Libros de comercio

Derecho Mercantil. Empresa. Ciencia contable. Técnica administrativa. Contabilidad. Teneduría de libros. Correspondencia. Libros obligatorios. Métodos contables. Conservación. Formalidades. Libro diario. Inventarios. Balances

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Derecho comercial

Trabajo Practico

“Libros de comercio”

Contabilidad y teneduria de libros. Concervacion de los libros y de la correspondencia.

Necesidad de la contabilidad.

Entre los comerciantes, la necesidad de llevar un contralor del estado patrimonial personal o social, con determinacion clara del activo y pasivo. Solo mediante una contabilidad cuidadosa y detallada pueden aquellos establecer los costos de produccion, los precios de reventa, las utilidades, haciendo posible tomar las providencias convenientes para el mejor éxito de la exploacion.

A los comerciantes atra ves del tiempo se le a impuesto la necesidad de llevar muchos ordenamientos juridicos, los cuales sean convertido en legales: la de llevar libros de comercio, deacuerdo con un sistema uniforme de contabilidad (art. 33, inc. 2º y 43 del codigo de comercio).

En la teneduria de libros facilita la prueba en litigios, ahorra gastos y tiempo en el curso del proceso. Este ordenamiento es impuesto a comerciantes y a veces a personas o entidades no comerciales con propositos puramente fiscales.

En sintesis, la obligacion de llevar libros de contablilidad se justifica actualmente desde un triple punto de vista: 1) Por el interes de propio comerciante que lo lleva para conocer en todo momento su propio estado financiero y oriental su gestion mercantil. 2) Por el interes de quien contrata con el porque en dichos libros puede apoyar sus propias defensas. 3) Por el interes general del comercio y la sociedad, ya fuere porque en caso de quiebra se podra, sobre la base de los libros reconstruir la conducta comercial del fallido, garantisando derechos y descubriendo los fraudes.

El decreto ley 4777/63, ratificado por la ley 16478, a introducido algunas modificaciones sustanciales y otras de detalle al regimen de los libros de comercio establecido en el codigo, al reformar la redacion de los articulos 43, 44, 51, 52, 53 y 67 de este ultimo.

El art. 43 dispone ahora que “todo comerciante esta obligado a llevar cuenta y razonde sus operaciones y a tener una contabilidad mercantil organisada sobre una base contable uniforme y de la que resulte un cuadro veridico de sus negocios y una justificacion clara de todo y cada uno de los actos susceptibles de registracion contable. Las constancias contables deben complementarce con la documentacion respectiva”.

El precepto transcripto obliga a los comerciantes a llevar cuenta y razón de sus operaciones y a tener una actividad mercantil organizada.

Sistemas legales:

“La palabra contabilidad designa a la vez el conjunto de los Libros contables de una empresa, la ciencia que estudia y determina las reglas según las cuales deben ser llevados esos libros, y el servicio de la empresa encargada de llevar los libros”. Naturalmente queda fuera del ambito de este estudio lo relativo a la segunda y tercera acepciones , ya que ellas forman el objeto de la ciencia contable y de la técnica administrativa. Pero si interesa el contenido de la primera en cuanto al código de Comercio impone la obligación de llevar determinados libros, sujetos también a ciertas formalidades legales.

Por lo demás, nuestro código, a semejanza de otros , no establece directamente sanciones para el caso de que el comerciante no cumpla con la obligación de llevar libros, pero ellas existen, por vía indirecta, cuando la ausencia de una contabilidad o su irregularidad determinan la calificación de la quiebra como culpable o fraudulenta ( arts. 235, inc. 11 y 236, inc. 12, decreto-ley 19.551), o bien cuando ellas mismas circunstancias impiden al comerciante hacer valer en juicio, en su favor , las constancias emergentes de los libros (art. 55, Cod. Com. ).

Por excepción, alguna vez a establecido sanciones punitivas que en la práctica rara vez se aplican. Así, por ejemplo, la multa impuesta por el art. 93, Cod. Com. Para los corredores que no lleven el libro de registro con las formalidades legales.

Libros de comercio. Clases.

