Introducción a la administración

Proceso administrativo. Planificación administrativa. Organización. Dirección. Gráfica de Gantt

  • Enviado por: Escombro Celular
  • Idioma: castellano
  • País: Chile Chile
  • 32 páginas
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INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN

La administración la entenderemos como un proceso, ya que en ella se realizan funciones en cierto orden y secuencia, por lo tanto la administración no es estática, debido a esto se hace necesario que constantemente se esté replanteando. Este proceso será de carácter permanente, interrumpido y sistemático, el cual tiende al logro de un objetivo por parte de personas que aportan su esfuerzo y conocimiento de acuerdo a acciones interrelacionadas y coordinadas, es decir acciones planificadas organizadas, dirigidas y controladas.

Elementos de la Administración:

En cualquier organización que se aplique administración, siempre estarán presentes los siguientes elementos:

  • Personas o recursos humanos

  • Actividades

  • Objetivos

  • Recursos financieros, equipos, maquinarias, etc.

  • Métodos (conocimientos, aplicaciones tecnológicas y operativas)

Todos estos elementos nos van a ayudar en forma coordenada a cumplir con nuestros objetivos.

ELEMENTOS DE LAS FUNCIONES DE LA ADMINISTRACION OBJETIVOS

ORGANIZACIÓN O PROCESO ADMINISTRATIVO PREDETERMINADOS

RRHH

ACTIVIDADES PLANIFICACION DIRECCION

FIN U OBJETIVOS

RECURSOS

METODOS ORGANIZACIÓN CONTROL

Rol de la Administración:

La administración tiene como finalidad interpretar los objetivos propuestos por cualquier organización y transformarlos en una acción organizada, entonces el rol del administrador es poder interpretar los objetivos propuestos por una organización para finalmente cumplirlos.

ORGANIZACIÓN === ADMINSTRACION === OBJETIVOS

Lo que va desde la organización al objetivo es la administración, por lo tanto la administración es lograr objetivos en todos los niveles, pero estos mismos objetivos se deben alcanzar de manera eficiente.

Eficiencia: es lograr objetivos con el máximo ahorro de recursos.

Eficacia: es solamente cumplir los objetivos.

Características de la Administración:

Podemos distinguir claramente 3 características:

Colaboración: cuando dos o más personas aúnan sus esfuerzos para el logro de un objetivo que, individualmente no podría realizarse, se denomina colaboración. Es la característica principal de la administración.

Universalidad: significa que la administración está presente en todas las actividades del ser humano. Todo se administra.

Neutralidad: la administración es independiente de las personas y de las situaciones en las cuales se produce, por lo tanto la administración es independiente del objetivo, es decir la administración no contempla categorías valóricas al administrar.

PROCESO ADMINISTRATIVO O FUNCIONES DE LA ADMINISTRACIÓN

La administración es el proceso de planear (planificar), organizar, liderar y controlar los esfuerzos de todos los miembros de la organización y el empleo de todos los recursos organizacionales establecidos, por lo tanto la administración no es estático y debido a lo cambiante del entorno, lo cual modifica a nuestra propia organización, se hace necesario que la administración constantemente se esté replanteando.

La administración cuenta de etapas, las cuales se constituirán en un lenguaje técnico en las llamadas etapas del proceso administrativo, las cuales se fundan en etapas previas, de carácter lógico.

Orden de proceso administrativo

Determinar objetivos: Esta etapa implica que hacer o que rumbo tomar, esto resuelve la incógnita de la que se pretende o que es lo que se desea, esto hace referencia a la planificación.

Medios a utilizar: Para obtener un objetivo es necesario realizar un proceso de racionalización para determinar como lograr lo que se pretende, es decir resuelve nuestra incógnita el cómo hacer y esto hace referencia a la organización.

Actuación: Una vez fijados los objetivos y determinados los medios, corresponde una actuación o ejecución de una acción y es simplemente hacer, esto tiene que ver con la dirección.

