Inventarios

Contabilidad. Control. Sistemas. Metodo ABC. Nivel de inversión. Cantidad económica de pedidos. Modelos. Costes. Compra. Políticas

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INTRODUCCIÓN

Los inventarios constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su posterior venta, tales como materias primas, producción en proceso, artículos terminados y otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o las refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de operaciones. (Boletín C-4 Principios de Contabilidad del IMCP)

Cada una de estas categorías, por su naturaleza, presentan problemas peculiares para su correcta administración, así como también hay problemas para su adquisición, consumo o procesamiento, para su custodia y para su realización.

A continuación damos a conocer el contenido de la unidad 6 del plan de estudios de la materia de Finanzas I, denominado "Administración Financiera de Inventarios", en el cual damos a conocer algunas resoluciones posibles para los problemas que se presentan en el manejo de inventarios.

Esperamos que sea de gran utilidad ya que los inventarios tiene como finalidad ser el motor de la venta en la empresa, lo que producirá la utilidad a través de un precio superior al costo de adquisición y/o fabricación. Esta utilidad permitirá a la empresa su existencia a través del tiempo.

OBJETIVO

6.1. IMPORTANCIA

La administración de los inventarios es de vital importancia, por el monto de la invasión que generalmente se requiere, así como por la complejidad y grado de dificultad que implica una administración financiera efectiva, la que tendrá como finalidad mantener y/o aumentar la productividad de la empresa, ya que si no hay inventarios no hay ventas y pedida de mercado, y si no hay ventas no hay utilidad que en cierto plazo llevaría a cierre del negocio.

Para lograr una administración efectiva es necesario establecer políticas; que deben ser formuladas conjuntamente por las áreas de ventas, producción y finanzas. Estas políticas consisten principalmente en la fijación de parámetros para el control de la inversión, mediante el establecimiento de niveles máximos de inventarios que produzcan tasa de rotación aceptables y constantes. Los niveles máximos se establecen en días de producción para las materias primas y productos en proceso y en días de entar para los productos terminados, fijándose los días que se juzguen apropiados de acuerdo con las circunstancias. Debe tenerse cuidado pues esta política no es susceptible de establecerse con parámetros fijos o rígidos cuando hay variaciones estacionales drásticas y marcadas.

Cuando existe una tasa de inflación alta de mas de un digito y la tasa de inflación rebasa en forma considerable el costo del dinero en el mercado local, aparece normalmente la escasez de materias primas como repercusión natural de la inflación y por provocación artificial a través del ocultamiento con fines especulativos. Ambas hacen que se dispare la tasa de inflación por lo que la administración de los inventarios no debe hacerse a través de las compras especulativas, así como el que la inversión en inventarios se salga de los parámetros razonables.

La sobre inversión en inventarios es una protección es una protección desde el punto de vista económico. Constituye una medida de protección para la empresa en minimizar el efecto nocivo acelerada, pero tiene un costo de oportunidad considerable que debe ser cuantificado.

En base a lo anterior, la administración de la empresa deberá vigilar muy de cerca cual de las alternativas habrá de seguirse, pudiéndose decir como regla general que si la tasa de inflación supera al costo del capital, deberá optarse por elevar la inversión en inventarios, hasta donde y cuando la liquidez de la empresa lo permita.

El administrador debe evitar la erosión del margen de utilidad bruta para conservar la productividad de la empresa.

Una alternativa que en ocasiones produce resultados muy efectivos par disminuir la inversión en inventarios, es la reducción del numero de materias primas, empaque, etc. que se emplean en la producción estudiándose en conjunto con los departamentos técnicos, comercialización o ventas y fabricación. Los resultados que se obtienen en ocasiones son sorprendentes, debido a que generalmente existe una falta de estandarización y políticas de adquisición congruentes para la optimización de la inversión en los inventarios.

Una parte importante en la administración financiera de los inventarios lo constituye el contacto formal y continuo del departamento de compras y la dirección, con los proveedores de las principales materias primas que se consumen en la producción de la empresa, tratando de optimizar plazos, embarques, modo de envió, medio de transporte, etc., pues lo anterior redundara en buenos frutos y será un medio importante para mantener la inversión en inventarios dentro de los parámetros aprobados y los niveles deseados.

