar datos entre comprador y proveedor)

• Contar y pesar los bultos, detectando posibles anomalías

• El pedido es aceptado porque fue generado con anterioridad y procedemos a:

• Introducir los productos en nuestra base de datos ( codificaremos los productos para que nos ayude a localizar el producto según a nosotros nos interese)

• Una vez tenemos la mercancía codificada, debemos etiquetarla y con esto termina el proceso de recepción ( cualitativa y cuantitativa)

4. UBICACIÓN DE MERCANCÍAS

Colocar la mercancía en un hueco del almacén y es una operación física que se realiza cuando hemos terminado la recepción de la mercancía. Para ello usamos los medios mecánicos como transpaletas y apiladoras.

Hay dos tipos de ubicación de las mercancías:

• Manual: Cogemos la mercancía con los medios de manipulación y llevamos al hueco libre previamente definido. Para ello usaremos tarjetas de ubicación manuales que nos permitirán llevar a cabo un control de las mercancías y de las posiciones que ocupan.

• Automática: Codificaremos el bulto o palé y es el propio sistema el que asigna el hueco para colocar dicho palé.

5. REAPROVISIONAMIENTO DE LAS MERCANCÍAS

En esta operación debemos tener en cuenta todos los huecos de picking que van a ser necesarios para completar los pedidos.

Los objetivos para reponer las zonas de picking son:

• Reponer mercancía cuando baje de un determinado nivel

• Automatizar las necesidades de reposición para evitar problemas en la preparación de pedidos.

• Controlar la transferencia de inventario de la mercancía desde su ubicación en el almacén hasta su ubicación en la zona de picking

• Mejorar los reabastecimientos para aquellos productos de alta y media rotación (Ay B) y usando en lo posible sistemas de unitización como el palé.

• Para las referencias de baja rotación (C) tendremos que definir si el picking se hace en la zona de almacenaje o se le designa una zona especial

Tipos de reaprovisionamiento:

• Automático: Se hace a palé completo, teniendo en cuenta el consumo de los pedidos medios. Este sistema se basa en los consumos esperados y que son definidos por el ordenador y las unidades necesarias para el puesto de picking. También se podría hacer por mínimos, es decir cuando llego a esos mínimos reposicionamos automáticamente

• Manual: La reposición va a ir por detrás de la preparación, ya que será el operario de la preparación el que solicite dicha reposición. A la hora de reponer, siempre cogeremos la mercancía más vieja, por lo tanto seguiremos un sistema FIFO.

6. PREPARACIÓN DE LOS PEDIDOS

Abarca otras operaciones que van desde la recepción, preparación, hasta la expedición de los pedidos.

Los objetivos principales que tenemos en la preparación y expedición de los pedidos:

• Optimizar la recogida de los artículos de sus ubicaciones, por lo tanto designaremos rutas óptimas y zonas de preparación ( picking)

• Agilizar el proceso mejorando el control y el nivel de atención al cliente.

• Optimizar la rotación del inventario, sacando siempre las mercancías más antiguas (FIFO)

• Ejercer un control sobre los bultos que prepara cada operario y los posibles errores que cometan

La preparación de los pedidos se puede realizar bien por zonas de almacén, bien por clientes o bien por pedidos en bloque.

7. EXPEDICIÓN DE LAS MERCANCÍAS

Esta tarea va desde la expedición a la facturación:

Objetivos:

• Control físico de la mercancía para controlar los posibles errores cometidos por los preparadores de pedidos ( procurar el mínimo error en el proceso de picking, pudiendo hacer procesos contra errores)

• Entregar al cliente la mercancía, el albarán o factura de la misma mediante sistemas informáticos.

• Incrementar el nivel de información que damos a nuestros clientes (para saber las mercancías, los costes…)

8. DEVOLUCIÓN A PROVEEDORES

Estamos en desacuerdo con la mercancía recibida (por plazos de entrega, calidad, mercancía en mal estado…) o a veces se puede devolver mercancía cuando está a punto de caducar o por rotura física. Los datos que controlaremos dentro de la devolución a proveedores:

• Código de producto

• Nº de unidades devueltas

• Motivo de la devolución

9. DEVOLUCIÓN DE CLIENTES

Cuando me devuelven un producto lo debemos meter en la cadena logística (reciclarlo, arreglarlo, tirarlo…). Hablamos del retorno de las mercancías al almacén, aspecto que tenemos que tener en cuenta desde el punto de vista operativo (prevenidos para la mercancía que nos va a llegar), tanto del punto de vista documental (pues ya lo habíamos facturado). Documento de entrada de mercancía en el almacén y hay que dar de alta ese producto otra vez por si no lo destruimos y controlarlo (en muchos caso se volverá a vender).

Básicamente las devoluciones son porque se ha producido un exceso de mercancía solicitada por el cliente, porque se encuentra caducada o en mal estado, porque ha sufrido algún deterioro físico a lo largo del proceso logístico (distribución, almacenaje…) o porque el cliente en ese momento no le interesa la mercancía.

Cuando nos entra esta mercancía tenemos que ver si el producto está desfasado en el mercado. Por ejemplo un artículo de Navidad. A veces lo tenemos que volver a envasar o embalar (reprocesar…) o destruir, según nos interese.

Hay que tener en cuenta los artículos y su código, la cantidad de unidades devueltas y el motivo de la devolución (será distinto si es por exceso de mercancía)

10. OTRAS OPERACIONES EN EL ALMACÉN

Controlando entradas y salidas físicamente y monetariamente (inventario físico y contable)

Hay otra serie de operaciones administrativas y físicas que se realizan dentro del almacén.

A) FÍSICAS

• Limpieza: Sobre todo en los operadores logísticos, una de las auditorias que hacen es de limpieza. Puede hacer perder un cliente. Va a influir en todo el proceso de almacenamiento, pues nos va a influir en el tráfico de las máquinas ( evacuar cartón por ejemplo)

Debemos destacar la limpieza de suelos, retirada de pallets y de embalajes y plásticos.

• De mantenimiento: (de viales, de luces…). Se suele hacer un mantenimiento preventivo (calculando las horas por ejemplo que dura una bombilla y anticiparse a cambiarlas antes de que fallen…)

B) ADMINISTRATIVAS

• Alta de artículos que entran en el almacén: Lo más rápida y correctamente posible (códigos de barras…)

• Dar de baja los artículos que salen: Lo que nos permite liberar espacio y mejorar nuestra rotación

• Control de las caducidades: Nos llevará a ingeniar sistemas de almacenamiento (FIFO) o sino, un sistema visual (Por ejemplo por colores como el Pan BIMBO).

• Control de inventarios: (Físico y contable)

• Contable: Entra tanta cantidad y yo he pedido tal cantidad (albaranes)

• Físico: Escasear los artículos y mandar la información al ordenador

• Control de los errores en la preparación de pedidos: Índice de calidad, índice de preparación, índice de servicio…

Pedidos erróneos

Índice de errores = Ie = x 100

Pedidos TOTALES

T. 7 PLANIFICACIÓN DE LAS NECESIDADES DEL ALMACÉN

1. TIEMPOS ESTANDAR

Refleja el tiempo medio que tarda en realizarse una actividad u operación física en el almacén. Después de conocer estos tiempos se confrontan con los tiempos que emplean nuestros operarios para ver que desviación hay.

Teniendo en cuenta que no todos los almacenes son iguales habrá que tener en cuenta:

• las características físicas de nuestro almacén

• elementos o medios de manipulación

• artículos con que trabajamos

• existencia o no de muelles en el almacén

• nivel de utilización

Permite conocer las necesidades para las distintas operaciones de manipulación (carga/descarga), control de recepción, ubicación de palé, reabastecimiento, preparación de pedidos y control de expedición.

