La Contabilidad como Sistema de Información y lenguaje común de los negocios

Administración. Dirección de Empresas. Contabilidad Financiera y Analítica. Actividad económica. Necesidad de Información. El método contable. Técnicas de registro en partida doble. El ciclo contable

  • Enviado por: Alejandro Silva
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 17 páginas

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1.-LA CONTABILIDAD COMO SISTEMA DE INFORMACION Y LENGUAJE COMUN DE LOS NEGOCIOS

1.1 Actividad económica y necesidades de información

La realización de actividades económicas implica la producción e intercambio de bienes y servicios de modo que los sujetos que intervienen se ven obligados a tomar decisiones y para ello necesitan un sistema de información económica. Precisamente la contabilidad trata de dar respuesta a esta necesidad de información económica y pretende ofrecer información útil para la toma de decisiones de los sujetos implicados en la actividad económica.

Es posible hablar de los distintos agentes económicos en función del objeto de la actividad económica. Ahí podemos hablar de las unidades de producción (empresas) y de consumo (particulares o administraciones públicas).

Por otro lado es posible diferenciar tres tipos de agentes económicos que son: las empresas (sistema empresarial), el sector de entidades no lucrativas (ONG's) y, por ultimo, entidades publicas o sector publico con independencia del tipo de agente económico del que se trate, los sujetos implicados necesitan información y por tanto es preciso que la entidad cuente con un sistema de contabilidad.

1.2 La contabilidad como sistema de información

La contabilidad es una ciencia social de naturaleza económica que tiene por objeto, mediante un método especifico, elaborar y comunicar una información, en términos cuantitativos, relativa a la realidad económico-patrimonial de una unidad económica para facilitar a los usuarios de esa información adoptar decisiones económicas.

1) Atendiendo al carácter macroeconómico o macroeconómico de la información:

Microcontabilidad un único sujeto económico

Macrocontabilidad un conjunto de sujetos económicos de forma global.

2) Atendiendo al tipo de agente económico al que el sistema contable se refiere es posible diferenciar tres tipos de contabilidad:

Contabilidad empresarial

Agente Contabilidad de entidades no lucrativas

económico

Contabilidad publica o del sector publico

3) Atendiendo al ámbito de difusión y usuarios de la información diferenciaremos entre contabilidad externa o financiera y contabilidad interna o de gestión:

La contabilidad externa es aquella que se elabora en el interior de la empresa pero que tiene una difusión externa, de modo que cualquier persona interesada en la misma debe de poder disponer de ella. Por eso está sometida a reglas contables que delimitan los criterios a usar en su elaboración y también su periodicidad. Además últimamente registra aspectos cuantitativos en términos monetarios.

La contabilidad interna de gestión es aquella que se elabora en el interior de la empresa y solo está disponible para los usuarios internos de la empresa. Como la elaboran quienes la van a usar, la elaboran según sus propios criterios y principios y registra tanto aspectos monetarios como no monetarios.

1.3 El patrimonio y sus variaciones: la riqueza y la renta de las empresas

Cualquier agente económico para llevar a cabo su actividad necesita un conjunto de bienes y derechos que constituyen su riqueza o patrimonio. Así, puede definirse la riqueza de una empresa como un conjunto de bienes (+), derechos (+) y obligaciones (-) que permiten a la empresa llevar a cabo su actividad productiva.

  • Bienes: Factores productivos tangibles que posee la empresa.

  • Derechos: Situaciones jurídicas a favor de la empresa en la que se encuentra en posición de recibir o utilizar determinados elementos.

  • Obligaciones: Situaciones jurídicas en las que debe hacer frente a compromisos adquiridos lo que supone la existencia de una deuda.

Todo ello forma el denominado patrimonio neto.

BIENES + DERECHOS - OBLIGACIONES = PN

Activo Pasivo Exigible

REGLA DE ORO

El patrimonio de una empresa se ve modificado como consecuencia de la circulación de valores que se producen tanto en el ámbito de la empresa, como en su relación con el mundo exterior.

