La selección del personal y la comunicación en la empresa

Empresa. Procesos de captación y selección. Fase previa. Incorporación. Socialización. Comunicación

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TEMA 3: La selección del personal y la comunicación en la empresa
  1. Procesos de captación y selección en la empresa

Las políticas de selección de una empresa deben conseguir atraer a aquellos trabajadores que mejor se adapten al puesto de trabajo vacante y a la cultura de la organización.

Principales fases que llevan a la incorporación de una persona al puesto de trabajo:

Captacion Selección Socializacion

  1. La fase previa

Previamente el desarrollo de un proceso de selección, el departamento de Recursos Humanos tiene que realizar el análisis de la necesidad de selección y su organización

  1. El análisis de los objetivos de la selección

Cuando se atiende la necesidad de cubrir un puesto de trabajo mediante un proceso de selección es importante concretar la información relativa al puesto y el entorno donde se ubica para garantizar la adecuación al puesto de trabajo de la persona seleccionada.

Concreacion de los requerimientos del puesto de trabajo

  • Los requisitos del puesto de trabajo
  • El perfil de las características de las personas candidatas

(títulos académicos, experiencia, etc)

Cuando el dpto. de RRHH atiende la necesidad de cubrir algún puesto de trabajo tiene como principal referente la descripción del puesto de tjo a ocupar y el apoyo del responsable del puesto a cubrir para concretar información.

Puntos minimos q necesitamos para desarrollar el perfil dentro de la empresa:

  • Denominacion del puesto de tjo
  • Ubicación dentro de la empresa: Departamento, puesto del q depende…
  • Mision y funciones: q responsabilidad genera supone, q funciones tiene asignadas etc
  • Requisitos: Conocimientos, formación, experiencia, previa necesaria…
  • Medios o herramientas q utiliza: ordenador, aplicaciones informaticas

Otros datos importantes son:

  • Datos relacionados con la persona:
  • Datos personales q puedan ser relevantes: edad, sexo, nacionalidad..
  • Datos relacionados con el proceso de selección y las condiciones q ofrece la empresa al tjador:
  • Plazo para ocupar la plaza vacante y recursos para realizar el proceso de selección
  • La causa q origina la vacante, para determinar las condiciones del periodo de contratación e informar a los candidatos (si es por una sustitución, por la creación de un nuevos puesto de empleo..)
  • Principales condiciones de contratación: salario, tipo de cto, vacaciones, etc

Con esta información se puede elaborar el documento q recoja el perfil del puesto de tjo vacante y del candidato ideal.

  1. Diseño y planificación del proceso de selección

Se debe concretar como se va a organizar el proceso de selección

Un factor importante para el departamento son los recursos con q cuenta para realizar el proceso y el plazo máximo de tiempo con el q cuenta.

En cada una de las fases del proceso de selección hay q tomar decisiones y gestionar información:

  1. En la fase de captación:

    1. Eleccion de la fuente (¿Dónde vamos a seleccionar las personas?)

    2. Eleccion d la técnica de difusión de la oferta: publicidad interna, archivos de currículos, recomendaciones, etc
  2. En la fase de selección:

    1. Analisis de los currículos

    2. Eleccion de las pruebas

El diseño del proceso de selección y las herramientas utilizadas se ajustan en función del objetivo del proceso de selección y los recursos de la empresa.

  1. La fase de captación

Principal objetivo: Atraer el suficiente numero de candidatos q posean los reqerimientos minimos para poder desempeñar el puesto de tjo realizado

Otros objetivos:

  • Crear una reserva de candidatos
  • Asegurar q solo van a entrar aquellos candidatos q reunan los requisitos minimos
  • Disminuir el abandono en la empresa

En todo proceso de captación se debe definir la fuente de donde se van a obtener las candidaturas para cubrir el puesto vacante. Las principales fuentes pueden ser:

