Gestión y administración pública

Contabilidad. Ciencias económicas. Bancos y cajas de ahorro. Sucursales. Agencias bancarias. Estados financieros. Capital

  • Enviado por: Janeth
  • Idioma: castellano
  • País: México México
  • 81 páginas
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  • AGENCIAS, MATRICES Y SUCURSALES

  • INTRODUCCION

    1.1 OPERACIÓN CON AGENCIAS

    Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz. Distribuye los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz y representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial

  • CONCEPTO Y CARACTERISTICAS

  • CONCEPTO:

    • Una agencia es una entidad, física o moral, que ejerce sus actividades con independencia económica y administrativa de la casa matriz.

    • Distribuye los productos de un tercero, al cual se conoce como casa matriz.

    • Representa un importante instrumento de desarrollo y crecimiento empresarial

    CARACTERISITCAS:

    • Distribuye productos de diferentes marcas y fabricantes.

    • Cobran una comisión por las mercancías vendidas.

    • No mantienen inventarios.

    VENTAJAS

    • No representa una cantidad significativa de gastos fijos, ni costos adicionales por la inversión en instalaciones o construcciones.

    • La comisión representa un costo variable de ventas para la casa matriz.

    • Muchas compañías acostumbran contratar a sus comisionistas como si fueran empleados, sujetos a un salario variable.

    DESVENTAJAS

    • No es posible utilizarlo para todos los tipos de productos en el mercado.

    • Gran cantidad de cartera.

    • Costos de control y mantenimiento.

    • La poca fidelidad de los agentes.

    CONTROL

    • La casa matriz deberá llevar un control contable de las ventas, costos y en su caso los gastos de cada agente, con el fin de calcular las comisiones de cada uno de ellos.

    • Este control puede ser llevado mediante las cuentas costo de venta de agentes, gastos de venta de agentes y venta de agentes.

    • En el control de los inventarios se puede utilizar el procedimiento analítico o el de inventarios perpetuos.

    • El importe de los fletes, seguros y demás gastos que origine el envío de las mercancías a los agentes deberá ser contabilizado por la casa matriz como un gasto de venta.

    EJEMPLO

    • La empresa M se dedica a la venta de productos para el cuidado personal. Durante el pasado mes de enero, efectúo contratos con dos agentes para la distribución de sus productos. El contrato específica que la casa matriz facturará sus productos directamente al comprador final, otorgando al agente un 20% de comisión sobre sus ventas. Esta comisión será descontada directamente de la cobranza, en forma previa al depósito que hará éste a la cuenta de la casa matriz.

    • Los gastos por fletes y envío de mercancía a los agentes, es por $600 para “A” y $400 para “B” serán absorbidos por la casa matriz.

    1.1.2 CONTABILID DE LA CASA MATRIZ

    1.2 OPERACIÓN CON SUCURSALES

    1.2.1 CONCEPTO Y CARACTERISTICAS

    CONCEPTO:

    • El establecimiento de sucursales consiste en crear extensiones de la misma compañía en aquellos lugares en los que se efectúen operaciones con los clientes.

    • Desde el punto de vista jurídico, la principal característica de las sucursales es que son parte integrante de la misma casa matriz y operan bajo el mismo nombre o razón social.

    • Existen dos tipos de sucursales: locales y foráneas.

    CARACTERISTICAS

    • Jurídicamente son una extensión de la casa matriz.

    • Efectúan su propia facturación.

    • Por su naturaleza, tienen un local propio, mantienen inventarios y pueden o no llevar una contabilidad propia, que será integrada cada cierto tiempo a la de la casa matriz.

    SUCURSALES LOCALES

    • Son las que se ubican en la misma ciudad que la casa matriz.

    • Para proporcionar un mejor servicio y evitar que el cliente acuda a los competidores crea establecimientos en diversas partes de la misma ciudad.

    VENTAJAS CONTABLES

    • Una de las ventajas contables de estas sucursales es que por su cercanía es posible centralizar diariamente la información generada por cada una de ellas a la casa matriz.

    • También simplifica las reposiciones de mercancías vendidas, por lo que no necesita hacer compras directas a los proveedores, ni manejar cuentas de cheques.

