Evaluación de la información de sistemas contables automatizados

Indicadores. Paquetes de programas. DOS (Disk Operating System). Sistemas gestores de bases de datos. Hojas de cálculo. Estadística

  • Enviado por: Omar Molina
  • Idioma: castellano
  • País: Argentina Argentina
  • 9 páginas
publicidad

Unidad VII
Auditoria de la información procesada por el sistema

7.1 Obtención de elementos de juicio validos y suficientes.

2.5.1 Evaluación de las actividades de control y ver si se deposita confianza en ellos: identificación de los controles. Ej. ciclos de actividad

Conviene realizarlo al comienzo.

2.5.2 Cotejo de los EE.CC. con registros de contabilidad: en aplicaciones contables listado impreso.

2.5.3 Revisión de la correlación entre registros y entre estos y la documentación comprobatoria: de un subsistema (compra-ventas por ej.) de contabilidad y puntear con los comprobantes. Pedir un listado para papel de trabajo.

2.5.4 Inspección ocular:

  • toma de inventario (estado de stock a una fecha determinada).

  • Arqueo de caja (flujo de caja)

Planilla de caja del sistema -manual-

Corte al cierre del día para realizar el arqueo (Sistema en tiempo real)

2.5.5 Confirmación de saldos con 3º: hoy potenciada con la capacidad del computador porque se puede circularizar a todos.

2.5.6 Comprobaciones matemáticas: se cambia el concepto de muestra por revisión integral.

2.5.7 Revisiones conceptuales: el auditor lo realiza analizando situaciones que funcionan en forma relacionada.

En base a elementos de juicio (dos por lo menos). Ej. ventas, se realizaron como corresponde, fueron cobradas, etc.

Requieren un análisis racional.-

2.5.8 Comprobación de información relacionada

2.5.9 Comprobaciones globales de razonabilidad: programas que manejan rangos. Ej. cta. cte.: que un saldo no supere x monto, vtas.: kiosco no mayor a 1000.

En forma manual es operación por operación.

2.5.10 Examen de documentos importantes: Es probable que estén hechos a través de un procesador de textos.

2.5.11 Preguntas a funcionarios y empleados del ente: la computadora puede imprimir los cuestionarios.

Evidencias: dan respaldo a un informe.

Pueden clasificarse en:

  • s/ el esfuerzo requerido:

      • natural: obtenida por el auditor a través de los sentidos: inspección ocular.

      • creada por el auditor: probar un cálculo matemático, confirmaciones de saldos, minicompañia.

      • derivado de una argumentación: tiene un grado de complejidad adicional y para conducir la evidencia la solicito: elementos racionales, lógicos. Ej. secuencia y operaciones separadas debemos hilvanarlos y si se produce una desviación debemos argumentarla.

      • racional: hace falta un razonamiento por parte del auditor. Ej. aplicamos el análisis de rangos y vemos las fluctuaciones de las ventas y la comparamos con la operatoria normal de la empresa.

  • s/ la fuente:

    • interna: generada dentro de la empresa.

    • externa: obtenida fuera de la organización normalmente a través de la circularización (proveed., clientes, bancos, organismos del Estado.)

    Requisitos de las evidencias:

      • Pertinencia: referida al tema de análisis.

      • Validez

      • Suficiencia: que los procedimientos aplicados generen la cantidad necesaria para formar la opinión del auditor.

    La evidencia por computador va a requerir de ciertos conocimientos técnicos.

    La obtención de los elementos de prueba comprende aspectos de:

    • Confirmación (de saldos)

    • Comparación (de saldos de 2 gestiones distintas; o comparación de registros y documentos)

    • Razonabilidad (de saldos de registraciones)

    Ventajas de la obtención de elementos de juicio mediante el uso del computador:

      • Análisis de todos los archivos.

      • Reproceso de cálculos con gran celeridad.

      • Cuantificación de partidas sin movimientos.

      • Selección de muestras en forma sistemática o al azar.

      • Posibilidad de seleccionar items que solo le interesan al auditor.

      • Posibilidad de confeccionar en los sist. de control. Existen alternativas de controlar todas las transacciones.

    7.2 Paquetes de auditoria.

    Paquetes especiales: nacen como una herramienta del auditor externo.

    Como hay diversidad de entes hay diferentes entornos y los programas especiales deberán adaptarse a ellos.

    Por ello se adopta más por el uso del auditor interno que ya conoce el entorno y los métodos de procesamiento.

    Paquetes de auditoria: Conjunto de programas destinados a llevar a cabo funciones dentro de un entorno electrónico.

    Fciones.:

      • seleccionar e imprimir datos de los registros.

      • realización de cálculos

    Ventajas:

      • ahorro de tiempo (horas hombre) en realizar el trabajo.