El número de libros que lleve el comerciante queda librado a su arbitrio, así como la forma de ellos, con tal que sea regular y sean llevados los libros declarados legalmetne indispensables ( art. 44 Cod. Com. , modificado por el decreto -ley 4777/63, ratificado pro le ley 16.478). La nueva redacción de los art. 43 y 44 del código no establece el principio tan claramente como el anterior art. 43; pero él resulta, de todos modos, del hecho de que la ley solo establece un mínimo de requisitos, dejando al comerciante en libertad para aumentar el número de libros o las formalidades para llevarlos.

Los art. 43 y 44 cód. Com. , en su anterior redacción establecían claramente una distinción entre los libros indispensables u obligatorios, ( el inventario, el diario y el copiador de cartas), y los facultativos , cuya teneduría quedaba librada a criterio particular.

La reforma de 1963 ha modificado el temepramento anterior, estableciendo el sistema adoptado por el art. 2214 del código italiano.

Hay cierta categoría de comerciantes para quienes no rigen en toda su estrictez las disposiciones sobre los libros obligatorios. Son los comprendidos en las disposiciones del art. 235 inc. 11 del decreto-ley 19.551, según la cual se exceptúa de la calificación de fraudulenta “ el caso del comerciente que, por el escaso volumente de su giro, presente un solo libro o libreta de apuntes que resulten suficientes” para hacer posible la reconstrucción de su patrimonio o el movimiento de sus negocios. Por ejemplo los vendedores ambulantes o quioscos.

Libros obligatorios.

Según el art. 44 del código reformado por el decreto-ley 4777/63 establece no solamente el Diario y el de Inventarios y Balances, sino también todos aquellos que correspondan a una adecuada integración de una sitema de contabilidad y que exijan la importancia y la naturaleza de las actividades.

Además de estos, hay otros cuya obligatoriedad puede resultar de la naturaleza e importancia de las actividades desarrolladas por los comerciantes. En algunos casos, esta obligatoriedad resulta impuesta por preceptos específicos de la ley , como ocurre, por ejemplo con el cuaderno manual y el registro de los corredores ( arts. 91 y 93 cód. com. ) , el diario de entradas, el diario de salidas y el libro de cuentas de gestión, que deben llevar los martilleros ( art. 17 dec-ley 20.266) , el libro de entradas y salidas de los efectos que reciben los barraqueros y administradores de casas de depósitos ( art. 123 cód. com.) el registro de los transportadores ( art. 164 cod. Com.) el libro de registro de acciónes y el de asistencia de accionistas a las asambleas, que deben llevar las asociedades anónimas ( 213 y 238, dec.-ley 19.550) , etc.

El decreto-ley general de sociedades 19.550 dispone que el juez de registro puede autorizar a las sociedades comprendidas en el mismo el empleo de medios mecánicos u otros para la contabilización en reemplazo o complemento de los libros a los que se refiere el art. 44 cod. Com., excepto el de inventarios y balances ( art. 61) . La modificación responde al propósito de admitir los progresos de la técnica contable , si bien sujetando la admisibilidad a la autorización judicial , la que se otorgará previo dictamen de peritos.

Métodos contables utilizados.

El administrador de un establecimiento mercantil debe anotar las operaciones a medidad que se realizan. Ellas pueden ser cronológicas o sistemáticas. Son cronológicas cuando se anotan por orden de fecha y sistemáticas cuando son anotadas en grupos que comnprenden determinados hecho u operaciones relativas a un mismo objeto .

El modo de anotar o registrar las operaciones pueden variar notablemente, según el método que se emplee. Se entiende por método contable “ el conjunto de normas que deben observarse en el registro de los hechos administrativos”. No solo se refiere a al forma de anotar las anotaciones, sino varían al objeto a que ellas se refieren .

La ley no impone al comerciante ningún método o sistema determinado. Solo exige que la contabilidad sea llevada de acuerdo con un orden uniforma , art. 33 inc. 2, o sobre una base contable uniforme ( art. 43 reformado por el decreto-ley 4777/63) y que los balances se compilen de acuerdo a criterios uniformes de valoración ( art. 51, modif. Por el decreto-ley 4777/63).

Las condiciones de claridad , veracidad y exactitud de las anotaciones contables, exigidas pacificamente por la técnica contable, han adquirido ahora la categoría de requisitos legales impuestos por los art. 43, 44, 51 y 52 del código de comercio, en la redacción establecidad por el decreto ley 4777/63.

