Informática

Gestión informática. Software. Archivos, registros y campos. Clasificación de archivos. Ofimática. Sistemas de información. Procesador de textos. Gestor de base de datos. Contabilidad, fiscalidad y facturación

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TEMA6 EL ELEMENTO LÓGICO DE UN SISTEMA- EL SOFTWARE.

1. El elemento lógico de un sistema informático. Introducción.

Es un sistema informático para que el hardware o parte material pueda realizar el trabajo para el que ha sido construido. El software de un sistema informático es el conjunto de programas necesarios para que se puedan realizar las tareas encomendadas al propio sistema. Se podría definir como la parte lógica del sistema, que dota al equipo físico de la capacidad para realizar cualquier tipo de trabajos informáticos. En cualquier sistema informático tiene mayor eso el software que el hardware, por ir adquiriendo día a día una mayor importancia en todos los aspectos. El software debe almacenarse en un soporte físico para estar presente en un equipo informático. Estos soportes son la memoria central y las memorias auxiliares o secundarias.

Todos los programas que conforman el software de un sistema informático, pueden ser divididos en dos grupos bien diferenciados:

  • Software básico o de sistema. Integrado por el conjunto de programas imprescindibles para el funcionamiento del hardware, más otros programas cuya función es facilitar el uso del sistema y optimizar sus recursos y procesos.

  • Software de aplicación. Conjunto de programas desarrollados para que un ordenador realice cualquier trabajo específico controlado por el usuario.

2. Archivos, registros y campos.

Un archivo es una estructura de datos que reside en memoria secundaria consistente en un conjunto de informaciones estructuradas en unidades de acceso denominadas registros, todos del mismo tipo y número indeterminado. Un registro lógico es cada uno de los componentes del archivo, conteniendo el conjunto de informaciones a que se acceden y se tratan de manera separada y unitaria. Está constituido o una o más campos, los que a su vez están compuestos por subcampos. Un registro físico o bloque corresponde a la cantidad de información que se transfiere físicamente en cada operación de acceso sobre el exterior. Este tendrá capacidad para contener uno o más registros.

En el primer caso se habla de registros bloqueados, denominándose factor de bloqueo al número de registros lógicos que contiene cada registro físico, y se denominan registros expandidos a aquellos que ocupan más de un bloque.

3. Clasificación de los archivos según su uso.

- Archivos permanentes. Contienen información que varía poco a lo largo del tiempo. Tres clases:

  • Archivos de constantes. Su información permanece prácticamente inamovible, utilizándose principalmente como archivos de consulta.

  • Archivos de situación. (Archivos maestros). Estos archivos se actualizan periódicamente para adaptarlos a cada nueva situación.

  • Archivos históricos. Se obtienen de los anteriores, cuando ya se dejan fuera de uso para futuros estudios estadísticos o consultas posteriores.

- Archivos de movimientos. Se almacena la información que se utilizará para actualizar los archivos maestros. Sus registros son de tres clases: altas, bajas y modificaciones. Una vez realizado el proceso de actualización de un archivo maestro por medio de un archivo de movimientos, este pierde su validez y podemos deshacernos de él.

- Archivos de maniobra o trabajo. Tienen un vida limitad, normalmente igual a la duración de la ejecución de un programa, y se utilizan como auxiliares de los anteriores.

4. Clasificación del Software:

Software del Sistema. Conjunto de programas que el equipo físico necesita para configurar inicialmente el ordenador y poder adquirir así la capacidad de trabajar luego con las aplicaciones o programas específicos, como son el tratamiento de textos, la hoja de cálculo, bases de datos,…

El sistema operativo es el soporte lógico que controla el funcionamiento del equipo físico, ocultando los detalles de configuración y adaptación del hardware, ofreciendo al usuario una vía sencilla y flexible de acceso a los ordenadores.

El conjunto de programas de un sistema operativo se denomina programas de control y está integrado por: gestión de información, de memoria, de entrada y salida, del procesador y de trabajos.

Existen otros programas que ayudan al usuario en diversos trabajos típicos de la gestión y manejo de discos, disquetes,… conocidos como Utilidades.

Software de aplicación. Está compuesto por el conjunto de programas que ha sido diseñado para que el ordenador pueda desarrollar un trabajo específico. Pertenecen a este grupo los denominados paquetes de aplicación constituidos por los procesadores de textos, bases de datos, hojas de cálculo,… También pertenecen a este grupo los programas y aplicaciones creados para desarrollar trabajos o funciones más específicas, como los gestores de nóminas, las aplicaciones para tratamiento de imágenes,…

Software estándar (de mercado)

Son las aplicaciones fabricadas para poder ser utilizadas por un gran número de usuarios y en diferentes sistemas. Las aplicaciones estándar abarcan tareas muy diversas del ámbito comercial, empresarial y laboral, pero hay unas cuantas que han alcanzado máxima difusión: procesador de textos, hoja de cálculo, gestor de base de datos, gestor de gráficos,… Las aplicaciones estándar se comercializan soportadas en uno o varios CD's que contienen la aplicación grabada y dispuesta para ser instalada en el ordenador cuando sea preciso.