Verificación: Esta última etapa comprende un análisis evaluativo sobre si dicha acción condujo en la práctica, al objetivo que se buscaba y en esto hacemos referencia al control.

ORDEN LÓGICO / SABER POPULAR LENGUAJE TÉCNICO O ADMINISTRATIVO

¿QUE HACER? PLANIFICACIÓN

¿CÓMO HACERLO? ORGANIZACIÓN

HACERLO O REALIZARLO DIRECCIÓN Y EJECUCIÓN

VERIFICACIÓN CONTROL

Los componentes del proceso administrativo, antes señalados, ya sean como etapas o como pasos, siempre se encuentran presentes en toda organización y en todas sus áreas de trabajo o funciones de la empresa.

ETAPAS DEL PROCESO ADMINISTRATIVO

  • PLANIFICACIÓN

  • ORGANIZACIÓN

  • DIRECCIÓN

  • CONTROL

  • PLANIFICACIÓN

    La Planificación consiste en determinar sistemáticamente objetivos precisos y en lo posible cuantificados para los distintos campos de actividad de la empresa.

    Introducción: Planificación es una función o una etapa fundamental del proceso administrativo, pudiéndose afirmar que es básica para el cumplimiento de las otras etapas del proceso, pues sin la previa determinación de las diferentes actividades, por medio de la planificación no se darían las siguientes circunstancias:

    • No habría nada que organizar

    • Nada para ejecutar

    • Nadie para dirigir

    • Nada para ser controlado y nada que necesite control

    Podríamos afirmar que planificación es anticiparse a los hechos futuros, pero también es decidir sobre situaciones actuales que presentan alternativas para la toma de decisión.

    Independientes de los diversos enfoques de organización que existan, con respecto a prevenir el futuro, lo importantes es que exista un consenso en que la necesidad de planear conduce o conlleva positivamente a la obtención de resultado.

    Definición: Podríamos definir la planificación como la determinación de objetivos para ser alcanzados mediante el empleo de recursos humanos, materiales y técnicos.

    • Planear es definir los objetivos y determinar los medios para alcanzarlos.

    • Planeación es el proceso en el que se establecen las metas de las directrices apropiadas para el logro de las metas

    • Planificación es la selección de misiones y objetivos y las acciones para lograrlos.

    IMPORTANCIA DE LAS METAS

    Meta u objetivo: Son los fines a los cuales se dirige una determinada actividad. Se caracteriza por establecer un período determinado y por logros específicos susceptibles de ser cuantificados (medibles) para alcanzar lo deseado, por lo tanto es necesario establecer metas específicas, medibles y con fechas realistas.

    Las metas proporcionan un sentido de dirección: Sin una meta, los individuos, al igual que las organizaciones, tienden a la confusión, sin dirección no hay una reacción o respuesta clara ante los cambios del entorno, sin un claro sentido de lo que en realidad se quiere alcanzar.

    Las metas permiten enfocar nuestros esfuerzos: Los recursos son indiscutidamente escasos, pero pueden potencialmente usarse para lograr varias metas, por lo tanto debemos seleccionar una meta o una serie de metas relacionadas, pero para este fin debemos establecer prioridades o jerarquizaciones.

    Las metas guían los planes y decisiones: Las organizaciones al enfrentar diversas decisiones, responden formulando planes contextualizados éstos a largo o corto plazo, lo cual ayuda a tomar decisiones claves, las cuales se simplifican al plantearse según las siguientes interrogantes: ¿Cuál es nuestra meta?, Una determinada acción, ¿acerca o distancia a la organización de su meta?.

    Las metas permiten evaluar nuestro progreso: Una meta claramente definida, medible y con fecha determinada, fácilmente se convierte en un estándar de desempeño, que permite tanto a los operarios como a los administradores evaluar sus progresos, por lo tanto las metas son parte esencial del control y aseguran que las diversas acciones que se emprendan correspondan a las metas y planes creados para alcanzarlos.