Para el cálculo del tiempo estándar consideramos estas variables:

• Kg. Transportados

• Palés

• Metros recorridos por nuestras máquinas

• Número de pallets introducidos por hora

2. CÁLCULO DE PLANTILLA Y MAQUINARIA

Necesitaremos los tiempos estándar de cada una de las operaciones realizadas en el almacén para calcular y planificar las plantillas que necesitamos para el año o los distintos periodos de trabajo para análisis de vacaciones, para seguir y controlar las operaciones realizadas en el almacén. Sirve para calcular los incrementos de los salarios por la productividad

Producción

Productividad =

Factor trabajo, maquinaria…

Tenemos que definir dentro de la plantilla:

• Plantilla estructural: Mínimo personal necesario para que el almacén entre en funcionamiento. Se encargan el jefe de almacén, responsables de entrada y salida y alguno del departamento administrativo

• Plantilla operativa: Encargados de llevar a cabo aquellas labores físicas que se producen en el almacén, y va a estar diseñada en función de las necesidades de movimiento de palés, bultos por día…

Podrá existir una plantilla fija y otra temporal de apoyo (Promociones…)

Los cálculos de esta plantilla los debemos calcular en función de las distintas operaciones que realizamos en el almacén (carga, descarga, picking…) y las operaciones ajenas a la logística (etiquetas, preparación de mercancía especial…)

Para cada una de las operaciones y el cálculo de la plantilla tendremos que tener en cuenta varios aspectos como por ejemplo:

• el número de palés descargados en un mes

• el tiempo estándar de la descarga del mismo

de manera que podamos componer una ecuación para calcular el número de operarios

Entero [(nº pallets ½ descarga/mes) tiempo estándar descargar un palé

60

Operación descarga = + 1

Horas laborables/mes

3. SISTEMAS DE CONTROL DE OPERACIONES EN EL ALMACÉN

En el almacén se desarrollan muchísimas operaciones (descarga, picking, reposicionamiento…), y hay que controlarlas en varios aspectos (índices de calidad, productividad de los trabajadores) y actuar en consecuencia.

Los puntos que vamos a controlar en el almacén son los datos de los productos, de los proveedores (NIF, códigos…), de los inventarios, de los trabajadores que tenemos en el almacén, de los clientes, datos de las estructuras de los pedidos (líneas, familias…), datos sobre el transporte de la distribución y datos referentes al flujo de productos (entrada/salida)

Con todos estos datos podemos realizar cálculos sencillos para tratar mejorar la plantilla, disminuir tiempos de espera de los clientes, mejorando nuestra atención a los clientes, así como definir las inversiones necesarias tanto a corto como a largo plazo.

4. ANÁLISIS DE LAS DESVIACIONS EN LA PLANIFICACIÓN

Las diferencias temporales que presentan las distintas tareas en el almacén nos obligan a realizar de forma continua un análisis entre la realidad y lo planificado, de donde tenemos que extraer conclusiones para futuras planificaciones, incluso para modificar las que tenemos.

Como las necesidades de trabajo varían a lo largo del tiempo dentro de nuestra organización, se hace más necesario este control en menor plazo de tiempo para poder adoptar los cambios oportunos en la gestión que teníamos planificado.

Para todo este análisis vamos a necesitar distintos ratios (relaciones que existen entre varios elementos), como son: Los ratios estándar de productividad dentro del almacén y compararlos con el resultado real para poder tomar medidas y poner en marcha soluciones que nos lleven a modificar el trabajo que estamos haciendo. Las medidas más habituales que podemos tomar son en relación a una serie de operaciones que son:

• Descarga y recepción: Donde nos podemos encontrar problemas de falta de productividad o exceso de volumen de descarga

• Ubicación y reabastecimiento de mercancía: Donde nos podemos encontrar por ejemplo con un exceso de palés a mover, con un mayor número de errores en las ubicaciones.

• Preparación de pedidos: Lo podemos solucionar si salen con poca calidad, incompletos… mejorando la zona de picking.

• Expedición y carga de mercancía: Exceso de trabajo, errores en la carga…

5. CUADRO DE MANDO

Debe realizar un seguimiento tanto a nivel mensual como anual, acumulado de los distintos procesos que se llevan a cabo en el mismo

T. 8 DESARROLLO DE LA LOGÍSTICA EFICAZ

1. INTRODUCCIÓN

La logística eficaz es la que logra alcanzar sus objetivos de atender a los clientes con el menor de los costes, donde tenemos que tener en cuenta que es lo que necesita mi cliente y que tipo de cliente es.

Debemos tener en cuenta:

• La organización de las funciones y actividades necesarias para alcanzar los objetivos específicos fijados

• Planificación de los recursos que van a llevar a cabo esos objetivos ( personal, técnicos…) y cuanto nos va a costar esto

• Marcación y valoración de metas y objetivos que se señalan en el plan que vamos a seguir.

• Controlar los resultados

• Gestionar los cambios que debemos introducir

Existen distintos sistemas de presentar los objetivos porque existen distintos tiempos o etapas dentro de una empresa y son:

• a corto ( táctica) y a largo plazo ( estrategia)

• la mayoría de las compañías hacen proyecciones de futuros en venta, beneficios…

En función de los distintos tiempos que presenta la logística, el táctico y el estratégico, nos vamos a fijar unos objetivos concretos, que van a ser fijados desde el nivel operativo para la táctica (operarios día a día), y desde el nivel directivo para la estrategia (directivos a nivel de proyecciones).

2. LA CALIDAD EN LA LOGÍSTICA

La calidad es la ausencia de errores y que muchas veces el tener stock excesivos y obsoletos me va a llevar a que cometa errores como consecuencia de fallos en los cálculos de demanda, de errores en la valoración de los materiales, en los daros de movimiento de mercancía, etc.…

Dice Deving “Los errores surgen porque nos han dado opción a equivocarnos”

Y “Los errores no son consecuencia de las personas sino de los procesos y del sistema”

Los errores deben ser considerados como oportunidades de mejorar y la corrección de las causas de los errores debe ser responsabilidad de la gestión de la dirección.

3. TRIPLE ROL DE JURAN

Consiste en que dentro de todo proceso productivo y empresarial todo el mundo desempeña un triple papel, tenemos:

• proveedores ( internos/ externos)

• ejecutante (con los datos o mercancía se hace algún tipo de acción)

• cliente (externo/interno) ( me exige una calidad)

Toda empresa tiene proveedores y por lo tanto es cliente de sus proveedores

La empresa desarrolla un proceso productivo o ejecutivo que denominamos “el papel de ejecutante” y finalmente entrega el producto a su cliente (exterior/ interior) por lo que somos proveedores de nuestros clientes.

FÁBRICA ALMACÉN (Yo) CONSUMIDOR/

MINORISTA

Como clientes, nosotros vamos a informar a nuestro proveedores de las mejoras esperadas de sus procesos, de que carácter están hechos sus productos y que puntos deben mejorar.

Como ejecutantes debemos tener un proceso de mejora continua en procesos y en producción.

Como proveedores debemos conocer cuál es la realidad de nuestros clientes, que esperan de nosotros y de nuestros productos.

T.9 EL CONTROL DE INVENTARIOS

1. INTRODUCCIÓN

Control de inventario: Proceso de valor económico de materias, materiales y productos terminados que tenemos en la empresa y que nos permite estudiar las variaciones que tienen los inventarios para determinar sus causas, nos ofrecen multitud de datos para realizar previsiones. Con este control perseguimos que la empresa tome las mejores directrices (que ahorren)

• Activo: (Haber): Bienes y derechos que tiene una empresa

• Pasivo: (Deber): Obligaciones que tiene la empresa (con proveedores, bancos, accionistas…)

2. REGISTRO DE MOVIMIENTOS

Movimiento de un material: Operación que supone un cambio de datos de identidad, localización o valor de inventario para un material o artículo dado dentro de nuestro fichero maestro

Cada movimiento será identificado como una transacción (entrada, salida de un producto) a la que podemos otorgar un código (nº de letras).

Estas transacciones van a tener un reflejo contable (aquellas derivadas de compra) o no contable (modificamos dentro de la empresa)

Movimiento contable: Modifican la estructura del activo.

Movimiento no contable: Un producto (no materia prima), sale del almacén como aditivo a otro producto, por lo que hay modificación dentro de la empresa, ya que modifico un producto, y hasta que no lo modifique no lo doy de alta en contabilidad.