    • Gracias a lo anterior se evitan saldos muy elevados en los bancos y en inventarios.

    CONTROL

    • En cada sucursal la casa matriz deberá llevar un control de los siguientes aspectos:

  • Mercancías en existencia.

  • Utilidades o pérdidas generadas.

  • Otros elementos que considere necesarios.

    • Para llevar ese control la casa matriz podrá establecer en su contabilidad cuentas especiales y registros auxiliares para el registro de las ventas, costos y gastos originados por el funcionamiento de cada sucursal. La existencia de mercancías será valuada al costo, puesto que equivale a un almacén de la casa matriz.

    SUCURSALES FORANEAS

    • Se establecen para poder abarcar mercados ubicados fuera de la localidad en la que se encuentra la casa matriz.

    • Mayor independencia.

    • Cuenta con un fondo de efectivo para su operación.

    • Lleva un control propio de su cartera y en ocasiones necesita hacer sus propias compras en los casos en que resulte más práctico hacerlo directamente a los proveedores en lugar de solicitar remesas de la casa matriz.

    • Resulta difícil la centralización diaria de la información contable debido a las distancias que las separan.

    • Si no fuese práctico el envío diario de la información, la sucursal puede llevar su propia contabilidad, y enviar cada cierto tiempo su información contable a la casa matriz, para que ésta considere esos datos con los de su propia contabilidad. Es importante señalar que al efectuar esta suma de movimientos, la casa matriz deberá eliminar los que representen cuentas corrientes o inversiones entre ambas.

    CONTROL (EN CASA MATRIZ)

    Sucursal cuenta de inversión

    • Se utiliza para registrar el importe de los bienes que se envían a la sucursal para su constitución. Por ejemplo: efectivo, inventarios, cuentas por cobrar en esa localidad, equipos, etc.

    • El saldo de la sucursal le sirve a la casa matriz como un control de la inversión realizada en las sucursales, y un parámetro para medir el rendimiento de cada una de ellas en función de la inversión realizada. También le sirve para comparar la rentabilidad de las diversas sucursales y para decidir en un momento dado el cierre de alguna de ellas, en caso de que su rendimiento no sea el esperado. Deberá incrementarse con el importe de la utilidad o decrementarse con el importe de la pérdida que genere la sucursal. Al efectuar la unión de los movimientos de la matriz y de la sucursal, su saldo deberá cancelarse contra su correspondiente contracuenta, de naturaleza acreedora en la sucursal.

    Sucursal cuenta corriente

    • Posteriormente a la creación de la sucursal, es normal que ocurran transacciones que representen cuentas corrientes entre la casa matriz y la sucursal. Por ejemplo: envíos de efectivo, reposiciones de mercancías, préstamos temporales de efectivo, etcétera.

    • La característica de estas transacciones es que no representan inversiones en la sucursal ya que no tienen la finalidad de permanencia en la misma. Su saldo puede ser deudor o acreedor dependiendo de las operaciones realizadas. Al igual que con la cuenta de inversión, su saldo deberá cancelarse contra la contracuenta respectiva de naturaleza opuesta a la sucursal.

    Matriz cuenta de inversión

    • Representa la contra cuenta de la que utiliza la casa matriz para las inversiones que efectúa en las sucursales. Es el equivalente al capital con que opera ésta, por lo que su naturaleza es acreedora.

    Matriz cuenta corriente

    • Representa la contracuenta de la que utiliza la casa matriz para las cuentas corrientes con la sucursal. Su naturaleza puede ser deudora o acreedor, pero siempre de igual saldo y diferente signo que la de la casa matriz.

