Informació i documentació administrativa

Tractament de l'informació. Document administratiu. Arxiu. Fons documentals

  • Enviado por: Avantasia
  • Idioma: catalán
  • País: España España
  • 17 páginas
publicidad
publicidad

TEMA 1. LA INFORMACIÓ I EL SEU TRACTAMENT A L'ADMINISTRACIÓ

  • INTRODUCCIÓ ALS CONCEPTES D'INFORMACIÓ, DOCUMENT I DOCUMENT ADMINISTRATIU

  • SISTEMA

  • Un sistema és un conjunt d'elements que intercanvien alguna cosa per a un fi comú.

    Exemple: Com a elements d'un sistema com pot ser un Ajuntament: Treballadores, equips informàtics, béns immobles… La finalitat és gestionar uns serveis públics. L'administració és qui fa la funció gestora.

  • INFORMACIÓ

  • És un terme molt emprat en nombrosos contextos, i se n'han donat nombroses definicions, ja que apareix en múltiples i diferents disciplines (documentació, comunicació de masses, enginyeria, computació, matemàtiques, etc.).

    • Algunes de les definicions més habituals són les següents:

    • Conjunt de dades estructurades.

    • Notícia o notícies que hom tracta de saber, que hom rep.

    • Contingut d'una o més dades, tot fent abstracció de la representació concreta que adopta.

    • Dins de la Teoria de la Informació, que és una teoria matemàtica que tracta de la transmissió de l'emmagatzematge i la transformació de la informació, hom defineix informació com el contingut mesurable d'un missatge o d'una senyal.

    • Podem entendre la informació des de tres perspectives diferents:

    • La informació com a representació de les dades conscients: Percebem dades que estimulen els nostres sentits, i això fa que siguem conscients d'aquestes dades. Diem que estem informats, que vol dir que som conscients d'un esdeveniment.

    • La informació com a base del desenvolupament de l'activitat científica: Com a procés comunicatiu, la informació és un missatge que informa de fets o idees, generalment en un suport documental.

    • La informació com a bé econòmic amb valor per ella mateixa: La informació val diners, i la seva gestió pot produir diners.

    • Característiques de la informació com a matèria primera. Encara que la informació és un bé intangible podem dir que es tracta d'una matèria primera perquè els seus contingut són quantificables, processables, memoritzables, trasmissibles i intercanviables.

    • La informació és un bé inalienable, no es destrueix un cop consumida. Quan una informació és venuda, el venedor continua posseint la mateixa informació. Una informació, a més a més, pot ser consumida moltes vegades.

    • El resultat d'elaborar informació és més informació.

    • El valor de la informació ve determinat pel comprador, no pel venedor. Una mateixa informació pot tenir, per a diferents persones, una gran valor i/o un petit valor. El valor d'un ítem d'informació no sempre està relacionat ni amb l'antiguitat, ni amb el volum, ni amb els costos d'obtenir aquesta informació.

    • L'absència d'informació pot ser de vegades, una informació valuosa.

    • L'abundància d'informació, sovint dificulta el seu ús. D'aquí la importància de la documentació com a ciència instrumental per organitzar i estructurar sistemes d'informació.

      • Elements bàsics que intervenen en el procés informatiu-comunicatiu.

    Fets Dades Informació Comprensió Coneixement

    Decisió

    • Fets: Qualsevol esdeveniment del món real, qualsevol afirmació sobre el món real que pot ser verificable. Només fa referència a un aspecte concret i parcial del món real (p.e. que a Barcelona hi hagi aprox. 2 milions d'habitants).

    • Dades: Qualsevol forma de representació d'un fet. Qualsevol registre discret d'un esdeveniment. Els fets aïllats en brut. És el valor que pot adquirir una variable qualsevol.

    • És la representació o enregistrament d'un fet, de manera que pugui ser tractat per qualsevol procés (p.e. l'informàtic, impressió, llenguatge parlat, etc.)

    • Una dada no és el mateix que un fet. Les dades poden existir per elles mateixes sense necessitat de cap referent en el món real (p.e. proves matemàtiques, ficcions de la ment humana, etc.).