Compra de bienes y

servicios (pago)

Venta de bienes y

Servicios (cobro)

  • Compras y gastos: equivalentes monetarios de cualquier adquisición de bienes y servicios.

  • Ventas e ingresos: equivalentes monetarios de cualquier venta de bienes o prestación de servicios.

  • Cobros: entradas de dinero.

  • Pagos: salidas de dinero.

Modificaciones en el patrimonio en un periodo concreto Renta Resultado del ejercicio Ingresos - Gastos.

Patrimonio: Magnitud estática. Hace referencia a un momento del tiempo.

Renta o Resultado: Magnitud de flujo. Hace referencia a un período.

1.4 Las normas por las que se rige la contabilidad financiera.

Son una serie de criterios generales que rigen el funcionamiento de la contabilidad y detallan una serie de convenciones, principios, bases contables y reglas prácticas para orientar la preparación de los estados financieros que la empresa revela al exterior.

Objetivo Usuario conozca los criterios con los que se elabora información.

Garantizar la comparabilidad

Comparabilidad nacional Comparabilidad a nivel europeo

Globalización, actividad económica

La normativa a nivel europeo: A nivel europeo pueden diferenciarse tres etapas.

  • 1ª etapa de 1970-90: Se establecen directivas (reales decretos)

  • 2ª etapa de 1990-2000: Se establecen comunicaciones como instrumento no vinculante.

  • 3ª etapa a partir de 2002: Aprobación del reglamento europeo (vinculante). Normas del IASB. International Accounting Standard Board.

1.5 Las normas del IASB

El IASB es un organismo a nivel internacional que emite normas contables de ámbito internacional pero que, en principio, no tienen carácter vinculante u obligatorio. Son sólo recomendaciones profesionales.

IASB Normas internacionales de contabilidad (NIC)

Normas internacionales de información financiera (NIIF)

Como consecuencia del reglamento de 2002, las normas del IASB son obligatorias para las empresas que cotizan en mercados de valores de la unión europea. Aunque solo para elaborar las entradas contables consolidadas (las que hacen referencia a un grupo de empresas).

El reglamento deja libertad a los países miembros para que delimiten los criterios a utilizar para elaborar las entradas contables individuales. En España, éstas deben elaborarse de acuerdo con la normativa nacional y tratando de buscar la homogeneidad con las entradas financieras consolidadas. Lo que se está haciendo en estos momentos es una reforma de la normativa nacional para adaptarla a las normas internacionales.

Legislación mercantil modificada

Las normas del IASB

Borrador de plan general de contabilidad

2.-EL MARCO CONCEPTUAL DEL IASB

2.1 El marco conceptual para la elaboración y preparación de los estados financieros propuestos por el IASB.

Las normas NIC/NIIF están basadas en un marco conceptual para la preparación y elaboración de los estados financieros.

El marco conceptual delimita los conceptos necesarios para preparar, presentar los estados financieros para los usuarios externos. No es una norma internacional pero ayuda a desarrollar nuevas normas. Como no es una norma internacional no encuentro en ella reglas concretas de contabilización de operación.

2.2 Propósito, alcance y usuarios de la información financiera.

El marco conceptual pretende seguir adelante para establecer normas contables, orientar en la aplicación de esas normas y además seguir de punto de referencia en cuestiones conflictivas. El propósito para el que se establece el marco conceptual es delimitar los conceptos que permitan elaborar estados financieros útiles para los usuarios externos.

Son estados financieros de carácter general elaborados regularmente cada año y no aquellos que se deben elaborar para propósitos especiales, particulares.

El marco conceptual es aplicable a todas las empresas industriales, comerciales o de servicio que sean del sector público o del sector privado.

Los usuarios de la información financiera se clasifican en dos tipos: usuarios internos y externos.

Los internos tienen capacidad de decisión directa, porque ellos mismos participan en la elaboración de la información, y disponen de todo tipo de ella. Gerentes de la empresa, jefes de departamento, consejo de administración en las sociedades anónimas, etc...

