Gestión del aprovisionamiento y stocks

Operativa de compraventa. Productos. Operaciones de almacenaje. Instalaciones y mobiliario. Productos con requisitos especiales

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LA GESTIÓN DE APROVISIONAMIENTO II.

LA OPERTATIVA DE COMPRAVENTA

-El precio de venta,empieza con el P.V.L(laboratorio)cuando se solicita la autorización de un laboratorio se formula la solicitud de autorización del precio que se establece sobre:

+coste de fabricación

*los gastos netos de la investigación

*el beneficio empresarial

Este se comunica a la empresa junto al P.V.A(público),entre estos tenemos tambien el P.V.A.(almacén) y se marca un margen comercial de un 7,6%.

-los márgenes comerciales,entre cada uno de lo sagerntes se establece uun precio de venta +impuestos indirectos=un precio final,la diferencia entre estos es le margen comercial.

margen de lo salmacenes farmacéuticos

P.V.L = o - 89,62 E 7,6%

P.V.L + 89,62 E 7,37%

-los impuestos

iva superreducido 4% RE del 0,5%med.uso humano,sustancias med. y form.magistrales.

iva reducido 7% RE del 1%med.animal,aparatos y complementos para def.físicos(hombre o animal)gafas graduadas y lentillas.

iva general 16% RE del 4%cosméticos y productos higiénicos y resto de productos

*recargo de equivalencia(R.E),

-Fijación de precios en la cadena entre los diferentes agentes

*si el laboratorio vende al mayorista: P.V.L +I.V.A

*si el laboratorio vende diretamente a la O.F. : P.V.L +I.V.A+R.E.

*si el mayorida vende a la oficina de farmacia: P.V.A+I.V.A+R.E.

*la O.F dispensa al: P.V.P+ I.V.A

El descuento,es un incentivo a los clientes para estimular la venta ,es decir, consiste en restar un porcentaje determinado al preco de compra del producto y el recargo comercial,los mayoristas ofertan un precio mínimo para todos los clientes y establecer un escalado de cargos para cubrir sus gastos,es decir ,consiste en aplixar un porcentaje de incremento al precio del producto.

Las bonificaciones

Es un recurso utilizado por los comerciales,consiste en ofrecer una parte de productos sin coste junto con los productos comparados.

El rappel

Es un estímulo qu elagunas veces los proveedores ofrecen a sus clentes para alcanzar un determinado objetivo

Negociación de las condiciones de compraventa

Hay dos tipos de contactos con los proveedores:

-negociación de las condiones generales,reunirnos para acordar las condiciones generales en la srelaciones de compraventa entre ambos.

Datos de contacto:

*persona de contacto-productos o servicios que ofrecen-la tarifa de precios -calidad del suministro-El depósito, los proveedores tienen productos nuevos y propone exponerlos en un tiempo determinado y pasado el periodo que retire el sobrante y lo abone facturando solo lo vendido.-volumen mínimo de compras-condiciones de compraventa-ofertas y promociones para unproducto o familia de productos-las condicones de pago,hay que acordar un plazo (el tiempo qu etrans curre hasta que pagamos el total del importe el pedido ,puede ser al contado, atreinta o sesenta dias o incli¡uso un año)y una forma de pago(sistema qu escogemos para efectuar el pago,en efectivo, mediante cheque bancario,domiciliación bancaria)

Los productos o servicios que ofrecen

-negociaciones para la reposición de productos

-diaria:con los mayoristas seleccionados y conocidas las condiciones solo queda revisar que se cumplan las condiciones acordadas y registrar las incidencias

-ocasional :

*con stacionalidad del producto: se valora la importancia del producto,la marca,no podemos prescindir de estos productos nos ofrece bonificaciones para que se compren productos no tan conocidos,estos productos imitadores del líder con mejores condiciones de compra estos proveedores suelen ser fabricantes o distribuidores.

*sin estacionalidad:haremos el pedido cuando veamos que el stock queda bajo el mínimo establecido.

-el precio de venta al publico de un medicamento lo solicita el laboratorio y lo aprueba el ministerio de sanidad y consumo.

-el precio en que el mayorista vende a la oficina de farmacia se llama PVA precio venta de almacen

-el margen de una oficina de farmacia por dispensación y venta al público de una especialidad damacéutica con un pvl de 93,5 e es de :37,53 por envase.

-los cosmeticos y productos higienicos estan sometidos a un IVA del 16%

-el precio en qu eun mayorista vende a un aoficina de farmacia sigue lal cadena siguiente:

PVA+IVA+RE

-una oferta comercial consiste en ofrecer productos gratuitos por la compra de 10 unidades se llama rappel.

-la operacion basada en la exposicion de unos productos durante un tiempo,de los que solamente se factura lo que se vende es un deposito.

el codigo de barras qu e aparece en un producto es una normativa internacional de identificacion d eproductos.