    IMPORTANCIA DE LA PLANIFICACIÓN

    • Hace posible la realización de las actividades de forma ordenada y con un propósito determinado, ya que todos los esfuerzos van dirigidos hacia los resultados que se desean.

    • Permite especificar las metas u objetivos para un período determinado, el cual puede ser: corto plazo (menos de 1 año); mediano plazo (1 a 5 años); largo plazo (más de 5 años).

    • La planificación disminuye las contingencias y el azar.

    • Facilita la coordinación por cuanto los planes de las diversas unidades organizativas deben estar integradas entre sí y con el plan general o principal de la organización.

    • La planificación reduce el trabajo improductivo.

    • Produce economía, pues concentra las diferentes acciones en una orientación definida, mediante la fijación de tareas, en forma ordenada y con un propósito que ya está definido, por lo tanto permite un mejor aprovechamiento de los recursos.

    • Permite el control, ya que compara lo realizado con lo proyectado, como también introduce los cambios necesarios para el cumplimiento del objetivo.

    PRINCIPIOS DE LA PLANEACIÓN

    Definición de Principio: Es una proposición, formulada para servir de guía de acción.

    Introducción: Podemos afirmar que para que la planificación sea efectiva se debe inspirar o debe considerar ciertos conceptos fundamentales de validez general denominados principios. Pero también debemos considerar que cada organización requiere modalidades diferentes para planificar su acción, debido a que no todas son iguales. Entonces los principios pueden variar y pueden ajustarse a estas circunstancias individuales (por algo son principios y no leyes).

  • Principio de Unidad: Se refiere a que debe haber un plan para cada tarea y el concepto de éstos debe estar coordinado e integrado, de tal forma que pueda afirmarse que existe un sólo plan general. Todas las planificaciones de las diversas unidades o áreas de una organización, deben estar orientadas al cumplimiento del objetivo de la organización, por lo tanto no debe haber contraposición entre los distintos planes.

  • Tarea Objetivo de la

    Organización

    2. Principio de Precisión: Es necesario que los planes se preparen con la mayor precisión posible y no con afirmaciones vagas o generales, por lo tanto los elementos variables que contienen los planes deben definirse con exactitud y claridad.

    3. Principio de Flexibilidad: Todo plan debe contemplar un margen para cambios que surjan en él, por lo tanto todo plan, por preciso que sea, debe proveer en lo posible, los principales supuestos cambios que puedan ocurrir.

    Cómo es posible contemplar estos cambios:

    • Fijando máximos y mínimos con una tendencia central entre ellos.

    • Contemplando anticipadamente caminos de sustitución para tales circunstancias.

    • Estableciendo sistemas de alerta para su rápida revisión

    Entonces podemos decir, que la inflexibilidad de los planes atenta contra su efectividad, pues si el plan es estático y no es capaz de adaptarse a los cambios que se vayan observando en las variables que lo sustentan, la planificación sé rigidiza, pierde validez y se hace inoperante.

    4. Principio de Universalidad (o extensión): Dice que la planificación abarca en las diferentes etapas, tanto de los procesos económicos, sociales y administrativos de todas las actividades humanas, por lo tanto dentro de una determinada organización la planificación se desarrolla en todos los niveles y en todas las áreas, desde los niveles directivos hasta los niveles operativos. Entonces la diferencia entre las planificaciones, desarrollada por cada nivel, radica en el ámbito que abarca, por ejemplo:

    Ámbito de Aplicación

    GERENCIAL - Afecta a toda la empresa

    - Es más general

    SUPERVISORES - Más específico

    ADMINISTRADORES - Afecta a determinadas unidades de la

    Empresa

    OPERARIOS - Detalla lo operativo

    - Afecta individualmente

    5. Principio de la Continuidad: Dice que la planificación no tiene fin, pues la realidad misma obliga a realizar nuevas cosas, y por lo tanto se debe planificar cada vez que se logra un objetivo, pues aparecen nuevos objetivos, por lo que nuevamente deberá planificarse.