Los usuarios externos son los agentes de fuera de la organización, no participan en las cuentas, la elaboración de información ni toman decisiones en la empresa, por tanto dado que necesitan de información sobre las empresas hay que garantizarles unos mínimos de información. Es a estos usuarios externos a los que va dirigido el marco conceptual. Inversores, accionistas, entidades financieras, prestamistas, etc.…

Objetivos de los estados financieros:

Delimitadas las necesidades de los usuarios se concluyó que para satisfacer las necesidades de éstos, debía informarse sobre:

  • La situación financiera de la empresa, es decir, sobre los recursos económicos que controla y su estructura financiera. El cómo se financia.

  • Hay que informar sobre el rendimiento que esta obteniendo de su actividad porque eso nos va a permitir predecir la capacidad que tiene de generar buenos flujos y conocer la eficacia con la que esta llevando a cabo su actividad.

  • Hay que informar sobre los cambios en la posición financiera, cuanto efectivo se ha generado y que necesidades va a tener de efectivo la empresa, de esto se informará en el estado de flujos de efectivo. Junto a esos estados, las empresas deberán proporcionar información complementaria o explicativa en el elemento contable llamado: La Memoria.

  • 2.3 Hipótesis fundamentales.

    Las hipótesis fundamentales que establece el marco conceptual son dos: la de devengo y la de empresa en funcionamiento. Se consideran fundamentales porque bajo su observación se satisfacen mejor las necesidades de los usuarios, en el sentido de que son más informativas que las contrarias. Si no se contemplaran estas hipótesis fundamentales estaríamos en un sistema contable totalmente distinto.

    Las hipótesis de devengo implica la necesidad de reconocer los sucesos cuando se reciben.

    Devengo supone contabilizar atendiendo a la corriente económica y no de acuerdo con la corriente financiera.

    Oct. Nov. Dic.

    Devengo

    Compra deuda

    Caja

    Compra banco

    Proveed. Cliente

    27/09/07 Entrega

    27/03/08 Pago

    Se asume en la elaboración de los estados financieros que la empresa esta en funcionamiento y seguirá estándolo en un futuro previsible, es decir, se asume que a corto plazo la empresa no tendrá que liquidar sus activos, sus bienes y, por tanto, su valoración no está encaminada a conocer que nos darían por esos bienes en el mercado hoy.

    Si no se asume esta hipótesis no tendrían sentido las proyecciones a futuro.

    2.4 Características cualitativas de la información financiera

    Las características cualitativas se entienden como los requisitos que debe exigirse a la información financiera, estados, para que sea útil a los usuarios. Las características cualitativas de la información financiera serían en un primer nivel la comprensibilidad, la relevancia, la fiabilidad y la comparabilidad.

    • Comparabilidad: que sea inteligible para los usuarios.

    • Relevancia: una información es relevante si es capaz de incidir sobre las decisiones económicas de los usuarios, es decir, que les ayude a evaluar la evolución pasada de la empresa, su situación actual, y en función de ello hacer proyecciones hacia el futuro. Relevancia exige oportunidad. La relevancia depende en ocasiones de la materialidad o importancia relativa de una información en el sentido de que una información que no sea material, que no tenga una importancia relativa grande puede omitirse sin aceptar la relevancia.

    • Fiabilidad: debe estar libre de errores y de sesgos internacionales. Se dice que una información es fiable cuando se ajusta a lo que trata de representar:

  • que represente fielmente las transacciones.

  • que prevalezca el fondo sobre la forma.

  • tiene que ser neutral.

  • tiene que ser íntegra, completa, que lo acoja todo.

  • y además, cuando existan situaciones de incertidumbre debe aplicar la prudencia.

  • Comparabilidad entendida en el sentido de que la información financiera debe permitir realizar comparaciones entre el tiempo y la empresa. Exige una comparación entre los estados contables.

    Existen unas restricciones a la consecución de los niveles máximos de estas características y concretamente respecto a la relevancia y la comparabilidad. Porque una información relevante debe ser oportuna. Por otro lado hay que obtener un equilibrio entre coste de obtener la información y beneficios que de la misma se pueden obtener.