-en una factura aparecen la base imponible,el NIF del emisor y el receptor y los descuentos aplicados.

-el documento de abono que subsana un error cometido en alguna entrega se llama factura rectificativa.

-un tipo de cheque que se paga en efectivo a la persona qu elo entrge se llama al portador.

-la accion por medio de la cual el comprador ingresa en la cuenta del proveedor el importe de una factura es una transferencia bancaria,

LA GESTIÓN DE STOCKS

Operaciones de almacenaje

A todo el proceso que sigue el producto desde que se recibe hasta que se dispensa,así como las operaciones administrativas derivadas de este proceso se llaman operaciones de almacenaje.

*procura un adecuado servicio

*hace qu elos recursos se empleen de forma óptima

La operación de almacenaje sigue los siguientes procesos:

*recepción y verificación de los pedidos

*almacenaje

*getión de existencias

*inventarios

*de reposición,es la zona destinada a almacenar aquellos productos comprados en una cantidad qu eexcede a la destinada a la dispensación diaria,asi como de los qu ehacemos acopio por su elevada frecuencia de venta o aprovechamiento de beneficios.

Instalaciones y mobiliario:estanterias regulables,importante operatividad y diseño.

Gestión. El espacio es limitado y toda compra superior a la de dispensación habitual debe estar justificada por razones técnicas o económicas.

Los criterios de sellección son:e lespacio que ocupa y el margen que nos aporta y la rotsción y frecuancia de venta.

*de dispensación,es la zona de la of.farm.con instalaciones adecuadas para guardar ordenadamente los productoa farmacéuticos para su dispensación.Esta zona está situada cerca del mostrador pero no es accesible al púbico.

Instalaciones:cajones del mostrador,rotulados para seguir un orden y pueden llevar separadores interiores,sulen contener productos de dispensación frecuente;armarios y vitrinas;cajoneras compactas,columnas de hasta 20 cajones de apertura fàcil y ceirre automático o incluso instalaciones robotizadas con estanterias mecanizadas;nevera,para productos termohábiles

*de exposición,tiene la doble condición de guardar los productos y de exponerlos a la vista del cliente para su selección,nos interesa el diseño y se ubica en la zona de libre acceso a lo susuarios.

criterios de ordenacion

*alfabètico:

*por formas farmacéuticas,de sivide el al macén por sub-zonas,cada una para cada forma o agrupación de formas farmacéuticas y dentro de cada sub-zona lo ordenamos por orden alfabético.

*por tipo de dispensación :los mas solicitados situados mas cerca,se trata de una clasificación complementaria a las anteriores,agrupamos las especialidades farmacéuticas publicitarias a paarte.

*por actividad farmacológica:consiste en distinguir y agrupar todas la s especialidades indicadas para una misma patologia,si se domina el vademécum,por que presupone un conocimiento profundo de la sindicasiones de cada una de ellas.

*por proveedor

*por funcionalidad:almacena y expone,tiene que facilitar su localización e identificación y combinarlo con la ordenación por proveedor.

oredenacion de los productos

*reposición diaria:la hacemos incluso varias veces al dia,si¡u objetivo es cubrir la reposición de los artuculos dispensados que quedan por debajo del mínimo.

Productos que tienen requisitos especiales :

-termohábiles

-estupefacientes

-vacunas indivudualizadas,encargo y elaboración especial.

-productos de fabricantes de baja rotación

-getión de transporte de fórmulas magistrales elboradas por una framacia autorizada para farmacias diapensadoras.

Protocolo que sige:

*comprobar la carga

*indentifica los productos

*el número de cubetas o paquetes

*la zona de reposición

*verifica producto por producto

*documentación

*comprovar el precio y condiciones acordadas

*archiva los albaranes

*recepción masiva:los laboratorios fabricantes o distribuidores que proponen sistemas de compra para cantidades grandes de productos con ofertas y bonificaciones,puede ser de consumo estacional y tambien para productos pra todo el año

Transporte y entrega:se hace mediante transportistas subcontratados

Protocolo:

*comprueva que corresponde a un pedido de nuestra farmacia y resto como anterior

Recondamendaciones de almacenaje

con fecha de caducidad suficiente para que se utilice de forma optima,aprovechar el espacio disponible,la reposición y dispensación sea lo amas factible e inmediata.,evitar roturas o deterioro,evitar confusiones o errores.

Reconmendaciones para un al macenaje eficiente:

*se repone de atras hacia delante,de bajo arriba y de izquierda a derecha y se dispensa al contrario.

*cada seis meses revisar las caducidades.

Estupefacientes:la normativa sanitaria abliga a llevar un control detallado de estas sustancias y envio periodico de la información de sus movimientos a los servicios de sanidad,existe la obligación de guardarlos en una cja fuete cerrada y deben permanecer obligatoriamente en la oficina de farmacia a disposición de los servicios sanitarios de urgancia un contenido mínimo,como el clohidrato,en caso de necesidad urgente.