    6. Principio de Compromiso: Este principio afirma que los diversos planes deben ser motivadores para lograr el compromiso de todos quienes intervienen en el proceso y así poder cumplirlos.

  • Principio de Factibilidad: Todo plan debe prepararse considerando la viabilidad de los resultados, es decir todo plan debe ser posible realizarlo.

  • Principio de Racionalidad: La planificación se basa en la idea de seleccionar y evaluar en sus ventajas y desventajas la alternativa de mayor factibilidad y esta selección la hacemos de manera inteligente, es decir seleccionamos la idea más coherente y la que permita maximizar nuestros recursos disponibles.

  • 9. Principio de Contribución: Afirma que si los planes no están debidamente integrados y encaminados hacia un propósito central, a través de objetivos entrelazados, los esfuerzos se diseminan y la planificación se torna antieconómica e inútil

    Limitaciones de la planificación

    La poca exactitud: En relación con los resultados obtenidos, la mayor o menor exactitud dependerá de la calidad, vigencia, veracidad y oportunidad de la información considerada en la formulación del plan.

    I Calidad

    N

    F Real

    O

    R Oportuna Mejora la

    M exactitud del plan

    A Vigente

    C

    I etc.

    O

    N

    La planificación retarda la acción y atrofia la iniciativa: El exceso de planificación junto con lo inflexible de muchos planes termina por retardar una acción conectiva, inmediata, como así mismo lo que está totalmente planificado del individuo, no hace necesario ningún grado de iniciativa, pero en una empresa u organización no hay tiempo mejor invertido que el que se emplea en pensar, en lo que se va hacer y cómo se va ha realizar y como siempre se presentarán emergencias o situaciones no previstas, siempre habrá un espacio para que surja la iniciativa y el talento innato para afrontar dichas situaciones.

    Se afirma que en la planificación los objetivos se plantean en forma encubierta o implícita: Los objetivos no se formulan, no se hacen evidente, porque se afirma que los objetivos son obvios, entonces se termina por no señalarlos , pero nosotros como planificadores por más obvios y elementales que sean nuestras metas siempre debemos señalarlos de un modo claro y preciso, a fin de evitar lo obvio.

    Tipos de planes o Tipologías de planes

    Los tipos de planes también son conocidos como componentes de la planificación. Existen distintos tipos de planes y cada uno de ellos con objetivos o fines bien definidos, la no diferenciación entre estos distintos tipos de planes dificulta la planificación, pues no precisa que es lo que se va hacer, cómo, cuando, con quién, etc.. Por lo tanto, una vez planificado, los distintos tipos de planes nos ayudan a aclarar que actividades debemos realizar.

    Las principales variables de clasificación de planes corresponden a las siguientes consideraciones: amplitud del plan, especificidad, plazo y nivel, como también jerarquía.

    PROPÓSITO

    O

    MISIÓN

    OBJETIVOS O METAS

    ESTRATEGIAS

    POLÍTICAS

    PROCEDIMIENTOS

    REGLAS

    PROGRAMAS

    PRESUPUESTOS

    Propósito o misión: Cualquier tipo de organización debe contemplar su misión o propósito en una sociedad y este está dado por la función o la utilidad que la empresa tenga en dicha sociedad o que la sociedad le otorga a la organización (o empresa). Entonces los propósitos o misiones van más allá de la simple ganancia y podemos afirmar que las empresas buscan un rol en la sociedad, por ejemplo: factor de desarrollo, como un factor de integración, etc. Podríamos afirmar que la empresa tiene una misión más trascendente que lo simplemente económico.

    Objetivos o metas: Esto se refiere a los fines a los cuales se dirige la actividad y representa no sólo el punto final de la planeación, sino también el fin hacia el cual se dirige la organización con todos sus componentes, es decir recursos humanos, financieros, materiales, tecnológicos, etc.

    Los objetivos se clasifican en generales y específicos.

    • Objetivos generales: Son aquellos enunciados por la gerencia o dirección y afectan a toda la organización.