    REGISTRO CONTABLE

    MAYOR DE LA OFICINA MATRIZ

    MAYOR DE LA SUCURSAL

    'Gestión y Administración Pública'

    PRESENTACION EN ESTADOS FINANCIEROS

    'Gestión y Administración Pública'

    AGENCIAS VS SUCURSALES

    2. CONSOLIDACION DE ESTADOS FINANCIEROS

    Al realizar el estudio de la auditoría financiera la cual debe contribuir a la precisión de la información contable presentada en los estados financieros se debe entrar a analizar el tema de la consolidación de dichos estados ya que en estos se esta reflejando la situación de los recursos que posee y controla una entidad, que en casos de que esta cuente con una gran cantidad de recursos puede tener propiedad total o parcial de capitales de otra entidad, que pasaría a ser su subordinada y la que debe estar incluida en la información de los recursos que posee la matriz. También, debido a la importancia que ha tomado el tema de la consolidación de estados financieros en razón de la determinación de los impuestos en nuestro país, se debe estudiar algunos de los conceptos y reglamentaciones relacionadas con la consolidación de estados financieros. A continuación describiremos las reglas y conceptos acerca de la consolidación de estados financieros que de acuerdo a nuestro criterio deben ser objeto de estudio para comprender mejor el tema.

    Definición

    Estados financieros consolidados son aquellos que presentan la situación financiera, los resultados de las operaciones, los cambios en el patrimonio, así como los flujos de efectivo de la matriz o controlante y sus subordinados o dominados, como si fuesen los de un solo ente económico.

    Entendiendo por ente subordinado o dominado aquel que según el artículo 261 del Código de comercio se encuentre dentro de los siguientes casos:

    ð      Cuando más del 50% del capital pertenezca ala matriz, directamente, o por intermedio o en concurrencia con sus subordinadas.

    ð      Cuando tengan el derecho de emitir votos constitutivos del quorum mínimo decisorio en la junta de socios, o en la asamblea o junta directiva.

    ð      Cuando las sociedades vinculadas entre sí participen en el 50% o más de las utilidades de las utilidades.

    La consolidación de estados financieros esta reglamentada en la Circular externa N°002 de 1998 expedida por la Superintendencia de Valores.

    Control directo y Control indirecto

    De acuerdo al artículo 260 del Código de Comercio, el control puede ser directo o indirecto de acuerdo a la relación que ejerza la matriz con la subordinada, entonces sobre las filiales la matriz o controlante ejerce un control directo, y sobre las subsidiarias la matriz o controlante ejerce un control indirecto.

    Control exclusivo y Control conjunto o compartido

    De acuerdo al artículo 261 del Código de Comercio en el que se establece la posibilidad de que el control sea ejercido por un número singular o por un número plural de personas, entonces el primero de los casos se denomina control exclusivo, y el segundo se denomina control conjunto o compartido.

    La matriz debe presentar una información contable que describa la situación real del control que ejerce la matriz sobre las subordinadas deben utilizarse herramientas contables para cada caso, ya que las formas de control, los recursos y responsabilidades revelados, difieren en uno y otro.

    Cuales son los estados financieros consolidados

    Se entiende por éstos los que conforman los denominados estados financieros básicos establecidos en el artículo 22 del Decreto 2649 de 1993, pero referidos a un ente matriz o controlante y sus subordinadas o controladas, estos son:

    ð Balance general consolidado,

    ð Estado de resultados consolidado,

    ð Estado de cambios en el patrimonio consolidado,

    ð Estado de cambios en la situación financiera consolidado, y

    ð Estado de flujos de efectivo consolidado.

    Metodología para la consolidación de estados financieros

    Para la consolidación de estados financieros se deben aplicar las reglas de reexpresión de la circular 002 de 1998 de la Superintendencia de Valores en las que se establece que todos y cada uno de los rubros que los componen deben incrementarse en el PAAG correspondiente. Los estados financieros consolidados deden formularse y presentarse en las mismas fechas en que se presenten los estados financieros individuales de fin de ejercicio.

    Teniendo en cuenta lo establecido en el artículo 122 del Decreto 2649 de 1993, en el que "un ente económico no puede poseerse ni deberse a sí mismo, ni puede realizar utilidades o excedentes o pérdidas por operaciones efectuadas consigo mismo", mediante los estados financieros consolidados se deben eliminar todos los saldos y operaciones recíprocas a la fecha de corte y por el período a que hagan referencia.

    La presentación y el diseño de los estados financieros consolidados deben realizarse de una manera ordenada, armoniosa y homogénea, por lo que los estados financieros consolidados no deben limitarse a la presentar la sumatoria matemática de rubros similares o a cálculos aritméticos básicos, sin determinar la naturaleza de los componentes de cada estado financiero, en relación con el conjunto de sociedades partícipes del proceso.