    • La precisió en la forma de representar els fets és potser la característica bàsica de les dades.

    • Informació: Si la dada és la representació d'un fet, sense significació per ella mateixa, la informació és el conjunt de dades estructurades en un context d'interpretació. És el resultat d'un processament de dades.

  • DOCUMENT

    • Un document és informació fixada sobre qualsevol suport. La informació s'acostuma a enregistrar en algun tipus de suport documental (paper, microformes, suport magnètic, òptic). Així s'assegura la perdurabilitat i la possibilitat de ser comunicada a un públic ampli.

    La informació que no queda fixada en cap suport documental, no es pot difondre a sectors amplis, ni de manera fidedigna, com permet el document.

    • Una mica d'història sobre els suports documentals.

    A causa de la limitada difusió de la informació aconseguida per la comunicació oral, les societats humanes avançades s'han abocat al registre d'informació sobre suport material (tauletes de fang, papir, pergamí, paper, discos òptics). Enregistrar la informació n'assegura la permanència, i la possibilitat de difondre-la, constituint d'aquesta manera una de les bases de la cultura.

    Aquesta tendència que ara ens sembla tan normal, a l'Antiguitat va xocar amb reticències d'alguns dels pensadors més influents. A la Grècia Clàssica es va manifestar un cert temor envers paraula escrita, envers els LLIBRES (encara que aleshores no es presentés físicament com el coneixem ara), perquè es creia que amb ell s'enfaixava i minusvalorava l'autèntic saber. Aquesta por a l'escriptura era, en realitat, un temor a la vulgarització o extensió del saber. Durant l'Edat Mitjana continuà vigent aquesta tendència. Els monestirs eren fervents defensors del més estricte elitisme. Hi havia la necessitat de privar l'accés lliure al document a totes aquelles persones que no eren iniciades.

    A partir de la invenció de la impremta, començà a ser factible tècnicament la realització de còpies múltiples de productes culturals de tipus textual. El document imprès damunt paper es va convertir en la principal forma de difusió i expansió de la cultura, en detriment de la comunicació oral. L'augment quantitatiu va arribar al seu punt àlgid després de la II Guerra Mundial, i es coneix amb el nom de l'Explosió de la informació.

    Price, a partir de l'anàlisi d'abundant material estadístic, va formular el 1951 una llei general aplicable a la ciència moderna (des del s.XVIII fins a l'actualitat) que mostrava de forma precisa i rigorosa el que era l'explosió de la informació. Segons la seva proposició, el creixement de la ciència en el decurs del temps adquireix una forma exponencial. D'aquesta manera, cada 10 o 15 anys es duplica el volum de la literatura científica, dels títols de publicacions especialitzades, podent-se representar el coneixement de la ciència mitjançant una corba exponencial.

    Als anys 70 es va produir l'anomenada Revolució telemàtica. Varen aparèixer serveis d'informació que utilitzaven la informàtica i les telecomunicacions de forma conjunta i coordinada. Son els anomenats serveis d'informació electrònica. A partir d'aquest moment, el paper va començar a perdre la primacia com a suport portador de cultura, i es va produir una notable diversificació dels suports documentals. Micrografia, suports magnètics i òptics, son les noves bases materials sobre les que es pot inscriure i distribuir la informació.

    Inicialment, només es gestionava digitalment informació textual (la més fàcil d'emmagatzemar i manipular), poc a poc s'ha anat digitalitzant també informació gràfica, sonora i audiovisual (imatge en moviment), essent possible la gestió i l'emmagatzematge de forma conjunta de qualsevol tipus d'informació (gestió multimèdia).

    • Tipus de documents

    • Documents administratius o de gestió: Són aquells documents, sobre qualsevol suports, generats o rebuts per una persona o una organització en l'exercici de la seva activitat. Tenen un caràcter únic (original - no reproduït -) i acostumen a anar adreçats a un receptor clar.

    • Documents cognitius o de suport informatiu: A diferència dels anteriors, acostumen a ser produïts en múltiples còpies, i s'adrecen a un receptor anònim (col.loquialment, “públic”). El seu contingut és de tipus cultural o cientifíco-tècnic, no pas administratiu.