    • Objetivos específicos: Son aquellos enunciados por las diferentes unidades o áreas de las organizaciones y van en apoyo de los objetivos generales y los explicitan y en la medida que se va bajando de nivel organizacional, estos objetivos se van haciendo cada vez más específicos, concretos, llegando a ser detallados en lo operativo.

    Estrategias: La podemos definir como una pauta o plan que integra los objetivos, las políticas y las secuencias de acciones principales de una organización en un todo coherente.

    En concreto podemos definir las estrategias como programas generales de acción y despliegue de recursos para obtener objetivos generales.

    También se puede definir como un programa de objetivos individualizando los cambios a lograr y los diversos recursos que se utilizarán.

    Entonces estrategia se puede definir como la determinación de los objetivos básicos a largo plazo, contemplando los cursos de acción (la forma de hacer algo).

    En términos generales, la finalidad de las estrategias es determinar y transmitir, a través de objetivos y políticas básicas, la imagen que la empresa (organización) desea proyectar.

    Finalmente podemos decir que las estrategias nos sirven para orientar el pensamiento y la acción (cómo hacer realidad el objetivo).

    Políticas: Se definen como líneas de acción que orientan la conducta administrativa. Las políticas permiten la discrecionalidad administrativa y se constituyen en un vital elemento para la toma de decisiones. Entonces podríamos definir la discrecionalidad como el margen que nos concede la institución para operar según nuestro criterio. Para minimizar los riesgos de la discrecionalidad se deben establecer claramente las políticas, es conveniente que las políticas se manifiesten por escrito, para evitar diversas interpretaciones.

    Para algunos autores las políticas las definen como ciertas fronteras o límites, dentro de las cuales deberá desenvolverse una acción, es decir son las reglas del juego o el trazado de la cancha. Las políticas pueden ser expresas o implícitas.

    Políticas expresas: Estas se basan en orientaciones o lineamientos generales o también reglamentos o normas específicas.

    Políticas implícitas: Corresponden a cosas obvias, pero generalmente son riesgosas, porque se ubican en la esfera de la subjetividad, por lo tanto suelen entrar en conflicto con las anteriores.

    Las políticas también las podemos clasificar en generales y específicas.

    Políticas generales: Son aquellas enunciadas generalmente por la gerencia o dirección y afectan a todos los trabajadores de la empresa. Ejemplos:

    Dentro del ámbito del personal la política general de vacaciones de una empresa es que sus trabajadores harán uso de sus vacaciones legales entre los meses de diciembre a marzo.

    Como política de ascenso: a tantos años a lo largo de una determinada labor, mostrando responsabilidad, cumplimiento, capacidad, etc. se procede a una responsabilidad mayor.

    Como política de capacitación: todas las personas tiene que tener un mínimo determinado de horas de capacitación anual.

    Como política general de bienestar: para las fiestas patria y navidad se otorgará una canasta familiar y un aguinaldo.

    Políticas específicas: Son aquellas enunciadas por las distintas secciones y unidades de la empresa y afectan, solamente, a los trabajadores y a las acciones de las respectivas unidades.

    Ejemplos:

    Como política de venta: sólo se vende al por mayor

    Como política de adquisiciones: previo presupuesto o cotización en tres ejemplares, se comprará dentro de 15 días.

    Como política de calidad: una determinada área de producción opera con un número determinado de control de calidad que es diferente para otra área.

    Procedimientos: Son las etapas o pasos necesarios para cumplir con una determinada actividad o trabajo, es decir nos indican las formas o maneras de hacer las cosas. También podemos afirmar que es un plan que describe la secuencia cronológica de las tareas necesarias para ejecutar cierto trabajo u operación.

    Ejemplo: proceso de cobranza, requiere de los siguientes pasos:

  • Notificación escrita: aquí se da aviso al cliente de la morosidad

  • 20 días después se envía una segunda nota donde se fija un plazo perentorio para cancelar la deuda pendiente.