    Entre relevancia y fiabilidad, relación en la cual existe fricción, se exige el criterio de los profesionales.

    2.5 Los elementos de los estados financieros y su reconocimiento contable:

    Delimitación de los estados financieros:

  • En el balance activos, pasivos y patrimonio neto.

  • En la cuenta de resultados, ingresos y gastos.

  • En los flujos de fondos: cobros y pagos.

  • FLUJOS DE FONDOS

    Cobro: entrada de efectivo

    Pago: salida de efectivo

    ELEMENTOS DEL BALANCE

    Activo:

    Recurso controlado por la empresa como consecuencia de transacciones pasadas y del que se espera que fluyan beneficios económicos para la empresa.

    Es un recurso controlado, pero que lo controle no significa que lo haya comprado, además no tiene porque ser un bien tangible.

    Parte del activo pueden ser, por ejemplo: un ordenador adquirido, un edificio donado por la administración publica, etc.…

    Condiciones para reconocer un activo:

    Para que un activo pueda reconocerse en balance se le exigen dos requisitos adicionales:

  • que sea probable que se obtengan esos beneficios económicos futuros.

  • que se pueda establecer una mediación o valoración fiable de ese activo.

  • Por reconocimiento contable de un activo debe entenderse su incorporación a los estados financieros, en este caso al balance.

    Pasivo:

    Obligación que deriva de las transacciones del pasado, para cuya cancelación conllevara una salida de recursos de la empresa que incorporan beneficios económicos. Prestamos de un banco o deudas con los proveedores.

    Para reconocer un pasivo además de cumplir la definición se exigirá que la probabilidad de sacrificar recursos sea alta y además que se pueda dar una medición fiable.

    Patrimonio neto o fondos propios:

    Son la parte residual de los activos de la empresa una vez que se han deducido todas las deudas u obligaciones.

    ELEMENTOS DE LA CUENTA DE RESULTADOS

    Dos tipos de elementos: ingresos y gastos.

    Los ingresos son aumentos en los recursos económicos (patrimonio neto) que se producen a lo largo del ejercicio en forma de aumentos de activos o bien en forma de disminuciones en el valor de los pasivos, y no están relacionados con las aportaciones de los accionistas.

    Los gastos son decrementos en los recursos económicos (patrimonio neto) producidos a lo largo del ejercicio. Disminuciones en los activos o aumentos en los países en los que éstos no estén relacionados con el reparto de los resultados a los accionistas. Devengos de salarios, gastos de luz, agua, etc.

    Las ventas son incrementos recurrentes en los ingresos o ganancias.

    Las nóminas que constituyen gastos de personal pueden ser gastos para operaciones habituales, aunque también existen pérdidas para operaciones no habituales o no recurrentes.

    Entre ingresos y gastos surge el criterio de no compensación, excepto en algunos casos que las normas lo permitan.

    Por otro lado debe existir una adecuada correlación entre ingresos y gastos o, en otras palabras, que solo deberán imputarse al ejercicio los gastos que han sido necesarios para la obtención de los ingresos.

    VALORACION DE LOS ELEMENTOS DE LOS ESTADOS FINANCIEROS

    Cuando hablamos de valoración nos referimos a la determinación de los importes monetarios por los que dichos elementos van a reconocerse en contabilidad.

    Entre las bases de valoración están el coste histórico, también llamado precio de la adquisición, que supone valorar una partida por lo que se ha llegado a pagar por ella; el coste corriente, el valor realizable o de liquidación y el valor actual.

    3.-EL MÉTODO CONTABLE Y LAS TÉCNICAS DE REGISTRO EN PARTIDA DOBLE: EL CICLO CONTABLE

    3.1 Los hechos económicos y los hechos contables

    La actividad económica se manifiesta a través de unos hechos económicos como el pago de un salario, que bajen los tipos de interés o una subida del IPC.