    Una novel.la, al carrer es un document cognitiu, però dins de la editorial que l'ha editat, és un document administratiu

  • DOCUMENT ADMINISTRATIU

  • L'art. 49, de la Llei de Patrimoni Històric, defineix document com: “Tota expressió en llenguatge natural o convencional, i qualsevol altra expressió gràfica, sonora o visual, recollides en qualsevol tipus de suport material, fins i tot informàtic”.

  • Característiques del documents administratius.

  • Característiques

    • Bàsiques:

      • Gènesi espontània: No són fruit d'un acte voluntari.

      • Unicitat, exclusivitat: Són únics. No hi ha 2 documents que s'originin en el mateix moment.

      • Interrelació mútua: Són únics, però no independents. Estan relacionats.

      • Caràcter seriat: Les actuacions de l'Administració sempre segueixen uns patrons preestablerts.

    • Altres:

    Administratius

    Cognitius

    Responsable

    Arxiu administratiu

    Biblioteca, centres de documentació...

    Origen

    Espontani (fons)

    Voluntari (col.lecció)

    Independència

    Seriats

    Independents

    Unicitat

    Són documents únics.

    Per cada acció es genera 1 document.

    Són múltiples

    Valors

    Primaris (actius)

    Secundaris (passius)

    Informació

    Fons primàries, d'origen.

    Fonts secundàries, fruit de les primàries.

    Classificació

    Per funcions

    Per temes, a priori.

    Catalogació

    Per sèries

    Individual

    Accés

    Condicional. L'accés és controlat

    Lliure

    Formen part del patrimoni històric?

    No

    Construcció o eliminació

    Sí, pel seu valor

    No.

  • Funcions del documents

  • La raó de ser dels documents està en:

    • LA CONSTÀNCIA: Per tal d'acreditar uns determinats fets.

    • LA NECESSITAT DE PROVAR: Per la facilitat de prova que proporciona la incorporació de dades autentificadores, com són les signatures o els segells oficials.

    • LA SEVA FORÇA PROVATÒRIA: Només seran vàlids aquells documents que incorporin aquestes garanties externes.

    El document d'arxiu és tota aquella expressió testimonial de les activitats de l'home i dels grups humans sigui quina sigui la seva data, la seva forma, el seu suport material i en qualsevol llengua, etc.

    Analitzant-lo pas per pas veurem que el que defineix que un document sigui d'arxiu, és en primer lloc, que sigui expressió testimonia d'una determinada activitat que una institució ( o una entitat individual ) realitza per tal de complir unes competències o funcions determinades, sempre i quan quedi garantida la seva autenticitat, integritat i conservació. Així, tot seguint les pautes de caracterització del Manual de Documents Administratius del MAP podem afirmar que els documents administratius compleixen dues funcions primordials:

    • FUNCIÓ DE CONSTÀNCIA: El document assegura la pervivència de les accions administratives, ja que es constitueix en el seu suport documental. Es garanteix així la conservació dels actes i la possibilitat de demostrar la seva existència, els seus efectes i els seus possibles errors o vicis de procediment, així com el dret dels ciutadans a accedir als mateixos.

    • FUNCIÓ DE COMUNICACIÓ: Els documents administratius serveixen com a mitjà de comunicació dels actes de l'Administració. Aquesta comunicació és tan interna (entre les unitats que componen l'organització administrativa) com externa (de l'Administració envers els ciutadans i d'altres organitzacions).

  • Classes de documents

  • SEGONS LA TRADICIÓ DOCUMENTAL (segons les fases de la seva elaboració i utilització) classificarem els documents administratius en:

    • ANTECEDENTS: Esborrany: Notes preparatòries del document.

    Minuta: Document en forma definitiva pel que

    fa al contingut, pendent d'allò que li dona el valor original, com pot ser una signatura.

    • ORIGINAL: Document fet per voluntat de l'autor i conservat en la matèria i la forma tal i com es va emetre.

    L'originalitat du implícita: (característiques del originals)

    • L'autenticitat diplomàtica: Fet i validat per la persona que l'intitula.