Tengo que definir que movimientos tiene mi mercancía (salida, entrada, componentes de otros productos…)

3. DOCUMENTOS DE CONTROL

Dentro del almacén se tiende a sustituir los documentos de papel por documentos con contenido informático. Dentro del almacén vamos a necesitar determinados documentos legales (IRPF = conservar cuatro años) Ejemplo: Las facturas de adquisición de compra. Además tenemos que ver que documentos vamos a estandarizar.

Documentos para el control son:

• Documentos de petición de material: Se identifica cuál es el material pedido, quien lo solicita y por qué se solicita, además de indicar la fecha y hora de la petición.

• Documentos de salida del material del almacén: Pretende indicar la mercancía que sale, para que departamento sale, sobre que petición se basas la salida, y la fecha de entrega de la mercancía.

• Documentos de entrada de mercancía en el almacén: La mercancía puede venir de proveedores (exterior) o de fábrica (interior). Este documento debe identificar si es un pedido de compra (proveedores) o si es una orden de fabricación (fábrica). Debe indicar las mercancías que entran y a que precio.

4. SISTEMAS DE VALORACIÓN DE INVENTARIO

Objetivo: Conocer la valoración del inventario.

Valoración: 2 formas: porque viene de fábrica entonces tiene un valor, o porque viene de fuera e incluye el precio de compra, transporte…

Desde el punto de vista contable:

FIFO: La primera entrada es la primera salida

LIFO: La última entrada es la primera salida

P.M.P.: Precio medio ponderado

EJEMPLO DE FIFO

Hasta que no termino de coger la primera no cojo la segunda

FECHA	OPERACIÓN	ENTRADA			SALIDA			SALDO
				Q	P	Q.P	Q	P	Q.P	Q	P	Q.P
1/01/03	Compra (100)	100	0,5	50				100	0,5	50
3/01/03	Compra (200)	200	0,6	120				100 200	0,5 0,6	50 120
5/01/03	Venta (50)				50	0,5	25	50 200	0,5 0,6	25 120
6/01/03	Venta (65)				50 15	0,5 0,6	25 9	185	0,6	111
7/01/03	Compra (25)	25	0,5	12,5				185 25	0,6 0,5	111 12,5
9/01/03	Venta (200)				185 15	0,6 0,5	111 7,5	10	0,5	5

EJEMPLO DE LIFO

FECHA	OPERACIÓN	ENTRADA			SALIDA			SALDO
				Q	P	Q.P	Q	P	Q.P	Q	P	Q.P
10/01/03	Compra (100)	100	0,5	50				100	0,5	50
11/01/03	Compra (200)	200	0,6	120				100 200	0,5 0,6	50 120
12/01/03	Venta (50)				50	0,6	30	100 150	0,5 0,6	50 90
13/01/03	Venta (65)				65	0,6	39	100 85	0,5 0,6	50 51
14/01/03	Compra (25)	25	0,5	12,5				100 85 25	0,5 0,6 0,5	50 51 12,5
15/01/03	Venta (200)				25 85 90	0,5 0,6 0,5	12,5 51 45	10	0,5	5

EJEMPLO DE PRECIO MEDIO PONDERADO

Q1 x P1 + Q2 x P2 + Q3 x P3

P.M.P =

Q1 + Q2 + Q3

FECHA	OPERACIÓN	ENTRADA			SALIDA			SALDO
				Q	P	Q.P	Q	P	Q.P	Q	P	Q.P
1/01/03	Compra (100)	100	0,5	50				100	0,5	50
3/01/03	Compra (200)	200	0,6	120				300	0,57	171
5/01/03	Venta (50)				50	0,57	28,5	250	0,57	142,5
6/01/03	Venta (65)				65	0,57	37,05	185	0,57	105,45
7/01/03	Compra (25)	25	0,5	12,5				210	0,56	117,6
9/01/03	Venta (200)				200	0,56	112	10	0,56	5,6

0,5 x 100 + 0,6 x 200

P.M.P = 100 + 200 = 0,57

25 x 0,5 + 185 x 0,57

P.M.P = = 0,56

25 + 185

EN LA VENTA NO SE CALCULA EL P.M.P, SOLO SE USA

5. CONTABILIDAD DE MATERIALES

Las entradas de mercancías en un almacén producen una serie de efectos contables dependiendo de donde provenga dicho material.

Los efectos contables son:

• Cancelación total o parcial de una subcuenta de material en proceso.

• Asiento contable dentro del activo circulante en la cuenta de material (ese activo lo incorporamos en nuestro activo circulante (materias primas, Productos terminados…) el activo circulante es el que da dinero).

• Si proviene el producto de un proveedor vamos a tener un apunte en el pasivo por el importe de la deuda ya que compramos mercancía ( lo debemos) y nuestro activo aumenta ya que compro mercancía)

LIQUIDEZ: Tiempo que tarda un producto en convertirse en dinero

Circulante: Incorporado en la empresa por poco tiempo (Ej. El producto)

ACTIVO

Fijo: Incorporado en la empresa por mucho tiempo (Ej. Edificio, máquinas)

Circulante: A corto plazo

PASIVO

Fijo: A largo plazo

Una salida del almacén también produce efectos contables:

• Asiento contable restando en la cuenta de inventario correspondiente el material del activo circulante

• Asiento contable si se incorpora a materiales en curso o a obras en curso.

• Asiento contable indicándonos que tenemos derecho de cobro sobre nuestros clientes.

6. ASIGNACIÓN CONTABLE DE LOS INVENTARIOS

Los inventarios forman parte del activo circulante y en muchas empresas estos stock constituyen un importante porcentaje del activo (hay que inmovilizar lo menos posible). Es necesario desglosar en distintas cuentas para diferenciar los stocks, el inventario, etc. Así por ejemplo podemos hablar de:

• Del material en tránsito

• Del stock que tenemos en el almacén, ya sea de materias primas, de respuestas…

• Los materiales que tenemos en curso

• Los stock de productos semielaborados y aquellos stock de productos terminados ya listos para su venta

T. 10 LOS MODELOS MATEMÁTICOS EN LOS INVENTARIOS

1. MODELOS DETERMINISTAS

En este caso tratamos de conocer cuál es el tamaño óptimo para comprar o para producir mercancías. (Buscar el coste mínimo)

Para ello tendremos en cuenta la función de costes totales (1º Evaluación)

Costes COSTES TOTALES

Coste de almacenaje (CAL)

PUNTO ÓPTIMO

Coste de preparación de pedido (CPREP)

OPTIMO Q

CAL: Lo que me cuesta tener una unidad almacenada por un periodo de tiempo. Aumenta a medida que tenemos mayor número de mercancía.

CPREP: lo que me cuesta prepara interna o externamente el pedido (maquinaria…)

CT = CAL + CPREP

El coste de almacenamiento dependerá del tiempo y de la cantidad

CAL = g . S

g: Coste unitario de tener una unidad física almacenada durante un año

S: Stock medio

S = Ss + Q/2

Si Ss = 0 S = Q/2 Ss: Stock de seguridad

Q

Ss: Stock de seguridad

t

El coste de preparación del pedido depende del número de pedidos que hacemos en un año, y lo que nos cuesta cada uno de ellos.

q

CPREP = K .

Q

q: Cantidad de producto comprada y vendida en un año

Q: tamaño de pedido en unidades físicas y será la incógnita a resolver

K: Es lo que cuesta efectuar cada pedido o lo que denominamos “coste de preparación o de reaprovisionamiento”.

CT = CAL + CPREP

CT = g . S + K . q/Q CT = g ( Ss + Q/2) + K . q/Q

Debemos calcular el mínimo para calcular Q en ese mínimo.