  • De no cumplir, el cliente con el respectivo pago, se procede a cobranza judicial.

  • Finalmente los procedimientos están detallados en los llamados manuales de procedimiento, los cuales son públicos, de fácil acceso y del conocimiento de todos los trabajadores.

    Reglas: Podríamos definir las reglas como normas de conductas impuestas, cuya trasgresión implica una falta gravísima. Las reglas están manifestadas en los reglamentos internos, donde son detalladas, para ser públicamente conocidas. Generalmente se refieren a las relaciones interpersonales, el trato hacia los jefes, al cumplimiento de ciertas disposiciones, el proceder de ciertas acciones al interior de la empresa, etc.

    Para que estas reglas internas tengan validez deben cumplir con los siguientes requisitos:

    • Estar impresas

    • Entregadas a cada trabajador

    • Enviar una copia a la Inspección del Trabajo, para su aprobación

    • Deben estar actualizadas, según las modificaciones que imponga cada empresa, señalando la fecha de modificación

    • Deben estar en conocimiento de los Sindicatos.

    En términos generales las reglas son taxativas (explícitas) y no se prestan a interpretaciones

    POLÍTICAS REGLAS

    Orientan la Dirigen la

    acción acción

    Programas (definición): estos son un conjunto de metas, políticas, procedimientos, reglas asignaciones de tareas, recursos a emplear y todo tipo de elementos necesarios para llevar a cabo un determinado curso de acción, en un tiempo determinado, en el cual se tiende a alcanzar las metas fijadas.

    Los programas nos indican que metas deben ser distribuidas en el tiempo, de modo que su logro resulte de un paulatino cumplimiento de metas parciales dentro de una exacta calendarización del tiempo.

    Componentes:

    • Comprende un grupo extenso de actividades

    • Muestra y detalla los pasos principales que se requiere para conseguir un objetivo

    • Identifica a la unidad, sección, departamento, etc. o miembros de una organización encargada de cada paso

    • Indica el orden y la sincronización de cada paso.

    Utilidades y ventajas de los programas:

  • Facilita la óptima utilización de los recursos de la empresa y selecciona los mejores medios para alcanzar los fines de ésta.

  • Reduce las improvisaciones y los cambios injustificados de orientación

  • Disminuye las interferencias departamentales y facilitan una acción con mayor integración y dirección.

  • Existe mayor actividad intelectual que la simple rutina, desarrolla la capacidad profesional y mejora el conocimiento de la empresa.

  • Ejemplo de Programa: Programa de selección de personal

    a) Objetivos: Dotar de funcionarios idóneos a las distintas unidades organizativas

    b) Políticas: El cargo vacante de Jefe de División, será proveído a través de fuentes internas de reclutamiento y los cargos de secretarias y administrativos, mediante fuentes externas.

  • Reglas:

    • La información proporcionada será tratada confidencialmente

    • Toda información proporcionada, por los postulante, que no sea comprobable o certificada, será motivo de eliminación del proceso de selección.

    • No se aceptarán curriculum fuera de plazo.

  • Procedimientos:

  • Recepción de postulaciones

  • comunicación a postulantes, seleccionados, de documentos a presentar

  • Comunicación de día y hora de exámenes (conocimientos generales, específicos, examen psicológico, médico, etc.)

  • Entrevista

  • Etc.

  • Presupuesto:

  • Funcionario Sueldo Total

    Jefe de División (1) 400.000 400.000

    Secretarias (3) 200.000 600.000

    Administrativos (2) 150.000 300.000

    ________

    1.300.000

    Presupuestos: Es un plan numérico para asignar recursos a actividades específicas. También lo podemos definir como estimaciones cualitativas y cuantitativas de los recursos necesarios para cumplir con un objetivo. Podemos afirmar, entonces, que el presupuesto es un programa con expresión numérica.

    Importancia de los presupuestos: Es importante para la planeación, ya que por medio del presupuesto es posible:

    • Conocer la cantidad de recursos que requiere un determinado programa

    • Permiten controlar las actividades de una organización.