  • De la propia empresa: Captacion Interna Se oferta el puesto de trabajo a personas q ya ocupan puestos en la organización mediante la promoción o el traslado del puesto de tjo
  • De fuerta de la empresa: Captacion Externa Se captan candidatos en el mercado laboral especifico recurriendo a fuentes externas de la organización
  1. Principales estrategias de captación de candidaturas
  • La situación económica del sector al q pertenecen las personas con los perfiles q interesan a la empresa: el numero de candidatos aumentara cuando el mercado laboral no sea favorable y viceversa. Cuanto mas prestigio tiene la empresa q oferta el trabajo en su sector, mas posibilidades hay de captar nuevo personal
  • El ámbito de la selección: Si se realiza la selección para puestos muy específicos o para puesto directivos reduce la “muestra” en el mercado laboral
  • El rango de edad, experiencia y procedencia de los candidatos: para rangos jóvenes en los q se busca potencial para desarrollar el puesto ofertado, las personas no tienen mucha experiencia laboral por lo q el numero de candidatos posibles aumenta. Cuando buscan profesionales con muxa experiencia y especializados, el numero de candidatos será menor y dependerá mucho de la forma elegida para la difusión de la oferta.
  • La modalidad y momento en el q se realiza la convocatoria: la difusión de la oferta y la especificidad de la misma (en prensa especializada, comunicación en un sector profesional, etc) asi como el momento del año en el q “lanza” el proceso de selección condicionan también el numero de candidaturas q se pueden recibir
  • Las condiciones de tjo ofertadas: cuantos mejores sean las condiciones de las empresas q ofrecen el puesto, con relación a las del resto de empresas competidoras, (salarios, incentivos, etc) mas fácil será motivar a posibles candidatos.

Para la búsqueda de personal se pueden utiliza los siguientes canales:

  • Para la captación interna:
  1. Publicidad interna: dando a conocer la vacante a todas las personas de la organización mediante una convocatoria donde se indican los pasos y plazos a seguir para solicitar la plaza
  1. Decision unilateral: a partir del sistema de información del dpto. de RRHH se analizan los perfiles de las personas q forman parte de la empresa y se propone a aquellos q cumplen los requisitos necesarios para optar al puesto ofertado q participen en el proceso de selección.
  • Para la captación externa:

    1. Archivos de candidatos: base de datos de currículos presentados por personas interesadas en trabajar en la empresas o candidatos q ya han participado en otros procesos de selección

Recomendaciones de las personas de la empresa: ventaja: los candidatos interesados ya tienen información sobre la empresa

Publicidad externa: dando a conocer la existencia de las vacantes en mercado de trabajo objetivo mediante anuncios en prensa, internet, carteles, etc Ventaja: llega rápidamente a un gran numero de personas y la desventaja de q es uno de los procedimientos mas caros. Se puede plantear cuando hay dificultades en el entorno local donde esta la empresa para localizar posibles candidaturas.

Colegios profesionales: se difunde la oferta en los mismo cuando se buscan profesionales muy específicos

Contactos con centros de formación: (universidades, fp, ) para buscar candidatos q posean un determinado de formación, pero no mucha experiencia y para realiza practicas. Las empresas pueden complementarlo con presentaciones en los centro para darse a conocer y atraerlos hacia la misma

Oficinas de empleo: mediante la presentación de la oferta en agencias publicas o privadas de colocación. Suele utilizarse para puestos q requieran una cualificación media o baja

Empresas de trabajo temporal: suele emplearse para necesidades coyunturales. A veces las empresas recurren a las ETT como agencias de selección y contratan directamente al trabajador temporal cuando este finaliza el contrato inicial de puesta a disposición.

  1. Empresas consultoras: se externaliza el proceso de selección contratando a una empresa especializada. Se suele producir cuando la empresa (normalmente PYMES) no tiene un departamento de RRHH o personal técnicamente cualificado para realizar la selección, en casos de reorganización de empresas en crisis o para captar candidatos en zonas lejanas. Es uno de los medios con mayor coste.
  1. Procesos de comunicación de la oferta: Diseño de la convocatoria

En una captación interna se suelen utilizar los siguientes medios de comunicación: circulares, tablones de anuncios, correo electrónico, portales del empleado en la Intranet corportativa, etc

Cuando es externa se suele utilizar el formato de anuncio en prensa o las circulares en centro profesionales, de formación, etc

Para el diseño de la convocatoria es recomendable contemplar los siguientes criterios:

  • Especificar cual es el puesto de trabajo ofertado y sus funciones principales
  • Que empresa o dpto. se encarga de realizar el proceso de selección
  • Los requerimientos solicitados
  • Prestaciones
  • Utilizar un lenguaje claro y preciso
  • Utilizar un lenguaje especifico para q solo interese a los profesionales
  • Instrucciones y plazos para presentar la candidatura
  1. L a fase de selección

Principal objetivo: Elegir, entre las candidaturas recogidas en la fase de captación, a la persona q mejor pueda desempeñar el puesto y a la q mas le puedan motivar las condiciones del mismo y la empresa

  1. Recogida, análisis y tratamiento de las candidaturas

Hay q considerar a todos los candidatos como posibles futuros tjadores de la empresa, y por lo tanto, posibles clientes internos.