      • el objetivo de la auditoria.

      • Puede ser utilizado por un auditor con relativo poco conocimiento de informática.

    Desventajas:

      • disminuye la eficiencia comparada con el programa especial.

    Etapas del paquete


    El auditor le da la información de entrada y establece los requerimientos.

    Se deben respetar las reglas de sintaxis y de semántica.

    Luego el auditor realiza la prueba seleccionando parte de los registros y ve si se obtienen los resultados esperados.

    Funciones típicas de los paquetes

  • Creación: se crea un archivo de trabajo de auditoria. El programa lee el AM y crea otro archivo en base a los requerimientos y formatos que establece el auditor.

  • Actualización: actualizan el archivo de auditoria tomando como base un segundo AM o con un archivo de novedades.

  • Necesito un procedimiento especial para actualizarlo porque el sistema normal de la empresa no prevé esto.

  • Resumen: de los registros de trabajos (montos totales del AM o parciales de determinados campos de los registros).

  • Clasificación: ordenar los registros originarios en una secuencia distinta para realizar cálculos, impresión de listados.

  • Intercalación: tomar registros de diferentes archivos para armar otro distinto.

  • Generación: generar nuevos archivos en base a requerimientos del auditor.

  • Impresión

  • Selección: de determinados registros para su posterior análisis, bienes o producción de stock para recuento físico.

  • Estratificación y análisis de frecuencia: realizan tablas o estratificar montos. Por ej. en cta. cte.

  • Impresión de pedido de confirmación de saldos

  • Procedimientos de auditoria con paquetes

  • Examen de los registros de acuerdo a criterios indicados por el auditor.

  • Ej. revisar la cta. “deudores por ventas” por su monto o estableciendo limites (importes superiores a $1000)

    Revisiones de inventario. Stock excesivo.

    Verificación de movimientos bancarios para ver si existieron depósitos llamativos.

  • Verificar la confiabilidad de cálculos realizados por la empresa y ejecución de análisis cuantitativos para evaluar la razonabilidad de los saldos de la cta. del mayor general.

      • si fueron correctamente amortizados los bienes de uso.

      • Correcto cálculo de intereses.

      • Correcto movimiento del inventario.

  • Comparación de información contenida en AM distintos (inf. cruzada): comparar movimientos de ctas. a cobrar en 2 periodos con saldos en 2 fechas distintas.

  • Comparar archivos de nómina de haberes con personal.

  • Selección e impresión de muestras de auditoria.

  • Empleo del paquete. Etapas a seguir en el empleo de un GAS.

  • Análisis de factibilidad y planeamiento: el auditor debe definir claramente el trabajo a realizar:

      • analizar las características y complejidad del sistema y archivos a revisar.

      • Documentación de archivos y sistemas.

      • Disposición de personal altamente especializado en el caso de sist. complejos o cuando la documentación no existe o está incompleta.

      • Colaboración del personal

      • Criterio del auditor

      • Compatibilidad del hardware y software con el paquete de auditoria.

      • Estudio de economicidad. Horas hombre, tiempo del computador, materiales, etc.

      • Preparar plan de tareas para las etapas siguientes.

  • Diseño de la aplicación:

      • Actualizar información detallada del sistema a audita y sino se tuviera obtenerla.

      • Definiciones de archivos. A utilizar y a crear.

      • Confeccionar diagrama de lógica y general.

      • Plan de prueba de la aplicación. De escritorio, por computador, etc.

  • Codificación y pruebas (de la aplicación) en hojas de codificación.

  • Corrida o procesamiento de la aplicación:

      • utilizando AM de la empresa.

      • Control del procesamiento.

    7.3 Programa especial de auditoría.

    Programas desarrollados por el auditor o a su requerimiento para realizar tareas específicas.

    Oportunidad

      • Implica un factor sorpresa: permite hallar elementos importantes que no se hallarían en otra situación.

      • Cuando pide información realiza los procedimientos, las verificaciones.

      • Posibilidad de incorporar módulos permanentes.

    Tareas que puede realizar el programa especial de auditoria.

  • Realizar cálculos aritméticos.

  • Comparar el contenido de 2 archivos maestros.

  • Análisis de la antigüedad de saldos (potenciada)

  • Selección e impresión de saldos para hacer la confirmación.

  • Selección e impresión de muestras de auditoria. Con un cálculo estadístico se puede determinar el tamaño de la muestra o con un programa especial realizar una selección al azar.

  • Análisis de calidad de registros. Por ej. en el registro de contabilidad, no siempre están abiertos todos los campos del registro y el programa puede decirnos todos los campos que están en blanco y que tendrían que estar abiertos.