CT = g.Ss + g. Q/2 + K q/Q

CT' = 0 + g/2 + 0-Kq/Q CT`= 0

0 + g/2 + 0-Kq/Q = 0

g/2 + (-Kq/Q) = 0 g/2 = Kq/Q Gq = KQ2 2Kq

Q = KQ2/g Q =

g

Una vez hemos hallado Q, que hace 0 la primera derivada, al hacer el estudio de la segunda derivada comprobamos que se trata de un mínimo. El punto obtenido Q se denomina LOTE ECONÓMICO DE COMPRA (LEC) O LOTE ECONÓMICO DE PEDIDO (LEP)

Este punto Q es la cantidad óptima que debo comprar o producir para que los costes sean mínimos. En el supuesto de que no tengamos un stock de seguridad (Ss) en el óptimo el coste de almacenamiento es igual al Coste de preparación

Cuando no se incluyen los costes financieros:

g = a + p i

a: Gastos generales de almacenamiento por unidad y periodo de tiempo

p: Precio unitario del bien almacenado

i: Tipo de interés del mercado (en tanto por 1)

Número de pedidos que realizamos al año:

q

Q

Número de días entre pedidos:

365

nº de pedidos al año

Valor medio del inventario:

S = Ss + Q/2

COSTE DE ADQUISICIÓN

Lo que cuesta comprar las mercancías CAD = q P

P: Precio unitario del producto

CTT

CAL

CAD

CPREP

Son escalonadas porque a mayor cantidad comprada me cuesta menos (economía de escala

CT = CPREP + CAL + CAD

2. MODELOS PROBABILÍSTICOS

FOTOCOPIAS: Distribución normal

x- µ

z =

EN STOCKS:

S = E(x) + Ss

S: Ventas totales

E(x): Esperanza matemática = Media = µ

DESVIACIÓN TÍPICA:

Es una medida de dispersión de una serie de datos con relación a su medida, cuyo valor viene dado por la Raíz cuadrada del cuadrado medio de las desviaciones media

VARIANZA:

Medida de dispersión de una serie de datos con respecto a su medida y cuyo valor viene dado por el cuadrado medio de las desviaciones media

T. 11 LA IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LOS INVENTARIOS

1. LA IMPORTANCIA ECONÓMICA DE LOS INVENTARIOS

El valor de los materiales empleados en el proceso productivo, representa, para la mayoría de las empresas la parte del valor final de venta del P.

Por ello el inventario en cantidad y en valoración económica tiene cada día mayor importancia. Si además sumamos la especialización en los procesos productivos y las economías emergentes, entenderemos que un bajo nivel de stock es una ventaja competitiva para mi empresa, desde el punto de vista financiero. (Nos llevan P. de mercados primarios exportadores (exportan todo lo que producen) nuestros costes financieros son muy elevados y tenemos que competir en estos costes).

El coste de los materiales empleados en este proceso productivo representa normalmente el capítulo más importante de los costes totales, y por tanto tenemos el mayor potencial para reducir nuestros costes. Aunque el coste de los materiales sobre el total de las ventas difiere mucho de un sector a otro (Sector servicios 29%, grandes superficies 82 %) siendo la media ponderada de todos los sectores aproximadamente un 50 %.

Ejemplo: Una empresa vende por valor de 100 € y compra por valor de 30 € y la mano de obra es 10 €. Tendríamos un beneficio de 60 €

El Product manager aumenta las ventas un 5 %

Ventas 105 €

Compra 31 € (incremento del 2%)

Mano de obra 11 €

Beneficio 63 €

El Product manager quiere mejorar nuestras condiciones de compra

Ventas 100 €

Compra 29,1 € 30 x 0.03 = 0.9 30 - 0.9 = 29.1

Mano de obra 10 €

Beneficios 60,9 €

2. LOS ESTADOS FINANCIEROS

La estructura contable de la empresa se plasma en los llamados estados financieros que son:

• BALANCE: Refleja la situación económica de la empresa es un momento determinado tanto en su estructura económica (activo), como en su estructura financiero (pasivo).

Es en sí mismo el objetivo de la contabilidad.

Activo: Bienes y derechos que tiene una empresa (tenemos)

Pasivo: Obligaciones que tiene una empresa (debemos)

• CUENTA DE EXPLOTACIÓN: (Cuenta de perdidas y ganancias) (Cuenta de resultados).

Pretende explicar cada una de las operaciones económicas que la empresa ha llevado a cabo durante un ejercicio económico

• ESTADO DE ORIGEN Y APLICACIÓN DE FONDOS: Nos permite analizar las modificaciones que han ocurrido en el activo y el pasivo y nos sirve para analizar las variaciones del patrimonio de la empresa (activo), así como las de sus recursos financieros (pasivo), va a ser imprescindible para conocer la marcha de la empresa y se basa en la comparación de balances consecutivos. Existe un elemento en contabilidad que es escrito y que se llama la memoria anual y en se interpretan de forma escrita las principales actuaciones que ha hecho la empresa.

3. BALANCE

La contabilidad por partida doble da origen a una visión económica de donde saca: la empresa dinero (pasivo) y como lo invierte (activo).

ACTIVO: refleja en sus cuentas el patrimonio valorado de la empresa, es decir el inventario de bienes y dichos, el esquema de utilización de los recursos y la estructura económica de la empresa. Se divide en 2 grandes bloques: Activo real y ficticio

Activo real: Activo circulante: Realizable: Clientes (tengo derecho de cobro)

Existencias

Otros….

Disponible: P. terminado

P. semielaborado

Materia prima, letras del tesoro…

Activo inmovilizado: Material: terrenos, edificios, maquinaria, mobiliario…

(Estará en el Inmaterial: Patentes, marcas, licencias… (No tangible)

activo de la En curso: No tiene valor total pues no está terminado

E. mucho Tiempo Financiero: Partidas monetarias que tenemos a largo plazo

Activo ficticio: Gastos de primer establecimiento “Escritura de propiedad o constitución de la empresa”

• Gastos amortizables: Gastos de constitución, gastos de primer establecimiento, gastos ampliación de capital, gastos de inversión y proyectos fallidos.

• Perdidas de ejercicios anteriores: Porque las compensaremos con ganancias de ejercicios futuros.

PASIVO: Refleja En sus cuentas el inventario de obligaciones y deudas, el origen de los recursos utilizados y la estructura financiera de la empresa.

Una parte del pasivo es el NETO: Recursos propios de la empresa. Es le dinero que aportan los socios (no son acreedores) con el fin de obtener beneficios

BENEFICIOS

NETO =

Nº ACCIONES QUE TENEMOS

Dinero que le corresponde a cada accionista por su participación en partes iguales

• Recursos ajenos: Pasivo circulante: Proveedores: Sirven a tiendas distintos P. No tengo que pagarles en efectivo y por eso es deuda

Acreedores: Los que me suministran servicios: luz, gas…

Bancos: deudas de menos de un año

Anticipos de clientes

Pasivo fijo: Préstamos hipotecarios y otros (más de un año)

Bancos: A largo plazo

Obligaciones: Préstamo

Nº de personas (obligacionistas)

Recursos propios: Capital: (acciones)

Provisiones

Reservas: cantidad de dinero que estamos obligados a gastar en nuestra empresa.

Resultados de ejercicios anteriores: Beneficios antes de impuestos

BALANCES SALDADOS: Se usan frecuentemente para agrupar cuentas, y tienen especial interés para el diagnóstico económico. (Para que nos den una información sobre algo determinado).

FONDO DE MANIOBRA: (Capital circulante): Es la diferencia entre el activo circulante y el pasivo circulante. Fm = Pc - Ac

Si Pc > Ac: Tengo más deudas que ingresos y tendremos que vender Activo fijo.

Si AC > Pc: tengo más de lo que debo

RECURSOS PERMANENTES:

RECURSOS PROPIOS + PASIVO FIJO (Pasivo exigible a largo plazo)

4. LA CUENTA DE EXPLOTACIÓN: (cuenta de perdidas y ganancias) (Cuenta 129)

Se explican las operaciones de la empresa, es decir las variaciones del activo y del pasivo, durante un ejercicio económico, siempre valorado según las normas contables:

Hay que tener en cuenta:

• costes de las ventas

• Ventas netas

• Otros gastos y resultados del ejercicio

5. INDICE Y RATIOS (relación para medir algo)

• ROTACIÓN DE CAPITAL:

Ventas netas

Rc =

Total activo neto

• MARGEN UNITARIO: porcentaje con el que obtengo beneficio

Beneficios antes de impuestos e intereses (B.A.I.I)

M=

Ventas netas

• RENTABILIDAD ECONÓMICA

B.A.I.I.