    Los estados financieros individuales son el componente base para la consolidación para esto deben ser depurados con las eliminaciones por saldos y operaciones recíprocas desarrolladas entre las entidades económicas. Dichos estados deben reunir, como mínimo, los siguientes requisitos:

    A.    Corresponder a una misma fecha de corte y hacer referencia a un mismo período contable, para el último caso no solo en el tiempo, sino además en su duración.

    B.     Haber sido preparados bajo principios, políticas, métodos y procedimientos contables uniformes, respecto de eventos y transacciones similares.

    C.     Para estados financieros correspondientes a entidades ubicadas en el exterior, estar convertidos a la moneda funcional y expresados de acuerdo con las normas de contabilidad aplicables en Colombia.

    D.    Tener analizados y conciliados los saldos recíprocos.

    Excepciones

    Existen algunas excepciones o limitaciones en la inclusión de estados financieros individuales para la formulación de los consolidados. Dichas limitaciones estan establecidas en el artículo 122 del Decreto 2649 de 1993, son aplicables a los entes matrices o controlantes sometidos al control exclusivo de la Superintendencias de Valores, y son:

    a)     Subsidiarias en las que el control solo sea temporal, debido a que su inclusión en la consolidación distorsionaría las cifras de un período a otro. Se considera como inversión temporal aquella que se halle representada en títulos o documentos de fácil enajenación sobre los que el inversionista tiene el serio propósito de realizar el derecho económico que incorporen con un tercero ajeno al grupo empresarial o con el que no mantenga vínculo de subordinación, ni como matriz o controlante ni como subordinado, en un lapso no superior a un año calendario, o con plazo de maduración o redención igual o inferior a un año calendario, en uno y otro casos, contado a partir de la fecha de corte del balance general en que se revelen.

    b)     Subsidiarias en que se haya perdido el control por haber sido intervenida por autoridad competente y tal medida tenga ésta consecuencia, por encontrarse en estado de liquidación, se esté adelantando un proceso concordatario, de liquidación administrativa, de liquidación obligatoria o cualquier otro proceso universal.

    c)      Subsidiarias que se encuentren en etapa pre-operativa.

    d)     Subsidiarias en otros países, en donde existan restricciones para la remisión de utilidades o inestabilidad monetaria o política.

    Las situaciones especiales que motivan la exclusión de los estados financieros individuales de ciertos entes, en la formulación de los consolidados de la matriz o controlante, deben revelarse en las notas a los estados financieros.

    Requisitos previos a la consolidación

    Antes de efectuar la consolidación, se deben tener en cuenta los siguientes requisitos:

    1)     Para efectos de la consolidación de estados financieros, la matriz y sus subordinadas deben preparar estados financieros a una misma fecha y por el mismo período. En todo caso, se deben elaborar estados financieros consolidados, a las mismas fecha de corte establecidas para los estados financieros individuales de fin de ejercicio. En casos excepcionales y por razones justificadas plenamente ante la Superintendencia de Valores, se podrá consolidar estados financieros preparados a fechas diferentes, siempre y cuando éstos no superen tres meses y se considere que dichos estados financieros no se ven afectados en forma significativa posteriormente.

    2)     La información a utilizar en la consolidación de los estados financieros debe estar expresada bajo los mismos criterios y métodos contables. Este requisito puede no ser aplicable cuando existan disposiciones contables o principios contables diferentes a aquellas normas y principios seguidos por la compañía matriz. Cuando ello se presente deben efectuarse los ajustes correspondientes, afectando únicamente los estados financieros consolidados, excepto cuando el efecto de dicha situación no sea significativo. Los estados financieros consolidados se deben preparar usando políticas contables uniformes para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Si no es práctico usar políticas contables uniformes en la preparación de los estados financieros consolidados, este hecho se debe revelar, junto con las proporciones respecto de cada una de las cuentas mayores, las partidas de los estados financieros consolidados a las que se aplicaron políticas contables diferentes. La compañía matriz y sus subordinadas deben aplicar uniformemente los principios de contabilidad para transacciones y eventos semejantes en circunstancias similares. Por ejemplo, todas las compañías que integran los estados financieros consolidados deben aplicar el mismo método para la valuación de sus inventarios, activos fijos, etc.. En caso de estados financieros que hayan sido preparados sobre bases diferentes a principios de contabilidad generalmente aceptados, deberán convertirse a éstos antes de su consolidación.