Comienzo y fin de la obligación de llevar libros. Conservación.

Siendo la obligación de llevar libros inherente a la calidad de comerciante, ella principia y termina simultaneamente con el principio y el fin del ejercicio profesional mercantil del que debe llevarlos. En consecuencia, la determinación de dichos momentos ofrecerá las dificultades ya señaladas al tratar acerca del comienzo y fin de la ctividad comercial (retro n 215 y 216).

El cese del comercio de una persona o sociedad no produce la extinción instantànea de las relaciones jurídicas nacidas de la ctividad mercantil desarrollada.

Si el comerciante falleciese, la ley presume que sus herederos tiene los libros y papeles relativos al establecimiento y en consecuencia, ellos quedan obligados a su exhibición en los mismos términos y formas que su causante. La dificultad puede surgirme cuando, siendo varios los herederos, el que tenga los libros o papeles se negara a exhibirlos. No hay razón para no aplicar el precepto del art. 56, pues los derechos y obligaciones del causante se transmiten a sus herederos, y el que se haga cargo de la custodia de los libros y documentos ( art. 3507 c.c.) actúa como mandatario de los demás a los efectos de cumplir las obligaciones inherentes al encargo. Por consiguiente la falta de presentación perjudicará a todos los herederos, , los cuales tendrán una acción de resarcimiento contra el causante del daño.

La ley es clara: los comerciantes tienen la obligación de conservar los libros durante el término señalado; y sus herederso están sujetos a exhibirlos como los causantes ( art. 67). Vencidos los 10 años , desaparece la obligación de conservación y exhibición; de modo que aunque el comerciente los poseyera después de extinguido dicho plazo, no puede ser compelido a exhibirlos.

Formalidades con que deben llevarse los libros.

Los requisitos formales pueden referirse ante todo a la generalidad de los libros y concevir a su aspecto exterior ( formalidades extrínsecas), o bien a su contenido (formalidades intrínsecas).

Extrínsecas:

Están sometidos a determinadas formalidades extrínsecas impuestas pr el art. 53, modificado por el decreto-ley 4777/63. En cuanto a los no indispensables, están dispensados de cualquier formalidad. Los requisitos son los siguientes:

a)los libros deben estar encuadernados y foliados.

b)Los libros deben ser individualizados en forma que determine el Tribunal Superior de la jurisdicción correspondiente al Tribunal de Comercio del domicilio del comerciante que los lleva. Así mismo el tribunal pondrá en cada libro una nota firmada en la forma que determinen las reglamentaciones, que contendrá la fecha, el destino del libro, el nombre del comerciante a quien pertenezca y el número de hojas que contenga.

Intrínsecas:

Son las siguientes:

a)Deben ser llevados en idioma español, pero si el comerciante fuese extranjero podrá llevarlos en otro idioma, aunque no sea su lengua materna.

b)Los asientos deben efectuarse en el orden en que se vayan realizando las operaciones del comerciante ( art. 45). Lo que la ley exige es la expresión del desembolvimiento cronológico de la cuestión mercantil y por eso prohibe alterar a los asientos el orden progresivo de las fechas ( art. 54 inc. 1° )

c)Las partidas han de sucederse una a otras sin dejar blancos ni huecos que permitan intercalaciones o adiciones. (art. 54 inc. 2)

d)Se prohibe hacer interlineaciones, raspaduras o enmiendas, cualquier equivocación deben salvarse por medio de un nuevo asiento hecho en la fecha en que se advierta la omisión o el error ( art. 54 inc. 3)

e) Se prohibe tachar asiento alguno ( art. 54 inc. 4). En caso de equivocación se corrige con un contra asiento.

f)Se prohibe mutilar alguna parte del libro, arrancar hojas o alterar la enumeración o foliación ( art. 54 inc. 5).

Los libros auxiliares deberán llevarse con las mismas formalidades. De lo contrario careceran de eficacia probatoria a favor del que los llevó.

Libro Diario.

El código de Comercio contiene normas concernientes a ciertos libros en particular, considera al libro Diario como el eje sobre el que gira toda la contabilidad del comerciante, y exige que en el se anoten día por día y según el orden en que se hayan efectuado, todas las operaciones que este haga.