6.2 COSTOS DE INVENTARIOS

El cálculo para determinar el costo del mantenimiento del inventario debe considerar las ventas anuales, la distribución que éstas tienen durante el año, la cantidad técnica de producción y lo perecedero del producto.

Si las ventas anuales fueran de 1200 unidades y éstas fueron adquiridas o producidas en un lote, los costos del mantenimiento del inventario serían altos ya que las existencias se iniciarían en 1200 unidades y promediarían 600 unidades durante el año. Se tendría una inversión promedio con un producto y un mantenimiento del inventario de 600 unidades.

El costo del mantenimiento del inventario incluye principalmente el almacenamiento, el seguro, el deterioro del producto y el costo de oportunidad del dinero.

Por lo contrario, si fueran producidas en lotes de 100 unidades mensuales se reducirían en forma significativa los costos de mantenimiento del inventario, ya que habría como máximo un promedio de 150 unidades de inventario.

Los costos de mantenimiento del inventario se pueden expresar como una tasa anual del valor del dinero del inventario. Por ejemplo, los costos de mantenimiento del inventario podrían representar el 35 % del valor del inventario analizado como sigue:

Almacenaje !0%

Seguros 2%

Deterioro y

obsolescencia 3%

Costo de oportunidad

del dinero 20%

35%

El costo de manejo del mantenimiento del inventario es del 35% sobre la inversión promedio de los inventarios.

La fórmula para calcular el costo de mantenimiento del inventario (CMI) sería:

CMI= unidades promedio de inventario X costo X%

de costo de mantenimiento del inventario.

Supongamos en este ejemplo que la empresa compra y vende mercancías y el costo de la mercancía es de $16.

El cálculo del primer ejemplo sería:

CMI = 600 X 16 X 0.35 = 3 360

El cálculo del segundo ejemplo sería:

CMI = 150 X 16 X 0.35 = 840

Como puede observarse, el costo del mantenimiento del inventario en primer ejemplo de 1200 unidades adquiridas en un lote sería de $3 360 y en el segundo ejemplo con la adquisición 12 lotes de 100 unidades serían de $840 mejorándose de esta manera la productividad o rendimiento de la entidad en $2 520 que representa un ahorro del 75%.

No tendrían sentido el adquirir un lote de 1 200 unidades si no se obtiene un descuento importante, por lo que en este tercer ejemplo supongamos se obtiene un descuento del 20 % sobre el precio de $16, es decir, un precio neto de $ 12.8

El cálculo sería como sigue:

CMI = 600 X 12.80 X 0.35 = 2 688

El costo de mantenimiento es de $2 688 que representa un gasto adicional de $ 1 488 ( 2688 - 840) que la opción de 12 lotes anuales de 100 unidades.

También hay que tomar en consideración que la adquisición de lotes grandes afecta el flujo del efectivo generado internamente.

Para el cálculo de artículos producidos deben considerarse únicamente los costos variables del producto. Los costos fijos se generan a través del tiempo y los volúmenes de los lotes no los afecta significativamente.

Los costos de mantenimiento del inventario aumentan al aumentar la cantidad que se recibe en cada pedido por que en cada compra se tiene más inventario disponible que se debe almacenar, asegurar y financiar.

Es importante determinar el costo de mantenimiento por unidad, el cual se puede calcular multiplicando el porciento determinado como costo de mantenimiento del inventario 35% por el costo del producto. Si el costo del producto es de $16 el costo de mantenimiento es de $5.60.

El costo unitario de mantenimiento $5.60 es uno de los datos necesarios para el cálculo del lote óptimo de compra.

COSTO POR COMPRA

Los gastos de la gestión de compras representan generalmente gastos fijos del departamento de compras y tal vez del control de calidad de materias primas y materiales.

Los gastos se generan para poder formular los pedidos con especificaciones, selección del proveedor, negociaciones en los precios, fechas de entrega, gastos secretariales, papelería, inspección de calidad, etcétera.