    3)     Los estados financieros de cada una de las compañías a consolidar deben estar suscritos por el respectivo representante legal y certificados o dictaminados por el revisor fiscal. En caso de no existir revisor fiscal en alguna de las empresas a consolidar, los estados financieros deben ser certificados.

    4)     Se deben efectuar conciliaciones de las operaciones y saldos recíprocos con el fin de evitar la existencia de diferencias en el momento de su eliminación.

    Procedimiento para la consolidación

    Para preparar estados financieros consolidados, de acuerdo a lo establecido en la circular N°002 de 1998 de la Superintendencia de Valores, los emisores de valores sometidos al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deben seguir el siguiente procedimiento:

    a)     Determinar cuál es la matriz y cuáles las compañías subordinadas

    b)     Obtener los estados financieros de la matriz y de las compañías a consolidar.

    c)      Comprobar la homogeneidad de las bases contables utilizadas por las compañías a consolidar. Si se detectan diferencias y son significativas se deben efectuar los ajustes correspondientes al consolidado.

    d)     Si existen compañías subordinadas en el exterior, sus estados financieros deben convertirse a pesos colombianos antes de iniciar el proceso de consolidación. Y se deben expresar de acuerdo con las normas de contabilidad aplicadas en Colombia.

    e)     Comprobar que los saldos recíprocos entre compañías coincidan. Si no coinciden preparar los ajustes correspondientes.

    f)       Determinar el tipo de vinculación, para establecer la forma de realizar la consolidación. Si se trata de una vinculación directa, el procedimiento consiste en tomar los estados financieros de la matriz y consolidar con sus subordinadas directamente. Si se trata de una vinculación indirecta el proceso se lleva a cabo por etapas, esto es, se determinan cuáles son las compañías controladoras de segundo y tercer nivel (o subgrupos) para consolidar a esos niveles y posteriormente reunir el consolidado de cada subgrupo y proceder a su consolidación con la matriz final del grupo.

    g)     Cuando en un grupo empresarial que deba consolidarse existan entidades pertenecientes al sector financiero y entidades no financieras, se deben consolidar inicialmente por separado las entidades financieras de las no financieras . Dichos subconsolidados sirven como base para la elaboración del consolidado total, el cual se podrá elaborar a nivel de grupo de P.U.C. (dos dígitos). En este caso, a la asamblea de accionistas y a la Superintendencia de Valores se deben presentar tanto el consolidado total como los subconsolidados, utilizando los formatos establecidos con tal fin.

    h)     Preparar la hoja de trabajo para la consolidación.

    i)       Los saldos y las transacciones entre las compañías consolidadas se deben eliminar en su totalidad.

    j)       Determinar el interés minoritario o la propiedad ajena al controlante, según sea el caso de acuerdo con lo establecido en los numerales 6.3. y 6.4. del Capitulo II del Título Primero de la presente Circular Externa, los cuales se deben presentar en el balance general consolidado separados de los pasivos y del capital contable.

    k)     Preparar los estados financieros consolidados con sus respectivas notas.

    Algunas eliminaciones comunes

    Según la circular N°002 de 1998 de la Superintendencia de Valores entre algunas eliminaciones que se realizan en la consolidación de Estados Financieros se encuentran:

    a) La inversión en acciones debe ser eliminada contra el patrimonio de la subordinada.

    b) Las ventas de mercancía, el costo de ventas, los gastos y los dividendos entre las compañías consolidadas.

    c) La utilidad o pérdida en la venta de activos fijos entre compañías consolidadas.

    d) Los saldos por cobrar y por pagar que tengan entre sí las compañías a consolidar.

    e) Los ingresos y gastos que por cualquier otro concepto se hayan registrado durante el período contable respectivo entre las entidades consolidadas.

    f) Cualquiera otra transacción u operación entre las entidades a consolidar que implique su duplicidad en el momento de presentar los estados financieros consolidados.