R.O.I =

Total activo neto

• RENTABILIDAD FINANCIERA

Beneficio neto

RF =

Recursos propios

• LIQUIDEZ: Lo que tarda algo en convertirse en dinero

Ac

L =

Pc

• ENDEUDAMIENTO

Recursos ajenos (exigible)

E=

Recursos propios

• ACIDEZ: ( Debe aproximadamente a 1)

Ac disponible

A =

Pasivo circulante

T. 12 LA GESTIÓN DE LOS INVENTARIOS

1. INDICE DE ROTACIÓN DE LOS INVENTARIOS (STOCKS)

Para gestionar el inventario, para anticiparnos o para ir por detrás de las necesidades.

Entre estos índices el más utilizado es el de Rotación de stocks, cuya expresión matemática se refiere al número de veces que un stock da la vuelta en un año.

CONSUMO ANUAL

IR =

STOCK MEDIO ANUAL

El margen y la rotación son los puntos más importantes a tener en cuenta en una empresa, pues será lo que nos dará o no el beneficio

BENEFICIO = MARGEN x ROTACIÓN

Otra forma de expresarlo es el número de unidades de tiempo (meses normalmente) para los que mantenemos un stock y cuya fórmula matemática:

STOCK MEDIO MENSUAL

Rs=

CONSUMO MEDIO MENSUAL

Donde el consumo mensual es el consumo de los distintos meses del año dividido entre doce meses y el stock medio mensual es la suma del stock de los distintos meses dividido también entre doce meses.

Lo mejor es que la rotación sea lo más elevada posible.

2. LOS ANALISIS DE LAS VARIACIONES DE STOCK

Par ello tendremos en cuenta este tipo de stock y los precios que nos cuestan esos P. Supongamos que el valor del stock de un determinado material lo representamos en un diagrama donde las abcisas representan el número de piezas o el volumen de stock y el eje de ordenadas representa los precios. Si para el periodo nº 1 el stock viene determinado por el número de unidades n1, y tiene un precio de P1.

Precio

P2 S2

P1 P S1 VARIACION S1 = n1 x P1

v

n1 n2 Volumen de stock

El incremento del stock de 1 año a otro se debe pues a un efecto compuesto de un incremento o una variación en el volumen y por otro de un incremento o variación en el precio.

La variación entre S1 y S2

• Volumen (n2 - n1 ) x P1

• Precio ( P2 - P1) x n2

• Total de stock S = S2 - S1; (P2 x n2) - (p1 x n1); v - p

EJEMPLO:

3. INDICES DE VARIACIÓN DE LESPEYRES, PAASCHE Y FISCHER

La variación de un stock, como hemos visto en la pregunta anterior es la resultante de los efectos combinados de las variaciones de volumen o cantidad de stock y las variaciones que experimentan los precios. En el análisis de variación de stock suele explicarse no solamente las variaciones de volumen (cantidad de stock), debidas al aumento de la demanda, sino que también se debe evidenciar el efecto que han tenido los aumentos de los precios medios debido a dos factores:

• El efecto de la inflación

• Rotación de stock

Par evaluar la variación del stock los más usados son los índices de LesPeyres, Paasche y Fischer

EJEMPLO:

Supongamos que vamos a comparar dos situaciones de inventario en dos periodos distintos y para cada periodo tenemos cantidades y precios Qo, Po y Q1, P1, por lo tanto el valor total del stock para cada precio

So = Qo x Po

S1 = Q1 x P1

La variación del stock: S1 - So = u.monetarias

Índice total de variación:

S1 Q1 x P1

IT = =

So Qo x Po

Y en este caso el índice considera que dicha función se debe tanto a los precios como a las cantidades. Para aislar el efecto que haya podido tener la subida de precios podemos suponer que las cantidades no han variado o que el índice de precios de Les Peyres, Paschee y Fischer serán los siguientes:

Qo x Po

IPL =

Qo x Po

Q1 x P1

IPP =

Q1 x Po

IPF = IPL x IPP

De igual forma para aislar el efecto volumen podríamos suponer que los precios no han variado de un periodo al siguiente, con lo que al igual que antes tendríamos índices de volumen para:

Q1 x Po

IVL =

Qo x Po

Q1 x P1

IVP =

Qo x Po

IVF = IVL x IVP

IT = IPF x IVF

Este Índice de Fischer nos va a reflejar mejor la situación que otros índices, pero tiene otros inconvenientes.

Para cualquier comparación debemos realizarle teniendo en cuenta que los stocks son homogéneos. Por ello podemos suprimir aquellos artículos que apareciendo en el periodo O, no aparecen en el siguiente (1) y viceversa.

EJEMPLO:

Habrá a veces que la demanda será menos a la producción, y otras veces será superior. Cuando tenemos mayor producción habrá exceso de stock y tendremos que hacer. Por ejemplo regulación de empleo, es decir disminuir producción, trabajadores.

T. 13 PLANIFICACIÓN DE LOS STOCKS

1. PLANIFICACIÓN DE LOS STOCKS

Debemos planificar los stocks, ya que están dentro de otros procesos de planificación o de otros planes de la empresa

• Plan comercial o plan de ventas: donde la empresa expresa sus deseos mediante un presupuesto de ventas para un determinado ejercicio económico (¿Qué vamos a vender?)

• Plan de producción: donde se detalla las necesidades que tenemos para la fabricación de nuestros Productos. Pretende definir durante un ejercicio económico las cantidades que se van a producir en los distintos meses, que unidades de coste lo van a realizar… (Qué fábricas lo van a hacer, cómo, cuándo…)

• Plan de recursos: donde definimos los distintos recursos necesarios para alcanzar nuestra producción (¿Qué recursos necesitamos para producir?). Tiempo, maquinaria, mano de obra, recursos financieros, materiales…

Y con todos ellos estableceremos presupuestos para el ejercicio económico.

Esta planificación también puede ser cualitativa (calidades, perfiles de mano de obra…), y esta planificación se suele hacer anual, la hacemos par ver la diferencia entre lo pensado y lo ocurrido y como hago yo que esa diferencia sea mínima.

Para el caso concreto de la planificación de los stocks, debemos calcular el nivel de stock más económico para satisfacer la demanda prevista con un nivel de servicio que hayamos determinado y además debemos prever la demanda de los materiales que vamos a necesitar.

2. ESTUDIO DE LA DEMANDA

La demanda implica tener una previsión, y el consumo implica que la demanda se halla satisfecha. Es decir, todo consumo que tenemos pretendemos darle salida. El cálculo de la previsión de la demanda o del consumo previsto de un artículo se basa principalmente en el estudio de unos datos históricos de consumo y su extrapolación en función del mercado, de aspectos coyunturales (del día a día) y del entorno en general. La sencillez del cálculo y su grado de fiabilidad va a depender de una serie de factores: influencia de factores exógenos (de fuera del sistema) y coyunturales.

El grado de fiabilidad de los planes de venta también nos influirá. Todos estos factores se van a reflejar en la curva de la demanda que nos puede indicar si la demanda que nos puede indicar si la demanda es constante, si existe una tendencia o si es estacional.

De cualquier forma debemos tener presente que existe una relación causa-efecto entre las actividades como pueden ser ventas, fabricación… y la demanda que origina un material determinado. Si llegamos a conocer esa causa nuestros planes serán más exactos y concretos para prever la demanda.

3. LOS DIFERENTES METODOS DE PREVISIÓN DE LA DEMANDA

A) MÉTODO DE LA DEMANDA MOVIL: Varía en función del periodo estudiado. Consiste en suponer que la demanda prevista para el periodo n + 1 es la media aritmética de la demanda real de los consumos que se han registrado en los n periodos anteriores

Dr1 + Dr2 + Dr3 + …. Drn

Dp, n +1 =

n

Este método se usa para demandas estables.

