Informatización de una Empresa

Proceso Productivo. Equipo Informático

  • Enviado por: Rubén, Abel Y Oscar
  • Idioma: castellano
  • País: España España
  • 13 páginas
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Para comenzar nuestro trabajo vamos a centrarnos en el concepto de empresa.

Se llama empresa a cualquier actividad organizada. Por definición es un símbolo o figura enigmática que intenta conseguir o denota alguna prenda de que se hace alarde.

Es decir, es cualquier actividad que se realiza con el fin de conseguir un objetivo. Normalmente tiene ánimo de lucro, es decir, por la actividad que realizan obtienen un beneficio que suele ser el dinero.

En nuestro caso nos vamos a centrar en el estudio de una empresa que se encarga de la venta de materiales destinados a la construcción y derivados como saneamientos, herramientas, materiales en madera, fontanería y venta de material de ferretería en general.

El nombre de nuestra empresa es Hermanos Femenias S.C. (sociedad civil). La empresa se encuentra dividida en dos sucursales en La Línea las cuales están situadas en la calle Gibraltar nº76 y en la calle Colón nº108. La sucursal de la calle Colón cuenta con un almacén separado de la sucursal donde el público puede elegir desde locetas, hasta suelos, baños, etc. Como hemos señalado antes esta empresa se dedica a la venta de materiales de construcción aunque la sucursal de la calle Colón esta más dedicada a las cosas referentes al baño.

De nuestra empresa podriamos decir que practicamente se trata de un negocio familiar ya que la mayor parte del negocio pertenece a varios hermanos y sus familias. Cuenta con un total de 7 empleados incluyendo a 2 transportistas, entre los que existe una relación de jerarquía ya que el cargo superior está formado por un gerente que se encarga de llevar la mayor parte de los dos negocios y a la vez este gerente cuenta con 2 personas responsables de llevar el negocio en cada sucursal. Los empleados son 4 autónomos y el resto dependientes con una media de estudios de FP2, aunque la empresa cuenta con un contable encargado de llevar las cuentas del negocio que cuenta con estudios universitarios.

Las dos sucursales están divididas en varios departamentos. En la sucursal de la calle Gibraltar encontramos un gran almacén donde se guardan la práctica totalidad de los materiales de construcción, desde sacos de cemento hasta ladrillos y otro almacén de dimensiones un poco más pequeñas en el que se guardan los materiales más frágiles como el corcho y todo tipo de maderas. A parte de estos dos almacenes encontramos una oficina que es donde se realiza todo el papeleo de la empresa.

La sucursal de la calle Colón la encotramos dividida en varios departamentos que no son de gran dimensión. Primero tenemos un almacén donde existe material de construcción a pequeña escala, pasamos a otro departamento que consta de locetas tanto para el baño, como azulejos, etc, como para el suelo. En un almacen un poco más separado de estos departamentos encontramos material para los cuartos de baño como son bañeras, duchas, etc… además cuenta con una pequeña oficina donde se lleva el papeleo.

Ambas sucursales cuentan con sus respectivos libros de cuentas, de los que se encarga un contable, y con un diario donde los dueños tratan de llevar día a día las compras y las ventas realizadas y todo lo que haya dado de si el día. Con este diario lo que se pretende es llevar un control total de las empresas.

Dentro de cada departamento encontramos, normalmente, a un dependiente especializado en el material que tenga, que se encarga de atender al cliente e intentar ofrecer el material que mejor satisfaga sus necesidades.

Una vez terminada la introducción a nuestra empresa vamos a centrarnos ahora en el funcionamiento de la misma.

FASES DEL PROCESO PRODUCTIVO

El proceso productivo comienza con la entrada en los almacenes de los vehículos que se encargan de transportar el material. Normalmente llegan un día entre semana y dejan la mercancía en el almacén. Una vez depositada, los dependientes del almacén se encargan de colocarla en el sitio más adecuado de manera que sean facilmente localizables y que los clientes puedan acceder a ella sin ningún problema. Una vez realizada la colocación del material se apunta la cantidad de cada uno que se ha recibido. En el caso de que se reciba algún material en mal estado el encargado tiene el deber de notificarlo a la empresa con el fin de que les envíen nuevos materiales en buenas condiciones, por supuesto, sin pagar nada a cambio de ello.