Termohábiles:se guardan en frigorifico entre 2 y 8 cº y debe de estar situada en algún lugar cercano a la zona de dispensación con acceso restringuido al personal.

Materias primas:se almacenan en espacios cerrados a los productos de dispensación,la normativa dice que deben guardarse en armarios que piuedan ser cerrados con llave en el espacio de laboratorio,de estos hay productos toxicos e irritantes,peligrosos o sensibles a la luz y tambien a la humedad entre el 70-80%.

Envases para formulación magistral:debe ser dado de alta en su ficha correspondiente en la que figura el proveedor,la fecha de compra,de caducidad,número de lote y descripción y cada vez que se utiliza un envase hay que darlo de baja en la ficha de control de axistencias. y tendra su espacio en el laboratorio de formulación.

psicotropos y medicamentos de especial control médico:hay registrarlo en el libro recetario

Generación de residuos consistentes no aptos para la dispensación (alcanzan fecha de caducidad) puden tener dos destinos:

*se devuelven al proveedor y en algunos casos los abunona con un demérito.

*si proceden de devoluciones de usuario o estan caducados y no admitidos por los proveedores se eliminan a traves del SIGRE

Residuos procedentes de la ducidad u obsolencia de lso productos utilizados en la actividad formuladora,en este caso se opta por contactar con empresas especializadas en la eliminación de residuos especiales a través de los servicios públicos de med.ambiante

Residuos especiales,pequeños contenedores

Copias de las recetas,destruir los documentos

Gestión de existencias

Hablamos de existencias como aquellos bienes o productos que estan destinados a ser vendidos o dispensados mediante la actividad principal de la empresa,

Stocks mínimos,el número de unidades de unproducto a partir del cual debemos lanzar una nueva orden de pedido

Rotación de existencias,es un concepto económicoqu er elaciona el total de ventas del año con la suma del valor de las existencias.

VENTAS ANUALES/VALOR DE LAS EXISTENCIAS =ROTACIÓN

¿Qué factores influyen en la rotación d eun producto farmacéutico?La cifra de ventas y el stock

Inventarios

Es el recurso físico de todas las existencias presentes en los almacenes.

*si no llevamos control de almacén puden se rlas del año pasado anotando cuantas unidades hay este año,las bajas y altas de los productos,esto nos servira de base.

*si llevamos un control,podemos lista las existencias teóricas y comprovar si coinciden con las reales.

Realización del inventario:

Sin actividad en la oficina,se procede a identificar y contar los productos y concluye con listados totales que se comparan con los teóricos o con los del año pasado.

Valoración de existencias

PRECIO DE UN PRODUCTO x NÚMERO DE UNIDADES=VALOR TOTAL DE UNIDADES DE UN PRODUCTO

REPITE ESTA OPERACIÓN CON CADA PRODUCTO Y SE SUMA =CONTABILIDAD DE EXISTENCIAS

Si tenemos un producto del año anterio y con lo consiguiente tenemos un precio marcado en la caja que es inferior o superior al actual debemos cobrar al precio marcado y si no viene marvado en la caja lo haremos con la tarifa actual.

-los productos adquiridos para no ser distribuidos de manera inmediata se guardan en el almacen de reposicion.

-la operatividad es mas importante que el diseño especialmente en el almacen de exposicion.

-la zonas siguientes de almacenamiento se encuentra en el almacen de reposicion:zona para guardar los produtos caducados pendientes de devolucion ,stock de material de embalaje,,el material de limpieza y las herranientas para el mantenimiento.

-el criterio de ordenacion consistente en distingir y agrupar todas aquellas especialidades indicadas para una misma patologuia es por formas farmacéuticas.

-generalmente la entrega de productos de reposicion diaria la efectuan los mayoristas.

-los producots caducados de menos de seis meses de caducidad se retiran y se devuelven a los proveedores que los abonan con un demerito se su valor.

-si un transportista te entrega un pedido d eun fabricante,antes de firmar el comprovante debes de comprobar que:revisa que la direccion de entrega sea la correcta,que el remitente sea un proveedor al que le hemos cursado un pedido,que el numero de bultos entregados coincide con los que figuran en el documento.

-generalmente,la dispensacion de productos se lleva a cabo de delante hacia atras.

-necesitan trataminento especial:los estipefacientes,los psicotropos,termohabiles.

-lo sproductos qu enos devuelven los usuarios hay que aliminarlos a traves del SIGRE.

-el numero de unidades de un producto a partir al cual debemos lanzar una nueva orden de pedido se llama stock minimo.

-el valor total monetario de todas la sexistencias que tenemos en un momento dado en el almacen se refleja en la contabilidad con el nombre de existencias.