    Métodos de integración

    Elaborar estados financieros consolidados podría reducirse a la agregación de los individuales de todas las subordinadas a los de la matriz o controlante por rubros homogéneos dentro de cada estado financiero. Pero debido a que el control sobre los recursos de la subordinada no siempre es exclusivo, en caso de que se ejerza un control compartido o conjunto debe revelarse la proporción en que el ente ejerza dicho control. Haciendo que la información revelada refleje el poder que una persona tiene de disponer de los recursos de otra como si fuesen propios y aporte así mejores elementos de juicio al usuario de dicha información.

    Entonces, todo ente emisor de valores matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores que, respecto de otro ente económico, ejerza control exclusivo, debe elaborar los estados financieros consolidados bajo el método de integración global, en tanto que para el caso del control conjunto o compartido, debe emplear el método de integración proporcional, conforme a lo indicado en los siguientes numerales.

    1.    Método de integración global

    Es aquel mediante el cual se incorporan a los estados financieros de la matriz o controlante, la totalidad de los activos, pasivos, patrimonio y resultados de las sociedades subordinadas, previa eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de las operaciones y saldos recíprocos existentes a la fecha de corte de los estados financieros consolidados.

    Así las cosas, los estados financieros consolidados revelan de manera adecuada la magnitud de los recursos bajo control exclusivo, con lo cual, además, se consigue establecer un factor aproximado del nivel económico de la responsabilidad que le compete a la matriz o controlante.

    2.    Método de integración proporcional

    Es aquel por el cual se incorporan a los estados financieros de los controlantes, el porcentaje de los activos, pasivos, patrimonio y resultados, que corresponda a la proporción en que ejerza control la matriz en la subordinada, previa la eliminación, en la matriz o controlante, de la inversión efectuada por ella en el patrimonio de la subordinada, así como de los saldos y operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte.

    Para determinar la proporción en que cada matriz o controlante sometido al control exclusivo de la Superintendencia de Valores deberá consolidar sus estados financieros con los de sus subordinadas o controladas, cuando deba utilizar el método de integración proporcional, se procederá de la siguiente manera:

    1)     Determinar el número de controlantes.

    2)     Determinar el porcentaje de participación de cada uno de los controlantes, en el capital o en las decisiones de la asamblea o junta de socios. En los casos en que el controlante participa tanto en el capital como en las decisiones de la asamblea o junta de socios, se debe tomar el mayor de los porcentajes.

    3)     Totalizar los porcentajes determinados conforme al literal anterior.

    4)     Establecer la proporción que sobre el total a que se refiere el literal anterior, representa el porcentaje determinado en el literal b). Cuando no pueda determinarse el porcentaje de participación de los controlantes en las decisiones de la asamblea general de accionistas o junta de socios, la proporción se determinará dividiendo el cien por ciento por el número de controlantes. Pudiéndose probar la participación de por lo menos alguno de los controlantes, la de los demás se establecerá dividiendo el porcentaje restante por el número de controlantes cuya proporción se pretende determinar.

    En todo caso podrá probarse a la Superintendencia de Valores que la proporción que, sobre el total, corresponde a cada uno de ellos, es diferente a la prevista en el inciso anterior, caso en el cual, la integración se hará en el porcentaje probado por cada controlante.

    La diferencia entre la proporción a que se refiere este numeral y el porcentaje de propiedad de cada controlante, se debe revelar como interés minoritario o propiedad ajena al controlante, según sea el caso. Para el efecto, si el porcentaje de propiedad o participación de terceros es mayor que el que corresponde al ente matriz o controlante, tal participación se debe revelar como propiedad ajena al controlante. En caso contrario, será interés minoritario.

    3.    Disposiciones comunes a uno y otro método

    El interés de los propietarios de las subordinadas, diferente al de la matriz o controlante, deberá revelarse en un rubro aparte después del pasivo y antes del patrimonio, denominado interés minoritario.

    Cuando la matriz o controlante no tenga participación en el capital de la subordinada, procederá la eliminación de los saldos y las operaciones recíprocas existentes a la fecha de corte de los estados financieros de propósito general consolidados. En este caso el patrimonio de la controlada se presentará, en los estados financieros consolidados, como propiedad ajena al controlante.