Una vez realizado esto, el siguiente proceso es el de reponer los materiales que se hubieran agotado y guardar los sobrantes con el fin de no dejarlos en un sitio que estorben y no se estropeen tampoco.

Cuando llega un cliente al almacén, la manera de atenderlo es la misma que en cualquier otro negocio, es decir, el cliente pasa y uno de los dependientes se encarga de informarle sobre los materiales disponibles e intenta venderle el material más adecuado a su necesidad. Si el cliente decide comprar el material que se le ha ofrecido se pueden dar dos circunstancias:

  • Que la cantidad de material que se lleva sea demasiado grande como para que la transporte el mismo comprador.

  • Que el comprador se pueda llevar el material inmediatamente.

Si se da el primer caso la empresa se encargará de poner al servicio del cliente un medio de transporte adecuado a sus necesidades. El valor de este transporte se le cargará en la factura.

Si por el contrario sucede lo contrario, no será necesario realizar nada especial, el comprador se llevará el material inmediatamente.

Una vez realizada la compra se especificará en la base de datos del ordenador principal de la empresa. En esta base de datos quedarán reflejados el producto que se compra, la cantidad y otros detalles de interés a la hora de realizar las cuentas.

COMUNICACIÓN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS

Al no poseer terrenos de muy grandes dimensiones la comunicación, normalmente, se produce de empleado a empleado ya que la mayoría de los departamentos están comunicados entre si mediante puertas. Sin embargo, existe un teléfono en dos de los departamentos mediante el cual se pueden comunicar los empleados estando en diferentes lugares.

Las dos sucursales se comunican entre si mediante un teléfono. También pueden establecer la comunicación vía Internet debido a que las sucursales cuentan con equipos preparados para este tipo de comunicación. Ambas sucursales necesitan contactar con las que son las empresas que les suministran el material; al igual que antes pueden realizar esta comunicación via telefónica o vía Internet. El método de comunicación que suelen usar es el teléfono ya que consideran que les proporciona mayor rapidez.

DOCUMENTOS QUE CIRCULAN ENTRE LOS DEPARTAMENTOS

Como en cualquier otra empresa los documentos que circulan son facturas, albaranes, hojas de pedidos, presupuesto…

La factura recoge el importe total que debe ser abonado por el comprador. Las hojas de pedido se usan para realizar pedidos a las empresas que suministran los materiales, estas recogen número de materiales, precio, tipo, etc. En un albarán se recogen las actividades realizadas en un día, es decir, compras, ventas, precio de ambas…

En los presupuestos se le informa a los clientes cuanto les puede costar el material que han solicitado.

OTROS DATOS DE INTERES

No todas las empresas lo hacen pero esta en concreto lleva un libro diario donde recogen todas las actividades realizadas en un día ya sean compras, ventas… este diario se realiza con el fin de facilitar la labor del contable que, a la hora de revisar las cuentas puede consultarlo si se encuentra con algún error.

Además del libro diario, la empresa cuenta con un libro de reclamaciones que está a disposición del cliente por si este quiere realizar algún tipo de queja acerca del servicio obtenido o cualquier otro asunto.

A continuacón vamos a insertar una serie de tablas descriptivas tanto del equipo informático de nuestra empresa como del software utilizado para el mantenimiento.

Nivel de informatización actual

  • Descripción de los equipos informáticos disponibles.

La empresa consta de dos ordenadores, uno en cada sucursal, los ordenadores son distintos, lo vamos a ver en la siguiente tabla:

Ordenador que hay en la

C/ Gibraltar

Ordenador que hay en la

C/ Colón

Microprocesador

Intel 486 dx2

Intel Pentium I 133 Mh

Disco duro

200 Mb

1 Gb

Memoria RAM

4 Mb

16 Mb

Tarjeta de red

MODEM de 56 kb

MODEM de 56 kb

CD-ROM

No tiene

8 x

Tarjera de video

512 Kb

1 Mb

Disquetera

Disquetera 5,1/4”

Y

Disquetera 3,1/2”