B) MÉTODO DE LA MEDIA MÓVIL PONDERADA

Es un método similar al anterior pero con la variación de afectar a cada uno de los consumos históricos con un coeficiente multiplicador par dar más peso y manualmente le damos más peso a aquellos periodos más próximos en el tiempo

K1 . Dr,1 + K2 . Dr,2 + ……Dr,n

Dp, n+1 =

K1 + K2 + K3 +.....+ Kn

K nos vale para dar mayor o menor valor

Kn al aproximarse más al periodo de previsión n +1 es mayor que el resto de los factores de ponderación

K1 < K2 < K3 <………< Kn

EJEMPLO:

C) MÉTODO DE AJUSTE EXPONENCIAL

Este método se usa mucho por su sencillez y por su facilidad para manejarlo en entornos informáticos y tiene en cuenta las demandas previstas para el periodo anterior y las demandas observadas, es decir el consumo.

Dp, n+1 = Dp,n + α (Dp,n - Dr,n)

α: Constante para el ajuste exponencial siendo menor que la unidad. Según el valor que tome α así será la composición de la demanda resultante en cuanto al número de periodos anteriores que intervienen y el peso relativo que en el valor final tienen los consumos registrados en dichos periodos.

Cuanto menor sea α la demanda prevista para el periodo n+1 estará influida por consumos registrados de la antigüedad y al contrario cuanto mayor sea α estará formada por los resultados más recientes. Por ello cuando la demanda es estable y tenemos muchos datos históricos. α tiene que ser un valor muy pequeño y no me modificará mucho, si estamos hablando de un producto nuevo por ejemplo donde la demanda es más difícil de controlar el α será mayor α < 1

EJERCICIO:

4. DESVIACIÓN MEDIA O ESTANDAR

Para una serie de periodos en los que la demanda prevista la escribiremos como Dp, 1, Dp, 2….Dp, n y la demanda real como: Dr, 1, Dr, 2….Dr, n

La desviación media en valor absoluto será la diferencia entre la demanda prevista de un periodo menos la demanda real del mismo periodo en valor absoluto y más las diferentes periodos (todos en valor absoluto) y todo ello dividido por n

|Dp, 1-Dr, 1| + |Dp, 2-Dr, 2| +….+|Dp, n-Dr, n|

DMA =

n

Esta desviación media absoluta nos da una idea de la exactitud de la previsión, si bien matemáticamente sería más correcto, elevándola al cuadrado y hallando su raíz cuadrada

| Dp-Dr| Si la desviación = 0.

Si la desviación es alta: error

D =

n

5. NIVEL DE SERVICIO

Es importante a nivel logístico a nivel de Mkg. y en general en la E: tenemos que saber que nivel de servicio queremos dar a nuestros clientes (producción rápida, fabricación, transporte al cliente…). Es la relación existente entre el número de pedidos servidos frente al total de peticiones registradas. Es decir, la demanda total. Este nivel es un parámetro importante para medir la logística pero también debemos tener en cuenta una serie de aspectos:

• El tiempo límite para servir la demanda: Depende del tipo de actividad y del entorno de la competencia. Cuál es el tiempo límite, cada uno lo define a su manera.

• Debemos conocer cuáles son las demandas totales evitando aquellos que son erróneos o repetidos con el fin de obtener una demanda neta

• Convenir las unidades en las que se exprese la demanda (monetarias, de medida…)

Nº de unidades servidas € Rs

Ns = = = RDO %

Nº total de peticiones € Rs

6. EL STOCK DE SEGURIDAD Y SU RELACIÓN CON EL SERVICIO

Las desviaciones nos sirven sobre todo para corregir, pues si existe una desviación y no actuamos, no se resuelve el problema. Si invierto poco en stock cuando la demanda es grande, no habrá demasiado material, pero si el contrario la demanda es pequeña y tenemos mucho stock de seguridad será un gasto inadecuado

Debemos tener en cuenta la Dp, Dr y cuales han sido las diferencias entre unas y otras y también conocer con que nivel de exigencia queremos nosotros trabajar para atender a nuestros clientes. Para ello contamos con datos, y podemos obtener la desviación absoluta y la desviación absoluta media. Con estos valores lo que vamos a pretender es alcanzar un nivel lo suficientemente adecuado para mi empresa en comparación con mi competencia.

EJEMPLO:

T.14 SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO

1. LOS SISTEMAS DE APROVISIONAMIENTO

Conjunto de la organización de la logística sumado a las políticas de inventarios y a los procedimientos y normas de la empresa cuyo objetivo es mediante el uso de parámetros y fórmulas, contestar a 2 preguntas claves:

• CUÁNTO DEBEMOS PEDIR: Depende de la demanda prevista, de los costes de posesión de stock, de los costes de aprovisionamiento, del precio conseguido por volumen…

• CUÁNDO DEBEMOS PEDIR: Depende de una serie de factores: demanda prevista, existencias de producto en nuestro almacén, sistemas de control de inventario que usamos, plazo de entrega o de fabricación. A todos estos factores se le une el Stock de Seguridad.

Nos puede dar una fecha predeterminada o por la llegada del stock a un punto de pedido o en función de sistemas como el JIT (Just in time).

2. SISTEMA DE MÁXIMOS Y MÍNIMOS

Es el más sencillo de aprovisionamiento y el esquema de trabajo es el siguiente:

• Se fija un nivel máximo de stock que depende de la demanda prevista del valor de la pieza, de los costes de inventario y del tiempo de revisión del stock o ciclo del pedido.

• Fijamos un nivel mínimo de stock y éste depende de la Demanda prevista, del plazo de entrega o plazo de aprovisionamiento

• Fijamos una fecha de revisión de existencias para efectuar el reaprovisionamiento y en esta revisión determinamos 2 valores:

E: Existencias en almacén

P: Pedidos pendientes

• Determinar cuál es la cantidad que debemos pedir atendiendo a la siguiente fórmula:

Q = MAX - ( E + P)

En ocasiones se pueden fijar dos puntos de aviso que designaríamos como P1 y P2 y que se utilizarán atendiendo a la siguiente fórmula:

1

MAX - P1 = (P1 - P2) = P2 - MIN

2

P1 y P2 los vamos usar para modificar el nivel máximo atendiendo a las siguientes reglas:

• Si en 2 ocasiones consecutivas cuando revisemos el nivel de stock para efectuar el reaprovisionamiento, dicho nivel se encontrase entre el Máximo y P1 deberíamos reducir el nivel máximo.

• Si por el centenario, el nivel de stock estuviera entre el mínimo y P2 deberíamos aumentar el mínimo.

De esta forma con estas dos reglas el sistema se va ajustando a la demanda real

Para calcular el nivel máximo:

MAX = DPmensual x TA + MIN

TA: Ciclo de aprovisionamiento o de revisión de los stocks expresado en meses

Para tener un stock óptimo en costes debemos tener en cuenta los costes anuales de aprovisionamiento ( costes de pedido) que dependen de TA y los costes de inventario que dependen del coste de posesión (r) del coste del material o de la pieza (Pu), y finalmente del stock medio variable (Sm).

MAX

Sm = - MIN

2

Siendo MIN la función de la Demanda prevista, por el tiempo o plazo de aprovisionamiento mínimo MIN = Dp x TM

TM: Tiempo mínimo

El coste derivado de mantener este stock Cs = Sm x Pu x r

Con este coste encontraremos que hay que equilibrarlo al Coste de aprovisionamiento que va a depender del nº de pedidos/año por lo que nos cuesta cada pedido (CA)

12 A

CA =

TA

A: Coste de aprovisionamiento por cada pedido

Este sistema de máximos y mínimos se usa de forma sencilla en combinación con la clasificación ABC, por ello los artículos A se revisarían cada mes TA = 1 o cada semana TA = ¼, los del grupo B TA= 2 ó 3 meses y los del grupo C, TA = más de 6 meses.

3. EL SISTEMA MRP (Materials Requirements Planning)

En este sistema la parte productiva realiza una técnica de previsión desde abajo hacia arriba para conocer la demanda futura de materiales, y por tanto, este conocimiento va a condicionar la cartera de pedidos. Constituye un proceso de análisis que se puede estructurar en las siguientes etapas:

• El cuadro de las necesidades de los clientes: A partir de la cartera de pedidos vamos a determinar que clientes, que artículos y en que cantidades han sido requeridos. También conoceremos las fechas de entrega que quieren nuestros clientes. En función de estos factores, planearé mi producción, mi sistema logístico…

• El cálculo de la demanda adicional: Partiendo e cálculos estadísticos sobre clientes o ventas no previstas o sobre repuestos adicionales encontramos la demanda adicional

• El cálculo de la demanda total bruta: Surge después de conocer la demanda de los clientes y la adicional. Con estos datos podemos planificar la producción tratando de conseguir que sea estable evitando los valles en nuestro proceso productivo. Además este valor de la demanda nos sirve para prever la maquinaria, la mano de obra y los periodos vacacionales.