Para un trato adecuado de las personas interesadas y una coordinación efectiva del proceso es importante integrar los siguientes aspectos:

  • Informar sobre donde se centraliza la recepción de currículos o solicitudes
  • Establecer medios de comunicación para dar respuesta a las personas interesadas e informarles sobre el progreso del proceso (mediante correo postal, correo electrónico, teléfono, etc
  • Registrar los datos relevantes para el proceso: fecha de entrega, referencias y datos de los currículos relacionados con el perfil
  • Agrupar los currículos presentados si provienen de distintas fuentes y necesitan un tratamiento distinto para darles respuesta

El análisis de las candidaturas consiste principalmente en contrastar los requerimientos minimos definidos en el perfil con los q constan en los currículos de las candidaturas para determinar que candidatos pasan a la fase de pruebas. Esta tarea la realiza el técnico responsable de la selección o la dirección de RRHH

El puesto de técnico administrativo en gestión de RRHH presta apoyo en la coordinación del proceso y la gestión operativa del mismo:

  • Concertando las entrevistas o pruebas a los candidatos y la comunicación operativo con los mismos
  • Clasificando y preparando los currículos
  • Clasificando a los candidatos q siguen el proceso por orden, en función de su ajuste a los requerimientos
  • Clasificando y preparando los documentos necesarios, etc
  • Descartando los currículos q no cumplen los criterios excluyentes (formación, experiencia, etc)
  • Contestando por escrito a aquellos candidatos excluidos
  1. Pruebas y entrevistas

Las pruebas q se aplican son principalmente:

  • Entrevistas de selección:

Se utilizan básicamente para:

  • Conocer personalmente a los candidatos
  • Recaba información q no es posible conocer mediante otras pruebas
  • Presentar a la empresa q hace la oferta
  • Conocer la capacidad de comunicación y argumentación de los candidatos
  • Recoger las inquietudes y expectativas de los candidatos respecto al puesto de trabajo y su desarrollo profesional
  • El grado de realismo de los candidatos respecto al puesto ofertado
  • Profundizar en las condiciones q ofrece la empresa y su política de RRHH
  • Test psicométricos

Sirven para identificar aspectos de la inteligencia, aptitudes y personalidad del individuo q permiten prever comportamientos futuros.

Hay diversos tipos de test según lo q tratan de medir y detectar:

  • Test de inteligencia: evalua aspectos lógicos, analíticos de la inteligencia de los candidatos y su capacidad de razonamiento
  • Test de aptitudes: mide capacidades necesarias para la realización de tareas concretas y especificas
  • Test de personalidad: identifica el grado de diversas características de personalidad como el equilibrio emocional, intereses, ansiedad, agresividad, extroversión, etc

Pruebas profesionales

Sirven para comprobar las competencias, la formación, los conocimientos y el nivel de dominio de las tareas del puesto ofertado de cada uno de los candidatos. Se diseñan como exámenes teoricos o practicos mediante ejercicios o situaciones q coinciden con la realidad del puesto de tjo ofertado. Permiten observar actitudes de los candidatos

  1. Cierre de la selección

Decidir cual de las candidaturas finalistas se adecua mas a la vacante y a los intereses y objetivos de la empresa.

Para ellos, se apoyan en la información de las candidaturas finales, ordenadas según idoneidad, q se recoge en un informe q puede contemplar información relativa a:

  • Datos personales
  • Personalidad
  • Valoracion de las pruebas en las que ha participado
  • Formacion y experiencia
  • Expectativas y motivaciones
  • Disponibilidad

Se cierra la elección mediante una entrevista con la persona q va a ser su responsable directo para q decida quien va a ser su futuro colaborador/a

Cuando finaliza con la elección de la persona, el dpto. de RRHH cierra el proceso comunicando a los participantes el cierre del proceso y archivando la información generada durante el mismo.

  1. La fase de incorporación y socialización

Otra de las funciones el dpto. de RRHH es prestar apoyo y orientación a la persona seleccionada en su proceso de incorporación a la organización.