Disquetera de 3,1/2”

Tarjeta de sonido

No tiene

Sound Blaster 16

Monitor

14” EGA

Zenith Data Systems

14” VGA

CTX 1423

Unidad de Almacenamiento

Unidad ZIP

Extraible de 100 Mb

Unidad ZIP

Extraíble de 100 Mb

Impresora

Matricial

AGFA-AccuSet 1000

EPSON

Stilus color 200

Scaner

No tiene

Genius 19200

Raton

Si

Si

Teclado

Expandido

Expandido W95/98

Capturadoras

No tiene

Camara Web

Altavoces

No tiene

30 W

  • Tipo de utilización de estos equipos.

Los ordenadores se utilizan para el facturado de las ventas, y para llevar a cabo también todo sobre nuevas compras mediante internet, todo ello por procesos separados, mientras que un ordenador lleva a cabo todos sobre las compra y venta, el otro lleva todos lo que está referido a internet, compra y venta, consultas tanto a nivel del comprador como las que le pueden surgir al propio empresario.

Las funciones de cada ordenador son las siguientes:

Ordenador que hay en

C/ Gibraltar

Ordenador que hay en

C/ Colón

Función princial

Llevar a cabo las compras y las ventas, todos los usuarios tienen una clave de usuario donde cada vendedor tiene un archivo en el cual el jefe sabe cuanto se ha vendido en un día y llevar la contabilidad más fácil.

Llevar a cabo las compras y las ventas mediante internet, también resuelve las consultas que le puede surgir al comprador y luego si no se supiese responder se le plantearía al proveedor, también gracias a la webcam se puede comunicar con los internautas como si fuera en persona.

Otras funciones

Con este ordenador también se lleva a cabo todo lo relacionado con la contabilidad, con el contawin y el pcplus, y también se hace la RENTA para todos los empleados gracias al programa “Padre”.

Mientras que éste lo que hace es todo relacionado con internet, además de todo lo que hace el otro ordenador, este al ser más potente que el otro, también lo tienen más escanear catálogos para la venta por internet y para la página Web.

  • Software utilizado habitualmente.

El software que se utiliza es variado por lo que expondremos en una tabla:

Ordenador que hay en C/ Gibraltar

Ordenador que hay en C/ Colón

Microsoft Windows 3.11 con MS-DOS 6.22

Programa para las ventas y las compras

Microsoft Word 6.0

Microsoft Excel

Microsoft Access

Microsoft Internet Explorer 3.0

“Padre” para la RENTA

PC Plus

ContaWin

Antivirus PandaSoft

Microsoft Windows 98 P.E.

Programa para las ventas y las compras

Paquete Microsoft 97

Microsoft Internet Explorer 4.0

Programa para escanear

Programa para la webcam

Paint Shop Pro 3.5

“Padre” para la RENTA

PC Plus

ContaWin

Antivirus PandaSoft

- Personal encargado de su uso.

Dentro de nuestra empresa la mayor parte del personal ha de tener al menos unos conocimientos mínimos de la informática ya que deben pasar pedidos, modificar datos… tienen que saber manejar el software más o menos bien, eso no incluye conocimientos profundos en la materia ya que no existe una especialización.

El contable de la empresa si posee conocimientos informáticos avanzados pero esto no influye en nuestra empresa.

  • Críticas al funcionamiento de la empresa.

Podemos decir que el funcionamiento de nuestra empresa es bastante bueno debido a la eficacia con que realizan su trabajo aunque como toda empresa también tienen ciertos problemas; en nuestro caso nos encontramos con el surgido por la ubicación dela misma.

Debido a su situación en una calle de gran tránsito como es la calle Gibraltar, los transportistas se encuentran con un serio problema a la hora de descargar camiones de gran tonelaje. Cuando se da esta circunstancia, la circulación de vehículos se ve afectada y el tráfico queda parado durante unos minutos.

Esta situación es a veces insostenible y se producen numerosas quejas tanto de los conductores como de los vecinos de la propia calle.

Cristicas de lo existente

  • Al funcionamiento de la empresa.