Software a medida.

Constituido por las aplicaciones específicas que por corresponder a actividades más especializadas es necesario encargar a los profesionales del software. Se diseña a petición de un cliente o usuario concreto, para la realización de una tarea propia y específica. Está constituido por un conjunto de programas diseñados para a realización de una gran variedad de tareas habituales y dirigido por tanto a un gran número de usuarios.

5. Aplicaciones estándar en el ámbito de la gestión administrativa de empresas.

La Ofimática: Tareas informatizadas que se realizan en el ámbito de la gestión administrativa de empresas y organizaciones, como son: la gestión comercial, la gestión de personal, contabilidad, fiscalidad,…

Sistemas de información: Imprescindibles en las empresas, cuyo objetivo es el apoyo y ayuda a la toma de decisiones a partir del análisis de todos los datos relacionados con el negocio.

El software estándar más difundido está compuesto por las siguientes aplicaciones:

  • Procesador de textos.

  • Hoja electrónica de cálculo.

  • Sistema gestor de base de datos.

  • Gestor de gráficos y presentaciones.

  • Gestores de comunicaciones: navegadores de Internet, gestores de telefax,…

  • Gestión comercial.

  • Gestión de personal.

  • Control de inventarios y gestión de almacén.

  • Contabilidad, fiscalidad y facturación.

  • Gestión y automatización de correspondencia y fax.

  • Gestión de los servicios de Internet: navegación Web, videoconferencia,…

Procesador de Textos

Se utiliza para crear, editar e imprimir todo tipo de documentos como cartas comerciales, artículos e informes. Tiene la ventaja de que los textos pueden ser modificados y corregidos cuantas veces se quiera, facilita enormemente la presentación de los documentos, la justificación,… Características:

  • Colocación y modificación de márgenes y tabuladores, auto ajuste y centrado de textos.

  • Manejo de bloques de texto, movimiento o copia de palabras,…

  • Resaltado y subrayado de textos.

  • Inserción en el texto de dibujos y gráficos, fotografías e imágenes,…; inserción de diagramas y organigramas; inserción de símbolos y objetos,…

  • Búsqueda y sustitución automática de cualquier cadena de caracteres a lo largo de todo el documento.

  • Utilización de una amplia gama de tipos de letra y formatos de escritura. Símbolos matemáticos y científicos y caracteres especiales.

  • Numeración automática de páginas y epígrafes.

  • Generación automática de índices y apéndices.

  • Utilización de tablas. Cuadros estadísticos.

  • Corrección ortográfica.

  • Thesaurus (Tesauros). Facilita una lista de sinónimos, antónimos y derivados de cualquier palabra seleccionada.

  • Importación y exportación de textos, tablas, ilustraciones, gráficos,… desde o hacia otros documentos o aplicaciones.

En estas aplicaciones el uso de todas estas posibilidades queda reflejado en el documento mediante códigos internos, dirigidos principalmente al control de la impresión en papel, de tal manera que la presentación en pantalla difiere de la real.

Hoja electrónica de cálculo.

Distribución tabular en filas y columnas de un conjunto de celdas en las que se pueden colocar números, texto, operaciones matemáticas o funciones de cálculo, con el objeto de dar respuesta a toda una serie de problemas de cálculo que se adaptan a esta disposición. Características:

  • Descripción de operaciones o funciones en cualquier celda cuyo resultado es calculado automáticamente.

  • Inclusión de rótulos, cabeceras, líneas de totales y cualquier tipo de texto. Así como fotos, dibujos,…

  • Obtención de representaciones gráficas de los resultados (diagramas de barras,…)

  • Intercambio de los datos, total o parcialmente, con otras aplicaciones ofimáticas.

  • Presentación por pantalla o impresora de las hojas.

  • Unión de varias hojas en una sola, así como disgregación de una en varias independientes.

Gestor de base de datos (SGBD).

Aplicación que permite manejar un conjunto grande de datos organizados en archivos e interrelacionados entre sí. Un archivo estará formado por un número variable de registros, cada uno de los cuales contendrá una información individual mediante un número predeterminado de campos. La gran importancia que tiene la localización y el rápido acceso a cualquiera de los registros a partir del valor de uno de sus campos hace que sea fundamental una buena organización y un buen sistema de acceso. Características:

  • Recuperación y visualización de los registros, permitiendo su modificación.

