La Correspondencia Comercial

Estilos. Clasificación. Comunicaciones Breves. Certificado

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  • Idioma: castellano
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UNIDAD 8

LA CORRESPONDENCIA COMERCIAL

La actividad mercantil en la mayor de las empresas está centrada en las operaciones de compra y en las de venta .

La empresa comprará artículos a sus proveedores , por lo que tendrá que recabar información sobre ellos , y los proveedores también querrán saber con quien comercian .

8.1 Estilos de las cartas comerciales

Entendemos por estilos , el uso , la costumbre , la forma o la moda en la manera de distribución de las diferentes partes :

Existen varias formas de estilo en la carta comercial

  • Moderno

  • Moderno modificado

  • Profesional

  • Evolucionado

  • Estilo moderno

  • Este tipo se caracteriza por su sencillez en la distribución y por la rápidez en el mecanógrafo .

    Esta modalidad resulta muy práctica cuando las cartas hacen con máquina de escribir .

  • Estilo moderno modificado

  • Este estilo es muy parecido al anterior excepto en la despedida , la antefirma y la firma que se escribiran desde el centro de la carta hacia el margen derecho

  • Estilo profesional

  • En el estilo profesional se utiliza la sangría para la formula del saludo y al comienzo de cada párrafo .

    El estilo hace mas fácil la lectura de la carta .

  • Estilo evolucionado

  • Surge como alternativa a las cuales relaciones mercantiles , que pretenden simplificar el contenido de las cartas comerciales mediante el trato directo del tema.

    8.2 Clasificación de las cartas comerciales

    Según el contenido o motivo de las cartas comerciales podemos agruparlas en los tres bloques siguientes:

    • Cartas de informes: informes comerciales e informes personales.

    • Cartas de pedido: solicitud de información, de pedido en firme, de aceptación del pedido y de cobro del pedido.

    • Cartas de reclamación: del pedido y del impagado.

    Las cartas comerciales, independientemente de su extensión, se escribirán siempre en papel UNE/A4

    -Cartas de informes:

    - Informes comerciales: son cartas dirigidas a otras personas del mismo ramo, de la misma actividad.

    - Informes personales: son cartas que van dirigidas a las empresas en las que se solicita información sobre las personas en las que conocen por haber prestado en ellas sus servicios.

    -Cartas de pedido:

    • Solicitud de información: son cartas que se dirigen a los proveedores solicitando información sobre sus productos con el objeto de hacer un pedido.

    • Carta de pedido en firme: Una vez que la empresa cliente recibe la información enviada el proveedor, se realiza el pedido por escrito y firmado.

    - Cartas de captación del pedido: es el tipo de escrito que remite el vendedor o el proveedor a su cliente, mediante la que le comunica la aprobación o la aceptación del pedido formulario.

    8.3 Comunicaciones breves y de régimen interior

    Incluiremos aquellas cartas o escritos que contienen un asunto a tratar conciso o corto.

    Principales comunicaciones breves:

    · Carta circulas

    · Saluda

    · Comunicados de carácter interno

    · CARTA CIRCULAR

    La utilizan las empresas para comunicar algún acontecimiento a otras personas o empresas tales como los cambios de domicilio de razón social inauguraciones de sucursales…

    También se utilizan dentro de la propia empresa para comunicar asuntos de interés general como cambios de horario, distribución de vacaciones, turnos…

    En este supuesto la calidad de papel y la impresión es inferior.

    De este tipo de cartas se hacen un numero elevado de copias para lo que se utilizan medios de reproducción adecuados. Las copias deben tener aspecto de original para conseguir un enfoque personalizado.

    La redacción es similar a la del resto de las cartas comerciales, pero se deben evitar que el contenido sea largo y procurar que los párrafos sean cortos.

    · SALUDA

    Se trata del tipo de comunicación que normalmente utilizan los directores de empresas, organismos públicos y autoridades por los motivos siguientes.

    · Forma de agradecimiento

    · Invitación a actos

    · Tomas de posesión

    · Cambios de domicilio social

    · Otros análogos

    Partes

    · Inicio

    · Contenido

    · Final

    En el inicio a de figurar el puesto o cargo de la persona que saluda asi como la razon social de la empresa u organismos.

    A continuación deberá aparecer la palabra saluda. Esta parte estara ya impresa en el modelo y centrada respeto a los márgenes.

    En la parte correspondiente al contenido el texto siempre ira precedido de la letra vocal “a” para a continuación indicar en letras mayúsculas el nombre y apellidos de la persona destinataria y seguidamente pasar a exponer el motivo que origina el saluda.