    Papeles de Trabajo

    Deben elaborarse papeles de trabajo en donde se relaciones los cálculos realizados en los procedimientos para la consolidación de estados financieros, dichosa papeles de trabajo deben diseñarse de tal manera que sean funcionales, fáciles de entender y de consultar, inclusive por personas que no hayan intervenido en su elaboración.

    Para que los papeles de trabajo cumplan con el objetivo de soportar los resultados obtenidos en la aplicación de los métodos o procedimientos contables para este caso en la consolidación de estados financieros deben contener como mínimo:

    a)     Los estados financieros individuales de todas y cada una de las entidades económicas involucradas en la consolidación y/o los estados financieros consolidados que sirvan a su vez para la formulación de los de la matriz o controlante.

    b)     Los ajustes efectuados a los estados financieros individuales de las entidades subordinadas, originados en la homologación a los principios y prácticas contables utilizados por la matriz o controlante.

    c)      La conversión de los estados financieros correspondientes a entidades económicas ubicadas en el exterior, indicando los métodos utilizados para el efecto y el tipo de cambio empleado.

    d)     Las operaciones desarrolladas entre las entidades económicas involucradas en la consolidación, durante el ejercicio a que hagan referencia los estados financieros consolidados.

    e)     Las conciliaciones de los saldos recíprocos de las entidades a consolidar.

    f)       Las eliminaciones de los saldos y operaciones recíprocas entre las entidades objeto de consolidación.

    g)     La eliminación de la inversión poseída por la matriz o controlante en el patrimonio de las subordinadas.

    h)     La determinación de la proporción a utilizar para la integración de los estados financieros de las subordinadas con los de la matriz o controlante, cuando se deba emplear el método de integración proporcional.

    i)       La determinación del interés minoritario y de la propiedad ajena al controlante en todas y cada una de las entidades subordinadas.

    j)       Los estados financieros consolidados.

    Revelaciones asociadas

    Mediante las notas a los estados financieros consolidados se debe revelar como mínimo:

    1.     El nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrolla sus actividades y la fecha de constitución, tanto de la matriz o controlante como los de las subordinadas incluidas en la consolidación.

    2.     La proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante en cada una de las subordinadas que consolida, el método de consolidación empleado en cada caso y el valor total del activo, pasivo y resultados del ejercicio, tanto de la matriz o controlante como de las subordinadas.

    3.     Si existen subordinadas o controladas no incluidas en la consolidación, se debe revelar el nombre, el objeto social, el domicilio, la nacionalidad, el área geográfica donde desarrollan sus actividades y la fecha de constitución de cada una de ellas, junto con la proporción en que participa, directa o indirectamente, la matriz o controlante, indicando las razones por las cuales no se incluyen en la consolidación.

    4.     Para el caso del control conjunto, se debe revelar el nombre de los entes económicos con quienes éste se comparte y el porcentaje de participación de cada uno de ellos.

    5.     El valor de los pasivos consolidados cuya duración residual sea superior a cinco (5) años, así como el de los pasivos con garantías otorgadas por entes comprendidos en la consolidación, revelando su naturaleza y condiciones.

    6.     El monto consolidado de las obligaciones pensionales.

    7.     El número de personas empleadas durante el ejercicio por la matriz o controlante y sus subordinadas, clasificado entre empleados de dirección y confianza y otros y los gastos de personal generados para cada una de estas categorías.

    8.     El monto de los anticipos, créditos y garantías otorgados a los administradores y a los integrantes de los órganos de vigilancia de la matriz o controlante y de sus subordinadas, por ésta o por sus subordinadas, indicando las condiciones esenciales y el tipo de interés.

    9.     Cuando la fecha de corte de los estados financieros individuales de alguna de las subordinadas difiera de la fecha de consolidación, se debe revelar tal situación, indicando el corte utilizado y los hechos significados ocurridos en el periodo no coincidente.

    10. Un resumen de las prácticas y políticas empleadas para cada uno de los conceptos relevados en los estados financieros consolidados.

    11. Un informe que revele de manera sucinta pero clara y completa el efecto de la consolidación en los activos, pasivos, patrimonio y resultado de la matriz o controlante.