    • L'autenticitat jurídica: El fet jurídic o assumpte respon a la intenció de l'autor, però no garanteix la veracitat del contingut.

    • Invariabilitat / Exclusivitat

    L'autenticitat marca la relació de l'autor amb el text des de que surt de l'autor fins que arriba a l'usuari.

    Es poden considerar originals:

    • Els documents autògrafs: Escrits de puny i lletra de l'autor. Qui l'escriu el signa.

    • Els documents heterògrafs: Redactats per una segona persona per voluntat i validació de l'autor.

    Qui el signa, no l'ha escrit.

    • El originals múltiples: Fets en un mateix acte cronològic i sota les mateixes formalitats.

    • CÒPIES: Les còpies poden ser:

    • Simples: Reproducció feta per una persona que no garanteix amb la seva autoritat l'exactitud de la mateixa, pot ser d'un document aïllat o en forma de copiadors.

    No pot substituir l'original

    No hereta els valors de l'original

    • Autentificades:

            • Còpia autèntica: Hereta tots els valors de l'original i el pot substituir.

            • Copia compulsada: Hereta part dels valors de l'original.

    • En forma de registres (CODEX): Prova l'existència del document. És la inscripció en un registre. Pot substituir el document.

    • Còpia figurada: Còpia idèntica. Fotocopia.

    • Còpia lliure: Còpia fet d'una altra manera, per exemple, a mà.

    SEGONS L'ENTITAT PRODUCTORA

    • PÚBLICS: Produïts per un ens de dret públic.

    • PRIVATS: Produïts per un ens de dret privat.

    SEGONS EL CARÀCTER JURÍDIC (o els orígens funcionals)

    • DISPOSITIUS O CONSTITUTIUS: Dona origen, crea o nega un dret o obligació. (A = C)

    • PROVATORIS O TESTIMONIALS: Testifiquen o proven l'existència d'un fet o d'un dret (A C)

    • INFORMATIUS: Informen sense cap pretensió de valor jurídic. (C)

    SEGONS LA FUNCIÓ ADMINISTRATIVA dins de l'expedient

    • D'INICIACIÓ

    • DE TRANSMISSIÓ D'INFORMACIÓ

    • DE COMUNICACIÓ

    • D'INSTRUCCIÓ

    • DE RESOLUCIÓ

    SEGONS LA QUANTITAT D'INFORMACIÓ

    • INTENSIVA: Molta informació de poques coses.

    • EXTENSIVA: Poca informació de moltes coses

    • DIVERSIFICADA: Entre mig.

  • Les parts dels documents.

    • Resumint:

      • Contingut

      • Estructura

      • Context: Marca la diferència entre els documents administratius i els cognitius. Ha d'estar representat al document.

    • Segons la diplomàtica

      • Suport

      • Forma física

      • Forma intel.lectual

      • Contingut

      • Context

      • Persona (creador, autor i destinatari)

      • Acció

      • Context documental: Documents que de forma directa o indirecta es troben relacionats amb el document.

      • Context cronològic: Des de que es crea fins que fa la seva funció.

      • Context geogràfic.

      • Marc legal

      • Definicions legals de document d'arxiu. (fotocòpies)

      • Els valors atribuïbles als documents.

      • Enumeració dels valors.

      • Només pot tenir valors un document que sigui complet.

        • Els valors dels documents d'arxiu depenen de la finalitat per a la qual hagin estat creats, el que es denomina VALOR PRIMARI

        • Els valor dels documents d'arxiu també depenen de la utilitat que se'n pugui treure en el futur, el que es denomina VALOR SECUNDARI.

        Els valors del documents estan íntimament relacionats amb el cicle de vida documental i, alhora amb les etapes de l'arxiu. També desenvolupa un paper fonamental en el procés d'avaluació, prèvia a la tria i eliminació de la documentació.

        VALOR PRIMARI: Aquell que va unit a la finalitat immediata per la qual el document s'ha produït per la institució. Interessa a l'organització productora. Són temporals perquè arriba un dia que caduquen. Un document amb valors primaris no es pot eliminar.

        • Valor administratiu: És aquell que té un document per a l'Administració d'origen o aquella que la succeeix com a testimoni dels seus procediment i activitats.