Los gastos anuales que se generan en la gestión de compras se dividen entre el número de pedidos emitidos y se obtiene el costo por pedido.

Por ejemplo, si el importe total anual de la gestión de compras es de $360 000 y se han formulado 1 500 pedidos, el costo promedio es de $240. En la gráfica siguiente se pueden observar 6 niveles de costos a diferentes volúmenes de pedidos:

Cantidad de pedidos anuales Costo promedia

250 1440

500 720

750 480

1000 360

1250 288

1500 240

El costo promedio de orden de compras disminuye a medida que aumenta el número de pedidos anuales.

6.3 MODELO DE LA CANTIDAD ECONOMICA DE PEDIDOS

LOTE OPTIMO DE COMPRA

Existe un modelo de inventarios bastante conocido que determina la cantidad optima de compra. Este modelo es probablemente él mas usado aun en negocios grandes y se conoce como EOQ (ecionomic order quantity) que a aquí lo denominamos LOC lote optimo de compra.

Los costos totales del nivel de inventarios se ven afectados por los costos fijos relacionados con los pedidos de compras y los costos variables del mantenimiento del inventario.

Lote optimo de compra es igual a la raíz cuadrada de dos veces la demanda anual por el costo de pedido entre costo de mantenimiento.

Formula : LOC = (2demanda actual * costo por pedido / costo de mantenimiento)1/2

Para conocer él numero de pedidos a realizar se divide la demanda entre él numero de lote optimo de compra.

EL PUNTO DE REORDEN

El punto de reorden es una practica bastante extendida en las empresas industriales y básicamente consiste en la existencia de una señal al departamento encargado de colocar pedidos, indicando que la existencia de determinado material ha llegado a cierto nivel y que debe hacerse un nuevo pedido. El punto debe ser aquel que le permita seguir `produciendo mientras llega el otro pedido.

Existen diversas técnicas para señalar el punto de reorden desde papeles en los estantes o anaqueles a los sistemas informativos que solicitan los pedidos automáticamente cuando se llega el nivel mínimo de inventarios.

Estos puntos de reordene deben ser aprobados y estudiados por los departamentos de compras y producción para su establecimiento y serán responsabilidad del departamento de producción junto con el almacén para su control y vigilancia. Debe haber instrucciones claras y precisa de lo que debe hacerse con las requisiciones colocadas.

Requisición viajera: en las empresas que han fijado puntos de reorden existen la requisición viajera como complemento de este y su objetivo es el ahorrar trabajo administrativo, pues de antemano han fijado punto de control y aprobaciones para que por este medio se fije nuevos pedidos de compras.

Para establecer la requisición viajera es necesario estudiar:

  • Consumo diario, el tiempo de envió de pedidos, tiempo de surtido de proveedor

  • Tiempo de transportación y entrega, tiempo de recepción y revisión de calidad y el tiempo de almacenaje.

existen dos sistemas que usan la requisición viajera:

  • Ordenes o pedidos fijos: bajo cualquier sistema de ordenes o pedidos se ordenara siempre la misma cantidad.el tiempo de poner la orden puede variar de acuerdo alas fluctuaciones en el uso de material. El objetivo es poner la orden cuando la cantidad en existencia es suficiente para cubrir la demanda máxima.

  • Resurtidos periódicos.-se utiliza cundo se tiene un control perpetuo de inventarios.

LOC Y EL NIVEL DE INVERSION DE INVENTARIOS

Para determinar el punto de reorden es necesario tomar en cuenta el consumo diario, tiempo de envió, surtido de pedido, tiempo de transportación y entrega, recepción, revisión de calidad y almacenaje.

  • Consumo diario.-es el promedio de dividir la demanda entre los días de cobertura de pedido.

  • Tiempo de envió de pedido.- es el tiempo que tarda el departamento de compras en hacer: cotizacion, negociar, y formular orden de compra.

  • Tiempo de surtido proveedor.- es el tiempo en el proveedor recibe el pedido y ordena el surtido, facturación y embarque y el retardo que tenga en entregas anteriores.