    12. Una explicación clara y detallada de los ajustes efectuados con el fin de unificar los procedimientos y las normas de contabilidad, indicando sus efectos en los estados financieros consolidados, en la medida en que éstos sean representativos, revelando los procedimientos utilizados.

    Presentación de los estados financieros consolidados

    7. Toda controladora, que no se encuentre en los casos contemplados en el párrafo 8, debe presentar estados financieros consolidados.
    8. Toda controladora que sea a su vez subsidiaria participada en su totalidad, o prácticamente en su totalidad, por otra controladora, no necesita presentar estados financieros consolidados siempre que, en el caso de la participada prácticamente en su totalidad, la dominante obtenga el consentimiento de los intereses minoritarios.

    Tales controladoras deben revelar, en sus estados financieros individuales, las razones por las que no han presentado los estados financieros consolidados, junto con los métodos utilizados para la contabilización de sus subsidiarias . También deben informar sobre el nombre de la empresa controladora que publica estados consolidados y las incluye en ellos, así como de la oficina de registro donde éstos quedan depositados.
    9. Los usuarios de los estados financieros de la controladora están, usualmente, interesados en el grupo de empresas y necesitan, por tanto, ser informados de la situación financiera, los resultados y los flujos de fondos del grupo en su conjunto. A cubrir esta necesidad van dirigidos los estados financieros consolidados, que presentan la información financiera sobre el grupo como si se tratara de una sola empresa, sin tener en consideración los límites legales de las entidades jurídicas independientes.
    10. Una controladora, si está poseída enteramente por otra empresa, no siempre tendrá que presentar estados financieros consolidados, ya que tales estados pueden no ser requeridos por la empresa dominante, y las necesidades de los demás usuarios pueden quedar mejor cubiertas por los estados financieros consolidados de esa controladora.

    En algunos países se exime de presentar estados consolidados a la controladora que está poseída prácticamente en su totalidad por otra empresa, siempre que la dominante obtenga para ello la aprobación de quienes representen los intereses minoritarios. La expresión "poseída prácticamente en su totalidad" significa, con frecuencia, que la dominante posee el 90% o más de los derechos de voto.

    EJEMPLO 2. La compañía T ha registrado activos similares a los de la compañía S. Sin embargo, el terreno que T había inscrito antes a un costo de $25,000 ahora tiene un valor corriente de $50,000 en el mercado. Como resultado, la compañía R está dispuesta a pagar $175,000 por el 100 por ciento de las acciones en circulación de la compañía T. En otras palabras, R paga $25,000 más que los activos netos registrados o el valor en los libros de la compañía T.

    Al preparar una hoja de trabajo para consolidar el balance de R y T inmediatamente después de la adquisición del control, no podemos efectuar una sola eliminación de la inversión de R contra el capital de los accionistas de T porque la inversión de $175,000 es más grande que la suma del capital social de T y sus ganancias retenidas. La diferencia, por supuesto, se debe al hecho de que R pagó $25,000 más que los activos netos registrados de T. En el asiento (1) de la hoja de trabajo se refleja el aumento en el valor del activo, el terreno, que es propiedad de T. Después de efectuar el ajuste, el asiento (2) se anota para eliminar el saldo de la cuenta de inversión contra el capital de los accionistas de T.

    De la hoja de trabajo que presento a continuación se ha preparado el balance consolidado de la compañía R y su sucursal T inmediatamente después de que R adquirió el control.

    Compañía R y sucursal

    Balance consolidado

    Enero 1, año 1

    Activos

    Corriente

    Depreciable - neto

    Terreno

    $105,000

    300,000

    50,000

    Total Activos

    $455,000

    Pasivo

    Capital social

    Ganancias retenidas

    $200,000

    60,000

    $195,000

    Total de capital de accionistas

    Total pasivo y capital de accionistas

    260,000

    $455,000

    Compañía R y sucursal

    Hoja de trabajo -Balance consolidado

    Enero 1, año 1


    Cìa R

    Cía T

    Ajustes y eliminaciones

    Consolidado

    Dr.

    Cr.

    Dr.

    Cr.

    Dr.