        • Valor jurídic/legal: Aquell del que deriven drets o obligacions legals regulats pel dret comú (p.e. estatuts de l'organisme). Aquell que poden tenir tots el documents que serveixin de testimoni davant la llei.

        • Valor comptable, fiscal o financer: És aquell que els documents poden tenir de testimoni del compliment d'obligacions tributàries.

        • Valor informatiu o tècnic: Aquell que serveix de referència per a l'elaboració o reconstrucció de qualsevol activitat de l'Administració, i que també pot ser testimoni de la Memòria Col.lectiva.

        VALOR SECUNDARI: Aquell que obeeix a altres motivacions que són la pròpia finalitat del document, com el valor històric o informatiu. Interessa a altres persones alienes a l'organització. Els valors secundaris són permanents perquè no caduquen. Determinen la conservació o no dels documents.

        • Valor històric o evidencial: És aquell que posseeix el document com a font primària de la Història. Parla directament del funcionament de la organització productora. Exemple: Estatuts, convenis...

        Es conserven tots.

        • Valor evidencia no previsible: És aquell que serveix de referència per a l'elaboració o la reconstrucció de qualsevol activitat de l'Administració, i que també pot ser testimoni d'un temps determinat.

        Es conserven parcialment.

        • Valor informatiu o complementari: S'eliminen tots.

      • Durada i prescripció dels valors.

      • Primaris

        • Son temporals, perquè arriba un dia que caduquen.

        • Caduquen seguint aquest ordre: Jurídic - Financer - Administratiu.

        • Un document amb valors primaris no es pot eliminar.

        Secundaris

        • Són permanents, perquè no caduquen.

        • Creixen en importància al llarg del temps.

        • Un document amb valors secundaris es pot eliminar o no, segons el valor que tingui.

      • El cicle vital dels documents a l'Administració.

      • El cicle vital consisteix en les fases per les que passa un document des de que es crea fins que es destrueix o conserva.

        Hi ha 4 teories per explicar la vida dels documents administratius.

      • Cicle vital centrat en la vigència.

      • Teoria de les 3 edats.

      • Cicle de vida continu

      • Dipòsits físics.

      • a) Cicle vital centrat en la vigència

        FASE ADMINISTRATIVA

        FASE HISTÒRICA

        1ª FASE

        2ª FASE

        .

        3ª FASE

        Planificació

        Tramitació

        Vigència

        Termini Precaucional

        Document Caducat

        S'estableix convencionalment

        Hem de donar resposta o solució a l'assumpte que els ha iniciat.

        Els usuaris són els productor i l'interessat.

        En aquesta fase el documents són recursos per al desenvolupament de la comunitat on circulen

        Desapareix l'objecte.

        El destinatari s'assabenta del contingut.

        S'estableix la data

        Aquí ja s'ha donat sol.lució o resposta a l'assumpte iniciat, però el document o expedient hem de continuar guardant-lo, ja que pot ser objecte de consulta o d'antecedent, encara que amb menys freqüència que a l'etapa anterior.

        Venç el termini establert.

        Es produeix un document que anul.la el primer.

        Prescriu el dret.

        Ho determina la “Taula de terminis precaucaionls”.

        Els usuaris són historiadors i persones que no han intervingut en la seva tramitació.

        Serà consultat amb propòsits d'investigació i recerca.

        El document te valor permanent (secundari). La seva conservació i arxivament seran definitius.

        Els documents, que arribada aquesta fase no tenen valors secundaris, seran eliminats.

        b) Teoria de les 3 edats.

        Tenint present la freqüència d'utilització, els documents es poden considerar inclosos en tres períodes actiu, semiactiu i inactiu.

        És la tècnica emprada per les administracions de tradicions més conservadores i les francófones.

        FASE ACTIVA

        FASE SEMIACTIVA

        FASE INACTIVA

        Els Arxius de Gestió custodien el documents generats per les diferents unitats administratives en el termini que duri la seva tramitació o en el cas que el seu ús sigui molt freqüent.