  • Facilidad de actualización de los datos.

  • Posibilidad de mantener el archivo ordenado por varios campos distintos, mediante indexación.

  • Creación de pantallas de presentación personalizadas.

  • Facilidad de obtención de informes por impresora y documentos con diversos formatos (formularios, consultas,…)

  • Importación y exportación de datos con otras aplicaciones.

  • Compartición de los datos por distintos usuarios mediante redes locales o a través de Internet.

  • Utilización de funciones estándar para automatizar los procesos y operaciones más habituales.

  • Disposición de un lenguaje de programación específico para el diseño de aplicaciones específicas de usuario.

Gestor de gráficos

Permite crear y manipular imágenes gráficas. Para ello es necesario que el equipo disponga de unas mínimas capacidades gráficas (tarjeta de gráficos, monitor de color con suficiente resolución,…)

Los gráficos usados con un ordenador pueden ser de dos tipos:

  • Gráficos de mapa bits (bitsmap). Se presentan internamente con el conjunto de puntos que conforman la imagen. Cada punto es un elemento de información compuesto por sus coordenadas junto con su color. Se suelen utilizar para una imagen escaneada, para retocarla, colorearla,…

  • Gráficos vectoriales. Se presentan internamente con la función geométrica correspondiente a la figura. Tienen mejor calidad de presentación, permitiendo modificaciones en sus proporciones, cambio de escala, desplazamientos, giros, ajustes,...

Dentro de la gran cantidad de software para gráficos, un grupo muy importante lo constituyen las aplicaciones de gráficos estadísticos o gráficos de gestión, cuyas posibilidades están limitadas básicamente a la obtención de las gráficas usadas en los documentos y presentaciones del ámbito empresarial, incluyendo los diagramas de barras, poligonales y de sectores. Estas aplicaciones tienen la posibilidad de comunicarse con otras, de donde obtienen los datos cuya representación gráfica se desea, e incluso en muchos casos van integrados con dichas aplicaciones.

Gestores de comunicaciones.

Un ordenador se puede comunicar con otros equipos mediante una red telefónica o líneas de telecomunicación, dando lugar a la teleinformática o teleproceso, surgiendo así una nueva disciplina conocida como Teleinformática o Telemática. Para interconectar los ordenadores en red se necesitará un hardware específico: una serie de equipos y dispositivos que dependerán del tipo de red instalada, de la topología de la red, del tipo de cable usado,… Se requerirán una serie de dispositivos que dependen de la estructura de la red y el tipo de cable usado: Hub, Encaminador o Router, un Servidor Proxy, y cable telefónico normal con un módem, línea de alta velocidad,…

Junto a este hardware se requiere el software específico que permita el establecimiento de la conexión y su mantenimiento hasta que se concluya con el proceso solicitado.

Un gestor de comunicaciones es un programa que hace que los problemas inherentes a la transmisión de datos sean transparentes al usuario, liberándole de los aspectos técnicos de la telecomunicación y proporcionándole un entorno amigable para el que no se requieran conocimientos especiales del tema. Ofrece múltiples posibilidades:

  • Conexión a otra computadora remota, se encuentren en el ámbito de la mima oficina o edificio, en el ámbito de la misma ciudad o en cualquier lugar del mundo.

  • Acceso a grandes computadoras (mainframes) que controlan el proceso de múltiples estaciones de trabajo.

  • Acceso a beses de datos: ministerios, organismos públicos, bibliotecas,…

  • Correo electrónico.

  • Intercambio de mensajes.

  • Operaciones entre bancos y Sistema SWIFT (apertura de créditos documentarios en c. exterior,…)

  • Intercambios entre empresas.

Un ordenador personal con un mínimo de equipamiento de comunicaciones y el software correspondiente, se puede conectar directamente a otra computadora, a una red local o a una red abierta de área extensa. De esta manera, adquiere una nueva característica, denominada conectividad que le permite hacer uso de una serie ilimitada de recursos distribuidos en todo el mundo.

6. Paquetes de software integrado

Es el conjunto formado por varias aplicaciones específicas relacionadas entre sí, que constituyen una unidad operativa.

Este tipo de software ha sido sustituido por el software integrable que son aplicaciones distintas que pueden usarse de forma autónoma, pero que también pueden funcionar dentro de un entorno común, permitiendo la interrelación y compartición de datos, lo que constituía la principal ventaja de los paquetes de software integrado.

Gestión Comercial.

Terminal Punto de Venta: gestiona la venta y cobro en establecimientos comerciales, a través de la integración de una serie de equipos conectados: escáner lector de código de barras, teclado, impresor de tickets y facturas, pantalla del ordenador o dependiente y display del cliente, caja registradora,…

Funcionan por medio de un paquete de software realizado normalmente a medida. Funciones:

  • Captura de datos por reconocimiento del código de barras de los productos, o por introducción de referencia del producto con el teclado.