Si se trata de una sociedad, es claro que las anotaciones no puedan referirse al patrimonio de los socios sino unicamente al social.

Si el comerciante lleva el libro de caja no es necesario que asiente en el diario todos los pagos que haga o reciba en dinero efectivo, pues en tal caso el libro de caja se considera parte integrante del diario. Los comerciantes por menor asentarán día por día, en el libro diario, la suma total de las ventas al contado, y por separado, la suma total de las ventas al fiado. (art. 47)

Teniendo en cuenta las circuntancias, el decreto-ley 19550 dispone : “ el diario debe conservarse con asientos globales que no comprendan periodos mayores de un mes. El método de contabilización debe permitir la individualización de las operaciones, así como también sus correspondientes cuentas deudoras y acreedoras y su posterior verificación, con arreglo al art. 43 del Cód. de comercio. La autorización se dará a pedido de parte interesada por resolución fundada en dictamen de perito designado de oficio, de la autoridad de contralor en caso de sociedades por acciones, o de antecedentes de utilización en su caso si los hubiere”.

Libro de “inventarios y balances”

El art. 44, inc. 2 del cód. de comercio, en su redacción anterior titulaba a este libro como inventarios; pero en realidad en el se asentaban no solamente los inventarios sino también los balances . Ambos conceptos no son sinónimos, sino están intimamente vinculados entre si. El decreto-ley 4777/63, al reformar los arts 44 y 52 del código de Comercio, ha modificado la denominación de dicho libro, dandole la de inventarios y balances, más adecuada a su destino.

Por inventario se entiende la descripción detallada del activo y pasivo de una persona o entidad es decir, el recuento de todos los bienes y derechos de que es titular, y las deudas u obligaciones que graban su patrimonio, con la estimación de sus valores.

La descripción así como la estimación de valores deben hacerse de conformidad con las reglas establecidas por las técnicas contables. Por consiguiente señalaré que la confección de un inventario responde a diversas finalidades, y son las principales: a) inventario de construcción de una empresa; b) inventario de cesión de ella; c) inventario de liquidación o quiebra; d)inventario periodico o de ejercicio. Se da nombre de ejercicio a cada uno de los períodos, establecidos por la ley y que son de un año, y a cuyo final deben cumplirse el inventario y balance de una empresa (art. 48, aps. 2 y 3 cod. Com.) .

Los criterios de valorización de los bienes más difundidos, cabe mencionar los siguientes : 1) valor de costo; 2)precio de venta; 3)valor de mercado; 4)valor de reposición o de sustitución; 5) valor de renovación; 6)valor de amortización; 7)valor nominal y valor efectivo. El código no impone ningun criterio determinado solo exige que se apliquen criterios uniformes de valorización. ( art. 51, reformado por el decreto ley 4777/63).

Principios generales en que debe inspirarse el balance.

Los principios fundamentales son los siguientes: a) claridad; b) veracidad y exactitud; c) uniformidad de los criterios de valorización . Ellos han sido elevados a la jerarquía de requisitos legales .

a)Claridad: el balance debe ser claro, de modo que permita conocer rápida y fácilmente la situación del comerciante. La claridad es un requisito legal impuesto a toda la contabilidad en general ( arts. 43 y 44).

b)Veracidad y exactitud: el balance debe ser veraz y exacto , no debe falsearse ni ocultar ninguna circunstancia de la situación patrimonial de la empresa y debe expresar con la mayor aproximación posible los valores que integran el activo y el pasivo. Los requisitos de veracidad y exactitud están ahora exigidos por el art. 51.

c)Uniformidad de los criterios de valorización: el balance se refiere a un ejercicio determinado, es de utilidad para estudiar comparativamente varios balances de ejercicios sucesivos de una empresa, como medio de establecer el proceso o evolución, sea favorable o desfavorable.

d) Agrega al art. 51 que las partidas del balance se forman tomando como base las cuentas abiertas.

Estructura general de los balances.

El balance se confecciona clasificando el patrimonio en dos grandes rubros:

a)el activo: en el deben figurar:

*el dinero efectivo en caja y en bancos

*los créditos que provengan de las actividades sociales. Por separados se indican los créditos con sociedades controlantes, controladas o vinculadas, los que sean litigiosos, etc.