        Es recomana que la permanència dels documents en els Arxius de Gestió no sigui superior a 5 anys des de la finalització de la tramitació, llevat d'excepcions raonables (exp. de personal)

        Alt nivell de consulta

        Els Arxius Centrals rebran els documents de les oficines, quan hagi passat el termini establert anteriorment. La totalitat dels expedients que s'hagin conclòs (resolt) de manera ferma romandran habitualment en els arxius centrals fins a 10 anys (hi ha llocs on fins a 15). Els Arxius de Prearxivatge - o Intermitjos - reben en transferència els documents dels arxius centrals, en complir-se el termini establert en la fase anterior. Aquests documents rebran el tractament corresponent a un arxiu de prearxivatge durant un període màxim de 15 anys.

        Baix nivell de consulta

        Un cop finalitzat el termini, els Arxius Històrics proporcionen el tractament adequat a aquells documents que tinguin més de 30 anys des de la seva creació (llevat d'excepcions) i que tinguin valor històric. Cal tenir en compte que els documents actuals en fase d'arxiu de gestió, tenen també un valor històric per a la recerca del que ha passat en el moment present.

        Consulta molt esporàdica per historiadors.

        c) Cicle de vida continu

        És la teoria arxivística anglosaxona.

        Gestiona els documents quan tenen valors primaris.

        No es parla de “document” sinó de “record” i “archive”.

        PLANIFICACIÓ

        CREACIÓ

        UTILITZACIÓ

        ORGANITZACIÓ

        DISPOSICIÓ

        Conservació

        Eliminació

        d) Dipòsits físics

        ARXIU DE GESTIÓ

        ARXIU CENTRAL

        ARXIU DE PREARXIVATGE O INTERMIG

        ARXIU HISTÒRIC

        • Documentació en fase de tramitació i vigent.

        • Actius. Ús molt freqüent.

        • A les mateixes oficines, custodiats pel personal.

        • Documents vigents

        • Semiactius. Ús menys freqüent.

        • Un dipòsit per edifici, custodiat per l'arxiver.

        • Documents en fase precaucional.

        • Semiactius. Ús poc freqüent.

        • Un dipòsit per organització.

        • Documents amb valor històric.

        • Inactius. Ús poc freqüent.

        • Institucions d'arxiu estatals o privades.

      • Les unitats documentals generades per les administracions públiques.

      • Fons (principi de procedència)

        • Definició: Conjunt de documents, de qualsevol tipologia o suport, produït orgànicament i/o reunit i utilitzat per una persona, una família o un organisme en l'exercici de les seves activitats i funcions.

        Cada organització dona origen a un fons.

        • Principi de procedència o de respecte del fons (Natalis de Wailly, 1841)

        “Els documents que provenen d'una institució no es poden barrejar amb els documents que provenen d'altres institucions”.

        Els documents tenen capacitat d'informació, però ha de ser probatoris. Tots els documents ha de dur una identificació del fons al qual pertanyen.

        Podem trobar una sèrie de problemes pel que fa a aquest principi.

        PROBLEMA

        SOL.LUCIÓ

        Canvi de nom de l'organització

        Seguirà sent el mateix fons.

        Canvi de funcions de l'organització

        Seguirà sent el mateix fons.

        Es donarà origen a noves sèries documentals.

        Desaparició de l'organització

        Fons tancat

        Absorció per una altra organització

        Es tanca el fons de la organització que desapareix i s'integra a la nova organització.

        Fusió

        Es tanquen els dos fons i es crea un de nou.

        Col.laboració de 2 organitzacións de forma termporal

        Es crea un fons nou, mantenint els altres.

        En l'últim cas, si la col.laboració no és legal, es creen fons emparentats o relacionats. Són aquells que comparteixen sèries, però no fons.

      • Sèrie (principi d'ordre originari)

        • Definició: Conjunt de documents organitzats d'acord amb un sistema de classificació o conservats com a una unitat de fet de ser el resultat d'un mateix procés de formació o de classificació, o de la mateixa activitat, perquè tenen una mateixa tipologia; o per qualsevol altra relació derivada de la seva producció, recepció o ús.