• Comprobar las existencias de P. terminados en el almacén: Una vez determinada la demanda total bruta, debemos conocer que artículos hay en el almacén y que no tienen asignados ningún cliente.

• Determinación del programa básico de entregas: Una vez conocidas las necesidades que hemos calculado en la etapa c, restamos las existencias que tenemos disponibles en el almacén y obtenemos el programa básico de entrega de P. a nivel 0 (Producto final)

• Explosión de artículos o la lista de los materiales: Cada artículo producido por la ------ debe tener perfectamente definido o lo que es lo mismo una descomposición ordenada por niveles de montaje de todos los subconjuntos, componentes y piezas necesarias para la fabricación de artículos. Esta lista de materiales se basa evidentemente en procesos de ingeniería y pasos de fabricación de los artículos. Estas listas deben estar actualizadas, incorporando los últimos cambios que hayamos efectuado en el diseño de la pieza. Con estas listas podemos realizar de una forma más eficiente las compras y con el apoyo informático seremos aún más eficientes a la hora de definir estas necesidades. Evidentemente si disponemos del programa básico de entrega y de la lista de materiales, el proceso de explosión nos da a cada nivel el programa de las necesidades tanto de conjuntos, como de subconjuntos y componentes que debemos fabricar, es decir nos dará el plan de fabricación, así como las necesidades de aprovisionamiento que tenemos. Para calcular de forma correcta las fechas en las que debemos producir y las fechas en las que debemos tener los materiales, ya no es tan sencillo, porque debemos tener en cuenta los tiempos logísticos de producción de transporte y de distribución. Por ello debemos asumir una posibilidad de error respecto al plan de producción aprobado

• Determinar el programa de necesidades: Suponiendo que se conocen con antelación suficiente los plazos de aprovisionamiento que denominamos TA, y conociendo los plazos de entrega de nuestros proveedores, una vez de terminada la cuota de nivel más bajo de stock, debemos especificar cantidades y fecha de los materiales que sean necesarios.

• Determinar el programa de pedidos: Una vez finalizada la anterior etapa, hay que comprobar las cantidades que tenemos en los almacenes y lo pendiente de recibir. Hay que tener en cuenta los productos en uso o en proceso y de la diferencia de lo que tenemos y lo que necesitamos, sale el programa de pedidos a realizar a los proveedores.

• Reconsideración del proceso: Prestar especial atención a las posibilidades de aprovisionamiento y a la carga de trabajo existente.

4. PLANIFICACIÓN DE RECURSOS DE FABRICACIÓN: MRP II

MRP: Planificación de necesidades de materiales

MRP II: (Manufacturing resource planning): Planificación de recursos para la fabricación

Las listas de materiales y los procesos de fabricación de cada artículo nos dan la suficiente información para determinar un plan básico de entregas. Aunque las letras sean las mismas, los sistemas trabajan de forma diferente. En el caso del MRP la lista de materiales es la herramienta básica y se encuentra mecanizada e informatizada para su proceso. En el caso del MRP II, vamos a tener un listado en el que figure el artículo, la fecha de edición y el periodo de validez. Este listado va a contener los siguientes datos:

• Nivel de montaje: Asignaremos distintos dígitos en función de si es un P. terminado, subcomponente principal o subcomponentes básicos. (0): P. terminado;(1): subcomponente principal;(2): menos principal……..hasta el nivel menos elaborado

• Referencia del material: mediante un código se identifica cada material, cada artículo…

• Nº de operación: Identificamos la operación de montaje en la que se obtiene dicho material.

• Descripción breve del material

• Descripción de la operación en la que forma parte dicho material

• Cantidad necesaria de material para completar la operación descrita.

• Origen del material: Comprado o fabricado por nosotros.

• El almacén donde se pide dicho material

• Máquinas que son necesarias para realizar dicha operación, así como el tiempo necesario.

• Cantidad/hora y el nº de operarios necesario y el plazo para realizar dicha operación

La lista de materiales debe descender al nivel más bajo (materia prima) y nos debe permitir el registro y contabilización de los elementos de coste del artículo

Una vez que tenemos la lista de materiales procederemos a las peticiones de los P. al almacén o a los proveedores

T. 15 REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL STOCK

1. CÓMO SE REPRESENTA LA EVOLUCION DEL STOCK

La evolución del stock se representa en un diagrama de ejes cartesianos y en las abcisas representamos el tiempo y en las ordenadas, las unidades. Por lo tanto la representación real de los movimientos en un almacén, con movimientos de entrada y de salida representa curvas de forma discontinua donde tendremos las salidas del almacén y unas rectas donde tendremos las entradas. La forma de la curva podrá modificarse en función de la demanda del P.

Unidades

Tiempo

Salidas Entradas

Stock/

Unidades

Mucha demanda

No hay demanda

Entrada (Reaprovisionamiento)

2. ESQUEMA GRÁFICO DE LA EVOLUCIÓN DE UN STOCK EN EL LOTE ECONÓMICO DE COMPRA O PEDIDO

Stock/ nº de unidades máxima a pedir

Unidades

Demanda constante El plazo de entrega y reaprovisionamiento siempre el mismo

¿Cuando debemos hacer los pedidos?

Entre la orden de pedido y la recepción física (TA: Tiempo de aprovisionamiento)

PRINCIAPLES PARÁMETROS:

VA

P.P

Min

STOCK DE SEGURIDAD

0

PA: plazo de aprovisionamiento

VA: Volumen de stock o existencias iniciales VA = Lote económico + Ss

P.P: Son las unidades que una vez alcanzadas yo debo solicitar nuevo material. Depende del plazo de aprovisionamiento y de la demanda que tenemos P.P = Demanda diaria x PA +Ss

3. SISTEMA DE CUOTA CONSTANTE

En el sistema de cota o de pedido constante, la cantidad con la que nos vamos a reaprovisionar siempre es la misma. El motivo puede ser diverso (obtener un mejor precio, que el proveedor nos obligue a una cantidad mínima…). Revisaremos las cantidades y en función de ello se hace un nuevo pedido.

Siempre pedimos la misma cantidad o bien con revisiones aleatorias o cuando lleguemos a un mínimo fijado

4. MODELO DE REVISIÓN PERIÓDICA

1 MES 2 MES 3 MES 4 MES

Estos dos sistemas son buenos para cuando tenemos un determinado material sobre el que no tenemos mucho control y de esta forma podemos controlar temporalmente las mercancías y los pedidos. Los productos A se comprobarán cada menos tiempo, que los B y los C cada más tiempo, pues su salida es menor. Con los sistemas informáticos se realiza de manera mucho más precisa. Siempre pediremos hasta llegar a la cantidad óptima

¿Qué cantidad debemos pedir?

C.MAX - lo que tenemos

5. PLAZO DE APROVISIONAMIENTO

1mes PA 2mes

PA: Vamos a tardar un tiempo en que nos aprovisionen, y aquí se puede seguir produciendo demanda. Es el tiempo en días desde que detectamos la necesidad de un material hasta que está disponible para su uso. Detectamos una necesidad cuando no tenemos material, no lo encontramos en almacén… y debemos hacer el pedido (a nuestro almacén o a un proveedor). La importancia del plazo de aprovisionamiento es fundamentalmente para calcular en que momento se debe realizar el pedido, es decir calcular el Pto. De pedido (P.P.). Si no existiera PA sería un “just in time”, pero esto no suele ocurrir.

Para nuestro proveedor, el plazo de entrega suele coincidir aproximadamente con el plazo de fabricación de las mercancías. Nuestro proveedor puede trabajar de dos formas:

• Siguiendo una fabricación especulativa: en función de una previsión de demanda

• Siguiendo una fabricación sobre pedido: Atender los pedidos de nuestros clientes.