    Objetivos de los presupuestos:

    Establecer objetivos concretos de funcionamiento o ejecución presupuestaria para la empresa.

    Permiten formular normas para las operaciones futuras.

    Determina, anticipadamente, los fondos que se necesitarán cuando sean necesarios y de que fuente se extraerán.

    Establecer comparaciones y comprobaciones para mostrar constantemente el grado y la calidad de los resultados operativos.

    Tipos de presupuesto: Los presupuestos de una empresa son de 2 tipos: Presupuesto de Operación y Presupuesto Financiero.

    Presupuesto de operación: Estos presupuestos indican los bienes y servicios que la organización espera consumir en el período del presupuesto. Generalmente contienen, tanto las cantidades físicas (ejemplo: barriles de petróleo, camionetas, horas hombres, etc.), como las cantidades de los costos.

    Presupuestos específicos que componen el presupuesto de operación:

    • Presupuesto de costos

    • Presupuesto de ingresos

    • Presupuesto de utilidades

    Presupuestos financieros: Estos especifican, con detalles, el dinero que la empresa tiene la intención de gastar en el mismo período y las fuentes de donde se obtendrán. Se componen de: Presupuesto de capital

    • Presupuesto de efectivo

    • Presupuesto financiero.

    ETAPAS DE LA PLANIFICACIÓN

    Introducción: El trabajo de planeación es una actividad que depende del tipo de empresa y de las personas que la dirigen, sin embargo la mayor parte del trabajo planeado se ejecuta considerando las siguientes etapas de tipo cronológico:

    Etapa previa: determinación de una oportunidad Cualquier empresario visionario debe captar la oportunidades que constantemente existen en la realidad, la diferencia está en poseer una sensibilidad especial para captarlas, junto con la información adecuada para poder interpretar dicha oportunidad. La idea general es poder realizar, de esta oportunidad, un negocio, una empresa o idea con proyecciones, lo cual es diferente de un negocio fugaz.

    Etapa 1: Determinación de objetivo: Este pasa a ser el primer paso lógico, ya que constituye la fijación de metas u objetivos que persigue la organización. También podríamos afirmar, como un entender el problema, es decir, poder interpretar correctamente en la perspectiva de otorgar una solución.

    Etapa 2: Recopilación de antecedentes: En esta etapa será necesario reunir todos los antecedentes, datos y estadísticas necesarias para formular nuestro plan. Será necesario tratar de recopilar la mayor cantidad de antecedentes, por ejemplo para una empresa, volúmenes de venta, nuevas leyes, ordenanzas tributarias y del trabajo, el estado general de la economía, la inflación prevista, aparición de nuevos competidores, etc. Entonces, todo lo que consideramos como relevante, debe ser consignado, por lo tanto, debemos tratar de obtener la más completa información sobre las actividades involucradas.

    Etapa 3: Análisis y clasificación de antecedentes: En esta etapa estableceremos la veracidad de los antecedentes recopilados y el grado en que ellos nos interesan para nuestros objetivos. Por ejemplo clasificar en antecedentes históricos, como niveles de precios, ventas, años anteriores, ciclos de ventas, etc. La idea es poder hacer de la información, ya clasificada, un elemento que reduce la incertidumbre.

    Etapa 4: Pronóstico: Una vez recolectada y clasificada toda la información como confiable, podemos determinar ciertos sucesos que posiblemente ocurrirán en el futuro y estas condiciones pueden ser internas como externas.

    Etapa 5: Formulación de supuestos (premisas): Esta etapa consiste en la elaboración consciente en donde ciertos supuestos deben ser convenientemente analizados, pero siempre en concordancia con la realidad, sólo así obtendremos confiabilidad y siempre dependiendo de la calidad de la información. La idea, finalmente, es poder estar en condiciones de adelantarnos a problemas futuros, en la perspectiva de poder resolverlos, por lo tanto cualquier situación o variable que se nos presente en el futuro, nosotros estemos en condiciones de controlar.