  • Búsqueda y actualización automática de precios y artículos.

  • Gestión de comparas de clientes con pago en metálico, con tarjeta de crédito o cheque.

  • Arqueos y cierres, desglosados por las cajas registradoras.

  • Registro histórico de tickets, movimientos de entrad y salida de caja, cierres por día,…

  • Movimientos de entrada y salida para cada una de las cajas, para cada agente vendedor,…

  • Impresión de factura o tique de venta.

  • Módulo de control de llamadas de clientes o proveedores.

  • Pantalla táctil.

  • Panel de Gestión con conexión a Internet.

  • Correo electrónico desde la aplicación.

  • Generación de informes con formato HTML.

  • Gestión de remesas de la cartera de cobros/pagos de recibos.

  • Control de descuentos y agentes por línea de tickets.

  • Control de artículos.

  • Posibilidad de incluir comentarios e imprimirlos en los tickets.

  • Posibilidad de realizar facturas a clientes no codificados, introducir artículos no codificados,…

  • Comercio electrónico (venta por Internet).

Han sustituido a las clásicas cajas registradoras de los comercios, aumentando sensiblemente el control y efectividad tanto de la gestión comercial como financiera.

Intercomunicación electrónica entre centros comerciales, tiendas,…: Estas aplicaciones avanzadas permiten compartir todos los datos generados en las distintas delegaciones, adaptando las diversas posibilidades de gestión comercial que aportan estas herramientas a las necesidades específicas de información y gestión que realmente necesite cada empresa. Características:

  • Puede decidirse si se factura desde la central.

  • Los clientes pueden ser compartidos entre la central y las tiendas

  • Se fijan los contadores para cada una de las tiendas.

  • Se puede dotar de libertad total a las tiendas, centros o delegaciones de una empresa.

  • Continuo envío de información entre la central y las tiendas.

Algunas prestaciones de estas aplicaciones:

  • Facturar desde la central.

  • Gestión de contadores de entradas, salidas y existencias desde la central.

  • Gestión comercial de artículos.

  • Traspaso de pedidos, albaranes, facturas,… de clientes a la central.

  • Automatización de envío/recepción de información.

Contabilidad, fiscalidad y facturación.

Permite el registro y análisis de los hechos económicos que motivan la Contabilidad de la empresa, van asociadas y coordinadas normalmente, con herramientas de registro y control de impuestos (IVA), además de otras herramientas, dirigidas a la confección de la documentación implicada en la gestión contable y fiscal: facturas, albaranes, recibos, notas de cargo y abono,…

Características de un paquete contable actual:

  • Aportan soluciones a los distintos ámbitos de la Contabilidad: financiera, analítica, presupuestaria,…

  • Elaboración de las cuentas anuales. Confección de Balances, Cuenta de Resultados y Memoria,…

  • Informes. Análisis Financieros y Estado de Origen y Aplicación de Fondos.

  • IVA. Presentación telemática a través de Internet en la AEAT.

  • Contabilidad Presupuestaria. Asignación de presupuestos a subcuentas. Confección de presupuestos anuales.

  • Contabilidad Analítica. Control de costes por departamentos, secciones o grupos financieros homogéneos; de costes por órdenes de fabricación, por pedidos y proyectos analíticos.

  • Gestión de Inventario y Amortizaciones. Generación automática de asientos de amortización.

  • Cartera de valores. Control de vencimientos de cobros y pagos de efectos.

  • Modulo de Gestión del Conocimiento. Exportación de cuentas, balances, memorias, informes,…

  • Diseñadores avanzados de la documentación administrativa y mercantil. Diseñar documentos contables, informes y documentación en general.

Características de un paquete de facturación avanzado:

  • Diseñador avanzado de documentos.

  • Cartera de valores.

  • Enlace renovado con terminales de mano.

  • Fábrica. Conocer producción industrial; control del stock pendiente,…

  • Generación automática de los pedidos a proveedores.

  • Artículos.

  • Enlace con el paquete de Contabilidad (Ej: ContaPlus)

  • Módulo de control de llamadas a clientes/ proveedores.

  • Posibilidad de realizar facturas a clientes no codificados.

Gestión de personal.

Nos permite el registro y control de toda la vida laboral del trabajador, estudios realizados, experiencia profesional, ascensos, idiomas que conoce, sección de trabajo al que pertenece, así como el cálculo automatizado de los conceptos retribuidos, finiquitos y cálculo y confección de seguros sociales, confección de justificante de jornadas trabajadas, incidencias mensuales, transferencia de pago de nóminas a través de banca electrónica,...