  • Tiempo de transportación y entrega.- tiempo que tarda en llegar la mercancía desde que sale de la bodega del proveedor a las instalaciones de la empresa.

  • Tiempo de recepción y revisión de la calidad.- es el tiempo de recepción del pedido, su revisión en cuanto a calidad y cantidad.

  • Tiempo de almacenaje.- es el tiempo de acomodo de la mercancía.

DETERNMINACION DE RESERVAS DE SEGURIDAD DE INVENTARIOS

Las empresas suelen tener esta clase de inventarios con el fin de hacer frente a los cambios impredecibles a las demandas de los consumidores. Los inventarios de reserva a veces son mantenidos en forma de artículos semiterminados para balancear los requerimientos de producción de los diferentes procesos o departamentos, para tener flexibilidad en la terminación y surtido de pedidos.

La existencia de reservas es le precio que paga los negocios por la filosofía de servicios al cliente que produce con el tiempo una posición en el mercado.

METODO ABC DE INVENTARIO

El método ABC consiste en efectuar un análisis de los inventarios estableciendo capas de inversión o categoría con el objeto de lograr un mayor control y atención sobre los inventarios , que por su numero y monto merece un mayor control y vigilancia y atención permanente .

El análisis de los inventarios es necesario establecer tres grupos.

Los grupos deben establecer de acuerdo a el numero de partidas y su valor. Generalmente el 80% del valor del inventario esta representado por el 20% de artículos y el 80% de sus artículos representa el 20% de su inversión.

Los artículos A incluyen los inventarios que representan el 80% de la inversión y el 20 % de los artículos .

Con la misma idea debe integrarse los grupos B y C.

Los articulo B , con un valor medio ,abarcan un numero menor de inventarios que los artículos de este grupo y por ultimo los artículos de grupo C , que tienen un valor reducido y serán un gran numero de inventarios..

Este sistema permite administrar la inversión en tres categorías o grupos para poner atención en el manejo de los artículos A , que significan el 805 de la inversión en inventarios ,para que a través de su estricto control y vigilancia, se mantenga o en algunos casos se llegue a reducir la inversión en inventarios, mediante una administración personalizada.

Los inventarios de categorías A deben ser administrados y atendidos permanentemente, asignando su vigilancia y control a personas responsables que tengan conocimiento de administración de inventarios y de operación de la empresa. Los ahorros que se experimentan son espectaculares..

6.4 SISTEMAS DE CONTROL DE INVENTARIO

El control debe ser amplio y diversificado en un control contable, control físico y del nivel de la inversión en los inventarios, siendo este último el que tendrá que ver con el aspecto financiero de los inventarios que se reflejará en uno de los conceptos más importantes que forman parte del capital de trabajo.

CONTROL CONTABLE. Hay una diversidad de medios y sistemas den control contable de inventarios para contar con un inventario perpetuo, que van desde un simple kardex hasta lo más sofisticado en sistemas computarizados, los que incluyen ya inventarios perpetuos de tiendas departamentales y de autoservicio a través de lectores ópticos, etc., y que hace algunos años se veían como un sueño . Puede decirse que dependiendo del tamaño de las empresas y la complejidad de los inventarios y el proceso productivo, será el control contable que adopte la empresa para tener el control deseado. Como condición propia del control contable será que deberá satisfacer plenamente las necesidades de información que fije la dirección de la empresa, para la administración eficiente de los inventarios.

CONTROL FISICO. Debe cumplir con ciertos requisitos de seguridad y manejo eficiente de los productos. Debe brindar facilidad de localización y almacenamiento apropiado en lugares destinados especialmente para la guarda y custodia de todos los materiales y artículos que constituyan parte del los inventarios de la empresa.

