La comunicación oral

Principios básicos. Lenguaje no verbal. Modelo. Clases

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UNIDAD 5

LA COMUNICACIÓN ORAL

La comunicación oral debe constar de una emisión de información o mensaje por medio de un comunicador/a y una reacción/respuesta al mensaje o información recibida por parte del comunicado.

EMISOR

EMISIÓN

DE

INFORMACIÓN /

MENSAJE

RECEPTOR

Se produce

una reacción

al mensaje

recibido

Se responde

a la

información

recibida

5.1 PRINCIPIOS BÁSICOS EN LAS COMUNICACIONES ORALES

Debemos tener en cuenta una serie de principios:

  • Definición: Debemos indicar brevemente el motivo de nuestra exposición antes de comenzarla.

  • Estructura: Tenemos que procurar que el mensaje que tratamos de emitir esté bien ordenado por etapas y de una forma coherente.

  • Énfasis: Trataremos de ensalzar aquellas palabras o frases que refuerzan nuestra exposición, realizar pequeñas pausas, etc.

  • Repetición: Repetir todas aquellas palabras y frases que nos ayuden a captar la atención de nuestro interlocutor.

  • Sencillez: Exponer nuestras ideas de la forma más clara y sencilla.

Características:

  • Claridad: Evitar palabras rimbombantes, expresiones técnicas, etc., y emplear párrafos y frases cortas.

  • Brevedad: Es importante centrarse en el tema.

  • Cortesía: Hay que saludar y presentarse antes de comenzar a hablar, mantener una actitud positiva durante la exposición, etc.

  • Cercanía: Se debe utilizar expresiones en primera persona y evitar el tratamiento impersonal del receptor.

5.2 ELEMENTOS DEL LENGUAJE NO VERBAL

Podemos destacar los siguientes elementos del lenguaje no verbal:

  • La apariencia personal: Forma de vestirnos, peinarnos, etc. introducen matices en la comunicación oral y hacen de nuestro aspecto sea en ocasiones motivo de rechazo o bienvenida.

  • La mirada: Nuestra manera de mirar desempeña un papel muy importante en la comunicación oral.

  • La expresión facial: con la expresión de nuestro rostro podemos transmitir nuestro estado de ánimo.

  • Los gestos: El movimiento de nuestras manos mientras hablamos sirve en ocasiones para resaltar o destacar aquellas palabras que consideramos importantes.

  • La postura: el modo de sentarnos, la postura que adoptemos a la forma de andar pueden reflejar actitudes hacia nosotros mismos los demás.

  • La proximidad y el contacto físico: el contacto físico es sinónimo de afabilidad simpatía, etc.

5.3 MODELO DE EXPRESIÓN ORAL

Dos aspectos:

  • Conocimientos: son las informaciones que tenemos memorizadas, que para ser expresadas exigen el dominio de la lengua.

  • Habilidades: son los comportamientos que mantenemos en las comunicaciones orales.

5.4 ESCUCHAR ACTIVAMENTE

Tener una disposición psicológica: pensar que cuanta más información tengamos mejor podremos actuar.

Observar nuestro interlocutor: comprender sus expresiones, identificar el momento en que desea que hablemos, etc.

Evitar realizar otras cosas mientras escuchamos: no juzgues antes de tiempo, no responder antes de que te pregunten o haya terminado de hablar el interlocutor, etc.

Usar el cuerpo y los gestos: tomar una postura activa, observar en todo momento a nuestro interlocutor, etc.

5.5 CLASES DE COMUNICACIÓN ORAL

Las comunicaciones orales se pueden clasificar de siguiente modo atendiendo al número de participantes:

Singulares: un receptor o más no tienen posibilidad inmediata de responder y ejercer el papel de emisor.

Duales: dos interlocutores pueden adoptar alternativamente los papeles de emisor y receptor.

Plurales: tres interlocutores o más pueden adoptar alternativamente los papeles de emisor y receptor.