*Los bienes de cambio, agrupados de acuerdo con las actividades de la sociedad. Por separado la existencia de materia primas, productos en proceso de elaboración y terminados, mercaderia de reventa, etc. Las inversiones en titulos de la deuda pública en acciónes y en deventures, etc.

*los bienes de uso.

*los gastos y cargas que se devenguen en futuros ejercicios o se afecten a estos, deduciendo en este último caso las amortizaciones acumuladas que corresponda.

*todo otro rubro que por naturaleza corresponda ser incluido como activo.

b)El pasivo, compuesto por:

*Las deudas indicandose por separado las comerciales, las bancarias , las existentes con sociedades controlantes, controladas o vinculadas, los deventures emitidos por la sociedad, los dividendos a pagar y las deudas a organismos de previsión social o recaudación fiscal.

*Las previsiones por eventualidades que se consideren susceptibles de concretarse en obligaciones de la sociedad.

*Todo otro rubro que por naturaleza represente un pasivo hacia terceros.

*Las rentas persividas por adelantado y los ingresos cuya realización correspoonda futuros ejercicios.

*El capital social.

*Las reservas legales , contractuales o estatutarias, voluntarias , y las que provengan de revaluaciones y de primas de emisión.

*Los resultados no distribuidos y para deducir las perdidas.

*Todo otro rubro que por naturaleza corresponda ser incluido en las cuentas de capital, reservas y resultados.

*debe indicar también los bienes en depósito, las garantías , los pagarés, etc.

Las registraciones contables. Su naturaleza y efectos.

La registración contable, llamda asiento, es la descripción de la operación realizada por el comerciante, teniendo la naturaleza de un instrumento privado, aunque carezca de la firma del comerciante porque, de acuerdo con los arts. 62 y 152, todos los asientos practicados en los libros, se consideran emanados de su titular, aunque no lleve la contabilidad personalmente.

Los asientos en los libros de los comerciantes son simples medios de prueba, aptos para acreditas hechos materiales de carácter patrimonial ( arts. 55, 63, 64, 65 del cód. comercio).

Comunicación y presentación de libros. Los libros de terceros y su exhibición.

Entre los libros de los comerciantes existe comunicación, por tratarse del registro de operaciones bilaterales, al asiento efectuado en los libros de uno corresponde un asiento correlativo realizado en los libros del otro, lo que reviste fundamental importancia en materia provatoria.

La presentación o exhibición de los libros de comercio solo pueden decretarse:

a)a instancia de parte, en los juicios de sucesión, comunión o sociedad, administración o gestión mercantil por cuenta ajena, liquidación o quiebra ( art. 58 del Cod. Com.)

b)A instancia de parte o de oficio, cuando se debatan cuestiones y solo en cuanto tenga relación con el punto de litigio ( art. 59 Cod. Com.)

La presentación de libros de terceros no está admitido con alcance general y solo está regulada en el art. 93 del Cod. Comercio con referencia a la exhibición de los libros de los corredores.

La exhibición de los libros debe efectuarse en el lugar donde estos se hallen sin admitirse su traslación a otro lugar de destino ( art. 60 de cod. Comercio).

Estados de resultados, notas y cuadros complementarios.

El balance se cierra con un estado de resultado o cuadro demostrativo de ganancias y perdidas, que tienen por finalidad expresar como se formaron las utilidades y las perdidas correspondientes al ejercicio, es decir, cuales fueron sus fuentes, etc.

La ley permite complementar el balance y el cuadro de resultados con notas complementarias que ilustran mejor sobre los datos contenidos en aquellos documentos contables.

Memoria.

Para las sociedades la ley impone a los administradores el deber de confeccionar “ una memoria” que informen sobre el estado de la sociedad en las distintas actividades en que hallan operado y su opinión sobre la proyección de las operaciones y otros aspectos que se consideran necesarios para ilustrar sobre la situación presente y futura de la sociedad.

El cumplimiento de este deber impuesto a los administradores de la sociedad se correlaciona con el derecho de información de los socios complementando el ejercicio del mencionado derecho a través de la discusión o impugnación del balance social.