CONTROL DEL NIVEL DE INVERSION. Este será el resultado de las diferentes políticas fijadas por las áreas de ventas, producción y finanzas para la administración financiera de los inventarios, y consistirán en la fijación de parámetros para sui control, los que deben ser cuidadosamente estudiados pues se reflejarán en dinero invertido en inventarios, que tendrá mucho que ver con la productividad de la empresa al rotar rápidamente sus inventarios durante el año. La fijación de las políticas de nivel de inventarios son complejas y deben de satisfacer a las partes involucradas, pues el hecho es que cada individuo que interviene en la fijación o determinación de los parámetros tiene un punto de lista diferente al de los demás, tomando en cuenta la operación de su área.

En la administración financiera de la empresa, el administrador deberá implementar todas aquellas medidas de control operativo que salvaguarden los activos y el patrimonio de los socios o accionistas, manteniendo así su funcionalidad e integridad.

La dirección de la empresa debe asegurarse del control de los inventarios que existen dentro de la empresa y para ello debe poder contestar una serie de preguntas, encaminadas a proporcionar información suficiente sobre si los inventarios están siendo administrados en forma eficiente. A continuación una lista de puntos relativos al manejo de los inventarios que dan respuesta de si éstos están siendo administrados satisfactoriamente.

1. ¿Existe el sistema de inventarios perpetuos sobre todas las paridas mayores de inventarios?

2. ¿Se manejan inventarios perpetuos computarizados?¿En unidades, costos unitarios e importe?

3. ¿Los valores según auxiliares son balanceados con las cuentas de control en intervalos razonables?

4. ¿Los productos de la empresa se clasifican y registran en forma sistemática y consistente?

5. ¿Para la autorización del nivel de la inversión en inventarios se dispone de la información requerida y el análisis para determinar capas de inventarios?

6. ¿Si no se usa el sistema de inventarios perpetuo, ejerce control el gerente o algún funcionario interesado por medio de comparaciones periódicas de los porcentajes de utilidad bruta?

7. ¿Todas las materias primas, mercancías o productos terminados en existencias están controlados en la contabilidad y están correctamente clasificados?

8. ¿Los inventarios se encuentran almacenados en forma sistemática y ordenados para facilitar su manejo, localización y control?

9. ¿Las partidas mayores de los inventarios son físicamente contadas cuando menos una vez al año?

10. ¿Durante el año se hacen recuentos rotativos o selectivos?

11. Los recuentos físicos están sujetos a :

a) ¿Una supervisión adecuada?

b) ¿Un doble recuento por alguien que no trabaje en el almacén?

c) ¿Tarjetas de inventarios numeradas o algún otro sistema en el cual la posibilidad de errores por artículos no contados o duplicados sea mínima?

d) ¿Verificación especial cuando sea necesario?

12 ¿Al hacer los recuentos físicos, la compañía considera los artículos que deben ser dados de baja?

13. ¿Se ajustan los libros por las diferencias determinadas al hacer los recuentos?

14. ¿Se hace una investigación de las diferencias importantes entre la existencia física y la contable?

15 ¿Esos ajustes son aprobados por algún funcionario autorizado que no pertenezca al personal del almacén?

16. ¿Los detalles de los recuentos físicos son guardados por alguien que no tenga bajo su cuidado dichos artículos?

17. Los movimientos en la cuenta de almacén tiene solamente por origen lo siguiente:

Entradas:

* ¿Reportes o formas prenumeradas de entradas de almacén por compras?

* ¿Devoluciones de clientes documentadas en formas perfoliadas y autorizadas?

* ¿Reportes numerados consecutivamente de producción terminada?

Salidas:

* ¿Requisiciones numeradas de materiales para producción o transferencias a otras bodegas o localizaciones?

* ¿Devoluciones a proveedores en formas perfoliadas?

*¿Facturas, remisiones u órdenes de embarque a clientes prenumeradas?

**¿Ajustes sobre recuentos físico debidamente aprobados por algún funcionario autorizado?

18. ¿Los movimientos de los almacenes son verificados por el almacenista y están debidamente autorizados?

19¿Los movimientos de los almacenes se controlan con formas prenumeradas y se registran oportunamente?

20. ¿Las personas que autorizan los movimientos del almacén son las idóneas y no se pueden autorizar a sí mismas?