Cuando una nueva persona se incorpora a la empresa se puede tomar una serie de medidas formales q facilitan la acogida y la adaptación rápida a su puesto de tjo y a la organización

  1. Acogida de la persona
  • Presentacion del nuevo empleado a la empresa
  • Presentación formal, de mano de su nuevo responsable, a los compañeros
  • Presentacion formal de las principales personas de otros departamentos con las q mas relación va a tener para realizar su trabajo
  • Entrevistas con su responsable directo para profundizar en aspectos relativos a sus condiciones laborales

Mediante la información y el apoyo en su integración aumenta el aprendizaje de la persona respecto a la empresa y su compromiso , reforzándose el contrato psicológico cuando las expectativas ya manifestadas durante el proceso de selección coinciden con las del inicio de su experiencia en la nueva empresa.

  1. El ajuste al puesto de trabajo y a la organización

Principales ajustes q se producen mediante un proceso de socialización

  • El ajuste persona-organización: facilitando la integración de los nuevos trabajadores con la plantilla antigua y la cultura de la empresa
  • El ajuste persona-puesto: facilitando la reducción de la tensión de la persona ante su nuevo puesto y equipos con la q trabaja.

Algunas medidas q facilitan este proceso son:

  • Sesiones informativas o documentos donde se detalla información de la empresa, valores, cultura, organigrama, historia …
  • Reuniones formativas mas especificas respecto al puesto de tjo, personas mas inmediatas,procedimientos de tjo, medios y recursos disponibles …
  • Cursos de formación q faciliten el dominio del puesto de tjo o el aprendizaje del tjador
  • La asignación de un compi q conozca el puesto de tjo, q este en su entorno , q sirva de guía de forma temporal
  1. La comunicación en la empresa

El funcionamiento de la empresa requiere la ejecución de las tareas asignadas a cada persona . Esto es imposible sin el desarrollo de unos buenos procesos de comunicación q lo faciliten.

Dos ámbito de actuación básicos respecto a los procesos de comunicación

  • El operativo: comprende los aspectos relacionados con el funcionamiento de la propia empresa. Hace referencia a las instrucciones entre los responsables y colaboradores y la coordinación entre las diferentes unidades o dptos de la empresa. Este proceso esta protagonizado por la línea jerarquica de la empresa
  • El corporativo: hace referencia al conocimiento, por parte del conjunto de miembros de la empresa, de los logros y resultados de la misma. Es responsabilidad de la dirección de la empresa llevar a cabo este proceso.

Las empresas constatan q la comunicación contribuye, a conseguir un excelente funcionamiento interno. El uso correcto de los procesos de comunicación evita o atenua los problemas q surgen en el desarrollo de la actividad empresarial.

  1. Canales de comunicación
  • Canales descendentes

Tienen como objeto facilitar la transmisión de la comunicación desde los responsables de la empresa a sus colaboradores

  • Comunicados Internos: Son los q traslada la dirección de la empresa al resto de la organización. Siempre son escritos y detentan la autoridad de la empresa

Ej: convocatoria de una reunión

  • Comunicados personalizados: Las nuevas tecnologías posibilitan el envio de correos personalizados o la utilización de espacios personales mediante la Intranet de la empresa
  • Manual de acogida: Informacion básica de la empresa, el puesto y los riesgos laborales. Su objetivo es contribuir al proceso de adecuación de la persona recientemente incorporada a la organización.
  • Reuniones responsable-colaboradores: Elemento clave. La periocidad de las mismas permite un intercambio de información. Contribuyen a mejorar el espíritu de equipo
  • Revista o periódico interno: Permite vincular a la persona en el proyecto empresarial
  • Carteles: Se utilizan para concienciar o lanzar mensajes importantes a todos los tjadores de la empresa
  • Canales ascendentes

Tienen como objetivo fomentar la participación de los tjadores en la empresa.

  • Programas y buzones de sugerencias: Las ideas y propuestas de los tjadores de niveles inferiores pueden llegar a la Direccion
  • Circulos de calidad y equipos de mejora: Son necesarios para implantar los programas de calidad total en las empresas. A través de ellos se realizan análisis de los procesos de trabajo actuales y se establecen nuevos procedimientos.
  • Informes que presentan los colaboradores a sus responsables y q van a permitir la toma de decisiones.