    La parte final constara de los siguientes apartados:

    · Nombre y apellidos de la persona que envía el saluda.

    · Frase de despedida que ha de ser corta y amable.

    · Localidad y fecha de cumplimiento

    Hay que tener presente las siguientes reglas:

    · Se redactara siempre en tercera persona.

    · El espaciado interlineal deberá ser doble

    · El contenido será breve

    · No ira firmada

    · No figurara el sello de la empresa.

    · No se indicara la dirección del destinatario

    8.4 Certificado

    El certificado, consta, independientemente de que la entidad sea pública o privada, de los siguientes elementos:

    · Inicio

    · Contenido

    · Final

    Los contenidos de cada una de estas partes varían en función de que sea una empresa pública o privada la que emita el certificado.

    En una empresa privada el inicio constará de:

    • Membrete: se tiene que indicar el nombre o la razón social de la empresa que lleva a cabo la certificación, la dirección, el código postal, la población y el teléfono.

    • Identificación del emisor: se debe hacer constar siempre el nombre y apellidos de quien firma el certificado o acredita los datos, para continuar especificando el cargo que ocupa en la empresa.

    El contenido se iniciará con las palabras “CERTIFICO: QUE” o “CERTIFICA: QUE”, para pasar inmediatamente a los siguientes apartados:

    • Identificación del solicitante: por lo general el certificado va a ser expedido a solicitud de una persona, se escribirá el nombre y los apellidos de éste. Si el solicitante fuese una empresa se escribirá la razón social de la misma.

    • Motivo del certificado: se redactará con concisión y claridad el objeto o motivo que origina este documento.

    • Efectos (cuando proceda): si el certificado es solicitado para efectos genéricos comunes o no determinados, no se incluirá este apartado. Pero si se solicita para un efecto en concreto, se hará constar.

    Al final del certificado, en el pie, se consignará el lugar y la fecha de su emisión, que podrá ir en número, y la firma del emisor. No son necesarios la antefirma ni el firmado (Fdo.:).

    La parte del inicio constará de los siguientes elementos:

    • Membrete: figurará el nombre del Ministerio que emite el certificado y su dirección orgánica, según sea está Dirección General, Provincial, Negociado, Dependencia, etc.

    • Motivo: aparecerá la causa que origina el certifica

    - Identificación del emisor: se debe hacer constar siempre el nombre y apellidote quien fírmale certificado o acredita los datos, para continuar especificando el cargo que ocupa en la empresa.

    - Contenido se iniciará con las palabras “CERTIFICO QUE: O CERTIFICA QUE”, para pasar inmediatamente a los siguientes apartados.

    - Identificación del solicitante: por lo general el certificado va a ser expedido a solicitud de una persona, se escribirá el nombre y los apellidos de ésta. Si el solicitante fuese una empresa se escribirá la razón social de la misma.

    - Motivo del certificado: Se redactará con condición y claridad el objeto o motivo que origina este documento.

    - Efectos (cuando proceda): Si el certificado es solicitado para efectos genéricos comunes o no determinados, no se incluirá este apartado. Pero se solicita para un efecto en concreto, se hará constar.

    Efectos: En los que se indicará el motivo o efecto por que solicita el certificado.

    Plazo: En el caso de que el certificado acredite situaciones que con el tiempo pueden variar, se expresará su período de vigencia.

    Cargo que ocupa.

    Evitta, S.A

    Dña. Tal de Cual y Cual, Jefa de Personal de la empresa Taloxcual,S.A, con domicilio social en la calle Nou de la Rambla, nº20, entresuelo, Barcelona

    CERTIFICA: que D. Andrea Cual cual presta sus servicios en esta empresa con la categoría de Ayudante de laboratorio desde el 8 de marzo de 1997 hasta la fecha, con una retribución bruta de 15.500€ anuales, siendo distribución de las mismas, del 13 de mayo del 15 de julio al14 de agosto, ambos inclusive.

    Y para que conste y a petición del interesado, firmo el presente certificado.

    Barcelona, 20 de febrero de 1997

    Taloxcual, S. a

    Evitta, S.A

    Sra. Tal de Cual y Cual, Cap de Personal de l'empresa Evitta, S.A, amb domicili social en la carrer Nou de la Rambla, nº20, entresòl, Barcelona

    CERTIFICA: Que D. Tal y Tal de Tal presta els seus serveis en aquesta empresa amb la categoria d'Ajudant de laboratori des del 8 de març de 1997 fins a la data, amb una retribució bruta de 15.500€ anuals, sent distribució de les mateixes, del 13 de maig del 15 de juliol al 14 d'agost, ambdós inclusivament.

