TEMA 1: GESTIÓN DE COMPRAS

Una empresa es un conjunto de factores que hay que coordinar.

Cada función está determinada de un departamento.

La forma de representar a la empresa es el organigrama, en el cual se ve gráficamente que compone la empresa y las relaciones que existen entre ellas.

Función del aprovisionamiento

Contribuir a los objetivos comunes de la empresa mediante la adquisición de material necesario para la obtención del producto. La compra de materias tiene que ser de las mejores condiciones y al menos precio.

El aprovisionamiento se basa:

• Gestión de compra.

• Almacenamiento de materiales.

• Estudio de técnicas de mantenimiento del stock mínimo o de seguridad para cada material.

• Stock.

Razones de una buena política de aprovisionamiento

• Relación directa con el proveedor.

• Porque a la empresa le conviene tener el menos stock de materiales inmovilizados.

Objetivos de la función de aprovisionamiento

Objetivo de la función de compras

Para lograr los objetivos ¿Qué requisitos hay que cumplir?

También el Departamento de Compras se ocupa de:

Varía según las empresas:

Las variables que influyen en el ciclo de aprovisionamiento son:

• Operaciones internas:

Análisis de las necesidades.

Recepción de los boletines.

Selección del proveedor.

Realización del pedido.

Recepción y verificación del pedido.

Recepción y comprobación de la factura.

• Operaciones externas:

Análisis de las ofertas de mercado.

Seguimiento de oferta y pedido.

Pago.

Análisis de las variables:

• ¿Que bien vamos a producir?, ¿como producir?, ¿cuanto producir?

Estas son preguntas que se hace la empresa a la hora de producir y las responde mediante:

Si el suministrador es industrial hacemos énfasis en:

a) asistencia técnica

b) adiestramiento que proporcione los costes

c) calidad del producto

d) plazos de entrega

e) condiciones financieras

Si el suministrador es comercial, las variables a tener en cuenta son:

a) calidad del producto

b) prontitud del servicio

• Boletines

Son documentos internos generados por los usuarios de los materiales en la empresa que los dirigen al departamento de aprovisionamiento para iniciar la compra. ¿Qué se hace con los bienes?:

• Análisis de las ofertas de mercado

Hay que valorar los portes, financiación que nos da, balances, descuentos, bonificaciones, etc.

• Constante de proporcionalidad

Para calcular el coste de cada artículo habrá que repartir proporcionalmente los elementos comunes entre los distintos productos.

Constante de Proporcionalidad:

• Seguimiento de la oferta y el pedido

Es aconsejable marcar un plazo máximo en función de la urgencia del pedido a través de las llamadas fichas de pedidos.

• Realización del pedido

Deben figurar todos los extremos que se consideren de interés y que hayan sido contratados. Una vez recibida la mercancía hay que comprobar tanto física como administrativamente que cumplen con las condiciones acordadas en el pedido.

• Selección de proveedores.

Para la selección de proveedores se pueden contemplar o bien algunos de los elementos del proceso de compra o todos los elementos del proceso de compra surgiendo dos modelos:

a) Modelo parcial del comportamiento de compra:

Modelo de selección de LEHMAN y O´SHAUGHNESSY.

Se basa en el cálculo de la media ponderada de 17 atributos que tendrían importancia distinta dependiendo del producto:

1º- La reputación general del proveedor.

2º- Condiciones financieras.

3º- Flexibilidad del suministrador para adaptarse a las necesidades de la empresa.

4º- Experiencia con el suministrador en situaciones análogas.

5º- Servicio técnico ofrecido.

6º- Confianza con el vendedor.

7º- Comodidad en el suministro del pedido.

8º- Datos sobre la adecuación del pedido.

9º- El precio.

10º- Especificaciones técnicas.

11º- Facilidades de uso del producto.

12º- Preferencias del usuario principal del producto.

13º- Formación ofrecida por el suministrador.

14º- Tiempo de formación requerida.

15º- Confianza en la fecha de entrega prometida

16º- Facilidad del mantenimiento.

17º- Servicio postventa.

b) Modelos totales:

Modelo de SHETH.

Tiene en cuenta los siguientes elementos:

1) Las características psicológicas de los individuos implicados en la decisión de compra.

2) Factores condicionantes de la toma de decisiones conjuntas realizadas por las distintas personas implicadas en el proceso de compra. Estos factores pueden ser específicos del producto o de la organización.

3) El proceso de toma de decisiones conjuntas implica el surgimiento de conflictos y la resolución de los mismos. El proceso de compra sería una decisión autónoma o conjunta dependiendo del producto y de la empresa. Entre los factores específicos del producto se incluyen: el tipo de compra, el riesgo percibido y la presión del tiempo. Si la compra es la primera será una decisión conjunta.

Para el control de las compras es necesario:

Formas para controlar las compras:

• El precio real sea menor o igual al precio previsto.

• La cantidad real consumida sea mayor o igual que la cantidad prevista.

• Indicadores: sirven para determinar la eficiencia en el departamento de compras.

a) La Rotación de stock, es el cociente entre el consumo medio del material estudiado y el stock medio de dicho material a lo largo del año.

Si dividimos 365 entre la rotación de stock, obtenemos el número de días que por término medio tarda en renovarse las existencias en el almacén de la empresa.

b) El Periodo Medio de Pago es el número de días que se tarda en pagar a los proveedores por término medio.

c) El Periodo medio de Maduración es el tiempo promedio que transcurre desde que se interviene una unidad monetaria en el ciclo de explotación hasta que ésta se recupera mediante el cobro de la producción vendida. Hay que distinguir entre: Periodo Medio de Maduración Económico y Periodo Medio de Maduración Financiero.

En las empresas industriales, el Periodo Medio de Maduración Económico consta de cuatro subperiodos:

• Periodo Medio de Almacenamiento de Materias

• Periodo Medio de Fabricación

• Periodo Medio de Venta

• Periodo Medio de Cobro

El Periodo Medio de Maduración Financiero es:

Co = consumo de productos o coste de la venta

Ex = existencias medias

Ve = ventas anuales

Cl = saldo medio de clientes

C = compras

Pr = saldo medio de proveedores

d) Devoluciones de compra: se debe controlar periódicamente el índice de devoluciones para ir prescindiendo de aquellos proveedores que no nos sirven los productos con la calidad adecuada.

DIRECCIÓN

Dpto. de venta

Dpto. de producción

Dpto. de recursos humanos

Dpto. de administración y contabilidad

Dpto. de compra y aprovisionamiento

K = coste total / importe bruto

Rotación stock = consumo medio material / stock medio existencias

PMP = 365/ (compras anuales / saldo medio proveedor)

365 / rotación de stock = rotación diaria

PMME = PMa + PMf + PMv + PMc

PMMF = (365/ ( Co / Ex )) + (365/ ( Ve / Cl )) - (365/ ( C / Pr ))