21. ¿Los traspasos internos con otras plantas, bodegas o sucursales se hacen sistemáticamente tanto la salida como la entrada de productos y en formas prenumeradas que permitan seguir fecha y secuencia?

22. ¿Las entradas y salidas de mercancías y productos producen información fehaciente para su registro y control apropiado a través de formas o informes prenumerados y fechados?

23. ¿Las funciones de compras están debidamente separadas en cuanto a autorización y registro?

24. ¿El registro de las mercancías recibidas ocasiona oportunamente la creación del pasivo correspondiente a la recepción?

25. ¿El registro de las mercancías o productos vendidos se efectúa en el periodo correspondiente, ejerciendo control con un corte apropiado de las formas prenumeradas?¿Se registra paralelamente su costo de ventas?

26. ¿Las responsabilidades en el manejo de varias clases de artículos se han deslindado asignando determinadas clases a cada almacenista?

27. ¿La administración de los principales artículos, productos o mercancías que forman la mayor parte del valor del inventario están asignados a personal calificado?

28. ¿Los artículos están convenientemente protegidos contra pérdidas conservándolos en edificios, cuartos o bodegas en las cuales sólo se permite la entrada a personal autorizado?

29. ¿Los artículos están debidamente protegidos contra el deterioro físico?

30.¿Los empleados del almacén están obligados a rendir informes sobre los artículos obsoletos, que tengan poco movimiento, o cuya existencia sea excesiva?

31. ¿Existe algún método o sistema para detectar y controlar artículos o materiales obsoletos?

32. ¿Se tiene el control adecuado sobre:

a)Artículos dados a consignación, material que entrará en proceso, que deba almacenarse, etc.?

b) Artículos recibidos en consignación,. en préstamo, etc.?

33. ¿Para disponer del material obsoleto sin uso o deteriorado, se requiere la aprobación de algún funcionario autorizado?

34. ¿Se tiene un sistema de costos controlado debidamente por el sistema general de contabilidad?

35. ¿El sistema de costos arroja variaciones debidamente por el sistema general de contabilidad?

36. ¿El sistema de costos aparece libre de serios defectos de principio o de aplicación?

37. ¿Es razonable la forma de asignar los gastos de fabricación a los productos que fabrica la empresa?

38. ¿Existe el sistema de comprar basado en el "lote económico" para los principales materiales o artículos de los inventarios?

39. ¿Para la adquisición de inventarios se piden cotizaciones a varios proveedores y basado en ellas se selecciona al proveedor?

40. ¿En la elaboración de los pedidos queda evidencia de la selección del proveedor basados en cotizaciones y condiciones de venta?

41. ¿Existen máximos y mínimos fijados en los artículos que maneja la compañía para tomarlos en cuenta en los pedidos?

42. ¿Se aprovechan los descuentos por pronto pago o por volumen?

43. ¿Se tiene un control apropiado para los desperdicios en cuanto a: su contabilización?, su control físico?, su venta?

44Existe un apolítica aprobada para asegurar los inventarios en cuanto a: ¿su cobertura?, ¿su valor?, ¿su atención inmediata cuando ocurren cambios importantes en sus condiciones?, ¿al asesoramiento por profesionales?

45. ¿Se tiene afianzado al personal responsable de los almacenes por su manejo y custodia?

El asegurarse de que las respuestas sean positivas dará a la administración una seguridad para obtener buenos resultados de control y que existan condiciones operativas satisfactorias en general. Lo anterior conlleva a establecer medidas de control en la operación de la empresa para salvaguardar su activo, la verificación y exactitud de los datos y operaciones realizadas, así como el desarrollo y fomento de la eficiencia y reglas que deben seguir en el manejo del negocio.

El sistema debe considerar como aspecto fundamental los objetivos de la empresa en cuanto al servicio eficiente a su clientela presente y futura, para mejorar su posición en el mercado en que participa y debe incluir:

*Procedimiento de fondo que deban seguirse en relación con los deberes y obligaciones de cada uno de los departamentos que integran la organización, las cualidades y conocimientos que deberán reunir el personal de acuerdo con sus atribuciones.