    Etapa 6: Formulación de planes alternativos: Son las llamadas vías o cursos opcionales de acción. Estos planes alternativos dependen de los recursos con que cuenta la empresa, de las condiciones requeridas para su éxito y, en general, depende de la formulación de los supuestos. Lo importante es advertir a la empresa sobre la conveniencia de formular distintos planes, ante múltiples cambios que se produzcan a raíz de diferentes condiciones. En resumen la idea es crear varias alternativas (que se puedan realizar), pues no nos podemos quedar con un sólo plan.

    Etapa 7: Determinación del plan definitivo: Entre más planes alternativos se tengan contemplados, será necesario determinar un sólo plan definitivo en base a lo que nosotros consideramos como el más favorable, es decir, el que reúne las mejores condiciones, pero los demás planes alternativos no serán desechados totalmente pues servirán, en un futuro próximo, como información útil.

    Etapa 8: Control de avance del plan: El éxito de cualquier plan se mide por sus resultados, la idea es poder establecer una comparación con lo programado, es decir, establecer, poder comparar cuanto de lo realizado estaba programado y de esta forma establecer diferencias que nos permitan recocer sus causas. Pero principalmente el controlar significa supervisar constantemente el desarrollo del plan para poder corregir, con la debida oportunidad, cualquier problema que surja.

    Etapa 9: Evaluación: Debemos evaluar la totalidad del proyecto realizado, pues esto nos permite actuar retroalimentando los errores, las omisiones, las fallas, etc. con la perspectiva de enriquecer futuros planes.

    Técnicas de Programación o Instrumentos de Control

    Diversas técnicas se han desarrollado para verificar el desarrollo de la planificación.

    Presupuesto base 0 (cero): Este tipo de presupuesto pone énfasis en descartar ciertos "derechos adquiridos", que por lo común ofrecen los presupuestos operacionales de un período para el siguiente. El presupuesto base 0 nos presupone los gastos, los bienes y los servicios anteriores, pues todo esto debe volverse a ser calculado, el nuevo presupuesto. La finalidad es evitar y desterrar la comodidad que implica no detectar nuevas necesidades y gastos, pues traspasamos la información del período anterior, privándose la empresa entonces, de detectar nuevas oportunidades.

    Presupuesto por Programa: Este es un proceso integrado tendiente a lograr una mayor racionalización de la función administrativa, el cual parte de una clara definición de objetivos y metas determinando las respectivas acciones para ser ejecutadas y conjuntamente definiendo gastos y responsabilidades, donde finalmente se determinarán las tareas necesarias, se determinan las unidades responsables y, finalmente, se desarrolla un control y evaluación de los resultados obtenidos.

    GRÁFICA DE GANTT:

    Su nombre deriva del ingeniero del mismo nombre, discípulo de Taylor.

    Hoy en día, la gráfica o carta de Gantt, a pesar de seguirse utilizando, ha sido ampliamente enriquecida por programas computacionales, rotulados como administradores de proyectos, pero sin duda, que la gráfica o carta Gantt sentó las bases para las posteriores técnicas de control.

    La gráfica de Gantt nos permite llevar un control de las actividades programadas, considerando el factor tiempo, paralelamente nos permite comparar las actividades programadas con las actividades realizadas, en la perspectiva de corregir desviaciones o incumplimiento de lo planeado, realizando los ajustes necesarios.

    Objetivos de la carta Gantt:

    • Graficar secuencialmente lo planeado.

    • Graficar lo realizado.

    • Determinar el tiempo que demora la ejecución o realización

    • de cada una de las actividades planificadas.

    • Permite la toma de decisiones oportunas.

    • Permite corregir futuras experiencias.

    • Permite determinar casualidades.

    CARTA GANTT

    Actividad

    Tiempo

    Control

    Enero

    Febrero

    Marzo

    Abril

    Mayo

    Junio