• ANÁLISIS DEL PLAZO DE APROVISIONAMIENTO

El Plazo de aprovisionamiento comprende 3 tiempos

• Plazo de análisis o plazo interno de aprovisionamiento(TA)

• Comunicación de una necesidad

• Estudio interno de la demanda, definiendo la calidad, cantidad y fecha de dicha necesidad.

• Análisis del mercado de proveedores y negociación de la compra

• Lanzamiento del pedido

• Plazo de entrega de proveedores o Lead Time (TE)

Depende habitualmente del tiempo de fabricación del producto, porque normalmente no lo tendrán hecho

• Tiempo de transporte (TT)

Tiempo necesario para el transporte del material desde nuestro proveedor hasta nuestro almacén

Gráfico de Gant

Tiempo

PA

• OPTIMIZACIÓN DEL TA

Para ello debemos utilizar un sistema informático adecuado, donde tengamos información de toda la empresa, todos los departamentos. Debemos eliminar también los sistemas burocráticos que retrasen las decisiones y que exijan demasiadas formalidades (por ejemplo que firmen un documento 3 directivos). Debemos planificar el medio y largo plazo de la empresa para conocer la posible evolución de los aprovisionamientos. Para ello sería necesario negociar con proveedores únicos, pactando con ellos contratos de suministro a largo plazo, y pretendemos también reducir los lotes de pedido para intentar aplicar el “just in time” (Stock 0).

• OPTIMIZACIÓN DEL TT

Debemos tener en cuenta las siguientes reglas:

• Considerar al transportista como un proveedor de servicios importante

• Gestionar contratos de transporte a medio y largo plazo

• Establecer un sistema de mejora continua de los sistemas de transporte, mejorando los embalajes, optimizando las rutas…

• Elegir proveedores cercanos a nuestras empresas, ya que el mejor transporte es el que no es necesario (Coste de transporte más bajo)

• OPTIMIZACIÓN DEL TE

Normalmente depende del plazo de fabricación del material, y éste depende a su vez del tamaño del lote de fabricación. Debemos tener en cuenta una serie de aspectos:

• planificar nuestras necesidades con mayor antelación

• Adoptar el criterio de proveedor único con un contrato de suministro a medio y largo plazo

• Informar al proveedor de aquellos cambios surgidos en los planes de producción con suficiente antelación

• Huir de aquellos sistemas que ofrecen ahorros por cantidades pedidas, ya que nuestro objetivo es bajar los lotes al mínimo.

• Elegir aquellos proveedores que cumplan con sus planes de entrega.

En definitiva debemos elegir aquellos proveedores que tengan o hayan adoptado el “just in time”.

T.16 LOS COSTES DE LA LOGÍSTICA

1. EL OBJETIVO DE LA LOGÍSTICA ES GANAR DINERO

Mejorando todos los procesos (entrega, recepción de artículos…). La logística ayuda a ganar dinero reduciendo los costes de la logística que son uno de los mayores componentes de la estructura de costes totales de un producto. En general para las industrias el coste logístico se sitúa entre el 20% y el 40% de los costes totales, lo que significa que una disminución de estos costes va a producir un beneficio superior en la empresa.

Debemos conocer cuales son los costes logísticos más importantes y si hay alguna forma de actuar sobre ellos.

• COSTE DE POSESIÓN DE STOCK O ALMACENAMIENTO: Originados por el mantenimiento de cualquier tipo de stock, ya sea de materia prima, P. semielaborados o de obra en curso. Este coste es muy importante ya que en medio va a representar más de 25% del volumen de los stock que mantenemos y tiene como componentes:

• Coste financiero: YA que estamos inmovilizando una parte de nuestro capital, y va a depender del euribor y del coste de oportunidad.

• Costo de obsolescencia: Pérdida de calidad o de características fundamentales del P. almacenado

• Coste de seguros e impuestos: Para evitar robos por ejemplo

• Coste de manejo y transporte interno

• Coste de almacén: donde incluimos mano de obra, gastos de suministros (luz, teléfono…), vigilancias, seguridad…

• COSTE DE PEDIDO O DE REPOSICIÓN DE STOCK: Se deriva de la gestión de los pedidos, es decir, por las compras.,

• Coste de transporte, seguros y flete: Más grandes cuanto más alejado esté el proveedor.

• Coste de administración de pedidos: -----------para costes como el análisis de la demanda, la investigación de proveedores, comparación de ofertas, negociación con proveedores, edición de facturas…

• Costes de importación

• Costes de tramitación de pagos.

• COSTES FIJOS Y COSTES VARIABLES

• Costes Fijos: también denominados costes estructurales, y no dependen a corto plazo del volumen de la producción

• Costes variables o de producción: Dependen directamente del nivel de P. fabricados.

CT CT

CV CT = CF + CV

CF

Q

Desde el punto de vista de la logística, la aplicación de estos costes se tiene en cuenta de la siguiente manera:

Suponemos que conocemos una demanda anual que representa un número de periodos de demanda (meses, semanas)

Da = 12 x Dp

Da: Demanda anual

Dp: Demanda prevista

Esta demanda dependerá del coste de pedidos que realizaremos al año, de tal forma que cuanto mayor sea el número de pedidos al año, mayor serán los gastos de pedido, pero menores los gastos del Stock medio. Desde la logística debemos ver que es más interesante, ya que cada incremento de un gasto, supone la reducción de otro coste.

2. ANÁLISIS DE VARIABILIDAD DE COSTES DE LA LOGÍSTICA

A) COSTES DE POSESIÓN

• Costes financieros: Variables en función del stock medio

• Costes de obsolescencia: Son variables y dependen en gran parte del número de pedidos

• Costes de seguros de impuestos: Son variables y dependen de la cantidad y del número de pedidos que tengamos

• Costes de manejo y transporte: Son variables

• Costes de almacén: Que comprenden la amortización del edificio e instalaciones, el coste de personal, la luz, el teléfono. En principio este costo es un coste fijo o estructural ya que depende de la organización del almacén, que normalmente no varía a corto plazo al cambiar el número de pedidos al año.

B) COSTES DE PEDIDO

• Coste de administración de pedido: Es un coste variable, pues depende del número de pedidos que hagamos

• Coste de transporte, seguros y flete: En su mayor parte van a depender de la cantidad anual pedida, en cuanto a volumen y peso gestionado. Podemos considerar que es un coste fijo porque no depende del número de pedidos al año, sino que normalmente se factura por volumen global ( porque no es lo mismo que mueva un kilo que 10000 kilos, que sería más bajo el coste)

• Costes de tramitación de los pagos: Transmisión de la factura…Es un coste variable

• Coste de recepción y control de calidad: Al depender de las políticas de compra y de los controles de calidad, lo consideramos un coste fijo.

• Costes de importación: Los podemos asimilar a los costes de transporte y también los consideramos fijos.

3. ARMONIZACIÓN DE LA FORMULA DE WILSON CON EL STOCK 0 Y LA FILOSOFÍA DEL “JUST IN TIME”

En los años 80, los costes financieros experimentaron una subida constante alcanzando tasas de interés de 2 dígitos, lo que suponía un elevado coste financiero para las empresas que tenían que inmovilizar una gran cantidad de recursos y que le costaba mucho dinero.

Por otro lado también se produce un masivo uso de aplicaciones informáticas que nos ayudan a reducir enormemente los costes de preparación, los de lanzamiento, control y administración. Por eso determinadas empresas adoptan la filosofía del justo a tiempo con el fin de minimizar sus costes de pedido, y lo hacen vinculándose con un solo proveedor de confianza con el que establece un programa de entregas estables con una calidad predeterminada que no debemos controlar en cada recepción. Por eso se tiende a minimizar aún más el coste de almacenamiento de tal forma que la nueva meta es la calidad y un stock 0 o en nuestras mercancías. Baja el coste medio del stock y aumentará el número de pedidos al cabo del año.

EJECUTANTE

CLIENTE

PROVEEDOR

PC

PF

AC

AF

TA

TE

TT