5.5.1 EL DIÁLOGO:

En sus distintas variantes, es la comunicación oral básica entre dos o más personas.

Para que se produzca un diálogo se requieren estas cinco condiciones:

  • La presencia de dos o más interlocutores.

  • Una alternancia en las réplicas.

  • Un intercambio de información.

  • Una forma lingüística específica o idioma común para ambos interlocutores.

  • Cohesión y coherencia en las exposiciones .

Para el diálogo resulte eficaz, ambos interlocutores deben tratar de mantener estas actitudes:

  • Confianza

  • Respeto

  • Distensión

  • Interés

5.5.2 EL DISCURSO:

El discurso o expresión consiste en la prestación ordenada de un interlocutor de sus ideas, pensamientos o conocimientos sobre un determinado tema para poder tratar de informar o convencer.

Primero de todo debemos elaborar un guión antes de la exposición para tener las ideas centrales claras. Para ello debemos seguir los siguientes pasos:

  • Establecer, con exactitud y precisión la idea central del mensaje

  • Utilizar un lenguaje ameno, conciso y sencillo

  • Reforzar la idea central con pocos puntos esenciales

  • Prestar especial atención a las citas, anécdotas, estadística, etc.

En la expresión debemos evitar los siguientes comportamientos:

  • Descalificar al contrario

  • Ser automático

  • Divagar

  • Generalizar de forma indiscriminada

  • Realizar multitud de preguntas que sean difíciles de contestar por parte de los interlocutores

  • Utilizar planteamientos falsos

5.5.3 EL DEBATE:

Podemos definir el debate como un intercambio de opiniones entre varias personas sobre un tema regulado por un moderador.

Para defender nuestro punto de vista en un debate debemos prepararnos de la siguiente manera:

  • Tener claro cuales son nuestros objetivos.

  • Tener pensados los argumentos en los que se basa nuestra postura.

  • Recopilar datos, estadísticas, pruebas… que reafirmen nuestras intervenciones.

  • Tener claras las ventajas y los inconvenientes que encierran nuestras posturas.

  • Pero sobre todo oír los demás por si es necesario rectificar o modificar total o parcialmente nuestra tesis.

5.5.4 LA ENTREVISTA:

Comunicación oral mediante la cual el entrevistador pregunta al entrevistado con el fin de recabar su opinión sobre un tema de interés general o de obtener información personal o privada.

El entrevistador debe realizar una preparación previa de la entrevista que consiste en:

  • Buscar datos acerca de la persona entrevistada, por ejemplo en una oferta de empleo debe haber leído con anterioridad currículum vitae

  • seleccionar aquellos aspectos más relevantes, como pueden ser sus aspiracione

  • formular preguntas claras abiertas y originales

  • ordenar preguntas en función de su importancia

Elaboración de una entrevista para selección de personal

Son varias las frases necesarias para la realización de una entrevista de selección personal:

Preparación: debes disponer de un bloc de notas y el currículum del entrevistado formación inicial, idiomas…

Recepción del candidato: es fundamentalmente no hacerle esperar y mantener cierto protocolo verbal

(Usted, utilizar en ocasiones el nombre, mirar siempre a los ojos y así inspirar confianza)

Presentación del entrevistador: puntualizando cuál es el cargo.

5.6 La Comunicación oral dentro del ámbito de la empresa.

Las comunicaciones orales dentro de la empresa las podemos clasificar atendiendo a varios factores

  • El tiempo transcurrido.

  • Directas: el emisor y el receptor intervienen alternativamente en la comunicación.

  • Diferidas: transcurre un tiempo desde que el emisor envía el mensaje y el receptor lo recibe por medio de un contestador automático, buzones de voz, etc.

  • El ámbito en el que se desarrollan.

  • Internas: se producen entre dos o más personas dentro de un mismo ámbito, jefes de departamento, una reunión de un mismo departamento.

  • Externas: se realizan entre dos personas que no pertenecen a un mismo ámbito.

  • El número de personas que intervienen.

  • Individuales : cuando el emisor y el receptor son solamente una persona.