    La contabilidad solo recoge hechos económicos que afectan al patrimonio de la entidad. Cuando un hecho económico afecta al patrimonio de la entidad, se dice que es un hecho contable.

    3.2 El método contable

    Para representar los hechos contables la contabilidad utiliza un método específico o metodología de trabajo especifica que es lo que se conoce como el método contable. Ese método se concreta en una serie de etapas o fases planificadas y ordenadas en cada una de las cuales existen unos convenios o acuerdos generales.

    Etapas:

  • Delimitación de los hechos contables.

  • Cuantificación de esos hechos contables para su reconocimiento y valoración.

  • El registro de los hechos contables (representación contable).

  • Elaboración de los estados financieros.

  • · El principio de dualidad:

    Se observa la actividad económica de la empresa, partiendo de facturas, nominas, extractos bancarios, etc. (documentos).

    Esa observación se hace bajo un prisma concreto que se conoce como el principio de dualidad o partida doble y también teniendo como referencia el marco conceptual.

    Según el principio de dualidad en cada hecho contable existen siempre al menos dos elementos de un mismo sujeto económico entre los que puede establecerse una relación.

    · Medición y valoración:

    Una vez observado un hecho contable y delimitados los elementos que están relacionados, debe procederse a su medición y cuantificación porque la información contable es cuantitativa. Medir implica determinar las unidades físicas intercambiables.

    Valorar implicaría expresar las cantidades físicas intercambiadas en una unidad monetaria común.

    · Formas de representación:

    El registro de los hechos contables trata de representar esos hechos contables valorados bajo un lenguaje o convenciones especificas de la contabilidad que se conocen como formas de representación contable.

    · Agregación:

    Una vez procesada la información de los datos registrados se hace una síntesis de la misma, de la cual se obtienen los estados financieros, que son los que se divulgan al exterior.

    3.3 La Cuenta como instrumento de representación contable

    La cuenta es una herramienta específicamente contable, es un instrumento que representa a todos y cada uno de los elementos de la empresa de forma individualizada e independiente del resto. En ella, vamos a recoger el valor inicial, los aumentos y disminuciones y el valor final de cada elemento. Todos los elementos de una empresa tienen su propia cuenta.

    Con un conjunto estructurado de cuentas que se vinculan o relacionan entre sí, se llega a obtener una representación completa del patrimonio y de los resultados de la entidad. Plan de Cuentas.

    La cuenta en sí, es un estadillo que gráficamente, a efectos docentes una parte de las cuentas de ese estadillo se destina a recoger aumentos de valor y la otra parte a disminuciones.

    La parte izquierda del estadillo es el “debe” de la cuenta y la parte derecha es el “haber”.

    A cada cuenta además se le puede poner un titulo para identificarla con el elemento al que trata de representar.

    Abrir una cuenta Preparar un estado para identificar un elemento y ponerle un titulo y cuando esté en una empresa ponerle un número.

    Cuando yo he hecho una anotación en el “debe” de la cuenta se dice que he cargado la cuenta. Por el contra, si he hecho anotaciones en el “haber” se dice que he abonado en la cuenta.

    Liquidar una cuenta Es obtener el saldo de la misma.

    El saldo de una cuenta es la diferencia entre el D - H o el H - D.

    D > H Saldo deudo.

    H > D Saldo acreedor.

    Saldar una cuenta Es anotar el saldo que hemos calculado al liquidarla en la justa parte donde la suma sea menor.

    Cerrar una cuenta Se hace después de saldarla. Se comprueba que ambas partes suman lo mismo y para representar que esa cuenta esta cerrada trazamos una doble raya en la cuenta.

    LEYES DE FUNCIONAMIENTO DE CUENTAS

    Ley de desglose: Toda cuenta se puede dividir en otras que conservaran las mínimas características que la original.

    Ley de integración: Las cuentas pueden agruparse.

    FUNCIONAMIENTO DE LOS DISTINTOS TIPOS DE CUENTAS

    Cuenta de resultados:

    El resultado de una empresa es la diferencia entre los ingresos y los gastos.