        • Principi de respecte de l'ordre originari (M. Lehmann, 1881)

        “El fons ha d'estar organitzat de manera que reflecteixi i reprodueixi de la forma més fidel possible l'estructura i les funcions que l'han produït”.

        Podem trobar una sèrie de problemes pel que fa a aquest principi.

        PROBLEMA

        SOL.LUCIÓ

        Fons mal classificat

        Ens podem trobar un fons mal classificat un cop estigui tancat o bé mentre està obert.

        S'ha de valorar si el desordre és:

        • Anterior al tancament del fons: No es pot reconstruir.

        • Posterior al tancament del fons: Es pot reconstruir.

        Fons no classificat

        Segons aquest principi no ens podem trobar fons no classificats. Això només pot passar si el documents s'apilen un sobre l'altre, ordenats per dates.

        Transferències

        ?

        Fons oberts

        ?

      • Expedient (Tipus, ordenació, identificació, parts, requisits).

        • Definició: És una unitat organitzada de documents que fan referència a un fet, un assumpte, una personal.

        • Procediment administratiu: El procediment administratiu té 5 etapes.

        • Iniciació: D'ofici (iniciativa de l'AP) o a instància de part (iniciativa del ciutadà o una altra unitat)

        • Instrucció: Prova, informes, període d'audiència a l'interessat, informació pública.

        • Finalització:

          • Normal: Per resolució expressa (notificació) o per silenci administratiu (resolució tàcita) (certificació de l'acte).

          • Anormal: Caducitat (notificació), Renuncia al procediment i al dret, desistiment del procediment, acord.

        • Recurs: Alçada, reposició i extraordinari de revisió.

        • Tipus d'expedients

        • REGLATS

          • La forma de desenvolupament està reglada.

          • S'han de conservar

          • Sabem quan comencen i quan acaben

          • Sabem el seu contingut

          Exemple: Sol.licitut de subvenció

          NO REGLATS

          • El seu contingut no està reglat.

          • Poden ser tècnics o temàtics.

            • Tècnics: Sabem data d'inici i finalització, p.e. expedient d'un congrés.

            • Temàtics: No sabem data d'inici i finalització, p.e. temes protocolaris. S'agrupen per temes o per mateixa funció.

          • Els únics que no es conserven són els temàtics.

          • No sabem el seu contingut

          OBERT

          TANCAT

          • Condicions que s'han de presentar en els expedients

            • Els documents han de tenir un ordre cronològic procedimental. No ens hem de fixar en la data del document sinó en l'ordre d'arribada.

            • Les planes han d'estar nomerades, per controlar la manca de documents.

            • Per tancar l'expedient es feia servir un full de tancament on es detallaven quins documents hi havia i en quin ordre.

          • Parts essencials del expedients

            • Documents essencials (sol.licitud, carta, comunicat intern, informe)

            • Documents d'enllaç (per unir documents essencials).

          • Expedient primari i secundari

          • PRIMARI

            SENDUNDARI

              • Complet

              • Únic

              • Original

              • Suport físic adient per a la seva conservació.

              • Custodiat per la unitat administrativa competent.

              • Tenen valor històric

              • Són una còpia total o parcial d'un determinat expedient primari.

              • Tenen valor funcional o informatiu per a la unitat que els utilitza. No tenen valor administratiu, jurídic ni financer.

            En funció d'aquest caràcter de primari i secundari també hi ha el de sèrie primària i secundària

          • Els suports documentals.

          • Els documents electrònics.

            • Diferència entre:

            • Document electrònic: Document que necessita una màquina que funcioni de manera electrònica, sigui analògica o digital, per a poder ser reproduït o visualitzat. Ex. CD-Rom, disquet.

            • Document informàtic o digital: Document electrònic que està codificat sobre la base d'una codificació binària i que necessita un ordinador per llegir-lo.

            • Document telematic: Document analògic o digital que es transmès mitjançant un sistema electrònic.

          • La problemàtica dels documents electrònics.

          • Per tenir valor probatori, han de tenir contingut, estructura i context.

            La vinculació del context al contingut era el que li donava caràcter de prova.

            En els documents digitals es dissocien les parts del document.