*Un plan de organización que muestre una separación apropiada de funciones y responsabilidades.

*Un sistema de autorización y procedimiento de registro adecuados que provea un control contable exacto sobre el activo, pasivo, ingresos y gastos.

POLITICAS DE INVENTARIOS

Las políticas de inventarios deben tener como objetivo elevar al máximo el rendimiento sobre la inversión, satisfaciendo las necesidades del mercado.

La adquisición de inventarios conlleva un costo de mantenimiento del inventario, un costo por compra y otros costos que serán tratados en las secciones siguientes.

Las políticas de inventarios deben ser fijadas para cada uno de los diferentes conceptos, como: materias primas y materiales auxiliares de fabricación, producción en proceso, artículos terminados, artículos de compra-venta, etc., por que cada una de estas inversiones de activo presentan condiciones peculiares para su administración, específicas para su compra, consumo, procesamiento, para su custodia, para su venta, etcétera.

La administración de los inventarios tiene que fijas las políticas, siendo las principales:

  • Reducir al máximo la inversión de inventarios en días de inversión sin afectar la demanda del mercado (ventas) y al proceso productivo. Para el anterior es necesario fijar los niveles de inversión para cada concepto de inventarios y tipo de producto, material, etc., con la flexibilidad de cambio que requiera la demanda del mercado. La empresa financia la inversión de los inventarios y el dinero tiene un costo de oportunidad. Por ejemplo, si la inversión promedio en inventarios es al año de $100 000 y el costo de oportunidad del dinero es de 20% anual, el costo de financiamiento serìa de $20 000 al año además de los costos inherentes de almacenamiento.

Por lo tanto la empresa debe tratar de reducir la inversión de los inventarios para maximizar los rendimientos.

  • Obtener el máximo financiamiento (sin costo) a través de proveedores, para la adquisición de inventarios. El financiamiento no sólo incluye el monto del crédito sino también el plazo de pago. Sería ideal que las ventas y consumos de los inventarios coincidieran con el pago a proveedores, por que de esta manera no se asignarían recursos del capital de la empresa para inventarios.

En algunas ocasiones se pueden establecer contratos de consignación, lo que representa de otra forma lo señalado anteriormente.

Cuando el crédito de proveedores es mayor que el tiempo en que los inventarios se venden, se produce una utilidad financiera que no se refleja como tal en la información financiera. La utilidad se genera por que se tienen recursos a través del financiamiento de proveedores sin costo de oportunidad.

  • Fijar el nivel aceptable de surtido de productos en los pedidos de los clientes. Para afrontar la demanda sin problemas de existencias, se requiere elevar el nivel de inventarios satisfaciendo la demanda y sirviendo ciento por ciento al mercado, pero resulta extremadamente costoso tener inventarios estáticos paralizando un capital que tiene un costo de oportunidad elevado.

Se debe determinar el nivel apropiado de los inventarios sin distraer fondos ni afectar en forma importante el servicio de los clientes.

Cuando se tiene únicamente un producto para comercializar el nivel aceptable de faltantes deberá ser cero, siempre se debe tener existencias. A medida que aumentan los productos, tipos, colores, tamaños, etc., deben fijarse parámetros de aceptación para no mantener inventarios muy altos y así poder cubrir la demanda variable del mercado con pocos faltantes.

En los productos de alto consumo deben vigilarse las existencias y pronósticos de venta en forma permanente, para que siempre se tengan existencias.

  • Mantener las existencias de inventarios en artículos "A" mediante una administración personalizada.

  • Vigilar la exposición de los inventarios ante la inflación y la devaluación de la moneda. Los inventarios son activos no monetarios que no están expuestos a la inflación y devaluación de la moneda. Este concepto del activo circulante tiene generalmente una influencia muy importante en el resultado por retención de activos no monetarios y contrarresta las perdías por exposición de los activos monetarios.

La productividad se mejora con una producción o compra con el mínimo de almacenaje, sin retraso y a una gestión de calidad integrada en materia prima, procesos y productos terminados, además de productos de compra-venta.