    Un conjunto estructurado de cuentas nos configuran el plan de cuentas de una empresa, esas cuentas se coordinan entre sí en los denominados libro diario y mayor. En el diario se recogen los hechos contables cronológicamente. En él se asientan día a día todas las operaciones que realiza la entidad.

    Un libro diario es una concatenación de asientos. Cada asiento se identifica con una fecha. La parte izquierda del diario es el “debe” y la derecha el “haber”.

    En el “debe” hay unas cuentas a cargar y en el “haber” a abonar. Cada uno de estos asientos es una operación contable.

    Una vez realizado el diario todos los apuntes que en él se han producido se traspasan a lo que se llama el libro mayor que nos recogen todas las cuentas de la empresa y sintetiza para cada una de esas cuentas todos los movimientos que se han producido sobre un elemento concreto y su situación final. El libro mayor, por tanto, es un registro por conceptos.

    Ejemplo de Libro Diario y Libro Mayor:

  • Se constituye una empresa aportando al inicio 12000€.

  • Se compra un edificio por 12000€ y se paga al contado.

  • Se obtiene un préstamo en efectivo por importe de 30000€.

  • Se compra una máquina por 18000€.

  • Se pagan gastos por 18000€.

  • EL CICLO CONTABLE

    La duración de las empresas en principio es indeterminada por lo que para conocer su resultado y patrimonio final deberíamos esperar hasta el final de la vida de la empresa, pero por motivos legales y de gestión, se hace necesario calcular el resultado y el patrimonio de la empresa con mayor periodicidad. La frecuencia suele ser anual y suele coincidir con el año natural.

    Ejercicio económico: cada vez que se recalcula la actividad de la empresa. Suele comenzar el 1 de enero y acaba el 31 de diciembre, aunque también pueden empezar en junio y acabar en junio del siguiente año.

    El ciclo contable es el proceso regular y continuado que tiene lugar en la contabilidad de todas las empresas, en cada ejercicio anual, para calcular el resultado periódico.

    Tiene tres fases: apertura, desarrollo y cierre.

    • La fase de apertura se da cuando se inicia la actividad y el 1 de enero de cada año. Es lo que se llama, el asiento de apertura.

    • La fase de desarrollo es la fase de registro de todos los hechos contables, se concreta en la elaboración del libro diario y el libro mayor. Es frecuente también realizar en esta fase, balances de comprobación de sumas y saldos. Éstos, a diferencia del balance de situación, pueden realizarse en cualquier fecha y recogen todo tipo de cuentas (Activo y Pasivo, Ingresos y Gastos).

    • La fase de cierre se subdivide además en otras tres que se realizan en la fecha de cierre o determinación del ejercicio económico.

  • Regularización contable: consiste en ajustar el saldo de determinadas cuentas que después de las operaciones del ejercicio no muestran su adecuada situación final. Operaciones de regularización:

        • Regularización de cuentas no administrativas (existencias)

        • Reclasificación de cuentas (deudas a c/p)

        • Periodificación de ingresos y gastos (arrendamientos)

        • Correcciones valorativas (amortizaciones, revalorizaciones)

        • Cálculo del resultado del ejercicio: el resultado se obtiene de la comparación de ingresos y gastos lo que en el diario se traduce en trasladar los saldos de las cuentas de ingresos y gastos a una cuenta nueva llamada cuenta de resultados o resultado del ejercicio. Tras calcular el resultado, las cuentas de ingresos y gastos están saldadas.

        • Cierre de la contabilidad: saldar o cerrar todas las cuentas pendientes de cierre: las de activo, pasivo y patrimonio neto. Con esto se termina la elaboración y presentación de los estados financieros.

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          Información presentada a trabes de los estados financieros

          Elaboración a través del método contable

          Datos significativos

          ACTIVO - PASIVO EXIGIBLE = PATRIMONIO NETO

          Ámbito interno de la empresa

          Mundo exterior

          Tres normas contables:

          - Españolas

          - Europeas

          - Internacionales

          B

          A

          60 euros