            No hi ha junts el context, el contingut i l'estructura sinó que estan separats i quan es posen en relació, formen el document.

            Hi ha altres elements:

              • El fet que els sistemes informàtics actuals ignoren, en les seves funcions emmagatzematge de la informació, certs principis fonamentals de l'arxivística, en particular el respecte del fons i la conservació de la informació segons el seu valor.

              • Que hi hagi diferents continguts amb diferents contextos, però que s'ajusten temporalment (pàgina web). No podem garantir que quan tornem a obrir les dades d'aquí a un és, siguin les mateixes; es poden haver modificat.

              • El document depèn d'una interfície i es pot fer una còpia idèntica en qualsevol moment. Com no hi ha una garantia externa, una còpia digital és sempre una còpia idèntica a l'original.

              • El document té una existència virtual, només existeix quan s'imprimeix.

              • La diversitat de mitjans físics que poden servir de suport a la informació electrònica, i la incertesa que presenta la seva conservació.

              • L'opacitat de la informació electrònica, és a dir, el fet que un document electrònic no pugui ser llegit si no és mitjançant un software que comprengui perfectament el format en què ha estat generat.La interfície tecnològica està sotmesa a un constant canvi:

              • Conservació física: Els suports (han anat canviant amb el pas del temps.

              • Conservació lògica: Obsolescència del hardware, legibilitat del software.

              • El volum d'informació produïda i la freqüència de la seva actualització.

          • Els documents electrònics administratius. L'e-government i la seva regulació.

            • La preservació dels valors legals

            • Fiabilitat: Caràcter de que un document i les persones que intervenen siguin certes.

            • Autenticitat: Que el document no s'hagi alterat des que s'ha fet.

            • Conservació: Que s'hagi conservat. Depèn d'una interfície tecnològica en ràpida obsolescència.

            • La preservació dels valors legals

            NOTA IMPORTANT: En la llei 30/92 art. 45.5, es diu al revés. Els juristes parlen d'una altra manera:

            Fiabilitat------------------------Autenticitat.

            Autenticitat---------------------Integritat

            Conservació--------------------Conservació

            “Els documents emesos, qualsevol que sigui el seu suport, per mitjans electrònics, informàtics o telemàtics, per les AAPP o els que aquestes emetin com a còpies d'originals emmagatzemats per aquests mateixos mitjans, gaudiran de la validesa i l'eficàcia de document original sempre que quedi garantida la seva autenticitat, integritat i conservació, i, donat el cas, en la recepció per part de l'interessat, així com el compliment de les garanties i els requisits exigits per aquesta o qualsevol altra llei”.

            • Legislació referida als documents electrònics.

            • RDL 14/1999. Regula les entitats de certificació, que són els que fan les signatures electròniques.

            • LO 15/1999. És la llei de protecció de dades de caràcter personal. Regula com s'han de gestionar les dades que té l'Administració.

            • DL 324/2001. Regula les relacions telemàtiques dels ciutadans amb les administracions públiques per internet a Catalunya.

          • Nivells de seguretat digitals: sistemes de protecció i autentificació.

              • Definició d'espais privats (només hi poden accedir determinats usuaris).

              • Audit trail. Registre d'auditoria. Registre de totes les actuacions que es fan sobre un document.

              • Contrasenya simple: Accés amb contrasenya.

              • Encriptació de clau simètrica. Traducció de text, confidencialitat. Només s'utilitza una clau. El problema és que si algú coneix la clau hi pot accedir.

              • Encriptació de clau aritmètica: Hi ha dues claus, una per encriptar el document i l'altra per desencriptar-lo. Garanteix la integritat i l'autenticitat. És la signatura electrònica avançada.

              • PKI. (Public Key Infrastructure) Infrastructura de clau pública.

            Es representen en:

            Per la seva efectivitat

            Per l'aparença

            Es troba tant en doc. administratius com en cognitius.

            FONS

            SUBFONS

            O

            SECCIÓ

            SÈRIE

            UNITAT DOCUMENTAL COMPOSTA O EXPEDIENT

            UNITAT DOCUMENTAL SIMPLE

            Nivell orgànic

            Nivell funcional