  • Colectivas: cuando interviene un grupo de personas.

  • Su dirección.

  • Ascendentes: cuando se dirige un inferior a un superior.

  • Descendentes: es el caso de un superior que se dirige a un inferior.

  • Horizontales: sucede cuando los interlocutores pertenecen a una misma categoría laboral.

5.7 El Protocolo de la empresa.

Podemos definir el protocolo como un conjunto de normas o reglas establecidas por decreto o costumbre que preside los actos oficiales y solemnes.

Las reglas de protocolo deben ser empleadas en aquellos actos oficiales a los que se les quiere dar un carácter de dignidad y fastuosidad, en especial si deseamos reconocer los méritos de alguna persona.

Con el/la invitado/a.

Con su acompañante o cónyuge.

Elaborar el programa de visita, con suficiente antelación

Organizarle un programa diferente al de su esposo/a.

Recibirlo en el aeropuerto o estación. Si viene acompañado de su cónyuge o secretario/a nuestro/a acompañante será al equivalente al suyo.

El cónyuge del anfitrión debe acompañarle en aquellas actividades paralelas al programa oficial.

Un empleado de la compañía debe encargarse del equipaje de nuestro invitado/a.

Si viniese solo/a, le enviaríamos una botella de vino, una cesta de frutas, etc.

Cuidar en especial nuestra imagen, ademanes, etc.

Al finalizar su estancia en nuestra ciudad le obsequiaremos con un regalo.

Acompañarlo hasta el hotel y dejarle el mayor tiempo posible para descansar, hasta la hora de la primera reunión de trabajo.

Entregarle un programa definitivo, en el que se indicarán las personas y los cargos con los que se van a reunir a lo largo de su estancia en nuestra ciudad.

Asesorarle en todas aquellas actividades que realice en su tiempo libre, como visitas a museos, ciudades, ropa que debe utilizar para las ocasiones, etcétera.

No agobiarle. Debemos dejarle tiempo libre para que pueda realizar todo aquello que desee.

Secretario/a.

Poner a su disposición un coche con coger.

Si viniese acompañado por su secretario/a será nuestra secretario/a quien le acompañará en todas aquellas actividades paralelas.

Cuando finalice su estancia, debemos acompañarle hasta la estación o el aeropuerto.

5.7.1 Obligaciones con los ejecutivos de otras empresas.

Cuando nuestra empresa invite a un trabajador de otra empresa y éste nos visite durante un mínimo de dos días, debemos seguir las normas que aparecen en la Figura 5.6.

5.7.2 Presentaciones.

Podemos distinguir ciertas reglas básicas a la hora de hacer las presentaciones:

  • En primer lugar, debemos resaltar la importancia que tiene recordar el nombre de la persona que nos ha sido presentada.

  • Al principio se presenta del inferior al superior.

  • Al estrechar la mano debemos hacerlo de una forma firme y breve.

  • En el momento de la presentación es conveniente tener un tema de conversación común para ambos interlocutores.

  • Si mientras estamos hablando con otra persona dejamos de hacerlo para saludar a alguien, no es necesario hacer las presentaciones.

  • Cuando estamos conversando con una persona y se nos acerca alguien para saludarnos, es preciso presentar a ese tercero.

5.7.3 Tratamientos.

Tuteo

Se debe utilizar con aquellas personas que nos han dado muestras de confianza y amistad.

Usted

Es conveniente con aquellas personas que nos presentan o con las que tratamos por primera vez, por diferencia de edad, posición social, cargo dentro de la empresa, etc.

Don

Es la forma de expresión personal del usted.

Debe ir acompañado del nombre de pila.

Se utiliza con personas de rango superior, personas mayores, etc.

Señor

Se utiliza con personas de igual o inferior rango.

Debe ir seguido del apellido-

El tratamiento de Doña no debemos utilizarlo cuando nos dirigimos a una mujer. Es conveniente usar usted y señora o el nombre de pila si tenemos el suficiente grado de amistad o confianza.