  • Comparar el contenido de un AM (proceso real) con un archivo de auditoria (resultado de un proceso simulado con datos reales)

  • Características (comparándolo con un progr. de computación)

  • Es más simple (cálculos aritméticos, antigüedad de saldos, etc)

  • Parte de la tarea está realizada: ej. programas para comparar 2 AM, el diseño de los archivos ya están.-

  • Son menos programas que en un sist. de aplicación.

  • El auditor los puede hacer realizar en cualquier lenguaje de programación.

  • Puede ser realizado:

      • por el auditor

      • por personal de la empresa

      • personal externo

      • programa estándar

      • programas de aplicación o parte de ellos que se utilizan en la tarea de auditoria.

    Pasos para desarrollar un programa: similares para el desarrollo de una aplicación.

  • Finalidad - Objetivos (para qué)

  • Requerimientos de procesamiento.

  • Realizar diagramas de sist. donde se especifica entradas-procesos-salidas que comprende el programa.

  • Utilizar diagramas de lógica, tablas de decisión para especificar claramente los requerimientos y características del programa.

  • Codificación (escritura en lenguaje de alto nivel) del programa. Compilación.

  • Ejecución del programa.

  • 7.4 Otras técnicas: programas utilitarios, hojas electrónicas, bases de datos.

    Programas utilitarios

    Sist. Operativo Básico: DOS (disk operative system)

    Fciones.:

      • copiar archivos

      • copiar directorios (conj. de archivos)

      • renombrar (cambiar el nombre)

      • compilar programas.

      • Ver el contenido de archivos

      • Proteger archivos o directorios.

      • Borrar archivos o directorios o programas o parte de ellos.

      • Detectar virus.

    Programas utilitarios que están en los sistemas operativos de las máquinas.

    Utilidades para el auditor de un sistema de procesamiento de la palabra. (Word)

    Fciones.:

      • emitir los informes.

      • circularización. Mailing

      • papeles de trabajo en general.

      • Comunicaciones internas (Memo)

    De no tener ésta ayuda tomaría mucho trabajo y tiempo.

    Sistemas de base de datos.

    Sist. que permite organizar información de archivos.

    Base de datos < --------------------------- > Archivo

    Los datos son orientados a una aplicación

    destinados a distintas

    aplicaciones

    Busca la mejor información posible para que sirva a todas las aplicaciones de la mejor manera posible.

    Utilidad para el auditor:

    • estadística

    • generar archivos de trabajo (ej. nº de cta. - concepto - importe

    • sobre esta base de datos se puede combinar el mailing y realizar las circularización.

    Con todo esto el auditor puede realizar todas las tareas por sí solo.

    Hojas electrónicas en la tarea de auditoria.

  • Organización de datos.

  • Generación de informes.

  • Control de cálculos.

  • Fijación de parámetros.

  • Interrelación entre variables (que se relacionan)

  • Comparación de datos.

  • Manipulación de archivos.

  • Generación de papeles de trabajo.

  • Selección de transacciones para su revisión.

  • La herramienta más apta para marcar las pistas de auditoria no es la hoja electrónica.

    Puede utilizarse el administrador de base de datos.

    Excel

    Acces Word

    UTILITARIOS

    Un profesional adecuada y prolijo puede bastarse con estas herramientas y tener su informe.

    7.5 El muestreo estadístico aplicado en la auditoría.

    Proceso de muestreo

    • Planificación de la muestra.

    • Determinación del tamaño de la muestra (cálculos estadísticos)

    • Selección (eliminar la subjetividad)

    • Examen

    • Evaluación de los resultados (formulas matemáticas)

    • Formulación de las conclusiones.

    Condiciones para el método estadístico

    • Masividad: sino es antieconómico.

    • Homogeneidad: que no existe muchas diferencias. Si existe hay que estratificarlas.

    Métodos para la selección de la muestra.

  • Muestreo de juicio (dirigido)

  • Prueba de bloques o conglomerado

  • Selección sistemática

  • Tabla de nº aleatorios

  • Riesgos del muestreo: desviación aceptada del resultado de la muestra. Puede medirse a través de:

    • Precisión: es el margen de decisión aceptado por el auditor del valor obtenido en la muestra en relación con el verdadero promedio del universo.

    • Seguridad (nivel de confianza): margen de seguridad que indica la probabilidad de que las conclusiones extraídas sean representativas de lo que realmente ocurre en el universo.

    Comportamiento

    A mayor % de seguridad --- mayor el tamaño de la muestra

    A mayor % de precisión --- mayor el tamaño de la muestra

    Cuanto mayor es el universo --- mayor el tamaño de la muestra.

    9

    Luis Gonzalo Omar Molina

    Bases de datos

    Procesamiento de la palabra