    I perquè consti i a petició del l'interessat, signo el present certificat.

    Barcelona, 20 de febrer de 1997.

    Talocualx, S.A

    MINISTERIO DE OBRAS PUBLICAS Y FORMATO

    CONSEJERIA DE CONSERVACION DE CARRETERAS

    CERTIFICADO DE DISTRIBUCION Y DISFRUTE DE VACACIONES Y RENTAS

    D. Fulanito de Tal, Jefe del Negociado de Personal de la Consejeria de Conservacion de Carreteras, del Ministerio de Obras Publicas y Fomento, a solicitud de Dña. Maria Dolore y una vez consultados los datos obrantes en esta consejeria.

    CERTIFICA

    PRIMERO: Que el solicitante tomo posesion como funcionario publico con la categoria de Ayudante de laboratorio en este Ministerio, el dia 24 de mayo de 1998.

    SEGUNDO: Que su retribucion bruta anual correspondiente al año inmediato a este fue de 13.500€

    TERCERO: Que el periodo de vacaciones a disfrutar por el solicitante estara comprendido entre los dias 1 de julio i 30 de julio, ambos inclusive. Del presente año.

    El presente certificado se emite para que sirva de justificante en la entidad Caixa d'estalvis i Pensions, a efectos de la peticion de la interesada a plazas de monitores en el programa· Escuelas de Verano·

    Barcelona, 15 de mayo de 2000

    MINISTERI D'OBRES PUBLIQUES I FORMAT

    CONSEJERIA DE CONSERVACION DE CARRETERES

    CERTIFICAT DE DISTRIBUCION I GAUDI DE VACANCES I RENDES

    D. Fulanito de Tal, Cap del Negociat de Personal de la Consejeria de Conservacion de Carreteres, del Ministeri d'Obres Publiques i Foment, a sol·licitud de Sra. Maria Dolores Martinez Vegas i una vegada consultats les dades obrantes en aquesta consejeria.

    CERTIFICA

    PRIMER: Que el sol·licitant tom posesion com funcionari publico amb la categoria d'Ajudant de laboratori en aquest Ministeri, el dia 24 de maig de 1998.

    SEGUNDO: Que el seu retribucion bruta anual corresponent a l'any immediat a aquest va anar de 13.500€

    TERCER: Que el període de vacances a gaudir pel sol·licitant estara comprès entre els dias 1 de juliol i 30 de juliol, ambdós inclusivament. Del present any.

    El present certificat s'emet perquè serveixi de justificant en l'entitat Caixa d'estalvis i Pensions, a l'efecte de la peticion de la interessada a places de monitors en el programa Escoles d'Estiu

    Barcelona, 15 de maig de 2000

    A trabajar

    1. Cita los diferentes estilos que se pueden utilizar en la correspondencia comercial.

    Estilos:

    Estilo moderno

    Estilo moderno modificado

    Estilo Profesional

    Estilo evolucionado

    2. Señala las diferencias entre el estilo moderno y el profesional

    En el estilo moderno las partes de la carta empiezan en el margen izquierdo del papel.

    En canvio en el estilo profesional la despedida, la antefirma y la firma que se escribiran desde el centro de la carta hacia el margen derecho.

    3.¿ En que estilo no se utilizan formulas de saludo y despedida?

    4. Indica las principales divisiones en las cartas comerciales

    Carta de informes

    Carta de pedido

    Carta de reclamacion

    5. ¿Como ha de redactarse la carta en la que se solicitan informes comerciales?

    Han de escribirse con precision y se debe indicar el motivo de la informacion solicitada y por supuesto hacer referencia a que los datos recibidos seran tratados de una forma confidencial.

    6. ¿Que requisitos minimos han de figurar en la carta de pedido?

    Debe figurar una descripcion detallada del pedido, que generalmente contiene informacion sobre los siguientes elementos: clase de articulo, referencia, cantidad, precio unitario, importe total, forma de pago,descuento, si lo hubiese, plazo de entrega y lugar de recepcion

    7.Señala las caracteristicas y los requisitos exigibles en las cartas de aceptacion de pedido

    Son cartas sencillas qn las que se indica la aceptacion del pedido por lo que no es

    8. ¿Que finalidad tiene la carta de reclamacion del impagado?

    9.¿Como se clasifican las comunicaciones breves?

    10. ¿Por que motivos se utiliza la carta circular?

    11. Explica las partes de que consta el saluda

    12. ¿Que se debe tener presente cuando se redacta un saluda?

    13.¿ Cual es la funcion de los comunicados de regimen interno?

    14. ¿Que es un certificado?

    15. Explica la diferente distribucion del certificado segun el emisor que tenga