Normalmente suelen haber problemas de todo tipo en una empresa y lo mismo ocurre con nuestra empresa. El problema más importante con el que nos encontramos es con el que sucede a la hora de descargar vehículos grandes, pero además pensamos que la empresa debería tener personal especializado en informática que solucione sus problemas al momento ya que cuando se produce alguno de difícil solución se ven obligados a pedir asistencia técnica, lo cual supone por supuesto un retraso en toda la actividad de la empresa.

A parte del personal especializado en informática, pensamos que serían necesarios más trabajadores en ambas sucursales porque se suelen producir retrasos en la descarga de materiales, poner en orden la mercancía, etc…

Ya que los trabajadores no cuentan con estudios de gran importancia sería importante que se formaran en alguna especialidad ligada a su trabajo para conocerlo a fondo.

Creemos que subsanando estos problemas nuestra empresa tendría un mejor funcionamiento, mayor eficiencia en el trabajo y una mayor eficacia.

  • Al nivel de informatización y su utilización.

Como hemos comentado antes, el nivel de informática no es muy alto en nuestros trabajadores por lo que se aconsejaría una mayor formación en este campo.

La utilización del equipo informático se realiza a nivel usuario. Cada persona que entra en el ordenador tiene su propia clave que permite abrir una sesión y tener un entorno al que sólo se puede acceder mediante la contraseña.

En cuanto al manejo del software se le saca todo el partido que se puede ya que no son programas de muy alta capacidad debido a su antigüedad así que los usuarios no se encuentran con muchos problemas.

- Cualquier otra crítica.

Sería importante que la empresa gozara de una mayor organización que le permitiera realizar su trabajo con mayor facilidad.

Por ejemplo, no existe una fecha concreta para la entrada de los camiones y sería conveniente que los dueños lo supieran para estar preparados.

PROPUESTAS DE MEJORA:

  • Al funcionamiento de la empresa.

Los documentos que circulan por la empresa están bien ordenados según del tipo que sean, es decir, las facturas por un lado, los albaranes, catálogos de muestras…

No es necesario el cambio de ningún elemento aunque nuestra propuesta sería que la empresa modernizara sus catálogos de muestras para que a la hora de enseñárselo al cliente éste se encuentre con un diseño innovador y que llame su atención de forma que desee comprar el producto.

Además de estos detalles hemos pensado que nuestra empresa podría contar con un calendario que recogiera las actividades diarias a realizar así la situación estaría más controlada.

De este modo se sabría el día de entrada de los camiones, por ejemplo.

Como modo de control del trabajador la empresa podría contar con un programa que registrara la hora de entrada y de salida de los trabajadores.

  • Adquisición de equipos y mejoras en el sistema informático.

Para una mejora en el funcionamiento de nuestra empresa hemos pensado que sería interesante la adquisición del siguiente equipamiento informático como recambio del existente:

Departamento de calle Gibraltar

Departamento de calle Colón

PLACA MADRE PB K7 ASUS A7V SOCKET ATA 100 AGP 4X

PLACA MADRE PB K7 ASUS A7V SOCKET ATA 100 AGP 4X

PROCESADOR P III 1000 133/256 FCPGA

PROCESADOR AMD K7 700 DURON

MEMORIA DIMM 18 MB SDRAM PC 133

MEMORIA DIMM 18 MB SDRAM PC 133

MONITOR LG FLATRON 775 FT 17 PANT PL

MONITOR LG FLATRON 775 FT 17 PANT PL

DISCO DURO 40 GB GB U5 ATA 100

DISCO DURO 40 GB GB U5 ATA 100

TARJETA DE VIDEO VOODOO 3 300 AGP TV

TARJETA DE VIDEO VOODOO 3 300 AGP TV

DISQUETERA 3 1/2

DISQUETERA 3 1/2

Los citados arriba serían componentes básicos, los equipos deben poseer:

  • Capturadoras: cámara web CAM+3CREATIVE USB.

  • Carcasas: gran torre ATX lujo.

  • Impresoras de inyección de tinta: HP 930.

  • CD-ROM: 48X SONY.

  • Tarjetas de red: 10/100 BT RJ45 INTEL.

  • Escáner: ESO AGFA+UBS.